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Programa en Gestión Profesional de Proyectos
Administración del Costo Administración del Costo
Instructor:
Ing. Ezequiel Chávez Alcaraz
Enero, 2009
2
Ing. Ezequiel Chávez Alcaraz
Puesto:
Profesor de Planta del Departamento de Ingeniería Eléctrica y Electrónica.
Institución: Tecnológico de Monterrey. Campus Estado de México.
Estudios:
Maestría en Ética Aplicada. Universidad Católica de Lovaina, Bélgica. 2003
Maestría en Técnicas Aeronáuticas y Espaciales con especialidad en Lanzadores y Satélites. École Nationale Supérieure de l’Aéronautique et de l’Espace, Sup’Aéro. Francia. 1994
Estudios de licenciatura en Ingeniería Aeronáutica. Instituto Politécnico Nacional. México. 1992.
Especialidad:
El maestro es profesor del ITESM-CEM de materias como: Procesamiento Digital de Señales, Señales y Sistemas, Circuitos Eléctricos, Dibujo Computarizado, Vibraciones Mecánicas,
Mecánica de Materiales y Valores en el Ejercicio Profesional.
Actividades Profesionales:
Trabajó en el diseño aerodinámico del proyecto de aeronave a control remoto Tlalloc del IPN. En 1993 trabajó en el proyecto de Ensamble, Integración y Pruebas del satélite de
observación remota ERS-II de la Agencia Espacial Europea.
De 1994 a 1996 trabajó como asesor de la oficina de Proyectos Espaciales en el Instituto Mexicano de Comunicaciones donde fue asesor en el proyecto del satélite de
telecomunicaciones Solidaridad II . De 1996 a 1998 estuvo encargado de la oficina de Asuntos Espaciales en la Comisión Federal de Telecomunicaciones y participó como asesor en la
licitación del satélite SATMEX V además de participar en otros proyectos con diversas agencias como la NASA y la ESA. Estuvo a cargo de la fase de Integración del proyecto
interinstitucional del Micro-satélite SATEX.
De 1999 a 2001 estuvo a cargo del proyecto ARIES para el diseño de un microsatélite de observación remota.
Ha sido docente desde 1994 tanto en el IPN como en el ITESM. De 2004 a 2006 fue director de las carreras de Ingeniería en Sistemas Electrónicos e Ingeniería en Tecnologías de la
Información en el ITESM. Actualmente es profesor de tiempo completo en el Departamento de Ingeniería Eléctrica y Electrónica.
En 2002 recibió el reconocimiento del campus al profesor mejor evaluado y actualmente está en proceso de certificación PMP del Project Management Institute.
OBJETIVOS DE APRENDIZAJEOBJETIVOS DE APRENDIZAJE• Conocer los conceptos fundamentales de la
formulación y evaluación de proyectos y su relación con la administración del proyecto.
• Identificar las actividades y procesos requeridos para el manejo efectivo de los costos en el proyecto.
• Describir el plan de administración del costo.
3
• Conocer las técnicas y herramientas necesarias para la administración de costos en los proyectos desde su estimación hasta su aplicación.
• Utilizar software especializado de administración de proyectos para la planeación y control de los costos del proyecto.
AGENDA:AGENDA:
Administración de CostosAdministración de Costos
I. Estimación de costos.
II. Preparación del Presupuesto.
III. Control de costos.
4
EVALUACIÓN DEL MÓDULO:EVALUACIÓN DEL MÓDULO:
5
1.- Puntualidad y Participación 20%
2.- Ejercicios durante el módulo 20%
3.- Caso de tarea. 40%
4.- Examen 20%
PROJECT COST MANAGEMENTPROJECT COST MANAGEMENT
Capítulo 7PMBOK®
6
ADMINISTRACIÓN DEL COSTOADMINISTRACIÓN DEL COSTO
“ La Administración de los Costos del proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación,
estimación, preparación del presupuesto y control de costos
de manera que el proyecto se pueda completar dentro del
presupuesto aprobado.”
PMBOK®.
7Introducción
LOS PROCESOSLOS PROCESOS
8Introducción
Cost Management
Cost Estimating Cost Budgeting Cost Control
LOS PROCESOSLOS PROCESOS• Estimación de Costos: Desarrollar una
aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
• Presupuestación de Costos: Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo.
• Control de Costos: Influir sobre los factores que crean variaciones del costo y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.
9Introducción
Se requiere tener
una idea clara del
trabajo que se va
a hacer y cuánto
tiempo se tardará
en hacerlo
O sea, cuánto se espera que cueste cada actividad
que se va a realizar. El costo de cada actividad se
estima en función del tiempo, material y cualquier
otro factor que pueda intervenir
Exactamente como las líneas base de alcance y de tiempo. Todos los gastos futuros serán comparados con ella.
Controlar los costos significa saber siempre cómo se esta haciendo realmente el trabajo , en comparación a cómo se pensaba que sería hecho.
También quiere decir dar
seguimiento al trabajo real
realizado (actual work) en relación
al presupuestado
PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTOPLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
10
Project Manageme
nt Plan
Scope Managemen
t Plan
Time Managemen
t Plan
Cost Managemen
t Plan
Quality Managemen
t Plan
HR Managemen
t Plan
Communication
Management Plan
Risk Managemen
t Plan
• Milestone list
• Scope Statement
• WBS
• Time baseline
• Cost baseline
• Quality baseline
• Risk Breakdown Structure
• Risk register
• Resource list
• Resource calendar
• Change control systems
Introducción
PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTOCOSTO
El plan de administración del costo dispone el formato y establece los criterios para planificar, estructurar, estimar, preparar el presupuesto y controlar los costos del proyecto. Puede incluir lo siguiente:
– Nivel de precisión– Unidades de medida– Enlaces con los procedimientos de la organización– Reglas de valor ganado– Formatos de informe– Descripciones del proceso
11Introducción
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Estimación de Costos
12
ESTIMACIÓN DE COSTOSESTIMACIÓN DE COSTOS
• “Desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las
actividades del proyecto.”
PMBOK®.
13Estimación de Costos
Los costos de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que
se cargarán al proyecto. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los
equipos, los servicios y las instalaciones, así como categorías especiales tales como
una asignación por inflación o un costo por contingencia.
Imagen tomada de PMP Head First. Ver ref.
MAJOR REASONS WHY PROJECTS MAJOR REASONS WHY PROJECTS FAIL...FAIL...
14
• Poor financial estimates.
