presentatie 'readsoft coop' - jan van boeijen en eric landwaart - sepei seminar -...

Pagina 1

E-factuurverwerking en koppeling aan inkooporders in SAP

Oplossing met Readsoft

Eric Landwaart

Jan van Boeijen

Pagina 2

1. Wie is Coop?

2. Factuurstromen:

a verwerking faktuurstromen voor implementatie

b gehanteerd implementatieproces

verwerking faktuurstromen na implementatie

c * FI fakturen

d * DC fakturen

e * RL fakturen

3. Waarom gekozen voor Readsoft en ervaringen

4. Vragen

Agenda

Pagina 3

Coop Supermarkten: wie zijn wij?

Landelijke keten met 250 supermarkten

€ 0,78 Miljard consumentenomzet

Omzetgroei Coop groep + 5,1% t.o.v. 2008

Totale verkoopvloeroppervlakte Coop winkels bedraagt 123.000 m²

Ruim 700.000 leden consumenten

Drie distributiecentra

Alle Distributiecentra´s op SAP

Vleesverwerkingsbedrijf

Aantal medewerk(st)ers > 4.000

Aantal binnenkomende facturen per week +/- 20.000

18.000 via EDI en 2.000 papier

Pagina 4

Winkelaantallen: Supercoop eigen filialen 34Supercoop franchisers 7 Coop eigen filialen 37Coop franchisers 70 CoopCompact franchisers 57Totaal Coop formules 205Overige supermarkten 45 Totaal 250

Coop Supermarkten: waar zitten wij?

Pagina 5

Pagina 6

Factuurstromen

Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier.

DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering.

Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.

Rechtstreekse leveringen: Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.

De bestellingen vanuit de winkels richting DC en leveranciers vinden voor 99% via EDI plaats.

Pagina 7

Verwerking factuurstromen voor implementatie Readsoft

Kostenfacturen (SAP): - Stempelen - Coderen en boeken in SAP

- Verdelen naar budgetverantwoordelijken- Na accoord betalingsblokkade verwijderen- Archiveren

DC facturen (SAP):EDI: - Inlezen op kopniveau

- Verschillen op factuurniveau - Verschillen a.d.h.v. papier uitzoeken- Communicatie verschillen via excel

Papier: - Handmatige invoer kopniveau- Inkooporders toevoegen- Verschillen a.d.h.v. papier uitzoeken- Communicatie verschillen via excel

Rechtstreekse leveringen (Oude systemen)EDI: - Facturen op artikel of bonniveau doorbelastPapier: - Handmatig op bonniveau

Handmatig

Geautomatiseerd

Handmatig

Pagina 8

Proces van implementatie

Procesbeschrijving oude werkwijze

Blauwdrukfase uitgaande van standaard SAP

Opleiding medewerkers nieuwe werkwijze met behulp van testscenario´s (The teacher teaches)

Doorvoeren aanpassingen

Gefaseerde livegang (FI, DC, RL)

Evaluatie

Pagina 9

Business Proces verwerking kostenfacturen (FI) (1)

Start

TriggerOntvangst factuur

via postkamer

Spltis de facturen per scanprofiel

Scan de facturen per bedrijf met

indicator FI facturen

Post factuur in SAP met

betalingsblokkade

Stuur de factuur via de flow naar

goedkeurder

Check opmerkingen van de goedkeurder en verwerk de factuur

FI factuur

Proces verwerking MM factuur DC of RL

Nee

Splitsen per:-bedrijf-enkelzijdig / dubbelzijdig-1 btw en >1 btw %-tussen de facturen een blanco blad plaatsen

Splitsing in kosten facturen en goederenfacturen (MM)

Factuur voor goedkeurder

Reject factuur. Factuur gaat terug naar crediteurenadministratie.

Die stuurt de factuur in flow aan juiste goedkeurder

Nee

Factuur akkoord

Goedkeurder houdt factuur vast, neemt contact op met leverancier

vult WC note in en wacht op creditnota.

Ja

Ja

Nee

Ja

Factuur voor CoopCodis

Reject factuur. Crediteuren administratie informeert

leverancier.

Scanner

Scanner

Crediteuren administratie

Crediteuren administratie

Crediteuren administratie

Goedkeurder

Ja

Goedkeurder

GoedkeurderNee

Pagina 10

Proces scannen van facturen

ScanDocument entry

Verify Transfer COCKPIT(Check)

WEBCYCLE

Complete?

