presentazione standard di powerpoint · affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la...
Post on 09-Jul-2020
0 Views
Preview:
TRANSCRIPT
info@digitechsystem.net
RICEZIONE E CONSERVAZIONE FATTURE
Anche un file pdf (senza firma digitale) può essere validato
Per fattura elettronica si intende la
fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.
autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione che
assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,
• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente
• Ovvero tramite EDI
Il DL 216 semplifica la conservazione delle fatture elettroniche
Cos’è il sistema di controllo richiesto ?
• Fattura servizi – Utenza corrisponde
– Pagamento tracciato
– Servizi plausibili
– Importi ragionevoli.
– oppure esiste contratto
– Email di ricezione
• Fattura di merci – Il cliente ha tutte le bolle
relative e gli ordini
• Fattura con firma digitale
• Estendibile ad altri documenti – Si (estratti conto , contabili,
acquisti on line)
In tutti questi casi la fattura elettronica può essere conservata come tale .
Non è necessaria la stampa, l’etichettatura , la scansione
Per approfondire il concetto di Sistema di controllo è utile questo documento
http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/taxa
tion/vat/traders/invoicing_rules/explanatory_notes_it.pdf
L’ACCORDO
E NON MANCANO INTERPRETAZIONI
RIGIDE
il ricorso alla fattura elettronica e' subordinato all'accettazione da parte del destinatario.
Negli anni passati sono state concesse accettazioni all’invio di fatture PDF Fino ad ora il ricevente doveva stampare il pdf e trattarlo come cartaceo Ora secondo la direttiva quello è un documento elettronico e come tale andrebbe trattato
Il DL 216 PREVEDE COMUNQUE CHE TRA LE
PARTI VI SIA UN ACCORDO
Non è quindi da escludere che qualche competitor in queste condizioni parli di OBBLIGO ad attivare la conservazione elettronica
IL PROCESSO CONTABILE
CONTABILITA’
DIGITALE
LE RILEVAZIONI CONTABILI SONO
BASATE SU DOCUMENTI DIGITALI
IL PROCESSO ELETTRONICO
SOSTITUISCE A TUTTI I FINI DI LEGGE IL
PROCESSO CARTACEO
QUANTE AZIENDE SONO IN GRADO DI FARLO ?
Ricezione di fattura elettronica
Ricevo la fattura pdf per email
il file dove lo metto ? Che protocollo inserisco nella registrazione iva ?
Fattura in PDF scaricata dal sito del fornitore .
Tengo l’email ? Dove nell’archivio delle fatture ? Oppure estraggo solo il file della fattura ? E dove lo metto ?
La fattura è firmata (P7m) Tengo il p7m ? Ma per registrarlo devo vedere il pdf ? Come faccio ? E se ha la marca temporale
La fattura è xml Da che parte comincio ?
GLI EFFETTI POTREBBERO ESSERE POSITIVI
Negli studi
Una buona fetta di fatture può essere ricevuta in formato pdf tramite email, una parte si può scaricare dal sito del fornitore.
Ripensare il processo di registrazione • Dare opportunità ai clienti evoluti di
utilizzare il formato elettronico fin dall’origine
• Convertire in modalità massiva il cartaceo.
IN AZIENDA
Ipotizzabile che più del 50% delle fatture diventeranno elettroniche
Evoluzione Anche i documenti contabili (estratti conto, contabili banche, altri costi) possono essere conservati in modalità elettronica
APPLICABILITA’
Organizzazione A seconda della dimensione dell’impresa, delle consuetudini dell’organizzazione, occorre strutturare il sistema e attivare archivi e procedure necessarie
SE APPLICATO GENERA GRANDE
AUMENTO DI EFFICIENZA E CONTROLLO
MA
NON E’ FACILE MA E’ DI GRANDE EFFICACIA
SENZA UN BUON ARCHIVIO DIGITALE
DIVENTA QUASI IMPRATICABILE
CONTABILITA’ DIGITALE IN AZIENDA
GLI ARCHIVI DELLA CONTABILITA’ DIGITALE
Per realizzare una contabilità digitale corretta, dovremo predisporre almeno questi archivi: • Inviati ricevuti
• Per protocollare le email che contengono documenti fiscali
• Documenti contabili • Per protocollare tutti i documenti
che non sono soggetti a iva • Fatture acquisto
• Per tutte le fatture acquisto • Fatture vendita
• Per tutte le fatture di vendita • Note credito
• Per le note credito emesse. • Archivi di servizio
• Archivi di parcheggio temporaneo dei documenti scansionati o raccolti
Ricezione di fattura elettronica
Ricevo la fattura pdf per email
il file inserito in Archivia Plus, • Viene archiviato e numerato con il Numero
Progressivo di Conservazione (NPC) • l’xml con i dati esportato per il gestionale
(docfinder) In prima nota NPC è il protocollo iva
Fattura in PDF scaricata dal sito del fornitore .
