projektmanagement …\08rk_steu.ppt folie:1 05.05.1999 rainer kröning steuern kurs halten
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Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:105.05.1999
Rainer Kröning
Steuern
Kurs halten
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:205.05.1999
Rainer Kröning
Steuern
Inhaltsübersicht Fortschreibung der Pläne
Besonderes bei weiteren Projekttypen
Projektbericht
Kontierung
Projektbesprechung
Controlling
Phasenentscheidungssitzung
Das Projektleitungssoll
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:305.05.1999
Rainer Kröning
Fortschreibung der Pläne
Die zentralen Fragen bei der Projektsteuerung lauten:
Wann wird das Projekt wirklich fertig?
Was wird das Projekt wirklich kosten?
V’Ist = Auflauf + erwarteter Rest
Je besser die Planung, desto weniger Aufwand
bei der Fortschreibung der Planungsunterlagen
Je konstanter das V’ist, desto besser das Projekt
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:405.05.1999
Rainer Kröning
Fortschreibung der Pläne
MITARBEITERGEBIRGE AUFWANDS- und TERMINPLAN MITARBEITEREINSATZPLAN MEILENSTEINTRENDANALYSE AUFWANDSTRENDANALYSE KOSTENTRENDANALYSE PHASENKALKULATION, PROJEKTKALKULATION ZULIEFERPLAN QUALITÄTSSICHERUNGSPLAN PRODUKTSTRUKTUR, PHASENSTRUKTUR PROJEKTORGANISATION
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:505.05.1999
Rainer Kröning
Aufwands- und Terminplan
Fragen Sie:“Welche Aufgaben müssen noch erledigt werden, um das Arbeitspaket fertigzustellen, und wieviel Zeit wird für jede dieser Aufgaben gebraucht?”
1 A Arbeitspaket fertig
2 B in Arbeit, hinter Plan
3 C vor Plan fertig
4 D nicht begonnen, hinter Plan
Berichtszeitpunkt
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:605.05.1999
Rainer Kröning
Mitarbeitereinsatzplan
Eine veränderte Zuteilung odereine Verschiebung von Arbeitspaketen,neue Arbeitspakete oderdie Erkrankung oder den Einsatz neuer Mitarbeiter müssen Sie im MITARBEITEREINSATZPLAN mitvollziehen.
Beim Einsatz eines Planungswerkzeuges entsteht der Mitarbeitereinsatzplan automatisch mit dem Aufwands- und Terminplan!
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:705.05.1999
Rainer Kröning
Meilensteintrendanalyse
01.01.1996
20.02.1996
10.04.1996
30.05.1996
19.07.1996
07.09.1996
27.10.1996
Jan
95
Feb
96
Mrz
96
Apr
96
Mai
96
Jun
96
Jul 9
6
Aug
96
Sep
96
Okt
96
Nov
96
Dez
96
Berichtszeitpunkt
Mei
len
stei
nte
rmin
e B30
T50
T30
A30
A20
Mrz 96 zusätzliche AnforderungenApr 96 Module aus ähnlichem Projekt
können genutzt werden
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:805.05.1999
Rainer Kröning
Aufwandstrendanalyse
2.000
2.500
3.000
3.500
4.000
4.500
5.000
5.500
6.000
Jan
95
Feb
96
Mrz
96
Apr
96
Mai
96
Jun
96
Jul 9
6
Aug
96
Sep
96
Okt
96
Nov
96
Dez
96
Berichtszeitpunkt
Au
fwan
d in
Std
. Summe+SU+R
Summe+SU
Summe
Summe-SU
V'Ist
Mrz 96 zusätzliche AnforderungenApr 96 Module aus ähnlichem Projekt
können genutzt werden
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:905.05.1999
Rainer Kröning
Kostentrendanalyse
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900Ja
n 95
Feb
96
Mrz
96
Apr
96
Mai
96
Jun
96
Jul 9
6
Aug
96
Sep
96
Okt
96
Nov
96
Dez
96
Berichtszeitpunkt
Ko
sten
in T
DM Vertragsw ert
Personal+RZ+Sonst.
