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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
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CONTENIDO Introducción
1. Marco legal y Jurídico 2. Conceptos básicos
3. Responsabilidades, Roles y Nivel Jerárquico 4. Documento de guía y consulta 5. Publicación
I. Plataforma estratégica II. Objetivo y Alcance III. Metodología de Diseño
1. Aspectos Generales 2. Componentes del Plan
Primer componente: Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo
a. Identificación de riesgos de corrupción b. Análisis de riesgo c. Política de administración de riesgos de corrupción d. Matriz de seguimiento e. Mapa de riesgos de corrupción f. Medidas concretas para mitigar los riesgos
Segundo componente: Estrategia anti tramites a. lineamientos generales
Fase 1: identificación y priorización de tramites Fase 2: Racionalización de trámites
Tercer componente: Rendición de cuentas 1. Generalidades 2. Contenido y aspectos para la rendición de cuentas 3. Estrategia de participación 4. Matriz de estrategia de rendición de cuentas Cuarto Componente: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano 1. Generalidades a. Instrumentos b. Matriz de estrategia atención al ciudadano 2. Transparencia y acceso a la información a) Estándares para publicar información y responsables b) Estrategias para la divulgación y canales de acceso c) Matriz de estrategia de transparencia y acceso a la información 3. Estrategias adicionales 4. Estrategia de divulgación y socialización del plan 5. Matriz de programación del plan
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I.INTRODUCCIÓN
Dando cumplimiento a los requerimientos de la Ley 1474 de 2011, Artículo 73. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, la estrategia anti trámite, la estrategia de rendición de cuentas a los ciudadanos, los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano, mecanismos para promover la transparencia y
el acceso a la información. El Estatuto Anticorrupción se concibe como una herramienta que la E.S.E Hospital San José del Guaviare, adopta para la lucha contra la corrupción y la atención al cliente cuyo objetivo es prevenir situaciones que se puedan presentar en el quehacer diario de cada funcionario. Una buena manera de prever estos eventos es a través de la identificación, valoración y la forma de como disponer de controles y las medidas tomadas tienden a fortalecer la credibilidad ante la comunidad, el autocontrol y las herramientas que enmarcan la gestión transparente, participativa y de servicio de todos los funcionarios de nuestra institución.
1. MARCO LEGAL Y JURIDICO: La E.S.E Hospital San José del Guaviare, implementará el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con fundamento en la siguiente normatividad: Constitución Política de Colombia: En el marco de la constitución de 1991 se consagraron principios para luchar contra la corrupción administrativa en Colombia. De igual forma dio gran importancia a la participación de la ciudadanía en el control de la gestión pública y estableció la responsabilidad patrimonial de los servidores públicos. Los artículos relacionados con la lucha contra la corrupción son: 23, 90, 122, 123,124, 125, 126, 127, 128, 129, 183, 184, 209 y 270. Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. En su articulado establece causales de inhabilidad e incompatibilidad para participar en licitaciones o concursos para contratar con el estado, adicionalmente también se establece la responsabilidad patrimonial por parte de los funcionarios y se consagra la acción de repetición. Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras
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disposiciones. Amplia el campo de acción del decreto ley 128 de 1976 en cuanto al tema de inhabilidades e incompatibilidades, incluyendo a las empresas oficiales de servicios públicos domiciliarios. Ley 599 de 2000 (Código Penal). Ley 610 de 2000 (establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías). Ley 734 de 2002: Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. En dicho código se contemplan como faltas disciplinarias las acciones u omisiones que lleven a incumplir los deberes del servidor público, a la extralimitación en el ejercicio de sus derechos y funciones, a incumplir las normas sobre prohibiciones; también se contempla el régimen de inhabilidades e
incompatibilidades, así como impedimentos y conflicto de intereses, sin que haya amparo en causal de exclusión de responsabilidad de acuerdo con lo establecido en la misma ley. Ley 909 de 2004: Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Decreto- Ley 128 de 1976: Por el cual se dicta el estatuto de inhabilidades, Incompatibilidades y responsabilidades de los miembros de las Juntas Directivas de las entidades descentralizadas y de los representantes legales de éstas. Es un antecedente importante en la aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades de los servidores públicos. Ley 0152 de 1994: Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo. Ley 617 de 2000: Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional. Decreto 2170 de 2002: Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999. Este decreto dispuso un capitulo a la participación ciudadana en la contratación estatal. Ley 872 de 2003: crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en su artículo 3° establece que dicho sistema es complementario con los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Decreto Nacional 1599 de 2005: adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.
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Ley 795 de 2003: Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se dictan otras disposiciones. Ley 819 de 2003: Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. Ley 850 de 2003: Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. Crea el marco legal para el ejercicio de la veeduría en nuestro país, así como un procedimiento para la constitución e inscripción de grupos de veeduría y principios rectores.
Decreto 028 de 2008: por medio del cual se define la estrategia de monitoreo, seguimiento y control integral al gasto que se realice con recursos del Sistema General de Participaciones. Decreto 1151 de 2008: Establece y regula el programa Gobierno en Línea.
Ley 1438 de 2011: Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública Decreto 4632 de 2011 (Reglamenta Comisión Nacional para la Moralización y la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción). Documento Conpes 3714 de diciembre 01 de 2011: Del Riesgo Previsible en el Marco de la Política de Contratación Pública. Decreto 0019 de 2012 (Normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública) Ley 1712 de 2014 (Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y el derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
Decreto 00103 de 2015 (por la cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones) Ley 1755 de 2015 (Por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del código del procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo) Decreto 0124 de 2016 (por medio del cual sustituye el Titulo 4 de la parte 1 del libro 2 del decreto 1081 del 2915, relativo al plan anticorrupción y atención al ciudadano.
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Ley 190 de 1995: Por la cual se dictan las normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fi n de erradicar la corrupción administrativa. Ley 489 de 1998 (artículo 18): Establece la Supresión y Simplificación de Trámites como política permanente de la Administración Pública. Documento Conpes 3292 de 2004: Por medio del cual se establece un marco de política para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean más transparentes, directas y eficientes, utilizando estrategias de simplificación, racionalización, normalización y automatización de los trámites
ante la Administración Pública. Ley 962 de 2005: Mediante la cual se establecen los lineamientos y principios generales de la política de racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, se señalan los requisitos de información y publicidad de estos y se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios en la Administración Pública. Decreto 4669 de 2005: Fija el procedimiento para aprobación de nuevos trámites, crea el Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites, GRAT, como instancia consultiva del Gobierno Nacional en la materia y establece sus funciones. Decreto 1151 de 2008: Establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia.
2. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS BASICOS:
Modalidades De Corrupción Peculado: "abuso de fondos o bienes" que estén a disposición del funcionario en "virtud o razón de su cargo". El peculado a su vez puede consistir en la apropiación directa de bienes, en la disposición arbitraria de los mismos o en "otra forma semejante". Cohecho: Delito bilateral, pues exige la participación de un particular que toma la iniciativa y ofrece a un funcionario ofertas, promesas, dones o presentes, para la ejecución de un acto propio de sus funciones. Se vuelve en doble sentido cuando el funcionario acepta el ofrecimiento. Concusión: En este caso es el funcionario el que exige, descarada o solapadamente, un pago o contribución indebidos al particular que tiene algún
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asunto pendiente de su resolución. En esta figura el particular se ve forzado a hacer el pago, pues si no lo hace, el asunto que le interesa no será despachado. AlgunasLegislaciones distinguen entre cohecho simple (un funcionario recibe dinero para desarrollar una cierta acción) y cohecho calificado (el soborno se entrega para impedir u obstaculizar un acto). El sujeto que ofrece o acepta el soborno es responsable del delito de cohecho pasivo. Soborno es la dádiva con que se soborna y la acción y efecto de sobornar. Este verbo, con origen en el latín sobornare, se refiere a corromper a alguien con dinero, regalos o algún favor para obtener algo de esta persona.
El soborno también es conocido como cohecho o, en el lenguaje coloquial, coima. Se trata de un delito cuando un funcionario público acepta o exige una dádiva para concretar una acción u omitirla. Ninguna institución es invulnerable al fenómeno de la corrupción, es por ello que todo, el sector público y privado, debemos unirnos y redoblar esfuerzos por la transparencia y el combate a la corrupción, para ello el hospital ha diseñado el programa denominado.
3. RESPONSABILIDADES, ROLES Y NIVEL JERARQUICO
RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION La Gerencia de la E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, será la responsable de velar directamente porque se implementen debidamente las disposiciones contenidas en el documento de “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. RESPONSABLE DE LA CONSOLIDACION El área de Planeación de la E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, será la responsable de la consolidación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, quien además servirá de facilitador para todo el proceso de elaboración del mismo RESPONSABLE DEL MONITOREO En concordancia con la cultura del autocontrol al interior de la entidad, los líderes de los procesos junto con su equipo realizarán seguimiento y evaluación permanente al Mapa de Riesgos de Corrupción. RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO La oficina Asesora de Control Interno de Gestión en la e.s.e hospital san José del Guaviare, será la responsable del mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del mencionado documento, para lo cual deberá publicar en la página web de la entidad hospitalaria, las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros establecidos.
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4. DOCUMENTO DE GUIA Y CONSULTA
El documento de guía y consulta permanente será, “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” el cual se encuentra publicado en las páginas web del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, del Departamento Nacional de Planeación y del Departamento Administrativo de la Función Pública.
5. PUBLICACION
La E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, publicara en la página WEB de la entidad como un medio de fácil acceso al ciudadano; el presente Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano el 30 de Enero de 2017 y a más tardar el 31 de enero de cada año. II.PLATAFORMA ESTRATÉGICA Misión Somos una Empresa Social del Estado que presta servicios de Salud de baja y medina complejidad, dirigido a la comunidad del Guaviare y demás que lo soliciten, a través de un equipo multidisciplinario con responsabilidad ética y social, fundamentada en los principios de oportunidad, eficiencia y eficacia. Visión En el año 2020 seremos reconocidos a nivel Nacional, como una Empresa Social del Estado Prestadora de los Servicios de Salud de mediana y alta complejidad, acreditada y los complementarios de baja complejidad, con modelos diferenciales de atención integral, reconocida por su auto sostenibilidad y compromiso ambiental, líder en investigación en la Orinoquia y Amazonia. Valores Nuestros valores son Respeto, Tolerancia, Humildad, Lealtad, Honestidad, Solidaridad, Responsabilidad, Igualdad, Cumplimiento. Objetivos Estratégicos
a. Gestión del talento humano Tener un equipo humano con un alto sentido de pertenencia, basado en valores y formado de acuerdo a las necesidades institucionales y expectativas de nuestro personal.
b. Atención Asistencial Con Calidad
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Dar una atención de excelencia y con sentido humano, con alta satisfacción al usuario, ajustándose a las necesidades de la comunidad que cumpla con los estándares de acreditación y oferta servicios con tecnología de vanguardia.
c. Gestión Por Calidad Desarrollar una institución de gestión por procesos y mejoramiento continuo, consciente de su crecimiento hacia la calidad en el sector salud.
d. Información Institucional y a Usuarios Brindar de manera oportuna la información institucional a la comunidad y
nuestro personal con el fin de mejorar la calidad en la atención y la imagen del Hospital.
e. Gestión de Facturación y Cobro Proceso estandarizado, controlado y coordinado que permita liquidez y estabilidad institucional. Políticas
Política De Calidad La E.S.E Hospital San José del Guaviare como prestadora de servicios de salud de baja y mediana complejidad, tiene el propósito de satisfacer las necesidades de nuestros usuarios, brindando soluciones especializadas.
Política De Responsabilidad Social Adoptará mecanismos de responsabilidad social que le permitan responder a las exigencias de la ley, los estatutos y la sociedad en general.
Política De Salud Ocupacional La E.S.E Hospital San José del Guaviare se compromete con el mejoramiento continuo de su gestión en Salud Ocupacional con el fin de satisfacer las necesidades de las partes interesadas, llevar a nivel de riesgo tolerable los peligros en seguridad y salud ocupacional, preservando la salud individual y colectiva de sus clientes internos en los puestos de trabajo, mediante la implementación del trabajo seguro. La ejecución de programas de vigilancia epidemiológica en Salud Ocupacional.
Política de Administración de Riesgo
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Se compromete a realizar la identificación, evaluación y control de los riesgos internos y externos, mediante un proceso de mejoramiento continuo con el fin de evitar y mitigar el impacto de los mismos sobre la organización y asignar los recursos necesarios garantizando el cumplimiento de la ley.