• No systematic planning process.
• Estimates are based on guesses NOT standards or history.
Harold Kerzner
Estimación de Costos
PROCESO DE ESTIMACIÓN DE PROCESO DE ESTIMACIÓN DE COSTOSCOSTOS
15Estimación de Costos
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Estimación de Costos
16
Técnicas y Herramientas
Entradas Salidas
ENTRADASENTRADASINPUTSINPUTS
17
Imagen tomada de PMP Head First. Ver ref.
FACTORES AMBIENTALES DE LA FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESAEMPRESA
El proceso de estimación de costos considera:– Condiciones del mercado:
• Qué productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado, quién los tiene y en qué términos y condiciones.
– Bases de datos comerciales:• Generalmente, la información de las tasas de costos
de recursos se pueden obtener de bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de los recursos humanos, y proporcionan costos estándar para materiales y equipos. Las listas de precios de proveedores son otra fuente de información.
18Estimación de Costos - Entradas
Imagen tomada de PMP Head First. Ver ref.
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN
• Políticas de estimación de costos.• Plantillas de estimación de costos.• Información histórica.• Archivos del proyecto.• Conocimiento (knowledge) del equipo del
proyecto.• Lecciones aprendidas.
19Estimación de Costos - Entradas
WBS (EDT) Y SU DICCIONARIOWBS (EDT) Y SU DICCIONARIO
• La estructura de desglose del trabajo del proyecto suministra la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto.
• El diccionario de la WBS y los enunciados detallados del trabajo proporcionan una identificación de los entregables.
20Estimación de Costos - Entradas
WBS VS. OBS WBS VS. OBS
21
Organization
Manufacturing Engineering Testing
CAD-CAM-CAE
WBS
Paquete de TrabajoCuenta de Control
OBS(Organizational Breakdown Structure).
Estimación de Costos - Entradas
Design
Code of accounts:
Sistema de
numeración que
identifica de fo
rma
única cada elemento
de la W
BS
Chart of accounts: Sistema de numeración utilizado para monitorear los costos del proyecto por categoría
WBS / OBS / IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DE WBS / OBS / IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DE COSTOCOSTO
22Estimación de Costos - Entradas
PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTOPROYECTO
• Plan de gestión del cronograma:– El tipo y la cantidad de recursos, y la
cantidad de tiempo que dichos recursos se aplican para concluir el trabajo del proyecto.
• Plan de gestión del personal:– Los atributos de selección del personal del
proyecto y los costos del personal• Registro de riesgos:
– Los riesgos (oportunidades o amenazas) típicamente tienen un impacto en los elementos de tiempo y costo del proyecto.
23Estimación de Costos - Entradas
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Estimación de Costos
24
Técnicas y Herramientas
Entradas Salidas
25
A.Bottom-up estimating
B. Analogous estimating
C. Project management software
D. Parametric estimating
Recordando algunas herramientas y técnicas para la estimación de tiempo… y costos!
Tomado de PMP Head First. Ver referencia.
ESTIMADOS POR ANALOGÍAESTIMADOS POR ANALOGÍA• También conocidos como estimados
Top-DownTop-Down o de orden de magnitud orden de magnitud (ROM).
• Implica usar el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.
• Se utiliza frecuentemente cuando la cantidad de información detallada sobre el proyecto es limitada (fases tempranas).
• Se basa en el juicio de expertos juicio de expertos (expert judgement).
26Estimación de Costos – T & H
Los estimados de Orden de Magnitud se usan sólo al inicio del proyecto. La tolerancia aquí es de -25% a 75% *
DETERMINACIÓN DE TARIFAS DE COSTOS DE DETERMINACIÓN DE TARIFAS DE COSTOS DE RECURSOSRECURSOS
• Implica conocer las tarifas de costos unitarios de los recursos tales como el costo de personal por hora o el costo por unidad de materiales.
• Fuentes de información:– Contratos– Bases de datos comerciales– Listas de precios de proveedores
27Estimación de Costos – T & H
Determining Resource Cost Rates
ESTIMACIÓN ASCENDENTE O DEFINITIVAESTIMACIÓN ASCENDENTE O DEFINITIVA
• Esta técnica implica estimar el costo de paquetes de trabajo o actividades individuales del cronograma con el nivel más bajo de detalle.
• Este costo se resume o acumula en los niveles de la WBS para calcular el costo total del proyecto.
• El equipo del proyecto debe analizar el “costo-beneficio” de la utilización de esta técnica.
28Estimación de Costos – T & H
Bottom – Up Estimating
ESTIMACIÓN PARAMÉTRICAESTIMACIÓN PARAMÉTRICA
• Esta técnica utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (ej. metros cuadrados de construcción, líneas de código en software) para calcular la estimación de costos.
• El equipo del proyecto debe identificar correctamente los parámetros aplicables a cada actividad o recurso a ser estimado.
29Estimación de Costos – T & H
OTRAS TÉCNICAS Y OTRAS TÉCNICAS Y HERRAMIENTASHERRAMIENTAS
• Software de Administración de Proyectos (Project Management software) como hojas de cálculo, software de estimación o herramientas de simulación y estadística.
• Propuestas para Licitaciones (Vendor Bid Analysis).
• Análisis de reserva (Reserve Analysis) asignaciones para contingencia.
• Costos de Calidad (Cost of Quality).
30Estimación de Costos – T & H
Se tienen que determinar los costos
relacionados con las actividades de
administración de la calidad. Debido a
que es más barato encontrar defectos
temprano en el proyecto que tarde.
Siempre hay costos de calidad
relacionados con todo lo que produzca tu
proyecto. El Costo de Calidad es tan solo
la forma de mantener un récord de esas
actividades.
TABLA DE VARIACIONESTABLA DE VARIACIONES
31
Estimado Proceso Tolerancia
Análogos Iniciación -25% a +75%
Paramétricos Planeación -10% a +25%
Bottom-up (Definitivos)
Planeación -5% a +10%
Estimación de Costos – T & H
ALGUNAS DEFINICIONES ÚTILESALGUNAS DEFINICIONES ÚTILES
32
Benefit Cost Ratio (BCR)This is the amount of money a project is going to make versus how much it will cost to build it. Generally if the benefit is higher than the cost, the project is a good investment. The format is 3.65:1 meaning that the benefits of the project outweight the costs 3.65 to 1.
Opportunity CostIt is what you give up, or leave on the table to take another opportunity. For example if you take a $75’000 a year job over a $60’000 a year job, then the opportunity cost of taking the $75’000 job is $60’000.
