presentación, seguimiento y justificación del proyecto

Primeros pasos para la elaboración y cumplimentaciónde la propuesta.

Presentación, seguimiento yjustificación del Proyecto.

Introducción

¿Qué son las subvenciones?

• Las subvenciones son una fuente de financiación.

• Las subvenciones tienen su proceso.

• Si no se respeta surgen complicaciones.

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Errores habituales

• No tener claro el proyecto que queremos realizar.

• Elaboración de un proyecto adecuado a la convocatoria que no es nuestro proyecto.

• Pensar que la gestión de una subvención se limita a conseguirla y a justificarla sin que exista un hilo conductor.

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Pasos para la gestión de una subvención

1. Elaborar un buen proyecto.2. Buscar la subvención adecuada.3. Rellenar los formularios de solicitud y adjuntar

la documentación requerida.4. Presentar la solicitud de subvención.5. Recibir la notificación.6. Adaptar el proyecto a la financiación

disponible.7. Ejecutar el proyecto y recoger datos de este.8. Hacer el seguimiento e informar de éste al

organismo que nos subvenciona.9. Finalizar la ejecución del proyecto.10.Evaluar el proyecto.11.Presentar la justificación.

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¿A quién podemos solicitar subvenciones?

• Administración General del Estado.

• Comunidades Autónomas.

• Ayuntamientos.

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Características comunes de todas las subvenciones

• Requieren Cofinanciación.

• Se valora positivamente la implicación de otras entidades.

• El ámbito de actuación, en la mayoría de los casos, debe estar adaptado al del organismo convocante, como entidad o como suma de entidades.

• No serán elegibles los gastos realizados con anterioridad a la aceptación a trámite del proyecto objeto de ayuda.

• Tendremos que justificarlas al término del Proyecto.

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Características de las convocatorias de las Administraciones Locales

• No salen publicadas en el B.O. de la Comunidad correspondiente, pero sí lo pueden hacer en periódicos de gran tirada, boletines municipales, etc.

• Suelen pedir ámbito municipal.

• Están sujetas a las normativas de cada Municipio.

• Se suelen convocar ya avanzado el año y hay que justificarlas antes de que éste termine.

• Se suelen cobrar con un retraso medio-alto (entre 9 y 12 meses desde la adjudicación).

• Su grado de complejidad no siempre está en relación con la cantidad que nos conceden.

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• Suelen pedir ámbito autonómico.

• Se publican en el B.O. de la Comunidad.

• Se cobran con retraso medio-alto.

• Se suelen convocar ya avanzado el año y hay que justificarlas antes de que éste termine.

• Cantidades, en general, mayores que las municipales.

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Características de las convocatorias de las Administraciones Autonómicas

• Las convocatorias aparecen en el B.O.E.

• Cantidades muy variables pero, en general, mayores que las anteriores.

• Seguimiento más riguroso por parte de la Administración.

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Características de las convocatorias de las Administración estatal

Búsqueda de información

• Convocatorias Municipales:Informarse en:– BOP.– Departamentos, Áreas, Juntas de Distrito o Concejalías de

nuestro Municipio.– Periódicos locales, boletines municipales o bandos.

• Convocatorias de la A.G.E. y de las C.C.A.A. :Informarse en:– BO.– Ministerios.– Consejerías.

• Por otro lado, sabiendo utilizar Internet el trabajo de búsqueda de ayudas y subvenciones se hace más llevadero.

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Motores de búsqueda en Internet

Algunos motores de búsqueda en Internet son:

www.ayudas.netwww.infoayudas.comwww.emprendedores.eshttp://buscaboe.dabne.net

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Elaboración del proyecto

Generalmente, la presentación de una subvención irá acompañada de unos impresos de solicitud cuyo formato y grado de complejidad es muy variable.

En la medida que estos impresos sean complejos de rellenar, deberemos poner mayor cuidado en evitar las posibles incoherencias o contradicciones en que podamos caer.

Por último, junto al formulario de solicitud y el Proyecto, habrá que adjuntar una documentación adicional que vendrá especificada en la convocatoria.

