porque o trabalho foi realizado? - pesquisa · a política de assistência estudantil - paes do...
Post on 14-Feb-2019
215 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-
Geral da União
RELATÓRIO Nº 201603130
QUAL FOI O TRABALHO REALIZADO?
Foi realizada auditoria para avaliação da execução do Programa Nacional de Assistência Estudantil – PNAES pelo Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia no Acre – IFAC.
A auditoria objetivou, mais
especificamente, verificar: i) a
adequabilidade dos
mecanismos de controles
internos administrativos nas
fases de planejamento,
execução, controle e
avaliação do PNAES; ii) se há
setor responsável pela
execução da política pública
devidamente estruturado
(normativa e fisicamente); iii)
se os controles
administrativos relativos à
seleção de alunos e sobre os
pagamentos efetuados são
eficientes; iv) se a divulgação
do programa é eficiente,
atingindo o público alvo da
política; e v) se os critérios de
seleção dos beneficiários são
adequados.
PORQUE O TRABALHO FOI REALIZADO?
O trabalho no Instituto Federal de Educação, Ciência e
Tecnologia no Acre – IFAC insere-se no âmbito das
auditorias de Acompanhamento dos Resultados da Gestão
desenvolvidas pela CGU para a avaliação de órgãos e
entidades da Administração Pública do Poder Executivo
Federal.
O Plano Nacional de Assistência Estudantil – PNAES foi
selecionado por estar estreitamente relacionado à missão
institucional do IFAC: “educar, inovar e interagir com a
sociedade promovendo inclusão, emancipação, cidadania e
desenvolvimento sustentável”.
QUAIS AS CONCLUSÕES ALCANÇADAS? QUAIS RECOMENDAÇÕES FORAM EMITIDAS?
Foram detectados aspectos que se constituem em
obstáculos à efetividade da política pública no âmbito da
Instituição, tendo sido emitidas, dentre outras, as seguintes
recomendações para superação das inconsistências: i)
elaboração de regulamento específico, permanente e
suficientemente detalhado, que disponha sobre aspectos
essenciais dos programas de assistência estudantil; ii)
instalação de software de gestão acadêmica para controle
de informações educacionais e administrativas; iii)
desenvolvimento de sistema informatizado para o
gerenciamento das ações desenvolvidas no âmbito do
Pnaes, associado ao software de gestão acadêmica do
Instituto; iv) elaboração de manual para detalhar todas as
etapas de execução das ações de assistência estudantil, de
acordo com as especificidades de cada programa,
estabelecendo fluxos, mecanismos e rotinas/controles
administrativos; v) implantação de procedimentos, rotinas e
responsabilidades para acompanhamento permanente e
avaliação sistemática dos índices e das razões de evasão,
desistência ou retenção dos discentes matriculados no
Instituto; v) definição de indicadores e metas de eficiência,
eficácia e efetividade aplicáveis aos Programas da Política
de Assistência Estudantil, a fim de possibilitar avaliação
efetiva e sistemática das ações implantadas; vi)
estabelecimento de estrutura padrão de relatórios e
apresentação de dados, visando à avaliação sistemática dos
resultados dos programas da assistência estudantil,
considerando os resultados e impactos das ações
implantadas.
Unidade Auditada: INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E
TECNOLOGIA DO ACRE
Exercício: 2016
Processo:
Município: Rio Branco - AC
Relatório nº: 201603130
UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO
ACRE
_______________________________________________
Análise Gerencial
Senhor Chefe da CGU-Regional/AC,
Por meio deste relatório, apresentam-se os resultados do trabalho de Avaliação dos
Resultados da Gestão no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre –
Ifac realizado de acordo com os preceitos contidos na Ordem de Serviço n.º 201603130
e em atendimento ao inciso II do Art. 74, da Constituição Federal de 1988, de acordo
com o qual cabe ao Sistema de Controle Interno: “comprovar a legalidade e avaliar os
resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e
patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal”.
1. Introdução
Os trabalhos foram realizados na sede do Instituto Federal de Educação, Ciência e
Tecnologia do Acre - Ifac, localizada no município de Rio Branco - AC, objetivando o
acompanhamento preventivo dos atos e fatos de gestão ocorridos no período de 1 de
janeiro de 2015 a 31 de julho de 2016. Para tanto, foi selecionado o macroprocesso
associado à Política de Assistência Estudantil - Paes do Ifac, instituída por meio da
Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, e desenvolvida no
âmbito do Programa Nacional de Assistência Estudantil - Pnaes, nos termos do Decreto
nº 7.234, de julho de 2010.
O Pnaes é o programa governamental implantado para apoiar a permanência de
estudantes de baixa renda matriculados em cursos presenciais de instituições federais de
ensino superior e técnico, viabilizando a igualdade de oportunidades entre todos os
estudantes e contribuindo para a melhoria do desempenho acadêmico, a partir de
medidas que buscam combater situações de repetência e evasão.
O macroprocesso foi selecionado por estar estreitamente relacionado à missão
institucional da unidade: “educar, inovar e interagir com a sociedade promovendo
inclusão, emancipação, cidadania e desenvolvimento sustentável”.
Para este trabalho de avaliação foram adotadas as seguintes ações: i) emissão de
solicitação de auditoria para obtenção de documentos, informações e esclarecimentos;
ii) fiscalização in loco na sede da instituição; e iii) análise dos processos e
procedimentos adotados pela instituição.
Os trabalhos de campo foram realizados no período de 12 a 30 de setembro de 2016, em
estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.
Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.
2. Resultados dos trabalhos
A abordagem adotada pela CGU objetivou responder às seguintes questões de auditoria,
referentes ao macroprocesso desenvolvido no âmbito do Programa Nacional de
Assistência Estudantil - Pnaes, nos termos do Decreto nº 7.234, de julho de 2010, pelo
Ifac:
1. Os mecanismos de controles internos administrativos nas fases de planejamento,
execução, controle e avaliação, no âmbito do setor responsável pela gestão do Pnaes,
estão adequados?
1.1. O setor responsável pela execução da política pública no âmbito do Ifac está
devidamente estruturado, com estabelecimento de normas, de responsabilidades e de
qualificação para as atividades inerentes?
1.2. Os controles administrativos relativos à seleção de alunos e sobre os pagamentos
efetuados no âmbito do Pnaes são eficientes?
2. A escolha das áreas de atuação e aplicação dos recursos do Pnaes está de acordo com
as modalidades previstas no Decreto 7.234/2010 e foram fundamentadas em estudos e
análises relativas à demanda social?
3. A divulgação do programa é eficiente, atingindo o público alvo da política?
4. Os critérios de seleção estão adequados, atendendo aos princípios estabelecidos no
Decreto nº 7.234/2010, em particular quanto ao critério renda?
5. A IFES realiza avalição quanto ao resultado do programa?
6. Existem critérios de contrapartida, estabelecidos pelo Ifac, para a manutenção do
benefício (exemplo: desempenho acadêmico mínimo, frequência mínima)?
2.1 Os mecanismos de controles internos administrativos nas fases de
planejamento, execução, controle e avaliação, no âmbito do setor responsável pela
gestão do Pnaes, estão adequados?
A Política de Assistência Estudantil - Paes do Instituto Federal de Educação, Ciência e
Tecnologia do Acre – Ifac é definida, em suas diretrizes e normas gerais, por meio da
Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015.
Nos termos do artigo 5º da Resolução, a Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil –
Dsaes é a principal responsável pelas ações da Paes, executadas no âmbito do Programa
Nacional de Assistência Estudantil - Pnaes, instituído pelo Decreto nº 7.234, de julho de
2010.
A Diretoria atua normatizando e implementando os programas de assistência estudantil
do Ifac, por meio das coordenações de apoio socioeconômico e de acompanhamento de
programas de assistência estudantil. Para a execução dos editais seletivos,
acompanhamento e monitoramento dos beneficiários e prestação de contas das ações
implementadas, a Dsaes conta com as equipes técnicas-multiprofissionais dos núcleos
de assistência estudantil de cada campus.
Em relação aos mecanismos de controles internos administrativos utilizados na
execução das ações de assistência estudantil do Ifac, foi avaliado se o setor responsável
pela execução da política pública no âmbito da Ifac estava devidamente estruturado,
com estabelecimento de normas, de responsabilidades e de qualificação para as
atividades inerentes.
Nesse ponto, foi verificado que o número de servidores à disposição das atividades de
assistência estudantil estava adequado. Cada equipe contava com, no mínimo, três
profissionais. O campus da Baixada do Sol, de menor extensão, foi o único em que a
equipe do núcleo de assistência era composto por apenas dois membros.
No entanto, foi constatado que a qualificação das equipes responsáveis pelas ações de
assistência estudantil não está totalmente adequada às previsões normativas da
Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015. No caso, três núcleos
de assistência estudantil e a própria Dsaes não contavam com as três especialidades
definidas para composição ideal das equipes técnicas-multiprofissionais.
Também foi constatada a insuficiência das normas e regulamentos do Ifac para definir e
detalhar adequadamente questões essenciais para caracterização dos programas
implementados no âmbito da Política de Assistência Estudantil do Instituto, em
especial, daqueles que envolvem a seleção dos beneficiários. A ausência de normas
permanentes para regulamentação dessas questões foi considerada ponto crítico.
Além disso, questões operacionais importantes como o detalhamento das etapas de
execução das ações e a definição das rotinas/controles administrativos para seleção,
acompanhamento e monitoramento de beneficiários e pagamentos dos benefícios,
também não encontram respaldo adequado em regulamentos do Ifac.
Somado à detecção de rotinas de execução mal definidas, foi constatada a inexistência
de um sistema informatizado para execução dos programas de assistência estudantil do
Ifac. Com isso, todo o processo, desde a etapa de inscrição até ao pagamento dos
benefícios, acaba sendo realizado manualmente.
Noutro ponto, os controles administrativos existentes, relativos à seleção de alunos e
aos pagamentos efetuados no âmbito do Pnaes revelaram-se ineficientes.
No caso, a seleção para concessão dos benefícios costuma ser realizada por meio da
análise socioeconômica dos discentes, a partir da verificação de documentos
comprobatórios.
Em relação a isso, com base na documentação comprobatória entregue pelos candidatos,
constante dos arquivos dos processos seletivos, constatou-se a ocorrência de não
atendimento aos critérios de seleção estabelecidos no Decreto nº 7.234, de 19 de julho
de 2010, em especial, àquele relacionado à renda.
Por outro lado, a Diretoria afirmou que o fluxo de comprovações e pagamento consta de
todos os editais. Além disso, disse que o acompanhamento e o monitoramento são
realizados por meio de consulta aos coordenadores de curso e ao registro escolar de
cada campus, sendo observada a frequência do estudante e seu rendimento escolar. Por
fim, esclareceu que os pagamentos são realizados através de ordem bancária, a partir da
conferência das planilhas encaminhadas pelos núcleos de assistência dos campi.
No entanto, a partir da análise de processos de pagamentos, foram constatadas
deficiências na execução dos mecanismos de controle no acompanhamento e
monitoramento de beneficiários para fins de pagamentos dos benefícios. Isso porque as
parcelas são pagas independentemente de comprovação mensal da contrapartida dos
alunos.
Além disso, a tempestividade e frequência dos pagamentos dos benefícios demonstrou-
se irregular, seja por descontinuidade de pagamento em períodos letivos regulares, por
realização de pagamentos em períodos de paralização ou por acúmulo de duas ou mais
parcelas de auxílio financeiro.
##/Fato##
2.2 A escolha das áreas de atuação e aplicação dos recursos do Pnaes está de
acordo com as modalidades previstas no Decreto 7.234/2010 e foram
fundamentadas em estudos e análises relativas à demanda social?
Durante os exercícios de 2015 e 2016, o Ifac publicou editais relativos a bolsa
permanência, pró-cultura, pró-esporte, e de monitoria. Esses editais abrangem a área de
alimentação, transporte, cultura, esporte e apoio pedagógico. As áreas desenvolvidas
estão listadas no Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010. Todavia, os valores pagos a
título de benefício, o quantitativo de bolsas e as áreas de atuação não foram definidas
por meio de estudos relativos à demanda social.
Também se verificou que parte dos recursos são utilizados para a ajuda de custo de
estudantes na participação em congressos, seminários ou jogos universitários. Embora
esses eventos estejam dentro das áreas definidas no Decreto nº 7.234/10, a Diretoria de
Assistência Estudantil não os inclui em um calendário acadêmico e não os desenvolve
como uma política contínua, baseada nas demandas da classe estudantil.
#/Fato##
2.3 A divulgação do programa é eficiente, atingindo o público alvo da política?
Foram realizados exames com o objetivo de verificar se a Ifes divulga adequadamente o
Programa junto ao público alvo. A metodologia consistiu na análise de documentos
relacionados aos editais de assistência estudantil publicados nos exercícios de 2015 e
2016, bem como de entrevistas com servidores lotados nos Núcleos de Assistência
Estudantil e na Diretoria de Assistência Social.
Com a apuração dos dados foi possível verificar que, embora a Instituição tenha
informado que soluções estão em processo de construção, ainda não existem diretrizes
que orientem as ações a serem desenvolvidas para a divulgação dos editais do Pnaes, o
que prejudica a publicidade e, por conseguinte, o atingimento do público alvo do
programa.
Em alguns campi, como os de Rio Branco e o da Baixada do Sol, a ociosidade das vagas
foi alta, perfazendo índices superiores a 50% no caso dos Editais nº 1/2015/PROAE e nº
1/2016/DSAES. Nos campi menores a participação dos estudantes perfez índices
melhores. Entre os exercícios de 2015 e 2016 também se percebe um aumento de
participação de estudantes e diminuição do percentual de ociosidade de vagas.
##/Fato##
2.4 Os critérios de seleção estão adequados, atendendo aos princípios estabelecidos
no Decreto nº 7.234/2010, em particular quanto ao critério renda?
Em relação à adequação dos critérios de seleção, quanto ao atendimento aos princípios
estabelecidos no Decreto nº 7.234/2010, em particular quanto ao critério renda, foram
constatadas irregularidades relacionadas aos processos seletivos de discentes para os
Programas Pró-Cultura e Pró-Esporte.
No caso, verificou-se que os critérios adotados nos processos seletivos de 2016,
relativos aos programas “Pró-esporte” e “Pró-Cultura”, vão de encontro ao artigo 5º do
Decreto n° 7.234, de 19 de julho de 2010, por não garantirem o atendimento prioritário
aos estudantes oriundos da rede pública de educação básica ou com renda familiar per
capita de até um salário mínimo e meio e por não fixarem outros requisitos para a
seleção de beneficiários.
##/Fato##
2.5 O Ifac realiza avaliação quanto ao resultado do programa?
No tocante à avaliação dos resultados dos programas de assistência estudantil, quanto à
eficácia, eficiência e efetividade, constatou-se a deficiência dos produtos que
consolidam os resultados do Programa e a ausência de indicadores e metas para o seu
acompanhamento.
Além disso, não foram verificados procedimentos para controle das taxas de evasão e
retenção dos alunos matriculados no Instituto. No caso, o Ifac não executa uma rotina
permanente de avaliação dos índices e razões para evasão e retenção dos discentes, além
de não utilizar critérios consistentes para definir o momento exato em que um aluno é
considerado evadido ou retido.
Como consequência, não foram encontradas informações quanto à evolução das taxas
de sucesso e de evasão entre os alunos assistidos com recursos do Pnaes ou registro de
avaliação sistemática dos fatores que contribuem para o insucesso (evasão/retenção)
entre os alunos atendidos pelos programas de assistência estudantil. Não foi apresentado
um relatório gerencial pela Dsaes, em que constasse a consolidação das informações e
análise geral do desempenho de todos os campi.
##/Fato##2.6 Existem critérios de contrapartida, estabelecidos pelo Ifac para a manutenção
do benefício (exemplo: desempenho acadêmico mínimo, frequência mínima)?
O Ifac estabeleceu alguns critérios de contrapartida nos editais de seleção lançados para
concessão de auxílios financeiros (chamados de condições de permanência), a depender
do tipo de ação assistencial desenvolvida, seja para fins de pagamento ou de
manutenção dos benefícios.
Dentre eles estão: manutenção de situação de vulnerabilidade socioeconômica;
frequência mínima de 75% nas atividades acadêmico-pedagógicas, proporcional a cada
bimestre; nota igual e/ou superior à média bimestral definida pela instituição; frequência
regular em atividades e eventos esportivos e culturais; e, cumprimento de planos de
monitoria ou plano de trabalho de projeto de extensão acadêmica.
Todavia, após a análise dos regulamentos da Paes e das cláusulas desses editais,
constatou-se a insuficiência na normatização desses critérios e dos mecanismos de
acompanhamento e comprovação, bem como, a inadequação de alguns deles, em razão
de falta de atendimento à finalidade dos programas definidos na política e a disposições
do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010, que regulamenta o Pnaes.
##/Fato##
3. Conclusão
Verificou-se, por meio do presente trabalho, que aspectos do macroprocesso finalístico
como a execução de programas que visam complementar as práticas educacionais
regulares, fomentando igualdade de oportunidades para o desempenho de atividades
esportivas, sociais e culturais, contribuem para o alcance da missão da unidade.
Sendo assim, além de executar programas de natureza tipicamente social, por meio da
concessão de auxílios financeiros a estudantes em condição de vulnerabilidade social
e/ou econômica, o Ifac também se preocupou em ampliar a participação dos alunos em
atividades extracurriculares, no intuito de fomentar a inclusão sócio profissional e a
formação cidadã aos jovens.