III. OBJETIVO Y ALCANCE
La Identificación y Naturaleza La Empresa Social del Estado Hospital San José del Guaviare, es un Establecimiento Público del orden territorial, creado mediante ordenanza N. 002 del 20 de marzo 1996.cuyo objeto es la prestación de los servicios de salud, entendidos como un servicio público a cargo del estado y como
parte integrante del sistema de seguridad social en salud. OBJETIVO Contar con la metodología estándar para la formulación, seguimiento y control del plan anual de la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano de la E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, para la vigencia fiscal 2017, que contiene la estrategia señalada en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011. Fortalecer los mecanismos para acercar la Administración al ciudadano, permitiéndole el acceso a la información, a los servicios y a los trámites para ofrecerles una atención oportuna y efectiva. En cumplimiento de las políticas, directrices señaladas en la Constitución Política de Colombia, las Leyes y Decretos que regulan las actividades, competencias, obligaciones y responsabilidades del hospital y de sus funcionarios, y en especial, el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011).
IV. METODOLOGÍA DE DISEÑO
1. ASPECTOS GENERALES
En cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, en coordinación con la Dirección del Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública, el Programa Nacional del Servicio al Ciudadano y la Dirección de Seguimiento y Evaluación a Políticas Públicas del Departamento Nacional de Planeación, diseño la metodología para elaborar el presente plan anual de la estrategia de Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano, de la E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, para la vigencia fiscal 2017. El cual contiene:
El mapa de riesgos de corrupción y las medidas para controlarlos y evitarlos,
Las medidas Anti trámites,
La Rendición de Cuentas y
Los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
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Los componentes incluidos en el presente plan anual de la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano de la E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, para la vigencia fiscal 2017, tienen de metodologías propias para su implementación. Cada jefe de las diferentes áreas o líderes de los procesos al interior de la E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, deberá elaborar el mapa de riesgos de corrupción, estructurar las medidas para controlarlos, evitarlos y realizar el seguimiento a la efectividad de dichas acciones. La consolidación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, estará a cargo de la oficina de Planeación de la E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, la cual además servirá de facilitadora para todo el proceso de elaboración del mismo. Por su
parte, la oficina asesora de Control Interno es la encargada de verificar y evaluar el seguimiento y control del plan anual de la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano de la E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, para la vigencia fiscal 2017. Es preciso señalar que los procesos de la ESE HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, se estructura de la siguiente manera:
MACRO PROCESOS ESTRATEGICOS
Gestión de dirección y planeación estratégica
Gestión de la calidad
Gestión de mercadeo
Gestión SOGC
MACRO PROCESOS MISIONALES
Gestión y atención de hospitalizados
Gestión de atención en urgencias
Gestión social Gestión y atención en apoyo diagnóstico y terapéutico
Gestión de atención en cirugía y esterilización
Gestión y atención de la unidad materno infantil
Gestión y atención en consulta externa
MACRO PROCESOS DE APOYO
TALENTO HUMANO
Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
Gestión jurídica y de contratación
Gestión de talento humano
Gestión de asuntos disciplinarios
FINANCIERA
Gestión de tesorería
Gestión de contabilidad
Gestión de costos Gestión de cartera
Gestión presupuestal
Gestión de auditoría de
Gestión de facturación
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cuentas
INFORMACION Y COMUNICACIONES
Gestión de la información hospitalaria
Gestión documental
Gestión de sistemas informáticos
Gestión de información epidemiológica
Sistema de informaci0on y atención al usuario
RECURSOS FISICOS
Gestión de mantenimiento hospitalario
Gestión ambiental Gestión de almacén
MACROPROCESOS EVALUACION Y CONTROL
Control interno de gestión Auditoria concurrente
2. COMPONENTES DEL PLAN PRIMER COMPONENTE: METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO Este componente establece los criterios generales para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción de la ESE HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, permitiendo a su vez la identificación de debilidades y la elaboración de mecanismos orientados a prevenirlos o evitarlos. El referente para la construcción de la presente metodología del mapa de riesgos de corrupción, lo constituye la Guía del Departamento Administrativo de la Función Pública. Sin embargo, la metodología final utilizada se aparta de dicha guía en algunos de sus elementos
A. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
IDENTIFICACIÓN RIESGO POR AREA.
La Administración del Riesgo de la ESE HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE, consta de cuatro etapas: Identificación, Análisis, Valoración y
Administración del riesgo; para cada una de estas se cuenta con la participación de los funcionarios que ejecutan los procesos para lograr que las acciones determinadas alcancen los niveles esperados. A continuación se presenta la metodología y procedimiento para la implementación de las etapas:
Identifica ción del riesgo.
EI objetivo principal, es identificar los eventos de riesgo en cada uno de los
procesos. La identificación del riesgo, deberá ser permanente basada en el
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análisis de contexto estratégico y del proceso de planeación; debe partir de la
claridad de los objetivos estratégicos de la entidad para la obtención de
resultados. Se tendrá como criterio básico, el aporte de los servidores públicos
especialmente de los involucrados en los respectivos procesos. La identificación del riesgo se basa en elaborar un listado de eventos que pueden
tener riesgos de corrupción en cada proceso. La identificación de los eventos de
riesgo se realizará a través de l t rabajo que rea l i zara cada l í de r con
su equipo de t raba jo .
I. Riesgo de Corrupción
Se entiende por Riesgo de Corrupción la posibilidad de que por acción u
omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la
información, se lesionen los intereses de la ESE HOSPITAL SAN JOSE DEL
GUAVIARE, y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio
particular.
II. Establecer las causas
Es necesario identificar las DEBILIDADES (factores internos) y las AMENAZAS
(Factores externos) que pueden influir en los procesos y procedimientos que
generan una mayor vulnerabilidad frente a riesgos de corrupción.
Se busca de manera general “identificar un conjunto sistemático de situaciones
que por sus características, pueden originar prácticas corruptas”,
asociándolas a cada uno de los procesos y procedimientos de la ESE
HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE. Para el efecto, se utilizan diferentes
fuentes de información, como los registros históricos o informes de años
anteriores y en general toda la memoria institucional. De igual forma, se
analizan los hechos de corrupción presentados en procesos similares de otras
entidades.
III. Descripción del Riesgo de Corrupción
Una vez identificadas las causas, se define el riesgo de corrupción del proceso o,
procedimiento, según sea el caso. El riesgo esta descrito de manera clara, fácil
de entender. Es necesario identificar las DEBILIDADES (factores internos) y las
AMENAZAS (Factores externos) que pueden influir en los procesos y
procedimientos que generan una mayor vulnerabilidad frente a riesgos de
corrupción. Se busca de manera general “identificar un conjunto sistemático de
situaciones que por Sus características, pueden originar prácticas corruptas”,
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asociándolas a cada uno de los procesos y procedimientos de la ESE HOSPITAL
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ESTRATEGICOS (Planeación, calidad, mercadeo)
Certificación de supervisión de contratos sin el cumplimiento de las actividades
Inoportunidad en la entrega de la información de las diferentes áreas a GEL
Atención de servicios de salud preferencial ocasionado por preferencias particulares
Nuevos asesores de calidad actualizan la documentación del sistema de gestión de calidad omitiendo versiones anteriores
MISIONAL (hospitalizados, urgencia, trabajo social, apoyo diagnóstico y terapéutico, cirugía y esterilización, umi, consulta externa)
Cohecho
violación e incumplimiento de los principios y valores éticos que rigen en el hospital
eventos adversos graves
hurto de medicamentos y dispositivos médicos
hurto de equipos biomédicos
violar el principio de confidencialidad de la historia clínica
Negligencia médica y del personal de apoyo que desvíen la calidad esperada en la atención
Errores en la clasificación de pacientes
Suplantación de usuarios
Duplicidad de afiliación
Potenciar los riesgos de enfermar o morir por fallas en las ayudas diagnosticas
DE APOYO
Talento humano: (seguridad y salud en el trabajo, Jurídica, gestión del talento humano, control interno disciplinario).
Cancelar recargos festivos y tiempos suplementarios por encima de los topes reglamentados
Elaboración de contratos sin soporte o documentos extemporáneos
Desarrollo de la función disciplinaria por acción u omisión para beneficio de un tercero o de si mismo
Que el contratista no cumpla con los requerimientos pactados para la adquisición de los elementos de protección personal, tal como lo exige la normatividad vigente
Financiera: (tesorería, contabilidad, costos, presupuesto, cartera, auditoría de cuentas y facturación)
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Apropiación de dineros públicos por parte de funcionarios que manejan recursos del estado
Violar el principio de confidencialidad de la historia clínica
Negligencia médica y del personal de apoyo que desvíen la calidad esperada de la atención.
Errores en la clasificación de pacientes-Demoras en la atención
Suplantación de usuarios
Duplicidad de afiliación
Información y comunicaciones: (estadística, archivo, sistemas informáticos, epidemiologia y atención al usuario)
Adulteración de la información
Mala captura del dato y/o digitación de la información
Perdida o extravió de los documentos
Violación e incumplimiento de los principios y valores éticos que rigen en el hospital
Deficiencia en estaciones de trabajo no se genera copias de seguridad Backus
Custodia no segura de la información
Recursos físicos: (mantenimiento, almacén y gestión ambiental)
Incumplimiento a los requerimientos normativos
No continuidad al soporte técnico y operativo para el mantenimiento de equipos biomédicos
Incumplimiento de los contratos
Incumplimiento a la legislación ambiental vigente
EVALUACION Y CONTROL (Control interno de gestión y Auditoria
concurrente)
Emitir informe de auditoría que no corresponde a la realidad para favorecer intereses particulares
Falta de seguimiento periódico a los procesos institucionales
Falta de seguimiento periódico a los planes de mejoramiento
No detectar servicios realizados cobrables
Incumplimiento a los requerimientos normativos
B. ANÁLISIS DEL RIESGO:
PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS DE
CORRUPCIÓN
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El análisis del riesgo determina el grado en el cual se puede materializar un
evento. Teniendo en cuenta la Guía para la Administración del Riesgo del
Departamento Administrativo de la Función Pública, para la probabilidad de
materialización de los riesgos de corrupción se considerarán los siguientes dos
criterios:
(i) Casi seguro: se espera que el evento ocurra en la mayoría de las
circunstancias
(ii) Posible: el evento puede ocurrir en algún momento.
PROBABILIDAD A Casi certeza: Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias
B Probable: Probablemente ocurrirá en la mayoría de las circunstancias
C Posible: Podría ocurrir en algún momento
D Improbable: Pudo ocurrir en algún momento
E Raro: Puede ocurrir sólo en circunstancias excepcionales
IMPACTO
5 Catastrófico
4 Mayor
3 Moderado
2 Menor
1 Insignificante
C. POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN La política de administración de riesgos es el conjunto de “actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo”. Esta política está alineada con la planificación estratégica de la entidad, con el fin de garantizar de forma razonable la eficacia de las acciones planteadas frente a los posibles riesgos de corrupción identificados. Para los riesgos de corrupción, las acciones que tiene en cuenta la alta dirección de la ese hospital san José para su administración son:
Política de Administración de Riesgos: La E.S.E Hospital San José del Guaviare se compromete a realizar la identificación, evaluación y control de riesgos internos y externos, mediante un proceso de mejoramiento continuo con el fin de evitar y mitigar el impacto de los mismos sobre la organización y asignar los recursos necesarios garantizando el cumplimiento de la ley, dentro de una gestión transparente y libre de corrupción.
Objetivo: Proteger los recursos de la entidad mediante el seguimiento a los riesgos y los efectos que puedan tener estos al interior de la misma.
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Alcance: Aplica para todo personal que labora en la E.S.E Hospital San José del Guaviare y a los diferentes procesos de las áreas y servicios.
La entidad diseñara estrategias que permitirán manejar de manera óptimo los riesgos como son los siguientes: Evitar el riesgo, tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se genera cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas. - Reducir el riesgo, implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la
probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección). La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. Se consigue mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de controles. Compartir o Transferir el riesgo, reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido. Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida. El mapa de riesgos contiene a nivel estratégico los mayores riesgos a los cuales está expuesta la entidad, permitiendo conocer inmediatas de respuesta ante ellos tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo residual, y la aplicación de acciones, así como los responsables, el cronograma y los indicadores. La responsabilidad de la elaboración del Mapa de Riesgos estará a cargo de los responsables de cada uno de las áreas y servicios los cuales serán los encargados de implementar los controles, verificar su efectividad, proponer cambios, velar por su adecuada documentación y por su socialización y aplicación al interior de su proceso. El Comité Coordinador del Sistema de Control Interno es el encargado de aprobar y adoptar las modificaciones al Mapa de Riesgos. El monitoreo estará a cargo de los responsables de cada una de las áreas y de la Oficina de Control Interno, su finalidad principal será la de aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. La Oficina de Control Interno dentro de su función asesora comunicará y presentará luego del seguimiento y evaluación sus resultados y propuestas de mejoramiento y tratamiento a las situaciones detectadas.
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Las Políticas de Administración de Riesgos y el Mapa de Riesgos se divulgarán a todos los funcionarios de la Empresa por parte de los responsables de cada una de las áreas. D. SEGUIMIENTO A LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN. Para el seguimiento a los riesgos de corrupción, la E.S.E. adelantará las siguientes actividades:
Socialización política de administración de riesgos en comité mecí
Capacitación metodología plan anti corrupción y atención al ciudadano a
responsables de cada proceso.
