processus décisionnels numériques et automatisés...dff: sap fi-co •adresse de facturation...
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Processus décisionnels
numériques et automatisés
comme exemple le projet eASF
Conférence sur le lancement du
programme DFI Transformation et
innovation numériques
Adelheid Bürgi-Schmelz, 23 janvier 2020
Eidgenössisches Departement des Innern EDI
Generalsekretariat GS-EDI
Wirtschaftsberatung
-
Eidgenössisches Departement des Innern EDI
Generalsekretariat GS-EDI
Automatisierte Entscheidprozesse – Beispiel eESA
Lancierung des Programms DTI EDI 23.01.2020
A. Bürgi-Schmelz, Wirtschaftsberaterin EDI
2
Mandat de l’ASF
L’autorité fédérale de surveillance des fondations (ASF) pourvoit à ce que
les biens des fondations soient employés conformément à leur destination
(art. 84, al. 2, CC).
Pour remplir cette tâche, l’ASF :
A. examine le rapport de gestion que les fondations doivent lui fournir
chaque année ;
B. encadre et approuve différents processus formels intervenant dans le
cycle de vie d’une fondation, comme les modifications des actes de
fondation ou des règlements, ainsi que les transferts de patrimoine et
les dissolutions de fondations ;
C. sur la base des informations qui lui sont fournies dans les rapports de
gestion annuels des fondations ou sont mises en évidence dans le
cadre d’un processus formel ou d’un recours, notamment, agit pour
préserver les biens de la fondation, ses buts et son organisation.
D. tient un répertoire des fondations soumises à sa surveillance.
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Generalsekretariat GS-EDI
Automatisierte Entscheidprozesse – Beispiel eESA
Lancierung des Programms DTI EDI 23.01.2020
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3
Situation initiale 1/2
Autorité
fédérale de
surveillance
des fondations
ASF
Fondation
Fondation
-
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Automatisierte Entscheidprozesse – Beispiel eESA
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Situation initiale 2/2Autorité
fédérale de
surveillance
des fondations
ASF
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Generalsekretariat GS-EDI
Automatisierte Entscheidprozesse – Beispiel eESA
Lancierung des Programms DTI EDI 23.01.2020
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5
Demain? Vraiment comme ça???
pdf
La numérisation ne signifie pas simplement tout
scanner, et ensuite essayer de continuer !
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Automatisierte Entscheidprozesse – Beispiel eESA
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6
Ou mieux comme ça?
registre
commerce
(zefix)
registre
UID
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Automatisierte Entscheidprozesse – Beispiel eESA
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ou «tout simplement» comme ça?
registre
commerce
(zefix)
registre
UID
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Automatisierte Entscheidprozesse – Beispiel eESA
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Objectif du projet eESA
L’objectif du projet est :
de faire en sorte que l’ASF puisse effectuer de manière
électronique et automatisée le maximum de ses tâches
légales;
de systématiser la surveillance axée sur les risques;
de permettre d’exécuter les tâches formelles et les mesures
de surveillance par voie électronique.
Des solutions standard devraient être utilisées dans la
mesure du possible et le principe "une seule fois" (utilisation
multiple des données) devrait être pris en compte.
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Automatisierte Entscheidprozesse – Beispiel eESA
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Classification du projet eESA
22.05.2019/zea, 12/2019 crr
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10
Exa
me
n d
u r
ap
po
rt d
e g
est
ion
an
nu
el
Sys
tem
eE
SA
Gé
né
ralis
te
Fo
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on
Org
an
e
de
ré
visi
on
Pro
cess
us
cen
tra
le
Gro
up
e B
/C
Exp
ert
SA
P
4Examen
intégralité et
plausibilité
7Analyse
des risques et
évaluation
14Traitement
manuel
11Processus débiteurs
Remise du Rapport de gestion et des données financières
Remise du rapport de gestion- Données financières à compléter- Prise de connaissance du rapport de gestion
Formulaire
complet?
Oui
Non
6Ouverture cas
examen rapport de gestion annuel
3
2
5
Requérir données et/ou documents
8
16
13
Vert
Rouge
Orange12
Envoi approbation et facture
Processus (SOLL): Examen du rapport de gestion annuel V1.1_FRA.vsdx, Dernière mod.: 30.06.2019
10Préparer rapport
d examen
Vert/Rouge?
