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Práticas de Apoio ao Planejamento e à Gestão

Universidade de Brasília

Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação

Departamento de Ciência da Informação e Documentação

Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas

Prof.: Lillian Alvares

Benchmarking

AQUELE QUE FAZ O QUE SEMPRE FEZ, CONTINUA

OBTENDO O QUE SEMPRE OBTEVE

Conceitos

É a busca das melhores práticas que conduzem ao

desempenho superior.

Coceitos

Benchmarking é um processo contínuo de

comparação dos produtos, serviços e práticas

entre os mais fortes concorrentes ou empresas

reconhecidas como líderes. É um processo de

pesquisa que permite realizar comparações de

processos e práticas "companhia-a-companhia"

para identificar o melhor do melhor e alcançar um

nível de superioridade ou vantagem competitiva.

Conceitos

É um processo positivo e pró-ativo por meio do

qual uma empresa examina como outra realiza

uma função específica a fim de melhorar como

realizar a mesma ou uma função semelhante.

Conceitos

É uma técnica que consiste em acompanhar

processos de organizações concorrentes ou não,

que sejam reconhecidas como representantes das

melhores práticas administrativas.

Conceitos

É um processo de pesquisa, contínuo e

sistemático, para avaliar produtos, serviços e

métodos de trabalho, com o propósito de

melhoramento organizacional, procurando a

superioridade competitiva.

Conceitos

O benchmarking consiste na busca das melhores

práticas da administração, como forma de ganhar

vantagens competitivas.

Conceitos

Utiliza-se de pontos de referências ao invés de

criar algo novo.

Conceitos

Implementar mudanças que levem a melhorias

significativas nos produtos e processos da

organização e, consequentemente, nos seus

resultados.

Conceitos

Qualquer organização, pública ou privada, com ou

sem fins lucrativos, de qualquer setor ou porte

pode utilizar o Benchmarking para entender e

melhorar os seus processos.

Conceitos

O benchmarking é uma das formas mais eficazes

de se estabelecer metas e tem um efeito

motivacional muito grande junto às equipes.

Conceitos

É um processo gerencial permanente, que requer:

atualização constante,

a análise cuidadosa daquilo que há de melhor

externamente em práticas e desempenho para

as funções de tomada de decisões.

Conceitos

A idéia por trás do benchmarking é de que

ninguém é melhor em tudo.

Então, “copiar” modelos de outras empresas

significa “economizar” tempo e trabalho.

Conceitos

Por definição, as “cópias” nunca serão iguais.

Sempre haverá ajustes, adaptação e

aprimoramentos, o que garante a “evolução” da

idéia original.

Conceito

A palavra japonesa “dantotsu” significa lutar para tornar-se

o “melhor do melhor”. Que consiste no seguinte processo:

Procurar

Encontrar

Superar os pontos fortes dos concorrentes

Este conceito enraizou-se na nova abordagem de

planejamento estratégico e, hoje, é conhecido como

Benchmarking.

Resumo

Então:

Benchmarking consiste em avaliar e comparar

os processos de um competidor com o seus

próprios processos para que melhoras possam

ser feitas.

Esses processos de sucesso também são

chamados de "boas práticas".

Glossário

Boas práticas:

Estratégias e processos documentados que são

considerados os mais eficientes e que rendem

os melhores resultados.

Terminologia

BENCHMARKING é o Processo

BENCHMARK é o Referencial

Resumo

É medir suas ações e processos para ver como

pode comparar com os processos e ações de

outros.

As informações obtidas são usadas para melhorar

seu próprio processo.

Histórico

Durante a Segunda Guerra Mundial, tornou-se

prática empresarial comum nas empresas

americanas comparar-se a outras a fim de

determinar padrões para pagamento, cargas de

trabalho, segurança, higiene e outros fatores no

âmbito.

Histórico

Após a Segunda Guerra Mundial, os produtos

americanos fluíram para o Japão. E quanto mais

os japoneses conheciam os Estados Unidos, mais

viam a relação entre o seu próprio estilo de vida.

Conseqüentemente, em virtude da curiosidade e

da inclinação por imitação dos Japoneses, este

tipo prática formou-se consistentemente no Japão

Histórico

Muitos observadores têm descrito os empresários

japoneses como "copiadores” que têm se

sobressaído apenas na arte de imitação.

Isto não é verdade – os japoneses tem aplicado a

prática de benchmarking para seus

desenvolvimentos de produto e de processo, como

meio de abreviar o tempo necessário para

implementar aperfeiçoamentos e reduzir o tempo

requerido para levar os produtos ao mercado.

Histórico

Os japoneses se sobressaem em benchmarking,

na análise exaustiva das melhores empresas de

cada indústria, aperfeiçoando continuamente seu

desempenho até que os produtos e serviços

japoneses acabem se tornando os melhores.