Por outro lado, foi constatado que os seguintes aspectos constituem obstáculos para o
atingimento da sua missão:
insuficiência das normas permanentes do Ifac para definir e detalhar os
auxílios/benefícios desenvolvidos no âmbito do programa de assistência
estudantil;
adoção de planejamento empírico, com distribuição orçamentária incremental,
fundamentada apenas no divisão do ano anterior e no número de alunos
matriculados no período vigente, sem utilização de estudos de demanda ou de
análise dos resultados quanto a efetividades dos programas para a definição do
plano de ação da Diretoria;
ausência de manuais e regulamentos para detalhamento das etapas de execução
das ações e definição das rotinas/controles administrativos para seleção,
acompanhamento e monitoramento de beneficiários e pagamentos dos auxílios;
ausência de sistema informatizado para gestão acadêmica e gerenciamento da
Política de Assistência Estudantil;
pagamento de auxílios independentemente da comprovação do cumprimento dos
critérios de contrapartida e sem a regularidade temporal esperada;
utilização de recursos do Pnaes para pagamento de apólice de seguro estudantil,
sem amparo na legislação do programa;
ausência de controle sobre as taxas de evasão e retenção dos discentes e
insuficiência de critérios para definir o momento em que um aluno é considerado
evadido;
ausência de avaliação sistemática dos resultados dos programas da assistência
estudantil;
insuficiência de critérios de contrapartida para manutenção dos benefícios
financeiros em relação às finalidades específicas dos programas da Política de
Assistência Estudantil.
Nesse contexto, conclui-se que, para que a unidade cumpra adequadamente a sua
missão institucional, é necessária a adoção de medidas como:
elaboração de regulamento específico, permanente e suficientemente detalhado,
a ser levado à deliberação do Conselho Superior da instituição, que disponha
sobre aspectos essenciais dos programas de assistência estudantil;
instalação de software de gestão acadêmica para controle de informações
educacionais e administrativas, a fim de reduzir os frágeis controles manuais
existentes;
desenvolvimento de sistema informatizado para o gerenciamento das ações
desenvolvidas no âmbito do Pnaes, associado ao software de gestão acadêmica
do Instituto;
elaboração de manual para detalhar todas as etapas de execução das ações de
assistência estudantil, de acordo com as especificidades de cada programa,
estabelecendo fluxos, mecanismos e rotinas/controles administrativos;
implantação de procedimentos, rotinas e responsabilidades para
acompanhamento permanente e avaliação sistemática dos índices e das razões de
evasão, desistência ou retenção dos discentes matriculados no Instituto;
definição de indicadores e metas de eficiência, eficácia e efetividade aplicáveis
aos Programas da Política de Assistência Estudantil, a fim de possibilitar
avaliação efetiva e sistemática das ações implantadas;
estabelecimento de estrutura padrão de relatórios e apresentação de dados,
visando avaliação sistemática dos resultados dos programas da assistência
estudantil, considerando os resultados e impactos das ações implantadas.
As recomendações registradas neste relatório serão acompanhadas por meio do Plano de
Providências Permanente da Unidade.
______________________________________________
Ordem de Serviço nº 201603130
1 GESTÃO OPERACIONAL
1.1 Avaliação dos Resultados da Gestão
1.1.1 Achados de Auditoria
1.1.1.1 INFORMAÇÃO
Composição inadequada das equipes responsáveis pela gestão e execução das ações
de assistência estudantil do Ifac.
Fato
Foram realizados exames para avaliar se setor responsável pela execução do Pnaes no
âmbito da Ifac está devidamente estruturado quanto à suficiência e adequação de
recursos humanos. Para isso, verificou-se a relação dos colaboradores lotados na
Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil – DSAES e nos Núcleos de Assistência
Estudantil nos campi, encaminhada por meio do Ofício nº 477/2016/GABIN/IFAC, de
08 de setembro de 2016.
Em análise, foi constatado que a composição das equipes em atuação nas ações de
assistência estudantil não está adequada às previsões normativas da Resolução nº
033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, que dispõe sobre a Política de
Assistência Estudantil e da Resolução nº 032/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de
2015, que dispõe sobre as atribuições da equipe Técnica-Multiprofissional do Instituto
Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre – Ifac.
Abaixo, segue a relação de colaboradores ligados as atividades de assistência estudantil
em cada campus:
Quadro: Composição das equipes de Assistência Estudantil.
Setor/
Campus Formação Cargo
Período de
Atuação no
Setor
Cargo ou Função
Comissionada Atividade
DSAES Assistente
Social Assistente Social 24 meses CD-03 Finalística
DSAES Assistente
Social Assistente Social 08 meses FG2 Finalística
DSAES Assistente
Social Assistente Social 14 meses FG2 Finalística
DSAES Assistente em
Administração
Assistente em
Administração 14 meses -
Apoio
Administrati
vo
Tarauacá Serviço Social Assistente Social 5 meses - Finalística
Tarauacá Psicologia Psicóloga 19 meses Diretora de
administração Finalística
Tarauacá Letras Língua
Inglesa
Técnica em
Assuntos
Educacionais
15 meses - Finalística
Rio
Branco Serviço Social Assistente Social 14 meses - Finalística
Rio
Branco Psicologia Psicólogo 36 meses - Finalística
Rio
Branco Serviço Social Assistente Social 19 meses - Finalística
Baixada Psicologia Psicólogo 04 anos e
10 meses - Finalística
Baixada Serviço Social Assistente Social 15 meses - Finalística
Sena
Madureira Serviço Social Assistente Social 15 meses - Finalística
Sena
Madureira Pedagogia Pedagogo 9 meses - Finalística
Sena
Madureira Psicologia Psicólogo 36 meses
Coord. Atenção à
Saúde e Qualidade
de Vida
Finalística
Cruzeiro
do Sul Letras Português
Téc. Assuntos
Educacionais 12 meses - Finalística
Cruzeiro
do Sul Serviço Social Assistente Social 65 meses - Finalística
Cruzeiro
do Sul Serviço Social Assistente Social 14 meses - Finalística
Cruzeiro
do Sul
Téc.
Enfermagem
Téc.
Enfermagem 5 meses - Finalística
Cruzeiro
do Sul Psicologia Psicólogo 37 meses - Finalística
Xapuri Serviço Social Assistente Social 4 meses - Finalística
Xapuri Ciências
Biológicas
Téc. Assuntos
Educacionais 11 meses - Finalística
Xapuri Pedagogia Pedagogo 18 meses - Finalística
Fonte: Ofício nº 477/2016/GABIN/IFAC, de 08 de setembro de 2016 e informações complementares da
Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil – DSAES.
Vale esclarecer que a Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC prevê em seu art. 5º que
as ações da assistência estudantil do Ifac serão desenvolvidas e gerenciadas no âmbito
da Reitoria pela equipe da Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil – DSAES, e
nos campi por uma Coordenação Técnica-multiprofissional composta, minimamente,
por pedagogo e/ou técnico em assuntos educacionais, psicólogo e assistente social,
sendo o coordenador um dos membros da equipe.
Já a Resolução nº 032/2015 – CONSU/IFAC dispõe em seu art. 2° que a equipe técnica
multiprofissional do Ifac deve atuar em sentido dinâmico, visando aproximar os
conhecimentos comuns, que permeiam ou interligam os saberes entre a Psicologia,
Pedagogia e o Serviço Social. Já no art. 8° a norma prevê que em cada campus do Ifac e
na DSAES haverá uma coordenação técnico-multiprofissional responsável pela
implementação, acompanhamento e monitoramento da Política de Assistência
Estudantil.
Considerando o conteúdo dessas resoluções, foi constatado que as equipes de
assistência estudantil dos Campi Rio Branco e Baixada do Sol não contam com
pedagogos e que o Campus Xapuri não conta com o apoio de psicólogo. Além disso, a
própria DSAES não dispõe de apoio de profissionais das áreas de pedagogia e
psicologia.
A composição inadequada das equipes acaba por enfraquecer a execução e o
cumprimento dos objetivos da Política de Assistência Estudantil do Instituto, tendo em
vista que as resoluções atribuem funções e responsabilidades específicas a cada uma
dessas categorias de profissionais.
Isso pode ser verificado, por exemplo, nas falhas constatadas na execução das etapas de
acompanhamento e monitoramento dos beneficiários do programa, advindas da frágil
interação entre os diversos atores envolvidos nas ações de assistência estudantil.
Por fim, cabe ressaltar que as equipes técnicas- multiprofissionais nos campi não
constituem, de fato, coordenações. Essas equipes estão organizadas em núcleos de
assistência estudantil e não contam com a figura de um coordenador, responsável pela
liderança da equipe.
Isso vai de encontro à previsão do art. 5º da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC e
dificulta a execução do programa. Isso porque, sem a atribuição da função de
coordenação a um servidor específico, a capacidade de gerenciamento das atividades
(abordagem ordenada das situações), de resolução dos problemas e de superação dos
desafios na execução das ações pelas equipes resta prejudicada.
Considerando os fatos apontados, o Instituto Federal de Educação e Tecnologia no Acre
– IFAC, por meio do Ofício nº 05/2016-AUDIN/IFAC, de 05 de dezembro de 2016,
apresentou a seguinte manifestação:
“Referente à composição das equipes responsáveis pela execução gestão das ações de
assistência estudantil no IFAC, salientamos que os campi têm autonomia para realizar
estruturação das equipes/núcleos de assistência estudantil. Todavia, reconhecemos que
alguns campi não possuem estrutura ideal, principalmente pela falta de profissionais
que constam no Rol das áreas elencadas para composição da equipe mínima. Conforme
verificado nos apontamentos, Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES,
campus Rio Branco, Baixada do Sol Xapuri, não possuem, respectivamente, servidores
das áreas de pedagogia psicologia na composição das equipes. Nos casos dos campi
Rio Branco Baixada do Sol, constata-se falta do profissional da área de pedagogia na
composição da assistência estudantil, que não significa compreender que não haja
suporte pedagógico para setor ou para as ações desenvolvidas por este, uma vez que
nos referidos campi existem as Coordenações Técnico Pedagógica. No campus Xapuri,
houve um equívoco quando do envio das informações de composição da equipe, uma
vez que, uma psicóloga, lotada na assistência estudantil do referido campus, todavia
mesma encontra-se em gozo de licença maternidade. Em relação DSAES, que tem como
atribuição gestão dos Programas de Assistência Estudantil, equipe realmente não está
consolidada, porém gestão do IFAC está envidando esforços para atender o expresso
na resolução nº 033/2016/1FAC. Abaixo, segue quadro do campus Xapuri com a devida
correção.
Xapuri Serviço Social Assistente
Social
14 meses - Finalística
Xapuri Pedagogia Pedagogo 05 meses - Finalística
Xapuri Licenciatura
em Ciências
Biológicas
Técnico em
Assuntos
Educacionais
37 meses - Finalística
*Xapuri Psicologia Psicóloga 04 meses - Finalística
Anexo à Solicitação de Auditoria nº 201603130, de 11 de novembro de 2016.”
Em sua manifestação o Ifac informa que houve erro nas informações inicialmente
prestadas à auditoria quanto à equipe multidisciplinar do campus de Xapuri, destacando
que naquele campus há psicólogo participante da equipe (encontra-se em licença
maternidade), ao contrário do originalmente informado. A documentação
disponibilizada pelo gestor corrobora a justificativa.
O Ifac apresentou ainda fatores dificultadores para a estruturação das equipes mínimas
responsáveis pela gestão e execução das ações de assistência estudantil, tais como a não
existência nos quadros da Instituição de profissionais com o perfil de formação exigido
nos normativos. Esse limitador foi mais uma vez exposto pela Ifes em reunião de busca
conjunta de soluções realizada no dia 9 de dezembro de 2016. Na oportunidade foi
acrescentada informação da impossibilidade de efetuar novas contratações nas áreas
citadas, tendo em vista a inexistência de cargo vago na estrutura de pessoal da
Instituição.
Posto isso, verifica-se oportunidade de melhoria na área, o que envolve a necessidade de
adoção de ações de médio e longo prazo para estruturar os quadros de pessoal da
entidade e, posteriormente, compor adequadamente as equipes de assistência estudantil
do Ifac, nos termos da Resolução nº 033/2015 - CONSU/IFAC e da Resolução nº
032/2015 - CONSU/IFAC.
##/Fato##
1.1.1.2 CONSTATAÇÃO
Insuficiência das normas e regulamentos para definir e detalhar os
auxílios/benefícios concedidos no âmbito dos programas de assistência estudantil
do Ifac.
Fato
A partir de exames realizados para avaliar mecanismos de controles internos
administrativos nas fases de planejamento, execução, controle e avaliação, no âmbito da
gestão do Pnaes, foi constatada a insuficiência das normas e regulamentos do Ifac para
definir e detalhar adequadamente a Política de Assistência Estudantil do instituto, em
especial, quanto aos programas que envolvem a seleção dos beneficiários para
recebimento de auxílios financeiros.
No caso, a Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, é a norma
central, que disciplina a Política de Assistência Estudantil, definindo apenas as
diretrizes, os objetivos e os responsáveis pela gestão e execução das ações, bem como,
as áreas temáticas abrangidas pelo Programa de Apoio Socioeconômico.
Esse programa é subdividido em cinco categorias (Capítulo II da Resolução nº
033/2015 – CONSU/IFAC):
1. Auxílio Permanência: assistência adicional aos estudantes em condição de
vulnerabilidade social e/ou econômica, concedida mensalmente, a alunos
selecionados. Todo processo seletivo para concessão deste auxílio é
regulamentado em edital específico.
2. Ajuda de Custo: suporte financeiro aos discentes para a participação em eventos,
considerando a promoção do conhecimento nas áreas de ensino, pesquisa e
extensão.
3. Programa de Atenção à Saúde: parcerias para a promoção da saúde e prevenção
de doenças para toda a população acadêmica e comunidade. Não prevê
concessão de auxílio financeiro a discentes.
4. Apoio aos programas de ensino, pesquisa e extensão: suporte aos programas
realizados pelas Pró-reitorias de Ensino, Pesquisa e Extensão, visando a
promoção de políticas e ações que complementem as atividades educacionais
dos estudantes no período de execução dos projetos.
5. Apólice de Seguro: contratação de uma apólice de seguro para que todo discente
esteja assegurado para participar de qualquer tipo de atividade de ensino,
pesquisa e extensão.
Para execução das categorias um e quatro, o Ifac lançou os Editais nº 01 e nº 02/2015 e
n° 01 e n° 02/2016, relativos ao Programa Auxílio Permanência, os Editais nº 03 e nº
04/2015 e nº 05 e nº 06/2016 relativos aos Programas Pró-cultura e Pró-esporte e o
Edital nº 03/2016, que selecionou discentes para o Programa de Monitoria.
Além disso, o instituto também elaborou a Resolução nº 031/2015 – CONSU/IFAC, de
19 de março de 2015, e as Notas Técnicas nº 001 e nº 002/2015 - DSAES/IFAC, que
tratam da concessão de ajuda de custo para discentes e a Resolução nº 090/2015 –
CONSU/IFAC, que dispõe sobre o Regulamento do Programa de Monitoria.
A partir desses documentos, constatou-se que não há regulamentação permanente que
disponha especificamente sobre aspectos importantes dos Programas Auxílio
Permanência e das ações de Apoio aos Programas de Ensino, Pesquisa e Extensão, que
envolvem seleção de alunos para concessão de benefícios financeiros. Questões
essenciais como a definição do público a ser atendido, dos critérios de seleção, do valor
e finalidade dos auxílios, da quantidade de parcelas oferecidas, dos critérios de
contrapartida/condições de permanência nos programas e dos e mecanismos de
acompanhamento e avaliação não encontram previsão em atos normativos do Ifac.
Tudo isso é tratado, caso a caso, por meio dos editais seletivos, e está sujeito a
alterações relevantes a cada ciclo de concessão de benefícios.
É importante esclarecer que cabe à instituição federal de ensino definir os critérios e a
metodologia de seleção dos alunos a serem beneficiados, nos termos do art. 3º, § 2º, do
Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010. Segundo o decreto, devem ser atendidos
prioritariamente estudantes oriundos da rede pública de educação básica ou com renda
familiar per capita de até um salário mínimo e meio. Não obstante, as instituições
devem fixar demais requisitos para a percepção de assistência estudantil, considerados
os objetivos do programa, e definir mecanismos de acompanhamento e avaliação do
Pnaes.
Nesse contexto, os editais constituem ferramentas importantes para delinear a execução
dos programas de assistência estudantil, mas não são adequados para detalhar todos os
aspectos constantes deles. É esperado que esses editais reflitam aspectos operacionais
de atos normativos superiores, capazes de nortear a execução dos programas de forma
mais completa.
A falta de regulamentação adequada dos programas da assistência estudantil prejudica,
principalmente, os discentes, que não encontram amparo em regras suficientemente
detalhadas, definidas pelo Conselho Superior da instituição e, portanto, mais estáveis.
Nesse caso, as regras ficam restritas aos editais, que podem ser facilmente modificados
a cada período de seleção.
O peso institucional que o Conselho Superior traz para a regulamentação fortalece a
Política e cria barreiras para alterações que não envolvam o devido debate com a
comunidade acadêmica. Além disso, regulamentos de instâncias não colegiadas podem
ser facilmente alterados a cada troca de titulares dessas áreas, o que coloca aspectos
decisivos dos programas a cargo de decisões unilaterais.