DepreciationThis is the rate at which your project loses value over tiem. Is the process of devaluating capital assets in the tax system. Capital assests are those that are purchased and depreciated over time like equipment, vehicles and technology infrastructure.
You’ll need to know what
standard depreciation and
accelerated depreciation are!
(See also Sum of the year’s
digits and Double declining
balance (DDB).
VALOR DEL DINERO EN EL TIEMPOVALOR DEL DINERO EN EL TIEMPO
• Un concepto central en al análisis de la factibilidad de un proyecto es el valor del dinero en el tiempo.
• Debido a que el dinero puede ganar un rendimiento, su valor depende del periodo en el que se recibe.
• Los flujos de efectivo que se reciben en diferentes periodos de tiempo deben convertirse a un valor equivalente común para poder ser comparados.
33
Ejercicios 1,2 y 3
Time Value of Money
VALOR FUTUROVALOR FUTURO
• El valor futuro del dinero es el valor de una cantidad invertida hoy después de haber generado un rendimiento durante un número de periodos dados.
34
¿Cuánto acumularía una inversión inicial de $100 durante 5 años a una tasa de interés del 5% anual?
Future Value
VALOR DEL DINERO EN EL VALOR DEL DINERO EN EL TIEMPOTIEMPO
35
Hoy Año 5
5% 5% 5% 5% 5%
$100.00 $127.63ni)PV(1FV
VALOR PRESENTEVALOR PRESENTE
• ¿Qué es el valor presente del dinero?• Es el valor monetario actual de una cantidad pagada
en el futuro bajo una tasa de interés.• Un flujo futuro de dinero en el tiempo cero se
conoce como su valor presente.• El proceso de calcular el valor presente es conocido
como el cálculo de flujos descontados.
36
Present Value
VALOR PRESENTEVALOR PRESENTE
¿Cuál es el valor presente de $127.63 recibidos 5 años adelante si la tasa de interés es del 5% anual?
Respuesta: $100.00
ni)(1F
PV
37
VALOR DEL DINERO EN EL VALOR DEL DINERO EN EL TIEMPOTIEMPO
38
Hoy 5 años
5% 5% 5% 5% 5%
$127.63$100.00
El valor presente de $127.63 en 5 años a una tasa del 5% anual
Ejercicio 4
INDICADORES DE INDICADORES DE RENTABILIDAD EN PROYECTOSRENTABILIDAD EN PROYECTOS
• Payback Period
• Valor Presente Neto (VPN) Net present value (NPV)
• Tasa Interna de Retorno (TIR) Internal rate of return
(IRR)
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PROBLEMAPROBLEMA
Un project manager está considerando la compra de un equipo a un costo de $70,000 y una vida útil de 5 años.El valor de rescate de la inversión es de $10,000.El equipo incrementará las ganancias de la empresa en $20,000 por año.El costo de capital es del 10%.
¿Es la inversión aceptable?
40
PAYBACK PERIODPAYBACK PERIOD
• Este indicador es utilizado como una medida “rápida” de la rentabilidad de un proyecto.
• También se le conoce como Payout Time.• Se define en unidades de tiempo (meses o años).• Es el tiempo en que el flujo de efectivo acumulado se
hace 0.• Este indicador no considera el valor del dinero en el
tiempo.
41
PAYBACK PERIODPAYBACK PERIOD
• El payback period, calcula el número de periodos necesarios para recuperar la inversión inicial.
42
Payback time = 70,000 ÷ 20,000= 3.5 years
NET PRESENT VALUE (NPV)NET PRESENT VALUE (NPV)
• Examina el valor total de los flujos de efectivo en el periodo 0.
• “i” es la tasa de interés que debe ser lograda, o el costo de capital.
• Si NPV > 0, el proyecto es rentable.
43
N
n nn
iF
F10 )1(
NPV 0 1 2 3 4
NET PRESENT VALUE (NPV)NET PRESENT VALUE (NPV)
• El valor presente neto es la suma de los valores presentes de los flujos de efectivos asociados al proyecto.
• Este indicador es el más recomendado y reconocido para calcular la rentabilidad de un proyecto.
• Considera el valor del dinero en el tiempo.
44
NET PRESENT VALUE (NPV)NET PRESENT VALUE (NPV) Periods Amount PV Factor Present Value
0 ($70,000) 1.0000 ($70,000.00) 1 20,000 0.9091 18,181.82 2 20,000 0.8264 16,528.93 3 20,000 0.7513 15,026.30 4 20,000 0.6830 13,660.27 5 30,000 0.6209 18,627.64
Total $12,024.96
45
Ejercicios 10 y 11
TASA INTERNA DE RETORNO (TIR)TASA INTERNA DE RETORNO (TIR)
• La TIR se define como la tasa de interés que resulta en un valor presente neto igual a cero, se interpreta como el retorno generado por la inversión.
• En general si la TIR es mayor que el retorno esperado del proyecto o costo de capital, el proyecto es aceptado.
46
N
n nn
IRR
FF
10 0)1(
NPV
Internal Rate of Return (IIR)
TASA INTERNA DE RETORNO TASA INTERNA DE RETORNO (TIR)(TIR)
• La tasa interna de retorno (internal rate of return or IRR) es la tasa actual de retorno esperada de la inversión.
• La TIR es la tasa de descuento que hace el valor presente neto del proyecto igual a cero.
47
TASA INTERNA DE RETORNO TASA INTERNA DE RETORNO (TIR)(TIR)
Periods Amount PV Factor Present Value 0 ($70,000) 1.0000 ($70,000.00) 1 20,000 0.8610 17,220.60 2 20,000 0.7414 14,827.45 3 20,000 0.6383 12,766.87 4 20,000 0.5496 10,992.66 5 30,000 0.4733 14,197.51 Total $ 5.09
48
Internal Rate of Return: 16.14%
Ejercicio 12
REGLA PARA LA SELECCIÓN DE REGLA PARA LA SELECCIÓN DE UN PROYECTOUN PROYECTO
Si se tiene que elegir entre varios proyectos de inversión se debe seleccionar aquel con mayor NPVNPV o IIRIIR y cualquiera de los dos debe ser positivo.
49
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Estimación de Costos
50
Técnicas y Herramientas
Entradas Salidas
SALIDAS DEL PROCESO DE SALIDAS DEL PROCESO DE ESTIMACIÓNESTIMACIÓN
• Estimación del Costo de las Actividades:Estimación del Costo de las Actividades: Incluye mano de obra, materiales, servicios, equipos, instalaciones y categorías especiales (inflación o contingencias).