El Proyecto se redactará y presentará de manera clara y sencilla.

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Contacto con los organismos convocantes

Es conveniente mantener una cita con los técnicos del organismo convocante al objeto de plantearle las dudas que tengamos y ver cuál es el mejor enfoque que podamos darle al proyecto.

Los técnicos nos encaminarán hacia la mejor manera de presentar nuestro proyecto y nos advertirán de las posibles trabas que le ven.

Se trata de darnos a conocer como organización ante el organismo correspondiente, de presentarnos para que puedan tener una primera imagen positiva de nuestro trabajo y nuestra entidad.

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Documentos del proyecto

• Primer documento: Datos más relevantes expuestos de forma muy gráfica.

• Segundo documento: Desarrollo en profundidad del Proyecto, sin perdernos en retóricas.

• Tercer documento: Anexos que avalen lo expuesto en el Segundo documento.

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Primer documento

DATOS DE LA EMPRESA

• Empresa.• Fecha de

constitución.• N.I.F.• Fondos propios.• Facturación.• % Exportación.• Dirección Social.• Actividad principal.• CNAE.• Dimensión de la

empresa.

DEFINICIÓN DEL PROYECTO

• Localización del proyecto.

• Actividad del proyecto.

• CNAE.• Puestos de trabajo a

crear en el centro de trabajo.

• Puestos de trabajo a mantener.

• Inversión total solicitada.

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Segundo documento1. Objetivos del proyecto.

1.1. Datos de identificación.1.2. Antecedentes: Descripción del Mercado.1.3. Objetivos del Proyecto.

2. Memoria descriptiva del proyecto.2.1. Justificación de la Inversión.2.2. Definición de los servicios de la empresa.2.3. Recursos humanos.2.4. Programa de producciones anuales.2.5. Carácter innovador de la empresa.2.6. Mejoras medioambientales.

3. Calendario y cronograma.4. Presupuesto.

4.1.Presupuesto de la inversión.4.2. Memoria económica.4.3. Memoria financiera.4.4. Perspectivas económicas.

5. Evaluación. 16

1. Objetivos del proyecto

1.1. Datos de identificación:– Nombre de la empresa.– Dirección Social (calle, municipio, provincia y código postal).– N.I.F.– Teléfono.– Fax.– Correo electrónico.– Persona de contacto.– Datos sociales de la empresa.– Actividad para la que se solicita subvención con su clave

CNAE.– Antecedentes empresariales de los promotores o

antecedentes históricos de la empresa.– Ayudas oficiales, incluyendo las de la Unión Europea,

solicitadas para este proyecto a otras líneas de ayuda.– Lugar de ubicación del proyecto.

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1. Objetivos del proyecto

1.2. Antecedentes:

• Descripción del mercado objetivo.

• Análisis DAFO.

• Estudios previos.

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1. Objetivos del proyecto

• Objetivos generales: Son aquellos que trascienden al proyecto, es decir, que una vez terminado el proyecto no seremos capaces de evaluarlos al cien por cien, porque su consecución no se agota con el proyecto. Sirven para encuadrar al resto de objetivos.

• Objetivos específicos: Son aquellos que coinciden con el proyecto y, por tanto, se podrá evaluar al finalizar éste. Se derivan de los anteriores y sirven de base para los siguientes.

• Objetivos operativos: Son aquellos que podrán ser evaluados al término de cada fase del proyecto y están directamente relacionados con las actividades propuestas en él.

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1. Objetivos del proyecto

Los objetivos deben redactarse de manera concreta y evaluable.

Huir de expresiones como:– Favorecer…– Potenciar…– Animar…– Promover…

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2. Memoria descriptiva.

2.1. Justificación de la inversión:

• Descripción del proyecto y de las inversiones a realizar.

• Descripción somera de las instalaciones actuales del centro productivo objeto del proyecto (si procede).

• Justificación, en su caso, de tener implantados sistemas de gestión medioambiental y/o de seguridad y/o calidad.

• Utilización de tecnologías de la información y comunicación (internet, correo electrónico, comercio electrónico, etc.).

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2. Memoria descriptiva.