Por outro lado, a elaboração de editais de amplo conteúdo demanda maior esforço das
equipes de assistência estudantil, em razão da insuficiência da norma superior na
definição de aspectos essenciais dos programas. Além disso, editais mais complexos
dificultam o entendimento dos alunos, inibindo a participação dos menos instruídos.
Dessa forma, além de tratar das etapas do processo seletivo em si, da forma de
pontuação dos critérios para classificação e seleção de beneficiários, dos documentos a
serem entregues, do cronograma, etc, cada edital deve tratar de forma exaustiva sobre o
detalhamento dos programas. Nesse caso, o risco de que questões importantes deixem
de ser claramente definidas é alto, em função da apressada elaboração de novas regras a
cada ciclo de concessão de benefícios, e pode impactar os resultados dos programas.
A exemplo disso, os editais seletivos do Programa Auxílio Permanência não conseguem
definir claramente se este tipo de auxílio tem natureza de benefício social, devendo ser
concedido apenas a estudantes que estiverem em comprovada condição de
vulnerabilidade social e/ou econômica. Apesar de o Decreto nº 7.234, de 19 de julho de
2010, afirmar que o atendimento a esse rol de estudantes é prioritário, nada impede que
se institua algum tipo de benefício exclusivo a esse público. Os editais apresentam certa
confusão a respeito desse ponto, o que acaba por prejudicar a leitura e interpretação por
parte dos profissionais que colocam em prática as ações.
Por fim, a instituição de normas perenes facilita a divulgação dos programas entre os
discentes e desmistifica o processo de concessão de auxílios financeiros. Isso aumenta
as chances de alcance do público de maior vulnerabilidade a fatores que levam à evasão
e retenção de estudantes.
##/Fato##
Causa
A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES não elaborou um regulamento
específico, permanente e suficientemente detalhado, a ser levado à deliberação do
Conselho Superior da instituição, que disponha sobre aspectos essenciais dos Programas
Auxílio Permanência e das ações de Apoio aos Programas de Ensino, Pesquisa e
Extensão.
Conforme o art. 6º, inciso I, da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de
março de 2015, compete à DSAES normatizar as políticas e programas de assistência
estudantil.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Considerando os fatos apontados, o Instituto Federal de Educação e Tecnologia no Acre
– IFAC, por meio do Ofício nº 05/2016-AUDIN/IFAC, de 05 de dezembro de 2016,
apresentou a seguinte manifestação:
“A Política de Assistência Estudantil do IFAC, traz em sua essência os princípios,
diretrizes e objetivos que auxiliam na elaboração e na implementação dos Programas e
ações de assistência estudantil no âmbito do IFAC. Compreendendo a Política como
instrumento de orientação, foi descrito nesta, as ações que poderiam ser abrangidas
conforme decreto nº 7.234/2010, e um breve relato sobre a finalidade dos Programas.
Entretanto, as regulamentações existentes são os referentes apenas aos programas de
monitoria e ajuda de custo para participação em eventos. A DSAES compromete-se a
desenvolver os regulamentos referentes aos Programas de Auxílio Permanência, bem
como elaborar em parceria com a Pró-Reitoria de extensão os regulamentos dos
Programas Pró-cultura e Pró-esporte, com a Pró-Reitoria de Pesquisa o regulamento de
pesquisa”.
/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
Em linhas gerais, o Ifac concordou com os apontamentos efetuados pela CGU,
comprometendo-se a estabelecer regulamentação para preenchimento das lacunas
identificadas na normatização interna do Programa Auxílio Permanência e das ações de
Apoio aos Programas de Ensino, Pesquisa e Extensão, que envolvem seleção de alunos
para concessão de benefícios financeiros.
#/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Elaborar um regulamento específico, permanente e suficientemente
detalhado, a ser levado à deliberação do Conselho Superior da instituição, que disponha
sobre aspectos essenciais dos programas de assistência estudantil, em especial, quanto
ao Programas Auxílio Permanência e das ações de Apoio aos Programas de Ensino,
Pesquisa e Extensão. O regulamento deve detalhar, principalmente, os seguintes
aspectos: público a ser atendido; critérios de seleção; valor e finalidade dos auxílios;
quantidade de parcelas oferecidas; critérios de contrapartida/condições de permanência
nos programas; e, mecanismos de acompanhamento e de avaliação.
1.1.1.3 CONSTATAÇÃO
Insuficiência de normas e regulamentos no detalhamento das etapas de execução
das ações e na definição das rotinas/controles administrativos para seleção,
acompanhamento e monitoramento de beneficiários e pagamentos dos benefícios.
Fato
Foram realizados exames com o objetivo de verificar a suficiência e adequação das
normas para tratar da execução das ações desenvolvidas no âmbito do Plano Nacional
de Assistência Estudantil – Pnaes, em especial, às realizadas por meio de processos de
seleção de beneficiários.
Após análise dos editais seletivos (que regulamentam o processo de concessão dos
auxílios) e dos documentos relacionados a seleções nos campi Baixada do Sol e Rio
Branco, foi constatada a insuficiência dessas regras, principalmente, em relação ao
detalhamento das etapas e à definição das rotinas/controles administrativos utilizados
para seleção, acompanhamento e monitoramento de beneficiários e para pagamentos
dos benefícios.
Tal insuficiência foi detectada nas seleções regidas pelos Editais nº 01 e nº 02/2015 e n°
01 e n° 02/2016, relativos à concessão do Auxílio Permanência, nos Editais nº 03 e nº
04/2015 e nº 05 e nº 06/2016 relativos aos benefícios dos Programas Pró-cultura e Pró-
esporte e no Edital nº 03/2016, que selecionou discentes para o Programa de Monitoria.
Em primeiro lugar, cabe esclarecer que as ações de assistência estudantil são
executadas, basicamente, por meio das seguintes etapas (com exceção das ações que
não envolvem processos seletivos, como as dos programas de Ajuda de Custo e Apólice
de Seguro):
1. Classificação e seleção do candidato ou do projeto, de acordo com o limite de
vagas ofertadas, a partir da análise da documentação comprobatória de
atendimento aos requisitos de participação e aos critérios de seleção específicos,
definidos em cada edital, a depender do tipo de benefício ofertado;
2. Acompanhamento e monitoramento das condições de permanência no programa
pelos professores das áreas específicas/coordenadores de projeto de extensão e
pela equipe técnica multiprofissional de assistência estudantil de cada campus;
3. Pagamento dos benefícios:
Encaminhamento, pelos professores responsáveis, diretoria de ensino ou
coordenação do registro escolar, da comprovação da frequência regular
do beneficiário ou do cumprimento do plano de trabalho para
conhecimento da equipe técnica multiprofissional de assistência
estudantil de cada campus;
Encaminhamento, pela equipe técnica multiprofissional de assistência
estudantil de cada campus, dessa comprovação e da lista de
beneficiários, como condição de pagamento, à DSAES;
Conferência das informações encaminhadas e solicitação de pagamento
dos benefícios, por meio de ordem bancária, pela DSAES; e,
4. Prestação de contas de cada campus, ao final da vigência do edital, por meio
relatório final.
Ressalte-se que essas etapas são descritas sem uma sequência lógica, sendo difícil
definir um fluxo a partir das informações dos editais. Não há detalhamento sobre a
forma de execução das etapas ou definição clara dos responsáveis e dos prazos para
ocorrência de cada uma delas. Além disso, cada edital prevê algum tipo de alteração das
etapas, o que dificulta a aprendizagem do processo e a melhoria na execução das ações.
Em geral, as rotinas para a classificação e seleção dos candidatos não estão
formalizadas. Não há registro de manual/orientação técnica/anexo que institua um
checklist a ser preenchido pelo examinador para a conferência dos documentos
comprobatórios e um modelo de planilha para classificação dos candidatos, com análise
dos critérios seleção e de desempate. Não há previsão de documento que descreva o
motivo de eliminação de um candidato e que registre o examinador que avaliou cada
caso.
Apesar dos editais tratarem de uma comissão para análise dos recursos, não foram
encontrados documentos formais de instituição dessas comissões. Também não há
previsão de um formulário de análise dos recursos, com registro de quem tenha avaliado
o pedido de revisão feito pelo candidato.
É preciso garantir transparência e equidade de condições aos candidatos no processo
seletivo, em harmonia aos objetivos e diretrizes do Pnaes. Segundo o disposto no art. 2°
do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010, um dos objetivos do programa é
democratizar as condições de permanência dos jovens na educação pública federal.
Além disso, o art. 4°, parágrafo único do Decreto, prevê que as ações de assistência
estudantil devem considerar a necessidade de viabilizar a igualdade de oportunidades.
Portanto é indispensável a elaboração e formalização de manuais que definam
mecanismos e rotinas para execução do processo de classificação e seleção de
beneficiários, reduzindo-se, assim, a discricionariedade do examinador na análise dos
documentos fornecidos pelos candidatos.
Em relação ao acompanhamento e monitoramento dos beneficiários, cada edital, a
depender do tipo de benefício, prevê parâmetros a serem observados pelos alunos como
condição de permanência no programa, dentre eles: manutenção de condição de
vulnerabilidade socioeconômica, matrícula regular, frequência e desempenho escolar
mínimos, participação em atividades específicas e cumprimento de plano de trabalho ou
plano de monitoria.
A observância desses parâmetros, estabelecidos como critérios de contrapartida para
manutenção dos benefícios, consta de um Termo de Compromisso, que deve ser
assinado pelo beneficiário. No entanto, a forma de execução, as responsabilidades, a
frequência e consequências do descumprimento dessa etapa não estão bem delimitadas.
O acompanhamento e o monitoramento dos parâmetros, em geral, devem ser realizados
continuamente pelo professor/coordenador de projeto e pela equipe técnica
multiprofissional de assistência estudantil de cada campus (com exceção dos editais nº
05 e nº 06/2016, que atribuem à função diretamente à DSAES). A equipe técnica é
quem analisa as informações e decide sobre ações necessárias caso a caso, mas, para
isso, depende de dados encaminhados por outras unidades do Instituto para isso. A
responsabilidade pelo encaminhamento desses dados e o prazo para isso, quando
previstas, são variadas. Para um mesmo tipo de dado o tratamento pode ser diverso, a
depender do edital.
No caso das informações relacionadas à frequência regular dos beneficiários, por
exemplo, no Programa de Auxílio Permanência de 2015, coube à coordenação de curso
o envio mensal de relatórios à equipe de assistência do campus. Em 2016, essa
responsabilidade foi atribuída à coordenação de registro escolar, com frequência
bimestral.
Quanto a análise dos parâmetros “desempenho acadêmico mínimo” (nota média) e
“condição de vulnerabilidade socioeconômica” não foram previstos mecanismos para
acompanhamento e monitoramento.
Já em relação aos Editais nº 05 e nº 06/2016, que regulamentam os programas Pró-
Esporte e Pró-Cultura, não há previsão expressa das condições para permanência nos
programas, das condições de cancelamento dos benefícios ou dos compromissos dos
beneficiários. Embora seja mencionado o acompanhamento da execução de um Plano
de Trabalho e envio de relatórios bimestrais dos bolsistas à DSAES, não se tem uma
definição do que seria o descumprimento desse plano.
Constata-se, ainda, a ausência de definição de regras que estabeleçam os procedimentos
a adotar no caso de estudantes que descumpram as condições de permanência. Também
não há a previsão de instâncias decisórias que ratifiquem ou não decisões dos técnicos
responsáveis pelo acompanhamento dos alunos. Ressalte-se que as condições e os
limites para oportunizar a recuperação de estudantes nessa situação devem estar
claramente definidos.
É essencial que, para cada parâmetro definido como condição de permanência em um
programa de assistência estudantil, haja previsão de rotinas de controle, de frequência e
de mecanismos de acompanhamento e monitoramento, com atribuição de
responsabilidades, bem como, de procedimentos a serem adotados no caso de
descumprimento dessas condições. Caso contrário, o estabelecimento dessas condições
torna-se uma previsão meramente formal, sem função ou efetividade real.
Além disso, a instituição de condições de permanência/critérios de contrapartida como
“desempenho acadêmico mínimo”, “frequência regular” e “manutenção de condição de
vulnerabilidade socioeconômica” derivam da própria essência do Pnaes.
Nesse sentido, vale lembrar que dois dos principais objetivos desse programa
assistencial, segundo o art. 2º do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010, são (1)
minimizar os efeitos das desigualdades sociais e regionais na permanência e conclusão
da educação - atendendo a alunos em condição de vulnerabilidade socioeconômica - e
(2) reduzir as taxas de retenção e evasão - incentivando frequência e desempenho
mínimos e estabelecendo ações de recuperação de alunos em dificuldade acadêmica.
Sem mecanismos de controle sobre essas condições, o cumprimento dos objetivos dos
programas assistenciais fica comprometido.
Quanto à etapa de pagamento de benefícios, foi constatado que nem todos os editais
remetem ao encaminhamento de comprovação de atendimento a critérios de
contrapartida, como condição de pagamento. Os Editais n° 01 e n° 02/2016, relativos à
concessão do Auxílio Permanência, só fazem previsão de encaminhamento de listas de
beneficiários para pagamento, sem definição sobre o tipo de controle realizado sobre
ela.
Como consequência dessa falha, existe uma lacuna sobre qual área seria responsável
pelo controle de um possível pagamento indevido a beneficiários evadidos ou dos que
não estejam cumprindo todas as condições de permanência.
Esse tipo de comprovação é um mecanismo de controle que diminui a probabilidade de
pagamento de benefícios a alunos que estejam descumprindo as condições de
permanência previstas nos editais e permite a supervisão e acompanhamento dos
trabalhos realizados pelos núcleos de assistência pela Coordenação de apoio
socioeconômico da DSAES, em concordância com o art. 7° da Resolução nº 033/2015 –
CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, que estabelece as competências dessa
coordenação.
Por fim, em relação à etapa de prestação de contas, não há definição sobre o conteúdo
dos relatórios. Não há uma estrutura de relatório padrão que delimite questões
essenciais a serem tratadas como, por exemplo, número de beneficiários atendidos,
número de visitas domiciliares realizadas, número de aluno desligados do programa
(com a descrição dos motivos e das ações da equipe de assistência estudantil nesses
casos), número de alunos retidos, dificuldades encontradas e análise do impacto das
ações sobre evasão e retenção dos beneficiários em relação aos demais alunos do Ifac.
Sem uma estrutura delimitada de relatório, a análise quantitativa e qualitativa sobre o
desempenho do programa resta prejudicada, impossibilitando a comparação de dados
obtidos após execução das ações no Instituto. Isso diminui a relevância da etapa de
prestação de contas, tornando a elaboração dos relatórios procedimento de pouca
efetividade.
##/Fato##
Causa
A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES elaborou regulamentos
insuficientes quanto ao detalhamento das etapas e à definição das rotinas/controles
administrativos utilizados para seleção, acompanhamento e monitoramento de
beneficiários e para pagamentos dos benefícios.
Conforme o art. 6º, inciso I, da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de
março de 2015, compete à DSAES normatizar as políticas e programas de assistência
estudantil.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Considerando os fatos apontados, o Instituto Federal de Educação e Tecnologia no Acre
– IFAC, por meio do Ofício nº 05/2016-AUDIN/IFAC, de 05 de dezembro de 2016,
apresentou a seguinte manifestação:
“No que diz respeito às rotinas/instrumentos administrativos para seleção,
acompanhamento e monitoramento dos beneficiários, além dos pagamentos, foram
identificados a ausência destas rotinas antes mesmo da realização da auditoria, inclusive
constando como pauta da reunião de planejamento das ações de assistência estudantil
para o ano de 2017. Vale ressaltar, que o referido planejamento foi realizado no período
de 29.11 a 01.12.2016, e foram discutidos os instrumentais padrões que serão utilizados
em procedimentos comuns feitos pelos núcleos dos campi. Constituíram alvo de
padronização os seguintes instrumentais: checklist que será utilizado na conferência dos
documentos quando na abertura dos envelopes dos editais; ata de julgamento de recurso,
constando a assinatura dos membros da comissão que será nomeada juntamente com a
publicação do edital; ata de seleção; relatório de execução final dos editais; planilha de
seleção que constará nos processos e planilhas de resultado preliminar e final que serão
divulgadas nos campi e no site. As etapas de execução dos editais, encontram-se
detalhadas nos mesmos, os quais apresentam inclusive cronograma de execução de cada
uma das etapas. Os editais publicados, consideram a natureza dos programas, dessa
forma, apresentam etapas diferenciadas, bem como ações de acompanhamento e
condições de permanência específicos”.
#/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
E sua manifestação, o Ifac informa que no planejamento das ações de assistência
estudantil para o ano de 2017, realizado no período de 29 de novembro a 01 de
dezembro de 2016, discutiu a padronização de vários instrumentos a serem utilizados a
partir do exercício vindouro para garantir a isonomia e a transparência das etapas de
seleção, acompanhamento e monitoramento de beneficiários da política de assistência,
assim como do pagamento dos benefícios. Não obstante o comprometimento de
implementação das rotinas pela Ifes, é essencial que tais controles sejam formalizados
mediante a elaboração de manual que defina de forma detalhada as etapas de execução
das ações de assistência estudantil, de acordo com as especificidades de cada programa.
A Instituição informou ainda que as etapas de execução dos editais encontram-se
detalhadas nos documentos e que os editais publicados consideram a natureza dos
programas, apresentando etapas diferenciadas, bem como ações de acompanhamento e
condições de permanência específicos. Quanto aos argumentos, embora os editais
analisados não sejam de todo destituídos dos critérios envolvidos nos processos de
gestão das etapas de execução das ações de assistência estudantil, carecem de maior
detalhamento dessas etapas e de estrutura que possibilite a identificação do fluxo do
processo, conforme já discutido no texto da constatação.