• Información de Soporte: Información de Soporte: Documentación de las bases para la estimación, nivel de detalle, rangos de tolerancia, supuestos y restricciones.
• Cambios Solicitados. Cambios Solicitados.
• Plan de Costo (actualizaciones): Plan de Costo (actualizaciones): Impacto de las solicitudes de cambio aprobadas.
51Estimación de Costos - Salidas
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Presupuestación de Costos
52
PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE COSTOSCOSTOS
“La preparación del presupuesto de costos implica sumar los costos estimados de las actividades del
cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo total, a fin de
medir el rendimiento del proyecto”PMBOK®
53Presupuesto
PRESUPUESTO DE COSTOSPRESUPUESTO DE COSTOS
54Presupuesto
55
Técnicas y Herramientas
Entradas Salidas
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Presupuestación de Costos
ENTRADAS PARA LAENTRADAS PARA LAPRESUPUESTACIÓNPRESUPUESTACIÓN
56
Las dos principales
salidas del proceso de
estimación se convierten
en las principales
entradas para la
construcción del
presupuesto que está
basado en estas
estimaciones.
ENTRADAS PARA LA ENTRADAS PARA LA PRESUPUESTACIÓNPRESUPUESTACIÓN
• Cronograma del ProyectoCronograma del Proyecto : Esta información se utiliza para sumar costos a los periodos del calendario cuando se planifica incurrir en dichos costos.
• Calendario de Recursos: Calendario de Recursos: Documentación de periodos laborables y no laborables de los recursos.
• Contratos:Contratos: La información del contrato relacionada con los productos, servicios o resultados que se han comprado y sus costos.
57Presupuesto - Entradas
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Presupuesto de Costos
58
Técnicas y Herramientas
Entradas Salidas
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE PRESUPUESTACIÓNPRESUPUESTACIÓN
• Suma de costos Suma de costos (Cost (Cost Aggregation): Aggregation): Las estimaciones de costos de las actividades se suman por paquetes de trabajo de acuerdo con la WBS.
• Conciliación del Límite de Conciliación del Límite de Financiamiento Financiamiento (Funding (Funding Limit Reconciliation)Limit Reconciliation):: Los gastos de fondos se concilian con los límites de financiamiento establecidos por el cliente o la organización ejecutante sobre el desembolso de fondos para el proyecto
59Presupuestación – T&H
El producto final de estas iteraciones en la planeación es una línea baselínea base de
costo para el proyecto
LÍNEA BASE DE COSTOLÍNEA BASE DE COSTO
• La línea base de costo es el presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base para medir, supervisar y controlar el rendimiento general del costo del proyecto.
• Se desarrolla sumando los costos estimados por periodo y normalmente se presenta gráficamente como una Curva SCurva S.
• Los proyectos grandes pueden tener múltiples líneas base de costos por recurso.
60Presupuestación – T&H
CURVA SCURVA S
61
Costo Acumulado
$
Tiempo
Línea Base Acumulada
Actividades
Presupuestación – T&H
62
LÍNEA BASELÍNEA BASE
Periodo 1 Periodo N
Inicio Cierre
100
90
70
50
30
0
Presupuesto
Costo Acumulado
Porcentaje acumulado del presupuesto aprobado
Presupuestación – T&H
63
Periodo 1 Periodo N
Inicio Cierre
100
90
70
50
30
0
Budget by EarlyStart Dates
Costo Acumulado
Budget by LateStart Dates
Cost Baseline
Presupuestación – T&H
Porcentaje acumulado del presupuesto aprobado
CÁLCULO DE LA LÍNEA BASE DE COSTOCÁLCULO DE LA LÍNEA BASE DE COSTO
64
Unidad de Costo Unidades de tiempo MesesActividad medida 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Ingeniería Planos 4000 500 1000 1500 1000
Cimentaciones M3 5000 1000 2500 1500
Edificios M2 10000 500 1500 3000 3000 1000 1000
Montaje equipo # de equipos 15000 2500 4000 5000 2500 1000
Instalaciones # de instal. 6000 500 1000 2000 1500 500 500
Acabados M2 7500 500 1500 2500 1500 1000 500
Pruebas Horas 2500 1000 1500
50000
Costos por mes 500 1000 2500 4000 3000 3500 7000 8500 10000 4500 2500 1500 1500
Costos Acumulados
500
1500
4000
8000
11000
14500
21500
30000
40000
44500
47000
48500
50000
Presupuestación – T&H
EJERCICIO 1. LÍNEA BASEEJERCICIO 1. LÍNEA BASE
• Se está planeando un proyecto para el que se obtuvo la información de la siguiente tabla. El costo directo por hora hombre de los recursos es de $100. Se considera una semana laboral de 40 horas.
65Presupuestación – T&H
Paquete De trabajo
Precedencias Duración en semanas
Diseñadores requeridos/semana
A -- 3 6 B C 2 3 C -- 1 2 D A 1 2 E A 2 6 F E 4 5 G A 1 3 H G 2 4 I A 2 4
EJERCICIO 1. LÍNEA BASEEJERCICIO 1. LÍNEA BASE
• Elaborar y graficar la línea base de costo del proyecto:
1. Manualmente (Utilizando MS Excel).
2. Utilizando WINQSB.
3. Utilizando MS Project.
66Presupuestación – T&H
PASOS PARA OBTENER LA LÍNEA PASOS PARA OBTENER LA LÍNEA BASE EN MS PROJECTBASE EN MS PROJECT
1. Mostrar la vista de gráfico de recursos.2. Modificar la presentación del gráfico a “costo
acumulado”.3. Cambiar los estilos de barra por línea.
67Presupuestación – T&H
PASOS PARA EXPORTAR LA LÍNEA PASOS PARA EXPORTAR LA LÍNEA BASE A EXCELBASE A EXCEL
1. Mostrar la vista barra de herramienta de análisis.2. Seguir los 5 pasos del asistente “Análisis de datos
de escala temporal en Excel”.• En el paso 2 del asistente indicar el campo “costo
acumulado” para exportarse a Excel.• Revisar las unidades de tiempo en que se presentará la
gráfica.3. Dar la presentación que se desee en Excel.
