proposal project charter: sistem penjualan tunai di pt zahir internasional
Post on 26-Dec-2015
117 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
ANALISIS DESAIN DAN SISTEM
“SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT ZAHIR INTERNASIONAL”
Nama Anggota:
Chusnul Vitaha Suhendar - 1306391434
Yunissa Rara Fahreza - 1306391472
Muhammad Rega Permana - 1306496891
Amri Farabi Rizki - 1306470086
PROGRAM VOKASI AKUNTANSI
UNIVERSITAS INDONESIA
2014
i
Daftar Isi
Halaman Judul i
Daftar Isi ii
Bab 1 - Pendahuluan
1.1 Latar Belakang 11.2 Profil Singkat PT Zahir Internasional 11.3 Ruang Lingkup 21.4 Permasalahan Sistem 21.5 Metode Analisis Sistem 21.6 Struktur Laporan 21.7 Struktur Organisasi 3
Bab 2 – Project Charter
2.1 Project Title 42.2 Project Objective 42.3 Problem Statement 42.4 Initial Scope Of Project 5
2.4.1 Analisis Fungsional 52.4.2 Analisis Non Fungsional 9
2.5 Constrains 102.6 Usulan Rancangan Sistem Baru 102.7 Jadwal Pelaksanaan 142.8 Anggaran 142.9 Analisis Kelayakan Sistem 14
Bab 3 – Penutup
3.1 Kesimpulan 163.2 Saran 16
Lampiran – lampiran
A. Screenshoot Software Zahir Accounting Flexy Trade pada Bagian Penjualan 17B. Daftar Pertanyaan Wawancara 18
ii
Bab 1Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Di masa yang serba cepat ini, penggunaan sistem informasi sudah menjadi kebutuhan yang utama dalam rangka meningkatkan kinerja suatu Perusahaan. Setiap proses manual dari perusahaan dapat digantikan oleh komputer karena penyediaan informasi yang lebih canggih serta dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Dengan menggunakan komputer, perusahaan dapat melakukan proses penyimpanan data dengan mudah dan cepat, karena tingkat kecepatan dan penyimpanan data pada komputer lebih aman dan rapi, sehingga mudah menemukan kembali data yang diinginkan.
Penjualan merupakan bagian penting dari siklus akuntansi. Penjualan digunakan untuk mencari laba demi kelangsungan perusahaan. Untuk itu, perusahaan harus selalu memberi pelayanan yang terbaik guna mendapatkan kepuasan pembeli. Perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi penjualan yang dibutuhkan untuk membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan yang tepat bagi kemajuan perkembangan perusahaan.
Sistem informasi penjualan di PT Zahir Internasional sudah dirancang sedemikian rupa agar kegiatan penjualan dapat berjalan dengan lancar. Beberapa divisi di perusahaan ini terlibat dalam sistem informasi penjualan, yaitu bagian admin sales, bagian penjualan, bagian finance, bagian gudang dan bagian pengiriman barang dan bagian trainer. Sumber daya yang terlibat adalah admin sales yang bertugas untuk menginput data customer dan melakukan presentasi, karyawan finance yang bertugas untuk memposting transaksi, karyawan gudang yang bertugas untuk mengecek ketersediaan barang, karyawan pengiriman barang, dan trainer. Perusahaan menggunakan software Zahir Accounting unutk menginput penjualan, CRM sebagai databasenya, dan ODF. Untuk pengendalian internal dilakukan perawatan sistem informasi setiap sebulan sekali, pemakaian username dan password pada setiap software dan hanya bagian tertentu saja yang bisa mengakses data penjualan.
1.2 Profil Singkat PT Zahir Internasional
PT Zahir Internasional merupakan perusahaan pengembang software dengan nama Zahir Acconting sejak tahun 1996 dengan didukung oleh tim terbaik dan inovator cerdas, mulai dari programmer handal yang membuat produk hebat, tim implementasi yang berpengalaman membangun sistem di berbagai bisnis dan customer servis yang memberi pelayanan terbaik.
Zahir Accounting Ver. 1.0 dibuat pertama kali pada tahun 1996 dan pada tahun 1997, mulai dikembangkan versi 2.0 dan mulai dipasarkan pada tahun 1999. Zahir Accounting telah digunakan lebih dari 2000 perusahaan kecil maupun perusahaan besar dengan 30.000-an user di Indonesia, telah memperoleh beberapa penghargaan di tingkat nasional.
Zahir Accounting, adalah sebuah software akuntansi keuangan berbahasa Indonesia, fleksibel,
1
berfasilitas lengkap dan berdayaguna tinggi, yang dirancang agar tepat dengan kebutuhan usaha kecil dan menengah di Indonesia. Berbasis Windows 98/2000/NT/XP/Vista/7/8.