#/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Elaborar manual que defina de forma detalhada as etapas de execução
das ações de assistência estudantil, de acordo com as especificidades de cada programa,
estabelecendo mecanismos e rotinas/controles administrativos para: (1) classificação e
seleção de beneficiários; (2) acompanhamento e monitoramento das condições de
permanência ou critérios de contrapartida; (3) pagamento dos benefícios financeiros; e
(4) prestação de contas de cada campus, ao final da vigência do edital.
1.1.1.4 CONSTATAÇÃO
Deficiências na execução das etapas de acompanhamento e monitoramento de
beneficiários para fins de pagamento dos benefícios.
Fato
Foram realizados exames com o objetivo de analisar se os mecanismos de controles
internos administrativos empregados pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e
Tecnologia do Acre - Ifac nas fases de execução, controle e avaliação do Pnaes estão
sendo executados adequadamente.
Após análise dos editais seletivos que operacionalizam as ações do Programa de Apoio
Socioeconômico do Ifac, foram constatadas deficiências na execução dos mecanismos
de controle no acompanhamento e monitoramento de beneficiários para fins de
pagamentos dos benefícios.
As falhas foram detectadas a partir da análise dos documentos relacionados aos
processos seletivos regidos pelos Editais nº 01 e nº 02/2015 (Auxílio Permanência) e
dos Editais nº 03 e nº 04/2015 (Programas Pró-cultura e Pró-esporte), disponibilizados
nos campi Rio Branco e Baixada do Sol.
Também foi avaliado o Processo n° 23244.001213/2015-86, relativo ao pagamento de
despesas com bolsas do Programa Auxilio Permanência aos alunos dos Cursos Técnicos
Integrados e Proeja, conforme o Edital n° 01/2015/DSAES/IFAC.
Primeiramente, importa mencionar que a Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de
19 de março de 2015, art. 17, prevê que o monitoramento dos programas será realizado,
continuamente, pelas coordenações técnicas multiprofissionais de cada campus e por
meio de reuniões semestrais junto a Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-
DSAES, para o acompanhamento do desenvolvimento das atividades.
Já a forma de execução do acompanhamento e monitoramento apresenta especificidades
a depender do tipo de benefício ofertado. Para cada tipo de auxílio são previstos
critérios de contrapartida distintos. Além disso, de acordo com as previsões editalícias,
nem todos os critérios de contrapartida estabelecidos devem ser comprovados para fins
de pagamento dos auxílios financeiros.
Considerando isso, os Editais nº 01 e nº 02/2015 definiram como condição para
pagamento o envio à DSAES da comprovação de frequência regular dos beneficiários.
Tal informação deveria ser disponibilizada aos núcleos de assistência estudantil de cada
campus pelas coordenações de curso entre os dias 01 e 10 de cada mês. Na sequência,
os núcleos encaminhariam essa comprovação à DSAES, devidamente assinada pelas
coordenações, entre os dias 10 e 15 do mês corrente, para que o benefício fosse pago no
mês subsequente.
No entanto, a partir da análise do Processo n° 23244.001213/2015-86, foi constatado
que a DSAES recebe a lista de beneficiários, para lançamento das ordens de pagamento,
sem que esteja acompanhada de documentos comprobatórios, o que contraria a previsão
do edital.
A principal causa dessa falha, segundo relatos das equipes de assistência estudantil nos
campi Rio Branco e Baixada do Sol, é a dificuldade de obtenção, no prazo
regulamentado, das informações relativas à frequência dos beneficiários.
No caso, dados como frequência e desempenho escolar, muitas vezes, não estão
disponíveis nas Coordenações de Curso ou no Registro Escolar da unidade, em razão de
atrasos dos docentes responsáveis pelas turmas. Por isso, a lista para pagamento é
encaminhada à DSAES antes mesmo da disponibilização dessas informações aos
núcleos, a fim de evitar atrasos no pagamento dos benefícios.
O problema também ocorre na comprovação do desempenho e participação dos alunos
em atividades esportivas e culturais, por meio dos relatórios mensais a serem
encaminhados à DSAES como condição de pagamento, conforme previsão dos Editais
nº 03 e nº 04/2015.
Dentre os documentos relacionados, relativos aos benefícios Pró-cultura e Pró-esporte
de 2015, disponibilizados no Campus de Rio Branco, não foram encontrados registros
de tais relatórios nas pastas de arquivo. Já no Campus da Baixada do Sol, quanto ao
programa Pró-esporte, existiam apenas quatro cópias não datadas de um mesmo
relatório.
Consequentemente, constata-se que os auxílios têm sido pagos independentemente da
comprovação do cumprimento dos critérios de contrapartida junto a DSAES. A
Diretoria deixa de realizar esse controle, presumindo que ele está sendo realizado pelos
núcleos de assistência, sem que haja, no entanto, confirmação dessa informação.
Posto isso, verifica-se que o atraso ou o não encaminhamento das informações pelos
docentes e o pagamento dos benefícios independentemente das comprovações exigidas
constituem pontos críticos da execução das etapas da Política de Assistência Estudantil
do Ifac e contrariam regras expressamente previstas nos editais que regem os processos
seletivos avaliados.
##/Fato##
Causa
A Reitoria do Ifac não adotou ações capazes de garantir que as equipes de assistência
estudantil obtenham, no prazo regulamentado, informações relativas à frequência e
desempenho dos beneficiários, que deveriam estar disponíveis nas Coordenações de
Curso ou no Registro Escolar das unidades.
Conforme o art. 12 da Resolução nº 187/2014 – CONSU-IFAC, que aprova o Estatuto
do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre, a direção do Ifac
compete ao reitor.
Além disso, a Coordenação de apoio socioeconômico DSAES tem pago as parcelas dos
auxílios independentemente da comprovação do cumprimento dos critérios de
contrapartida prevista nos editais que regem os processos seletivos avaliados.
Conforme o art. 7º, inciso I, da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de
março de 2015, compete ao coordenador de apoio socioeconômico executar as políticas
de assistência estudantil aos estudantes em condição vulnerabilidade socioeconômica.
##/Causa##Manifestação da Unidade Examinada
Considerando os fatos apontados, o Instituto Federal de Educação e Tecnologia no Acre
– IFAC, por meio do Ofício nº 05/2016-AUDIN/IFAC, de 05 de dezembro de 2016,
apresentou a seguinte manifestação:
“Anteriormente à auditoria esta já era uma preocupação da Diretoria de Assistência
Estudantil, pois detectamos esta demanda no decorrer do processo. Em
acompanhamento ao cenário nacional através de fóruns e grupos online, observa-se que
não só nesta instituição como em vários outros institutos esta é uma das maiores
dificuldades. O setor de assistência estudantil tem envidado esforços para sanar esta
dificuldade. Além de instrumentais específicos desenvolvidos e utilizados em alguns
campi, em setembro do corrente ano, a DSAES solicitou formalmente ao setor de
Tecnologia da Informação, a elaboração de um sistema que possibilitasse um
acompanhamento das faltas e rendimentos dos discentes pelas equipes de assistência ao
estudante. Contudo, considerando que o Sistema acadêmico está em fase de conclusão,
com previsão de implantação para o ano 2017, se torna inviável elaborar outro sistema
informatizado neste momento.
Os editais referenciados de 2015, haviam sofrido alteração para o ano de 2016 em
virtude das dificuldades no envio das comprovações por parte das coordenações.
Algumas coordenações as encaminhavam escritas, outras apenas verbalmente, o que
dificultou a padronização. Em 2016 o setor mudou o fluxo na tentativa de melhorar o
processo e adquirir as comprovações, infelizmente, as dificuldades em conseguir estas
informações em tempo hábil permaneceram também através do setor de registro.
Ratificamos a afirmativa de que “o atraso ou não encaminhamento das informações
pelos profissionais envolvidos no processo, prejudicam diretamente a execução dos
editais e acompanhamento dos discentes”, não só dos atendidos pela PNAES como
também os demais discentes que podem estar em risco iminente de evasão por outros
motivos não elencados ao socioeconômico. O fato das equipes não conseguirem ter
acesso aos dados de faltas ou baixo desempenho em tempo oportuno impossibilita uma
possível intervenção. Esperamos que o sistema acadêmico venha sanar, ou ao menos
reduzir estas questões”.
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
E sua manifestação, o Ifac concorda com o apontamento efetuado pela CGU, ratificando
o entendimento de que “o atraso ou não encaminhamento das informações pelos
profissionais envolvidos no processo, prejudicam diretamente a execução dos editais e
acompanhamento dos discentes”, bem como informa a adoção de algumas ações
visando à solução da problemática, sem resultados concretos. Além das ações já em
curso ou ainda planejadas pela Instituição, avalia-se que as causas da situação danosa
poderiam ser mitigadas com a formalização de procedimentos e responsabilidades
relacionados ao fluxo de entrega de informações relativas à frequência e desempenho do
alunato, incluindo sanções aos profissionais que derem causa a atrasos injustificados.
##/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Definir procedimentos e responsabilidades para entrega de
informações relativas a frequência e desempenho dos alunos do Ifac, de forma que os
dados estejam disponíveis e sistematizados no Registro Escolar dos campi no prazo
regulamentado, incluindo sanções aos profissionais que derem causa a atrasos
injustificados.
Recomendação 2: Definir procedimentos e responsabilidades para obtenção das
informações que comprovem, para fins de pagamento dos auxílios financeiros, o
cumprimento dos critérios de contrapartida pelos beneficiários, nos prazos previstos nos
regulamentos dos programas da assistência estudantil.
1.1.1.5 CONSTATAÇÃO
Ausência de sistema informatizado para gerenciamento da Política de Assistência
Estudantil do Ifac.
Fato
Ainda quanto à análise dos mecanismos de controles internos administrativos
empregados nas fases de planejamento, execução, controle e avaliação das ações no
âmbito do Pnaes, foram realizados exames para verificar se há utilização de sistema
informatizado pela DSAES, setor responsável pela condução da Política de Assistência
Estudantil do Ifac.
Foi constatado que não há um sistema informatizado para execução dos programas de
assistência estudantil do Ifac. Com isso, todo o processo, desde a etapa de inscrição até
ao pagamento dos benefícios, acaba sendo realizado manualmente, com registro em
planilhas eletrônicas, o que compromete a eficiência do controle e da avaliação do
programa.
Esse é um ponto crítico, já que as rotinas de execução estão mal definidas e são
insuficientes, expondo a necessidade de um sistema para o gerenciamento das ações
desenvolvidas no âmbito do Pnaes.
Ressalte-se que o Ifac não dispõe de sistema informatizado de gestão acadêmica para
controle de matrículas, notas, frequência, evasão e demais informações educacionais e
administrativas, o que caracteriza um problema de âmbito institucional, refletido
diretamente sobre o controle e monitoramento dos programas de assistência estudantil.
A implantação de um software de gestão escolar traria muitos benefícios para a
instituição, como o acompanhamento da evasão escolar, do rendimento dos alunos,
elaboração de planos de aula, entre outros. Além disso, permitiria reunir em um só local
todas as informações que trafegam entre os setores, eliminando a maioria dos controles
manuais, otimizando o tempo e reduzindo custos.
Essa fragilidade, associada a rotinas de execução mal definidas e insuficientes, aumenta
o risco de ocorrência de pagamentos irregulares, seja a alunos que não estejam
cumprindo os critérios de contrapartida ou mesmo a alunos que já não frequentem os
cursos (evadidos).
A exemplo disso, foi constatado que a DSAES recebe a lista de beneficiários para
lançamento das ordens de pagamento, sem que esta esteja acompanhada de documentos
que comprovem a frequência regular dos alunos, em desacordo com as previsões dos
editais seletivos.
Assim, a ausência de um sistema que otimize o gerenciamento das etapas de execução
dos programas tem o potencial de intensificar ainda mais as fragilidades detectadas na
Instituição, prejudicando o monitoramento dos critérios de contrapartida, a regularidade
dos pagamentos e o controle sobre a evasão. Sem o controle permanente e tempestivo
da frequência e desempenho dos discentes, que um sistema informatizado poderia
possibilitar, é praticamente impossível que a instituição consiga atuar de maneira eficaz
e evitar a retenção e evasão dos alunos, agindo preventivamente diante dessas situações,
como preconizado pelo art. 4°, parágrafo único, do Decreto 7.234/2010, de 19 de julho
de 2010.
#/Fato##
Causa
A Reitoria do Ifac não implantou sistema informatizado de gestão acadêmica para
controle de informações educacionais e administrativas, a fim de reduzir os frágeis
controles manuais existentes, o que caracteriza um problema de âmbito institucional,
refletido diretamente sobre o controle e monitoramento dos programas de assistência
estudantil.
Conforme o art. 12 da Resolução nº 187/2014 – CONSU-IFAC, que aprova o Estatuto
do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre, a direção do Ifac
compete ao reitor.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Considerando os fatos apontados, o Instituto Federal de Educação e Tecnologia no Acre
– IFAC, por meio do Ofício nº 05/2016-AUDIN/IFAC, de 05 de dezembro de 2016,
apresentou manifestação informado que há previsão de implantação, em 2017, de
sistema informatizado para o gerenciamento da política estudantil.
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
Apesar de ter sido informado o planejamento para a implantação, em 2017, de sistema
informatizado para gerenciamento das ações acadêmicas no âmbito do Ifac, não foi
fornecido maior detalhamento acerca do software. Assim, ressalta-se que para permitir a
gestão adequada das ações de assistência estudantil, o sistema deverá proporcionar o
controle de informações educacionais e administrativas, com a associação de um
módulo para gerenciamento das ações desenvolvidas no âmbito do Pnaes.
#/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Realizar a implantação de um software de gestão acadêmica para
controle de informações educacionais e administrativas, em que esteja associado um
módulo para gerenciamento das ações desenvolvidas no âmbito do Pnaes, a fim de
reduzir as fragilidades dos controles existentes.
1.1.1.6 CONSTATAÇÃO
Falta de regularidade nos pagamentos das parcelas dos auxílios financeiros
derivados das ações de assistência estudantil do Ifac.
Fato
Foram realizados exames com o objetivo de avaliar se os controles administrativos
relativos aos pagamentos efetuados no âmbito do Pnaes são eficientes.
Com isso, constatou-se falta de regularidade nos pagamentos das parcelas dos
benefícios relacionados aos Editais nº 01 e nº 02/2015 e n° 01/2016, que regulamentam
a concessão do Auxílio Permanência e os Editais nº 03 e nº 04/2015, que regulamentam
os benefícios Pró-cultura e Pró-esporte, respectivamente.
Após análise das ordens bancárias emitidas com recursos do Pnaes, constatou-se que as
parcelas dos benefícios são pagas sem a regularidade temporal esperada. Essa
fragilidade tem impacto direto sobre os objetivos do programa, tendo em vista que os
pagamentos têm como objetivo auxiliar no custeio de alimentação e transporte de aluno
em dias letivos e que existe a expectativa de pagamento mensal das parcelas.
Para avaliar a regularidade do pagamento das parcelas é preciso levar em consideração
eventuais períodos de greve e os períodos de férias dos docentes, em que as aulas e
atividades acadêmicas tenham sido paralisadas.
No tocante ao movimento paredista de 2015, os Campi Cruzeiro do Sul, Rio Branco e
Tarauacá não aderiram à greve. Segue a descrição do período de adesão à greve nos
demais Campi:
Quadro: Período de duração da greve.
Campus Período de duração da Greve
Baixada do Sol 13/07 a 03/11/2015
Sena Madureira 13/07 a 04/09/2015
Xapuri 13/07 a 20/08/2015
Reitoria 13/07 a 03/11/2015
Fonte: E-mail encaminhado pela DSAES em 10 de outubro de 2016.
Outra questão a ser considerada é o período de férias dos docentes em cada campus:
Quadro: Período de férias dos docentes.
Campus Períodos de férias - ano letivo 2015
Baixada do Sol 05/01 a 04/02/2015 14/07 a 28/07/2015 -
Sena Madureira 02/01 a 10/02/2015 13/07 a 27/07/2015 22/12/2015 a 31/01/2016
Xapuri 05/01 a 09/02/2015 20/07 a 31/07/2015 01/01/2016 a 31/01/2016
Rio Branco 16/02 a 17/03/2015 03/08 a 17/08/2015 04/01/2016 a 31/01/2016
Tarauacá 18/12/2015 a 31/01/2016 - -
Cruzeiro do Sul 01/02 a 15/03/2015 04/01/2016 a 31/01/2016 -
Fonte: Calendários encaminhados pela DSAES por e-mail em 10 de outubro de 2016.
Levando em consideração tais informações, é previsível que não haja pagamento de
benefícios nos meses em que não tenha havido aulas. Isso significa que, em razão da
greve, em 2015, são esperadas interrupções nos pagamentos no mês de agosto, nos
campi de Xapuri e Sena Madureira, e nos meses de agosto, setembro e outubro no
campus da Baixada do Sol.
Em relação ao período de férias, tendo em vista que os benefícios avaliados só poderiam
ser pagos a partir do segundo semestre de 2015, o impacto se daria unicamente no mês
de janeiro de 2016 (em que não houve dias letivos).
