programa anual de desarrollo archivístico 2021 (pada)
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PETRÓLEOS MEXICANOS Y SUS EMPRESAS PRODUCTIVAS SUBSIDIARIAS
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Dirección Corporativa de Administración y Servicios
Subdirección de Servicios Corporativos
Coordinación de Archivos de Pemex y sus EPS
Gerencia de Servicios Generales
29/enero/2021
Instrumento de planeación orientado a establecer las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 2
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 3
Índice
1. Marco de referencia 4
2. Justificación 5
3. Objetivos 7
4. Planeación 9
4.1 Requisitos 9
4.2 Alcance 9
4.3 Entregables 10
4.4 Actividades 12
4.5 Recursos 15
4.5.1 Recursos humanos 15
4.5.2 Recursos materiales y tecnológicos. 22
4.6 Tiempo de implementación 23
4.6.1 Cronograma de actividades de servicios en Archivos de Trámite 24
4.6.2 Cronograma de actividades de servicios de los Archivos de Concentración. 26
4.6.3 Cronograma de actividades de los servicios del Archivo Histórico de Pemex. 28
5. Administración y gestión de riesgos del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021. 29
5.1 Planificar comunicaciones 29
5.2 Reportes de avances 29
5.3 Control de cambios 29
5.4 Planificar la gestión de riesgos 29
5.5 Identificación, análisis y control de riesgos 30
5.5.1 Servicios en Archivos de Trámite. 30
5.5.2 Servicios de los Archivos de Concentración. 31
5.5.3 Servicios del Archivo Histórico de Pemex. 32
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 4
1. Marco de referencia
Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley General de Archivos, el Área Coordinadora de Archivos de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, a través de la Subdirección de Servicios Corporativos, presenta el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA).
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021, contempla los elementos establecidos por el Archivo General de la Nación para su elaboración1 y está integrado con las iniciativas de trabajo para coordinar la planeación archivística de Pemex y sus EPS, definiendo las prioridades institucionales en la materia y los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles.
En cumplimiento con lo dispuesto en los artículos 24 y 25 de la citada Ley General de Archivos, el PADA 2021 comprende la organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos en los archivos de trámite, concentración y el archivo histórico, así como los mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos.
Como parte de las funciones de la Gerencia de Servicios Generales2 para regular la administración documental de Pemex y sus EPS, el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021, tiene un enfoque de administración de riesgos, la apertura proactiva de la información y promover el uso eficiente de los archivos como fuente de información de la industria y soporte en la transparencia, la rendición de cuentas y la protección a los derechos humanos.
La Subdirección de Servicios Corporativos a cargo de la Coordinación de Archivos de Pemex y sus EPS, dará continuidad a las acciones emprendidas en 2020, para regularizar los procesos de organización y conservación documental de Pemex y mejorar así los servicios documentales y archivísticos a nivel institucional.
1 “Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico” Versión electrónica publicada por el Archivo General de la Nación, 2004,
última edición julio de 2015. 2 Artículo 61, fracción VIII del Estatuto Orgánico de Pemex, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de junio de 2019.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 5
2. Justificación
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 pretende dar continuidad en los Servicios en Archivos de Trámite para normar la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de Pemex y sus EPS, a través de la implementación y difusión de las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.
Asimismo, tiene como finalidad continuar brindando asesoría y capacitación continua en el uso de métodos y aplicación de técnicas archivísticas para fomentar la cultura de la calidad en los Archivos de Trámite de Pemex y sus EPS.
Por otra parte, continuará con la promoción del uso y aplicación de herramientas tecnológicas de gestión documental, para mejorar la administración de los archivos y dar continuidad a la carga inicial de expedientes generados por las áreas durante el periodo 2015-2020 y sus respectivos procesos archivísticos; así como migrar los registros cargados en las herramientas archivísticas heredadas de los ex Organismos Subsidiarios, para dar cumplimiento a las obligaciones en materia de archivos.
En lo que se refiere a los archivos de concentración, se deberá reprocesar, elaborar y promover ante las áreas administrativas correspondientes, las bajas documentales, de conformidad con el Acuerdo por el que se dan a conocer los Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el Dictamen y Acta de Baja Documental o de Transferencia Secundaria para los sujetos obligados.
Asimismo, promoverá la disposición documental de los expedientes cuya vigencia de conservación o uso ha prescrito en los archivos de trámite, efectuando las Transferencias Primarias y Secundarias conforme con los plazos de conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental (CDD), a nivel central y foráneo.
Por otra parte se tiene previsto atender solicitudes de ingreso a la Bóveda de
Seguridad del Archivo de Concentración CITAAD, correspondientes al Archivo Central Inmobiliario, que incluyen el proceso de digitalización con metadatos para su puesta en la intranet para consulta a nivel nacional, atendiendo con ello el total de solicitudes ingresadas en 2019.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 6
En lo que se refiere al Archivo Histórico de Pemex, se buscará incrementar el acervo histórico del AHP mediante transferencias de los documentos dictaminados con valor histórico, ubicados en los archivos de trámite o concentración, así como por donación de documentos y colecciones por parte de trabajadores o particulares interesados.
Asimismo, implementará una estructura conceptual para el control y manejo de la información contenida en los fondos: textuales, cartográficos, fotográficos, audiovisuales y electrónicos en resguardo del AHP con base en los principios archivísticos y normas nacionales e internacionales, a fin de generar instrumentos de consulta que faciliten el acceso a la información y consulta física y electrónica de los mismos.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
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3. Objetivos
Objetivo General
Promover la organización, conservación, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo de Pemex y sus EPS, a través de la aplicación de los instrumentos de control y consulta archivística y el registro sistemático en la Herramienta institucional de gestión documental de Pemex para contar con expedientes clasificados, identificados y localizables a lo largo del ciclo vital de la documentación, que contribuyan a la correcta gestión gubernamental y al avance institucional de las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.
Objetivos Específicos
Servicios en Archivos de Trámite
1. Normar la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de Pemex y sus EPS, a través de la implementación y difusión de las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.
2. Brindar asesoría y capacitación continua en el uso de métodos y aplicación de técnicas archivísticas para fomentar la cultura de la calidad en los archivos en los Archivos de Trámite de Pemex y sus EPS.
3. Divulgar el contenido de los catálogos documentales del Archivo Histórico de Pemex mediante la creación de una liga en internet para incrementar y facilitar la consulta de los investigadores.
4. Promover el uso y aplicación de la herramienta tecnológica institucional de gestión documental y para mejorar la administración de los archivos y dar continuidad a la carga inicial de expedientes generados por las áreas durante el periodo 2015-2020 y sus respectivos procesos archivísticos.
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5. Migrar los registros cargados en las herramientas archivísticas heredadas de los ex Organismos Subsidiarios, para dar cumplimiento a las obligaciones en materia de archivos.
6. Dar seguimiento al Requerimiento de la Plataforma Archivística.
Servicios del Archivo de Concentración
7. Reprocesar, elaborar y promover ante las áreas administrativas correspondientes, 90 bajas documentales, de conformidad con el Acuerdo por el que se dan a conocer los Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el Dictamen y Acta de Baja Documental o de Transferencia Secundaria para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal.
8. Promover la disposición documental de los expedientes cuya vigencia de conservación o uso ha prescrito en los archivos de trámite, efectuando las Transferencias Primarias conforme a los plazos de conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental (CDD), a nivel central y foráneo.
9. Promover y efectuar la Transferencia Secundaria de los expedientes cuya vigencia de conservación o uso ha prescrito en los archivos de concentración conforme a los plazos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental (CDD).
10. Atender 90 solicitudes de ingreso a la Bóveda de Seguridad del Archivo de Concentración CITAAD, correspondientes al Archivo Central Inmobiliario, que incluyen el proceso de digitalización con metadatos y puesta en la intranet para consulta a nivel nacional, atendiendo con ello el total de solicitudes ingresadas en 2019.
11. Contar con un inmueble con las instalaciones necesarias para llevar a cabo la recepción, organización y resguardo de los archivos de la Región Sureste de México, con las condiciones apropiadas de control ambiental y seguridad para la conservación y buen estado físico de los expedientes.