Divulgar a través de la página web de la E.S.E., el Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano para que sea conocido y comprendido tanto por
los funcionarios del Hospital, como por la comunidad en general
Realizar re inducción a los servidores de la E.S.E. en el Modelo y el Componente de la Administración del Riesgo, en especial de los Riesgos de Corrupción
Asesorar a las áreas de la E.S.E. y de los responsables de los procesos, en el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo, en especial de los Riesgos de Corrupción;
Revisar, analizar, complementar, ajustar y consolidar la información de los riesgos de corrupción y la consolidación del Mapa de Riesgos de Corrupción;
Revisar, monitorear el cumplimiento de las acciones de mejoramiento contempladas en el Mapa de Riesgos de Corrupción.
Seguimiento por parte del área de control interno de Gestión Matriz de seguimiento Política de riesgos de corrupción
PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO
Componente 1: Gestión del riesgo de corrupción-mapa de riesgos de corrupción
Subcomponente/procesos
Actividades Meta o producto
Responsable
Fecha programada
Subcomponente/proceso1 Política de administración del riesgo
1.1 Socialización política de administración de riesgos en comité mecí
Listado de asistencia
planeación 15 enero de 2017
1.2 Capacitación metodología plan anti corrupción y atención al ciudadano a responsables de cada proceso.
Listado de asistencia
planeación 20 enero de 2017
1.3 Realizar re inducción a los servidores de la E.S.E. en el Modelo y el
Listado de asistencia
planeación 20 enero de 2017
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Componente de la Administración del Riesgo, en especial de los Riesgos de Corrupción
Subcomponente/proceso2 Construcción del mapa de riesgos de corrupción
2.1 Consolidación de los mapas de riesgo por procesos
Mapa de riesgos de cada proceso
planeación 20 enero de 2017
2.2 Asistencia técnica en la construcción del mapa de riesgos
Listado de asistencia
CIG 20 enero de 2017
Subcomponente/proceso3 Consulta y divulgación
3.1 Socialización por áreas del mapa de riesgos antes de la publicación en la página web
Listado de recibidos
planeación 20 enero de 2017
3.2 Divulgar a través de la página web de la E.S.E., el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano para que sea conocido y comprendido tanto por los funcionarios del Hospital, como por la comunidad en general
pantallazos planeación 31 enero de 2017
Subcomponente/ Subcomponente/proceso4 Monitoreo y revisión
4.1 Revisar , monitorear el cumplimiento de las acciones de mejoramiento contempladas en el Mapa de Riesgos de Corrupción
Entrega de evidencias oportunas a cig
Cada líder del proceso
30 de abril, 30 de Agosto y 31 de Diciembre de 2017
Subcomponente/proceso5 seguimiento
5.1 Seguimiento por parte del área de control interno de Gestión
evaluación Control interno de gestión
16 de mayo, 15 de septiembre y 16 de enero de 2018
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Identificación del Riesgo de Corrupción Valoración del Riesgo de Corrupción
Monitoreo y Revisión
Análisis del Riesgo
Valoración del Riesgo
Riesgos
inherente
Con
trole
s
Riesgo Residual
Acciones asociadas al control
Fech
a
Accio
nes
Responsable
Indic
ador
Pro
cesos
Obje
tivo d
el
Pro
ceso
Causa
Rie
sgos
Con
secuen
cia
Pro
babil
idad
Impacto
Zon
a de R
iesgo
Pro
babil
idad
Impacto
Zon
a de R
iesgo
Peri
odo d
e
Eje
cució
n
Accio
nes
Regis
tro
PRO
CESO
MISIONAL
Prestar servicios
de salud de baja y mediana
complejidad de
manera oportuna,
transparente,
pertinente y con
calidad.
Falta de adherencia a los procedi
mientos de
referencia de
pacientes a otro nivel de
atención y
procedimiento
de asignaci
ón de citas
internos por
parte de las
áreas involucradas en
Cohecho
(Aceptar y/o
solicitar dividas o
algún tipo de
beneficio a cambio
de prestar
un servicio)
Pérdida
de confianza
y
reputación de la
entidad. Daño de
imagen institucio
nal
1 2 2
Auditoría
s internas en los
procesos de
atención de
remisión de
pacientes y
asignación de citas
1 2 2 Dos
veces al año
Ejecutar
auditorías internas al proceso de atención
Informe de
auditoria
1°
Primer semestre y 2°
semestr
e
Solicitud
de evidencias de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que
el riesgo se
materialice
Contr
ol Interno de Gesti
ón
Porcenta
je de auditora
s realizada
s
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la atenció
n.
Comportamientos que
no están
acordes al
código de ética
y política
institucionales.
Violación e
incumplimiento de
los principios
y valores éticos que rigen en
el
Hospital.
Aumento de Quejas
de los usuarios.
Mal imagen
institucional.
3 3 9
Evaluación de
conocimiento de
valores éticos que
rigen el Hospital
1 3 3 Dos
veces
al año
Socializar y sensibilizar a
todos los
funcionarios sobre la
obligación de cumplir con
los códigos de ética y
buen gobierno y
las políticas institucional
es.
Listad
o de socialización
y
tabla de
evaluación
1° Primer semestr
e y 2° semestr
e
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Inter
no de Gesti
ón
0% Porcenta
je de quejas
por actitudes no éticas
1. No continui
dad de los
procesos de
capacitación.
Eventos adversos graves
1. Daño
generado al usuario
en la prestació
n del servicio.
2. Demanda
s, sanciones y multas.
3.
3 4 12
Seguimiento al
cronogra
ma de capacitación de la
Subgeren
cia de Servicios de Salud.
2 4 8 Dos
veces al año
Verificar el cronograma capacitación
Informe
1°
Primer semestre y 2°
semestr
e
Solicitud
de evidencias de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que
el riesgo se
materialice
Contr
ol Interno de Gesti
ón
Porcentaje de
cumplimiento de cronogra
ma de
capacitación
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2. Baja adherencia a los proceso
s, procedimientos
,
instructivos,
guías, manual
es y protocol
os.
Perdida de la
credibilid
ad e imagen
institución.
Auditoria internas de los
procedimientos de selección, adquisici
ón, transport
e, recepción
, almacenamiento,
conservac
ión, control de fechas de vencimien
to, control de cadena de
frio, distribuci
ón, dispensac
ión, devolució
n, disposició
n final y seguimiento al uso
de
medicamentos
Trimestral
Aplicar lista de chequeo
Informe de
audito
ria
Trimestral
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Interno de
Gestión
Porcenta
je de cumplimiento de auditoria
s internas program
adas
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Alta rotación
de
personal.
Examen de
conocimiento de
previo a la
contratación.
Conti
nuo
Aplicar evaluación
de
conocimiento previos
Evaluación
diligenciada
Continu
o
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Inter
no de Gesti
ón
Numero de
evaluaciones
realizadas previa
contratación/evaluacione
s de
seguimiento
Falta de
insumos y
medicamentos
para la prestación de
los servicio
s.
Informe
trimestral de
insumos y
medicamentos
elaborado por la
Química Farmacéu
tica
Trimestral
Revisar inventario de
insumos y medicamento
s
Informe de
existencia
de insumos y
medic
amentos
Trimestral
Solicitud de
evidencias de las acciones
para
minimizar y/o
evitar que
el riesgo se
materialice
Control
Interno de Gesti
ón
Proporción de
eventos adversos
graves derivado
s del proceso
de atención.
Fallas en la
recepción y/o
ingreso de
medicamentos
y disposit
ivos médicos
Hurto de medicame
ntos y
dispositivos
médicos
Detrimento
patrimonial
4 4 16
Auditoria internas de los
procedimi
entos de selección, adquisici
ón,
transporte,
recepción,
almacenamiento,
conservac
2 2 4
1° Primer semestre y
2° semes
tre
Capacitar al personal
responsable sobre la
correcta recepción de medicamento
s y
dispositivos médicos de
acuerdo a los procesos y
procedimientos
establecidos
Formato de
socialización
1° Primer semestr
e y 2° semestr
e
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Inter
no de Gesti
ón
Número de
capacita
ciones realizada
s
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Falla en la
actualización del
inventar
io en la base de datos
instituci
onal
Inoportunidad en la atención
del paciente
ión, control de fechas de
vencimiento,
control de cadena de
frio, distribuci
ón, dispensac
ión, devolució
n, disposició
n final y seguimiento al uso
de
medicamentos
Realizar auditorías internas a
los procedimientos de para la
selección,
adquisición, transporte, recepción,
almacenamie
nto, conservación, control de fechas de
vencimiento, control de cadena de
frio, control
de inventarios
Informe de
auditoria
1° Primer semestr
e y 2° semestr
e
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Inter
no de Gesti
ón
Porcentaje de
auditora
s realizada
s
Manejo
de medicamentos
y
dispositivos
médicos por
parte persona
l irrespon
sable y deshone
sto
Afectació
n física y/o
emocional al
paciente leve,
modera y/o grave
Realizar seguimiento mediante un
equipo
multidisciplinario a las
fallas encontradas
en el hurto de
medicamentos y
dispositivos médicos
Levantamiento de
procesos
administrati
vos e informes de segui
mientos
1° Primer semestre y 2°
semestre
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Interno de
Gestión
Porcentaje de
auditorías
realizadas
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
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Falla en el
proceso de
seguridad de la Instituci
ón
Perdida
de confianza
y
reputación de la entidad
Auditar el programa
de manteni
miento preventiv
o y
correctivo de las
cámaras de la
institución para
garantizar el
adecuado funcionamiento. Revisión
permanente de los guardas
de
seguridad de las
persona al ingreso
e egreso de la
institución
Soporte para el
mantenimiento preventivo y correctivo
de las cámaras de
seguridad de la institución
Actas de
mantenimiento de
las
cámaras de seguridad
1° Primer semestre y 2°
semestre
Solicitud de
evidencias de las
acciones para
minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Interno de
Gestión
Número de
capacita
ciones realizada
s / Número
de capacitaciones
program
adas
Procesos disciplina
rios y
penales
Solicitar al personal de
vigilancia la inspección y registro del
todo el
personal que ingresa y
egresa de la institución
Acción inclui
da en el
contrato de
servicio de
vigilancia
Permanente
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Interno de
Gestión
Numero de
personas con
medicamentos
hurtados
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Fallas en la
recepción y/o
ingreso de
equipos biomédi
cos
Hurto de equipos
biomédicos
Detrimento
patrimonial
3 3 9
Auditar el programa
de manteni
miento preventiv
o y
correctivo de las
cámaras de la
institución para
garantizar el
adecuado funcionamiento. Revisión
permanente de los guardas
de
seguridad de las
persona al ingreso
e egreso de la
institución
1 3 3 Conti
nuo
Capacitar al personal
responsable
sobre la correcta
recepción de equipos
biomédicos de acuerdo a los procesos
y
procedimientos
establecidos
Formato de
socialización
1° Primer semestr
e y 2° semestr
e
Solicitud de
evidencias de las acciones
para
minimizar y/o
evitar que el riesgo
se materialic
e
Control
Inter
no de Gesti
ón
Número de
capacita
ciones realizada
s
Manejo de
equipos biomédicos por parte
personal
irresponsable y
deshonesto
Afectación física
y/o
emocional al
paciente
Lista de chequeo
de entrega y
recibo de turno de equipos
biomédico
Realizar evaluación
de manejo de equipos
biomédicos trimestralme
nte
Informe de
evalua
ción de
conocimient
o de manejo de
equipo
s biomédicos
1° Primer semestr
e y 2° semestr
e
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Inter
no de Gesti
ón
Número de
seguimie
ntos realizado
s / Número
de planes
de mejoram
iento elaborad
os
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Falla en el
proceso
de seguridad de la Instituci
ón
Pérdida de
confianza y
reputación de la entidad
Auditar el programa
de
mantenimiento
preventivo y
correctivo de las
cámaras de la
institución para
garantizar el
adecuado funcionamiento. Revisión
permanente de los guardas
de seguridad
de las persona
al ingreso e egreso
de la institució
n
Solicitar al
personal de vigilancia la inspección y registro del
todo el personal que
ingresa y egresa de la
institución
Acción
incluida en
el contra
to de servicio de
vigilan
cia
1° Primer semestr
e y 2° semestr
e
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Inter
no de Gesti
ón
Número de
capacitaciones
realizadas /
Número de
capacitaciones
programadas
Procesos disciplina
rios y penales
Soporte para
el mantenimiento preventivo y correctivo
de las cámaras de
seguridad de la institución
Actas
de mantenimiento de
las cámaras de seguri
dad
1° Primer semestr
e y 2° semestr
e
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Inter
no de Gesti
ón
N. actas de
mantenimiento
Demanda por
el usuario.
Mal imagen instituci
onal
violar el principio
de
confidencialidad de la historia
clínica
Investigación
disciplina
ria a
personal que
ingrese al módulo
de
historia clínica sin permiso otorgado.
2 4 8
Restricción a
historia clínica
por medio del
software al
personal que no
realice registros en esta.