Vert
20
17Attribution
du cas
18Expertise
Rouge19
Requête d informations complémentai
res
15Requête
d informations complémentai
res
21
1
Confirmation de l organe de révision
9Attribue
automatiquement des
émoluments
22Correction du risque
manuellement
23Fixation des émoluments manuelleme
nt
Processus «Examen du rapport de gestion annuel»
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Fondation, organe de révision:
Soumettrerapport
ASF:
Triage+/- demander
précisions
ASF: examen
du contenu+/- demander
précisions
ASF:
Résultatde
l’examenet facture
ASF:
Retour d'informa-
tion à la fondation
Procédure très simplifiée de l’examen
des rapports annuels
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Portail: Requête, rapport,
etc.
Triage / Rule
Engine
Processusde
gestion
Décision
(avecfacture)
Portail:
Réponse
Tâches d’exécution généralisées
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Fondation, organe de révision:
Soumettrerapport
ASF:
Triage+/- demander
précisions
ASF: examen
du contenu+/- demander
précisions
ASF:
Résultatde
l’examenet facture
ASF:
Retour d'informa-
tion à la fondation
Procédure très simplifiée de l’examen
des rapports annuels
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Fondation 1/4 – Entrée EasyGov
Interaktion mit der Eidg.
Stiftungsaufsicht
Jährliche Berichterstattung
Statutenänderung
...
Showcase Stiftung A
Showcase Stiftung B
Eine Stiftung hinzufügen
Organisationen
https://www.easygov.swiss/easygov/#/fr
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Fondation 2/4 - Cockpit
Stiftung
Pendenzen
Showcase Stiftung A
Stiftung
Jährlich Berichterstattung 2018
Jährlich Berichterstattung 2017
Statutenänderung
Verfügbare Prozesse
Fusion/Vermögensübertragung
Vorprüfung
Jährliche Berichterstattung
Statutenänderung
Anzeige/Beschwerde
Aufhebung mit/ohne LuiquidationReglementsänderung
Einstellungen
Benutzerverwaltung/Logbuch
Showcase Stiftung A
Vollständig31.03.2019
Vollständig31.03.2018
Versandt31.01.2020
Jährlich Berichterstattung 2019 Neu 12.01.2020Termin 31.05.2020!
Simon Bührer, AWK
David Keimer, Elca
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Fondation 3/4 – Finalisation du rapport
1.Bestätigung Revisionsstelle (Stiftung)
2.Revisionsbericht und Finanzdaten (Revisionsstelle)
3.Finalisierung jährliche Berichterstattung (Stiftung)
Showcase Stiftung A > Finalisierung jährliche Berichterstattung
Bilanzsumme
120'000
Total Eigenkapital*
Total Fremdkapital*
100'000
Die Stiftung hat Darlehen vergeben
Der Stiftungsrat war an der Stiftungsratssitzung vom 20.12.2019 beschlussfähig und hat den Tätigkeitsbericht und die Jahresrechnung genehmigt
Finalisierung jährliche Berichterstattung
Ja
Jährliche Berichterstattung für das Geschäftsjahr
2019
Finanzdaten
20'000
Der Stiftungsrat bestätigt, dass alle Angaben wahrheitsgetreu gemacht wurden
Ertrag
20'000
Spendeneingänge
20'000
Erhaltene Subventionen
Total Ertrag
40'000
Aufwand
20'000
Förderleistungen
2'000
Aufwand für Fundraising
Total Aufwand
32'000
10'000
Honorare Sitfungsrat
Datum der Stiftungsratssitzung zur Genehmigung des Tätigkeitsberichts und der Jahresrechnung
20.12.2019
Tätigkeitsbericht
Tätigkeitsbericht hochladen
Der Stiftungsrat bestätigt, dass alle Angaben wahrheitsgetreu gemacht wurden
Simon Bührer, AWK
David Keimer, Elca
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L’envoi dans le portail déclenche le
traitement automatique
1.Bestätigung Revisionsstelle (Stiftung)
2.Revisionsbericht und Finanzdaten (Revisionsstelle)
3.Finalisierung jährliche Berichterstattung (Stiftung)
Showcase Stiftung A > Finalisierung jährliche Berichterstattung
Bilanzsumme
120'000
Total Eigenkapital*
Total Fremdkapital*
100'000
Die Stiftung hat Darlehen vergeben
Der Stiftungsrat war an der Stiftungsratssitzung vom 20.12.2019 beschlussfähig und hat den Tätigkeitsbericht und die Jahresrechnung genehmigt
Finalisierung jährliche Berichterstattung
Ja
Jährliche Berichterstattung für das Geschäftsjahr
2019
Finanzdaten
20'000
Der Stiftungsrat bestätigt, dass alle Angaben wahrheitsgetreu gemacht wurden
Ertrag
20'000
Spendeneingänge
20'000
Erhaltene Subventionen
Total Ertrag
40'000
Aufwand
20'000
Förderleistungen
2'000
Aufwand für Fundraising
Total Aufwand
32'000
10'000
Honorare Sitfungsrat
Datum der Stiftungsratssitzung zur Genehmigung des Tätigkeitsberichts und der Jahresrechnung
20.12.2019
Tätigkeitsbericht
Tätigkeitsbericht hochladen
Der Stiftungsrat bestätigt, dass alle Angaben wahrheitsgetreu gemacht wurden
Simon Bührer, AWK
David Keimer, Elca
-
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Fondation 4/4 – mis à jour du cockpit
Stiftung
Pendenzen
Showcase Stiftung A
Stiftung