Histórico

EUA : Xerox Corporation o pioneirismo na

introdução da prática de benchmarking. A Xerox

utilizou formalmente esta ferramenta no final dos

anos 70 para perceber e ultrapassar as suas

desvantagens competitivas. 

Histórico

Posteriormente, outras organizações destacaram-se

ao aplicar com sucesso o benchmarking, entre as

quais:

Ford Motor Company, Alcoa, Millken, AT&T, IBM,

Johnson & Johnson, Kodak, Motorola e Texas

Instruments,

tornando-se quase obrigatório para qualquer

organização que deseje melhorar os seus

produtos, serviços, processos e resultados.

Características

Benefícios

Melhoria na tomada de decisões sobre mudanças

nos processos

Ampliação da visão do negócio

Criação de estímulos e apoio à projetos

Aceleração do progresso de projetos

Áreas mais procuradas

Desenvolvimento de funcionários

Satisfação do cliente

Marketing

Melhoria de processo

Benefícios para funcionários

Coleta de Dados: o mais importante

Primeiro:

Determinar as áreas que precisam de

benchmark. Um bom planejamento do foco do

estudo é crítico e deve ser claramente

documentado.

Coleta de Dados: o mais importante

Segundo:

Administrar os questionários e pesquisas dentro

da sua própria organização para coletar os

dados que serão usados na comparação.

Coleta de Dados: o mais importante

Terceiro:

Analisar os dados. Isso envolve comparações

dos seus dados com os dados de outras

empresas.

De Onde Obter as Informações

O benchmarking se constrói de fontes existente de

informação.

Informalmente, pode-se realizá-lo usando-se:

Matérias publicadas

Informações obtidas em reuniões de negócios

Conversas com especialistas do setor

Clientes e

Outros.

De Onde Obter as Informações

Inclui:

Pesquisa em bancos de dados existentes

Pesquisa conduzida pelo correio, por telefone, em

meio eletrônicoou pessoalmente.

Cada abordagem tem os seus prós e contras,

incluindo a relação entre a disponibilidade da

informação e a sua precisão e aplicabilidade à

uma questão específica.

De Onde Obter as Informações

A opção definitiva depende do tipo de projeto de

benchmarking empreendido, do grau de

necessidade de uma resposta imediata e da

importância global do projeto para o desempenho

competitivo à longo prazo da organização.

De Onde Obter as Informações

Soluções rápidas podem servir para a análise de

curto prazo altamente focalizada, mas as

mudanças necessárias para se obter a melhoria

contínua e conquistar a vantagem competitiva,

exigem dados concretos, analisados e

contextualizados.

Ética no Benchmarking

Ética no Processo de Benchmarking  

Informações obtidas legalmente

Vedada divulgação ou recepção de informações

confidenciais

Abertura e honestidade

Reciprocidade

Parceria e cooperação

Ética no Processo de Benchmarking

A participação em exercícios de benchmarking

está sujeita a um conjunto de princípios dos quais

destacamos:

Ética no Processo de Benchmarking

1- Princípio da Legalidade: Não faculte os

resultados de um estudo de benchmarking sem

primeiro ter obtido o consentimento das partes

que participaram no estudo;

Ética no Processo de Benchmarking

2- Princípio da Troca de Informações: Esteja

disponível para prestar o mesmo tipo e nível de

informações que pediu aos seus parceiros de

benchmarking. Seja honesto e completo;

Ética no Processo de Benchmarking

3 - Princípio da Confidencialidade: A participação

de uma empresa num estudo é confidencial e não

deve ser revelada ao exterior sem a prévia

autorização dessa empresa;

Ética no Processo de Benchmarking

4 - Princípio da Utilização: Utilize as informações

obtidas através do benchmarking apenas para

efeitos de formular melhorias. Não utilize o

benchmarking como meio de comercializar ou

vender;

Ética no Processo de Benchmarking

5 - Princípio do Primeiro Contato: Respeite a

cultura empresarial das empresas parceiras e

trabalhe de acordo com procedimentos

mutuamente acordados. Evite revelar o nome de

um contato numa reunião aberta sem ter obtido a

licença desse contato;

Ética no Processo de Benchmarking

6 - Princípio da Preparação: Tire o maior partido

do tempo de benchmarking dos seus parceiros

estando totalmente preparado para a troca;

Ética no Processo de Benchmarking

7 - Princípio da Conclusão: Cumpra cada

compromisso assumido para com os parceiros de

benchmarking;

Ética no Processo de Benchmarking

8 - Princípio da Compreensão e da Ação:

Compreenda de que modo os seus parceiros de

benchmarking gostariam de ser tratados.