1 4 4 Conti
nuo
Acceso restringido al programa de
software de historias clínicas
Lista de
entreg
a de código
de acceso
al software de
historias
clínicas
Continu
o
Solicitud de
evidencias de las acciones
para
minimizar y/o
evitar que el riesgo
se materialic
e
Control
Inter
no de Gesti
ón
Número de
capacitaciones
realizadas /
Número de
capacita
ciones program
adas
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
San José Del Guaviare. Calle 12 Carrera 20 - B. La Esperanza, TEL: (98) 5840045 – 5840168 FAX: 5840532 – 5849155
Página Web www.hospitalguaviare.com | Correo Electrónico – planeacion@hospitalguaviare.com
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
Descon
ocimiento de
protocolos,
guías de atenció
n, normas
específicas del servicio
y
derechos de los paciente
s
Negligencia médica
y del personal de apoyo
que
desvíen la calidad
esperada en la
atención
Desviación de la calidad
esperada.
Fallas en la calidad
de la atención
3 4 12
Evaluación de
conocimie
nto de guías y
protocolo de
atención clínica de
las primeras
causas de morbilida
d por servicio.
1 4 4
Mensual
Aplicación de pre-tés pos
tés de las guías y
protocolos de atención
Informe de
evalua
ción de
conocimient
o de guías
y protoc
olos de
atención
1° Primer
semestre y 2°
semestre
Solicitud de
evidencias de las acciones
para
minimizar y/o
evitar que el riesgo
se materialic
e
Control
Interno de Gesti
ón
% de cumplimiento de
la
calidad esperada (80% de conocimi
ento del personal)
Auditoria
de calidad del dato
de la
historia clínica
por servicio
Mens
ual
Aplicar lista de chequeo
para verificar
la calidad del dato de la historias
Informe de
auditoria
Mensual
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Inter
no de Gesti
ón
% de cumplim
iento de la
calidad esperada
(Calificación del dato 90 puntos-
Buena)
Descon
ocimiento del triage,
protocolos,
guías de atenció
n y derechos de los paciente
Errores en la
clasificaci
ón de pacientes
- Demoras
en la atención
Complica
ción del estado de salud del paciente
3 4 12
Auditoria interna (medica)
para ver la
correcta clasificaci
ón y/o rondas de seguridad
1 4 4
1°
Semestre y 2°
Semes
tre
Capacitar al
personal médico de
urgencias en
la Resolución 5596 de 2015,
capacitación
en humanizació
n de la atención
Informe
Mensual
Solicitud
de evidencias de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que
el riesgo se
materialice
Contr
ol Interno de Gesti
ón
% de
cumplimiento de
la
calidad esperada (85-95% de los
paciente bien
clasificados
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
San José Del Guaviare. Calle 12 Carrera 20 - B. La Esperanza, TEL: (98) 5840045 – 5840168 FAX: 5840532 – 5849155
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
Usuarios que
hacen uso de carnés
de
familiares,
vecinos o
amigos
Suplantación de
usuarios
Errores por mala edificació
n del paciente
3 2 6
Verificar la
autenticidad del
usuario que
recibe el
servicio (solicitan
do al usuario
fecha de nacimient
o)
1 2 2 Conti
nuo
Verificar la autenticidad del usuario
que recibe el servicio
Autorización
de
servicios
Continu
o
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minimiza
r y/o evitar que el riesgo
se
materialice
Control
Inter
no de Gesti
ón
Porcentaje de
eventos adversos
por suplanta
ción
Usuario
s que no
actualizan la
afiliación al
régimen
de segurid
ad social
en salud
Duplicidad de
afiliación
Demoras
en la atención
por trámites
administrativos
3 3 9
Verificar la
afiliación a la
seguridad social del
paciente en
FOSYGA
1 3 3 Continuo
Verificar la afiliación actual al
SGSSS
Autorización
de servici
os
Continuo
Solicitud de
evidencias de las
acciones para
minimizar y/o
evitar que el riesgo
se materialic
e
Contr
ol Interno de
Gestión
Número
de casos reportados por
duplicid
ad de afiliación
Desconocimien
to de protocol
os, guías de
atención,
normas específi
cas de los
servicio
s de ayudas diagnósticas y
de los
Potenciar los
riesgos de enfermar o morir
por fallas
en las ayudas
diagnósti
cas
Complicación del
estado de
salud del paciente
1 4 4
Medir adherenci
a a los
procedimientos,
protocolos y
manuales de las
ayudas
diagnosticas
1 4 4 Dos
veces
al año
Ejecutar auditorías internas al
proceso de atención
Informe de
audito
ria
1° Primer semestre y 2°
semestre
Solicitud de
evidencia
s de las acciones
para minizar
y/o evitar que el
riesgo se
materialice
Control
Interno de
Gestión
Porcentaje de
adheren
cia a los procedimientos, protocolo
s y manuales de las ayudas
diagnosticas
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
derechos de los paciente
s
GEST
IÓN FINANCIERA
Proveer los
recursos físicos
administrativos,
financieros,
logísticos y
humanos, necesario
s y suficiente
s para desarrolla
r las actividade
s, alcanzar
los objetivos
y ejecutar metas en
la prestació
n del servicio,
contribuyendo a
una
Falta de
controles en el manejo
del
efectivo
Apropiación de
dineros públicos
por parte de
funcionarios que
manejan recursos
del estado
Procesos
disciplinarios,
inicio de demanda
penal por hurto o
peculado.
Perdidas económic
a sanciones
e investigac
iones. Detriment
o del patrimoni
o en la entidad
1 20
Modera
da
1)
recepción,
confrontación y
consignación de
efectivo diario de
los facturado
res. 2)
verificación de
generación de
pagare y exención de cuotas moderado
ras. 3) realizar mensualmente
conciliaciones
bancarias.
1 20
Moderada
01/05/2017 a
31/12/2017
1) realizar las
consignaciones por los
valores recaudados
diariamente. 2) realizar
seguimiento de los
pagarés frente a su
diligenciamiento
cobrabilidad y
autorización. 3)
conciliación bancaria
firmada por tesorería y
contabilidad.
informe de
consignacion
es,
informe de
pagare,
conciliacione
s banca
rias
01/05/2017 a 31/08/2017
Contr
ol Interno de Gesti
ón
1) total recauda
do diario /valor
total de las
consignaciones diarias.
2)
número de
pagarés con
seguimiento
mensual / total
de pagarés generados en el
mes 3) informe
de conciliac
iones bancaria
s mensual
.
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
San José Del Guaviare. Calle 12 Carrera 20 - B. La Esperanza, TEL: (98) 5840045 – 5840168 FAX: 5840532 – 5849155
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
adecuada prestació
n de servicios
de salud.
Falta de organiz
ación y control de los
archivos
de gestión de cada proceso
financiero
Favorecimiento a
terceros por
pérdida o extravío
de documentos físicos o digitales
de los diferentes procesos financiero
s (Títulos Valores y cuentas
por pagar)
Detrimento
patrimonial,
favorecimiento a
terceros, afectación del flujo
de
recursos
5 1
0 M
ayor
1) Seguimiento a la
trazabilidad de las facturas, pagares y
cuentas por
pagar. 2) verificació
n de los procesos
de los filtros. 3)
Arqueos a los
ingresos y a la
facturación
generada.
5 10 Ma
yor
01/05/2017 a
31/12/2017
1. Realizar seguimiento
a los
ingresos generados frente a la
prestación de
servicios, 2.realizar
seguimiento a la factura
generada. 3. trasladar los
títulos valores
radicados y/o pagados
a archivo central para
su custodia.4 seguimiento y controles
en las diferentes
áreas donde genera
trazabilidad la cuenta por
pagar.
1). Libros
de seguimient
o e
informes de trazabilidad
2).certificación de factur
as radica
das
cartera.
Control
Inter
no de Gesti
ón
1. Facturas generadas mes/
ingresos abiertos
mes.
2. Facturas radicada
s en
entidad mes/
facturas generada
s mes. 3. total facturas radicada
s y cuentas
por pagar
canceladas
entregadas a
archivo central/
total facturas
radicadas y
cuentas por
pagar cancelad
as. 4.
cuentas por
pagar causada
s/total de
cuentas
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
San José Del Guaviare. Calle 12 Carrera 20 - B. La Esperanza, TEL: (98) 5840045 – 5840168 FAX: 5840532 – 5849155
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
entregadas a
contabilidad.
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
Inconsistencias
e inoport
unidad en la
certifica
ción de los
interventores o
supervisores de contrato
s con
falta de ética
profesional y de
compromiso
institucional,
omisión del
acreedor de los
documentos
correctos y
completos
Favorecimiento a terceros
por
causación de
cuentas y pago sin
el lleno de los
requisitos
Procesos Disciplina
rios, Pérdida
económica
sanciones e
investigaciones,
detrimento del
patrimonio de la
entidad, afectación
del flujo de
recursos.
5 10
Mayor
1) Formato
de
liquidación de pago
a contratist
as debidame
nte diligencia
do con los soportes idóneos para su
legalización.
5 10 Mayor
01/05/2017 a
31/12/2017
1. capacitar a los
supervisores de contratos
de los objetivos que debe cumplir 2. Realizar
auditorías a los formatos
de liquidación
de pagos en las áreas que hacen parte del proceso
de las cuenta por pagar.
oficios
de requerimient
os,
informes,
actas, listado
s de asistencia,
Control
Interno de Gesti
ón
1. Numero
de supervis
ores capacita
dos / total de supervis
ores.
2. Cuentas
por pagar
radicadas a
tesorería/total de
cuentas entregad
as a contabili
dad.
GESTION
DE CONTROL INTE
RNO
Realizar
seguimiento y
evaluación en las
áreas de la entidad con el fin de emitir
juicio de valor
acerca del rendimie
Descon
ocimiento de la normatividad
en Materia
de Control
Interno.
Emitir
informe de
Auditoria que no
corresponda a la
realidad para
favorecer intereses particular
es.
Sanciones Disciplina
ria, penales
1 20
Moderado
Revisar
de manera
adecuada las
diferentes evidencia
s presentad
as en el desarrollo
del proceso
1 10 Baja
Desde Mayo
a Diciembre
de
2016
Elaborar los informes de
Auditorias conformes a lo observado
y a las
evidencias presentadas.
Informe de
Auditorias
Desde
Mayo a Diciemb
re de 2017
Realizar seguimie
nto por el área de Control Interno
de Gestión
Contr
ol Interno de Gesti
ón
Auditorías
realizadas/
Auditoria
programadas
Falta de ética
Profesio
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
nto y desempeñ
o de la misma,
de un proceso o
una
actividad, formular
las acciones
y recomendaciones
pertinent
es que le permitan a la alta dirección
el logro de los
objetivos institucio
nales y un
mejoramiento
continuo.
nal. de Auditoria.
Incumplimiento
del Plan Anual
de Auditori
a de la Oficina
de Control
de Gestión
Falta de seguimie
nto periódico
a los procesos institucio
nales.
Sanciones
Disciplinarias.
5 2
0
Ex
trema
Dar cumplimi
ento al
Plan Anual de Auditoria
de la
Oficina de Control Interno
de
Gestión vigencia 2016.
4 10 Alt
a
Desde Mayo
a
diciembre de 2017
Ejecutar las Auditorías Internas de
acuerdo a la programación realizada
Cronograma
de Audito
rias y auditorías
realiza
das.
Desde Mayo a
diciembre de 2017
Seguimiento por parte de
la Oficina
de Control Interno
de
Gestión
Control
Inter
no de Gesti
ón
N° de Auditorí
as realizada
s/N° de Auditori
as program
adas
Incumplimiento de las
Leyes.
Falta de seguimie
nto periódico
de los Planes de Mejorami
ento
funcional o por
áreas de acuerdo a
los hallazgos realizados por parte
del área de
Control Interno
de Gestión
Sanciones Disciplina
rias,
penales
5 10
Alta
Realizar dos
seguimie
ntos a los Planes de Mejorami
ento
funcional o por áreas
teniendo
en cuenta los
hallazgos encontrad
os por el área de Control Interno
vigencia 2017.
5 10 Alta
Mayo -
Diciembre
de 2017
Solicitar a
las áreas los Planes de
Mejoramiento formulados
con el fin de realizar
seguimiento al mismo.
Informes de Segui
miento
Mayo -Diciemb
re de
2017
Seguimie
nto por parte de
la Oficina de
Control Interno
de Gestión
Control
Interno de
Gestión
N° de
seguimiento
realizados/N° de
seguimiento
programados.
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
AUDITORI
A CONCURRENT
E
verificar la calidad
de la
atención a los
usuarios
desde el punto de
vista médico o
administrativo para garantiza
r la
satisfacción del
mismo y mejorar
las finanzas
de la institució
n
Registros
inadecuados en
la historia
clínica
No
detectar servicios
realizados cobrables
Detrimento
patrimonial
disminución de
ingresos.
5 10 5
0
Revisión
diarias de las
historias clínicas
5 10 50
01/01
/2016 A
31/12/2017
* Revisión del censo diario.
