procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. mod bij ewi en wse
Post on 14-Jan-2016
23 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
1
Procesbeschrijvingen opstellen en beheren
in een departement incl. MOD
bij EWI en WSE
Rita Hauchecorne
Departement EWI
2
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
Inhoud
I. Wat is een proces?II. Hoe starten?III. Hoe succes verzekeren?IV. Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingenV. Onze keuzeVI. Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’VII. SjabloonVIII. VoorbeeldenIX. Optimalisatie X. Volgende fase: ontsluiting en beheerXI. Onze ervaringenXII. Nut
3
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
I - Wat is een proces?
4
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
II - Hoe starten?
III - Hoe succes verzekeren ?Kritische Succesfactoren KSF : - Steun management- Geïntegreerde aanpak in organisatiewerking, niet ‘iets aparts’- Communicatie organisatiebreed- Gestandaardiseerd aanpak voor opmaak, ontsluiting, beheer en actualisatie
1. Doel bepalen: waarvoor dienen de procesbeschrijvingen?
2. Keuze techniek : afstemmen op doel
3. Afbakening scope : aantal beperken - begin met eenvoudige processen
Bewust stapsgewijze aanpak
Procesbeschrijvingen maken is ook een (leer) proces
verschillende fases
5
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
IV - Ons doel
Procesbeschrijvingen:
1. Praktisch nut in dagelijkse werking
2. Eenvoudig qua techniek – lage drempel
3. Participatie personeelsleden
4. Borging kennis ‘procesmatig werken’
5. Duurzaam
6. Voorbereiding aanpak (operationele) risico’s
6
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
V - Onze Keuze
1. Processen op operationeel niveau beschrijven
2. Software Word
3. Sjabloon Tabel : ‘Wat’ ‘Wie’ ‘Hoe’ en ‘Waar’
4. aangevuld met ‘rand informatie’
3. Personeelsleden beschrijven zelf hoe zij nu hun taak uitvoeren = huidig proces ‘as is’
4. Coaching – standaardisatie = training en steun groepsbesprekingen = leertraject
5. Validatie door management
7
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
VI - Onze aanpak : project ‘procesbeschrijvingen’
1. Vraag van secretaris-generaal D. Vanderpoorten2. deel van Totaal project ‘Organisatiebeheersing’
2. Aanpak project voorgelegd aan Directiecomité - start
3. Verder besproken op Afdelingsvergaderingen4. draagvlak organisatiebreed – elk team
4. Keuze welke processen?
5. Procesbeschrijvingen opgesteld door teamleiders + dossierbehandelaars
6. Afdelingshoofd = coach
7. Validatie door Directiecomité
8
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
VI - Sjabloon
9
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
VII - Voorbeelden procesbeschrijvingen:
MOD : Abonnementen woon-werkverkeer
Dept WSE : Het schrijven van de beleidsbrief Werk
10
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
5 pagina’s
11
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
7 pagina’s
12
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
IX - Optimalisatie Huidige procesbeschrijvingen
Layout
Codering
Inhoud: ‘Wie’ – kolom : functies ipv initialen
Namen in afzonderlijke tabel:
- handiger bij personeelsverschuivingen
- overzicht m.b.t. functiescheidingen
- zicht op potentieel voor courante vervangingen
13
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
Tabel: Wie heeft welke functie
Bijvoorbeeld:
14
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
X - Volgende fase: ontsluiting en beheer
1. Rollen : verantwoordelijkheden afbakenen
2. Procedure voor ‘actualisatie’
3. Pdf van de ‘gehandtekende procesbeschrijvingen’ – extranet
4. Formele ontsluiting - organisatiebreed
5. Integreren in organisatie: Ploeg – Delegatieregeling - etc
6. Evaluatie ‘project procesbeschrijvingen’
7. Periodieke evaluatie en bijsturing : Plan - Do - Check – Act
8. - Onderlinge relatie in kaart brengen : potentiële winsten
9. - Risico’s opsporen – optimalisatie organisatiebeheersing
15
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
XI - Onze ervaringen
Begin is moeilijk - rendement komt pas later
Arbeidsintensief - extra werk
Iedere betrokkene kan eraan meewerken
Gedragen door het hele organisatie ‘WIJ’-gebeuren
Zelf opstellen – maakt vertrouwd
16
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
XII - Nut
Maakt zichtbaar wat er in de organisatie gebeurt
Ieders rol is duidelijk: ‘wie’ ‘doet’ ‘wat’ en ‘hoe’
Draagt bij tot responsabilisering
Middel voor standaardisatie in ‘uitvoering taken’ standaardisatie van de dienstverlening
Personeelsleden krijgen inzicht over hun taak als ‘schakel’ in het geheel - waardering
Kennisborging en kennisdeling m.b.t. methodiek uitvoering opdracht - nut bij vervangingen
Nieuwkomers zullen sneller renderen
17
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
Inhoud
I. Wat is een proces?II. Hoe starten?III. Hoe succes verzekeren?IV. Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingenV. Onze keuzeVI. Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’VII. SjabloonVIII. VoorbeeldenIX. Optimalisatie X. Volgende fase: ontsluiting en beheerXI. Onze ervaringenXII. Nut
18
Vlaamse overheidDepartement Economie,Wetenschap en Innovatie
Veel succes !
rita.hauchecorne@ewi.vlaanderen.be
top related