presentacion gestion documental con abox document en bogota por exsis
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JORNADA TÉCNICA:
abox: Nueva herramienta profesional de Gestión Documental para el mercado
colombiano
Rubén Lafuente
Director Adapting América S.A.S.
14 Abril 2011
Índice ponencia
1. ¿Quiénes somos?
2. Definición de conceptos
3. Normatividad colombiana e internacional
4. Beneficios generales de un SGD
5. Ventajas de abox
6. Cómo implantar abox y casos de éxito
7. Demo “live” del producto
Índice ponencia
1. ¿Quiénes somos?
2. Definición de conceptos
3. Normatividad colombiana e internacional
4. Beneficios generales de un SGD
5. Ventajas de abox
6. Cómo implantar un abox
7. Demo “live” del producto
1.1. ¿Quiénes somos?
Adapting:
Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) desde 1999.
>300 proyectos de gestión de contenidos. Especialización en gestión documental.
Localizada en el Parque Tecnológico de Valencia (España), 20 empleados.
Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e internacional de partners.
Content manageme
nt for smart
companies
1.2. Adapting. Clientes.
1.3. Adapting América S.A.S.
Sociedad colombiana filial:
Creada en Barranquilla en marzo de 2011.
Tendrá 10 empleados a finales de año.
3 objetivos:
Soporte a partners en Colombia
Desarrollo y localización sobre abox
Expansión a resto de Latinoamérica
Visión: alcanzar
liderazgo en SGD en
Latinoamérica
1.4. Plataforma modular (estilo ERP)
abox: el “ERP de contenidos”
1.5. Concepto modular
Funciona-lidades
Módulos/ Paquetes
Modelos de producto
Productos/ Suites
Plataforma base (core)
1.6. Productos (suites) de la plataforma
Coming 2012 !
Coming 2011 !
1.7. Suite abox de gestión documental
Base instalada > 100 empresas…
• En abox document los contenidos básicos son carpetas, documentos y expedientes.
• abox invoice añade funcionalidades de facturación electronica.
• abox workflow incorpora flujos de trabajo para gestionar contenidos.
Índice ponencia
1. ¿Quiénes somos?
2. Definición de conceptos
3. Normatividad colombiana e internacional
4. Beneficios generales de un SGD
5. Ventajas de abox
6. Cómo implantar un abox
7. Demo “live” del producto
2.1. Enumeración de conceptos
DMS/ SGD ERMS CMS BPM CRM ERP
ECM
2.2. Explicación de conceptos
DMS/ SGD: Document Management System o Sistema de Gestión Documental.
ERMS: Electronic Records Management System o Sistema de Gestión de “Records”.
ECM: Enterprise Content Management o Gestión de Contenidos Empresariales.
2.3. Algunas entidades clave
Contenido: pieza de información almacenable electrónicamente.
Documento
“Record” (evidencia)
Metadatos
Carpeta
Expediente
Factura electrónica
Workflow (flujo de trabajo)
2.4. Ciclo de vida de los documentos
DEFINICIÓN DOCUMENTO:
Contenido principal del gestor documental.
Los documentos están clasificados por tipo documental.
El anexo principal determina formato y esencia del documento.