Servicios del Archivo Histórico de Pemex
12. Incrementar el acervo histórico del AHP mediante transferencias de los documentos dictaminados con valor histórico ubicados en los archivos de trámite o concentración, y también por donación de documentos y colecciones por parte de trabajadores o particulares interesados
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 9
13. Proporcionar una estructura conceptual para el control y manejo de la información contenida en los fondos: textuales, cartográficos, fotográficos, audiovisuales y electrónicos en resguardo del AHP, con base en los principios archivísticos y normas nacionales e internacionales, a fin de generar instrumentos de consulta que faciliten el acceso a la información y consulta física y electrónica de los mismos.
14. Instrumentar las medidas necesarias para la conservación adecuada del acervo histórico documental.
15. Realizar las actividades de difusión y servicio referentes a la comunicación de la información y el aprovechamiento social del patrimonio documental que se tiene en custodia.
4. Planeación
4.1 Requisitos
El Área Coordinadora de Archivos de Petróleos Mexicanos y sus EPS a través de la Gerencia de Servicios Generales, integró las estrategias y acciones a emprender para fortalecer el Sistema Institucional de Archivos (SIA), en coordinación con los responsables de sus áreas operativas: los archivos de trámite, concentración e histórico, en términos de lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley General de Archivos, para cumplir con los objetivos establecidos en el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021.
La Gerencia de Servicios Generales es el área responsable de vigilar la correcta ejecución del presente PADA, en el ámbito de sus funciones para organizar y administrar los documentos archivísticos de Pemex; así como para capacitar y brindar asesoría en la materia, a las unidades de archivo de trámite, concentración e histórico.
4.2 Alcance
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021, se integra por programas y acciones de alcance institucional para la organización de los documentos de archivo de Pemex y sus EPS, de manera controlada y sistemática a través de su ciclo vital.
El PADA es de observancia y aplicación general para el personal involucrado en la producción, organización y conservación de los documentos de archivo en cualquier soporte dentro de las unidades de archivo (trámite, concentración o histórico), en las áreas de Petróleos Mexicanos y sus EPS.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 10
4.3 Entregables
Servicios en Archivos de Trámite
Objetivo Productos de trabajo Entregables
1
Políticas y Procedimientos para la Prestación de
Servicios Archivísticos en Materia de Organización,
Control, Conservación y Disposición Documental en
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas
Subsidiarias.
Publicación de la normatividad interna en el Sistema
de Control Normativo de Pemex.
Oficios Circulares del Área Coordinadora de
Archivos de Pemex y sus EPS para dar difusión a las
Políticas y Procedimientos.
2
Asesoría y capacitación continua en el uso de
métodos y aplicación de técnicas archivísticas en
los archivos en los Archivos de Trámite.
Material didáctico:
Módulo III. Principios de la gestión documental y
organización de archivos.
Módulo IV. Recepción de transferencias primarias al
Archivo de Concentración.
3
Divulgar el contenido de los catálogos
documentales del Archivo Histórico de Pemex para
incrementar y facilitar la consulta de los
investigadores.
Liga en internet con el contenido de los catálogos
documentales del AHP.
4
Mejorar la administración de los archivos y dar
continuidad a la carga inicial de expedientes
generados por las áreas durante el periodo 2015 –
2020.
Portadas de expedientes
Inventario General de Archivo de Trámite
Guía de Archivo Documental
5
Dar continuidad a los procesos archivísticos de los
expedientes registrados en las herramientas
archivísticas heredadas de los Ex Organismos
Subsidiarios para el cumplimiento a las obligaciones
en materia de archivos.
Portadas de expedientes
Inventario General de Archivo de Trámite
Guía de Archivo Documental
6 Contar con una nueva y más robusta herramienta
para la gestión documental a nivel institucional.
Documento de Requerimiento de Negocio
Reportes de avance del diseño de la herramienta.
Servicios del Archivos de Concentración
Objetivo Productos de trabajo Entregables
7 Solicitudes de Bajas Documentales elaboradas,
validadas y autorizadas para su ingreso al AGN.
Acuses de recibo del ingreso de las bajas
documentales al Archivo General de la Nación.
8
Expedientes de las Transferencias Primarias llevadas
a cabo conforme a los plazos y destinos establecidos
en el Catálogo de Disposición Documental CDD.
Inventarios de Transferencias Primarias.
9
Expedientes de Transferencias Secundarias llevadas
a cabo conforme a los plazos y destinos establecidos
en el Catálogo de Disposición Documental CDD.
Acuses de recibo de recepción al Archivo
Histórico.
10 Expedientes resguardados en Bóveda de Seguridad,
inventariados y digitalizados.
Expedientes digitalizados con metadatos,
disponibles para su consulta a nivel nacional en la
Plataforma de Contenido Empresarial.
11 Archivo de Concentración Región Sureste. Inmueble para la conservación de los archivos en
la Región Sureste.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
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Servicios del Archivo Histórico de Pemex
Objetivo Productos de trabajo Entregables
12
Disposiciones normativas secundarias. Aplicar las disposiciones y/o acuerdos emitidos por
el Grupo Interdisciplinario de Valoración (GIVA).
Recepción de solicitudes de valoración a petición
de parte de las áreas administrativas a través de los
responsables de Archivo de trámite para archivos
generados con anterioridad a 2004 y no
transferidos al Archivo de Concentración.
Dictámenes, Pre-informe de valoración, Historias
institucionales, Acuerdos de reuniones de trabajo,
Programas de trabajo, Acuerdos de reuniones de
trabajo, Reportes, asesoría y guías técnicas in situ y
vía electrónica.
Analizar los Catálogos de disposición documental
de Pemex y OS para identificar series registradas
con valor histórico y cuya vigencia concluyó en los
Archivos de trámite de las áreas administrativas
generadoras o en custodia.
Análisis, investigación, seguimiento, acuerdos para
determinar acciones.
Atención a las solicitudes de valoración del Archivo
de Concentración para determinar el destino final
de la documentación cuyo plazo de conservación
concluyó:
a) De conformidad con el Catálogos de Disposición
Documental de Pemex y sus OS.
b) Archivos generados con anterioridad a 2004.
Dictámenes, Pre-informe de valoración, Acuerdos,
Asesorías vía electrónica y guías técnicas según
caso, Cédulas de Disposición Documental y
Protocolo de entrega-recepción.
Promover por diversas instancias el Programa “De
la Historia Individual a la Memoria Colectiva”.
Atención a prospecto de donadores por parte de
trabajadores o particulares interesados.
Registro y seguimiento para la entrega-recepción,
Protocolo de donación, Cédula de disposición
documental.
13
Elaborar cuadernos técnicos internos para apoyo en
los procedimientos de organización, descripción y
conservación de archivos con valor histórico.
Cuadernos técnicos.
Registrar y completar en el inventario de
transferencia secundaria los elementos de
descripción faltantes de contenido y control de cada
uno de los expedientes estabilizados del Fondo
Expropiación, Compañías Petroleras, Tampico.
Instrumento de consulta: Inventario para su
disposición de servicio a público.
Análisis de las fotográficas contenidas en los
expedientes del Fondo Expropiación Petrolera para
su identificación entre otros del tema, lugar
personajes y su codificación topográfica.
Instrumento de consulta: Catálogo de Fotografías del
Fondo Expropiación.
Identificar y clasificar por series las diapositivas y
fotografías del Archivo Fotográfico de
Comunicación Social.
Instrumento de consulta. Inventario por series
Material identificado en un primer nivel de control, su
consulta externa requiere de atención especializada
por personal de AHP.
Descripción de los expedientes que integran el
archivo de la Subdirección Comercial. Instrumento de consulta: Inventario.
Analizar y describir las obras disponibles que
integran la Colección Bibliohemerográfica del AHP
con temática petrolera para facilitar la búsqueda. Se
elaborará una ficha con una breve síntesis de su
contenido.
Instrumento de consulta: Catálogo de la Colección
Bibliohemerográfica del AHP sobre el Petróleo.
De la Colección del Boletín del Petróleo (5 tomos)
se integrará una síntesis de cada uno de los
artículos que los integran.
Instrumento de consulta: Guía del Boletín del
Petróleo
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 12
Servicios del Archivo Histórico de Pemex (continuación)
Objetivo Productos de trabajo Entregables
14
Instrumentar y aplicar la limpieza, expurgo,
ordenación y foliación de los expedientes del
Fondo Expropiación, Compañías Petroleras,
Sección Tampico.
Expedientes estabilizados.
Aplicar a los expedientes del Archivo de la
Subdirección Comercial un primer nivel de
limpieza básica.