68Presupuestación – T&H
CASO 1. DESARROLLO DE CASO 1. DESARROLLO DE SOFTWARESOFTWARE
69Presupuestación – T&H
CASO 1. DESARROLLO DE CASO 1. DESARROLLO DE SOFTWARESOFTWARE
Una empresa está planeando el desarrollo de un sistema de información. Se han determinado las actividades y recursos necesarios para el proyecto basándose en experiencias anteriores. La siguiente tabla muestra dicha información.
70Presupuestación – T&H
Elaborar en MS Project:1.El diagrama de Gantt2.La Línea Base por Recurso3.Exportar los datos a Excel y elaborar la línea base para el proyecto total.
71
No. Actividad Predecesor Duración (meses) Recursos Etiquetas de Recursos1 Explorar las necesidades del mercado - 4 2 investigadores de mercado IM1, IM22 Desarrollar el concepto del producto - 1 1 diseñador D13 Programación de software 1,2 3 4 programadores, 4 computadoras P1,…,P4 ; C1,…,C44 Evaluación de interface con usuario 3 1 2 analistas, 2 computadoras A1,A2 ; C5,C65 Liberación de la versión alpha 4 0.5 1 analista, 1 computadora A1 ; C56 Aseguramiento de Calidad Fase 1 5 2 1 analista, 1 computadora A1 ; C57 Corrección de errores en versión alpha 6 1 4 programadores, 4 computadoras P1,…,P4 ; C1,…,C48 Liberación de la versión corregida (beta) 7 0.5 1 analista, 1 computadora A2 ; C69 Aseguramiento de Calidad Fase 2 8 2 1 analista, 1 computadora A2 ; C610 Corrección de errores en versión beta 9 1 4 programadores, 4 computadoras P1,…,P4 ; C1,…,C411 Diseño de caja y etiqueta de producto 1,2 1 1 diseñador, 1 computadora D1 ; C612 Campaña publicitaria 1,2,11 3 Agencia de publicidad AP13 Producción de software 10 3 Productor / Distribuidor externo PD114 Aseguramiento de calidad final 13 2 1 analista, 1 computadora A1 ; C515 Liberación de versión final 14 1 1 analista, 1 computadora A2 ; C616 Empacado y distribución 13,15 1 Productor / Distribuidor externo PD2
IM1 $200 por horaIM2 $150 por horaD1 $170 por hora
P1 a P4 $140 por horaC1 a C5 $22,000 cada una
C6 $30,000A1, A2 $110 por hora
AP $500,000 por servicioPD1 $1,350,000 por servicioPD2 $450,000 por servicio
Costo de los Recursos
Presupuestación – T&H
Caso 1. Desarrollo de SoftwareCaso 1. Desarrollo de Software
CASO 2. CONSTRUCCIÓN CASO 2. CONSTRUCCIÓN RESIDENCIALRESIDENCIAL
72Presupuestación – T&H
CASO 2. CONSTRUCCIÓN CASO 2. CONSTRUCCIÓN RESIDENCIALRESIDENCIAL
La empresa Desarrollos Urbanos S.A va a construir una residencia particular para lo cual se han determinado las actividades y los recursos necesarios para llevar acabo el proyecto. A continuación se presenta un resumen.
73Presupuestación – T&H
Elaborar en MS Project:1.El diagrama de Gantt2.La Línea Base por Recurso3.Exportar los datos a Excel y elaborar la línea base para el proyecto total.
CASO 2. CONSTRUCCIÓN CASO 2. CONSTRUCCIÓN RESIDENCIALRESIDENCIAL
74
No. Actividad Predecesor Duración (días) Recursos Etiquetas de Recursos1 Desarrollo de Contrato - 29 1 Abogado, 1 Arquitecto A1, R12 Firma del contrato 1 1 1 Abogado, 1 Arquitecto A1, R13 Obtención de financiamiento 2,4 6 1 Abogado, 1 Arquitecto A1, R14 Obtención de Permisos - 13 1 Abogado A15 Construcción 3,4 60 4 albañiles, 2 ayudantes, materiales B1,…,B4 ; D1,D2 ; MC6 Plomería 5 22 2 plomeros, Materiales P1,P2 ; MP7 Electricidad 5 22 2 electricistas, Materiales E1,E2 ; ME8 Acabados 5 21 3 albañiles, 1 ayudante, materiales B1,B2,B3 ; D1 ; MA9 Inspección 5,6,7,8 1 1 Arquitecto R1
10 Entrega 9 1 1 Abogado, 1 Arquitecto A1, R1
A1 $220 por horaR1 $170 por hora
B1 a B4 $50 por horaD1,D2 $30 por horaP1,P2 $60 por horaE1,E2 $55 por hora
MC $215,000ME $30,000MP $25,000MA $190,000
Costo de los Recursos
Presupuestación – T&H
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Presupuesto de Costos
75
Técnicas y Herramientas
Entradas Salidas
PRESUPUESTACIÓN - SALIDASPRESUPUESTACIÓN - SALIDAS
• Línea base de costo.Línea base de costo.
• Requerimientos para el Requerimientos para el financiamiento del proyecto.financiamiento del proyecto.
• Plan de Administración del Costo Plan de Administración del Costo (actualizaciones)(actualizaciones)
• Cambios SolicitadosCambios Solicitados
76Presupuestación - Salidas
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Control de CostosControl de Costos
77
CONTROL DE COSTOSCONTROL DE COSTOS
• Este proceso incluye, entre otras cosas :– Influir sobre los factores que producen cambios en la línea
base de costo.– Asegurar que los posible sobre-costos no afecten el
financiamiento autorizado para el proyecto.– Realizar el seguimiento de los rendimientos de costos para
detectar y entender las variaciones en la línea base.– Actuar para mantener los costos esperados dentro de los
límites aceptables.
78Control de Costos
SOME PROJECT FACTS…SOME PROJECT FACTS…
79
“ In a Standish Group Study of software projects in both the public and private sectors, nearly 90% of the studied projects failed due to the cost and time overruns. In addition, more than 33% were cancelled before they ever came to completion. Nearly one third of the companies studied experienced cost overruns of 150-200%, with projects cost coming in with an average overrun of 189% of the original cost estimate. Likewise, time overruns experienced similar difficulties. Over one third of all the companies in the study report time overruns of 200-300%, with and average overrun being 222% of the original time estimate.
Control de Costos
Failure records like these can be interpreted to mean that project management tools and techniques are not being effectively used and applied. Overall, failed and challenged projects alone cost US companies and government agencies an estimated $145 billion per year.”