No entanto, quando observada a quantidade de beneficiários atendidos por campus a
cada mês, a partir da análise das ordens bancárias emitidas para pagamentos dos
benefícios, considerando a data de publicação do resultado final dos processos seletivos
de 2015, temos a relação apresentada no quadro abaixo:
Quadro: Número de auxílios financeiros pagos, a cada mês, relativos a editais
lançados em 2015.
Edital Campus Resultado
Final
Beneficiários atendidos em 2015
Beneficiários
atendidos em
2016
jul ago set out nov dez jan fev mar
Edital
n°01/2015
Baixada do Sol 29/05/2015 42 42 - - 42 40 74 - 37
Cruzeiro do Sul 29/05/2015 130 130 - 127 127 248 120 - -
Rio Branco 29/05/2015 34 34 - 35 34 34 71 - -
Sena Madureira 29/05/2015 65 63 - - 62 120 120 - -
Tarauaca 29/05/2015 180 180 - 175 172 172 320 - -
Xapuri 29/05/2015 121 120 - 117 - 351 117 - -
Edital
n°02/2015
Baixada do Sol 29/05/2015 16 16 - - 16 13 26 - 13
Cruzeiro do Sul 29/05/2015 - 90 - 90 90 170 85 - -
Rio Branco 29/05/2015 214 126 - 125 126 126 252 - -
Sena Madureira 29/05/2015 14 14 - - 14 27 26 - -
Xapuri 29/05/2015 50 50 - 50 50 94 46 - -
Edital
n°03/2015
Baixada do Sol 27/11/2015 - - - - - 6 14 6 6
Cruzeiro do Sul 01/09/2015 - - - - - 44 102 - -
Rio Branco 22/09/2015 - - - - - 16 104 - -
Sena Madureira 02/10/2015 - - - - - 21 96 - -
Tarauaca 01/09/2015 - - - - - 26 97 - -
Xapuri 22/09/2015 - - - - - 34 33 - -
Edital
n°04/2015
Baixada do Sol 27/11/2015 - - - - - 8 - 8 8
Cruzeiro do Sul 01/09/2015 - - - - - 69 187 - -
Rio Branco 22/09/2015 - - - - - 3 9 - -
Sena Madureira 02/10/2015 - - - - - 15 39 - -
Tarauaca 01/09/2015 - - - - - 48 140 - -
Xapuri 22/09/2015 - - - - - 29 85 - -
Fonte: Tesouro Gerencial e Editais nº 01 e nº 02/2015 e n° 01/2016, relativos à concessão do Auxílio
Permanência e os Editais nº 03 e nº 04/2015, relativos aos benefícios Pró-cultura e Pró-esporte,
respectivamente.
Diante desse quadro, percebe-se que, em relação ao auxílio permanência (Editais n° 01
e 02/2015), a primeira quebra de continuidade nos pagamentos ocorreu em setembro de
2015, sendo que os meses inicialmente afetados pela paralização, na maioria dos campi,
foram julho e agosto. Além disso, a quebra ocorreu em todos os campi, embora
Cruzeiro do Sul, Rio Branco e Tarauacá não tenham aderido à greve. Isso significa que
alguns beneficiários receberam o auxílio em agosto, mesmo não tendo aulas, enquanto
outros deixaram de recebê-lo em setembro, mês em que houve aula.
Também foi constatado que beneficiários do Campus Xapuri não receberam o benefício
do Edital n° 01/2015 em novembro, fato refletido em dezembro, em que houve
recebimento acumulado de três parcelas. O recebimento de duas ou mais parcelas
também ocorreu, em dezembro, nos campi Cruzeiro do Sul e Sena Madureira (Editais nº
01 e 02/2015) e, em janeiro de 2016 (mês de férias, em que não houve quebra de
continuidade nos pagamentos), nos campi Baixada do Sol, Sena Madureira, Rio Branco
e Tarauacá.
Quando avaliados os pagamentos relacionados aos Editais nº 03 e nº 04/2015, relativos
aos benefícios Pró-cultura e Pró-esporte, respectivamente, a situação é ainda mais
crítica. Em razão da greve, os campi tiveram datas diferentes de liberação do resultado
final dos editais seletivos. Com isso, era de se esperar que o início dos pagamentos se
daria em datas diferenciadas, a depender da liberação da lista de alunos selecionados e
desenvolvimento das atividades previstas.
Entretanto, nos campi Tarauacá e Cruzeiro do Sul (resultado em 01 de setembro de
2015), nenhum beneficiário recebeu o auxílio nos meses de outubro e novembro.
Beneficiários dos campi de Rio Branco, Xapuri e Sena Madureira (resultados em 22 de
setembro e 02 de outubro de 2015), também não receberam o auxílio em novembro. A
primeira parcela de pagamento dos auxílios, só ocorreu em dezembro, para todos os
campi. Além disso, em janeiro de 2016, mesmo sendo período de férias, quase todos os
beneficiários receberam as três parcelas restantes (com exceção dos alunos do Campus
da Baixada do Sol, em que apenas uma das parcelas foi paga).
Esse tipo de gestão de pagamentos é deficiente e prejudica a execução do programa. Os
benefícios devem ser pagos regularmente, em parcelas mensais e, em regra,
subsequentes, sem acúmulos, para custeio de despesas em dias letivos (com exceção de
auxílios destinados ao custeio de moradia e alimentação, que se revestem de caráter
permanente).
De acordo com o art. 4º, parágrafo único, do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010,
as ações de assistência estudantil devem considerar a necessidade de viabilizar a
igualdade de oportunidades, contribuir para a melhoria do desempenho acadêmico e
agir, preventivamente, nas situações de retenção e evasão decorrentes da insuficiência
de condições financeiras.
Sendo assim, deixar de efetuar pagamentos em dias letivos ou pagar duas ou mais
parcelas conjuntamente leva a prejuízos no cumprimento dos objetivos do programa, em
especial no que diz respeito a evitar a evasão dos beneficiários de baixa renda, que
podem deixar de frequentar as aulas por falta de recursos financeiros para deslocamento
e alimentação.
Por outro lado, existem benefícios relacionados diretamente ao mérito estudantil, que
exigem do beneficiário um bom desempenho em atividades específicas. Essa é uma
questão importante a ser observada pela DSAES, responsável pelo pedido de liberação
das ordens bancárias. As finalidades dos programas de assistência estudantil devem
nortear a gestão dos pagamentos, ainda mais considerando que, para alguns tipos de
benefícios, há previsão de comprovação mensal da contrapartida dos alunos para
liberação das parcelas.
##/Fato##
Causa
A Coordenação de apoio socioeconômico da DSAES efetuou pagamentos de parcelas
dos auxílios financeiros sem a regularidade temporal esperada, considerando os
períodos de férias e paralizações do Instituto, a expectativa de pagamento mensal de
parcelas únicas e os objetivos específicos de cada um dos programas de assistência
estudantil.
Conforme o art. 7º, inciso I, da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de
março de 2015, compete ao coordenador de apoio socioeconômico executar as políticas
de assistência estudantil aos estudantes em condição vulnerabilidade socioeconômica.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Considerando os fatos apontados, o Instituto Federal de Educação e Tecnologia no Acre
– IFAC, por meio do Ofício nº 05/2016-AUDIN/IFAC, de 05 de dezembro de 2016,
apresentou a seguinte manifestação:
“O ano de 2015 pode ser considerado atípico, pois houveram situações que
impossibilitaram a regularidade de pagamentos dos auxílios financeiros aos estudantes,
dentre as quais podemos citar: o movimento paredista iniciado nos campi Rio Branco
Avançado Baixada do Sol, Sena Madureira, Xapuri e na Reitoria, a redução do repasse
dos recursos financeiros e a publicação do Decreto nº 8.580, de 27 de novembro de
2015.
No tocante à duração do movimento paredista de 2015, verifica-se que não foi uniforme
entre campi e Reitoria. Segue quadro demonstrativo da duração:
Campus Período de duração da Greve
Rio Branco Avançado Baixada do Sol 13/07 a 03/11/2015
Sena Madureira 13/07 a 04/09/2015
Xapuri 13/07 a 20/08/2015
Reitoria 13/07 a 03/11/2015
Os demais Campi mantiveram suas atividades, conforme previstas nos seus respectivos
calendários letivos e consequentemente encaminharam em tempo hábil as solicitações
para pagamento dos estudantes selecionados.
Ressalto que ainda não foi realizada a descentralização financeira do IFAC, por isso os
pagamentos de todas as unidades do Instituto ficam centralizados na Diretoria de
Contabilidade e Finança, na Pró-Reitoria de Administração.
No que se refere à redução do repasse dos recursos financeiros e a publicação do
Decreto nº 8.580, de 27 de novembro de 2015, que trata do contingenciamento dos
recursos do Executivo Federal impactaram significativamente na falta de regularidade
dos pagamentos. O IFAC reconhece que isto refletiu diretamente sobre os objetivos do
programa, visto que o auxílio tem como objetivo auxiliar no custeio de alimentação e
transporte de aluno em dias letivos. Todavia, a gestão envidou esforços para o
pagamento dos auxílios financeiros aos nossos estudantes, sendo que desde o início de
2015, sofreu com o contingenciamento financeiro, que em alguns meses chegou a 60%.
Ademais, o longo período de greve atingiu o fluxo normal de pagamentos, pois os
setores ficaram com o quadro de pessoal apto a executar tais demandas, reduzido.
Após a aprovação do Projeto de Lei nº 5, é que foi atenuada essa situação, de forma que
foi possível honrar com nossos acordos assumidos junto aos estudantes.
Durante este ano, o repasse financeiro está ocorrendo sem maiores problemas e isto está
implicando na efetivação dos pagamentos para estudantes sem atrasos, permitindo a
manutenção regularidade dos pagamentos.”
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
E sua manifestação, o Ifac informa que os atrasos ocorridos no ano de 2015 foram
decorrentes da atipicidade do ano letivo, caracterizada pela ocorrência de situações
diversas que impactaram nos pagamentos, tais como o movimento paredista, o
contingenciamento financeiro e a publicação do Decerto nº 8.580/2015. Informou
também que a situação de atraso dos pagamentos foi amenizada em 2016, após a
publicação do Projeto de Lei nº 05. Não obstante se reconheça que os motivos
informados pela Instituição foram preponderantes para a ocorrência das inconsistências
identificadas, a inexistência de fluxo e de rotinas/controles administrativos para
pagamentos das parcelas dos auxílios financeiros, considerando as peculiaridades de
cada um dos programas de assistência estudantil, também contribuíram para a situação,
devendo ser adotadas soluções para a resolução das inconsistências.
##/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Definir fluxo e rotina/controle administrativo para pagamentos das
parcelas dos auxílios financeiros, considerando a expectativa de pagamento mensal de
parcelas únicas e os objetivos específicos de cada um dos programas de assistência
estudantil, com previsão de ações a serem executadas frente a períodos de
descontinuidade nos dias letivos, como férias e paralisações do Instituto e de
contingenciamento de recursos.
1.1.1.7 CONSTATAÇÃO
Fragilidade dos critérios de seleção e da transparência e publicidade dos processos
seletivos de discentes para os Programas Pró-Cultura e Pró-Esporte.
Fato
Foram realizados exames com o objetivo de avaliar se os critérios adotados pelo Ifac
para seleção de alunos são adequados à finalidade do programa.
Com isso, constatou-se a inadequação dos critérios adotados na seleção de discentes
para os programas das áreas temáticas do esporte e da cultura no ano de 2016, além de
falhas na transparência e publicidade dos processos seletivos.
O Edital nº 05/2016/ PROEX e o Edital nº 06/2016/ PROEX, relacionados,
respectivamente aos programas “Pró-esporte” e “Pró-Cultura”, tiveram como objetivo
selecionar projetos de extensão, para estabelecimento do Programa de Apoio às Ações
Esportivas e Culturais, por meio de ajuda financeira a alunos participantes. Nesse
contexto, verificou-se que tais seleções foram direcionadas aos docentes, coordenadores
de projetos de extensão, e não diretamente aos discentes.
No caso, os projetos submetidos à análise foram avaliados por uma Comissão de
Seleção, levando em conta os seguintes itens:
Quadro: Critérios de Seleção
ITEM CRITÉRIOS PONTUAÇÃO
MÁXIMA
A Relevância do projeto para o desenvolvimento institucional 20
B O envolvimento de alunos atendidos pelo art. 5º do Decreto 7.234/10 –
Pnaes 20
C Relevância do projeto para o desenvolvimento do discente 20
D O impacto do projeto no ensino do Campus 10
E A adequação do cronograma para desenvolvimento da proposta pela equipe 10
F Foi coordenador de projeto de extensão institucionalizado nos últimos 3
anos 10
G Participou como integrante da equipe executora em projetos de extensão
nos últimos 3 anos 10
SOMATÓRIO 100
Fonte: Editais n° 05 e n° 06/2016/PROEX.
A partir desses critérios, verificou-se que o item “envolvimento de alunos atendidos
pelo art. 5º do Decreto n° 7.234/10 - Pnaes” não possuiu caráter eliminatório, sendo
apenas um item de pontuação para classificação dos projetos (representa 20% da
pontuação total). Tal pontuação não levou em consideração o número de participantes
que atendiam ao decreto em cada projeto. Também não houve detalhamento das
condições do art. 5º, impossibilitando que um estudante identificasse, por meio do
edital, se atendia ou não a tal critério.
Além disso, apesar de o número de vagas oferecidas estar relacionado a quantidade de
bolsas disponíveis por campus, não foi possível identificar nos resultados finais quais os
alunos foram contemplados com os auxílios financeiros, se os contemplados atendiam
aos critérios do art. 5º do decreto ou se as vagas foram de fato preenchidas. O resultado
final expôs apenas a classificação dos projetos, o que constitui uma falha na
transparência do processo.
Também não houve instruções aos discentes sobre como ou onde deveriam efetuar a
inscrição para o recebimento das bolsas. Todo o protagonismo foi atribuído aos
docentes concorrentes, que selecionaram os alunos para participação nas atividades
segundo critérios e mecanismos próprios. Não foram verificadas formas de publicidade
da seleção de discentes para participação nos projetos concorrentes.
Uma das causas desse problema foi a unificação de todo o processo, em detrimento da
realização de duas seleções distintas e bem delimitadas: primeiramente, a seleção de
projetos, seguida da seleção dos beneficiários para cada projeto institucionalizado.
Posto isso, verifica-se que os critérios adotados nos processos seletivos de 2016,
relativos aos programas “Pró-esporte” e “Pró-Cultura”, vão de encontro ao artigo 5º do
Decreto n° 7.234, de 19 de julho de 2010, por não garantirem o atendimento prioritário
aos estudantes oriundos da rede pública de educação básica ou com renda familiar per
capita de até um salário mínimo e meio e por não fixarem outros requisitos para a
seleção de beneficiários.
##/Fato##
Causa
A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES não definiu critérios de
seleção que garantissem o atendimento prioritário aos estudantes em situação de
vulnerabilidade socioeconômica e também não fixou outros requisitos para a seleção de
beneficiários para os processos seletivos dos programas “Pró-esporte” e “Pró-Cultura”
em 2016.
Conforme o art. 6º, inciso I, da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de
março de 2015, compete à DSAES normatizar os programas de assistência estudantil,
que, de acordo com o art. 11, deverão ser definidos em regulamento específico.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Considerando os fatos apontados, o Instituto Federal de Educação e Tecnologia no Acre
– IFAC, por meio do Ofício nº 05/2016-AUDIN/IFAC, de 05 de dezembro de 2016,
apresentou a seguinte manifestação:
“Em detrimento das falhas de acompanhamento dos editais de Pró-cultura e Pró-esporte
em 2015 relatadas pelas equipes de assistência estudantil dos campi, buscou-se através
da parceria com a Pró-Reitoria de extensão, na qual encontra-se a estrutura da
Coordenação de esporte e lazer, implementar os Programas em questão através de
projetos de extensão, todavia as dificuldades para encontrar uma forma objetiva e eficaz
para tal ação ainda permanece.
Uma das maiores dificuldades encontradas em relação à execução, é o número
insuficiente de docentes nas áreas de educação física o que dificulta o acompanhamento
técnico. Observa-se ainda que os profissionais das equipes de assistência estudantil, não
possuem perícia para realizar o referido acompanhamento. Desta forma, buscou-se
operacionalizar as ações, que são de extrema relevância para o corpo discente no
formato constatado durante o exame. Cabe ainda salientar que foi realizada a divulgação
dos Programas e dos editais em todos os campi para os discentes, docentes e técnicos
administrativos”.
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
Em sua manifestação, o Ifac não discorda dos fatos apontados pela CGU, mas informa
os motivos que teriam levado à Instituição à execução do “Pró-esporte” e do “Pró-
Cultura” nos moldes avaliados pela auditoria. Apesar de não se olvidar da necessidade
de superação das causas externalizadas pela Ifes, não se pode perder de vista que outros
fatores também contribuíram para a inconsistência, como a inexistência de regulamento
específico, com detalhamento dos critérios de seleção e de outras circunstâncias
envolvidas na execução dos programas.
##/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Definir, por meio de regulamento específico, critérios de seleção que
garantam o atendimento prioritário aos estudantes em situação de vulnerabilidade
socioeconômica e/ou fixar outros requisitos para a seleção de beneficiários para os
programas "Pró-esporte" e "Pró-Cultura", que devem atender às finalidades específicas
desses programas.
