praktisk styrearbeid

1

PRAKTISK STYREARBEIDInnledning for styrekurs til Oslo og Omegn

Boligforvaltning (OBF)

2

9+1Tips og utfordringerdu bør planlegge for…

3

Hvordan få valgt et godt styre? Og senere, hvordan ta vare på gode tillitsvalgte?

4

SO-LE-MI

• Alle organisasjoner og folk blir mer krevende og sofistikerte. Men noe blir aldri utdatert:

–Empati–Relevans–Tilgjengelighet

Sosialt – Levere - Minimere

1

5

2ETABLER EN FELLES PLATTFORMStyrearbeid er kollegialt

• Gå igjennom forpliktelsene

• Klargjør ønskene og interessene

• Kartlegg kompetansen

• Få definert en varig – evt. avgrenset oppgavedeling

– Styreleder + nestleder

– Teknisk ansvarlig og vaktmesterkontakt

– Informasjon

– Økonomi / jus / avtaler

6

PRIORITER OG PLANLEGG

3• Årsberetningen avsluttes gjerne med

utfordringer…

• Årsmøtet / generalforsamlingen har gjerne gjort vedtak, eller diskusjonen har avdekket ønsker, frustrasjoner osv.

• Budsjettet er et planleggings og styringsverktøy.

Noen andre verktøy:

• Arbeidsplan – Årshjul – Styreplan

• Saksliste og underlag til møter

• Valgkomité

7

8

Egne saker for borettslaget / sameiet

9

Årsavslutning (innrapportering)Nytt budsjettår

Vår betyr dugnadstid,

generalforsamling / årsmøtetid og

derfor ofte valg av nye

styremedlemmer, rapportering

overfor andelseiere og beboere m.m.

Sommer Tid for å gjøre

unna større arbeid på

eiendommen?

HøstSørg for at vinteren er forberedt…

Hvordan ligger man an i forhold til økonomiplan,

årsbudsjett m.m.?

Sørge for budsjett om ikke

dette alt er vedtatt på årsmøte.

JuniJuliAugust

MarsAprilMai

DesemberJanuarFebruar

SeptemberOktoberNovember

• Nytt år - nye planer?

• Erfaringer kan snart leses fra et tilbakelagt driftsår

• Starte forberedelsene / oppløp mot generalforsamling

Ytre krav og hendelser

10

GRENSER OG MULIGHETER

• Har borettslaget eller sameiet laget styreinstruks, gjennomgått vedtektene eller husordensreglement?

• Borettslagsloven og andre lover og forskrifter

• Vedtekter og GF-vedtak

• Budsjett

• Styrevedtak

Retningslinjer for profesjonell opptreden – Muligheter for å lede, ta initiativ osv.

4

11

VÅG Å BRUKE (EKSTERN) KOMPETANSE

• Styret forvalter store verdier og noe av det mest intime folk har: Boligen.

Det er ingen skam å innse sin begrensning

5

12

FÅ ORDEN PÅ AVTALER

6

13

14

KOMMUNIKASJON

• Den uvirkelige virkeligheten• Det fjerne blir det nære• Å forvalte omdømme betyr også et ansvar for reelle økonomiske verdier

Økte krav og forventninger på alle områder

7

15

KOMMUNIKASJON INTERNT

16

KOMMUNIKASJON INTERNT

17

KOMMUNIKASJON EKSTERNT

RÅD OM KONTAKT MED MEDIAVelg den offensive måten å komme i kontakt med media på, ved selv å sørge for at media er kjent med ditt budskap.

Ta deg tid til å orientere den eller de aktuelle journalistene i forkant – helst via telefon eller samtale ansikt til ansikt evt. via e-post. Bruk gjerne begge deler, all den tid mange journalister har det travelt og setter pris på å få ting skriftlig.

Tenk grunnleggende nyhetskriterier (se egen liste) før du snakker med media. Test om du er innenfor, men ikke bli for selvkritisk. Husk at lokale virksomheter som tar initiativ ofte tilhører sjeldenheten…

Dersom situasjonen er omvendt: Du blir kontaktet av media, så vit at du ikke behøver prate før du er rede. Avtal en tid, om så er bare 5 eller 15 min. etter henvendelsen, så du får tid til å komme «ovenpå» situasjonen.

Be alltid om sitatsjekk. Selv om du kjenner journalisten og stemningen er «god» så gjør det til en regel at du alltid ber om å få lese sitatene. Vit at når du har bedt om dette må du også svare når sitatene kommer.

NYHETSKRITERIER1. Aktualitet: Dette er uten tvil det viktigste nyhetskriteriet. En nyhet er

noe som er nytt.

2. Dramatikk: Det plutselige og uventede med usikre og mulig vidtrekkende konsekvenser.

3. Eksklusivitet: Redaksjoner som får være alene om en sak, er ofte mer ivrige.

4. Geografi: Jo nærmere hendelsen befinner seg redaksjonens nedslagsområde, jo viktigere.

5. Illustrasjoner: Saker med gode bilder/illustrasjoner stiller sterkere.

6. Kjendiser: Er kilden eller den berørte kjent? Info fra en som er velkjent har større sjanse.

7. Klarhet: Enkel og tydelig presentasjon vekker lettere redaksjonens interesse.

8. Konflikter: Konflikter og motsetninger garanterer interesse i nyhetsmediene.

9. Konsekvenser: Virkning saken har økonomisk, politisk, og ift antall pers. øker viktigheten.

10.Nytte: Informasjon som kan være til nytte for mange er godt stoff.

11.Oppfølging: Redaksjoner siterer gjerne seg selv, særlig hvis de har hatt eksklusiv sak.

12.Personer: Redaksjonene jakter alltid på historier om "menneskene bak nyhetene".

13.Uvanlighet: Jo større avvik fra det "normale" og forventede, jo større nyhetsinteresse.

20

SKAFF FORANKRING

• Gi andelseiere og beboere en god grunn og en enkel måte å engasjere seg, og høst gevinstene…

• Husk at avgrensede og tydelige oppgaver gjør det enklere å få ja.

Engasjere er ikke enkelt – men egen bolig pleier engasjere

8

21

Hvor er den beste plassen å møtes?

Når bør alle inviteres?

Samtale, ikke debatt.

Å vinne støtte, ikke sable ned.

22

TA AVGJØRELSER

• Lag systemer for både innmelding og håndtering av saker

• Tenk nøye igjennom hva som er styrerelevant (hver gang)

• Sørg for styring med faste tjenesteleverandører

• Vurder styrets og GF’ens kompetanse

Få systematisert og analysert – men husk også å avgjøre

9

23

GJØR DET HYGGELIG!

X

24

TUSEN TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN!

• David Hansen

• Twitter: @dhansentwitt

• Mobil: +47 90523113

• E-post: david@gambit.no