Número de expedientes con limpieza básica.
Continuar con las negociaciones legales, de
recursos y análisis técnicos para la migración de
la información del Archivo Video gráfico de
Comunicación Social depositado en TV UNAM.
Cintas de video digitalizados
Concretar la participación de diversas instancias
internas para revisar, seleccionar
aproximadamente 1,500 rollos de filmes
depositados en la Filmoteca de la UNAM para su
recuperación.
Horas de información fílmica digitalizada
15
Proyecto de adecuación de espacios para ubicar
la Colección Bibliohemerográfica referente al
tema petrolero para consulta abierta y
promocionar vía Internet el Catálogo.
Espacio exprofeso para su consulta por parte de los
investigadores.
Proporcionar el servicio de consulta interna y
externa de expedientes en sala y de solicitudes de
información vía electrónica.
Atención a visitas guiadas a petición de parte.
Expedientes de usuarios externos y registro de
expedientes consultado.
Investigaciones atendidas.
Registro y evaluaciones.
Elaboración de artículos para la sección Historias
del Petróleo y Boletín 19 y 20.
Artículos y Boletines en la página de Internet de Pemex,
Sección Archivo Histórico.
Preparar proyectos para montaje de exposiciones
documentales. Guiones temáticos y museográficos básicos.
4.4 Actividades
Se definen las acciones específicas que llevarán a cabo los responsables de las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos para cumplir con los objetivos establecidos en el PADA 2021.
Servicios en Archivos de Trámite
1. Difundir la normatividad interna (políticas y procedimientos) autorizada a los responsables de archivos de trámite de Pemex y sus EPS.
2. Promover la formalización del Grupo Interdisciplinario de Valoración de Archivos (GIVA) para actualizar los instrumentos de control archivístico.
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3. Proporcionar los servicios de asesoría archivística y gestión documental que requieran los responsables de archivo de trámite de las unidades productoras de la documentación.
4. Mantener actualizada la Red de Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos y Responsables de Archivo de Trámite de Pemex y sus EPS.
5. Revisar y validar los formatos de Carga Inicial, cargar los catálogos de las unidades administrativas productoras de la documentación, ubicación de archivos de trámite y áreas adscritas y, finalmente efectuar, la carga de los expedientes correspondientes.
6. Diseñar y elaborar vistas, rutinas, extractores y formatos para la migración de la información por cada una de las herramientas heredadas. Cargar los catálogos de unidades administrativas, áreas y archivos de trámite. Transcribir y procesar la carga de vistas y formatos. Validar la carga, crear respaldos y archivos planos para notificar la baja de las herramientas heredadas.
7. Atención y seguimiento al Documento de Requerimiento de Negocio y acompañamiento a la Subdirección de Tecnologías para la implementación de la Plataforma archivística.
Servicios en Archivos de Concentración
1. Elaborar las bajas documentales programadas para el ejercicio 2021 con la participación de las unidades administrativas en la revisión y autorización de éstas para su trámite ante el Archivo General de la Nación, de conformidad con el Acuerdo por el que se dan a conocer los Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el Dictamen y Acta de Baja Documental o de Transferencia Secundaria para los sujetos obligados.
2. Promover la gestión del Procedimiento de Transferencia Primaria ante los Responsables de Archivo de Trámite para asegurar la guarda precautoria de los expedientes que hayan concluido su vigencia en Archivo de Trámite conforme al Catálogo.
3. Promover la gestión del Procedimiento de Transferencia Secundaria ante los Titulares de las Unidades Administrativas que cuenten con series de valor histórico, para asegurar la guarda permanente de los expedientes con valores secundarios.
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4. Atender el ingreso de nuevos expedientes, asignación de número de bóveda integración de expediente en nuevas guardas, glosa de documentos a expedientes ya ingresados y la digitalización, indexado de metadatos y puesta en la Plataforma de Contenido Empresarial para su consulta a nivel nacional.
5. Dar seguimiento a la ubicación, disposición de recursos y rehabilitación del inmueble para la operación del Archivo de Concentración Región Sureste (AC RESE).
Servicios del Archivo Histórico de Pemex
1. Definir líneas de actuación para la disposición documental para los archivos generados de 1938 a 1991, de 1992 a 2004 y de 2005 a 2015.
2. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de archivos históricos.
3. Incrementar el acervo mediante la identificación, análisis y valoración documental de series documentales y el rescate de éstas cuando se encuentren conservadas en los Archivos de trámite.
4. Organizar y describir los archivos de los fondos y colecciones de documentos, de tal manera que permitan la localización física y expedita de cada documento o expediente y contar con una representación exacta y sintética de su contenido informativo.
5. Conservar los documentos, archivos y colecciones que se resguardan en el acervo, de tal forma que se garanticen las condiciones óptimas mediante las técnicas de conservación básica que aseguren su permanencia a largo plazo.
6. Difundir el contenido del AHP con el propósito de incrementar el acceso y difusión de la información contenida en los fondos en custodia mediante la consulta física hasta la automatizada, mediante todos los medios posibles y llevar a cabo campañas de difusión del patrimonio documental y de servicio educativo.
7. Concretar la participación de la Subdirección de Comunicación Corporativa en programas conjuntos para consolidar el Derecho a la Memoria del patrimonio documental petrolero.
8. Participar en el GIVA conforme al Artículo 4, fracción XXV de la Ley General de Archivos.
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4.5 Recursos
En apego al Plan de austeridad presupuestal del Gobierno de México, el PADA 2021 se desarrollará con los recursos humanos y tecnológicos disponibles; así como con los recursos materiales programados para la operación de los archivos en el presente ejercicio fiscal.
4.5.1 Recursos humanos
Servicios en Archivos de Trámite
Función Descripción Responsabilidad Persona
asignada
Jornada
laboral
Difundir la normatividad
interna (políticas y
procedimientos)
autorizada entre los
responsables de archivos
de trámite de Pemex y sus
EPS.
Promover la autorización y publicación
de la normatividad interna en el
Sistema de Control Normativo de
Pemex.
Elaborar Oficios Circulares del Área
Coordinadora de Archivos de Pemex y
sus EPS para dar difusión a las
Políticas y Procedimientos.
Subgerente Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 9:00 a 20:00
Promover la formalización
del Grupo
Interdisciplinario de
Valoración de Archivos
(GIVA) para actualizar los
instrumentos de control
archivístico.
Elaborar solicitudes de nombramientos
de los integrantes del Grupo
Interdisciplinario GIVA.
Subgerente Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 9:00 a 20:00
Realizar un informe sobre los
antecedentes y estado actual de los
Archivos de Pemex para la instalación
del GIVA.
Coordinador Lic. Lucina
Peralta Arias 9:00 a 20:00
Elaborar la Reglas de Operación del
Grupo Interdisciplinario de Valoración
de Archivos de Pemex y sus EPS
(GIVA).
Coordinador Lic. Lucina
Peralta Arias 9:00 a 20:00
Solicitar la realización de la primera
reunión de instalación del GIVA. Subgerente
Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 9:00 a 20:00
Proporcionar los servicios
de asesoría archivística y
gestión documental que
requieran los
responsables de archivo
de trámite de las unidades
productoras de la
documentación.
Elaborar material didáctico para la
realización de cursos y atender
asesorías en materia de archivos y
gestión documental.
Coordinador Lic. Lucina
Peralta Arias 9:00 a 20:00
Realizar cursos y atender asesorías en
materia de archivos y gestión
documental.
Coordinador Lic. Leticia Lara
González 9:00 a 20:00
Divulgar el contenido de
los catálogos
documentales del AHP.
Crear una liga en Internet para
incrementar y facilitar la consulta de
los investigadores.
Subgerente Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 9:00 a 20:00
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 16
Servicios en Archivos de Trámite (continuación)
Función Descripción Responsabilidad Persona
asignada
Jornada
laboral
Mantener actualizada la
Red de Instrumentadores,
Enlaces Ejecutivos y
Responsables de Archivo
de Trámite de Pemex y
sus EPS.
Revisar semestralmente los
nombramientos enviados por las
áreas administrativas productoras de
la documentación para designar a los
Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos
y Responsables de Archivo de
Trámite.
Coordinador Lic. Leticia Lara
González 9:00 a 20:00
Enviar notificaciones a las áreas
administrativas productoras de la
documentación para solicitar el
nombramiento de los
Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos
y Responsables de Archivo de
Trámite.