No

COCKPIT(Post)

ArchiveImage storage

Interpret

Yes

No

Yes

Complete?

SAP System

1. Scanklaar maken 2. Scannen3. Herkenning (Interpret) 4. Verificatie en goedkeuring (Verify)5. Transport (Transfer)6. Factuurverwerking (COCKPIT)7. Workflow – WEBCYCLE

Pagina 11

Factuurstromen

Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier.

DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.

Rechtstreekse leveringen Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.

De bestellingen vanuit de winkels richting DC en leveranciers vindt voor 99% via EDI plaats.

Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier.

Pagina 12

COCKPIT(Check)

WEBCYCLE

COCKPIT(Post)

No

Yes

Complete?

SAP System

• Keuze: FI/MM

• FI

• Procedure:

- Coderen facturen (grootboek/kpl etc.)- Automatische boeking Fico- Betalingsblokkade (automatisch)- Via flow naar goedkeurder/budgetverantwoordelijke- Budgetverantwoordelijke ontvangt mail voor goedkeuring- Bij accoord automatisch verwijderen betalingsblokkade

Cockpitproces

Pagina 13

Pagina 14

Verbeterde zaken nieuw proces t.o.v. oud procesKostenfacturen (FI):

•Factuurstatus•Automatische herinneringen•Facturen zijn altijd oproepbaar, zowel in cockpit, sap als in web cycle (budgetverantwoordelijken)•Autorisatiemogelijkheden (meerdere stappen definieerbaar)•Geen fysieke archivering•Kopieën maken op afdelingen is verleden tijd

Pagina 15

Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier.

DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.

Rechtstreekse leveringen Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.

De bestellingen vanuit de winkels richting DC en leveranciers vindt voor 99% via EDI plaats.

DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.

Factuurstromen

Pagina 16

COCKPIT(Check)

WEBCYCLE

COCKPIT(Post)

No

Yes

Complete?

SAP System

• Keuze: FI/MM

• MM

• Splitsing: DC/RL

• DC

• Procedure:- Controle masterdata (automatisch)- Koppelen aan ordernummer- Matching factuur met inkooporder op artikelniveau (EAN nr)- Binnen tolerantiegrens direct geboekt- Automatische webcycle van prijsverschillen richting MD-Overige verschillen worden beoordeeld door FA en via webcycle doorgestuurd naar verantwoordelijken

Cockpitproces

Pagina 17

Pagina 18

Verbeterde zaken nieuw proces t.o.v. oud procesDC facturen (MM):

• Factuurcontrole op regelniveau (met de daarbij behorende notities)• Automatische webcycle prijsverschillen• Factuurstatus• Kwaliteitsverbetering• Snellere afwikkeling factuurstroom• Tijdsbesparing > 25%

Pagina 19

Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier.

DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.

Rechtstreekse leveringen Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.

De bestellingen vanuit de winkels richting DC en leveranciers vindt voor 99% via EDI plaats.

Rechtstreekse leveringen Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via

centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.

Factuurstromen

Pagina 20

• In oude situatie werd al gebruik gemaakt van EDI (maatwerk)

• Problemen t.o.v. normale procesgang:

- Leveringen aan vestigingen en franchisers

- Bestellingen liggen (nog) niet vast in SAP

- Zeer grote hoeveelheid facturen

- Wel gebruik maken van artikelcontrole en prijscontrole

- Keuze die aansluit bij standaard SAP/RS

Oplossing door “voorportaal” in SAP

Pagina 21

COCKPIT(Check)

WEBCYCLE

COCKPIT(Post)

No

Yes

Complete?