BORRADOR
DOCUMENTO
RECORD
ARCHIVO
2.5. Estructura de documentos
2.6. Expedientes
DEFINICIÓN EXPEDIENTE:
Carpetas con estructura predefinida
Documentos esperados se rellenan con docs. reales o con referencias a docs. externos
Expedientes vivos o muertos (control de estado)
Es posible asignar un “workflow”
2.7. Protección de contenidos
MÉTODOS DE PROTECCIÓN:
Se emplean para el cumplimiento de requisitos legalesMecanismos presentes en ABOX:
Declaración de records (evidencias)Cierre de expedientesCierre de carpetasCierre fiscal (certificado)
Opciones de retención, liberación y destrucciónÁrea de gran interés por normatividad
2.8. Dispositivos de captura
CAPTURADORAS:Maximizan la productividad del empleadoBasados en webservices de capturaReducen “gap” entre tareas normales de oficina y gestor documental
abox(API WS)
HotOffice:• WordToAbox• ExcelToAbox• OutlookToAbox• SendToAbox• HotPrinter
HotFolder / HotScanHotMailbox
eFactura 2.0
2.9. Definición de workflows en un SGD
ELEMENTOS DE UN WORKFLOW:
EstadosTransicionesGuardas o requisitosAcciones
Estado intermedio Estado intermedio
GuardaGuarda
Estado inicial
Guarda
Guarda
Estado final
Guarda
Guarda
WORKFLOWGENÉRICO
AccAcc
AccAcc
AccAcc
2.10. Requisitos de un SGD por etapas
1. CAPTURA E IMPORTACIÓ
N 2. INDEXACIÓN, CLASIFICACIÓN
Y ORGANIZACIÓN
3. CONSULTAS Y PRESENTACIÓN
4. GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓ
N
5. PERSONALIZACI
ÓN Y COLABORACIÓN
6. SEGURIDAD, CONTROL Y
AUTENTICACIÓN
7. ALMACENAMIE
NTO Y CONSERVACIÓN
La empresa sin papeles
Índice ponencia
1. ¿Quiénes somos?
2. Definición de conceptos
3. Normatividad colombiana e internacional
4. Beneficios generales de un SGD
5. Ventajas de abox
6. Cómo implantar un abox
7. Demo “live” del producto
3. Normatividad colombiana e internacional
Normativa colombiana de Archivística
Normativa internacional sobre records electrónicos
Legislación nacional específica, p.ej. e-factura
3.1. Normatividad colombiana de Archivística
Procedente de normas para papel
Normatividad desde 1900
Ordenamiento caótico y muy diverso
Ley 594 de 2000 (obliga a función pública)
Dificultad de aplicación a nuevas tecnologías
3.2. Requisitos de un Programa de Gestión Documental (PGD)
1. Producción documental
2. Recepción de documentos
3. Distribución de documentos
4. Trámite de documentos
5. Organización de documentos
6. Consulta de documentos
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos
Ley 594 de 2000(Colombia)
3.3. Ley 594: Ej.Organización de documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticosACTIVIDADES:
Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc)Ordenación documental (ubicación y ordenación en series)Descripción documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Descripción según ISAD(G):1. Área de identificación2. Área de contexto3. Área de contenido y estructura4. Área de condiciones de acceso y uso5. Área de documentación asociada6. Área de notas7. Área de control de la descripción.
3.4. Ley 594: Ciclo de vida de documentos
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO
3.5. Normativa internacional ERMS
Guías Moreq2 (http://www.dlmforum.eu)
“Model Requirements for the Management of
Electronic Records”, Unión Europea.
Guías Moreq2010 (en desarrollo)
Normas ICA International Council on Archives: “Principles and
functional requirements for Records in Electronic Office
Environments” (3 docs.) (http://www.ica.org).
DoD 5015.2-STD, "Design Criteria Standard for Electronic
Records Management Software Applications," November 1997,
Departamento de Defensa, USA. (http://www.archives.gov/records-mgmt)
3.6. Próxima normativa ISO
ISO-30300: Management System Standard for Records
Se publicará a finales de 2011
Situará la GD al nivel de:
Calidad ISO-9001
Medioambiente ISO-14000
Riesgos laborales OHSAS-18000
Seguridad de la información ISO-27000.
