project: preventie- en calamiteitenplannen voor erfgoedbeherende instellingen in netwerkverband over...

Project: preventie- en calamiteitenplannen voor

erfgoedbeherende instellingen in netwerkverband

Over veiligheid van mensen en gebouwen…

..en beveiliging van het gebouw, de verzamelingen en archief- en bedrijfsbestanden

KAPA-vergadering 28-01-2009Leon Smets

Consulent behoud en beheerFARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw

Weimar, Anna-Amalia bibliotheekWeimar, Anna-Amalia bibliotheekdakwerken, September 2004dakwerken, September 2004

Yorkshire, overstroming juni 2007

Doel van het plan = proactief beleid, gericht op preventie, teneinde

• De kwetsbaarheid van de organisatie, personen, gebouwen, collecties en bestanden zoveel mogelijk te beperken

• Maximaliseren van weerbaarheid, preventie en bescherming

• Voorbereiden op noodsituaties, versterken van de paraatheid

Calamiteit

• Een rampzalige gebeurtenis en Een rampzalige gebeurtenis en overmachtsituatie, al dan niet plotseling, ten overmachtsituatie, al dan niet plotseling, ten gevolge van technisch mankement, natuurramp, gevolge van technisch mankement, natuurramp, molest of vervalprocesmolest of vervalproces

• Op een plaatselijke schaalOp een plaatselijke schaal• Veroorzaakt of kan leiden tot schade aan Veroorzaakt of kan leiden tot schade aan

gebouw en inboedel en brengt personeel en gebouw en inboedel en brengt personeel en bezoekers in gevaarbezoekers in gevaar

• 2 soorten:2 soorten:– Voorval waarop men zich kan trachten voor te bereidenVoorval waarop men zich kan trachten voor te bereiden– Uitzonderlijke catastrofeUitzonderlijke catastrofe

Incidenten

• Een preventie- en calamiteitenplan helpt vermijden dat een incident uitgroeit tot een kleine ramp of calamiteit.

• Belangrijk = aandacht besteden aan incidenten en bijna-incidenten

• Incidentmelding

Preventie- en calamiteitenplan voor erfgoedinstellingen

Samenhangend programma van werk- en informatieve sessies, individuele begeleiding en aanbevelingen op maat

Voorbereiding op eventuele calamiteit door:• Organisatieschema, afsprakensysteem en

waarschuwingssysteem• Bevat o.a.

– Lijsten van contactpersonen (intern, extern)– Adressen van leveranciers, bedrijven– Ontruimings- en evacuatie-instructies– Plattegronden, vluchtroutes, lokalisering van voorzieningen– Instructies voor eerste bereddering van de collectie– Prioriteitenlijst– Noodvoorraad– trainingsplan

In een calamiteitenplan komen aan bod:

• BedrijfsHulpVerlening (BHV) (personen, gebouwen) (zie richtlijnen en verplichtingen ARAB) en bedrijfsbestanden

• CollectieHulpVerlening (CHV): veiligheidszorg voor de collectie– Goed georganiseerd en gepast kunnen reageren– Vervolgschade vermijden– Tijd winnen– Aandacht voor veiligheid, preventieve werking

wanneer regelmatig geactualiseerd

Noodzaak van een calamiteitenplan =

– Goed georganiseerd en gepast kunnen reageren

– Vervolgschade vermijden– Tijd winnen– Aandacht voor veiligheid, preventieve werking

wanneer regelmatig geactualiseerd– Ontwikkelen, invoeren en onderhouden van

een CP vraagt overtuiging, engagement van de hele organisatie, en doorzetting. Het is maatwerk. Commitment van de directie.

Netwerkaanpak

• Bepaal de timing (9 maanden)• 4 of 5 meetings, plenaire samenkomsten• Plaatsbezoeken door de veiligheidsexpert en

lokale hulpdiensten: risico-analyse • Laatste sessie toegespitst op de netwerking • Bezoek en, indien nodig, bijsturing door

veiligheidsexpert • Continueren van het netwerk, thematische

samenkomsten (2-3 keer/jaar) en workshops

Voorwaarden voor het schrijven en implementeren van het calamiteitenplan

• De directie moet er achter staan• Doel goed omschrijven, taken goed omschrijven,

duidelijke afspraken met externe hulpverleners; plan actueel houden

• Opleiding voorzien (BHV; CHV). Team samenstellen

• Oefenen• Middelen voorzien• Plan verspreiden binnen organisatie• Actueel houden (adressen, tel.nrs; locaties;

medewerkers)

Risico-analyse

• 4 soorten risico’s: natuurlijke oorzaak; technische/mechanische gebreken; ongelukken; menselijk toedoen

• Inschatting risico: wat is een potentieel risico? Heeft men er al mee te maken gehad? Risicoberekening = Kans x Effect

• Iedereen moet er bij betrokken zijn

Inhoud van risicoanalyse (1)

• Toelichting toegepaste methodiek• Doorlichting van de situatie

– Omgeving– Organisatie/mensen

• Personeel (procedures en crisisteam)• Bedrijfscultuur (veiligheidsbewustzijn)• Externe medewerkers• Bezoekers

– Bouwkundige voorzieningen– Elektronische voorzieningen (installaties, computersysteem)

– Specifieke omstandigheden voor collectie– Stand van zaken op het gebied van veiligheidsbeleid

Inhoud van risicoanalyse (2)

• Benoemen van alle mogelijke (acute) risico’s– Brand (dag/nacht), inbraak (dag/nacht), diefstal

(intern/dag/nacht), overval, opzettelijke beschadiging, vandalisme, wateroverlast, weersomstandigheden, technische risico’s

– Aansprakelijkheid van de organisatie

• Prioriteitenindeling op basis van dreigingniveau

Crisisteam

• Crisismanager (directeur)

• Taken:– Bewaking, veiligheid– Beheer en behoud collecties, restauratie– Perscontact

Ieders taken duidelijk definiëren en namen en adressen oplijsten

• Wie?