SAP System

• Keuze: FI/MM

• MM

• Splitsing: DC/RL

• RL

• Procedure:- Controle masterdata (automatisch)- Koppelen aan ordernummer- Factuurcontrole achteraf

Cockpitproces

Pagina 22

Gewijzigde zaken nieuw proces t.o.v. oud procesRL facturen

Nadelen:• Performance

Voordelen:• Factuurcontrole op regelniveau• Batchverwerking (nacht)• Archivering

Pagina 23

Waarom Readsoft gekozen

Noodzaak i.v.m. beëindiging oude pakket

Selectiecriteria:• EDI verwerking facturen• Bewezen oplossing met SAP• Factuurstromen voor alle bedrijven te verwerken• Analyse verschillen ordergerelateerde facturen

Pagina 24

Waarom Readsoft gekozen

• Keuze uit meerdere leveranciers• Realtime• Gebruikersvriendelijk (webcycle)• Hands-on mentaliteit• Mogelijkheden voor de toekomst (papierloos)• Korte implementatietijd

start: ondertekening contract juni live: kostenfacturen oktober

DC facturen novemberRL facturen januari

Pagina 25

Valkuilen

• Bereidheid wijzigingen in organisatie

• Onderhoud masterdata

• Standaard EDI bericht afdwingen bij leveranciers (emballage, condities, vermelding ordernummers)

• Retour goederen en emballage

• Goede testdata

Pagina 26

Dank voor uw aandacht

Pagina 27

Pagina 28

Pagina 29

Pagina 30

Pagina 31

Pagina 32

Pagina 33

Blauwdruk:

Start

Business Proces Verwerking DC goederen factuur (MM) (1)

EDI bestand

Papieren facturen SU (niet in EDI bestand

wel in SU verzamelfactuur)

Papieren facturen overige (niet in EDI

bestand en niet in SU verzamelfactuur)

Readsoft Cockpit MM DC facturen SU of niet SU

Check factuur gegevens

Artikel nr. bekend in SAP

Toevoegen artikel nr.

Nee

Leverancier bekend

NeeLeverancier toevoegen

Bestandsbeheer

Bestandsbeheer

Check:- parameters veld SU leverancier in MD- EAN besteladres ≠ factureeradres

Afleveradres bekend

Nee Wijzig afleveradres

in Cockpit

Crediteuren administratieIssue 1: uniformeer afleveradres DC Deventer

Order nr. 0of niet bekend in

SAP

Nee Corrigeer ordernr. in de

Cockpit

Volledigheidscontrole per DC: SU verzamelfactuur = facturen in de cockpit

(aantal en waarde)

1

Trigger

Papieren facturen overig moeten

herkenbaar zijn ivm controle SU

Crediteuren administratie

Crediteuren administratie

Issue 2: Vd Lem/ Vd Heuvel

Als er bij conversie van EDI naar IDOC geen ordernr. bekend is dan wordtin XI 0 ingevuld

Pagina 34

Pagina 35

Pagina 36

Pagina 37

Pagina 38

Start

Business Proces Verwerking RL EDI goederen factuur (MM) (1)

EDIfactuurbestand

Artikel nr. bekend

Toevoegen artikel nr.

Nee

Leverancier bekend

NeeLeverancier toevoegen

Bestandsbeheer

Debiteur bekend

NeeAdministratie

1

Trigger

Debiteur toevoegen

Flow voor transitie fase als winkels niet met SAP werken

Alleen in theorie mogelijk. Inkooporder namelijk al aangemaakt in eerdere stap in de flow

Onbekend order in SAP

Nee

IDOC bestand

CoopCodis voorportaal Creëer obv de factuur een inkooporder en

goederenontvangst in SAP

Inlezen IDOC bestand in Readsoft Cockpit

Crediteuren administratieTraceer verschil en neem actie

Controle:waarde en aantallen in EDI =

IDOC bestand

Nee

Ja

Crediteuren administratie

Corrigeer ordernummer

Ja

Ja

Ja

Ja

1

Business Proces Verwerking RL goederen factuur (MM) (2)

Ja

Hoeveelheidverschil aanwezig

Theoretische controle zolang winkels niet met SAP werken. Hoeveelheid in bestelling is kopie van de hoeveelheid op de factuur. Controle ligt bij de winkels.

Nee

Rapport (Excel file)

prijsverschillen

Beoordeel prijsverschillen

Bestandsbeheer

Crediteuren administratie

Post factuur (verschil boeken

op Prijsverschillen)

Gezien de tijdsdruk wordt factuur direct gepost. Vervolgens vindt de controle plaats

Bestandsbeheer

Traceer verschil en neem actie

Controle: waarde en aantallen IDOC

bestand = Cockpit (aantal en waarde)

Nee

2

Traceer verschil en neem actieJa

Pagina 39