Recomendação 2: Reestruturar o processo de seleção dos programas "Pró-Esporte" e
"Pró-Cultura", com previsão de etapas bem delimitadas e garantia de publicidade, de
forma que a seleção tenha como objetivo central selecionar alunos para o recebimento
dos auxílios financeiros. No caso de programas de assistência estudantil que envolvam
também a seleção de projetos se sugere que, primeiramente, seja realizada a seleção dos
projetos, seguida da seleção dos beneficiários para cada projeto institucionalizado.
1.1.1.8 CONSTATAÇÃO
Inexistência de rotinas sistematizadas para identificação e tratamento das causas
de evasão e retenção de discentes.
Fato
Foram aplicados exames com objetivo de avaliar se o Ifac realiza avaliação dos
resultados do Pnaes, conforme determina o inciso II do parágrafo único do art. 5º do
Decreto 7.234/2010, de 19 de julho de 2010.
Com isso, constatou-se que não existem procedimentos para controle das taxas de
evasão e retenção dos alunos matriculados no Instituto. No caso, o Ifac não executa uma
rotina permanente de avaliação dos índices e razões para evasão e retenção dos
discentes, além de não utilizar critérios consistentes para definir o momento exato em
que um aluno é considerado evadido ou retido.
A exemplo dessa fragilidade, no dia 15 de setembro de 2016, o Ifac disponibilizou uma
lista de beneficiários dos programas considerados evadidos ou desistentes, em que não
constava registro da data em que o aluno foi considerado efetivamente
evadido/desistente. Posteriormente, entre os dias 21 e 23 de setembro, foram
encaminhadas novas listas por e-mail, mas que não apresentavam consistência no
detalhamento das datas de evasão/desistência dos alunos.
A partir das novas listas, verificou-se que a data de evasão/desistência é referenciada de
forma diferente nos campi. O Campus Tarauacá e Cruzeiro do Sul, por exemplo,
relacionaram a evasão/desistência a datas determinadas, com detalhamento em dia, mês
e ano, justificando que os alunos que não renovaram a matrícula no período subsequente
tinham sido considerados evadidos na data fim do semestre letivo anterior. O Campus
Sena Madureira informou o mês e o ano em que o aluno foi considerado
evadido/desistente, sem apresentar justificativas ou esclarecimentos. O Campus Rio
Branco informou apenas o semestre letivo em que teria ocorrido a evasão/desistência
(semestre 2015.1, por exemplo). Por fim, o Campus da Baixada do Sol não
disponibilizou as datas de evasão.
Além disso, foi constatado que alguns alunos tidos como evadidos na primeira listagem
tiveram alteração no status e foram considerados “não evadidos” nas listas atualizadas,
encaminhadas por e-mail.
Os fatos apresentados indicam que o Instituto não registra adequadamente essas
informações. Constata-se a falta de parâmetros bem definidos que esclareçam de forma
adequada quando um aluno passa a ser considerado evadido.
Essa fragilidade é causada pela ação insuficiente da Administração do Ifac na difusão de
critérios capazes de definir claramente as situações em que um aluno é considerado
evadido, desistente ou retido e na instituição de procedimentos, rotinas e
responsabilidades para acompanhamento permanente e avaliação sistemática dos
índices e razões de evasão e retenção dos alunos matriculados no Instituto.
##/Fato##
Causa
A Reitoria do Ifac não implantou procedimentos, rotinas e responsabilidades para
acompanhamento permanente e avaliação sistemática dos índices e das razões da evasão
e retenção de discentes.
Conforme o art. 12 da Resolução nº 187/2014 – CONSU-IFAC, que aprova o Estatuto
do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre, a direção do Ifac
compete ao reitor.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Considerando os fatos apontados, o Instituto Federal de Educação e Tecnologia no Acre
– IFAC, por meio do Ofício nº 05/2016-AUDIN/IFAC, de 05 de dezembro de 2016,
apresentou a seguinte manifestação:
“A Organização Didático Pedagógica do IFAC, Resolução 162, de 09 de setembro de
2013, trata no artigo 60 o conceito de evadido. Neste, considera como evadido duas
situações: o aluno que não realizar a renovação de matrícula no prazo e o discente que
não realizar a renovação de matrícula no ano ou período letivo subsequente ao do
trancamento. Os artigos seguintes definem abandono de curso, cancelamento de
matrícula, desistência de vaga e transferência externa.
Por outro lado, no Manual para cálculo dos indicadores de gestão das Instituições da
Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica – 2.0, o MEC define
um taxa de evasão através de uma fórmula onde divide as matrículas finalizadas
evadidas (todas que tiveram alteração de status para evadido, desligado ou transferido
externo nos meses de referência do intervalo da análise) pelas matrículas atendidas
(todas as matrículas que estiveram em curso por pelo menos 01 dia no período letivo) e
multiplica por 100.
No mais, espera-se que o Sistema Acadêmico contribuirá para melhorarmos estes
controles”.
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
A manifestação apresentada pela Instituição elide os fatos originalmente apontados no
que concerne à existência de parâmetros definidores do momento e que o aluno passa a
ser considerado evadido, bem como acerca de indicadores para o acompanhamento das
taxas de evasão. No entanto, nada menciona acerca da existência de rotinas para
avaliação dos índices e razões para evasão e retenção dos discentes. A identificação das
causas de evasão e retenção escolar se fazem primordiais no gerenciamento das
políticas de assistência estudantil, uma vez que permitem a adoção de medidas para a
mitigação dessas causas, potencializando a efetividade das ações junto aos estudantes.
#/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Implantar procedimentos, rotinas e responsabilidades para
acompanhamento permanente e avaliação sistemática dos índices e das razões de
evasão, desistência ou retenção dos discentes matriculados no Instituto.
1.1.1.9 CONSTATAÇÃO
Ausência de avaliação sistemática dos resultados dos programas da assistência
estudantil do Ifac.
Fato
Ainda quanto à análise das ações empregadas pelo Ifac para avaliar os resultados do
Pnaes, constatou-se a deficiência dos produtos que consolidam os resultados do
Programa e a ausência de indicadores e metas para o seu acompanhamento.
Para a análise, foram solicitadas, por meio S.A. n° 201603130/01, de 22 de agosto de
2016, informações a respeito da execução do processo de avaliação, bem como, o envio
dos relatórios de apresentação e análise dos resultados dos programas.
Em resposta, a DSAES encaminhou o Ofício nº 477/2016/GABIN/IFAC, de 08 de
setembro de 2016, informando que realiza o acompanhamento e a avaliação das ações
de assistência estudantil ao final da execução de cada edital, além de outras formas de
avaliação realizadas durante o planejamento anual das ações, com a participação das
equipes multiprofissionais dos campi.
Quanto a isso, a Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, art.
17, prevê que o monitoramento dos programas será realizado, continuamente, pelas
coordenações técnicas multiprofissionais de cada campus e semestralmente, a partir de
reunião com a Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES. Em seguida, o art.
18 dispõe que as diversas ações desenvolvidas pelos Programas da Política de
Assistência Estudantil deverão ser avaliadas ao final de cada ano letivo, considerando os
resultados e impactos das ações implantadas.
A partir dessa informação, constatou-se, primeiramente, que o monitoramento semestral
não tem ocorrido como previsto na norma. Isso porque o período de execução dos
editais é variado e geralmente não coincide com o prazo de seis meses. No caso, os
relatórios disponibilizados, foram elaborados entre março e abril de 2016, por cada
campus, e referem-se ao conjunto de ações desenvolvidas em todo exercício de 2015.
Além disso, não foi possível avaliar os resultados e impactos das ações implementadas
por meio dos relatórios encaminhados. Isso porque os resultados não são apresentados
considerando indicadores de eficiência, eficácia e efetividade. Também não há
informações quanto à evolução das taxas de sucesso e de evasão entre os alunos
assistidos, bem como, não é feita avaliação sistemática dos fatores que contribuem para
o insucesso (evasão/retenção) entre os alunos atendidos pelos programas de assistência
estudantil. Não foi apresentado um relatório da DSAES, de consolidação das
informações, com análise geral de todos os campi.
Os relatórios encaminhados pelos campi são desprovidos de uma estrutura mínima
padrão. Cada relatório aborda os resultados das ações desenvolvidas de maneira diversa,
impossibilitando a compilação e comparação das informações. Os relatórios, em regra,
não são conclusivos, tratando tão somente da exposição das atividades realizadas no
período (Campus Baixada do Sol) ou dos valores aplicados na execução das ações
(Campus Rio Branco).
Há relatórios em que foi apresentada a listagem dos beneficiários atendidos e a situação
de permanência deles na instituição (Campus Sena Madureira), além dos motivos das
evasões (Campus Xapuri). Outro, apresentou as técnicas de monitoramento utilizadas e
dados percentuais de reprovação e desistência (Campus Tarauacá).
Como boa prática, vale citar os relatórios apresentados pelo Campus Cruzeiro do Sul,
nos quais foram descritos métodos, práticas e ações de execução e monitoramento dos
programas assistenciais, baseados em experiências anteriores e, até mesmo, em estudos
de demanda, com caracterização socioeconômica dos discentes. Também foram
apresentadas as dificuldades encontradas na execução das ações e sugestões de
melhoria.
No entanto, nenhum dos relatórios apresentou informações e dados numéricos
comparáveis ou conclusões a respeito da redução dos índices de evasão/retenção a partir
das ações propostas. Por meio deles, não é possível comparar a evasão/retenção dos
alunos beneficiários com o índice geral do Campus ou saber se um tipo de auxílio tem
maior capacidade de diminuir a evasão que outro. Não houve definição de metas de
redução de evasão e retenção a serem alcançadas com a execução do programa.
A falta dessas informações evidencia a ausência de efetivo acompanhamento e de
avaliação sistemática dos resultados dos programas da assistência estudantil, a despeito
do que determina o inciso II do parágrafo único do art. 5º do Decreto 7.234/2010, de 19
de julho de 2010. Isso compromete a efetividade e o alcance dos objetivos propostos
para o Pnaes. A não avaliação dos resultados também inviabiliza um diagnóstico sobre
eventuais deficiências e, consequentemente, deixa de oportunizar a adoção de medidas
corretivas visando mitigar as causas dos possíveis insucessos.
Além da deficiência dos relatórios de avaliação, constatou-se a ausência de metas
(percentual de redução ou aumento de índices esperado a partir das ações) e indicadores
que permitam o monitoramento e avaliação do desempenho do Programa. Vale salientar
que com vista à efetividade das políticas públicas, a gestão deve ser focada em
resultados, os quais devem ser claramente estabelecidos, considerando os objetivos
definidos para os programas.
Nesse sentido, além de permitir o monitoramento e avaliação, metas e indicadores bem
definidos propiciam ações corretivas decorrentes de avaliações sistemáticas. Além
disso, essas metas devem ser de amplo conhecimento dos servidores envolvidos no
processo, assim como o acompanhamento e aferição dos resultados deve contar com a
participação de todos os setores, possibilitando o compartilhamento e o engajamento
coletivo em torno dos mesmos objetivos.
Como exemplos de índices e indicadores que poderiam ser adotados para definição de
metas e acompanhamento e avaliação sistemática dos resultados dos programas, é
possível citar:
cobertura dos benefícios (alunos assistidos/demanda existente);
taxas de evasão, retenção e sucesso entre os alunos assistidos e sua comparação
com aquelas verificadas entre os não assistidos;
causas de evasão e de retenção entre os alunos assistidos;
fatores que contribuíram para os casos de sucesso;
resultados estratificados por cursos/área, turno, etc; e,
indicadores de eficiência dos gastos (custo médio da assistência para formar
aluno em condição de vulnerabilidade, gasto médio com aluno assistido/evadido,
etc).
##/Fato##
Causa
A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES não definiu uma estrutura
mínima para elaboração de relatórios e apresentação de dados pelos campi, que permita
a avaliação sistemática dos resultados dos programas da assistência estudantil,
considerando indicadores de eficiência, eficácia e efetividade.
Conforme o art. 6º da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015,
compete à DSAES normatizar as políticas e programas de assistência estudantil (inciso
I) e gerenciar e demandar ações institucionais no que se refere a suas coordenações
(inciso II). Vale ressaltar que compete à Coordenação de acompanhamento de
programas de assistência estudantil, nos termos do art. 8º, inciso VIII, sistematizar os
resultados obtidos nos diversos programas e projetos.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Considerando os fatos apontados, o Instituto Federal de Educação e Tecnologia no Acre
– IFAC, por meio do Ofício nº 05/2016-AUDIN/IFAC, de 05 de dezembro de 2016,
apresentou a seguinte manifestação:
“Conforme relatado anteriormente, o acompanhamento das ações de assistência
estudantil é fragilizado devido não apenas à falta de sistema informatizado para
gerenciamento da Política de Assistência Estudantil do IFAC, mas por não haver
sistema informatizado para o acompanhamento dos discentes de forma geral.
A falta de indicadores em todos os relatórios apresentados é reflexo da ausência de
informações importantes para o desenvolvimento das atividades de acompanhamento
de todo corpo discente. A assistência estudantil dos campi, não é responsável apenas
pelas ações de execução dos auxílios financeiros, pois atendem a diversas demandas
oriundas do corpo discente como: atendimentos individualizados, orientações,
encaminhamentos, dentre outros. Em 2016, foi iniciada a construção do Plano
Institucional de Permanência e Êxito do IFAC, um instrumento que está sendo
desenvolvido em conjunto com todos os campi e Pró-Reitorias.
Vale ressaltar, que as informações levantadas para quantificar os índices de evasão e
retenção, foram obtidos através do Sistema de Segurança Digital do Ministério da
Educação (SISTEC). Ainda sob a perspectiva do acompanhamento e monitoramento
dos discentes que foram contemplados com auxílios financeiros de programas de
assistência estudantil em 2016, estamos realizando de forma conjunta com os campi,
um mapeamento dos discentes que são desligados dos programas no decorrer da
vigência dos editais, bem como das causas do desligamento. Foi realizada também
neste ano, uma pesquisa com os discentes do IFAC, para levantar indicadores sobre
possíveis programas a serem disponibilizados pela Assistência Estudantil.
Até o dia 15 do corrente mês será aplicado um questionário de avaliação dos
programas aos discentes que foram atendidos por algum dos auxílios de assistência
estudantil neste ano, com objetivo de detectar a importância destes para os mesmos”.
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
Em sua manifestação, o Ifac concorda com as inconsistências levantadas pela CGU,
apontando possíveis causas para a ocorrência dos problemas e descrevendo ações já
implementadas ou a serem instituídas para a mitigação das falhas. Ressaltou, também,
que as informações levantadas para quantificar os índices de evasão e retenção foram
obtidas através do Sistema de Segurança Digital do Ministério da Educação (SISTEC).
Os indicadores de evasão e retenção da Ifes possuem parâmetros válidos de cálculo,
conforme já analisado em ponto anterior.
Quanto aos demais itens apontados na auditoria, faz-se necessário, em adição às
medidas já informadas pela Instituição, a adoção de ações outras para a mitigação das
falhas.
##/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Definir indicadores e metas de eficiência, eficácia e efetividade
aplicáveis aos Programas da Política de Assistência Estudantil, a fim de possibilitar
avaliação efetiva e sistemática das ações implantadas.
Recomendação 2: Definir e implantar uma estrutura mínima padrão para elaboração de
relatórios e apresentação de dados pelos campi, que permita a avaliação sistemática dos
resultados dos programas da assistência estudantil, considerando os resultados e
impactos das ações implantadas, a partir de indicadores e metas de eficiência, eficácia e
efetividade aplicáveis aos Programas da Política de Assistência Estudantil.
Recomendação 3: Definir uma rotina de sistematização dos resultados obtidos nos
diversos programas e projetos de assistência estudantil, nos prazos definidos nos arts. 17
e 18 da Resolução nº 033/2015 - CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, a fim de
viabilizar o diagnóstico de eventuais deficiências e oportunizar a adoção de medidas
corretivas visando mitigar as causas dos possíveis insucessos.
1.1.1.10 CONSTATAÇÃO
Insuficiência de critérios de contrapartida para manutenção dos benefícios
financeiros, desconsiderando as finalidades dos programas da Política de
Assistência Estudantil do Ifac.
Fato
Foram realizados exames com o objetivo de avaliar se os critérios estabelecidos como
contrapartida dos alunos para a manutenção dos benefícios (condições de permanência
nos programas executados com recursos do Programa Nacional de Assistência
Estudantil – Pnaes) guardam consonância com a Política de Assistência Estudantil –
Paes do Ifac, instituída pela Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de
2015.
Todavia, após a análise dos regulamentos da Paes, constatou-se insuficiência desses
critérios, por falta de atendimento à finalidade dos programas definidos na política e a
disposições do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010, que regulamenta o Pnaes.
Tal constatação foi realizada por meio da avaliação dos Editais nº 01 e nº 02/2015 e n°
01 e n° 02/2016, relativos ao Programa Auxílio Permanência, e os Editais nº 03 e nº
04/2015 e nº 05 e nº 06/2016 relativos aos Programas Pró-cultura e Pró-esporte.
O Programa Auxílio Permanência é definido pelo artigo 12 da Paes como uma
assistência adicional a estudantes em condição de vulnerabilidade social e/ou
econômica, concedida mensalmente, a alunos selecionados. Sendo assim, trata-se de um
benefício de natureza tipicamente social.
Conforme os editais desse programa, o estudante deve atender aos seguintes requisitos
para garantir a continuidades do auxílio:
estar em situação de vulnerabilidade socioeconômica (condição não prevista nos
editais de 2016);
ter matrícula regular;
ter frequência mínima de 75% nas atividades acadêmico-pedagógicas,
proporcional a cada bimestre; e,
obter nota igual e/ou superior à média bimestral definida pela instituição, e
quando necessário, avaliação subjetiva analisada em conselho de classe
conjuntamente com os professores e a Coordenação técnica multiprofissional de
Assistência Estudantil.