(Chaos, 2004)
PROCESO DE CONTROL DE PROCESO DE CONTROL DE COSTOSCOSTOS
80Control de Costos
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Control de CostosControl de Costos
81
Técnicas y Herramientas
Entradas Salidas
CONTROL DE COSTOS - CONTROL DE COSTOS - ENTRADASENTRADAS
• Informes de rendimiento:Informes de rendimiento:Proporcionan información sobre el rendimiento del costo y de los recursos como resultado del avance real del trabajo.
• Información sobre el rendimiento del trabajo: Información sobre el rendimiento del trabajo: Incluye el estado y costo de las actividades del proyecto que se están realizando:– Entregables completados y no completados.– Costos incurridos.– Estimaciones de terminación de actividades.– Porcentaje completado de actividades programadas.
82Control de Costos - Entradas
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Control de CostosControl de Costos
83
Técnicas y Herramientas
Entradas Salidas
ANÁLISIS DE MEDICIÓN DEL ANÁLISIS DE MEDICIÓN DEL RENDIMIENTORENDIMIENTO
• Está técnica ayuda a evaluar la magnitud de las variaciones
• Se basa en la técnica de valor ganado (Earned Value Technique)
84Control de Costos T&H
Performance Measurement Analysis
Reglas para medir el desempeño:• 50/50 • 0/100 Actividades de corta duración• Prorrateado Actividades de larga duración• Otras
EARNED VALUE TECHNIQUEEARNED VALUE TECHNIQUE AND THE TRIPLE CONSTRAINT AND THE TRIPLE CONSTRAINT
85
Time
Quality
Cost
Control de Costos T&H
EARNED VALUE AND PROJECT EARNED VALUE AND PROJECT MANAGEMENTMANAGEMENT
86
VALORES CLAVEVALORES CLAVE
• PV = Planned ValuePV = Planned Value. Budget cost of work schedule (BCWS).
• EV = Earned ValueEV = Earned Value. Budget cost of work performed (BCWP).
• AC = Actual CostAC = Actual Cost. Actual cost of work performed (ACWP).
• BAC= Budget at CompletionBAC= Budget at Completion.
87Control de Costos T&H
EARNED VALUE TECHNIQUEEARNED VALUE TECHNIQUE
88
Cost
Time
PV
AC
EV
Budget Cost of WorkSchedule
Actual Cost of Work Performed
Budget Cost of WorkPerformed
Control de Costos T&H
EARNED VALUE TECHNIQUEEARNED VALUE TECHNIQUE
89
Time
EV
AC
PV
Cost
Cost VarianceOverbudget
CV = EV - AC
Schedule Variance
Budget Delay
SV = EV - PV
Control de Costos T&H
EARNED VALUE COST EARNED VALUE COST INDICATORSINDICATORS
90Control de Costos T&H
Indicator Formula Meaning
Cost Variance + Underbudget
- Overbudget
Percentage of Cost Variance
% of variance
Cost Performance Index
>1 Underbudget
<1 Overbudget
AC-EVCV
ACEV
CPI
100EVCV
%CV X
EARNED VALUE SCHEDULE EARNED VALUE SCHEDULE INDICATORSINDICATORS
91Control de Costos T&H
Indicator Formula Meaning
Schedule Variance
+ Ahead schedule
- Behind schedule
Percentage of Schedule Variance
% of variance
Schedule Performance Index
>1 Ahead schedule
<1 Behind schedule
PV-EVSV
PVEV
SPI
100PVSV
%SV X
EJERCICIO 2. EJERCICIO 2. INDICADORESINDICADORES
Caso PV AC EV
1 800 800 800
2 800 600 400
3 800 400 600
4 800 600 600
5 800 800 600
6 800 800 1000
7 800 1000 1000
8 800 600 800
9 800 1000 800
10 800 1000 600
11 800 600 1000
12 800 1200 1000
13 800 1000 1200
92
Encontrar el mejor y el peor caso de los siguientes comportamientos en un mismo proyecto.
Control de Costos T&H
PRONÓSTICOSPRONÓSTICOS
Los pronósticos consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el futuro del proyecto basándose en la información y los conocimientos disponibles en el momento de la proyección.
93Control de Costos T&H
VALORES CLAVEVALORES CLAVE
• BAC=BAC= Budget at Completion = Total cumulative PV of original schedule.
• EAC=EAC= Estimate at Completion = Budget of the project based on actual perfomance.
• ETC =ETC = Estimate to Complete = Estimate to complete the remaining work on the project.
• VAC=VAC= Variance at Completion = Diference betwen original budget and the new estimate.
94Control de Costos T&H
FORECASTINGFORECASTING
95
Time
PV
AC
EV
BAC
CostOverbudgetforecast
Time delayforecast
EAC
Control de Costos T&H
96Control de Costos T&H
Forecast Formula Meaning
Estimate at Completion
New total cost estimate of the project based on actual performance
Estimate to Complete
Cost estimate to complete the remaining work
Variance at Completion
Variance between original and new estimate budget
Forecasted Project Duration
New total forecast duration for the project.
PD = Planned Duration
CPIBAC
EAC
EAC-BACVAC
AC-EACETC
PDBACSPI
BAC
EACT
FORMAS ALTERNATIVAS DE CALCULAR FORMAS ALTERNATIVAS DE CALCULAR EAC EAC
97Control de Costos T&H
TO COMPLETE PERFORMANCE TO COMPLETE PERFORMANCE INDEXINDEX
• TCPI indicates the level of performance that you must achieve to reach the original budget (BAC).
98Control de Costos T&H
AC-BACEV-BAC
TCPIC
EV-BACAC-EAC
TCPIS
Efficiency needed on CPI
Efficiency needed on SPI
99
Indicator / Forecast Formula Project Management Question
Cost Variance Are we under or over our budget?
Cost Performance Index How efficiently are we using our resources?
Schedule Variance Are we ahead or behind schedule?
Schedule Performance Index How efficiently are we using time?
Budget at Completion What is the total planned budget for the project?
Estimate at Completion What is the project likely to cost?
Estimate to Complete What will the remaining work cost?
Variance at Completion Will we be under or over budget?
To Complete Performance Index (Cost)
How efficiently must we use our remaining resources?
To Complete Performance Index (Time)
How efficiently must we use our remaining resources?
Percentage of Project Complete What is the percentage complete of the budget?