Subgerente Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 9:00 a 20:00
Actualizar la base de datos de la Red
de Instrumentadores, Enlaces
Ejecutivos y Responsables de
Archivo de Trámite de Pemex y sus
EPS.
Coordinador Lic. Leticia Lara
González 9:00 a 20:00
Dar continuidad a la carga
inicial de expedientes
Atender las solicitudes de los
responsables de Archivo de Trámite
para el registro de expedientes y
emisión de portadas e inventarios.
Coordinador
Mtro. Marco
Antonio
Hernández
Sánchez
9:00 a 20:00
Migrar los registros de las
herramientas archivísticas
heredadas de los Ex
Organismos.
Coordinar en conjunto con la
Subdirección de Tecnologías de
Información la obtención de los
registros y el procesamiento de la
información, para su incorporación a
la herramienta tecnológica de
gestión documental vigente.
Coordinador
Mtro. Marco
Antonio
Hernández
Sánchez
9:00 a 20:00
Dar seguimiento al
Requerimiento de la
Plataforma Archivística.
Dar seguimiento al requerimiento
para la implementación de la
Plataforma Archivística, así como dar
atención a las solicitudes
relacionadas con el tema.
Coordinador
Mtro. Marco
Antonio
Hernández
Sánchez
9:00 a 20:00
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 17
Servicios del Archivos de Concentración
Función Descripción Responsabilidad Persona
asignada
Jornada
laboral
Bajas
documentales.
Firmar las solicitudes de Baja Documental
para su ingreso al Archivo General de la
Nación.
Coordinadora de
Archivos
Mtra. Iyadalid
Martínez
Domínguez
8:30 a 19:00
Coordinar la elaboración, revisión y
autorización de las Bajas Documentales y
Convocar a reunión con el Grupo
Interdisciplinario para la valoración y
autorización de las bajas Documentales
correspondientes.
Subgerente Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 8:30 a 19:00
Revisar y validar las bajas documentales
propuestas por los archivos de concentración:
CITAAD, La Luz, AC CD. del Carmen,
Campeche y AC Villahermosa, Tab. (Bodega
en la calle de Plomo 24) y solicitar revisión y
autorización de las Bajas Documentales a los
Titulares de las Unidades Administrativas.
Coordinadora
General
Ing. Maricela
Portillo Salazar 8:30 a 19:00
Revisar, validar y autorizar los inventarios de
baja documental, fichas técnicas y
declaratorias de valoración.
Titulares de las
Áreas
Administrativas
Titulares de las
Unidades
Administrativas
8:30 a 19:00
Elaborar las bajas documentales programadas
para el año 2021, procedentes de los
Archivos de Concentración: CITAAD y La Luz.
Coordinador
Central
Lic. Fabián
Martínez López 8:30 a 19:00
Revisar la elaboración de las bajas
documentales programadas para el año 2021
procedentes de los Archivos de
Concentración: Cd. del Carmen, Camp.
ACCDCC y Villahermosa, Tab. (Bodega en la
calle de Plomo 24).
Coordinador
Foráneo
C.P. Oscar
Vizzuett Ramírez 8:30 a 19:00
Transferencias
Primarias.
Revisar, validar y formalizar la Trasferencia
Primaria y entrega - recepción a los Archivos
de Concentración de Pemex.
Coordinadora
General
Ing. Maricela
Portillo Salazar 8:30 a 19:00
Validación y/o carga de registros en la
herramienta tecnológica de gestión
documental y emisión de inventarios de
Transferencia Primaria.
Coordinador
Mtro. Marco
Antonio
Hernández
Sánchez
8:30 a 19:00
Atender la correcta operación del
procedimiento de transferencia primaria para
efectuar el traslado sistemático de la
documentación de los Archivos de Tramite a
los de Concentración, de conformidad con las
Políticas y Procedimientos para la Prestación
de Servicios Archivísticos en Materia de
Organización, Control, Conservación y
Disposición Documental en Petróleos
Mexicanos y sus Empresas Productivas
Subsidiarias.
Coordinador
Central
Lic. Fabián
Martínez López 8:30 a 19:00
Coordinador
Foráneo
C.P. Oscar
Vizzuett Ramírez 8:30 a 19:00
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 18
Servicios del Archivos de Concentración (continuación)
Función Descripción Responsabilidad Persona
asignada
Jornada
laboral
Transferencias
Secundarias.
Formalizar la Trasferencia Secundaria y
entrega - recepción al Archivo Histórico de
Pemex.
Subgerente Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 8:30 a 19:00
Revisar, validar y solicitar revisión y
autorización de Transferencia Secundaria a
los Titulares de las Unidades
Administrativas.
Coordinadora
General
Ing. Maricela
Portillo Salazar 8:30 a 19:00
Elaborar y validar la correcta operación del
procedimiento de transferencia secundaria
para efectuar el retiro de documentación de
los Archivos de Concentración al Histórico,
de conformidad con las “Políticas y
Procedimientos para la Prestación de
Servicios Archivísticos en Materia de
Organización, Control, Conservación y
Disposición Documental en Petróleos
Mexicanos y sus Empresas Productivas
Subsidiarias”.
Coordinador
Central
Lic. Fabián
Martínez López 8:30 a 19:00
Coordinador
Foráneo
C.P. Oscar
Vizzuett Ramírez 8:30 a 19:00
Atención de 90
solicitudes de
Bóveda de
Seguridad (2019).
Coordinar y supervisar la atención de los
servicios de bóveda.
Coordinadora
General
Ing. Maricela
Portillo Salazar 8:30 a 19:00
Atender la correcta operación del
procedimiento de archivo de trámite
correspondiente al Archivo Central
Inmobiliario ACI, de conformidad con las
“Políticas y Procedimientos para la
Prestación de Servicios Archivísticos en
Materia de Organización, Control,
Conservación y Disposición Documental en
Petróleos Mexicanos y sus Empresas
Productivas Subsidiarias”.
Coordinador C.P. Oscar
Vizzuett Ramírez 8:30 a 19:00
Habilitar el Archivo
de Concentración
en la Región
Sureste.
Coordinar y supervisar el seguimiento del
proyecto de rehabilitación del Archivo de
Concentración Región Sureste ACRESE.
Subgerente Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 8:30 a 19:00
Dar seguimiento a los requerimientos para
la definición y rehabilitación del inmueble
asignado para la operación del ACRESE.
Coordinadora
General
Ing. Maricela
Portillo Salazar 8:30 a 19:00
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 19
Servicios del Archivo Histórico de Pemex
Función Descripción Responsabilidad Persona asignada Jornada laboral
Incrementar el acervo
histórico del AHP mediante
el establecimiento de
líneas de comunicación e
información tendientes a
preparar las transferencias
de los documentos
dictaminados con valor
histórico ubicados en los
archivos de trámite o
concentración, también
por donación de
documentos y colecciones
por parte de trabajadores
o particulares interesados
Aplicar las disposiciones normativas
secundarias.
Subgerente /
Enlace Ejecutivo
Lic. Rosa María
Batel Barbato
Lic. Araceli J.
Alday García
8:30 a 18:00
Atención de solicitudes de valoración
a petición de parte de las áreas
administrativas a través de los
responsables de Archivo de trámite.
Enlace Ejecutivo Lic. Araceli J.
Alday García 8:30 a 18:00
Analizar los Catálogos de disposición
documental de Pemex y OS para
identificar series registradas con valor
histórico.
Enlace Ejecutivo Lic. Araceli J.
Alday García 8:30 a 18:00
Atención a las solicitudes de
valoración del Archivo de
Concentración para determinar el
destino final de la documentación.
Enlace Ejecutivo Lic. Araceli J.
Alday García 8:30 a 18:00
Promover por diversas instancias el
Programa “De la Historia Individual a
la Memoria Colectiva”. Atención a
prospecto de donadores por parte de
trabajadores o particulares
interesados.
Enlace Ejecutivo
/ Coordinador
Lic. Araceli J.
Alday García
Lic. Julia Alejandra
Sánchez Zabalza
8:30 a 18:00
Participar en el GIVA. Subgerente Lic. Rosa María
Batel Barbato 8:30 a 18:00
Organización y
descripción para
proporcionar una
estructura conceptual para
el control y manejo de la
información contenida en
los fondos: textuales,
cartográficos, fotográficos,
audiovisuales y
electrónicos en resguardo
del AHP con base en los
principios archivísticos y
normas nacionales e
internacionales, a fin de
generar instrumentos de
consulta que faciliten el
acceso a la información y
consulta física y
electrónica de los mismos
Elaborar cuadernos técnicos internos. Enlace Ejecutivo Lic. Araceli J.