Personal+RZ
Personal
V'Ist
Mrz 96 zusätzliche AnforderungenApr 96 Module aus ähnlichem Projekt
können genutzt werden
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:1005.05.1999
Rainer Kröning
Phasenkalkulation
Mengengerüst (Stunden)Projektindividuelle Arbeitspakete Schätzklausur inklusive Kosten:(= Technisches Netto) Std. Datum:Summe Technisches Netto
0Teilnehmer:
Standardarbeitspakete Std. Projektleitung 0 Projektbezogener Basisaufwand 0Einarbeitung 0Systemadministration 0Konfigurationsmanagement 0 Bemerkungen zur Aufwands- und KostenermittlungProjektbegleitende QS 0
Summe Standard AP 0Standardzuschläge (auf das Technische Netto)% Std.Auftragsmanagement 0 0
Qualitätssicherung 0 0
Summe Standardzuschläge 0
Summe 0Bedingte Zuschläge (auf das Technische Netto)% Std.Schätzungenauigkeit (SU) 0 0
Risiko (R) (% nur ausnahmsweise!)0 0
Summen Aufwand
Summe - SU
Summe Summe + SU
Summe +SU +R
0 0 0 0
Kostengerüst (TDM) Plan Ist Plan - Ist
Personalkosten (Summe * Kosten in DM/h)ConsultantsUnterauftrag SW-HäuserUnterauftrag SNI-AbteilungenRZ - KostenReisekostenHandbuchredaktionHandelsware
Sonstiges
Summe Kosten
Vereinbarungswert Kosten (zwischen Entscheider und PL)
Vertragswert
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:1105.05.1999
Rainer Kröning
Projektkalkulation
PlanProblem-analyse
Anforder.-analyse
System-entwurf
DesignImplemen-
tierungIntegration &
TestAbnahme Projekt
1 Starttermin Jan 96 Jan 96
Endetermin Mrz 96
Dauer (Mon.) 3
Aufwand (MStd.) 0
Kosten Personal 0
Kosten RZ 0
Kosten Cons. 0
Kosten Summe 0
2 Starttermin Jan 96 Jan 96
Endetermin Mrz 96 Jan 00
Dauer (Mon.) 3 1 0 0 0 -1.169
Aufwand (MStd.) 0
Kosten Personal 0
Kosten RZ 0
Kosten Cons. 0
Kosten Summe 0 0 0 0 0 0
3 Starttermin
Endetermin
Dauer (Mon.) 0
Aufwand (MStd.) 0
Kosten Personal 0
Kosten RZ 0
Kosten Cons. 0
Kosten Summe 0 0 0 0 0
4 Starttermin
Endetermin
Dauer (Mon.) 0
Aufwand (MStd.) 0
Kosten Personal 0
Kosten RZ 0
Kosten Cons. 0
Kosten Summe 0 0 0 0
Ist Starttermin Feb 96
Endetermin Apr 96
Dauer (Mon.) 3 3
Aufwand (MStd.) 0 0
Kosten Personal 0 0
Kosten RZ 0 0
Kosten Cons. 0 0
Kosten Summe 0 0 0 0 0 0 0 0
Delta Dauer (Mon.) 0 #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!
Aufwand (MStd.) 0 #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!
Kosten Personal 0 #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!
Kosten RZ 0 #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!
Kosten Cons. 0 #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!
Kosten Summe 0 0 0 0 0 0 0
Vertragswert 0
Kosten - Vertragswert #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:1205.05.1999
Rainer Kröning
Zulieferplan
Zulieferung Eingangsprüfung Einsatz
Nr. Z: BezeichnungF: Form und QualitätV: Verantwortlicher
EingangPlanIst
M: Methode/DauerV: VerantwortlicherE: Ergebnis
AbschlußPlanIst
PlanIst
nn Z:
F:
V:
TT.MM.JJTT.MM.JJ
M:V:E:
TT.MM.JJTT.MM.JJ
TT.MM.JJTT.MM.JJ
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:1305.05.1999
Rainer Kröning
Qualitätssicherungsplan
ErgebnisZwischenerg.