Além disso, foram previstas hipóteses de cancelamento do auxílio nas seguintes
situações:
solicitação do próprio estudante;
não cumprimento das obrigações assumidas no Termo de Compromisso (que
não constava dos editais);
abandono do curso ou trancamento de matrícula;
constatação de não veracidade das informações fornecidas pelo beneficiado; e,
constatação de melhoria na qualidade de vida após visita domiciliar realizada
pelos profissionais que atuam na Coordenação técnica multiprofissional de
Assistência Estudantil (condição não prevista nos editais de 2016).
A partir dessas informações, foi constatada uma alteração relevante nas condições de
permanência no programa em 2016. O critério “manutenção da situação de
vulnerabilidade socioeconômica” foi retirado do rol de condições de permanência, em
detrimento da finalidade da assistência concedida por meio do Programa Auxílio
Permanência.
Com a mudança, deixou de haver garantia de vinculação do auxílio ao público-alvo a
quem foi destinado originalmente na Paes, os estudantes em condição de
vulnerabilidade social e/ou econômica.
Por outro lado, os Programas Pró-cultura e Pró-esporte, compõem o Programa de Apoio
aos Programas de Ensino, Pesquisa e Extensão, que prevê concessão de auxílio
financeiro vinculado à participação e desempenho dos alunos em atividades específicas.
Sendo assim, foram instituídos como benefícios de natureza tipicamente acadêmica.
Em relação a eles, foi constatada a falta de previsão de condições de permanência para
os programas nos editais, apesar dos auxílios estarem vinculados à participação e
desempenho dos beneficiários em atividades culturais e esportivas.
Em 2015, os editais previram que seria solicitado, mensalmente, a comprovação de que
o estudante apresentava frequência regular as atividades e eventos. No entanto, não
houve detalhamento do que seria considerado “frequência regular”.
Vale mencionar que foram previstas hipóteses de cancelamento do auxílio concedido,
quais sejam: solicitação do próprio estudante; não cumprimento das obrigações
assumidas no Termo de Compromisso; abandono do curso, transferência externa ou
trancamento de matrícula; e, constatação de não veracidade das informações fornecidas
pelo beneficiado.
O termo de compromisso supracitado estabelece como condições: frequência igual ou
superior a 75% das aulas em todas as disciplinas; evolução do desempenho acadêmico;
informação sobre alteração da situação socioeconômica durante o período de
recebimento do auxílio; e, participação em reuniões de acompanhamento do programa.
Todavia, considerando essas hipóteses e compromissos, percebe-se que não há condição
de permanência vinculada ao desempenho esperado dos beneficiários nas atividades
culturais e esportivas, ligadas à natureza do benefício.
Em 2016, os editais se limitaram à previsão, na sessão “Do Acompanhamento e da
Prestação de Contas”, de que o estudante/bolsista deveria apresentar os resultados
parciais e finais do projeto. Ou seja, apesar de estabelecer obrigações aos beneficiários,
o edital não estabeleceu condições para manutenção dos auxílios dos Programas Pró-
cultura e Pró-esporte.
Por se tratar de concessão de benefícios de natureza tipicamente acadêmica, é coerente a
exigência de contrapartida vinculada a participação e desempenho dos alunos em
atividades específicas. Isso reflete o trabalho como princípio educativo e a
responsabilização do estudante frente ao recebimento do auxílio financeiro.
Quanto a isso, o parágrafo único do art. 5° do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010,
determina que as instituições deverão fixar requisitos para a percepção de assistência
estudantil, além de mecanismos de acompanhamento e avaliação do programa.
É importante que a regra de concessão, manutenção e suspensão dos auxílios esteja
estritamente alinhada a finalidade de cada um dos programas estabelecido pelo Ifac,
evitando que critérios mal delimitados acabem por afastar estudantes mais vulneráveis
de benefícios tipicamente sociais ou que objetivos específicos de benefícios de natureza
tipicamente acadêmica não sejam alcançados.
##/Fato##
Causa
A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES elaborou regulamentos
insuficientes quanto ao detalhamento dos critérios de concessão, manutenção e
suspensão dos benefícios financeiros, desconsiderando as finalidades específicas dos
programas da Política de Assistência Estudantil do Ifac.
Conforme o art. 6º, inciso I, da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de
março de 2015, compete à DSAES normatizar as políticas e programas de assistência
estudantil.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Considerando os fatos apontados, o Instituto Federal de Educação e Tecnologia no Acre
– IFAC, por meio do Ofício nº 05/2016-AUDIN/IFAC, de 05 de dezembro de 2016,
apresentou a seguinte manifestação:
“O Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010, que regulamenta o Programa Nacional de
Assistência Estudantil – PNAES e a Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC que
dispõe sobre a Política de Assistência Estudantil do Instituto Federal de Educação,
Ciência e Tecnologia do Acre – IFAC, não estabelecem critérios de contrapartida para
manutenção dos benefícios financeiros. Entretanto, os Editais nº 01 e n° 02/2016,
Auxilio Permanência, elencam no item 11 os critérios para o estudante permanecer no
Programa, a saber:
11.1.2. Ter matrícula regular;
11.1.3. Ter frequência mínima de 75% nas atividades acadêmico-pedagógicas,
proporcional a cada bimestre;
(...)
11.1.4. Obter nota igual e/ou superior à média bimestral definida pela instituição
e, quando necessário, avaliação subjetiva analisada em conselho de classe e/ou diálogos
entre lideranças estudantis e equipe de assistência estudantil.
(...)
11.3 A qualquer tempo poderão ser efetuadas, pelo NAES do Campus, novas
entrevistas, visitas domiciliares e/ou solicitação de documentação para o
acompanhamento da situação do estudante beneficiado pelo programa, quando
necessário, será reavaliada a situação socioeconômica para continuidade na percepção
do auxílio, apresentando a (s) condição (ões) exigida (s) para o correto recebimento.
A supressão do item “manutenção da situação de vulnerabilidade socioeconômica” que
foi realizada nos editais nº 01 e n° 02/2016, não desvincula o objetivo do auxílio do
público-alvo, visto o mesmo é garantido, prioritariamente aos estudantes com renda
per capita familiar de até um salário mínimo e meio ou oriundo da rede pública de
educação. Neste sentido, os objetivos previstos no art.2º do Decreto nº 7.234, de 19 de
julho de 2010 – PNAES, estão sendo alcançados.
No que concerne aos Editais nº 03 e nº 04/2015, Programas Pró-cultura e Pró-esporte,
observou-se que a forma de acompanhamento utilizada (comprovação de que o
estudante apresenta frequência regular as atividades e eventos) não foi eficaz. Diante
disso, nos editais nº 05 e nº 06/PROEX/2016, Programas Pró-cultura e Pró-esporte,
foram estabelecidas as seguintes condicionalidades:
É de responsabilidade do Coordenador do Projeto de Extensão o
acompanhamento do aluno bolsista;
O acompanhamento da execução do Plano de Trabalho fica sob responsabilidade
do respectivo Campus e/ou reitoria, que adotará mecanismos de controle das
atividades, sendo:
a) Acompanhamento bimestral dos bolsistas por meio de relatórios que deverão ser
enviados à Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil;
b) Acompanhamento do Plano de Trabalho por meio de relatório parcial, conforme
modelo que será fornecido pela PROEX, que deverá ser enviado a Pró-Reitoria de
Extensão;
c) Acompanhamento do Trabalho por meio de relatório final, conforme modelo que será
fornecido pela PROEX, que deverá ser enviado a Pró-Reitoria de Extensão;
O estudante/bolsista deverá apresentar os resultados parciais e finais do projeto,
sob a forma de painel ou exposição oral, acompanhados de relatório.
Além das condicionalidades citadas, a Pró-Reitoria de Extensão editou a Nota Técnica
nº 001/2016-CPRC/PROEX/IFAC, que visa orientar sobre documentos, fluxos e
procedimentos referentes aos editais 02,03,04,05 e 06/2016/2017 – PROEX. A nota
prevê que mensalmente seja encaminhado o Atestado de Frequência do Bolsista até o 5
dia útil para fins de solicitação de pagamento, ou seja se não houver a realização de
atividade, o estudante não recebe”.
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
Em sua manifestação, o Ifac não concorda com o apontamento da CGU de que a
supressão do item “manutenção da situação de vulnerabilidade socioeconômica”, que
foi realizada nos editais nº 01 e n° 02/2016, desvincularia o auxílio permanência do
público alvo do programa, já que a situação de vulnerabilidade socioeconômica seria
inerente aos potencias beneficiários da política (prioritariamente os estudantes com
renda per capita familiar de até um salário mínimo e meio ou oriundo da rede pública de
educação).
Não obstante a manutenção da situação de vulnerabilidade seja condição intrínseca ao
Pnaes, nada impede, e é até recomendável, com base no princípio da transparência, que
tal status seja discriminado de forma clara, juntamente com outros critérios, nos editais
de regulamentação dos benefícios.
Quanto aos Programas Pró-cultura e Pró-esporte, os argumentos apresentados pelo
gestor acerca da existência de condicionalidades nos editais nº 05 e 06/2016 já foram
avaliados pela equipe de auditoria durante os trabalhos de campo, tendo sido
considerado que os critérios de contrapartida delineados seriam insuficientes para a
garantia da efetividade das políticas.
#/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Elaborar ou alterar os regulamentos existentes de forma a detalhar
critérios de concessão, manutenção e suspensão dos benefícios financeiros, levando em
consideração as finalidades específicas dos programas da Política de Assistência
Estudantil do Ifac.
1.1.1.11 CONSTATAÇÃO
Utilização de recursos do Pnaes para pagamento de apólice de seguro estudantil,
em desconformidade com o Decreto nº 7.234/2010.
Fato
Foram realizados exames com o objetivo de verificar se os recursos estão realmente
sendo aplicados nas áreas definidas pelo Instituto ou se existem aplicação de recursos
em áreas não previstas no Decreto nº 7.234/2010. Assim, tendo como base relação de
ordens bancárias emitidas pelo Ifac entre janeiro de 2015 a junho de 2016, foram
verificadas a existências de diversos pagamentos referentes a apólice estudantil,
conforme quadro “Seguro Estudante”:
Quadro – Seguro Estudante Número da OB Item Valor (R$)
2015OB806739 Apólice de Seguro nº 15939 1.501,56
2015OB806740 Apólice de Seguro nº 15939 1.926,52
2015OB806741 Apólice de Seguro nº 15939 1.926,52
2015OB806966 Apólice de Seguro nº 15939 1.926,52
2015OB806967 Apólice de Seguro nº 15939 1.501,56
2015OB806968 Apólice de Seguro nº 15939 1.926,52
2015OB807304 Apólice de Seguro nº 15939 2.191,35
2015OB809211 Apólice de Seguro nº 15939 2.205,26
2015OB809287 Apólice de Seguro nº 15939 2.189,25
Total 17.295,06
Conforme o parágrafo 1º do artigo 3º do Decreto nº 7.234/2010, as ações da assistência
estudantil deverão ser desenvolvidas nas áreas de alimentação; transporte; atenção à
saúde; inclusão digital; cultura; esporte; creche; apoio pedagógico; e acesso,
participação e aprendizagem de estudantes com deficiência, transtornos globais do
desenvolvimento e altas habilidades e superdotação.
Todavia, a Apólice de Seguro nº 15939 apenas garante cobertura dos danos resultantes
do acidente escolar, não se enquadrando nas áreas delimitadas pelo Decreto nº
7.234/2010.
#/Fato##
Causa
A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil – DSAES deu prosseguimento à
contratação de seguro para alunos regularmente matriculados no estabelecimento, com
orçamento e disponibilidade financeira garantidos por meio de recursos do Pnaes,
desconsiderando as finalidades específicas dos programas da política de assistência
estudantil do Ifac estabelecidas no parágrafo 1º do artigo 3º do Decreto nº 7.234/2010.
Conforme o art. 6º, inciso I, da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de
março de 2015, compete à DSAES normatizar as políticas e programas de assistência
estudantil.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Por meio do Ofício nº 5/2016/GABIN/IFAC, de 02 de dezembro de 2016, a Unidade
encaminhou as seguintes justificativas:
“Embora não esteja descrito no Decreto 7.234/2010, o pagamento da apólice de seguro,
configura como ação de apoio pedagógico, uma vez que os discentes do IFAC realizam
atividades de natureza prática como: aulas práticas, visitas técnicas, participação em
eventos científicos, de extensão e estágio. Dessa forma, todos os discentes devem estar
assegurados, uma vez que as atividades descritas apresentam riscos durante o seu
desenvolvimento.”
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
Pagar seguro para os estudantes não tem relação com apoio pedagógico, e não faz parte
das áreas definidas pelo Decreto nº 7.234/2010. Em determinadas situações, tais como
alunos bolsistas que fazem intercâmbio no exterior, há a necessidade do seguro
obrigatório. Todavia, não foi essa a finalidade do seguro contratado. Conforme consta
no termo de referência do processo nº 23244.002950/2014-15, a contratação de seguro
seria “contra acidentes pessoais, morte acidental, invalidez permanente total ou parcial
por acidente, despesas médicas hospitalares, odontológicas e assistência especial, tipo
coletivo para alunos regularmente matriculados no Instituto Federal de Educação,
Ciência e Tecnologia do Acre – Ifac, tanto na modalidade presencial quanto à distância
ou através do Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego – Pronatec,
com idades entre 14 e 70 anos e estagiários pelo Ifac, ocorridos em qualquer parte do
globo e em qualquer período”. Essa mesma justificativa pode ser obtida na página
eletrônica do Ifac, pelo caminho
“http://portal.ifac.edu.br/index.php?option=com_content&view=article&id=523&Itemi
d=565&server=1”. Há uma estimativa de até 16.000 alunos e estagiários a serem
segurados.
Ainda, no processo de contratação foi apresentada a seguinte justificativa:
“A contratação de seguro contra acidentes pessoais, morte acidental, invalidez
permanente total ou parcial, despesas médicas hospitalares e odontológicas e assistência
especial, justifica-se pela necessidade de atendimento à legislação que versa sobre
seguro escolar, Decreto - Lei nº 35, de 25 de janeiro de 1990; Portaria nº 413 de 08 de
junho de 1990 e Lei nº 11.788 de 25 de setembro de 2008. ...”
Dos normativos citados, apenas a Lei nº 11.788/2008 é nacional, e menciona que o
seguro deve ser contratado para estagiários, sendo que a responsabilidade é de quem
contrata o estagiário. No caso de estágio obrigatório, a responsabilidade poderá ser
assumida pela instituição de ensino.
O Decreto-Lei nº 35, de 25 de janeiro de 1990, embora trate da obrigatoriedade dos
estabelecimentos de ensino obrigatório em fazer seguro para garantir cobertura
financeira a alunos sinistrados, foi promulgado pela República Portuguesa, e, portanto,
não tem validade no território brasileiro.
A Portaria nº 413, de 08 de junho de 1990, foi assinada em conjunto pelos Ministérios
das Finanças, da Educação e da Saúde da República Portuguesa, e regulamenta o seguro
escolar definido pelo Decreto-Lei nº 35/1990. Ou seja, o normativo também não tem
validade no território brasileiro.
O embasamento para contratação de seguro pelo Ifac para os alunos regularmente
matriculados não tem fundamento legal.
##/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Orientar formalmente a área responsável a não utilizar recursos do
Pnaes para pagamento de apólice de seguro estudantil.
Recomendação 2: Atualizar a página eletrônica existente no caminho
"http://portal.ifac.edu.br/index.php?option=com_content&view=article&id=523&Itemi
d=565&server=1", que contém informações e orientações sobre como os alunos obtêm
ressarcimento de sinistros.
1.1.1.12 CONSTATAÇÃO
Ausência de dados que consubstanciem as políticas de assistência social a serem
implementadas.
Fato
Foram realizados exames com o objetivo de verificar se as áreas de atuação da Ifes
referentes à assistência estudantil, dentre aquelas previstas no Decreto nº 7.234/2010,
foram definidas a partir de estudos ou análises da demanda do corpo discente.
Constatou-se que a Diretoria de Assistência Social não definiu as atividades para serem
desenvolvidas ou ampliadas. Em todos os exercícios são publicados editais para a
concessão de bolsas-auxílio, como as de permanência, as pró-cultura e pró-esporte, e as
de monitoria. Todavia, o quantitativo de vagas não é definido por meio de base de
informações ou aplicação de fórmulas, mas a partir de um consenso com os demais
núcleos de assistência estudantil existentes nos campi, e tendo por base o número de
beneficiados no exercício anterior.
Além do pagamento de auxílios, os recursos também são utilizados para a ajuda de
custo de estudantes na participação em congressos, seminários ou jogos universitários.
Esses eventos, em sua maioria, não estão definidos em calendários acadêmicos e não
existe uma política de divulgação que objetive o aumento de trabalhos a serem
apresentados nos seminários e congressos.
Também foi detectada a utilização de recursos como ajuda de custo para estudantes que
estavam a realizar intercâmbio em uma instituição de ensino em Portugal. A análise dos
processos de pagamento evidenciou que não havia planejamento quando foi oferecida a
oportunidade aos alunos do Ifac, pois, houve necessidade de ajustes de valores, dado
que os recursos originalmente previstos para serem repassados aos estudantes
beneficiários foram insuficientes para a manutenção do custo de vida no período em que
estes se encontravam em intercâmbio.