Alday García 8:30 a 18:00
Registrar y completar en el inventario
de transferencia secundaria del Fondo
Expropiación, Compañías Petroleras,
Tampico.
Asistente A
Teresa Eduwigis
García Canales
Rosa Amelia
Sandoval
8:30 a 18:00
Análisis de las fotografías contenidas
en los expedientes del Fondo
Expropiación Petrolera.
Supervisor C María de Lourdes
González Cabrera 8:00 a 18:00
Identificar y clasificar por series las
diapositivas y fotografías del Archivo
Fotográfico de Comunicación Social.
Asistente A Teresa Eduwigis
García Canales 8:00 a 18:00
Supervisor C Susana Correa
Ibarra 8:00 a 16:00
Descripción de los expedientes que
integran el archivo de la Subdirección
Comercial.
Asistente A
Teresa Eduwigis
García Canales
Rosa Amelia
Sandoval
8:30 a 18:00
Analizar y describir las obras que
integran la Colección
Bibliohemerográfica del AHP.
Enlace Ejecutivo
/ Coordinador /
Asistente A
Lic. Araceli J.
Alday García
Lic. Julia Alejandra
Sánchez Zabalza
Teresa Eduwigis
García Canales
8:30 a 18:00
Elaborar la Guía de la Colección del
Petróleo. Supervisor C
Susana Correa
Ibarra 8:00 a 16:00
Revisión de la base de datos del
Archivo Histórico. Supervisor C
Claudia Gabriela
Salmerón Bruno 8:00 a 16:00
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 20
Servicios del Archivo Histórico de Pemex (continuación)
Función Descripción Responsabilidad Persona asignada Jornada laboral
Conservación para la
adecuada
preservación del
acervo histórico se
instrumentarán las
medidas necesarias
para su protección.
Instrumentar y aplicar la limpieza,
expurgo, ordenación y foliación de los
expedientes del Fondo Expropiación,
Compañías Petroleras, Sección Tampico.
Asistente A /
Supervisor C
Coordina:
Teresa Eduwigis
García Canales
Rosa Amelia
Sandoval
Apoyo: Personal
sindicalizado
8:30 a 18:00
8:00 a 16:00
Aplicar a los expedientes del Archivo de la
Subdirección Comercial un primer nivel
de limpieza básica.
Supervisor C Rosaura Aldana
García 8:00 a 16:00
Establecer las negociaciones legales, de
recursos y análisis técnicos para la
migración de la información del Archivo
Video gráfico de Comunicación Social
depositado en TV UNAM.
Subgerente Lic. Rosa María
Batel Barbato 8:30 a 18:00
Concretar la participación de diversas
instancias internas para revisar,
seleccionar aproximadamente 1500 rollos
de filmes depositados en la Filmoteca de
la UNAM para su recuperación.
Subgerente Lic. Rosa María
Batel Barbato 8:30 a 18:00
Administración del
Archivo Histórico
Control y reporte de asistencia del
personal. Coordinador
Lic. Julia
Alejandra
Sánchez Zabalza
8:30 a 18:00
Elaboración y gestión de pases médicos. Coordinador
Lic. Julia
Alejandra
Sánchez Zabalza
8:30 a 18:00
Control de firma (formatos de: vacaciones,
permisos económicos, renunciables,
oficios, etc.).
Coordinador
Lic. Julia
Alejandra
Sánchez Zabalza
8:30 a 18:00
Identificar, clasificar, glosar documentos
de la serie 4C.03. Coordinador
Lic. Julia
Alejandra
Sánchez Zabalza
8:30 a 18:00
Recepción de la correspondencia
ordinaria. Coordinador
Lic. Julia
Alejandra
Sánchez Zabalza
8:30 a 18:00
Control y seguimiento de la
correspondencia ordinaria interna y
externa, consecutiva y de tipo electrónico
a través de los sistemas establecidos:
turnar según indicaciones.
Coordinador
Lic. Julia
Alejandra
Sánchez Zabalza
8:30 a 18:00
Elaboración de oficios de asuntos
diversos.
Enlace Ejecutivo /
Coordinador
Lic. Araceli J.
Alday García
Lic. Julia
Alejandra
Sánchez Zabalza
8:00 a 16:00
Organizar el archivo de trámite del
Archivo Histórico (funciones comunes
excepto expedientes de personal 4C.03 y
sustantivas)
* Identificar, clasificar y describir.
* Expedientes glosados y completos.
* Control de préstamo y seguimiento.
Supervisor C
Mayra Bezares
Macías
Rosa Amelia
Sandoval
8:00 a 16:00
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 21
Servicios del Archivo Histórico de Pemex (continuación)
Función Descripción Responsabilidad Persona asignada Jornada laboral
Administración del
Archivo Histórico.
(continuación)
Tramitar solicitudes de mantenimiento
necesarias de las instalaciones.
Supervisor C /
Asistente A
Mayra Bezares
Macías
Rosa Amelia
Sandoval
8:00 a 16:00
8:30 a 18:00
Preparar cotizaciones y trámites de
solicitud de compra. Coordinador
Julia Alejandra
Sánchez Zabalza 8:30 a 18:00
Plan Anual de Simulacros.
* Responsable suplente del inmueble.
* Coordinador Operativo.
Enlace Ejecutivo Araceli Juana
Alday García
8:00 a 16:00
8:30 a 18:00
Control de cajas de conservación. Asistente A Rosa Amelia
Sandoval 8:30 a 18:00
Acervo bibiohemerográfico; Registro de
material, Préstamo y Seguimiento. Asistente A
Rosa Amelia
Sandoval 8:00 a 16:00
Realizar las
actividades de
difusión y servicio
referentes a la
comunicación de la
información y el
aprovechamiento
social del patrimonio
documental que se
tiene en custodia
Coordinar el proyecto de adecuación de
espacios para ubicar la Colección
Bibliohemerográfica referente al tema
petrolero para consulta abierta y
promocionar vía Internet el Catálogo de
éstas.
Subgerente Lic. Rosa María
Batel Barbato 8:30 a 18:00
Proporcionar el servicio de consulta
interna y externa de expedientes en sala
y de solicitudes de información vía
electrónica.
Coordinador
Coordina:
Lic. Julia Alejandra
Sánchez Zabalza
Apoyo:
Personal
sindicalizado
8:30 a 18:00
Atención a visitas guiadas a petición de
parte. Coordinador
Coordina:
Lic. Julia Alejandra
Sánchez Zabalza
Apoyo:
Personal
sindicalizado
8:30 a 18:00
Elaboración de artículos para la sección
Historias del Petróleo y Boletines 19 y
20.
Supervisor C
Lic. Irene Márquez
Moreno
Lic. Susana Correa
Ibarra
8:00 a 18:00
Preparar proyectos para montaje de
exposiciones documentales.
Subgerente /
Enlace Ejecutivo /
Coordinador /
Supervisor C
Lic. Rosa María
Batel Barbato
Lic. Araceli Juana
Alday García
Lic. Julia Alejandra
Sánchez Zabalza
Lic. Susana Correa
Ibarra
8:30 a 18:00
8:00 a 16:00
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 22
4.5.2 Recursos materiales y tecnológicos.
A continuación se identifican los recursos o insumos necesarios para llevar a cabo los objetivos planteados por las áreas operativas de Sistema Institucional de Archivos de Pemex y sus EPS.
Servicios en Archivos de Trámite
Cantidad Material Unidad de
medida
Costo
unitario Total
18 Equipos de cómputo. Pieza N/A N/A
5 Impresoras. Pieza N/A N/A
N/A Papelería y material de apoyo con base en el contrato
establecido. Pieza N/A N/A
1 Proyector. Pieza N/A N/A
1 Sala de capacitación. N/A N/A N/A
6 Equipos Laptop de capacidad de procesamiento alta para la
revisión y actualización de registros y cargas iniciales. Pieza N/A N/A
1
Disponibilidad continua de la infraestructura tecnológica que
soporta la plataforma Office 365 y las herramientas
archivísticas heredadas.