* Revisión diaria de las
historias clínicas. * Revisión
diaria de los procedimient
os quirúrgicos.
* Seguimiento diario a las actividades
de enfermería de los tres turnos. *
Capacitación individual y
grupal. Inducción y
re inducción al personal.
* Matriz
de audito
ria. * Lista de
chequ
eo de audito
ria.
Mayo -
Diciembre de 2017
Seguimiento por parte de
la Oficina de
Control Interno
de Gestión
Control
Interno de Gesti
ón
* Matriz de
auditoria
. * Lista de
chequeo de
auditoria.
REC
URSOA
FISICOS
Garantiza
r el adecuado funcionamiento,
conservación y
mantenimiento de
los bienes e
instalaciones de la
institución,
creando los
mecanismos y
lineamientos
No
cumplimiento con los requisit
os técnicos
de almacen
amiento y
generación de
oxígeno
Incumplimientos a
los requerimi
entos normativo
s
Sanciones e
investigaciones
administrativas y
legales
5 20
100
Seguimiento y
control de acuerdo a
la normativi
dad vigente
5 20 100
01-
Ene-2016 A 31-dic-
2017
Gestión de una tanque de oxígeno
Liquido
Convenio,
contrato
Mayo -Diciemb
re de 2017
Seguimiento por parte de
la Oficina de
Control Interno
de Gestión
Contr
ol Interno de Gesti
ón
oficio del área de mantea
miento solicitan
do tanque
de oxígeno liquido
Falta de una
adecuada
planeación
No continuid
ad al soporte
Técnico y operativo
para el
Sanciones e
investigaciones
administrativas y
legales
4 10
40
Seguimiento y
control de acurdo a
la normativi
dad
2 5 10
01-Ene-
2016 A 31-dic-2017
Garantizar la continuidad
del soporte técnico y
operativo de mantenimien
to
Conve
nio, contra
to
Mayo -
Diciembre de 2017
Seguimiento por
parte de la Oficina
de Control
Interno
Control
Interno de Gesti
ón
contrato de
mantenimiento equipos biomédic
os por
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
San José Del Guaviare. Calle 12 Carrera 20 - B. La Esperanza, TEL: (98) 5840045 – 5840168 FAX: 5840532 – 5849155
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
necesarios de
acuerdo a
la normativi
dad vigente
para brindar calidad en el
servicio y satisfacci
ón al usuario.
mantenimiento de equipos
Biomédicos
vigente de Gestión
todo el año
Adquirir, distribuir y legalizar
insumos de
oficina, productos
farmacéuticos y
equipos biomédico
s de manera efectiva
mediante
el plan de compras
anual que permita el
apoyo administr
ativo y correcto
funcionamiento de
las
diferentes áreas de
la institució
n.
Inoperancia de
Procesos de
Compras
Incumpli
miento de los
contratos
Sanciones e
investigac
iones administrativas y legales
4 20
80
Seguimiento y
control de los
pedidos a los
proveedores,
estableciendo
procesos de
Compras.
4 20 80
01-Ene-
2016 A 31-dic-2017
Seleccionar proveedores
que se acojan a los
términos de referencia y
precios, según
manual de contratación
Actas de
comité
s, format
os, oficios
.
Mayo -
Diciembre de 2017
Seguimiento por parte de
la Oficina
de Control Interno
de
Gestión
Control
Interno de Gesti
ón
actas de
comités formato oficios
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
San José Del Guaviare. Calle 12 Carrera 20 - B. La Esperanza, TEL: (98) 5840045 – 5840168 FAX: 5840532 – 5849155
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
Utilizar eficiente
mente los recursos
naturales,
reduciend
o los riesgos sobre la
Salud y el
Medio Ambiente, ocasionados en las
diferentes actividade
s de la entidad,
con el fin de lograr
un adecuado
manejo de los
recursos naturales
, encamina
ndo acciones
a la protecció
n del medio
ambiente.
Inadecuado
manejo de los
residuos
hospitalarios y similare
s
Incumpli
miento a la
legislación
Ambiental vigente.
Sanciones
e investigac
iones administr
ativas y legales
5 20
100
Seguimie
nto y control de acurdo a
la
normatividad
vigente
5 20 100
01-Ene-2016 A 31-
dic-2017
visitas, solicitudes y capacitación
Actas, solicitudes, oficios
.
Mayo -Diciemb
re de
2017
Seguimiento por
parte de la Oficina
de Control
Interno de
Gestión
Control
Interno de
Gestión
numero de
capacita
ciones realizadas/númer
o de
capacitaciones
programadas
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
ESTR
ATEGICOS
Formular políticas, planes,
proyectos
, programa
s, convenios
, alianzas y/o
acuerdos, soportado
s en el marco
legal y las políticas
en salud, con el
propósito de
cumplir su objeto social y
misional.
Falta de
seguimientos
periódicos a las
actividades
contratadas
Certificación de
supervisión de
contratos
sin cumplimiento de
las
activadas.
Sanciones e
investigaciones
administrativas y legales
4 1
0 Alt
a
Aplicar una hoja
de chequeo a cada una
de los compromi
sos contractu
ales
4 10
Alt
a
Marzo a
Dicie
mbre del
2017
Realizar seguimiento
a las hojas de chequeo
que
correspondan lo
registrado con lo
contratado
Informe del
supervisor
Mayo -Diciemb
re de 2017
Seguimie
nto por parte de
la Oficina de
Control Interno
de Gestión
Control
Inter
no de Gesti
ón
listado de
chequeo aplicado
a procesos contract
uales/listado de cheque contrato
s a diciembre 2016
Suminis
tro y consolid
ación inoport
unos de la
información
inoportun
idad en la entrega
de la informaci
ón de las diferentes áreas a
GEL
Sanciones e
investigac
iones administr
ativas
5 1
0 Alt
a
Solicitar a las áreas
la
información
generada
a los que les
compete publicar
información
5 10
Alt
a
Marzo a
Dicie
mbre del
2017
Revisar la información solicitada
con la entregada y publicada
Oficio
s de solicitud de inform
ación a las áreas
y evidencia de public
ación en la
página WEB
Mayo -Diciemb
re de 2016
Seguimie
nto por parte de
la Oficina de
Control Interno
de Gestión
Control
Inter
no de Gesti
ón
Oficios de
solicitud
de información a las
áreas/informació
n solicitad
a recibida
Ofrecer a la
comunidad y
Empresas Prestador
as de Servicios
y demás personas naturales
o jurídicas
que lo demande
n
Preferen
cias en el
servicio ocasion
ado por benefici
os
particulares
Atención de
servicios de salud
preferencial
ocasionado por
preferenci
as particular
es
Insatisfac
ción del usuario
5 1
0 Alt
a
Realizar
registros y quejas
como control
que ocasionen preferenci
a
particulares
5 10
Alt
a
Marzo a
Dicie
mbre del
2017
Revisar los registros y quejas que
los casos que accionan preferencias particulares
Docu
mento y
actas de
comité de
Quejas y
reclamos.
Mayo -Diciemb
re de 2017
Seguimiento por parte de
la Oficina
de Control Interno
de
Gestión
Control
Inter
no de Gesti
ón
Numero de actos
de comité
de quejas y reclamos
con
quejas de lo
mencion
ado/Numero de actos de comité
de
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
San José Del Guaviare. Calle 12 Carrera 20 - B. La Esperanza, TEL: (98) 5840045 – 5840168 FAX: 5840532 – 5849155
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
servicios y
paquetes a tarifas
competitivas en el mercado
quejas y reclamos
Implementar,
document
ar y mantener
el Sistema
de Gestión
de Calidad
con el fin de
contribuir a la
mejora continua
y cumplimi
ento de la misión de
la
entidad.
Desconocimiento del
trabajo
de anterior
es asesore
s de calidad
Nuevos asesores
de
calidad actualiza
n la document
ación del sistema
de gestión de
calidad omitiendo versiones anteriores
Sanciones
disciplinarias
4 5 M
odera
do
Llevar a cabo el
control de
versiones de los
documentos como
lo contempla la guía
de
producción
documental
3 5
Modera
do Marzo
a
Diciembre del
2017
Revisar versiones de documentos
vigentes para establecer los
que requieran
actualización y establecer una nueva
versión
acorde a la guía de
producción documental
Actas del
comité de
gestión de
calidad,
para la
revisión y
aprobación de las actual
izaciones
Mayo -
Diciembre de 2017
Seguimiento por parte de
la Oficina
de Control Interno
de
Gestión
Control
Interno de Gesti
ón
Numero de
documen
tos actualizados con versione
s vigentes/Numero
de
documentos
actualizados
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
INFORMACION
Y COMUNICACIO
NES
Detallar las
actividades
administrativas
técnicas
tenientes a la
planificación,
manejo y organización de la
document
ación producida y recibida en el área
de archivo
central de la E.S.E
Hospital San José
del Guaviare.
Complicidad
con los funcion
arios
Adulteración de la informaci
ón
Sanciones
e investigac
iones administr
ativas y legales
5 10
Alto
Gestión y
seguimiento de
equipos y personal
idóneo
5 10 Alto
01-
Ene-2016 A 31-agos-
2017
Gestión de apoyo
tecnológico y personal
idóneo
Certificaciones y
oficios
Actas
Mayo -Diciemb
re de 2017
Seguimiento por
parte de la Oficina
de Control
Interno de
Gestión
contr
ol Interno de Gesti
ón
Selección
personal idóneo para
manejar
información
interna
Recopilar, ordenar y
clasificar la
información de
producción y
calidad de las
diferentes áreas,
para la elaboraci
ón de los informes estadístic
os y
generació
Rotación de
persona
l por el área
Mala captura
del dato y/o
digitación de la
información
Retraso y posibles
errores en la
elaboración de
informes
5 25
moderado
Realizar Inducción
y re inducción
al personal
del área
2 3
moderado
01-Enero-2016
al 31-Dic-2017
Personal idóneo, y
permanente
Contr
atos, planillas de induc
ción.
Mayo -Diciemb
re de 2017
Seguimiento por parte de
la Oficina de
Control Interno
de Gestión
contr
ol Interno de Gesti
ón
Selección
personal
idóneo para
manejar informac
ión interna
Pérdida y/o
extravío de
documentos.
Sanciones
administrativas y legales
5 25
mo
derado
Realizar seguimie
ntos periódico
s al diligenciamiento de
los
controles de
2 3
mo
derado
Libros,
planillas de
préstamos de
histori
as clínica
Mayo -
Diciembre de 2017
Seguimiento por parte de
la Oficina
de Control Interno
de
Gestión
control
Interno de Gesti
ón
Selección
personal idóneo
para manejar informac
ión
interna
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
n de RIPS.
préstamos de
historias clínicas
s, sistem
a SYAC
Orientar a los
usuarios mediante
la solución
de inquietud
es para una
mejor prestació
n del servicio y satisfacci
ón del
mismo.
Comportamient
os que no
están acordes
al código
de ética y
política institucionales.
Violación
e incumplimiento de
los
principios y valores éticos que rigen en
el Hospital.
Aumento de Quejas
de los
usuarios. Mal
imagen institucio
nal.
3 3 9
Evaluación de
conocimie
nto de valores
éticos que rigen el
Hospital
1 3 3
Dos
veces al año
Socializar y
sensibilizar a todos los
funcionarios sobre la
obligación de cumplir con el código de ética y las
políticas institucional
es.
Listado de
socialización
y tabla
de evalua
ción
1° Primer
semestre y 2°
semestre
Solicitud
de evidencias de las acciones
para minizar
y/o evitar que el
riesgo se materialic
e
Control
Interno de Gesti
ón
0% Porcenta
je de
quejas por
actitudes no éticas
BRINDAR APOYO
TECNICO Y
LOGISTICO DE
MANERA OPORTU
NA Y EFICA A
LA INFRAESTRUCTU
RA
TECNOLOGICA E INFORMATICA DE
LA ESE HOSPITA
L DEL
O
Deficiencia en estacione
s de
trabajo no se
genera copias de
seguridad Backus
SANCIONES E
INVESTIG
ACIONES ADMINISTRATIVA
S Y
LEGALES
8 10 A
LTA
SEGUIMIENTO EN
LA GENERACION DE COPIAS
DE SEGUIRIDAD EN
LAS
ESTACIONES DE
TRABAJO
5 10 A
LTP
01/01/217
A 31/12/2017
SENSIBILIZA
R AL PERSONAL
EN LA IMPORTANCI
A DE SAKVA GUARDAR
LA INFORMACI
ON INSTITUCIO
NAL
ACTA
S, OFICI
OS
1° Primer
semestre y 2°
semestre
Diseñar,
implementar y
controlar la
seguridad de la
información en las
estaciones de
trabajo
Control
Interno de Gesti
ón
Cantidad de
estaciones de
trabajo con
generación de
backup en
herramientas office
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
GUAVIARE PARA
GARANTIAR SU
CONSTANTE
DISPONI
BILIDAD
BRINDAR APOYO
TECNICO
Y LOGISTIC
O DE MANERA
OPORTUNA Y
EFICA A LA
INFRAESTRUCTU
RA TECNOL
OGICA E INFORMATICA DE LA ESE
HOSPITAL DEL
GUAVIAR
E PARA GARANTI
AR SU CONSTA
NTE DISPONIBILIDAD
NO SE
GUARDA LA
INFORMACIO
N GENER
ADA POR LA
INSTITUCION EN
SITIO
EXTERNO DE
LA ENTIDA
D
CUSTODIA NO
SEGURA
DE LA INFORMA
CION
SANCIONES E
INVESTIGACIONES
ADMINISTRATIVA
S Y LEGALES
5 1
0 ALTA
BUSCAR
UN SERVICI
O DE ALMACE
NAMIENTO PARA
LA INFORMA
CION
5 10
ALTA
01/01/217
A
31/12/2017
BUSCAR SERVICO
DE CUSTODIA
DE LA INFORMACI
ON EXTERNOS
OFICI
OS
1° Primer semestr
e y 2° semestr
e
Solicitud para la
contratación de
servicio externo
de custodia
de la informaci
ón
Control
Inter
no de Gesti
ón
Oficio a Gerencia
de
necesidad
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
Gestión del
Talen
to huma
no
Desarrollar
integralmente el
Talento Humano vinculado
a la
E.S.E. Hospital San José
del
Guaviare, contribuyendo con
el
mejoramiento
continuo, la
satisfacción
personal y el
desarrollo institucional que
permitan contar con el
personal
idóneo y competen
te para atender la
misión y funciones
de la Entidad.