A implementação de políticas estudantis sem embasamento de dados sócio-econômicos
e sem divulgação consistente à classe estudantil de seus direitos pode ocasionar uma
baixa efetividade nas ações, resultando em baixa participação e na permanência de taxas
elevadas de evasão, conforme preconizado no art. 4º, caput, do Decreto nº 7.234/2014.
##/Fato##
Causa
A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil – DSAES não realizou pesquisas sócio-
econômicas que embasassem a formulação de políticas com objetivo de diminuir a
evasão escolar, um dos objetivos do Programa Nacional de Assistência Estudantil.
Conforme o art. 6º, inciso I, da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de
março de 2015, compete à DSAES normatizar as políticas e programas de assistência
estudantil.
##/Causa##
Manifestação da Unidade Examinada
Por meio do Ofício nº 5/2016/GABIN/IFAC, de 02 de dezembro de 2016, a Unidade
encaminhou as seguintes justificativas:
“No ano de 2016 elaboramos uma pesquisa aos discentes sobre as demandas por
assistência estudantil. Nesta primeira pesquisa realizada pela DSAES houve baixa
adesão dos mesmos, contudo, esta será uma ação anual e esperamos que a participação
amplie gradativamente.
O quantitativo de vagas atualmente tem sido definido de acordo com as demandas dos
campi. O quantitativo de vagas dos programas pró-esporte e pró-cultura são definidos
considerando a representatividade das ações nestes aspectos e consultados os
professores das áreas afins.
As vagas do edital de monitoria foram distribuídas de acordo com o apontamento dos
diretores de ensino observando as disciplinas que atendessem ao disposto na resolução
90/2015. O levantamento foi enviado diretamente para Pró-reitoria de Ensino. Ressalta-
se que este edital é em parceria com o citado setor.
Os eventos são de âmbito nacional e no geral dependem de aceite de trabalhos para que
o estudante participe, portanto, não há como prever ou mensurar a maioria deles. O
estímulo à participação se dá através do incentivo à pesquisa e extensão, onde os
discentes desenvolvem projetos juntamente com um professor/orientador. Este ano foi
realizado um Congresso de Ciência e Tecnologia com o tema “Despertando talentos”,
que tinha como objetivo contribuir com o despertar para estas ações. Além disso,
estamos elaborando um vídeo institucional que visa demonstrar para os discentes todos
os serviços que o IFAC dispõe.
Quanto à permanência, definimos de acordo com o quantitativo de discentes e
dividimos as vagas disponíveis calculando-se percentuais correspondentes através de
cálculo aritmético. Apesar de não termos realizado pesquisa através da DSAES
anteriormente, verificamos que as ações desenvolvidas atualmente estão muito
relacionadas com as demandadas pelo público, conforme observa-se no resultado da
pesquisa realizada (disponível no site institucional).
Vale salientar que os alunos podem sugerir ou solicitar ações através dos Núcleos de
Assistência ao Estudante dos campi, pois este setor possui contato direto com os
discentes.
Ressaltamos que há ainda o canal de ouvidoria e fale conosco. Estes canais recebem
todas as críticas e sugestões e repassam para os setores afins.”
##/ManifestacaoUnidadeExaminada##
Análise do Controle Interno
A pesquisa promovida pelo DSAES ficou restrita ao preenchimento de um questionário
em uma página eletrônica. Ou seja, houve passividade na espera de contribuições.
Ainda, a espera de sugestões de alunos também é uma atitude passiva.
Com exceção da bolsa permanência, nas justificativas apresentadas não foram
explicitadas fórmulas matemáticas ou roteiro objetivo que demonstrasse a definição das
ações adotadas, bem como o quantitativo de vagas ofertadas.
##/AnaliseControleInterno##
Recomendações:
Recomendação 1: Elaborar pesquisa junto à classe estudantil para identificar as
vulnerabilidades existentes, e, a partir dos resultados, elaborar ações que possam
atender de forma mais abrangente o objetivo do Programa Nacional de Assistência
Estudantil.
1.1.1.13 INFORMAÇÃO
Divulgação ineficiente do Pnaes ao público alvo da política.
Fato
Foram realizados exames com o objetivo de verificar se a Ifes divulga adequadamente o
Programa junto ao público alvo.
Não existe um planejamento para a divulgação dos editais de concessão de bolsa ou um
canal de comunicação principal. Cada núcleo de assistência social é responsável pelas
ações de divulgação. Entre as modalidades adotadas está a fixação de editais nos
quadros de avisos; avisos repassados durante as aulas, com anuência de professores; e
orientações para aqueles que procuram por informações.
Todavia, constata-se que essas formas de divulgação não atingem o público alvo de
forma eficiente, tendo em vista que se verificam diferenças consideráveis entre as vagas
disponibilizadas para bolsas-auxílio permanência e as vagas preenchidas, conforme
demonstra o quadro “Comparativo de Beneficiados”. O comparativo está distribuído por
campus, conforme os editais:
Quadro – Comparativo de Beneficiados
Campus
Editais
1/2015/PROAE 1/2016/DSAES
Vagas
Disponibilizadas
Vagas
Preenchidas
Vagas
Ociosas
(%)
Vagas
Disponibilizadas
Vagas
Preenchidas
Vagas
Ociosas
(%)
Baixada
do Sol 75 42 44,00 48 45 6,25
Cruzeiro
do Sul 198 130 34,34 239 181 24,27
Rio
Branco 198 34 82,82 139 46 66,90
Sena
Madureira 96 65 32,29 143 123 13,98
Tarauacá 200 179 10,5 310 295 4,84
Xapuri 190 124 34,73 181 156 13,81
Campus
Editais
2/2015/PROAE 2/2016/DSAES
Vagas
Disponibilizadas
Vagas
Preenchidas
Vagas
Ociosas
(%)
Vagas
Disponibilizadas
Vagas
Preenchidas
Vagas
Ociosas
(%)
Baixada
do Sol 25 16 36,00 32 26 18,75
Cruzeiro
do Sul 87 87 + (5)* - 99 99 + (64) -
Rio
Branco 160 127 20,62 172 160 6,98
Sena
Madureira 22 14 36,36 52 52 + (70) -
Tarauacá 0 - 12 12 + (8) -
Xapuri 50 50 + (14) - 83 83 + (23) -
*Valores em parênteses são números de classificados além das vagas ofertadas.
Fonte: Editais de concessão de bolsas e editais com relação de beneficiados.
Os Editais nº 1/2015/PROAE e nº 1/2016/DSAES destinavam as vagas para discentes
de cursos técnico de nível médio integrado e PROEJA, e os Editais nº 2/2015/PROAE e
nº 2/2016/DSAES destinavam as vagas para alunos dos cursos técnico subsequentes,
tecnólogos e superiores. Analisando-se os editais verifica-se que:
1 – no Edital nº 1/2015/PROAE a ociosidade de vagas para o campus Rio Branco perfez
82,82%. Em 2016 a ociosidade de todos os campi diminuiu, mesmo assim a do campus
Rio Branco permaneceu elevado, atingindo o percentual de 66,90%;
2 – no Edital nº 2/2015/PROAE, que destinava as vagas para alunos dos cursos técnico
subsequentes, tecnólogos e superiores, os percentuais de ociosidade são menores,
havendo, inclusive, demanda não atendida. Mesmo assim, o percentual nos campi de
Sena Madureira e da Baixada do Sol são superiores a 35%. No exercício de 2016 a
procura pelas vagas aumentou consideravelmente, mesmo assim dois campi ainda
tiveram ociosidade, sendo no campus Baixada do Sol as vagas ociosas atingiram o
percentual de 18,75%.
Foram realizadas entrevistas com os núcleos de assistência social nos campi da Baixada
do Sol e Rio Branco sobre o processo de divulgação dos editais e os motivos pela baixa
procura. Com isso, verificou-se que há uma diferença do perfil do aluno ao qual os
editais se destinam.
Além disso, obteve-se a informação de que cada núcleo é responsável pela divulgação
em seu campus, e não há orientações que normatizem as atividades a serem promovidas.
Em relação à Diretoria de Assistência Social, verificou-se que não existe uma fórmula
que seja utilizada para definir o quantitativo de vagas destinadas a cada campus. As
vagas e as condições dos Editais foram definidas em comum consenso com os núcleos
dos campi. Para o exercício de 2016 foram feitos ajustes no quantitativo de vagas com
base na procura do exercício de 2015.
Por meio do Ofício nº 5/2016/GABIN/IFAC, de 02 de dezembro de 2016, a Unidade
encaminhou as seguintes justificativas:
“A divulgação dos editais de seleção dos discentes para a concessão de auxílio
financeiro é realizada no site do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia
do Acre – IFAC, http://portal.ifac.edu.br/?server=1. Outras estratégias adotadas são:
fixação dos editais nos murais dos campi, nos quadros de aviso das salas de aula e
reunião com pais e/ou responsáveis. Ademais são adotadas outras modalidades de
divulgação, conforme citado no Anexo à Solicitação de Auditoria nº 201603130/02, de
11 de novembro de 2016, registro 10, a saber: fixação de editais nos quadros de avisos;
avisos repassados durante as aulas, com anuência de professores; e orientações para
aqueles que procuram por informações.
O índice de vagas ociosas no Campus Rio Branco não pode ser atribuído a ineficiência
de divulgação, visto que em campus onde os estudantes têm mais dificuldades com a
internet, por exemplo, o índice de ociosidade é baixo. Contudo, a Diretoria Sistêmica
de Assistência estudantil – DSAES, durante o de planejamento das ações da Assistência
Estudantil para o ano 2017, realizado no período de 29.11 a 01.12.2016, definiu
juntamente com os campi os procedimentos para a divulgação dos editais e demais
ações de assistência estudantil no IFAC.
No que concerne a inexistência de uma fórmula que seja utilizada para definir o
quantitativo de vagas destinadas a cada campus, esclareço o que segue:
Para os estudantes dos cursos técnicos integrado ao ensino médio são
disponibilizadas para cada campus número de vagas igual ao número de estudantes
matriculados naquela modalidade.
Para os estudantes dos Cursos Técnico Subsequentes, Tecnólogos e Superiores,
o quantitativo de vagas ofertado para cada campus é definido proporcionalmente ao
número de estudantes matriculados, respeitando o previsto no quadro 11 do Plano de
Desenvolvimento Institucional – PDI, “elevar o número de benefícios concedidos no
mínimo em 10% ao ano para contribuir na permanência dos discentes” (2014, p. 30).”
A justificativa apresentada confirma as afirmações iniciais sobre a ausência de
padronização de divulgação dos editais. Embora as visitas tenham se restringido a
apenas dois campi, do total de seis que fazem parte da estrutura do Ifac, nas entrevistas
realizadas com os servidores que fazem parte dos Núcleos de Assistência ao Estudante –
NAES, verificou-se que a ausência de padronização ou orientações sobre a divulgação
de editais faz com que as ações de divulgação fiquem restritas ao planejamento dos
próprios NAES. Entretanto, a definição de procedimentos pelo DSAES junto aos NAES
deve padronizar essas ações, possibilitando que um maior número de estudantes tome
conhecimento dos benefícios que lhe são ofertados.
##/Fato##
1.1.1.14 INFORMAÇÃO
Não atendimento dos critérios de seleção estabelecidos no Decreto nº 7.234/2010,
principalmente o critério renda, com ações em andamento para correção das
falhas.
Fato
Foram realizados exames com o objetivo de verificar se os critérios de seleção foram
atendidos e se estão embasados em documentação comprobatória, bem como se o
critério renda está sendo atendido.
Para isto, foram realizados testes a partir de amostra aleatória composta por 87
inscrições realizadas em dois campi, conforme demonstra o quadro “Amostra
Realizada”:
Quadro – “Amostra Realizada” Campus Baixada do Sol Campus Rio Branco
Edital Candidatos* Selecionados Edital Candidatos* Selecionados
1/2015/PROAE 42 9 1/2015/PROAE 34 8
1/2016/DSAES 45 10 1/2016/DSAES 46 14
2/2015/PROAE 16 4 2/2015/PROAE 127 14
2/2016/DSAES 26 11 2/2016/DSAES 160 17
Total 129 34 Total 367 53
Total em % 26,36 Total em % 14,44
Fonte: Processos de concessão de bolsas realizados pelo IFAC entre janeiro de 2015 e julho de 2016.
Adicionalmente, foram realizadas visitas aos núcleos de assistência estudantil dos campi
da Baixada do Sol e de Rio Branco e solicitadas as inscrições de candidatos, tanto as
deferidas quanto as indeferidas.
Da análise das inscrições deferidas e indeferidas foram detectadas as seguintes
situações:
1 – as inscrições são arquivadas em envelopes ou pastas de arquivos e organizadas em
ordem de classificação ou alfabética. Embora estejam a ser mantidas em ordem, não há
fichas de análise com o registro da verificação do atendimento dos critérios
estabelecidos nos editais. A renda per capita calculada é anotada no envelope de
inscrição;
2 – foi detectada falha na análise da inscrição da candidata de CPF nº ***.250.632-**,
que havia sido classificada para recebimento de bolsa-permanência de 2015. Em 2016 a
documentação apresentada pela candidata foi a mesma, mas a discente foi
desclassificada. A justificativa repassada verbalmente pelas servidoras do Núcleo de
Assistência Social responsáveis pela análise da inscrição foi que faltava a comprovação
de renda;
3 – foram detectados outros discentes que haviam sido classificados mas que não
apresentaram comprovação de renda ou de nível de escolaridade. Houve candidatos que
pelo mesmo motivo haviam sido desclassificados. Seguem casos de discentes
classificados com documentação incompleta:
3.1 – o candidato de CPF nº ***.584.628-** (Edital nº 1/2016/DSAES) não apresentou
documento que comprovasse que fosse de origem de escola pública;
3.2 – a candidata de CPF nº ***.378.552-** (Edital nº 1/2015/DSAES) não apresentou
comprovação de renda;
3.3 – a candidata de CPF nº ***.221.022-** (Edital nº 2/2015/DSAES) não apresentou
documentação de renda dos pais de seus filhos.
4 – em pelo menos um caso verificou-se que o genitor do discente de CPF nº
***.348.042-** (Edital nº 1/2015/DSAES) era proprietário da própria empresa que o
empregava. Para comprovação de renda, o filho apresentou pro labore do pai no qual
constava valor abaixo do limite para pagamento de IR. Como o pai é proprietário de
empresa, o lucro obtido no decorrer do exercício também é fonte de renda. Não foi
solicitado o balanço patrimonial para se calcular a renda familiar;
5 – nos processos indeferidos, constatou-se que na análise dos recursos apresentados
não constava o nome dos julgadores, não sendo possível confirmar se houve
cumprimento dos ditames dos editais, que preveem que a comissão julgadora dos
recursos será composta de um membro da Coordenação Técnica-multidisciplinar da
Assistência Estudantil do Campus, mais dois servidores externos à Equipe.
A situação detectada vai de encontro ao Decreto nº 7.234/2010, que define, no artigo 5º,
que “serão atendidos no âmbito do PNAES prioritariamente estudantes oriundos da
rede pública de educação básica ou com renda familiar per capita de até um salário
mínimo e meio, sem prejuízo de demais requisitos fixados pelas instituições federais de
ensino superior”.
Por meio do Ofício nº 5/2016/GABIN/IFAC, de 02 de dezembro de 2016, a Unidade
encaminhou as seguintes justificativas:
“Quanto aos pontos elencados no presente registro, seguem os esclarecimentos:
1 e 5 - a Diretoria Sistêmica de Assistência estudantil – DSAES, durante a
reunião de planejamento das ações de assistência estudantil para o ano 2017,
padronizou dentre outros os seguintes documentos: checklist, que será utilizado na
conferência dos documentos, por ocasião da análise dos editais e ata de julgamento de
recursos.
2 - os Núcleos de Assistência ao Estudante – NAES, responsável pela análise
da inscrição da candidata citada, identificou que a mesma não comprovou a
declaração expressa no formulário socioeconômico, pois faltou comprovante de pensão
alimentícia. No processo seletivo do ano anterior esta informação não foi declarada,
motivo pelo qual a inscrição foi deferida.
3 - A classificação dos discentes com a documentação incompleta, ocorreu
devido a desatenção do Núcleo de Assistência ao Estudante – NAES. Com a
padronização dos documentos, neste caso, o checklist, possibilitará a minimização de
erros futuros.
4 – a solicitação do balanço patrimonial para se calcular a renda familiar não
estava prevista em edital, motivo pelo qual os integrantes do Núcleo de Assistência ao
Estudante – NAES não solicitaram ao candidato.”
Em relação aos itens 1 e 5, a DSAES não encaminhou os novos modelos de listas de
checagem que serão utilizados na conferência da documentação dos solicitantes de
bolsas-auxílio e no julgamento de recursos, não sendo possível inferir se os problemas
detectados serão efetivamente sanados.
Os casos citados nos itens 2, 3 e 4 demonstram a falta de padronização na análise de
documentos e informações encaminhados pelos aspirantes às bolsas, bem como a
ausência de revisão dos atos dos avaliadores. Para que essas falhas não se repitam é
necessário que as listas de checagem criadas pelo DSAES sejam efetivamente
implementadas e utilizadas pelos Núcleos de Assistência Estudantil, e que seja criada a
prática de conferência das avaliações do avaliador que inseriu as informações na lista de
checagem do candidato.
##/Fato##
top related