2.2. Definición de los servicios de la empresa:

• Descripción de los procesos de obtención de los principales productos o servicios, tecnología de la producción (propia, adquirida, contratos de asistencia técnica, etc.).

• Indicar si se introduce alguna innovación a escala nacional, comunitaria o mundial.

• Valoración presupuestaria de los bienes de equipo que incorporen innovaciones tecnológicas.

• Procedencia de los activos a incorporar.

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2. Memoria descriptiva.

2.3. Recursos Humanos:

• Organigrama.

• Funciones del personal de la empresa.

• Empleo a crear.

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2. Memoria descriptiva.

2.4. Programa de producción:

• Descripción de cómo se generan los productos o servicios de la empresa.

• Describir como cambian los procesos tras la inversión.

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2. Memoria descriptiva.

2.5. Carácter innovador de la empresa:

• Indicar mejoras o innovaciones previstas y las ventajas que ofrecen frente a similares productos de la competencia.

• Citar materias primas utilizadas, fuentes de suministros principales y alternativos.

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2. Memoria descriptiva.

2.6. Mejoras medioambientales:

• Indicar si la inversión cumple la normativa vigente sobre emisiones contaminantes y si está previsto reducir los índices de contaminación por debajo de lo preceptuado.

• En este caso comentar brevemente qué medios se utilizarán para ello.

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2. Memoria descriptiva.

2.7. Estudio de impacto socioeconómico:

Conocer el impacto de los resultados de nuestro proyecto constituye un elemento de gran utilidad para apoyarlo de cara a la concesión de la subvención.Para entender el impacto socioeconómico debemos medir los cambios o conjunto de cambios duraderos que se producen en la economía, la sociedad y el medio ambiente, mejorando sus indicadores, como resultado de la ejecución de las acciones de nuestro proyecto que introducen valor agregado a los productos, servicios, procesos y tecnologías.

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3. Calendario y cronogramaUna vez concretadas las actividades las distribuiremos en el tiempo.

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4. Presupuesto

El presupuesto es la valoración económica de los recursos necesarios para llevar a cabo nuestro proyecto.

Existen 2 tipos de presupuestos:

• Organismos intermedios: Inversiones y gastos de funcionamiento.

• Empresas: Inversiones.

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4. Presupuesto

El Presupuesto debe ser un reflejo económico fiel de la actividad que vamos a realizar.

Su determinación deberá estar basada en: – La información económica de años anteriores

recogida en nuestra contabilidad. – Facturas proforma o presupuestos solicitados a las

empresas del bien o servicios que queramos valorar.

– Tablas auxiliares para el cálculo de los costes de personal, gastos financieros, reparto de gastos generales, etc.

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4. Presupuesto4.1. Presupuesto de la inversión.

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4. Presupuesto

4.2. Memoria económica: Gastos de explotación.

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4. Presupuesto

4.2. Memoria económica: Ingresos de explotación.

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4. Presupuesto4.2. Memoria económica: Cuenta de

explotación.

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4. Presupuesto

4.2. Memoria económica: Presupuesto de tesorería.

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4. Presupuesto

4.3. Memoria financiera.Explica de dónde obtenemos los recursos para llevar a cabo el

proyecto.

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4. Presupuesto

4.4. Perspectivas económicas: Balances previsionales.

Activo

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4. Presupuesto

4.4. Perspectivas económicas: Balances previsionales.

Pasivo

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5. Evaluación

Cuestiones para la evaluación del proyecto:

• Qué evaluaremos.

• Cuándo lo evaluaremos.

• Quiénes lo evaluarán.

• Cómo lo evaluaremos.

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5. Evaluación

¿Qué evaluaremos?

Partiremos de tres conceptos: la adecuación, la eficacia y la eficiencia.

La adecuación de un proyecto nos hará referencia al grado de idoneidad de éste con respecto a la población o el ámbito sobre el que se quiere actuar.

La eficacia hace referencia al grado de consecución de los objetivos.

La eficiencia nos indica la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados.

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5. Evaluación

¿Cuándo lo evaluaremos?