Maßnahme Partner P-Termin I-Termin Prüfergebnis
TT.MM.JJ TT.MM.JJ
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:1405.05.1999
Rainer Kröning
Projektstruktur
Nr. Vorgangsname RessourcenkürzelGeplante ArbeitDauer Anfang Ende Vorgänger
1 Prog. 1 Test R 40h 5t 15.01.97 21.01.97
2 Prog. 2 Test R 40h 5t 17.01.97 24.01.97 1
3 Prog. 3 Test R 40h 5t 24.01.97 30.01.97 2
4 Integration 1 R 80h 10t 31.01.97 13.02.97 3
5 HB-Konzept S 160h 20t 12.01.97 07.02.97
7 XXX K 40h 5t 14.02.97 20.02.97 5;4
8 Leider vergessen S 20h 5t 10.02.97 14.02.97
RKRR
RKRR
RKRR
RKRR
SG
KA
SG
06.01. 13.01. 20.01. 27.01. 03.02. 10.02. 17.02. 24.02. 03.03. 10.03.Januar Februar Mä
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:1505.05.1999
Rainer Kröning
Projektorganisation
C ontrollingTC : NamePC : NameBC : Name
Auftragsmgmt.NN1NN2
ProjektbüroNN1NN2
Projektbegl. QM & KMNN1NN2
BW & Infrastrukt.NN1NN2
NN 01NN 02
SystemsengineeringNN1NN2
NN 11NN 12
Teilprojekt 1NN1NN2
NN 21NeuerMitarbeiterMitGanzLangemNamen
Teilprojekt 2NN1NN2
SoftwareentwicklungNN1NN2
Beschaff. & Inst.NN1NN2
Integrat. & TestNN1NN2
ProjektleitungAbteilung
NameName Vertreter
EntscheidungAbteilung
NameName Vertreter
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:1605.05.1999
Rainer Kröning
Produktionsprojekte: Produktionsaufwand
0
5
10
15
20
25Ja
n 95
Feb
96
Mrz
96
Apr
96
Mai
96
Jun
96
Jul 9
6
Aug
96
Sep
96
Okt
96
Nov
96
Dez
96
Produktionsmonat
h/E
inh
eit
Produktionsoptimum
Ist
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:1705.05.1999
Rainer Kröning
Produktionsprojekte:Produktionstrendanalyse
0
500
1000
1500
2000
2500
Jan
95
Feb
96
Mrz
96
Apr
96
Mai
96
Jun
96
Jul 9
6
Aug
96
Sep
96
Okt
96
Nov
96
Dez
96
Produktionsmonat
Stü
ckza
hl
Kapaz./Monat
Auftragsw ert
Ist-VIst/Monat
Produktionstrend
Kapazität (kumuliert)
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:1805.05.1999
Rainer Kröning
Standardprodukte
Steuern wie üblich
Vertriebsprojekt muß ebenfalls planmäßig laufen
Geeignete Maßnahmen zur AbsatzförderungVerkaufserfolg auf verabredeter Produktbasis steuern
Wirtschaftlicher Produktplan
Begründete Change Requests bewerten,Auswirkungen auf WPP ermitteln
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:1905.05.1999
Rainer Kröning
Kundensystemprojekte: Lieferstatus/Lieferplanung
Haben Sie besonders die Lieferungen im Blick, die von externen Lieferanten direkt an den Kunden gehen. Der Projektleiter muß die Rechnungen abzeichnen.
Nr. Bezeichnung Po
siti
on
im
An
geb
ot
An
zah
l im
An
geb
ot
Bes
tell
un
g l
aut
Ver
trag
Än
der
un
g d
urc
h A
G
bes
tell
t
gel
iefe
rt
verr
ech
net
Stü
ckp
reis
Wer
t
1 Bezeichnung1 1 3 3 3 3 1 64.957 64.957
16 Bezeichnung16 17 17 17 3.315 56.35517 Bezeichnung17 0 3 1 0 018
Summe 121.312Verkaufpreis 0
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:2005.05.1999
Rainer Kröning
Bestandteile des Projektberichts
Inhalt
0 Übersicht 1
1 Produktstruktur 2
2 Projektstruktur 4
3 Kalkulation 4
4 Ressourcen 11
5 Termine 13
6 Projektorganisation 16
7 Qualitätssicherung 20
8 Konfigurationsmanagement 21
9 Risikovorsorge 21
10 Produktionsumgebung 21
11 Zulieferungen 22
12 Ressourcenbeschaffung 23
13 Schulung 24
14 Berichterstattung 24
15 Anhänge 24
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:2105.05.1999
Rainer Kröning
Wann liegt welcher Plan vor?