Earned Value Technique Summary
PV-EVSV
AC-EVCV
ACEV
CPI
PVEV
SPI
CPIBAC
EAC
EAC-BACVAC AC-EACETC
PVBAC
AC-BACEV-BAC
TCPIC
EV-BAC
AC-EACTCPIS
BACEV
%Complete
Control de Costos T&H
EARNED VALUE PERFORMANCE EARNED VALUE PERFORMANCE MEASURESMEASURES
100Control de Costos T&H
INTERPRETATION OF PERFORMANCE INTERPRETATION OF PERFORMANCE MEASURESMEASURES
101Control de Costos T&H
IMPLEMENTACIÓN DE EVM EN LA IMPLEMENTACIÓN DE EVM EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOSADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
• Establecer una línea base para medir el desempeño del proyecto:– Descomponer el alcance del proyecto a un nivel manejable.– Asignar la responsabilidad de cada entregable de forma precisa.– Desarrollar un línea base de costo para cada entregable.– Determinar los indicadores de EV aplicables a cada entregable.– Mantener integridad en la línea base a lo largo del proyecto.
102Control de Costos T&H
IMPLEMENTACIÓN DE EVM EN LA IMPLEMENTACIÓN DE EVM EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOSADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
• Medir y analizar el desempeño del proyecto:– Registrar la utilización de recursos durante la ejecución del
proyecto.– Objetivamente medir el progreso del trabajo realizado en cada
actividad.– Analizar y pronosticar el desempeño del proyecto en tiempo y
costo.– Reportar problemas en el desempeño del proyecto y/o tomar
acciones correctivas.
103Control de Costos T&H
104
Practice Standard for Practice Standard for Earned Value Earned Value Management Management ®®
EJERCICIO 3. INDICADORESEJERCICIO 3. INDICADORES
105
A un Jefe de Proyecto de la compañía Delta Corporation se le ha asignado un proyecto con un costo por 143,000 US Dls, presupuestado de la siguiente manera:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
AB 2,000 2,000 3,000 3,000 4,000 4,000 3,000
AC 3,000 3,000 3,000 4,000 4,000 4,000 4,000 2,000 2,000 1,000
AD 5,000 5,000 6,000 4,000 4,000 4,000 3,000 1,000
BC 3,000 4,000 4,000 5,000
BE 6,000 6,000
CF 2,000 3,000 3,000
DF 3,000 3,000 3,000 4,000 4,000
EF 2,000 2,000
FG 3,000
PRESUPUESTO, US Dls
ACTIVIDAD S E M A N A S
Control de Costos T&H
EJERCICIO 3. INDICADORESEJERCICIO 3. INDICADORES
106
El proyecto lleva ocho semanas de desarrollo y el Comité de Dirección de Proyectos le ha solicitado le presente el estado del proyecto; por lo que el Jefe de Proyecto ha preparado el siguiente reporte:
AB 100.0 23,500 AC 60.0 19,200 AD 87.5 37,500 BC 50.0 8,000 BE 50.0 5,500
TOTAL 93,700
ACTIVIDAD PV % AVANCE EV AC
ESTADO DEL PROYECTO
Control de Costos T&H
EJERCICIO 3. INDICADORESEJERCICIO 3. INDICADORES
107
Indicador Respuesta Interpretación
Cost Variance
Cost Performance Index
Schedule Variance
Schedule Performance Index
Budget at Completion
Estimate at Completion
Estimate to Complete
Variance at Completion
To Complete Performance Index (Schecule)
To Complete Performance Index (Cost)
Percentage of Project Complete
Calcular lo siguiente:
Control de Costos T&H
Control de Costos enControl de Costos en
MS PROJECTMS PROJECT
108
EJERCICIO 4. INDICADORESEJERCICIO 4. INDICADORES
Se está planeando un proyecto para el que se obtuvo la información de la siguiente tabla. El costo directo por hora hombre de los recursos es de $100. Se considera una semana laboral de 40 horas.
109Control de Costos T&H
Paquete De trabajo
Precedencias Duración en semanas
Diseñadores requeridos/semana
A -- 3 6 B C 2 3 C -- 1 2 D A 1 2 E A 2 6 F E 4 5 G A 1 3 H G 2 4 I A 2 4
EJERCICIO 4. INDICADORESEJERCICIO 4. INDICADORES
110Control de Costos T&H
• Calcular el avance del proyecto• Haga un análisis del avance en programa del proyecto e indique si
el proyecto va adelantado o atrasado, y por cuánto en porcentaje.• Haga un análisis del gasto e indique si se ha ahorrado o
sobregastado, y por cuánto en porcentaje.• Si se hace una proyección de las tendencias actuales, ¿cuál sería el
estimado del costo actualizado?
Al terminar la tercera semana se reportó un avance de 100% en las actividades A y C, y un 50% en las actividades B y E, con un gasto real de $200,000 (Considerar: C:10K, B:40K,A:125K,E:25K).
PASOS PARA OBTENER EL ANÁLISIS DE PASOS PARA OBTENER EL ANÁLISIS DE VALOR GANADO EN MS PROJECTVALOR GANADO EN MS PROJECT
1. Salvar el documento ya autorizado, como línea base.2. Colocar la fecha de actualización o de corte.3. Presentar la vista del Gantt de seguimiento.4. Actualizar el % de avance de las actividades.
– Cuando alguna actividad haya comenzado antes de su fecha programada cambiar su fecha de inicio.