1.3 Ruang LingkupDidalam penulisan proposal ini, kami membahas tentang analisa sistem penjualan produk pada PT
Zahir Internasional. Mengingat pembahasan didalam penjualan barang cukup luas dan agar proposal ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan diperkecil menjadi analisis sistem penjualan produk secara tunai.
1.4 Permasalahan Sistem
Pada prosedur penjualan
1. Para pelanggan ingin langsung dapat menggunakan produk setelah produk zahir telah tiba dan telah terpasang di sistem mereka.
Pada perangkat
1. Software zahir yang ada sulit untuk diubah – ubah sesuai kebutuhan karena sudah standar.
1.5 Metode Analisis SistemDalam mendefinisikan kebutuhan sistem penjualan, kami menggunakan metode Fact – finding yang
meliputi:
A. Wawancara (Interview)Untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka kami melakukan suatu metode suatu tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan Penjualan Produk dengan seorang admin sales PT Zahir Internasional.
B. Sampling dari DokumentasiSelain melakukan wawancara, kami juga melakukan sampling dari dokumentasi yang kami ambil sumbernya dari website resmi PT Zahir Internasional yaitu http://zahiraccounting.com. Selain itu untuk memberikan pemahaman lebih, kami juga melihat literatur atau referensi yang diberikan dosen pembimbing maupun website – website yang terpercaya.
1.6 Struktur Laporan
Halaman Judul
Daftar Isi
Bab 1 - Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
1.2 Profil Singkat PT Zahir Internasional
2
1.3 Ruang Lingkup
1.4 Permasalahan Sistem
1.5 Metode Analisis Sistem
1.6 Struktur Laporan
1.7 Struktur Organisasi
Bab 2 – Project Charter
2.1 Project Title
2.2 Project Objective
2.3 Problem Statement
2.4 Initial Scope Of Project
2.4.1 Analisis Fungsional
2.4.2 Analisis Non Fungsional
2.5 Constrains
2.6 Usulan Rancangan Sistem Baru
2.7 Jadwal Pelaksanaan
2.8 Anggaran
2.9 Analisis Kelayakan Sistem
Bab 3 – Penutup
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran
1.7 Struktur Organisasi
3
Direktur Penjualan
Manajer Penjualan
KaryawanAdmin Penjualan
Bab 2Project Charter
2.1 Project Title
Sistem Informasi Penjualan pada PT Zahir Internasional.
2.2 Project Objective
Memberikan layanan kebutuhan informasi penjualan kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan
Membantu para pengambil keputusan untuk mewujudkan tercapainya tujuan perusahaan Menidentifikasi dan mengevaluasi sistem penjualan yang telah ada / berlangsung Merumuskan tujuan organisasi berupa pengolahan data penjualan maupun pembuatan laporan
penjualan Meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem penjualan Meningkatkan pendapatan dan mengurangi beban perusahaan
2.3 Problem Statement
Pada prosedur penjualan
2. Para pelanggan ingin langsung dapat menggunakan produk setelah produk zahir telah tiba dan telah terpasang di sistem mereka.
Pada perangkat
2. Software zahir yang ada sulit untuk diubah – ubah sesuai kebutuhan karena sudah standar.
Problem Statement Urgency Visibility Priority Of Rank SolutionPara pelanggan ingin langsung dapat menggunakan produk setelah produk zahir telah tiba dan telah terpasang di sistem mereka.
1 Bulan Tinggi 1 Mengubah prosedur dan alur sistem penjualan.
Software zahir yang ada sulit untuk diubah – ubah sesuai kebutuhan karena sudah standar.
- Tinggi 2 Melakukan penambahan modul apabila memang mendesak kebutuhannya.
4
2.4 Initial Scope of Project
2.4.1 Analisis Fungsional
Prosedur dari Sistem Penjualan PT Zahir Internasional
1. Bagian Admin Sales Menawarkan dan menjelasakan produk kepada calon customer baik secara langsung, via telefon
atau, via email Menginput data customer dan jadwal presentasi ke dalam CRM (Customer Relationship
Management). Melakukan presentasi di depan calon customer Jika calon customer deal, maka akan diberikan mekanisme pembayaran , jika tidak transaksi
penjualan dibatalkan Membuat Berita Acara Presentasi 3 lembar. Lembar 1 diserahkan ke customer. Lembar 2 untuk
arsip. Lembar 3 diserahkan ke bagian penjualan.