Start-PES Meilenstein-PES Status-PESPläne in der Planungsreihenfolge
Pro
jekt
e
frei
zuge
ben
de P
hase
Pro
jekt
e
abzu
nehm
end
e P
hase
frei
zuge
ben
de P
hase
Pro
jekt
e
aktu
elle
P
hase
AnwendersoftwareprojekteProduktstruktur M E ÄPhasenstruktur M EProjektstruktur M E ÄProjektorganisation M Ä ÄZulieferplan M M ÄQualitätssicherungsplan M E M ÄChancenanalyse/Risikovorsorge M Ä ÄPhasenkalkulation M E M EMitarbeitergebirge M E ÄAufwands- und Terminplan M M ÄMitarbeitereinsatzplan M E M EMeilensteintrendanalyse M E ÄAufwandstrendanalyse M E ÄKostentrendanalyse M E Ä EProjektkalkulation M E MProjekt(abschluß)bericht M M MProduktionsprojekteProduktionsaufwand M E EProduktionstrendanalyse M E EProduktionsaufwandskalkulation M E EStandardprodukteWirtschaftlicher Produktplan M E EKundensystemprojekteLieferstatus/Lieferplanung M E E
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:2205.05.1999
Rainer Kröning
KontierungNr. Vorgangsname RessourcenkürzelGeplante ArbeitDauer Anfang Ende Vorgänger
1 Prog. 1 Test R 40h 5t 15.01.97 21.01.97
2 Prog. 2 Test R 40h 5t 17.01.97 24.01.97 1
3 Prog. 3 Test R 40h 5t 24.01.97 30.01.97 2
4 Integration 1 R 80h 10t 31.01.97 13.02.97 3
5 HB-Konzept S 160h 20t 12.01.97 07.02.97
7 XXX K 40h 5t 14.02.97 20.02.97 5;4
8 Leider vergessen S 20h 5t 10.02.97 14.02.97
RKRR
RKRR
RKRR
RKRR
SG
KA
SG
06.01. 13.01. 20.01. 27.01. 03.02. 10.02. 17.02. 24.02. 03.03. 10.03.Januar Februar Mä
Zeiterfassung Kostenfassung
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:2305.05.1999
Rainer Kröning
Projektbericht (KA)
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:2405.05.1999
Rainer Kröning
Projektplanungswerkzeug
V’Ist im Projektplanungswerkzeug Erwarteten Rest in Aufwands- und Terminplan eintragen, V’Ist wird
berechnet
Zeitskala umschalten auf Monat
Auswertung an KA
Vom Zeiterfassungssystem nach PMW Ist-Stunden für fertiggestellte Arbeitspakete aus dem Projektbericht des
Zeiterfassungssystems übernehmen
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:2505.05.1999
Rainer Kröning
Projekt-V’Ist
Folien mit Beispiel
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:2605.05.1999
Rainer Kröning
Kostenübersicht
Folie mit Beispiel
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:2705.05.1999
Rainer Kröning
Projektbesprechung
Alle Teilnehmer sollten sich auf jeder Projektbesprechung fragen: Wie kommt man voran?
Wo gibt es Probleme? Was ist die Ursache?
Ist das Ziel in Gefahr?
Wie ist aus eigener Kraft Abhilfe bei Problemen zu schaffen?
Ist der richtige Mitarbeiter am richtigen Platz?
Gibt es Über- oder Unterforderungen?
Was ist für gutes Klima zu tun?
Werden die richtigen Methoden eingesetzt?
Wird das Richtige richtig getan?
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:2805.05.1999
Rainer Kröning
Besprechungsregeln
Treffen gut vorbereiten, Besprechungsziele bekanntgeben Teilnehmer über Angelegenheiten informieren, zu denen sie sich äußern
sollen. Mitarbeitern danken,
Zwischenergebnisse würdigen, Wenn Kritik, dann bitte freundlich und so, daß niemand sein Gesicht verliert.
Auf disziplinierte, faire Gesprächsführung achten, vorgesehene Zeiteinteilung einhalten
Die Gedanken anderer verfolgen und kreativ mitarbeiten Ergebnisse protokollieren, Aktionsliste führen:
Wer muß was wann tun
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:2905.05.1999
Rainer Kröning
Ablauf der Projektbesprechung mit Zeitrahmen
TOP Zeitrahmen
Protokoll (Aktionsliste vom letzten Mal prüfen) 10 Minuten
Aktuelle Informationen 10 Minuten
Projektstatus
– Projektstand
– Terminsituation
– Aufwandssituation
30 Minuten
Probleme und Maßnahmen 45 Minuten
Change-Request-Status, Fehlermeldungsstatus 15 Minuten
(Thema der Woche) (30 Minuten)
Aktionsliste 10 Minuten
Sonstiges 15 Minuten
Nächster Termin
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:3005.05.1999
Rainer Kröning
Controlling (1)
Für alle Controller gelten die Grundsätze
Das Controlling muß unbeeinflußt vom Projekt-geschehen und von
vertrieblichen Aspekten sein.
