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¿Por qué implementar Lean en la

Administración?Anna Bullich i Torrasanna.bullich@gencat.cat

Sección de Estudios. Dirección General de Infraestructuras de MovilidadGeneralitat de Cataluña

LEAN CONSTRUCTION BARCELONA 2018 #LeanBCN

Índice

1. Mi camino hacia el concepto Lean

2. Primeros pasos de la administración…

3. Vamos a colaborar

4. Opción Lean de futuro en la administración

Observar y conocer

Actitud y motivación

Aprovechar oportunidades

Dar sentido a lo que haces

Cultura Lean (no técnicas)

5SSort

Set in order

Standardize

Sustain

5WhysWhy?

DMAICDefine

Measure

Analyse

Improve

Control

SER LEAN … (Según Marc Bach)

Discernir si lo que estás haciendo aporta valor o no

Hacerse preguntas

Transparencia: hacer los errores y contratiempos visibles

Saber adaptarse al cambio = flexibilidad = resiliencia.

PP LEAN

PP BIM OE

Valor cliente

Porqué Lean en la Administración?

� Necesitamos optimizar nuestros procesos para ofrecer un

servicio al administrado eficiente, seguro y económico

� Exigencia de implementación Lean a consultores y

contratistas pasa por revisar nuestros procesos internos

� Oportunidad de mejora de la eficiencia del sector de la

construcción (calidad, plazos y evitar el despilfarro)

� Opción de integrar nuestras actuaciones con un enfoque de

ciclo de vida incorporando el concepto Plan-Do-Check-Act

� Instrucción DGIM2-2018 codificación estudios y proyectos

� GESPRO (Gestor de Proyectos y Obras)

� Procesos de tramitación de proyectos y obras

� Análisis y mejora de procedimientos de tramitación de expedientes (IAF)

� Cambio localización y distribución en una única planta de la DGIM

� Servidores comunes y abiertos

� Sesiones de difusión de la formación recibida y de las herramientas disponibles

� Actitudes personales abiertas y transparentes

� Formación GESPRO

� BIM: Difusión de la formación / Webinars en grupo

Mejora de

procesos

Mejoras

organizativas

Transparencia

Gestión del

conocimiento

Expediente

electrónico

Herramientas

Cambio Cultural

Participación

activa y

colaboración

Transformación

digital

� EACAT, EVALISA, buzones genérico, portafirmas digital

� Tramitador genérico

� GDP (Gestor Documental de Proyectos)

� Asana o Trello (Muro Kanban), Slack, Instagannt, Doodle, Voxvote, Visio

� Impresoras con tarjeta personal para gestión de colas

� Sistemas de videoconferencia

� SCRUM (Oficina técnica SIG)

� Listado de actuaciones Lean para priorizar

� Delta-Plus

� Encuesta online de nueva herramienta GESPRO.

� Uso de herramienta para el voto en directo en Workshop Digitalización

� Uso de portatiles o tablets

� Mejora del trámite de audiencia

3. Vamos a colaborar

3. Vamos a colaborarPRUEBA PILOTO

C-55, C-58, C-16 ITS LPS2016-2017

FinalizadaInfraestructures.CAT

PRUEBA PILOTOC-63 LEAN EIIA

(EIIA-CVG-17101 0,2M€)

Impulso encargo, Dirección

y Aprovación

Inicio Nov 2017

En cursoInfraestructures.CAT+?

PROYECTO PILOTOC-17 BIM OE

(MB-14040 Obra 1M€)

Febrero 2018-Abril 2018

ConclusionesInfraestructures.CAT

Sorigué

3. Vamos a colaborar PP BIM OE

� Ejecución obra “Reparació del tram de la C-17 entre el PK43+050 i el PK 43+550. Centelles-Seva” de clave MB-14040con un presupuesto por contrato de 1,0 M€

� Mejora en la oferta del contratista con la entrega de unmodelo BIM a nivel de obra ejecutada.

� Linea de trabajo TES de anàlisi de la viabilidad de laimplantación del BIM en las obras públicas

� Implantación BIM linia estratègica de Infraestructures.cat

� En ningun proyecto de carreteras de ámbito catalan se harealizado un modelo BIM a nivel de obra ejecutada.

AntecedentesAntecedentesAntecedentesAntecedentes

3. Vamos a colaborar PP BIM OEDatosDatosDatosDatos principalesprincipalesprincipalesprincipales

� Plazo 2 meses: 14 febrero 2018 – 25 abril 2018

� 24 participantes y 24 oientes

� Actores TES: 2 DGs – 4 SDGs

� Actores no TES: Infraestructures.CatEmpresa Contratista SORIGUÉConsultora-dirección de obra TYPSA

� Horas dedicadas en sesiones de trabajo:476h Trabajo colaborativo (8 sesiones)55h Coordinación (7 sesiones)

� Gestión Asana (53 tareas, 14 gestores, 39 conversaciones, 76 documentos)

� Repositorio FTP (4 editores)

PresentaciónPresentaciónPresentaciónPresentación resultadoresultadoresultadoresultado modelo BIM OEmodelo BIM OEmodelo BIM OEmodelo BIM OE

SesiónSesiónSesiónSesión conclusionesconclusionesconclusionesconclusiones

3. Vamos a colaborar PP LEAN EIIA

� Aflorar malbaratamiento y eliminarlo

� Sesiones de trabajo colaborativas

� Herramientas colaborativas

� Búsqueda del valor

� Haciéndose preguntas

� Transparencia y comunicación

� Planificación y control de plazos

� Evolucionar la herramienta GESPRO.

� Detección de oportunidades de mejora de procesos

� Mejora de la organización y de los recursos de personal (gestión del conocimiento

y transparencia de las funciones)

� Documentar procesos y analizar volumenes de trabajo

� Difusión de base de datos formación

� Difusión de herramientas instaladas por usuario

� Formación en Lean en la Administración

� Difusión de la formación realizada

Mejora de

procesos

Mejoras

organizativas

Transparencia

Gestión del

conocimiento

� Mejora de los procedimientos de expediente electrónico

� Gestión documental (organización, revisión de archivo e información archivada)

� Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimento administrativo común de las

administraciones públicas. Obligación de expediente electrónico

� Volver a usar la técnica LPS en algún otro proyecto

� Establecer la herramienta de gestión de proyectos (Asana)

� Aplicar metodologia DMAIC a los problemas para establecer la solución óptima y priorizar

� Crear plantilla tipo formulario de mejora de procesos, difusión y reconocimiento del valor

de la actuación llevada a cabo

Expediente

electrónico

Herramientas

Cambio

Cultural

� Implantación de cambios en los procesos contractuales que facilitan la colaboración,

transparencia, gestión del conocimiento y mejora de procesos. Ej. Firmes

� Alinear valores al inicio de cualquier proyecto y revisión de objetivos al finalizar

� Continuar con PP LEAN EIIA incorporando consultor y otros organismos

� Sesión de evaluación PP BIM OE

� Nuevas pruebas piloto implantación BIM

� Transmisión resultados Workshop transformación digital

Y …. Contagiar la cultura Lean a partir de experiencias colaborativas exitosas

Transformación

digital

Participación

activa y

colaboración

Muchas gracias por vuestra atención

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