Jährlich Berichterstattung 2018
Jährlich Berichterstattung 2017
Statutenänderung
Verfügbare Prozesse
Fusion/Vermögensübertragung
Vorprüfung
Jährliche Berichterstattung
Statutenänderung
Anzeige/Beschwerde
Aufhebung mit/ohne LuiquidationReglementsänderung
Einstellungen
Benutzerverwaltung/Logbuch
Showcase Stiftung A
Vollständig31.03.2019
Vollständig31.03.2018
Versandt31.01.2020
Laufende Prozesse
Jährlich Berichterstattung 2019 Versandt31.01.2020
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David Keimer, Elca
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Fondation, organe de révision:
Soumettrerapport
ASF:
Triage+/- demander
précisions
ASF: examen
du contenu+/- demander
précisions
ASF:
Résultatde
l’examenet facture
ASF:
Retour d'informa-
tion à la fondation
Procédure simplifiée de l’examen des
rapports annuels
-
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Examen du rapport annuel
But: surveillance axée sur les risques
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Business-Rule-Engine:
Logiciel paramétrable
Un moteur de recherche [Business-Rule-Engine (BRE)] est un
composant logiciel qui permet une exécution efficace et automatisée des
règles d’entreprise.
L’objectif principal de BRE est de séparer la logique de gestion
(processus de gestion) de la logique de programmation, afin de permettre
des changements fondamentaux à la logique de gestion sans avoir à
apporter des modifications au code de programme.
Basé sur https://de.wikipedia.org/wiki/Business-Rule-Engine
-
Règles de procédure: règle d’entrée qui régit l’examen des données de la fondation
Live Demo / Screenshots
Regeln werden entworfen, indem Regelelemente per Drag & Drop positioniert werden
Regelelemente werden mit Freitext beschrieben
Notizen können an Regelelemente geheftet werden
22
ACTICO GmbH, all rights reserved.8/19/2019
-
Règles de procédure: examen de la compétence de l’autorité de surveillance
Live Demo / Screenshots
Hier werden erst einmal nur die Beschreibungstexte angezeigt
Regelausdrücke werden für jedes Regelelement eingegeben
Modellierungsassistent, Syntax Highlighting und Fehler-Marker unterstützen
Die Kontextpalette zeigt alle relevanten Datenelemente einer Regel
23
ACTICO GmbH, all rights reserved.8/19/2019
-
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Caractéristiques de la fondation
• IDE
• siège
• Buts
IDE / Registredu commerce
• Numéro de partenaire
• Adresse de facturationDFF: SAP FI-CO
• Mesures formelles (commissaire etc.)
• Dons
• Honoraires du conseil de fondationASF-interne
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Fondation, organe de révision:
Soumettrerapport
ASF:
Triage+/- demander
précisions
ASF: examen
du contenu+/- demander
précisions
ASF:
Résultatde
l’examenet facture
ASF:
Retour d'informa-
tion à la fondation
Procédure simplifiée de l’examen des
rapports annuels
-
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Dossier
Jerry van Mook, Atos
Roger Flury, BK
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Créer un sous-dossier
Jerry van Mook, Atos
Roger Flury, BK
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Données de base sur le sous-dossier
Jerry van Mook, Atos
Roger Flury, BK
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Documents générés automatiquement
Jerry van Mook, Atos
Roger Flury, BK
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Données spécialisées du rapport annuel
Jerry van Mook, Atos
Roger Flury, BK
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Onglet de processus
Jerry van Mook, Atos
Roger Flury, BK
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Fondation, organe de révision:
Soumettrerapport
ASF:
Triage+/- demander
précisions
ASF: examen
du contenu+/- demander
précisions
ASF:
Résultatde
l’examenet facture
ASF:
Retour d'informa-
tion à la fondation
Procédure simplifiée de l’examen des
rapports annuels
-
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SAP SEDEXGEVER
Acta Nova
Flux de données simplifiés de GEVER à SAP
-
Eidgenössisches Finanzdepartement EFD
Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT
GS-EDI, PoC im Projekt eESA 22.11.2019
Philippe Fasano, Pascal Mutti
34
SAP ERP x07 SAP PI x24
Partie spécifique au
client
Interface générique
GEVERIntegration
Directory
sFTP-Server SEDEX Server
GEVER
SEDEX
Client
SEDEX
Client
Acta Nova
Lo
gis
ch
er
Ad
ap
ter
../inbox
../outbox
../inbox
../outbox
• 2 numéros de participants pour
SAP (Test et production)
• Un adapteur logique
• 2 numéros de participants pour
SAP (Test et production)
• Un adapteur logique
soap sFTP soap soap
Cette présentation montre le flux de données entre SAP et Acta Nova (GEVER).