Quando Realizar

Quando realizar Benchmarking

Nos processos de Planejamento

Na fase inicial do Desenvolvimento de Novos

Projetos

Todas as vezes que o Desempenho de um

Processo  

estiver aquém das expectativas.

Quando realizar Benchmark II

Desejar atingir uma capacidade competitiva de

nível internacional

Desejar prosperar em uma economia global

Desejar sobreviver.

Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua

A vantagem competitiva não se obtêm através da

espionagem industrial. Atualmente, o

planejamento eficaz inclui a adoção do conceito

de "melhoria contínua” como a principal meta, o

desejo de melhorar, todos os dias, em todas as

atividades.

Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua

O benchmarking está emergindo como um valioso

instrumento para iniciar e orientar o caminho para

a melhoria contínua. Ao estabelecer um novo

conjunto de medidas, consegue desfazer a

mentalidade do "cumprimento de padrões“.

Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua

Fornece uma estrutura em torno do processo de

mudança, resultando de uma avaliação objetiva

do ambiente competitivo.

Portanto, o benchmarking estabelece a base para

se superar o passado, criando-se uma nova

cultura com o melhor do passado, mas sem a

bagagem improdutiva

Fatores de Sucesso

Comprometimento da alta gerência

Disposição para aprender com os outros e mudar

Compreensão do seu processo de trabalho

Disposição de trocar informações

Compreensão que a concorrência está melhorando

Focalizar nas práticas e nas mensurações

Treinamento

Fatores Desencadeadores

Programas de qualidade

Processo de redução de custos

Tentativas de melhorar as operações

Mudanças de gerência

Novas operações/novos empreendimentos

Revisão das estratégias existentes e

Crises

Tipos de Benchmarking

Tipos

Benchmarking Competitivo

Caracteriza-se por ter como alvo específico as

práticas dos concorrentes.

É o menos usual uma vez que é quase

impossível que as empresas se prestem a

fornecer dados que estão ligados diretamente

com sua atividade à concorrência.

Tipos Benchmarking Interno

A busca pelas melhores práticas ocorre dentro da

própria organização, em unidades diferentes

Tem como vantagens a facilidade de se obter

parcerias, custos mais baixos e a valorização do

pessoal interno.

A grande desvantagem é que as práticas estarão

sempre impregnadas com os mesmos paradigmas.

Este é o tipo mais utilizado.

Tipos

Benchmarking Genérico

É baseado em um processo que atravessa várias

funções da organização e pode ser encontrado

na maioria das empresas do mesmo porte.

É neste tipo de Benchmarking que encontramos

a maioria dos exemplos práticos e onde as

empresas estão mais dispostas a colaborar e

serem mais verdadeiras.

Processos

Processo

O processo de Benchmarking tem, em geral, 5

fases:

Planejamento

Coleta de Dados

Análise

Adaptação

Implementação

Processo Detalhada Identificar os marcos de

referência

Identificar empresas

comparativas

Definir método de coletar os

dados

Determinar a lacuna de

desempenho

Projetar níveis de

desempenho futuro

Comunicar descoberta do

benchmark dos marcos de

referência e obter aceitação

do grupo

Estabelecer metas funcionais

Desenvolver plano de ação

Implementar ações específicas

e monitorar progresso

Recalibrar marcos de

referência

O que é e o que não é

O que é

Um processo contínuo

Uma investigação que fornece informações valiosas

Um processo de aprendizagem

Um trabalho intenso, consumidor de tempo, que

requer disciplina

Uma ferramenta viável a qualquer organização e

aplicável a qualquer processo

O que não é

Um evento isolado

Uma investigação que fornece respostas simples

e “receitas”

Cópia, imitação

Rápido e fácil

Mais um modismo da administração

Desvantagens

Se todos os seus maiores concorrentes começarem a usar

os mesmos processos e se tornarem muito parecidos, então

onde está a vantagem sobre a concorrência que você

espera conseguir?

Um resultado possível é que companhias similares

conseguem apenas o lucro necessário para sobreviverem.

Mas isso pode estar relacionado, na maior parte, com

processos de fabricação e serviços.

O que significa que a chave do sucesso ainda será

encontrada nas técnicas inovadoras.

Diretrizes

Examine todos os processos

Não abra muito os parâmetros do estudo

Consiga o comprometimento de todos os envolvidos

Seja detalhista a respeito dos parceiros de

benchmarking e empresas escolhidas para as "boas

práticas“

Implemente os resultados corretamente

Teste os resultados

O PROCESSO BENCHMARKING

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RESULTADOS, FCS

COLETA DE

DADOS

1- BENCHMARKING DE QUÊ?

2- QUEM/QUALÉ O MELHOR?

3- COMO NÓSFAZEMOS?

4- COMO ELESFAZEM?

Análise

PROCESSOS, PRÁTICAS, MÉTODOS

NÓS

ELES