Protocollo email con ArchiProto • Con l’opzione salva allegato, il file viene inviato
alla conservazione (si crea collegamento con email)
Procedo come al precedente
La fattura è firmata (P7m) Archivia Plus verifica la firma, ed estrae il documento (conserva entrambi) Procedo come al punto 1
La fattura è xml Archivia Plus Verifica firma e compila i dati di ricerca/registrazione
GLI ARCHIVI A GARANZIA DI AUTENTICITA’
In ambito aziendale la realizzazione dei «percorsi di verifica» costringe a conservare ordinatamente anche i documenti collegati a quelli elettronici contabilizzati. Nella fattispecie: Le comunicazioni Le bolle Gli ordini Le conferme d’ordine I contratti Questi processi sono già definiti sia come trattamento di spool (quando si emettono documenti) che come scansione (quando si ricevono cartacei)
CONSIGLI D’USO – CREARE VISTE PER UTENTI
• Tramite i permessi si può far vedere agli utenti solo gli archivi di loro competenza
• Per trovare un archivio c’è anche la ricerca • In questo esempio l’utente CONTADIGITA
vede tutti gli archivi soggetti a contabilità digitale
ISTITUIRE I SEZIONALI PER I DOCUMENTI ELETTRONICI
Nella prima tabella una tipico suddivisione di tipi documento e sezionali classici, nella seconda i due valori vengono usati come prefisso di una cartella I sezionali sono UTILI per differenziare elettronico da cartaceo tuttavia si può anche ipotizzare un protocollo unificata, ma non è semplice. Vi è anche una indicazione dell ‘AdE sull’uso dei sezionali. I documenti emessi si presume siano processati automaticamente come spool
cod_tipo_
doc_f cartacei elettronici
0 contabili 0 1
1 fatt. vendita 0 1
2 fatt. acquisto 0 1
2 fatt. acquisto cee 2 3
2 fatt. acquisto extra cee 4 5
3 note credito 0 1
4 notedebito 0 1
1 fatt. vendita (cee) 2 3 *
CARTELLE PER DITTA
• Le cartelle vengono create dalla anagrafica ditta
• Possono ovviamente essere create in modalità personalizzata (numeri dei sezionali, descrizioni etc.)
• Ma contestualmente vengono pianificati in Archifile i trattamenti per i documenti elettronici che verranno depositati in quei percorsi
• Significa che per OTTENERE IL PROTOCOLLO ELETTRONICO delle varie tipologie di documenti basta depositarli nelle apposite cartelle
ArchiFile raccoglie e protocolla
ESPORTAZIONE PER LA REGISTRAZIONE
File pdf scaricato protocollo manuale
il file inserito in Archivia Plus, • Viene archiviato e numerato con il Numero
Progressivo di Conservazione (NPC) • l’xml con i dati esportato per il gestionale
(docfinder) In prima nota NPC è il protocollo iva
In questo caso manualmente decido tipo documento ,
progressivo e ditta
Email con allegato
• Con l’Addins di Outlook (o con il protocollo pec), possiamo Protocollare l’email ricevuta e inviare il file allegato (la fattura vera e propria) alla cartella di conservazione.
• Il sistema di protocollo dei files provvederà a inserire il documento nell’archivio e ad avviare l’esportazione per la registrazione
• Tra l’email e la fattura archiviata rimane un collegamento .