Par souci de simplicité, les composants qui ne sont pas directement impliqués dans le processus ne sont pas présentés ou simplifiés.
Flux abstraits de données SAP/GEVER
-
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Workflow eASF:
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Fondation, organe de révision:
Soumettrerapport
ASF:
Triage+/- demander
précisions
ASF: examen
du contenu+/- demander
précisions
ASF:
Résultatde
l’examenet facture
ASF:
Retour d'informa-
tion à la fondation
Procédure simplifiée de l’examen des
rapports annuels
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Stiftung
Pendenzen
Showcase Stiftung A
Stiftung
Verfügbare Prozesse
Fusion/Vermögensübertragung
Vorprüfung
Jährliche Berichterstattung
Statutenänderung
Anzeige/Beschwerde
Aufhebung mit/ohne LuiquidationReglementsänderung
Einstellungen
Benutzerverwaltung/Logbuch
Showcase Stiftung A
Laufende Prozesse
Jährlich Berichterstattung 2019 Vollständig31.01.2020
Jährlich Berichterstattung 2018 Vollständig31.01.2020
Jährlich Berichterstattung 2017 Versandt31.01.2020
Statutenänderung Versandt31.01.2020
Abgeschlossene Prozesse
Fondation Feedback – mis à jour du cockpit
Simon Bührer, AWK
David Keimer, Elca
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Fondation, organe de révision:
Soumettrerapport
ASF:
Triage+/- demander
précisions
ASF: examen
du contenu+/- demander
précisions
ASF:
Résultatde
l’examenet facture
ASF:
Retour d'informa-
tion à la fondation
Outils pour la procédure simplifiée de
l’examen des rapports annuels
Strukturierte Daten
DMSStrukturierte
DatenDMS
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39
Portail: Requête, rapport,
etc.
Rule EngineProcessus de
gestion
Décision
avec/sansfacture
Portail:
Réponse, commentaire,
Aperçu: outils pour l’examen des rapports
annuels (Exemple eASF)
Strukturierte Daten
DMSStrukturierte
DatenDMS
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40
Weiterer Fahrplan
Créer des conditions favorables à l’aide de quick wins
Initialisation d’eASF
Conception d’eESA
Concepts techniques et organisationnels
Prototype
Concept de filtre pour l‘examen des rapports annuels
Garantie des bases légales nécessaires
Concept de communication
Concepts de migration, de mise en œuvre et de fonctionnement
Réalisation
Réalisation eESA (concernant rapport de gestion annuel)
Planification de l’introduction
Déploiement
Déploiement eESA (concernant rapport de gestion annuel)
Réalisation eESA (concernant processus formels, et cas spéciaux)
Selon demande : ouverture pour les autorités de surveillance des fondations à d’autres niveaux étatiques
2017-2018 2018-2019 2020 en 2021 env. à p. de 2022
https://www.edi.admin.ch/edi/fr/home/fachstellen/eidgenoessische-stiftungsaufsicht/eesa.html
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Lessons Learned
Changement culturel
Entrées non structurées -> Entrées structurées
Analyser et normaliser intensivement les processus
souhaités
Réduire les questions
Automatisation
«Technologie neutre» vs numérisation: exemple de
calcul des frais
Exigences organisationnelles et/ou conséquences
Logiciel standard contre développement interne
Sans métadonnées consolidées ainsi que des interfaces
fiables, pas de «Once Only» (utilisation multiple)!
Avantages élevés de sedex
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Smart Government Day, St. Gallen, 24.9.2019
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La solution «audacieuse» : construire des solutions
numérisées avec les produits standard d’aujourd’hui
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