N/A N/A N/A
N/A Apoyo de la Subdirección de Tecnologías de Información
para la implementación de la plataforma. Pieza N/A N/A
Servicios en Archivos de Concentración
Cantidad Material Unidad de
medida
Costo
unitario Total
2,000
Cajas de cartón tipo RM-5 para la guarda de expedientes
semiactivos en Archivos de Concentración, medidas: 26
cm alto X 71 cm largo X 38 cm ancho.
Pieza N/A N/A
1,000 Cajas AG-12, medidas 38 x 12 x 30 para Trasferencia
Secundaria. Pieza N/A N/A
10 kg Cordón de algodón calibre 15. Rollo $103.02 $1,032
2,500 mts. Cinta de lino de 1 cm. Rollo $200.86 $2,008.60
1 Montacargas. Pieza $250,000 $250,000
60 Equipos de cómputo a nivel central. Equipo N/A N/A
3 Multifuncionales grupales b/n. Equipo N/A N/A
1 Multifuncional de formato amplio - plotter. Equipo N/A N/A
2 Escáner alto volumen. Equipo N/A N/A
N/A
Trabajos de mantenimiento a las instalaciones del archivo
de Concentración Región Marinas ACCDCC, Ciudad del
Carmen Campeche.
N/A $3,000,000 $3,000,000
N/A
Trabajos de mantenimiento a las instalaciones del archivo
de Concentración Región Sur ACCPQP, Coatzacoalcos,
Veracruz.
N/A $2,122,812.00 $2,122,812
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 23
Servicios del Archivo Histórico de Pemex
Cantidad Material Unidad de
medida Costo unitario Total
1 Archiveros de alta densidad. Pieza $12,000,000.00 $12,000,000.00
2
Escáner especializado para la reproducción
en diversos soportes de documentos
históricos (negativos y positivos entre otros).
Pieza $6,000.00 $12,000.00
2 Aspiradoras con filtro de agua. Pieza $25,000.00 $50,000.00
1 Cámara de fumigación. Pieza $360,000.00 $360,000.00
2 Mesas de aspiración. Pieza $200,000.00 $400,000.00
1 Reconstrucción de sistema de aire para
bóveda. Pieza $7,760,850.00 $7,760,850.00
100 Deshumidificador Ambiental Cero Humedad
1.5kg. Pieza $150.00 $15,000.00
4.6 Tiempo de implementación
El presente Programa tiene un periodo de implementación anual, que se describe en el cronograma de actividades de cada unidad de archivo responsable de su ejecución.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 24
4.6.1 Cronograma de actividades de servicios en Archivos de Trámite
Actividad
Nú
m.
Descripción
Plazos de cada actividad
T1 T2 T3 T4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1
Normar la organización y
funcionamiento del Sistema
Institucional de Archivos (SIA)
de Pemex y sus EPS, a través
de la implementación y difusión
de las "Políticas y
Procedimientos para la
Prestación de Servicios
Archivísticos en Materia de
Organización, Control,
Conservación y Disposición
Documental en Petróleos
Mexicanos y sus Empresas
Productivas Subsidiarias”.
1.1
Publicación de la normatividad
interna en el Sistema de
Control Normativo de Pemex.
1.2
Oficios Circulares del Área
Coordinadora de Archivos de
Pemex y sus EPS para dar
difusión a las Políticas y
Procedimientos.
1.3
Capacitación para difundir las
Políticas y Procedimientos en
materia de archivos.
2
Brindar asesoría y capacitación
continua en el uso de métodos
y aplicación de técnicas
archivísticas para fomentar la
cultura de la calidad en los
archivos en los Archivos de
Trámite de Pemex y sus EPS.
2.1
Capacitación continua en los
módulos en materia de archivos
y gestión documental.
2.2
Asesoría y capacitación para
fomentar la cultura de la calidad
en los archivos.
3
Divulgar el contenido de los
catálogos documentales del
Archivo Histórico de Pemex
mediante la creación de una
liga en internet para
incrementar y facilitar la
consulta de los investigadores.
3.1
Solicitar al área de Tecnologías
de la Información la
actualización de los sistemas de
soporte de los catálogos de
AHP.
3.2
Solicitar al área de Tecnologías
de la Información crear una liga
en Internet para la consulta de
los catálogos de AHP.
4 Carga inicial de expedientes.
4.1 Revisión y validación de
formatos de Carga Inicial.
4.2
Carga de catálogos de
unidades administrativas,
archivos de trámite y áreas.
4.3 Carga inicial de expedientes de
las áreas.
5
Migrar los registros cargados
en las herramientas
archivísticas heredadas.
5.1
Elaboración de vistas y rutinas
para la homologación de la
información en las bases de
datos de PEP, REF, PGPB.
5.2 Diseño y elaboración de
extractores de la información.
5.3 Elaboración de los formatos de
migración.
5.4
Carga de catálogos de
unidades administrativas, áreas
y archivos de trámite.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 25
Cronograma de actividades de servicios en Archivos de Trámite (continuación)
Actividad
Nú
m.
Descripción
Plazos de cada actividad
T1 T2 T3 T4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
5
Migrar los registros
cargados en las
herramientas
archivísticas heredadas.
5.5 Transcripción de vistas hacia
formatos de migración.
5.6 Procesamiento de la carga de
formatos de migración.
5.7 Revisión de resultados y control de
cambios.
5.8
Liberación, respaldo y generación
de archivos planos de cada uno de
los sistemas archivísticos heredados.
5.9
Notificación de baja de cada uno de
los sistemas heredados a la
Subdirección de Tecnologías de
Información.
6 Seguimiento a la
Plataforma Archivística.
6.1 Seguimiento al documento de
Requerimiento de Negocio.
6.2
Acompañamiento a la Subdirección
de Tecnologías para la
implementación.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 26
4.6.2 Cronograma de actividades de servicios de los Archivos de
Concentración.
Actividad N
úm
. Descripción
Plazos de cada actividad
T1 T2 T3 T4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
7 Bajas
documentales.
7.1 Homologar y reclasificar de los expedientes con
el CADIDO aprobado por el AGN.
7.2
Elaborar los de inventarios de expedientes
susceptibles de baja, declaratorias de valoración
y fichas técnicas por Unidad Administrativa.
7.3
Proceso de valoración documental en
colaboración con las Unidades Administrativas
productoras.
7.4
Envío para autorización y firma de los inventarios
de expedientes susceptibles de baja documental
Declaratoria de valoración a la Coordinación de
Archivos.
7.5
Hacer del conocimiento del Grupo
Interdisciplinario las solicitudes de baja
documental que se proponen para enviar al AGN
en su momento.
7.6 Integración de solicitudes de baja autorizadas por
el Grupo Interdisciplinario.
7.7
Envío de solicitudes autorizadoras por las
Unidades Administrativas, la Coordinación de
Archivos y el Grupo Interdisciplinario a la
Secretaria de Hacienda Y Crédito Publico.
7.8
Envío de solicitudes autorizadas por las Unidades
Administrativas, la Coordinación de Archivos y el
Grupo Interdisciplinario al AGN.
8 Trasferencias
primarias.
8.1
Revisar y validar el registro de expedientes en la
Herramienta tecnológica institucional de gestión
documental vigente, para su trasferencia a
concentración, asignar el número de trasferencia,
ubicaciones físicas y emitir las etiquetas de
identificación de contenedores y validar el
Inventario de Trasferencia Primaria.
8.2
Enviar a los Responsables de Archivo de Tramite
el Inventario de Transferencia Primaria para su
validación para gestionar las Transferencias
Primarias que correspondan.
8.3
Cotejar físicamente los expedientes contra el
inventario de transferencia primaria, ingresar la
documentación a concentración e integrar el
expediente correspondiente, conforme al
procedimiento de Trasferencia Primaria
establecido en las “Políticas y Procedimientos
para la Prestación de Servicios Archivísticos en
Materia de Organización, Control, Conservación
y Disposición Documental en Petróleos
Mexicanos y sus Empresas Productivas
Subsidiarias”.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 27
Cronograma de actividades de servicios de los Archivos de Concentración (cont.)
Actividad
Nú
m.
Descripción
Plazos de cada actividad
T1 T2 T3 T4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
9 Trasferencias
Secundarias.
9.1
Identificar los expedientes con valor
histórico y elaborar propuesta de
inventario de Trasferencia Secundaria.