Podrá ser certificada por entidades acreditadas
3.7. Evolución normativa = tecnológica
PapelElectronic
Records
Empresa sin papel
esCertificación de
productos software
Años 1990-2010Siglo XX Desde 2010…
3.8. Ampliación de criterios !!!
LA EMPRESA
SIN PAPELES
3.9. Normativa española sobre facturación electrónica
Impulso legal: “apagón del papel” (2015?) Aceptación por la Agencia Tributaria:
-Firma electrónica reconocida (desde 1999)- Factura electrónica regulada (desde 2003)
Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10):- Obliga al uso de la factura electrónica - Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)- De obligado cumplimiento para contratar con AAPP
Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007):- Recibida de proveedores (en papel)- Impresión de factura electrónica
3.10. Normativa colombiana sobre facturación electrónica
Decreto 1929 de Mayo de 2007 Modifica aspectos esenciales de leyes anteriores
Resolución de la DIAN No.14465 de 28-11-2007Especifica características y contenido técnico Autoriza la emisión y recepción de facturas electrónicas,
cumpliendo un protocolo de:-Acuerdo previo entre las partes-Solicitud de numeración
- Formato y estructura del documento- Contenido técnico de control (campo alfanumérico)- Conservación de la base de datos matriz- Reportes de actividad de facturación
La e-factura puede convivir con facturación tradicional
3.11. Ejemplo: Ahorro inducido por la e-factura
Gartner Group:
Los costes se reducen en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)
PriceWaterHouseCoopers:
Entre un 60 y un 80%
Asoc. Nacional de Empresas de Internet en España (ANEI):
Hasta un 40% de ahorro
Informe de Asociación Española de Codificación Comercial
(AECOC):
Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.
Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros.
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1. ¿Quiénes somos?
2. Definición de conceptos
3. Normatividad colombiana e internacional
4. Beneficios generales de un SGD
5. Ventajas de abox
6. Cómo implantar un abox
7. Demo “live” del producto
4.1. Beneficios para el cliente
¿Por qué implantar un sistema de gestión documental?
Mejorar la gestión de la información y del conocimiento
Automatizar procesos documentales
Controlar la ejecución de tareas
Reducir costes
Beneficios medioambientales
4.2. Más argumentos a favor
Productividad: automatización y mejora de procesos
Ahorros costes: papel, envíos, fax, teléfono, bodegas, etc…
Ahorros tiempos: búsqueda, pérdidas documentos, ineficiencias, etc.
Legalidad: cumplimiento normativo, “records” o evidencias.
Interoperabilidad: integración ERP y otras aplicaciones heredadas.
Sencillez: capacidad de registrar, buscar y actualizar a través de un
sencillo navegador.
Funciones on-line: intercambios on-line con clientes o proveedores,
colaboración entre empleados.
Solución profesional y específica:
4.3. Calculadora de ahorros directos
•Fotocopias•Faxes•Tóners impresora•Servicios mantenim.
Papel
•Teléfono, faxes•Envíos•Sobres, envoltorios
Comunica-ciones, envíos
•Bodegas•Cajas•Metros cuadrados•Deterioro físico
Almacena-miento
•Búsquedas•Pérdidas•Duplicación tareas•Mala gestión
Tiempo
•Fotocopias•Registro/clasificación•Entrada de datos•Manipulación papel
Personal
4.4. Beneficios intangibles
Producti-vidad
Agilidad, asignación responsabil
.
Cumpli-miento
legal
Gestión del conocimien
to
Toma de decisiones informada
Imagen de empresa
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5. Ventajas de abox
6. Cómo implantar un abox
7. Demo “live” del producto
5.1. Argumentos para elegir abox
1. Tecnología web 100% (nativa)
2. Opción de abox document en la nube ‘Cloud’
3. Solución profesional y especializada
4. Integración con soluciones de gestión ya implantadas
5. Modularidad, escalabilidad y retorno de la inversión
6. Automatización de procesos y productividad
7. Facilidad de manejo, usabilidad
8. Amplia capacidad de personalización
9. Proyecto llave en mano ( licencia + servicios )
10.Cumplimiento de estándares y legislación nacional + internac.
11. Ampliable e-facturación, digitalización certificada, ECM
Características diferenciales vs. otros SGD:
5.2. Comparación frente a otras opciones
1. No es un repositorio virtual como Dropbox o Google Docs
2. No es una solución open-source, red de partners certificados
3. No está limitada a una sola base de datos
4. Solución completa, no requiere desarrollos a medida
5. Se complementa con Sharepoint, pero ya viene completa
6. ERPs y BPM no son SGD profesionales, pero abox se integra
con ellos.
7. Frente a otras soluciones de GD,
abox es 100% web.
Índice ponencia
1. ¿Quiénes somos?
2. Definición de conceptos
3. Normatividad colombiana e internacional
4. Beneficios generales de un SGD
5. Ventajas de abox
6. Cómo implantar un abox
7. Demo “live” del producto
6.1. Subsectores más sensibles
Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …
Seguros, finanzas, bancos, …
Inmobiliarias, constructoras, ....
Transporte, logística, ….
