producir los documentos que se originen de las funciones administrativas

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

Organizar la presentación del manejo de la comunicación

entre empresas, parámetros técnicos en la producción de

documentos .

GTC

j

Es el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación dedicado a "certificar " mediante estudio, evaluación y aprobación de productos y formas altamente comerciales e industriales con el fin de optimizar la calidad de vida del

GTC

Cartas

3393Actas 3394

Circulares 3234

Memorandos 3397

Informes 3588

Certificados y

constancias 4176

Unidad de correspondencia

NTC – 3393 CARTA COMERCIAL:

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

2.   ZONAS

2.1.  Zona 1. 

Espacio destinado para la impresión de razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT (Opcional).

2.2.      Zona 2:

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax. Teléfono. Télex, Nit (Opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país.

2.3. Zona 3: 

Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o de fecha de recibo del documento.

Comunicacion escrita de caracter interno de una empresa, se utiliza para transmitir informacion, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales

Bloque Extremo

Todas las líneas parten del

margen izquierdo.

BloqueLas líneas de

número, fecha y firma se colocan

partiendo del centro del escrito hacia el margen

derecho.

NTC 3397

CLASIFICACION

CIRCULARESComunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a

varios destinatarios

EXTERNA O CARTA CIRCULAR

INTERNA O GENERAL

DE ACUERDO CON EL ESTILO

BLOQUE EXTERMO Y BLOQUE

SE CLASIFICA DE ACUERDO CON EL

DESTINATARIO

REQUISITOS:MARGENES

CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR INTERNA

NTC 4176

CertificadoDocumento de

caracter probatorio, publico o

privado, que permite

asegurar un hecho o acto

solemne

ConstanciaDocumento de

caracter probatorio, en

el que se establecen hechos o

circunstancias que no

requieren solemnidad

ObjetivoEstablecer y unificar los

requisitos que se deben

cumplir en la elaboración

deConstancias y Certificaciones, según la Norma

Técnica Colombiana

4176.

HO

JA D

E VI

DA

NTC

422

8

REQUISITOS

IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO

IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO

DATOS PERSONALES: NOMBRE,IDENTIFICACION,FECHA

NACIMIENTO,DOMICILIO,TELEFONO,ESTUDIOS REALIZADOS,REFERENCIAS LABORALES

O PERSONALES,NOMBRE Y FIRMA

FECHA DE PRESENTACION:DE 3 A 4 INTERLINEAS SE ESCRIBE

CIUDAD Y FECHA

PRESENTACION

DATOS PERSONALES

ASPECTOS GENERALES

TRANSCRIPTOR

ASPECTOS GENERALES

DEBE SER ENVIADA ORIGINAL Y ACOMPAÑADA POR UNA CARTA

FOTOGRAFIA RECIENTE EN PARTE SUPERIOR DERECHA DE

LA PRIMERA HOJA

CUANDO SE DESEE SE PUEDE CITAR FORTALEZAS Y

EXPERIENCIAS

Hoja de vida Minerva

Hoja de vida, presentación

Informe corto

El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.

1. Encabezamiento.2. Objetivo (generalmente, es un capítulo).3. Conclusiones (opcionales).

INFORME EXTENSO

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.

INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.CUBIERTA: información básica del documento, incluye los siguientes elementos: razón social, título del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.PORTADA: es la fuente principal de información y constituye la primera página del INFORME: nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad y FECHA: ciudad de origen del informe y fecha completa (día, mes, año).TABLA DE CONTENIDO: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula sostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, título de cada capítulo, numero de página.GLOSARIO: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del título.INTRODUCCIÓN: le título INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúscula sostenida sobre el margen superior.

NÚCLEO DEL INFORME: es el contenido del documento. Escritura del texto, capítulos, temas desarrollados, tablas, grafico, comparaciones, entre otros.

CONCLUSIONES: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del margen superior.

FIRMA: se escribe de 4 a 6 renglones del alto párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar.

TRANSCRIPTOR: se escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido.

ANEXOS: la palabra anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial.

BIBLIOGRAFÍA: el título BIBLIOGRAFIA se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del borde superior de la hoja.

ÍNDICE: es la última parte del material complementario. El titulo INDICE se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.