IL COLLEGAMENTO TRA EMAIL E FATTURA E’ UN ELEMENTO
DI AUTENTICITA’
Allegato con firma digitale
• Se l’allegato contiene firma digitale, archifiles estrae il pdf e conserva ambedue, pdf e p7m
Email SENZA ALLEGATO (l’email è la fattura)
Protocolliamo l’email e archiviazione per praticità di lettura una stampa in formato pdf (consigliato nelle note cee di effettuare conversione quando non si può garantire la leggibilità)
Ricezione di fattura o doc. contabile cartaceo
A monte c’è l’etichettatura e la scansione ma l’elaborazione porta allo stesso risultato
Se il documento è cartaceo finisce nello
stesso processo
IN PRATICA – SOLUZIONE AZIENDALE
Ricezione files
Crea cartelle per il deposito dei files ricevuti 0 _1 – Documenti Contabili 2 _1 – Fatture acquisto 2 _3 – Fatture acquisto cee 2 _5 – Fatture di acquisto extra cee
Memorizzarli nella cartella opportuna
Dall’anagrafica azienda attivare la Contabilità digitale
Ricezione email Protocollo di ricezione e attivazione del salvataggio dell’allegato come sopra
Raccolta e registrazione
ArchiFile provvede a raccogliere i documenti e in base alla cartella applica tipo documento e sezionale. Nell’aggiungere il record assegna il protocollo contabile (e registra impronta)
La cartella fatture emesse e note credito emesse non è prevista perché si presuppone sia già attivata la conservazione sostitutiva da spool
GLI ASPETTI CRITICI
Dl 216 Per fattura elettronica si intende la
fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione
che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,
• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente
• Ovvero tramite EDI
DM 23/01/2004 1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non
modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della
data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;
- sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6; - sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia
garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
GLI ASPETTI CRITICI
Dl 216 Per fattura elettronica si intende la
fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione
che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,
• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente
• Ovvero tramite EDI
DM 23/01/2004 1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non
modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della
data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;
- sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6; - sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia
garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
GLI ASPETTI CRITICI – chiusura quindicinale
DM 23/01/2004 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il Procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell’AIPA n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell’ AIPA n. 42 del 2001. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.
DM 23/01/2004 modifiche previste 3. La conservazione di cui ai commi 1 e 2 è effettuata con cadenza almeno annuale.
Avviare la conservazione digitale delle fatture senza preoccuparsi della cadenza quindicinale è ragionevole
Non c’è motivo per non effettuare la firma quindicinale
in quelle emesse
In caso di problemi, numerazione con programma e stampa (risoluzione
14/e e 161/e)
Estensione ai documenti contabili ?
Se la garanzia di originalità di una fattura è data da percorsi di controllo che ne dimostrino la coerenza, per un estratto conto bancario ci possono essere dubbi ? L’e.c. carta di credito ? Contabili Bancarie ? Pagamenti imposte ? Costi del personale ? Acquisti web treni aerei navi ?
Un buon 50% dei documenti può essere elettronico
SOLUZIONE STUDI
Soluzione a cartelle
• Archivio di conservazione semplificato (unico)
• Il file elettronico arriva alla ditta e non allo studio
• La responsabilità di CONSERVARE IL PERCORSO DI CONTROLLO rimane in carico al cliente (1)
• Numerosi soggetti = numerose cartelle
Adatta a configurazioni standard 0 – doc contabili 1 – fatture vendita 2 – fatture acquisto 4 – note credito Se cartacei TIF CON ETICHETTA Se elettronici PDF
L’organizzazione è diversa
Client studio Adatto a rapporti più complessi / completi Più tipologie di documenti Supporto alla scansione Estendibile
ISTITUIRE I SEZIONALI PER I DOCUMENTI ELETTRONICI
Se usiamo il sistema a cartelle con il comando di creazione vengono generate 4 cartelle per ditta. I cartacei dovranno necessariamente essere FILE TIF CON ETICHETTA Gli elettronici dovranno essere FILE PDF.
cod_tipo_
doc_f cartacei elettronici
0 contabili 0 1
1 fatt. vendita 0 1
2 fatt. acquisto 0 1
4 Note credito 0 1
CARTELLE PER DITTA
• Le cartelle vengono create dall’ anagrafica ditta
• Non possono essere create in modalità personalizzata (numeri dei sezionali, descrizioni etc.)