9.2
Solicitar a los Titulares de las Unidades
Administrativas, la revisión y en su caso
la autorización, para efectuar la
valoración documental de los
expedientes cuya serie documental ha
cumplido su vigencia, conforme a los
plazos establecidos en el Catálogo de
disposición documental y posean
valores evidenciales, testimoniales e
informativos para efectuar la
Transferencia Secundaria al Archivo
Histórico de los expedientes
correspondientes.
9.3
Detallar conforme al resultado de la
actividad anterior y firma del Inventario
de Trasferencia Secundaria y formalizar
la entrega- recepción al Archivo
Histórico conforme a las “Políticas y
Procedimientos para la Prestación de
Servicios Archivísticos en Materia de
Organización, Control, Conservación y
Disposición Documental en Petróleos
Mexicanos y sus Empresas Productivas
Subsidiarias”.
10
Atención de las
solicitudes de
Bóveda de
Seguridad.
10.1
Registrar en la base de datos el servicio
que requiere cada uno de los
expedientes de la solicitud, nuevo
ingreso o glosa.
10.2
Digitalizar el expediente, realizar control
de calidad de imágenes, indexar los
metadatos de búsqueda e ingresar a la
Plataforma de contenido empresarial.
10.3
Asignar la ubicación física de los
expedientes para resguardarlo en la
Bóveda de Seguridad.
11
Habilitar el
Archivo de
Concentración
en la Región
Sureste.
11.1
Dar seguimiento a los requerimientos
para la definición y rehabilitación del
inmueble asignado para la operación del
ACRESE.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 28
4.6.3 Cronograma de actividades de los servicios del Archivo Histórico de
Pemex.
Actividad Núm. Descripción
Plazos de cada actividad
T1 T2 T3 T4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
12
Incremento de
transferencias e
incorporaciones
12.1 Participación en el GIVA
12.2 Dictámenes de valoración documental
12.3 Diseñar un plan de rescate de los
expedientes con valor histórico
12.4
Identificar sobre la línea del tiempo
archivos generados por unidades
administrativas con funciones
sustantivas
12.5 Atender y formalizar la recepción de
documentos de particulares
13 Organización y
descripción.
13.1 Elaborar Cuadros de Clasificación de
archivos transferidos
13.2 Organizar y describir archivos
transferidos o donados
13.3 Elaborar instrumentos de consulta de los
archivos transferidos o por trasferir
14 Conservación.
14.1
Instrumentar las medidas necesarias
para la conservación adecuada del
acervo documental
14.2 Estabilizar el acervo histórico
14.3 Desarrollar el plan de preservación
digital de documentos históricos
15 Difusión.
15.1 Atención a usuarios
15.2 Colaborar en investigaciones
15.3 Investigación, selección y montaje de la
exposición interna
15.4 Publicaciones
15.5 Página Web del AHPM
15.6 Historias del Petróleo en Internet
15.7 Difusión de la Colección del Boletín del
Petróleo
15.8 Apoyo a investigaciones
16
Administración
del Archivo
Histórico
16.1 Gestiones administrativas (recursos
humanos, materiales y financieros)
16.2 Administración de la correspondencia
interna y externa
16.3 Programa de Protección Civil
16.4 Organización del Archivo de Trámite
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 29
5. Administración y gestión de riesgos del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021.
5.1 Planificar comunicaciones
La comunicación entre las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos de Pemex y sus EPS (Responsables de Archivo de Trámite, Concentración y Archivo Histórico), se llevará a cabo a través del Titular de la Coordinación de Archivos, mediante los canales institucionales establecidos, oficios y/o correos electrónicos; así como reuniones de trabajo, según proceda.
5.2 Reportes de avances
Las áreas responsables de cumplir con los objetivos establecidos en el PADA 2021, enviarán a la Gerencia de Servicios Generales los reportes de control, mediante los cuales informarán los avances de las actividades programadas, y en su caso, la detección de desviaciones en las actividades planificadas que requieran ser atendidas, en las siguientes fechas:
Trimestre Fecha Entregable
1 07 de junio de 2021 Informe del Primer semestre
2 30 de noviembre de 2021 Informe del Segundo semestre
3 09 de enero de 2022 Propuesta del PADA 2021
Los reportes de avance deberán contener las actividades realizadas y sus resultados, los riesgos posibles y/o las problemáticas presentadas y las acciones a seguir para solucionarlas.
5.3 Control de cambios
Como parte de la administración del PADA, se llevará a cabo una etapa de control de cambios en el mes de noviembre, con el objeto de revisar los avances reportados en el cuarto trimestre, evaluar los resultados obtenidos y definir en su caso, la necesidad de realizar ajustes en los programas de trabajo y/o en los recursos humanos, materiales y tecnológicos de las áreas operativas del SIA, que permitan cumplir con los objetivos.
5.4 Planificar la gestión de riesgos
La planificación de riesgos permite identificar, evaluar, jerarquizar, controlar y dar seguimiento a los eventos y amenazas que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades para cumplir con el logro de los objetivos del PADA 2021, por lo que a
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 30
continuación se identifican los factores de riesgo por área responsable, su nivel, las posibles causas de desviación del programa y las acciones para su control.
5.5 Identificación, análisis y control de riesgos
En los siguientes formatos se determinan las amenazas que puedan afectar el desarrollo del PADA y dificultar el alcance de los objetivos planteados; se identifican los riesgos con el objeto de evaluar la posibilidad de que ocurran tales amenazas, así como el impacto que pudieran tener sobre el desarrollo del Programa y se enlistan las posibles opciones y acciones para reducir las amenazas que se pudieran presentar durante el avance de las actividades de cada una de las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos de Pemex y sus EPS.
5.5.1 Servicios en Archivos de Trámite.
Acciones Factores de riesgo Nivel Causas Control
Normar la organización y funcionamiento del
Sistema Institucional de Archivos (SIA) de
Pemex y sus EPS, a través de implementación y
difusión de las Políticas y Procedimientos para
la Prestación de Servicios Archivísticos en
Materia de Organización, Control, Conservación
y Disposición Documental en Petróleos
Mexicanos y sus Empresas Productivas
Subsidiarias”.
Contingencia sanitaria y
disminución de
trabajadores en activo
Bajo
Personal insuficiente para
llevar a cabo la difusión e
implementación de las
Políticas y
procedimientos
Implementar
comunicaciones vía
correo electrónico.
Brindar asesoría y capacitación continua en el
uso de métodos y aplicación de técnicas
archivísticas para fomentar la cultura de la
calidad en los archivos en los Archivos de
Trámite de Pemex y sus EPS.
Escaso interés por
parte de las áreas
productoras en la
organización de sus
archivos.
Bajo
Cargas de trabajo propias
de sus funciones
sustantivas
Difusión de la importancia
de contar con archivos
clasificados y registrados.
Divulgar el contenido de los catálogos
documentales del Archivo Histórico de Pemex
mediante la creación de una liga en internet
para incrementar y facilitar la consulta de los
investigadores.
Atención oportuna del
área de tecnologías e
Información
Medio
Cargas de trabajo propias
de sus funciones
sustantivas
Seguimiento continuo a
las solicitudes de
atención.
Promover el uso y aplicación de la herramienta
tecnológica institucional para mejorar la
administración de los archivos y dar
continuidad a la carga inicial de expedientes
generados por las áreas durante el periodo
2015 – 2020.
Fallas en la operación
de las herramientas Alto
Revisiones en materia de
seguridad por parte de la
Subdirección de
Tecnologías de
Información
Apoyo a la elevación de
requerimientos del área
Migrar los registros cargados en las
herramientas archivísticas heredadas para dar
cumplimiento a las obligaciones en materia de
archivos.
Fallas en la operación
de las herramientas Alto
Revisiones en materia de
seguridad por parte de la
Subdirección de
Tecnologías de
Información
Apoyo a la elevación de
requerimientos del área
Dar seguimiento al Requerimiento de la
Plataforma Archivística.
Complejidad en
levantamiento de
requerimientos y
priorización por parte
de la STI
Alto
Escaso personal para
atención de
requerimiento
Elevación de
requerimiento
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 31
5.5.2 Servicios de los Archivos de Concentración.
Acciones Factores de riesgo Nivel Causas Control
Elaboración de inventarios,
Declaratorias de Valoración y
Fichas Técnicas de
Valoración para iniciar el
proceso de Baja documental.