Organisatie BHV

• Eerste hulpverlening en ontruiming pand

• Meestal bewakingsmedewerkers

• Lijst met namen, tel.nrs en adressen

• Voldoende BHVers (weekends, vakanties)

Organisatie CHV

• Minstens één CHVer aanwezig (ook weekends, feestdagen..)

• Opleiding voorzien– Hanteren van objecten– Evacueren van collectiestukken– Weten welke (be)handelingen wel en niet– Gebouw en collectie goed kennen

• Alarmprocedures afspreken• Gebruik incidentmeldingsformulier• Oefenen (table top; rolbeschrijving)• Noodbehuizing afspreken (intern, extern)

Externe hulpdiensten

Met wie contact bij het opmaken van een calamiteitenplan en bij calamiteit? Wat bespreken?

• Politie (incidenten in en rond gebouw; advies beveiliging, procedures, contactpersonen, bereikbaarheid, enz.)

• Brandweer (veiligheid; oefeningen; alarmprocedures; blusapparatuur; brandinstructie; informatie over collectie; bereikbaarheid, enz.)

• Gemeente, provincie (contactpersonen, bereikbaarheid; gemeentelijk rampenplan; rol bij ontruiming, evacuatie collectie, tijdelijke opslag, logistieke steun)

vervolg externe hulpdiensten

• Verwante instellingen (contactpersonen en telefoonnummers; netwerk calamiteitenplan; waarschuwingslijsten; bereikbaarheid 24u)

• Transportbedrijven (vooraf goede afspraken met ervaren transporteurs; contactpersonen en tel.nrs; opslagruimte; inzetbaarheid; verzekering)

• Berrederingsbedrijven, restauratoren

Hoe reageren?

• Volgens aard van de calamiteit en op maat van de instelling

• Algemene instructies (Zie beknopte handreiking Waterschade)

• Specifieke instructies: maatwerk; verschillend per medewerker

Evacuatie van de collectie

• Gecoördineerd• Randvoorwaarden (veiligheid bezoekers en

personeel, gebouw; mogelijkheid naar betere bestemming; afspraak met politie en/of brandweer)

• Afspraken over: wie leiding? Wie registreert? Hoe registreren? Methode van verpakken; wijze van transport; eindbestemmingen.

Prioriteitenlijst

• Basis van evacuatie van collectie• Op voorhand maken• Criteria bepalen (waarde –cultuurhistorisch,

onvervangbaar, belang voor collectie, (inter)nationaal belang - , geldelijke waarde, eigendom, toestand)

• Ordenen per ruimte• Pragmatisch blijven (o.a formaat; tijd)

• Gepaste gereedschappen en materialen• Goede instructies

Noodmaterialen

• Lijst

• Plaats (bereikbaar)

• Gebruiksaanwijzingen bij toestellen en gereedschappen

• Controleren en aanvullen

Verloop

• Afspraak timing• Fase 1: beperkte risicoanalyse: doorlichting

veiligheids- en beveiligingssituatie• Fase 2: opstellen en verbeteren van

calamiteitenplannen: 5 plenaire sessies (b.v. maandelijks, 3 u., op locatie) en huiswerk

• Laatste sessie: accent op netwerking• Bijsturing door plaatsbezoeken• Eenmaal calamiteitenplan uitgeschreven:

thematische sessies. Verdieping en implementatie; onderhouden van netwerken

Verloop (2)

• Per instelling team samenstellen• Aanvangsmoment: persconferentie? toespraak

(politieke) beleidsverantwoordelijke? Hulpdiensten uitgenodigd

• Commitment directie• Verspreiden basishandleiding• Werkbijeenkomst 1:

– Risicoanalyse– Interne organisatie

Verloop (3)• Werkbijeenkomst 2:

– Organisatie Bedrijfshulpverlening– Ontruimingsinstructies

• Werkbijeenkomst 3– Organisatie Collectiehulpverlening– Evacuatie collectie

• Werkbijeenkomst 4– Contacten en afspraken hulpverleners

• Werkbijeenkomst 5– Herstelplan (+ adressen)– beredderingsmaterialen, voorzieningen– Gebouw en vluchtroutes

Effecten

• Meer aandacht voor veiligheidszorg• Betrokkenheid directie en gehele organisatie?• Calamiteitenplan op papier• Goede en blijvende contacten met hulpdiensten• Samenkomsten rond concrete thema’s i.f.v.

concrete resultaten• Toetreding van nieuwe erfgoedinstellingen• Investeringen in preventie• Netwerking, motiverend

www.nationaalarchief.nl/images/3_2106.pdf www.nationaalarchief.nl/images/3_2106.pdf

www.museum-security.org

• Disaster management

• Contingency plans

• Fire prevention

• Salvage at a glance

• ………..

www.faronet.beleon.smets@faronet.be