• Ma in Archifile con 2 sole configurazioni effettueremo tutti i trattamenti
La programmazione in ArchiFile
I due processi
ESPORTAZIONE PER LA REGISTRAZIONE
LA CONDIVISIONE
Probabilmente il limite sta nella condivisione da realizzare. Esistono diverse soluzioni come • il disco virtuale di TeamPortal, • un sito ftp • Un server nella nuvola ma per ognuna poi nasce il problema degli utenti e dei permessi etc. In ogni caso la soluzione cartelle è applicabile subito a chi ha già organizzato un accesso remoto Risolve egregiamente il problema di ricezione dei documenti
FTP
VDISK CLOUD
internet
IL SERVIZIO
Il programma in esecuzione sul server Archivia Plus (anche pc win7 no xp) è attivo in ascolto su una apposita porta. La porta reindirizzata dal server di accesso consente ai client di autenticarsi e dialogare. L’autenticazione avviene a livello di programma. Il file di configurazione viene generato dallo studio. Si può gestire ogni tipologia con diversi sezionali e, in prospettiva, consentire l’imputazione di maggiori dati .
Client documentale
Pc o server
Archivia
ip pubblico
Server pubblico
o firewall
Porta xx
ip locale
IL CLIENT
Può includere diverse funzioni e forme. Lo sviluppo dipenderà dal mercato. Per ora consente l’invio in forma facilitata dei documenti e la scansione
IL CLIENT
La configurazione personalizzata
Configurazione protocolli standard
prog Cod_tdf tdf descrizione cartaceo elettronico
1 0 Documenti Contabili 0 1
2 1 Fatture vendita 0 1
3 2 Fatture Acquisto 0 1
4 3 Note debito 0 1
5 4 Note Credito 0 1
Esempio di personalizzazione
prog Cod_tdf tdf descrizione cartaceo elettronico
1 0 Documenti Contabili 0 1
2 0 Documenti Contabili Filiale senigallia 2 3
3 1 Fatture vendita 0 1
4 1 Fatture vendita Filiale senigallia 2
5 2 Fatture Acquisto 0 1
6 2 Fatture Acquisto Filiale senigallia 2 3
7 3 Note debito 0 1
8 4 Note Credito 0 1
Esempio ditta quater
1 0 Documenti Contabili 0 1
2 1 Fatture vendita Alimentari 1
3 1 Fatture vendita Tabaccheria 1
4 2 Fatture Acquisto Alimentari 0 1
5 2 Fatture Acquisto Tabaccheria 2 3
6 3 Note debito 0 1
7 4 Note Credito 0 1
I file ricevuti
I documenti elettronici vengono immediatamente protocollati da AutoSpool. Le immagini dei documenti cartacei finiscono nell’archivio scansioni per il processo Bar Code di ArchiScan
Sviluppi
Dati aggiuntivi inseriti dalla ditta ?
Cartaceo senza etichetta ?
Pre riconoscimento ?
Consultazione ?
Fornire il servizio ?
Dip
end
e d
ai r
isu
ltat
i
Client web – Marzo/aprile 2013
Planning documentale
Offerta
Requisiti
• Archivia Plus Suite
• Estensione Sql Express
• ArchiScan
• Client in numero adeguato (1 collegamento 1 client)
• No xp
Azioni
Video presentazioni
• Introduzioni a visione libera (quelle del depliant)
• Approfondimenti solo per utenti registrati
Archivio Informatico 13 su dl 216
Revisione dei Quaderni della conservazione sostitutiva
Revisione dei leggimi (semplificazione)
Novità già introdotte
Aggiornamenti automatici
• Miglioreremo con flag per aggiornamenti indispensabili e facoltativi
• Personalizzabile
Tele assistenza con supporto audio
• Personalizzabile
Controllo rapido anagrafiche
• Per disattivare velocemente quelle inutili
• Filtri per creare liste
Feedback
http://www.multimediait.com/valutazione-corsi.aspx
top related