2. Bagian Penjualan Menerima BAP dari bagian admin sales Mengecek pembayaran, jika dibayarkan (uang masuk) maka bukti pembayaran dicetak, jika uang
tidak masuk melaporkan ke bagian Admin sales Mencetak bukti pembayaran dan membuat invoice Menyerahkan bukti pembayaran dan invoice ke bagian finance
3. Bagian Finance Menerima bukti pembayaran dan invoice Mengecek kembali dokumen yang masuk Posting transaksi penjualan yang terjadi Menerbitkan faktur pajak sebanyak 3 lembar. Lembaran 1 diserahkan ke customer. Lembaran 2
diserahkan ke perusahaan (bagian Trainer). Lembaran 3 diserahkan ke kantor pajak Menandatangani invoice dan copy 2 lembar. Lembar 1 untuk arsip. Lembar 2 untuk bagian
gudang
4. Bagian Gudang Menerima invoice dari finance Mengecek ketersediaan barang Registrasi produk zahir yang dibeli Membuat Laporan Persediaan Barang 2 lembar. Lembar 1 untuk arsip. Lembar 2 di berikan ke
bagian pengiriman barang sebagai surat jalan.
5. Bagian Pengiriman Barang
5
Menerima Laporan Persediaan Barang dari Bagian Gudang Mengirim barang Jika barang telah sampai dan diterima, lalu buat Bukti Terima Barang dan jadwal training
software zahir . Lembar 1 bukti terima barang untuk customer. Lembar 2 untuk bagian Training
6. Bagian Trainer Menerima jadwal training dan bukti terima barang Melakukan training ke tempat costumer Setelah selesai training, meminta masukan dan saran dari customer untuk pengembangan
software ke depannya Kemudian membuat Berita Acara Training sebanyak 3 lembar. Lembar 1 untuk customer,
Lembar 2 untuk arsip , Lembar 3 untuk bagian penjualan.
Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan
Berita Acara Presentasi Bukti pembayaran Sales order Invoice Faktur Pajak Laporan Persediaan Barang Bukti Terima Barang Jadwal presentasi Berita Acara Training
6
Bagan Alir Sistem Penjualan adalah sebagai berikut:
Bagian Admin Sales Bagian Penjualan Bagian Finance
7
Bagian Gudang Bagian Pengiriman Barang Bagian Trainer
2.4.2 Analisis Non Fungsional
8
i. Perangkat Lunak (Software)Perangkat lunak yang ada pada bagian penjualan PT Zahir Internasional adalah
1. Zahir Accounting Versi 6.1 Flexy Trade2. Customer Relationship Management3. ODF
ii. Perangkat Keras (Hardware)Perangkat keras di dimiliki bagian penjualan PT Zahir Internasional adalah:
1. Komputer Samsung2. Printer Epson3. Mesin Electronic Data Capture
iii. Perangkat Pengguna (Brainware)Perangkat pengguna yang dimiliki bagian penjualan PT Zahir Internasional adalah
1. Admin Penjualan2. Karyawan Finance3. Kurir4. Trainer
iv. Jaringan Komputer
Jaringan komputer pada bagian penjualan di PT Zahir adalah menggunakan jaringan Local Area Network (LAN) dengan topologi star.
v. Pengendalian Internal
1. Dilakukan perawatan (maintenance) software dan hardware sesuai dengan kebutuhan setiap sebulan sekali.
2. Diberikan username dan password pada software.3. Hanya bagian penjualan saja yang dapat mengakses data – data penjualan setiap periodenya.
9
2.5 Constrains
1. Sistem baru harus mudah dipelajari dan langsung dipraktikkan dengan cepat2. Sistem baru harus dapat meningkatkan kepuasan customer yang menggunakan produk Zahir
Accounting3. Target penjualan perbulan sebesar Rp 2.400.000.000 harus terpenuhi dengan sistem baru.4. Biaya maksimal pengembangan sistem baru adalah sebesar Rp 1.000.000.000
2.6 Usulan Rancangan Sistem Baru
Prosedur dari Sistem Penjualan PT Zahir Internasional
1. Bagian Admin Sales Menawarkan dan menjelasakan produk kepada calon customer baik secara langsung, via telefon
atau, via email Menginput data customer dan jadwal presentasi ke dalam CRM (Customer Relationship
Management). Melakukan presentasi di depan calon costumer Jika calon costumer deal, maka akan diberikan mekanisme pembayaran , jika tidak transaksi
penjualan dibatalkan Membuat Berita Acara Presentasi 3 lembar. Lembar 1 diserahkan ke customer. Lembar 2 untuk
arsip. Lembar 3 diserahkan ke bagian penjualan.