La emisión tardía de los formatos
para el Proceso de Baja Documental
por parte del Archivo General de la
Nación y el incumplimiento del
calendario de recepción de
solicitudes de dictámenes bajas
documentales.
Alto
Incumplimiento en los
Lineamientos
establecidos por el
AGN.
Continuar con el proceso de
Bajas Documental con los
formatos anteriores y avanzar
con éstos en los procesos de
valoración.
Que el Archivo General de la Nación
rechace 38 baja documentales
correspondientes a 4,105 cajas,
ingresadas desde 2016 y que se
tengan que corregir observaciones o
modificaciones para volverlas a
ingresar en este 2021.
Alto
Incumplimiento en los
acuerdos establecidos
con la administración
anterior del AGN.
Solicitando la participación
del Grupo Interdisciplinario,
en la valoración de lo
correspondiente para su
atención.
Que el Grupo Interdisciplinario no
sesione en tiempo y forma para la
valoración y autorización de las Bajas
Documentales que se le presenten.
Alto
Incumplimiento en los
Lineamientos
establecidos por el
AGN.
Solicitar la participación del
Grupo Interdisciplinario.
Ausencia del personal a causa de la
contingencia sanitaria. Alto
Contagios en el
personal Roles de asistencia
Falta de personal operativo en el
Archivo de Concentración Norte,
Reynosa Tamps.
Alto Entrega Recepción
Reciente
Solo se cuenta con una
persona a cargo
Transferencia de archivos a
Concentración.
Que las Unidades Administrativas no
mantengan al corriente el registro y
cierre de expedientes en la
herramienta tecnológica institucional
de gestión documental para el
proceso de Trasferencia Primaria
Alto
Falta de atención al
proceso de archivo de
trámite.
Promover con las áreas el
registro y cierre de
expedientes de archivo de
trámite.
Ausencia del personal a causa de la
contingencia sanitaria. Alto
Contagios en el
personal. Roles de asistencia.
Transferencia de archivos al
Archivo Histórico de Pemex.
Ausencia del personal a causa de la
contingencia sanitaria. Alto
Contagios en el
personal. Roles de asistencia.
Atención de Solicitudes de
ingreso a Bóveda de
Seguridad.
La contratación del multifuncional de
formato amplio y de los escáneres de
alto volumen.
Alto
No se cuenta con
contrato de escáner de
alto volumen de
producción ni de
formato amplio.
Digitalizar con el equipo
multifuncional y fotografiar los
planos e importa las
imágenes.
Atender los requerimientos
de área encargada de la
contratación de escáners.
La herramienta Captiva se encuentra
fuera de operación. Alto
TI la dejó fuera de
operación en febrero
de 2020.
Indexar los expedientes en
Documentum.
Solicitar a TI remplazar la
herramienta.
Ausencia del personal a causa de la
contingencia sanitaria. Alto
Contagios en el
personal. Roles de asistencia.
Habilitar el Archivo de
Concentración en la Región
Sureste ACRESE.
No encontrar el inmueble que se
ajuste a los requerimientos que den
capacidad y seguridad a los archivos.
Alto Falta de presupuesto.
Ampliar el contrato de
arrendamiento de la Bodega
de Plomo.
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5.5.3 Servicios del Archivo Histórico de Pemex.
Acciones Factores de riesgo Nivel Causas Control
Implementar políticas
y procedimientos
pendientes de
aprobación por el
GIVA y COMERI
No consolidar y homologar
las líneas de trabajo para los
procesos técnico-
archivísticos
Alto
Falta de normatividad que incluya la relativa al Archivo
Histórico Continuar con
el seguimiento
para la
aprobación de
la normatividad
No lograr las metas
establecidas, derivadas de la
baja productividad, por
carencia de regulación
institucional
El personal sindicalizado del Archivo Histórico no
reconoce los procedimientos mientras no estén
regulados y tiende a mantener los procedimientos que
se aplicaron anteriormente, mismos que no incluyen
parte de las funciones establecidas en la LGA.
Identificar en las
unidades
administrativas de
funciones sustantivas
las series
documentales de
continuidad a largo
plazo.
Pérdida de la memoria
documental, identidad
institucional y testimonio del
quehacer de la industria más
importante de México en el
Siglo XX por rezago en la
aplicación de la normatividad
tendiente a la consolidación
del acervo histórico.
Alto
Alto costo de recursos utilizados por la ausencia de una
política de disposición documental.
De los procesos Tecnicos-Archvisticos:
• Archivos que no cubren los requisitos establecidos y
en consecuencia uso limitado de la información
archivística.
• Pérdida de información por falta de registro y control
de los expedientes por parte de las unidades
administrativas receptoras
• Pérdida del control de los expedientes inventariados o
acumulación documental por falta de entrega de
instrumentos archivísticos.
• Atrasos considerables en las tareas de registro y
validación de expedientes, acumulación de documentos
fuentes.
Se localizan en oficinas, almacenes y en archivos,
documentación concentrada en la mayor parte de los
casos sin lograr identificar o distinguir unidades
administrativas o periodos, sin control de la información
al no contar en la mayoría de los casos con
instrumentos de consulta o si existen son genéricos y
de poca utilidad
Personal poco capacitado y sin experiencia
Desconocimiento de ubicación de los archivos
generados en los primeros 53 años de Pemex
Acumulación de grandes volúmenes de documentación
generada en los 23 años de las entidades paraestatales.
Poco personal para el análisis y en su caso
dictaminación del valor histórico de la documentación.
Implementar
canales de
comunicación y
coordinación
con las áreas
operativas del
área del
Sistema
Institucional de
Archivos.
Congestionamiento en
oficinas por la deficiencia en
el traslado sistemático y
controlado de los
documentos del archivo de
trámite al archivo de
concentración y de éste en su
caso al archivo histórico
Alto
Incapacidad de atención a los procedimientos
archivísticos por falta de personal dedicado a los
archivos.
- Los procesos de valoración y disposición documental
que en su momento se aplicaron sin tener una clara
concepción de éstos, fijando plazos de conservación y
asignando valores que en lugar de permitir el flujo de
la documentación se convirtieron en obstáculos para la
toma de decisiones por los:
- Extensos plazos de conservación para
documentación de procesos operativos.
Documentación cuyo periodo de reserva obliga a
conservar más de 30 años.
- Identificación de un número amplio de series
documentales con valor histórico que no
corresponden, incrementando una carga de
trabajo de análisis y negociaciones.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
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Servicios del Archivo Histórico de Pemex (continuación)
Acciones Factores de riesgo Nivel Causas Control
Organización y
descripción de
archivos en
custodia.
No contar con cuadros de
clasificación o instrumentos
de consulta que permitan
conocer la información
documental y gráfica para su
acceso rápido.
Alto
Los procesos de organización y
descripción desarrollados por personal
no capacitado o de baja formación
escolar.
El personal calificado a otras tareas.
La falta de perfil adecuado para el
desarrollo de los procesos requiere la
supervisión individual del trabajo,
invirtiendo doble trabajo y personal
dedicado a esta actividad
Asesoría y capacitación en
todos y cada una de las
funciones que se realizan en
un Archivo Histórico.
La consulta y difusión del
archivo no será posible en el
corto plazo.
Alto
Observaciones de Auditoría
sobre la documentación por
la falta de aplicación de
procesos técnicos.
Alto
Se cuenta con una transferencia de 175
cajas que fueron transferidas en los
años 2005-2006 del Archivo de
Concentración de la Luz sin procesos
archivísticos.
Migración de
documentos
audiovisuales
(fílmico y videos)
para su
preservación.
Pérdida de la memoria fílmica
y videográfica de PEMEX. Alto
El Archivo Fílmico y Videográfico fue
depositado vía Convenio de
colaboración en TV UNAM. Se
presentaron circunstancias
administrativas, financieras y legales
para su correcta organización,
descripción y conservación.
Se llevó a cabo el
seguimiento por 5 años para
su migración. En caso de
consolidar el Convenio de
Colaboración con la
Filmoteca de la UNAM y
TVUNAM, se presentará una
carga adicional de trabajo
para la revisión y selección
de aquellos que serán
digitalizados.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
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© Petróleos Mexicanos Dirección Corporativa de Administración y Servicios
Subdirección de Servicios Corporativos Coordinación de Archivos
Gerencia de Servicios Generales Ciudad de México, a 29 de enero de 2021.
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