111Control de Costos T&H
5. Colocar en la tabla de costos los datos reales.
6. Observar la tabla de indicadores de costo y programación de valor ganado y el reporte natural de Project.
INDICADORES EN MS PROJECT EN INDICADORES EN MS PROJECT EN ESPAÑOLESPAÑOL
112Control de Costos T&H
Acrónimo Descripción PMBOKCPTP Costo presupuestado del trabajo programado PVCPTR Costo presupuestado del trabajo realizado EV
VC Variación del costo acumulado CV%VC Porcentaje de variación del costo acumulado %CVIRC Índice de Rendimiento del costo CPICPF Costo presupuestado al finalizar BACCEF Costo estimado al finalizar EACVAF Variación al finalizar VAC
Acrónimo Descripción PMBOKVP Variación en programación SVIRP Índice de Rendimiento del programa SPI
Indicadores de Costo
Indicadores de Programación
CASO 3. PROYECTO DE CASO 3. PROYECTO DE CONSULTORÍACONSULTORÍA
113
PROYECTO DE CONSULTORÍAPROYECTO DE CONSULTORÍA
No. Actividad Predecesor Duración (días) Recursos Etiquetas de Recursos1 Visitar al cliente - 1 1 Consultor Senior CS2 Conducir entrevistas 1 15 2 Consultores Junior CJ1, CJ23 Análizar información 1 17 1 Consultor Senior, 2 Consultores Junior CS, CJ1, CJ24 Identificar el problema 2,3 10 1 Consultor Senior, 2 Consultores Junior CS, CJ1, CJ25 Investigar soluciones 4 30 1 Consultor Senior, 2 Consultores Junior CS, CJ1, CJ26 Desarrollar plan de trabajo 5 10 2 Consultores Junior CJ1, CJ27 Organizar y consolidar info. 6 5 1 Consultor Senior, 2 Consultores Junior CS, CJ1, CJ28 Solución Final 7 10 1 Consultor Senior CS9 Presentación al cliente 8 1 1 Consultor Senior CS
114
Considere que una empresa va a prestar un servicio de consultoría a una corporación que ofrece servicios financieros. Para este proyecto se ha recabado la siguiente información.
CS $700 por horaCJ1 $300 por horaCJ2 $300 por hora
Costo de los Recursos
PROYECTO DE CONSULTORÍAPROYECTO DE CONSULTORÍAEn el día 30 de desarrollo del proyecto se revisaron los avances y los costos reales del proyecto determinando lo siguiente:
115
No. Actividad % Avance Costo Real1 Visitar al cliente 100 5,6002 Conducir entrevistas 100 95,0003 Análizar información 90 175,0004 Identificar el problema 70 80,0005 Investigar soluciones 0 0
Elaborar:
Un reporte ejecutivo del seguimiento del proyecto en los aspectos relevantes de costo y tiempo anexando las salidas de computadora.
CONTROL DE COSTOS – TÉCNICAS Y CONTROL DE COSTOS – TÉCNICAS Y HERRAMIENTASHERRAMIENTAS
• Sistema de Control de Cambios del Sistema de Control de Cambios del Costo:Costo: Documentado en el plan de administración del proyecto, define los procedimientos por los cuales la línea base de costo puede ser modificada. Incluye los formularios, la documentación, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobación necesarios para autorizar cambios. Forma parte del Sistema de Control Integral de Cambios.
116Control de Costos T&H
CONTROL DE COSTOS – TÉCNICAS Y CONTROL DE COSTOS – TÉCNICAS Y HERRAMIENTASHERRAMIENTAS
• Revisiones del Rendimiento del Revisiones del Rendimiento del Proyecto:Proyecto: Comparan el rendimiento del costo a lo largo del tiempo. Se utiliza en combinación con una o más de las siguientes técnicas:– Análisis de variaciones (Variance Analysis).– Análisis de tendencias.(Forecasting)– Técnica del Valor Devengado (Earned Value
Technique)
117Control de Costos T&H
FRECUENCIA DE CONTROLFRECUENCIA DE CONTROL
118Control de Costos T&H
CONTROL DE COSTOS – TÉCNICAS Y CONTROL DE COSTOS – TÉCNICAS Y HERRAMIENTASHERRAMIENTAS
• Software de Administración de Software de Administración de Proyectos: Proyectos: Por ejemplo las hojas de cálculo computarizadas se utilizan para medir continuamente los valores PV, AC y EV y predecir los efectos de los cambios o las variaciones.
• Administración de las variaciones: Administración de las variaciones: El plan de administración del costo describe como se gestionarán las variaciones de costo en el proyecto.
119Control de Costos T&H
PROCESOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL
COSTOCOSTO
Control de CostosControl de Costos
120
Técnicas y Herramientas
Entradas Salidas
CONTROL DE COSTOS - CONTROL DE COSTOS - SALIDASSALIDAS
• Estimaciones de costo Estimaciones de costo (actualizaciones) (actualizaciones) Modificaciones en la información de costos utilizada para gestionar el proyecto.
• Línea Base de Costo (actualizaciones) Línea Base de Costo (actualizaciones) Cambios aprobados a la línea base.
• Mediciones del rendimiento: Mediciones del rendimiento: Los valores de CV, SV, CPI y SPI calculados para los componentes de la WBS.
121Control de Costos - Salidas
CONTROL DE COSTOS - CONTROL DE COSTOS - SALIDASSALIDAS
• Proyecciones:Proyecciones: Los valores EAC, ETC y VAC calculados para el proyecto..
• Cambios solicitados.Cambios solicitados.• Activos de los procesos de la organización Activos de los procesos de la organización
(actualizaciones): (actualizaciones): Lecciones aprendidas sobre las causas de las variaciones.
• Plan de administración del proyecto Plan de administración del proyecto (actualizaciones).(actualizaciones).
• Acciones Correctivas RecomendadasAcciones Correctivas Recomendadas.
122Control de Costos - Salidas
ACCIONES CORRECTIVAS CON RESPECTO AL ACCIONES CORRECTIVAS CON RESPECTO AL TIEMPOTIEMPO
• Se pueden aumentar los recursos en número
• Se pueden aumentar a través de tiempo extra.
• Se pueden mejorar los rendimientos.• Se pueden traslapar actividades• Se pueden posponer vacaciones• Se pueden modificar los calendarios
de trabajo.
123Control de Costos - Salidas
ACCIONES CORRECTIVAS CON RESPECTO AL ACCIONES CORRECTIVAS CON RESPECTO AL COSTOCOSTO
• Buscar otra solución que esté dentro de presupuesto.
• Reducir el alcance en otro concepto del presupuesto para balancear la diferencia en costo.
• Asignar una porción del disponible para contingencias. Si y sólo si, este disponible se ha gastado en forma razonable.
• Informar que el presupuesto estará sobregirado y conseguir la autorización antes de que los gastos se efectúen.
124Control de Costos - Salidas
BIBLIOGRAFÍABIBLIOGRAFÍA• PMI. “A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK Guide”.
Edición 2004.
• Jennifer Greene & Andrew Stellman. Head First PMP. O’Reilly. 2007
• Harold Kerzner. “Project Management, (A systems approach to planning, scheduling, and controlling)”, Wiley& Sons, séptima edición.
• Pedro Briseño. “Administración y Dirección de Proyectos (Un enfoque práctico)”, McGraw-Hill, segunda edición.
• Whitten, Bentley & Dittman. “Systems Analysis and Design Methods”, McGraw-Hill, quinta edición, capítulo 4.
• Project Planning, Scheduling & Control, James P. Lewis, McGraw-Hill
125
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