Se marcarán hitos en el tiempo, cuya frecuencia vendrá determinada por la complejidad del proyecto.

Para un proyecto de un año se suelen marcar hitos trimestrales o mensuales.

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5. Evaluación

¿Quiénes lo evaluarán?

• Las personas que desarrollan el proyecto.

• Los destinatarios del mismo.

También se puede optar por una evaluación externa.

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5. Evaluación

¿Cómo lo evaluaremos?

Utilizaremos indicadores.

Los Indicadores serán hechos o expresiones concretas y cuantificables cuyos valores nos permitirán evaluar la idoneidad, la eficacia y la eficiencia del desarrollo de nuestro proyecto.

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Tercer documento

El Tercer documento recogerá los anexos necesarios para explicar de manera pormenorizada cualquier aspecto del Proyecto.

Pongamos tres ejemplos:– Si en la fundamentación hemos hecho referencia a datos

extraídos de un estudio entre cuyas conclusiones se plantea la necesidad de desarrollar un proyecto como el nuestro, adjuntaremos este estudio como anexo.

– Si para la elaboración del presupuesto hemos utilizado facturas proforma o tablas de cálculo para el coste de personal, también las incluiremos como anexo.

– Así mismo, si en el proyecto hacemos referencia a nuestra experiencia en trabajos similares, podremos adjuntar como anexos los folletos, carteles, documentos, etc. que así lo avalen.

Todos estos anexos irán numerados por orden de aparición en el Segundo documento del Proyecto.

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Presentación del proyecto

El proyecto se entregará, en plazo, en el registro correspondiente con una instancia (original y copia) en la que se exprese a quién va dirigido el proyecto y los documentos que contiene. La copia de la instancia nos la sellarán en el registro y nos servirá como justificante de la presentación.

Si faltara documentación en el momento de la presentación, tenemos 10 días para adjuntarla al expediente, siempre que hayamos pasado por registro la solicitud dentro del plazo establecido.

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Presentación del proyecto

Algunas convocatorias permiten la presentación por correo en sobre abierto.

El funcionario de correos deberá matasellarnos la copia de la instancia ya que este matasellos dará fe de la fecha de entrada de nuestro proyecto. Además, lo más adecuado es enviar el proyecto por correo certificado con acuse de recibo.

 Conviene saber que los registros centrales de las Consejerías de la Junta de Andalucía, sitos en Sevilla, están abiertos hasta las 20 horas por lo que podremos acudir a ellos para entregar nuestro proyecto, siempre y cuando sea dirigido a alguna de ellas.

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Confirmación y seguimiento

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Entrega del proyecto en el

registro

Presenta

defectos

Entrega de las subsanaciones en el

registro

Es correct

o

Nos comunican por escrito que puede ser objeto de

ayuda

Silencio administrativo: se desestima nuestro

proyecto

Nos comunican

por escrito la resolución positiva

Nos comunican por escrito la

resolución negativa

Aceptación

Si finalmente la resolución es positiva, se firmará un documento de aceptación de la ayuda que nos compromete a ejecutar el proyecto tal y como le hemos presentado, y a justificarlo.En algunos casos es necesario inscribir en el Registro Mercantil la aceptación de la subvención.

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ContabilidadEl PGC establece una serie de cuentas en función de su naturaleza, esto es, agrupa en cuentas contables los gastos, ingresos y movimientos económicos en general, por su similitud.

1.- Financiación Básica.2.- Inmovilizado.3.- Existencias.4.- Acreedores y Deudores.5.- Cuentas Financieras.6.- Compras y Gastos.7.- Ventas e Ingresos.

Estas cuentas están establecidas con el criterio de igual naturaleza, pero no responden a una clasificación por actividades más coincidente con nuestras Partidas o Grupos presupuestarios, por lo que tendremos que recurrir a una clasificación de los movimientos económicos más acorde con el Presupuesto para poderlos comparar con éste.

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Contabilidad

Contabilidad Analítica.

La Contabilidad Analítica pretende determinar en qué actividad, proyecto o programa se ha producido el gasto o el ingreso, de manera que podamos llevar un control con idénticos criterios clasificatorios a los establecidos en el Presupuesto y con los que tendremos que presentar los resultados.