2. Bagian Penjualan Menerima BAP dari bagian admin sales Mengecek pembayaran, jika dibayarkan (uang masuk) maka bukti pembayaran dicetak, jika uang
tidak masuk melaporkan ke bagian Admin sales Mencetak bukti pembayaran dan membuat invoice Menyerahkan bukti pembayaran dan invoice ke bagian finance
3. Bagian Finance Menerima bukti pembayaran dan invoice Mengecek kembali dokumen yang masuk Posting transaksi penjualan yang terjadi Menerbitkan faktur pajak sebanyak 3 lembar. Lembaran 1 diserahkan ke customer. Lembaran 2
diserahkan ke perusahaan (bagian Trainer). Lembaran 3 diserahkan ke kantor pajak Menandatangani invoice dan copy 2 lembar. Lembar 1 untuk arsip. Lembar 2 untuk bagian
gudang
10
4. Bagian Gudang Menerima invoice dari finance Mengecek ketersediaan barang Registrasi produk zahir yang dibeli Membuat Laporan Persediaan Barang 2 lembar. Lembar 1 untuk arsip. Lembar 2 di berikan ke
trainer sebagai surat jalan
5. Trainer Menerima faktur pajak dari bagian finance dan laporan persediaan barang dari bagian gudang Menghubungi pihak customer untuk pengiriman barang dan melakukan training Mengirim barang Menginstal software ke komputer customer Memulai training penggunaan software zahir accounting Setelah selesai training, meminta masukan dan saran dari customer untuk pengembangan
software ke depannya Kemudian membuat Berita Acara Training sebanyak 3 lembar. Lembar 1 untuk costumer,
Lembar 2 untuk arsip , Lembar 3 untuk bagian penjualan Membuat Bukti Terima Barang 2 lembar. Lembar 1 untuk costumer, Lembar 2 untuk arsip
11
Bagan Alir Rancangan Sistem Informasi Penjualan Baru
Bagian Admin Sales Bagian Penjualan Bagian Finance
Bagian Gudang Bagian Trainer
12
2.7 Jadwal Pelaksanaan
13
Jadwal 1 - 7 sept 8 – 15 sept
16 - 25 sept
26 - 8 okt
Memilih perusahaan Memilih topik sistem yang akan dianalisis Pemilihan narasumber Memilih metode analisis Wawancara Menganalisis kebutuhan sistem dan rancangan sistem baru
Memilih akan sisitem yang digunakan Pengerjaan proposal
Project chapter Proposal sistem Pemikiran akan sistem baru Menyusun Laporan Analisis Sistem Mengemplementasikan Sistem Baru
2.8 Anggaran
Biaya implementasi sistem baruMeliputi: Biaya penambahan modul berita acara training pada software zahir, Biaya system designer, Biaya trainer.
Rp 100.000.000
2.9 Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan sistem bertujuan untuk mengetahui layak tidaknya sistem ini dijalankan. Aspek yang harus dipertimbangkan untuk melakukan analisis kelayakan sistem adalah sebagai berikut:
1. Kelayakan teknis
Teknis yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem penjualan yang baru mudah dilakukan dan sistem yang dihasilkan mudah untuk dioperasikan karena hanya menggabungkan 2 bagian menjadi 1 bagian. Jadi sesungguhnya tidak mengubah kegiatan operasional penjualan. Sistem baru mudah dipelajari dalam waktu yang singkat oleh semua perangkat pengguna PT Zahir Internasional.
2. Kelayakan ekonomi
Perubahan sistem lama yang diterapkan PT Zahir Internasional menjadi sistem yang baru merupakan suatu wujud efektif dan efisiensi pengeluaran perusahaan. Dengan penyatuan bagian pengiriman barang dan bagian trainer maka biaya perjalanan barang dan trainer dapat disatukan. Selain itu, hal ini juga meningkatkan kepuasan customer karena barang dan trainer diantar pada waktu yang sama sehingga bisa langsung dipakai dan di mengerti oleh customer, dibandingkan dengan sistem lama dimana pengiriman produk dan trainer diwaktu yang berbeda.
14
3. Kelayakan Operasi
Sistem penjualan baru tetap dapat memenuhi tujuan untuk mendapatkan informasi yang diinginkan dan tetap pada standar akuntansi yang berlaku.
4. Kelayakan Jadwal
Sistem penjualan baru dapat langsung dilaksanakan dengan masa desain dan implementasi kurang dari tiga bulan.
