propuesta de mejoramiento en el proceso financiero de las factura en codess
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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCESO FINANCIERO DE LA FACTURA EN EL AREA DE DESPLAZAMIENTOS DE LA CORPORACIÓN
PARA EL DESARROLLO DE LA SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).
DUVAN FERNEY TOLOZA BARRETO
(Código: 68639)
UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIAFACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C.
2015
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCESO FINANCIERO DE LA FACTURA EN EL AREA DE DESPLAZAMIENTOS DE LA CORPORACIÓN
PARA EL DESARROLLO DE LA SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).
DUVAN FERNEY TOLOZA BARRETO
TRABAJO DE MONOGRAFIA PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR EL TITULO DE I
NGENIERIA INDUSTRIAL
ASESOR TECNICO:
ING. RAFAEL BORDA
UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA
FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C 2015
AGRADECIMENTOS
Primero que todo gracias a Dios por tantas bendiciones y por qué cada día estoy bien de salud y así poder lograr realizar esta investigación.
También gracias a mis padres José Antonio Toloza y Antonia Barreto que me han apoyado económicamente y me ha formado como persona de bien y poder realizarme profesionalmente sin dudad alguna que sin la ayuda de ellos no podría realizarlo.
A mi hermana Nancy Liseth Toloza que me da las fuerzas para poderle ayudar a futuro y que también logre sus estudios.
Por ultimo a mis amigos, compañeros, profesores y conocidos que han aportado un granito de arena en mi vida.
Nota De Aceptación
Firma Del Director Del Programa
Firma del jurado
Firma del jurado
Índice de Contenido
PROBLEMA DE INVESTIGACION..........................................................................5
TITULO.................................................................................................................5
DESCRIPCION DEL PROBLEMA........................................................................5
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.......................................................................6
INTRODUCCION...................................................................................................10
JUSTIFICACIÓN....................................................................................................10
OBJETIVOS........................................................................................................10
OBJETIVO GENERAL........................................................................................10
OBJETIVOS ESPECIFICOS...............................................................................10
MARCO DE REFERENCIA....................................................................................10
MARCO TEÓRICO.............................................................................................10
TIPO DE INVESTIGACIÓN....................................................................................10
Índice de Tablas
Tabla 1. Movilización a Terminales..........................................................................7Tabla 2. Movilización Aeropuertos...........................................................................8Tabla 3. Tipo de Alojamiento....................................................................................9Tabla 4. Tipo de Manutención................................................................................10Tabla 5. Otros Gastos............................................................................................10
PROBLEMA DE INVESTIGACION
TITULO
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCESO FINANCIERO DE LA FACTURA EN EL AREA DE DESPLAZAMIENTOS DE LA CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).
DESCRIPCION DEL PROBLEMA
La Cooperación Para el Desarrollo de la Seguridad Social (CODESS), es una organización dedicada a la seguridad y protección social en Colombia donde presta una serie de servicios asociadas a grandes compañías como Positiva Compañía de Seguros, Compensar, Liberty Seguros y SaludCoop, pero este trabajo de investigación va encaminado a un área específica llamada desplazamientos del proyecto PyP Positiva (prevención y promoción Positiva) que es la encargada de brindar apoyo a los colaboradores del Consorcio Codess Compensar Salud Ocupacional que es la unión con la entidad Compensar para llevar a cabo la realización de actividades y prestación del servicio al cliente.
Es donde el área desplazamientos requiere financiamiento para que los colaboradores que se desplazan al un lugar de destino diferente al lugar residente, para llevar a cabo una serie de actividades y responsabilidades asignadas en las empresas clientes vinculadas en la Compañía de Seguros Positiva en la prestación del servicio ARL.
Para financiar los desplazamientos se necesitan unos recursos que deben estar soportados por la factura que se debe dar entrega al finalizar la planeación del mes, esta factura debe tener todos los gastos soportados que se utilizaron para realizar el desplazamiento, pero existen variable que influyen en la entrega inmediata que se debe hacer los primeros días de haber finalizado el mes de planeación donde lo más óptimo y eficiente seria dar la entrega en menor tiempo posible, ya que historial de meses anteriores la entrega a tardado mayor tiempo de lo establecido, es ahí donde existen variables influyentes que dependen de la entrega de ejecución de las actividades realizadas por parte del colaborador ya que estas deben estar completamente soportadas con actas, listas, evaluaciones, pasabordos y otros adjuntos de acuerdo a la actividad ejecutada, es ahí donde la culminación de parte del colaborador con la entrega a tiempo de la documentación y que esta soporte los gastos desembolsados no es la más eficiente, ya que surgen muchas variables que afectan el trámite de parte del colaborador.