 Esta necesidad de llevar una Contabilidad Analítica es quizá el aspecto más importante de este apartado para la gestión de subvenciones, y la herramienta más adecuada para ello será cualquiera de los programas informáticos de contabilidad que existen en el mercado actualmente.

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Contabilidad

Si además un proyecto está financiado por más de una subvención y queremos diferenciar las facturas destinadas a justificar cada subvención, y poder operar con sus importes, podremos extraer datos contables mediante una hoja de cálculo.

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Memoria de justificación

La justificación de la subvención, mediante la Memoria, es una de las fases más importantes de su gestión, si no la más importante.

Una vez realizado el proyecto y efectuados los gastos, si no los justificamos debidamente no nos pagarán la subvención y perderemos los derechos sobre ella con la consiguiente complicación para nuestra situación económica.

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Memoria de justificación

La Memoria deberá constar de tres documentos.

En el Primer documento presentaremos los datos más relevantes de la ejecución del proyecto de forma esquemática y en formatos muy visuales y sencillos de entender (cuadros, cronogramas, etc.), incluyendo un cuadro de evaluación global con los Indicadores y los valores obtenidos en la evaluación.

El Segundo documento será en el que entraremos a explicar de forma pormenorizada como se ha desarrollado el proyecto, qué dificultades hemos encontrado, qué desviaciones ha habido con respecto a las previsiones, etc.

 En cuanto al Tercer documento estará integrado por los anexos: materiales, carteles, folletos, videos, fotografías, cuestionarios de evaluación, etc., que hayamos elaborado o reflejen la veracidad de lo expuesto en la memoria.

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Memoria de justificación

En todas las subvenciones de las Administraciones Locales, Autonómicas y Central, la presentación de las fotocopias de las facturas, acompañadas de los originales para compulsarlas, es un requisito indispensable para la justificación.

Además se adjuntará el justificante de pago (ya sea mediante recibo, resguardo de ingreso bancario o transferencia) o bien quedará claro en la factura que ésta ha sido pagada.

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Memoria de justificaciónLas facturas deberán llevar los siguientes datos:

• Datos del proveedor:– Nombre.– Dirección.– CIF.– Nº de la factura (No albarán).– Sello y/o firma.

• Datos de nuestra entidad:– Nombre.– Dirección.– CIF.– Código de proyecto.

• Otros datos:– Fecha.– Concepto.– Importe.– IVA desglosado o especificación de "IVA Incluido". 55

Memoria de justificaciónEn cuanto al resto de documentos (Nóminas, TCs de la S.S., impresos de Hacienda, etc.) deberán ser impresos legales o normalizados y debidamente sellados y firmados por el organismo competente.

 Al presentar los originales y fotocopias para compulsar, normalmente nos sellarán los originales para invalidar la posible presentación de estos para la justificación de otra subvención.

 Deberemos tener cuidado con documentos tales como los TC de la Seguridad Social y las cartas de pago trimestrales de las retenciones del IRPF, pues puede darse el caso de que sólo vayamos a utilizar para la justificación de la subvención una parte del total del importe pagado mediante estos documentos, por lo que sólo deberán invalidarnos el documento por la cantidad utilizada.

 De esta manera podremos utilizar el resto para justificar otras subvenciones.

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Memoria de justificación

Nuestro expediente de subvención deberá contener copia de todo lo entregado a la Administración.

Además, es conveniente guardar en el mismo una copia de todas las facturas presentadas, pues nos será de gran utilidad ante posibles inspecciones posteriores al tenerlas identificadas y seleccionadas.

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Cobro

Una vez valorado el expediente completo (memoria inicial, memoria final y justificación económica) por el organismo correspondiente, éste procederá a la aceptación del pago de la subvención.

 El cobro de la misma puede demorarse entre tres y seis meses llegando en algunos casos a los 12 meses.

 El tiempo siempre dependerá del organismo ante el cual hayamos presentado el proyecto y la fecha de año en que se realice la justificación.

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Cobro

Muchas gracias por su atención.

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