15
Bab 3Penutup
3.1 Kesimpulan
Telah dibuat sistem informasi penjualan produk secara tunai oleh PT Zahir Internasional. Sehingga sistem dapat membantu proses penjualan produk secara tunai oleh PT Zahir Internasional. Sistem penjualan yang ada sudah cukup baik. Bagian yang terlibat pada penjualan yaitu bagian admin sales, bagian penjualan, bagian finance, bagian gudang, bagian pengiriman barang, dan trainer. Sistem baru di persyaratkan mampu meningkatkan efefisiensi dan efektivitas perusahaan dan meningkatkan kepuasan customer. Maka dengan menggabungkan bagian pengiriman barang ke bagian trainer maka mampu memenuhi persyaratan tersebut.
3.2 Saran
Sistem baru di persyaratkan mampu meningkatkan efefisiensi dan efektivitas perusahaan dan meningkatkan kepuasan customer. Maka dengan menggabungkan bagian pengiriman barang ke bagian trainer maka mampu memenuhi persyaratan tersebut.
16
Lampiran – lampiran
A. Screenshoot Software Zahir Accounting Flexy Trade pada Bagian Penjualan
17
B. Daftar Pertanyaan dan Jawaban Wawancara
Perusahaan : PT Zahir Internasional
Alamat : Jl. Kemang Selatan 1C No.20, Kemang – Jakarta Selatan
Narasumber : Irania Halimah
Bagian : Admin Sales
1. Apakah kekurangan dari sistem informasi penjualan di perusahaan anda?
Jawab:
Untuk sistem informasinya tidak ada kendala yang berarti karena sudah terkomputerisasi.
2. Bagaimana prosedur penjualan di perusahaan ini?
Jawab:
Prosedur penjulalan di PT Zahir dibagi menjadi dua bagian yaitu penjualan tunai dan penjualan
kredit. Alurnya sama, yang membedakan hanya pencatatan akunnya.
3. Bagian bagian apa saja yang berhubungan dengan sistem penjualan?
Jawab:
Pertama adalah bagian sales, lalu bagian finance atau akuntansi untuk memposting penjualan, ,
bagian gudang untuk mengecek persediaan produk, bagian trainer untuk memberikan pelatihan
18
produk kepada customer.
4. Software akuntansi apakah yang digunakan dalam perusahaan? Terdiri dari apakah Modul -
Modul dalam software tersebut?
Jawab:
Software akuntansinya menggunakan Zahir Flexy Trade yang telah dimodifikasi lagi sesuai
dengan kebutuhan perusahaan. Modul – modulnya hampir sama dengan yang standar ditambah
dengan modul penawaran barang dan modul trainer.
5. Selain memakai software akuntansi tersebut, software apa saja yang digunakan?
Jawab:
CRM untuk database dan ODF yang memiliki fungsi seperti Microsoft Office hanya saja berbayar
setiap bulan.
6. Apa saja hardware yang digunakan dalam sistem penjualan?
Jawab:
Komputer Samsung, Printer Epson, Mesin Electronic Data Capture
7. Bagaimana pengendalian internal dari sistem penjualan?
Jawab:
Dilakukan perawatan (maintenance) software dan hardware sesuai dengan kebutuhan setiap
sebulan sekali. Diberikan username dan password pada software dan hanya bagian penjualan
saja yang dapat mengakses data – data penjualan setiap periodenya.
8. Apa saja kasus kasus dalam sistem penjualan di perusahaan?
Jawab:
Kasusnya adalah misalkan data penjualan yang telah diinput ternyata tidak terekam di Zahir.
Otomatis kita menginput ulang transaksi tersebut.
9. Apa struktur organisasi di bagian penjualan?
Jawab:
Ada direktur penjualan, manager penjualan, admin sales, dan karyawan sales.
10. Siapa saja yang berwenang menginput data penjualan selain administrasi?
Jawab:
Hanya admin sales yang berwenang menginput data penjualan.
19
11. Apa persyaratan dari perusahaan apabila jika ingin merancang sistem yang baru?
Jawab:
Sistem baru harus mudah dipelajari dan langsung dipraktikkan dengan cepat, dapat meningkatkan kepuasan customer yang menggunakan produk Zahir Accounting, biaya maksimal pengembangan sistem baru adalah sebesar Rp 1.000.000.000.
12. Apakah ada pencatatan secara manual?
Jawab:
Tidak ada, semua sudah terkomputerisasi.
13. Berapakah target penjualan dalam perbulannya?
Jawab:
Rp 2.400.000.000 perbulan untuk seluruh cabang termasuk pusat.
14. Jaringan komputer apakah yang digunakan?
Jawab:
Jaringan LAN (Local Area Network).
15. Bagaimana perawatan akan software atau sistem terhadap software yang digunakan?
Jawab:
Dilakukan maintenance sebulan sekali oleh bagian IT.
20
top related