Distribución (alimentación, componentes, …)
Fabricantes de equipos, tecnología, …
Servicios especializados, centros I+D, …
Consultoras, asesorías, notarías, ….
Administraciones públicas (e-Administración)
Aplicación multisectorial:
6.2. Perfil de los clientes interesados
Organización mediana-grande (entre 20-1.000 empleados). Varias sedes/ oficinasUso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros, etc.)Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva.Necesidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO9001)Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.) Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de información, plazos de conservación, etc.)Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs, etc.)
6.3. Recomendaciones básicas
ADMINISTRACIÓN Y GRAN EMPRESA
•Requiere consultoría Archivística•Inicio con piloto monodepartamental•Integración con resto de SI
MEDIANA EMPRESA
•> 25 empleados•Departamento de Sistemas•Experiencia en implantaciones previas de software de gestión
PEQUEÑA EMPRESA
•< 25 empleados•Sin responsable directo de Sistemas•Inicio con SaaS (software en la nube)
6.4. Tipos de partner de Adapting
LP: Prescriptor (Lead Partner)
BP: Implantador de productos (Business Partner -certificado-)
SP: Integrador de soluciones (Solution Partner -certificado-)
Soluciones de negocio
YA!!!Mínimo
desarrollo a medida
6.5. Implantación de productos
Se recomienda análisis y consultoría documental previa:
1. Revisión de la licencia/ selección productos2. Análisis y toma de datos3. Instalación 4. Parametrización y diseño gráfico5. Desarrollos a medida (opcional, mínimo)6. Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)7. Documentación y formación
Necesidad del cliente
Funcionalidad cubierta por SGD
Trabajo a medida
6.6. Ejemplos de implantación en empresas Algunos casos de éxito en España:
Parque de Valdebebas (mayor promotora urbanística) Actren, grupo Renfe (servicios ferroviarios) Isdefe (servicios técnicos para Defensa) Agdojavi (transportes) Audigest (gestoría) Noguera-Piñol (concesionario BMW) Cámara de Comercio de Toledo (servicio público)
El mayor proyecto urbanístico de la historia en Madrid, 10 mill. m2. , 12.500 viviendas, hoteles, CC, C.Justicia
Implantación de un gestor de expedientes urbanísticos, gestionado por documentalistas.
10.000 documentos/ mes, hasta500 usuarios de consulta.
Duración proyecto: 6 meses
Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.
Implantación de un gestor documental multi-sede.
>100.000 referencias2.000 documentos/mes (creciendo)
50 usuarios internos, acceso clientes.
Duración proyecto: 4 meses
ISDEFE (Ingeniería de Sistemas para la Defensa de España, S.A.), empresa pública, Madrid.
Implantación de un sistema integral de facturación electrónica con digitalización certificada.
10.000 facturas prov./ año, ampliable a otras series docs.
Gran complejidad facturas y sistemas informáticos (Oracle)
25 usuarios activosDuración proyecto: 9 meses
Transporte Internacional del Mueble, Beniparrell (Valencia).
Implantación de un gestor documental con OCR, facturación electrónica y Extranet para clientes.
2.500 expediciones/ mes
12 usuarios internos, 1.000 clientes
Duración proyecto: 6 meses
Servicios de auditoría y gestión, Griñón (Madrid).
Implantación de un gestor documental en modo Extranet para clientes.
5.000 documentos/ mes
10 usuarios internos300 clientes
Duración proyecto: 5 meses
Concesionario BMW, Alpicat (Lleida).
Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos.
200 pedidos/ mes, 25 usuarios internos
Duración proyecto: 3 meses
Cámara de Comercio de Toledo, organismo público, Toledo, España.
Implantación de un sistema de registro digital de entrada y salida.
>500 documentos / díaAntes, fotocopias para gestión interna y envío físico.
Varias sedes, 40 usuarios internos
Duración proyecto: 4 meses
6.7. Alianzas estratégicas
OCR/ ICR
I+D
Grandes integradores
7. Demo on-line del productoabox
Gracias por su atención
Adapting, S.L.Parque Tecnológico de Valencia
C/. Charles Robert Darwin, 2046980 Paterna (Valencia) Spain
Tel. +34 961 318 244Fax. +34 961 318 246
info@adapting.comwww.adapting.com
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