Der Überblick/die Außensicht müssen gewährleistet sein.
Das vereinbarte Projektziel ist das Maß aller Dinge.
Bitte kooperieren Sie mit Ihrem Controller!
Wenn Sie die kritischen Punkte Ihres Projekts auf den Tisch legen,
beweisen Sie Ihre Managementfähigkeit im Sinne des Projekterfolgs.
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:3105.05.1999
Rainer Kröning
Controlling (2)
Der Maßstab für die Prüfung sind der Vertrag und der
Auftraggebernutzen sowie die niedergelegten Richtlinien.
Prozeß-Controlling
Technisches Controlling
Betriebswirtschaftliches Controlling
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:3205.05.1999
Rainer Kröning
Phasenentscheidungssitzung
„Eine PES ist diejenige Sitzung, in der die offizielle Entscheidung
über Beginn und Ende von Prozeßschritten zu den
Meilensteinterminen durch den Entscheider getroffen wird.
In einer PES wird festgestellt, ob alles richtig durchgeführt wurde,
es wird selbst nicht durchgeführt.“
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:3305.05.1999
Rainer Kröning
PES-Rollen
Entscheider
Projektleiter
Teilprojektleiter, Phasenverantwortlicher
Technischer Controller/ Prozeß-Controller
Betriebswirtschaftlicher Controller
Moderator
Sonstige Teilnehmer
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:3405.05.1999
Rainer Kröning
PES-Arten
Zu folgenden Prozeßschritten ist in der Regel eine PES vorgesehen:
A10, A20, A30/T10, T20, T26, T30, T50, B30 Angebots-PES Start-PES Planänderungs-PES Meilenstein-PES Status-PES Abnahme-PES
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:3505.05.1999
Rainer Kröning
Vorbereitung der PES
Sie als Projektleiter geben den Anstoß zur Veranstaltung einer PES.
Spätestens 5 Arbeitstage vor dem Sitzungs-termin müssen die
erforderlichen Unterlagen samt Einladung allen Teilnehmern vorliegen.
Sehen Sie die PES als ein Management-werkzeug an, das dem
Projekterfolg dient.
Führen Sie diejenigen Entscheidungen herbei, die Sie brauchen, um Ihren
Projektplan zu erfüllen!
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:3605.05.1999
Rainer Kröning
Standardtagesordnung + Ablauf PES
Pos: Tagesordnung Rolle
1.1 Einleitung PES-Moderator
1.2 Gesamtprojektüberblick Projektleiter
2.1 Phasenbericht Phasenverantwortlicher
2.2 Auflagengegenstand PES-Moderator
2.3 Technisches Gutachten Technischer Controller
2.4 Prozeßgutachten Prozeß-Controller
2.5 Betriebswitschaftl. Gutachten Betriebswirtschaftl. Contr.
2.6 Diskussion Plenum
2.7 Abnahme Entscheider
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:3705.05.1999
Rainer Kröning
Standardtagesordnung + Ablauf PES
Pos: Tagesordnung Rolle
3.1 Phasenplanung Phasenverantwortlicher
3.2 Technisches Gutachten Technischer Controller
3.3 Prozeßgutachten Prozeß-Controller
3.4 Betriebswitschaftl. Gutachten Betriebswirtschaftl. Contr.
3.5 Diskussion Plenum
3.6 Freigabe Entscheider
1.4 Termine PES-Moderator
1.5 Projekterfahrung Plenum
1.6 Protokoll PES-Moderator
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:3805.05.1999
Rainer Kröning
Zur PES !
Gute Vorbereitung aller Teilnehmer
Alle Teilnehmer: sachlich, aktiv und kooperativ.
Bindung an Aussagen und Entscheidungen eines Vertreters
Alarmschlagen, wenn Krise droht
Meßlatte: die auf der PES vereinbarten Termine
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:3905.05.1999
Rainer Kröning
Das Projektleitungssoll
Projektleitung mit Methode
Entlastung von Routinetätigkeiten
Weg frei für Arbeiten mit größerer Wertschöpfung
Was und wie kann man ändern und verbessern?
Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:4005.05.1999
Rainer Kröning
Steuern
Schlußwort
Kein Wind ist demjenigen günstig,
der nicht weiß, wohin er segeln will.
Michel Montaigne, 1533-1592, Philosoph
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