Certificaciones
de recargo
s festivos, dominicales y
horas suplantarías en cuadro
de turnos
a persona
l , excediendo los
topes establecidos en la Ley
cancelar recargos
festivos y tiempo
suplementario por
encima de los topes
recalenta
dos
Detrimento
patrimonial
5 1
0
AL
TA
Seguimiento
mensual en la
liquidación de
cuadros de turnos
para ingresar a
nómina.
3 9 AL
TA
1 DE MAYO A 31 DE
AGOSTO
2017
1) Capacitación
a coordinador
del personal médico.
2)Revisión mensual de
la liquidación de nómina antes de su
confirmación
3)Distribución equitativa de turnos de
trabajo
1) Pre liquidación nomin
a 2)
Nómina.
3) Listado de
asiste
ncia a capacitacion
es
07/09/
2017
1) Se acordó con la
coordinar
a del personal médico
una reunión
para capacitar
a la coordinadora y el personal
médicos sobre la jornada laboral y
tiempo suplementario, la cual se
realizó el 1 de
septiembre de
2016. 2) Se
diseñó consolida
do mensual previa
confirmac
ión de la nómina,
para revisión
de los diferentes factores salariado
s liquidado
s.
Control
Inter
no de Gesti
ón
# de consolidado de
nómina mensual
es previos a
la confirmación de
la
nómina #de
nóminas mensual
es
# de capacita
ciones realizadas sobre jornada
laboral/# de
capacitaciones
sobre jornada laboral
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
TALENTO HUM
ANO-JURIDICA
Garantizar el
cumplimiento de la
normatividad,
brindand
o oportuna asesoría
en
conceptos jurídicos
y administr
ativos y contratar
la adquisici
ón de bienes,
servicios o la
ejecución de obras, con base
en el
estatuto de
contratación de la
entidad y demás normas vigentes
que le sean
aplicables, para así
garantizar el
funcionamiento y
lograr los fines
misionale
Falta de control
y revisión
al moment
o de recibir
los docume
ntos correspondientes para
la elaboración de
contratos
Elaboraci
ón de contratos
sin soportes
o document
os extempor
áneos.
Presentación de
hallazgos
ante los entes de control.
4 5 BA
JA
Verificar el
cumplimiento del
documento de
gestión jurídica y contrataci
ón lista
de chequeo contrato
de
prestación de
servicios
código a-ju-li-01
4 3 BA
JA
mayo a
agosto
de 2017
Cumplir con todos y cada uno de los requisitos
exigidos en el estatuto
contratación.
Verificación
de los docu
mentos
exigidos en
el estatu
to de contratación
, a
través de la lista de
chequeo.
08/09/
2017
1) Informar oportunamente a
las áreas implicada
s en el
proceso, la fechas de inicio
de
ejecución a los
contratos.
2) Se verificó que las
carpetas
reúnan los
documentos
exigidos mediante la Lista
de
Chequeo, se realizó controles con las
áreas de Subgeren
cia de Gestión
Administrativa y
Financiera,
Subgerencia de
Gestión de
Servicios de Salud, Talento
Control
Inter
no de Gesti
ón
N° de
contratos con
soportes completo
s/N° de contrato
s realizado
s
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
s de la institució
n.
Humano, para así determin
ar el
número de
contratos
a realizar con
exactitud y que el
tiempo en la entrega
de los documen
tos no retrase la ejecución
del
mismo.
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
TALENTO
HUMANO-CONTROL
INTERNO DISCIPLIN
ARIO
Garantizar la
aplicación de los
principios constituci
onales a los
servidores y ex
servidores
públicos de la
E.S.E Hospital San José
del Guaviare.
Falta de objetivi
dad e imparcialidad en el
desarrollo de la función discipli
naria.
Desarrollo de la función
disciplinaria por
acción u omisión
para beneficio
de un tercero o
de sí mismo.
Emisión de fallos
contrarios a la ley y
vulneración de
derechos.
1 5 baj
a
cumplimiento
artículo 29 de la
constitución
política, art. 92 ley 734
de 2002 y
controles y/o
registros relaciona
dos con los
procedimientos
establecidos.
1 3 baj
a
mayo a
agosto
de 2017
Continuar con las
decisiones investigativas
y sancionatori
as de conformidad
con la ley y establecer
mecanismos de
verificación entre ellos auditorias
Registro de
procesos
disciplinario
s
08/09/
2017
1) Realizar
las actividad
es dentro de los
procesos
disciplinarios de
conformidad con
la Ley, evitando actos de corrupció
n. 2) Todas
las actuacion
es procesales dentro de cada
uno de las
investigaciones e
indagaciones se
realizan de
conformidad con las Leyes preexiste
ntes y con el
cumplimiento al
debido proceso,
entre ellos: la
notificación al
indagado
Control
Inter
no de Gesti
ón
N° de procesos verificados/N° de
procesos tramitad
os
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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
del proceso
de indagació
n prelimina
r,
notificación
práctica de
pruebas, con el fin de ejercer
su
defensa y contradicción de la prueba,
obtener copias de
la actuación
, ser oído en
versión libre.
3) Se surten
todas las etapas
procesales de
acuerdo a los
controles y
registros definidos
por el área.
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA
SEGURIDAD Y SALU
D EN EL
TRABAJO
Brindar herramie
ntas necesaria
s para disminuir accidente
s y
enfermedades
laborales de los
trabajadores de la
ESE Hospital
San José
Débil
supervisión dado
que no
es oportun
a la comuni
cación entre
jurídica y el
supervisor
asignado por la
gerencia
Que el contratist
a no cumpla con los
requerimientos
pactados para la
adquisición de los elementos
de
protección
personal, tal como
lo exige la normativi
dad vigente y
que la entidad
no interpong
a objeción alguna.
Accidente
laboral 1
1
3
moder
ada
una vez aprobada
la necesidad
, el sistema
de
seguridad y salud en el
trabajo,
estará en constante comunica
ción
permanente con el
área jurídica
para verificar que en la
etapa
precontractual se exija las
especifica
ciones técnicas
requeridas
1 10 baj
a
1 de mayo a 31
de agosto 2017
oficiar a las subgerencia de servicios
de salud y a la
subgerencia administrativ
a y financiera sobre la
importancia
del cumplimient
o de la normatividad
en lo relacionado
con la adquisición
de los elementos de bioseguridad.
acta de
reunión
08/09/
2017
Se
concertó reunión con la alta
gerencia y un
asesor de SURA,
donde se socializó los roles
y
responsabilidades
del gerente
frente al Sistema
de Gestión
de la Seguridad y Salud
en el
Trabajo
Control
Inter
no de Gesti
ón
# De elemento
s entregados /# de elemento
s de protecció
n personal
solicitados.
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRAMITES SEGUNDO COMPONENTE: Racionalización de trámites. La Estrategia Anti trámites de la Empresa Social del Estado Hospital San José del Guaviare busca mejorar la calidad de vida de los ciudadanos del Departamento, facilitando el acceso a nuestros servicios, simplificando, estandarizando, eliminando, optimizando y automatizando los trámites existentes, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos. La Estrategia Anti trámites comprende mecanismos encaminados a la racionalización de
trámites, que permitan contar con un servicio eficiente, eficaz y transparente. Esta Ley (Ley 962 de 2005) es una iniciativa gubernamental que establece las directrices fundamentales de la política de racionalización de trámites, que guían las actuaciones de la Administración Pública en las relaciones del ciudadano-empresario con el Estado en sus diferentes niveles, para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones. Así mismo, señala los lineamientos para reducir buena parte de los trámites y procedimientos administrativos que las personas jurídicas y naturales deben hacer ante diferentes entidades del Estado. Este instrumento jurídico se fundamenta en la construcción de una gestión pública moderna y transparente, mediante el fortalecimiento tecnológico, permiten al ciudadano acceder a los servicios públicos de forma ágil y efectiva, genera ahorros en costos y tiempo, evita exigencias injustificadas a los colombianos. La política de racionalización de trámites ha facilitado la realización de las siguientes actuaciones en el Orden Nacional:
o Eliminación de la presentación de certificado de supervivencia para el
cobro de pensiones. Las entidades de la Seguridad Social que requieran
verificar la fe de vida (supervivencia), de una persona podrán hacerlo a
través de la página web del Ministerio de Salud y Protección Social.
o Eliminación de la doble matrícula de los vehículos automotores que han
sido rematados o adjudicados por la DIAN. Para estos casos, se prevé un
traspaso de la propiedad que tendrá como soporte documental el acta de
adjudicación reduciendo tiempo y costos en este tipo de transacciones.
o Prohibición de la exigencia de la presentación de documentos físicos como
el SOAT, la revisión técnico mecánica, la existencia de comparendos por la
comisión de infracciones de tránsito, entre otros, los cuales han sido
migrados al sistema RUNT por quienes generan la información. De esta
manera se reducen los costos y demoras injustificadas en los trámites del
RUNT.
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
Para el Orden Territorial, se podrían eliminar los certificados de permiso de
ocupación, de residencia y nomenclatura, toda vez que los datos de estos
registros públicos se pueden consultar internamente por las entidades que
los solicitan. Se evita de esta manera el desplazamiento de los ciudadanos
y se contribuye a la política de cero papeles.
Identificación En cumplimiento a la ley 962 de 2005 y el decreto 019 de 2012, la E.S.E Hospital San José del Guaviare a través de la oficina de Planeación coordinará las estrategias que permitan la identificación e inscripción de los trámites de la entidad, por lo que se realizará el seguimiento, en las áreas pertinentes, mediante políticas que lidera el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través de la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites. Priorización de Tramites a intervenir: La E.S.E Hospital San José del Guaviare identificara con claridad los trámites, de acuerdo a la demanda e importancia para los usuarios. A través de la página web www.hospitalguaviare.com el usuario encontrara la ruta de realización de los tramites priorizados. Racionalización de trámites. Este componente para la vigencia 2017, busca facilitar el acceso a los servicios que presta la E.S.E Hospital San José del Guaviare, sistematizando los tramites de mayor prioridad y buscado la cercanía entre el usuario y la entidad, con estrategias como:
Actualización permanente de la información de los trámites y servicios de la entidad en las plataformas requeridas para la validación y aprobación de cada tramite o servicio.
Una adecuada manipulación de contenidos que la entidad reporte al PEC, relacionados con la información básica, eventos e información de interés al ciudadano.
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FASES O ETAPAS DE LA POLÍTICA ANTITRÁMITES
Fases Anti trámites Actividades Responsable
Identificación
Inventario de los tramites por área.
Oficina de Planeación, mercadeo y sistemas de información.
Convocar comité de GEL y anti trámite para la socialización y tomas de decisiones
Oficina de Planeación, mercadeo y sistemas de información.
Inscripción
Inscripción de trámites y servicios en el sistema único de información de tramites (SUIT).
Oficina de Planeación, mercadeo y sistemas de información.
Priorización
Realizar un cronograma de actividades por área que evalué cada tramite o servicio y sus respectivos factores internos o externos para ser implementado.
Oficina de Planeación, mercadeo y sistemas de información.
Racionalización Implementación de dos actividades en línea
Oficina de Planeación, mercadeo y sistemas de información.
TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS
1. Generalidades: En términos políticos y de la estructura del Estado, la rendición de cuentas es el conjunto de estructuras (conjunto de normas jurídicas y de instituciones responsables de informar, explicar y enfrentar premios o sanciones por sus actos), prácticas (acciones concretas adelantadas por las instituciones, los servidores públicos, la sociedad civil y la ciudadanía en general) y resultados (productos y consecuencias generados a partir de las prácticas) mediante los cuales, las organizaciones estatales y los servidores públicos informan, explican y enfrentan premios o sanciones por sus actos a otras instituciones públicas, organismos internacionales y a los ciudadanos y la sociedad civil, quienes tienen el derecho de recibir información y explicaciones y la capacidad de imponer sanciones o premios, al menos simbólicos (Schedler 2004; Grant y Keohane
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2005)2 ”. Es preciso reiterar que rendición de cuentas es la obligación y una buena práctica de gestión de un actor de informar y explicar sus acciones a otros, que igualmente tienen el derecho de exigirla, en términos políticos y basados en la organización del Estado. Comprende acciones de información, diálogo e incentivos, que busca la adopción de un proceso permanente de interacción entre servidores públicos y entidades con los ciudadanos donde busca la transparencia en la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de buen Gobierno mediante política adelantada en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación y el Departamento Administrativo de la Función Pública.
En desarrollo de la Ley 489 de 1998, se expidió el decreto 3622 de 2005 en el cual se adopta como una de las políticas de desarrollo administrativo para organismos nacionales, “la democratización de la administración pública, dirigida a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos y servidores públicos en el logro de las metas económicas y sociales del país y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendición social de cuentas y propicien la atención oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad”. Como deber que tienen las autoridades de la administración pública de responder Públicamente, ante las exigencias que haga la ciudadanía, por el manejo de los recursos, las decisiones y la gestión realizada en ejercicio del poder que les ha sido delegado y se traza como objetivo realizar un proceso de rendición de cuentas y participación ciudadana, en donde los interesados interrelacionen con la ESE Hospital San José del Guaviare y se promuevan espacios de participación ciudadana, consolidando la rendición de cuentas como un proceso permanente y participativo de la gestión realizada para de la vigencia 2016, evento que realizara en el primer trimestre del 2017, generando mecanismos, medios, herramientas y espacios efectivos que garanticen el éxito, ofreciendo a la ciudadanía la información clara y oportuna acorde a sus necesidades apoyando su labor de control social.
El ESE Hospital San José del Guaviare, en cumplimiento de los principios de la democracia participativa y publicidad establecidos en la Constitución Política de Colombia, tendrá en cuenta los siguientes aspectos como es: A. Informar públicamente sobre la gestión y garantizar que la ciudadanía
acceda a la información La rendición de cuentas es un derecho de la ciudadanía que le permite hacer la petición de cuentas y vigilar a la administración frente a lo qué ha hecho con las responsabilidades que le fueron delegadas, así como a recibir información comprensible y de interés para ella.
B. Explicar y justificar los actos y decisiones para ejercer las responsabilidades
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La rendición de cuentas a la ciudadanía implica también dar explicaciones y argumentar por qué se toman ciertas decisiones, y explicar sobre el nivel de logro de las acciones adelantadas. A través de la explicación la Administración debe informar honestamente tanto sobre sus logros como de sus errores y limitaciones. Debe explicarse qué se hizo, cómo se hizo, con base en qué diagnósticos e información, con qué fin y qué se logró. C. Estar dispuesto a la evaluación pública en espacios de deliberación con los
ciudadanos
La administración pública debe estar dispuesta a ser evaluada por parte de la
ciudadanía; y en especial a escuchar, atender y valorar los aportes y peticiones de la misma. De esta manera la rendición de cuentas es un escenario de diálogo colectivo que permite la comunicación e intercambio de ideas frente a la gestión de las entidades. D. Incorporar las peticiones ciudadanas a los procesos de diseño y ejecución de
políticas públicas
La administración pública debe estar en capacidad de articular adecuadamente las demandas, necesidades y observaciones generadas en el marco de la Rendición de Cuentas, dentro de los procesos de diseño y ejecución de políticas públicas.
2. Contenidos y aspectos para la rendición de cuentas A. Información Institucional
La información institucional obligatoria es la que debe proporcionar la entidad con base en las responsabilidades asignadas a la entidad en diversas normas y en los compromisos adquiridos por el gobierno en el plan de desarrollo nacional, así como lo establecido en el plan de acción institucional. B. Información de interés para la ciudadanía La entidad debe rendir cuentas sobre los temas que interesan a la ciudadanía, investigando sobre sus preocupaciones, descontentos y necesidades, para identificar los temas de interés ciudadano, la entidad debe obtener la información a través de las siguientes acciones como la clasificación de las quejas y reclamos recibidos, preguntar a los usuarios, grupos de interés y ciudadanía de los temas que son de interés de los ciudadanos y usuarios frente a las entidades públicas los cuales están centrados en la calidad, oportunidad y cobertura de los servicios, en la forma como éstos atienden sus necesidades y derechos. C. Aspectos y contenidos que la entidad comunicará
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No. TEMAS ÁREA
RESPONSABLE
1 Informe Poa Plan De Acción 2016. PLANEACIÓN
2 Producción e Indicadores. ESTADISTICA
3 2 Otros Logros En 2016. PLANEACIÓN
4 Distribución del personal por modalidad de contratación
distribución del personal por área y costos.
TALENTO
HUMANO
5 Comparativo facturación 2015 – 2016. FACTURACIÓN
6 Comparativo cuentas por pagar. TESORERÍA
7 Comportamiento y Estado de la cartera por vigencia. CARTERA
8 Procesos judiciales en contra de la ESE Hospital San José del Guaviare.
Procesos judiciales a favor de la ESE Hospital San José del Guaviare.
Obligaciones pendientes por cancelar.
JURÍDICA
3. Desarrollo de la Estrategia de Rendición de cuentas vigencia 2016.
La Estrategia de rendición de cuentas se realizará a través de una audiencia pública que se realizar en el primer trimestre del 2017 de la vigencia 2016 en coordinación del Gerente de la ESE Hospital San José del Guaviare. Público Objetivo: Toda la comunidad en general del departamento del Guaviare y sus municipios, clientes de la entidad, entes de control, instituciones públicas y privadas del sector de la salud, alcaldías, gobernación y talento humano de la entidad. Medios de convocatoria: Invitación a las instituciones, juntas de acción comunal y agremiaciones
sociales mediante oficio firmado por la gerencia, desde el correo del área de Planeación, Mercadeo y Sistemas de Información.
Medios Institucionales: Buscando en Google los términos: rendición cuentas
hospital Guaviare
En la Página web de la ESE Hospital San José del Guaviare. Espacios de Participación en la parte inferior de la página web de la ESE
Hospital San José del Guaviare
Redes Sociales Oficiales como Facebook: www.facebook.com/hospitalsanjosedelguaviare
Twitter: http://www.twitter.com/esehospitalsjg Volante convocatoria a la comunidad de la rendición de cuentas.
Espacio radial en el programa de la Gobernación del Guaviare donde el gerente de la ESE Hospital San José del Guaviare, invita a la comunidad a la rendición de cuentas.
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Desarrollo de la audiencia.
Acto protocolario.
Presentación del Informe de Rendición de Cuentas.
Espacio de participación de la comunidad en la formulación de preguntas que
se darán respuesta en el transcurso de la audiencia.
4. Matriz de estrategia de rendición de cuentas:
Matriz de estrategia de rendición de cuentas
Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Subcomponente 1 Información de calidad
y en lenguaje comprensible
1.1 Sensibilización al comité técnico
de la estrategia de rendición de cuentas vigencia 2016.
Convocar un comité
técnico para realizar la sensibilización.
Oficina de
Planeación
1 al 10 de
Febrero del 2017.
1.2
Conformación de equipos líder de cada área de la entidad
encargada de la recolección de la información.
Organizar por área de trabajo a través de lideres la información
adherente a las funciones misionales y visiónales de la entidad.
Oficina de
Planeación
10 al 17 de
Febrero del 2017.
1.3 Solicitar la información a
presentar de todas las áreas de la entidad.
Recopilar la información elaborada por cada área de la
entidad que sea pertinente para el proceso de rendición de cuentas.
Oficina de
Planeación
20 al 24 de
Febrero del 2017.
1.4
Elaboración del informe de rendición de cuentas con el consolidado de la vigencia a
presentar.
Elaborar un informe con el consolidado de la información de
todas las áreas de la entidad.
Oficina de Planeación
27 febrero al 10 de marzo del
2017.
1.5
Publicación del informe de rendición de cuentas en medios de comunicación.
La publicación del informe consolidado en la página web institucional de la
ESE Hospital de San José del Guaviare.
Oficina de Planeación
31 de Marzo del 2017.
Subcomponente 2 Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones
2.1
Realizar la convocatoria a participar en la Audiencia
Pública de cuentas de la vigencia.
Elaborar y publicar piezas publicitarias con la información de
la audiencia pública de cuentas de la vigencia.
Oficina de
Planeación
14 a 31 Marzo
del 2017.
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2.2
Realizar la audiencia pública de cuentas con información de la
vigencia anterior en cabeza del gerente de la entidad.
Organizar un espacio de exposición y dialogo con referente a la gestión de la
vigencia 2016 entre el gerente de la entidad y la comunidad.
Oficina de
Planeación
31 de Marzo del
2017.
2.3
Realizar una autoevaluación de la experiencia de la audiencia de Rendición de cuentas Vg
2016.
Elaborar e implementar una herramienta de
evaluación.
Oficina de Planeación
31 de Marzo del 2017.
Subcomponente 3 Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas
3.1
Elaboración de circulares
internas a todos los servidores públicos a participar en los procesos de rendición de cuentas.
Circulares enviadas a
correos institucionales de cada área de la entidad.
Oficina de Planeación
18 de Marzo 2017.
3.2
Elaborar y enviar invitaciones
personales por medio de oficio a entidades públicas, Líderes comunitarios, policía, agremiaciones sociales,
veedurías.
Un listado de Radicaciones de
invitaciones por medio de oficio a entidades públicas, Líderes comunitarios, policía,
agremiaciones sociales, veedurías.
Oficina de Planeación
15 al 23 de Marzo 2017.
Subcomponente 4 Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional
4.1
Hacer seguimiento a las
acciones estipuladas en la estrategia de rendición de cuentas.
Un reporte de
evaluación de la estrategia de rendición de cuentas.
Control Interno 16 de Mayo del 2017.
4.2 Dar Cumplimiento al plan de mejoramiento estipulado por la oficina de control interno.
El radicado del plan
de mejoramiento ejecutado en la oficina de control interno.
Oficina de Planeación
9 de septiembre del 2017.
4.3 Evaluar el plan de mejoramiento radicado por la oficina de planeación.
Una notificación de cumplimiento o no cumplimiento al plan
de mejoramiento.
Control Interno 14 de septiembre del 2017.
4.4
Publicar en la página web la de
la institución los resultados de cumplimiento a la estrategia de rendición de cuentas.
La publicación de los
resultados en la página Web de la entidad.
Oficina de Planeación
31 de diciembre del 2017.
CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
1. Generalidades Este componente centra sus esfuerzos en garantizar el acceso de los ciudadanos, en todo el territorio nacional y a través de distintos canales, a los trámites y servicios de la Administración Pública con principios de información completa y clara, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad, oportunidad en el servicio, y ajuste a las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano. Política liderada por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación La E.S.E Hospital San José del Guaviare dispone de personal quienes trabajan mancomunadamente para brindar información a toda la población, esto con el fin
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de facilitar el acceso a los servicios ofertados y garantizar el derecho al ciudadano de tener acceso a la información, de sugerir y reclamar en la prestación del servicio. En el área de consulta externa se cuenta con el stand de información que cuenta con dos funcionarios quienes contribuyen a que se logre una atención oportuna, se brinda información para la asignación de citas médicas especializadas, horarios y servicios ofertados y atención de población diferencial . El segundo punto de información es la oficina de programación de cirugías ambulatorias, el funcionario brinda información en relación al procedimiento programado y las recomendaciones pre quirúrgicas que debe tener en cuenta
para el día de la cirugía. Se cuenta con correos electrónicos (cexterna@esehospitalsjg.com, siau@esehospitalsjg.com, buzonus@esehospitalsjg.com) para brindar información y orientación al ciudadano acerca de los servicios prestados y dos líneas telefónicas (3223494089 - 3133763034) para la asignación de citas del área rural y urbana. También se ha fortalecido el área de SIAU con dos auxiliares administrativos denominados Agentes SIAU, donde se orienta al usuario, se resuelven dudas, se entrega información oportuna en los servicios de urgencias y hospitalización, en la oficina de coordinación del SIAU se reciben quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones, el Hospital dispone de 9 buzones donde los usuarios tienen el derecho de manifestar inconformidades y/o agradecimientos por medio escrito, a estos formatos se les realiza apertura cada 10 días y lectura cada 15 días en un comité PQRS, estas quejas son enviadas a la coordinación involucrada, quienes dan respuesta dentro de los términos establecidos por la ley al usuario quejoso. Otro medio por el cual se mide la satisfacción al usuario es por medio de las de encuestas de satisfacción en todas las áreas de la institución para medir la calidad en la atención recibida y la opinión de los usuarios en cuanto a comodidad, aseo e infraestructura, esta información es procesada y tabulada con el fin de medir cuan satisfechos se sienten nuestros usuarios en atenciones recibidas en nuestras instalación, siendo un insumo importante para realizar los correctivos pertinentes.
El Hospital San José del Guaviare ha querido definir los mecanismos para lograr brindar una atención con calidad, fundamentada en una serie de principios y valores que garanticen la igualdad de oportunidades y espacios reales para la participación ciudadana en los procesos de la institución, para dar cumplimiento se seguirá fortaleciendo los siguientes instrumentos:
a. Instrumentos:
1. Divulgación a la comunidad en general sobre los deberes y derechos del paciente de la E.S.E hospital san José del Guaviare, en conjunto con los principios y valores institucionales que hagan de la relación institución –
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paciente un trato más cordial y a la vez mejore la imagen institucional ante los usuarios de los servicios de salud.
2. Fortalecimiento la página Web con actualización periódica de información relacionada con los planes, programas y proyectos de la Entidad, portafolio de servicios, horarios y políticas institucionales.
3. Fortalecimiento del sistema de atención al usuario; en cada dependencia se fortalecerá la atención al ciudadano con oportunidad y veracidad de la información de forma presencial, virtual y vía telefónica, incentivando las relaciones de respeto y buscando la imagen institucional ante el ciudadano.
4. Presentación de quejas, reclamos o sugerencias las cuales serán sacadas de los buzones y presentadas ante los miembros del Comité de PQRS para que cada coordinador de área gestione la respuesta al usuario y realicen los planes de mejoramiento a las áreas que correspondan.
5. Funcionamiento de los buzones físicos ubicados en la Entidad, los cuales serán abiertos en presencia de un presentante de los usuarios, área de control interno de gestión, trabajador social, las cuales serán presentadas por el SIAU a los integrantes del Comité de PQRS.
6. Fomentar el uso del link quejas y reclamos de la página Web institucional donde se puede recibir los requerimientos y/o sugerencias por parte del ciudadano, este proceso estará a cargo del SIAU, quien será el responsable de presentarlas ante los miembros del Comité de PQRS quienes buscaran las soluciones respectivas y realizaran el respectivo seguimiento y control.
b. Matriz de estrategia de atención al ciudadano:
MATRIZ DE ESTRATEGIA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Subcomponente Actividades Meta o
Producto Responsable Fecha
programada
Subcomponente 1 estructura
administrativa y direccionamiento
estratégico.
1.1
Destinar presupuesto para la contratación del personal de atención al usuario.
Personal contratado para el área de SIAU. 1 profesional líder del área y 3 auxiliares administrativos.
gerencia Enero de
2017
1.2
Fortalecer el uso el link de PQRS de la página web institucional para facilitar al
link de PQRS en página web institucional
Gobierno en línea y
coordinación consulta externa
Marzo 2017
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usuario interponer algún requerimiento.
Subcomponente 2
Fortalecimiento de los canales de
atención
1.1
contratar a personal para desempeñarse como Agente SIAU en los servicios de urgencias y hospitalización que realicen
funciones de canales de atención e información.
2 agentes SIAU contratados
talento humano
Enero-17
1.2
Gestionar para que en el Plan Institucional de Capacitación incluyan temáticas relacionadas con el mejoramiento del servicio al ciudadano.
1 capacitación semestral para el personal de la institución sobre cultura de servicio al ciudadano.
talento humano - gerencia
Enero 2017
1.3
realizar encuestas de satisfacción a una muestra de pacientes atendidos en los diferentes servicios de la institución.
Informe de porcentaje de satisfacción de los usuarios por área y/o servicio recibido.
coordinación SIAU
4 informes trimestrales
2. COMPONENTE QUINTO: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION
La Empresa Social del E.S.E Hospital San José del Guaviare proporciona y facilita
el acceso a la información pública, aplicando los principios del buen gobierno
abierto, transparencia activa, permitiendo que la información este disponible en
formatos accesibles para los interesados en ella y buscando los beneficios de ley
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1712 de 2014, por lo que se tendrán los siguientes estándares y estrategias para
su publicación y acceso:
a. Estándares para publicar información.
Acciones.
1. Elaborar y adoptar un procedimiento para la solicitud y requerimientos de
cada área responsable del suministro de la información veraz y oportuna para
la debida publicación de la página web y redes sociales.
2. Elaborar una matriz de chequeo para realizar el seguimiento de la información
al ser cargada a la página.
INFORMACIÓN A PUBLICAR
CRITERIOS RESPONSABLE PRODUCCIÓN INFORMACIÓN
RESPONSABLE RECEPCIÓN Y CARGA DE INFORMACIÓN
PERIODICIDAD ACTUALIZACIÓN
Registro de Activos de Información.
Todas las Áreas
Planeación, Mercadeo y Sistemas de Información
Anual
Información Básica por Área y por Comités.
Todas las Áreas
Planeación, Mercadeo y Sistemas de Información
Anual
Resoluciones. Gerencia Planeación, Mercadeo y Sistemas de Información
Trimestral
Manual de funciones.
Perfiles de los servidores públicos principales.
Directorio de Servidores Públicos y
Contratistas.
Evaluación del desempeño.
Acuerdos de Gestión.
Ofertas de empleo.
Talento Humano
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Presupuesto aprobado en ejercicio
Información histórica de presupuestos
Estados financieros.
Plan Anual de Adquisiciones.
Subgerencia Administrativa y Financiera
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Semestral
Contratación, Normatividad,
políticas y lineamientos.
Jurídica Planeación, Mercadeo y Sistemas de Información
Trimestral
Los informes de gestión, evaluación,
planes de mejoramiento, plan anticorrupción y auditoría.
Control Interno de Gestión
Planeación, Mercadeo y Sistemas de Información
Trimestral
Informe de PQRD.
SIAU - Sistema de Información y Atención al Usuario
Planeación, Mercadeo y Sistemas de Información
Trimestral
Organigrama.
Misión y visión.
Políticas.
Objetivos y funciones. Directorio de entidades.
Plan de acción Institucional
Acuerdos de Gestión
Plan bianual de
inversiones
Proyectos en gestión y ejecución.
Plan de Gestión Integral del Riesgo.
Rendición de cuentas
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Planeación, Mercadeo y Sistemas de Información
Anual
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Informes RIPS
Indicadores de producción
Trámites y Servicios.
Plan de comunicaciones
Caracterización de usuarios
Manual editorial
Plan institucional de archivo PINAR.
Tablas de retención documental.
Archivo Central Planeación, Mercadeo y Sistemas de
Información
Anual
Mapa de Procesos y Procedimientos.
Formatos.
Listado Maestro de Documentos.
Sistema de Gestión de la Calidad
Planeación, Mercadeo y Sistemas de Información
Anual
b. Estrategias para la divulgación y canales de acceso a la
información
ESTRATEGIA MEDIO DE DIVULGACIÓN
DESCRIPCIÓN
Medio Oficiales Institucionales
Página web de la ESE hospital san José del Guaviare
En el inicio de la página web www.hospitalguaviare.com ingresando al link ley de transparencia se pueden acceder a la información pública de acuerdo a lo estipulado en la ley 1712 de 2014
Redes Sociales Facebook Utilización de la Redes Sociales Oficiales como Facebook www.facebook.com para la publicación de invitación a eventos, ofertas de empleo, publicación de video institucional, etc.
Medios Audiovisuales
Videos Institucionales Publicación de videos institucionales y demás contenidos que son de importancia, en pantallas disponibles.
c. Matriz de estrategia de transparencia y acceso a la información:
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Matriz de estrategia de Transparencia y Acceso a la Información
Subcomponente Actividades Meta o producto
Indicadores Responsable Fecha programada
Subcomponente 1 Lineamientos de Transparencia Activa
1.1
Publicación de la información mínima según estándares de la Ley 1712 de 2014 y Gobierno en Línea.
10
número de temas recepcionados / número de temas publicados
Planeación 30/04/2017
1.2 Registro de Activos de Información.
1
registro consolidado/ registro publicado
Planeación 30/04/2017
1.3
Índice de Información Clasificada y/o Reservada
1
índice consolidado / índice publicado
Planeación 30/04/2017
1.4 Esquema de Publicación
1
esquema consolidado / esquema publicado
Planeación 30/05/2017
1.5 Programa de Gestión Documental
1 PGD consolidado / PGD publicado
Archivo 30/05/2017
1.6 Tablas de Retención Documental
1 TRD consolidada / TRD publicada
Archivo 30/05/2017
Subcomponente 2 Lineamientos de Transparencia Pasiva
2.1
informe de Peticiones, Quejas y Reclamos y Solicitudes
1
Informe consolidado / Informe publicado
SIAU 30/06/2017
2.2
Respuesta a Peticiones, Quejas y Reclamos y Solicitudes
1
No de peticiones / No de Respuestas tramitadas
SIAU 30/06/2017
Subcomponente 3 Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información
3.1
Documento Excel Registro de Activos de Información
1
documento diseñado / documento consolidado
Planeación 31/07/2017
3.2
Documento Excel Índice de Información Clasificada
1
documento diseñado / documento consolidado
Planeación 31/07/2017
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y/o Reservada
3.3
Documento Excel Esquema de Publicación
1
documento diseñado / documento consolidado
Planeación 31/07/2017
3.4
Documento Word PGD- Programa de Gestión Documental
1
documento diseñado / documento consolidado
Archivo 30/08/2017
3.5
Documento Excel TRD -Tablas de Retención Documental
1
documento diseñado / documento consolidado
Archivo 30/08/2017
Subcomponente 4 Criterio diferencial de accesibilidad
4.1
Publicación de la información en diferentes formatos
1
No temas publicados / No de formatos utilizados
Planeación 30/09/2017
4.2 Accesibilidad en medios electrónicos
1
No de medios electrónicos utilizados / No publicaciones por medios electrónico
Planeación 30/09/2017
4.3
Accesibilidad a espacios físicos para población en situación de discapacidad
1
No de espacios físicos existentes/ No de espacios físicos habilitados
Mantenimiento 31/10/2017
Subcomponente 5 Monitoreo del Acceso a la Información Pública
5.1
Solicitudes de Información publica recibidas
100%
número de solicitudes recibidas / número de solicitudes tramitadas
control interno de gestión
30/11/2017
5.2
solicitudes que fueron trasladadas a otra institución
100%
número de solicitudes trasladadas a otra institución / número de solicitudes tramitadas
control interno de gestión
30/11/2017
5.3 tiempo de respuesta a cada solicitud
100%
No de respuestas entregadas / tiempo de respuesta
control interno de gestión
30/12/2017
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
San José Del Guaviare. Calle 12 Carrera 20 - B. La Esperanza, TEL: (98) 5840045 – 5840168 FAX: 5840532 – 5849155
Página Web www.hospitalguaviare.com | Correo Electrónico – planeacion@hospitalguaviare.com
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
5.4
Solicitudes en las que se negó el acceso a la información
100%
número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información/ número de solicitudes tramitadas
control interno de gestión
30/12/2017
COMPONENTE SEIS: ESTRATEGIAS ADICIONALES
Se tendrá la total disposición de la alta gerencia para la búsqueda constante en
minimizar la corrupción mediante la implementación de políticas que contrarresten prácticas de corrupción, se mantener un sistema efectivo de controles internos, se actualizará y se tendrá en cuenta el código de ética de la ESE Hospital San José del Guaviare como instrumento y documento de apoyo para su empoderamiento del recurso humano lo cual nos permite contrarrestar los riesgos de corrupción de la institución. ESTRATEGIA DE DIVULGACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL PLAN Se divulgará a través de diferentes medios de comunicación el plan anticorrupción y de atención al usuario como son página web, oficina de atención al usuario, correo institucional y comunicados internos, facilitando así mecanismos de participación ciudadana y comunidad en general, en sus programas planes y proyectos que adelante la ESE Hospital San José del Guaviare. MATRIZ DE PROGRAMACIÓN DEL PLAN
COMPONENTE
ACTIVIDAD
FECHA
Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su
manejo.
Seguimiento de los Riesgos de Corrupción.
16/05/2017 14/09/2017 13/01/2017
Análisis y valoración de los riesgos de corrupción.
13/01/2017
Estrategia Anti trámite
Revisar la actualización de la estratégica.
31/12/2016
Rendición de Cuentas
Elaborar el cronograma y
metodología de Rendición de Cuentas.
31/03/2016
POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
GERENCIA
San José Del Guaviare. Calle 12 Carrera 20 - B. La Esperanza, TEL: (98) 5840045 – 5840168 FAX: 5840532 – 5849155
Página Web www.hospitalguaviare.com | Correo Electrónico – planeacion@hospitalguaviare.com
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Revisar los procedimientos de atención y servicio al ciudadano.
31/12/2016
Transparencia y acceso a la
información
Revisar la facilidad de los medios de
acceso e información al ciudadano
31/12/2016
Elaboro: Yanira Sierra Cargo: -Prof. Esp .Planeación
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