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FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿El Área desplazamientos necesita mejorar la entrega a tiempo la factura de los gastos de los desplazamiento agendados y ejecutados en el mes para justificar dichos gastos a interventoría y así determinar de manera eficiente los costos que se financian para todos los colaboradores que realizan desplazamientos?
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RESUMEN
Todas estas actividades a realizar están reguladas en una agenda mensual que va direccionada a un software que es un aplicativo llamado CRONOSS, este aplicativo agenda todas las actividades que se van a desarrollar durante el mes en cada empresa a nivel nacional pero orientadas por cada regional, que se componen de la siguiente manera regional Bogotá, Centro, Norte, Occidente, Oriente y Sur Occidente, cada regional menos Bogotá se compone con diferentes departamentos, Cundinamarca, Meta, Boyacá, Amazonas, Guaviare y San Andrés y providencia, constituyen a la regional Centro, Atlántico, La Guajira, Bolívar, Magdalena, Córdoba y Cesar componen a la regional Norte, Tolima, Huila, Caldas, Quindío, Risaralda y Medellín constituyen a la regional Occidente, Norte de Santander, Santander, Arauca, Casanare, Vichada, Guainía Y Vaupés componen a la regional Oriente y por ultimo Valle del cauca, Nariño, Cauca, Putumayo y Caquetá representan a la regional Sur Occidente. Después de que los colaboradores tengan agendadas todas sus actividades dentro de una planeación empiezan a crear una solicitud en el aplicativo CRONOSS que es asignar actividades a cada empresa, crear el desplazamiento desde su lugar de origen hasta un lugar de destino diferente al lugar de residencia, asignar gastos como Movilización Terminales, Movilización Intermunicipal si el desplazamiento es por vía terrestre si es por vía aérea la Movilización Aeropuerto el valor del TKT va incluido por la corporación es decir este gasto va hacer pagado directamente a la agencia de viaje el colaborador no tendrá que hacer ningún trámite de pago, Manutención que es la alimentación en el lugar de destino y va por horas de ejecución de la actividad entonces hay Manutención hasta 4 horas de ejecución, Manutención hasta 8 horas de ejecución y Manutención hasta un día es decir si pernoto más de un día en el lugar de destino, cuando sucede esto va incluido el Alojamiento que corresponde por tipo de destino si son destinos Petroleros , ciudades capitales, es de tipo 1 mientras si son municipios principales o lugares de alta frecuencia de turistas es de tipo 2 y si son lugares no tan reconocidos o muy pequeños la tarifa es de tipo 3. También hay gastos si son lugares muy apartados como fincas, veredas o corregimientos que la mayoría son empresas del sector Bananero, Minas, INPEC y Granjas o empresas de agricultura. Todos estos gastos están determinados por unas tarifas.
Tabla 1. Movilización a Terminales1
1 Gestión Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En línea]. versión 7, Bogotá D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Información Reservada por la empresa: www.codess.org.co.
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GASTOS DE MOVILIZACIÓN TERMINALES TERRESTRES
(incluyen ida y regreso)
VALORES EN PESOS
GASTOS DE MOVILIZACIÓN TERMINALES
TERRESTRES (incluyen ida y regreso)
VALORES EN PESOS
AGUACHICA $ 10.000 MONTERIA $ 10.000
ANSERMA $ 10.000 NEIVA $ 10.000
ARAUCA $ 10.000 OCAÑA $ 10.000
ARMENIA $ 10.000 PAIPA $ 10.000
BARRANCABERMEJA $ 10.000 PAMPLONA $ 10.000
BARRANQUILLA $ 20.000 PASTO $ 10.000
BOGOTA $ 20.000 PEREIRA $ 10.000
BUCARAMANGA $ 10.000 PITALITO $ 10.000
BUENAVENTURA $ 10.000 POPAYAN $ 10.000
CALI $ 10.000 QUIBDO $ 10.000
CARTAGENA $ 20.000 RIOHACHA $ 10.000
CHIQUINQUIRA $ 10.000 SAHAGUN $ 10.000
CUCUTA $ 10.000 SAN GIL $ 10.000
DUITAMA $ 10.000 SANTA MARTA $ 10.000
FLORENCIA $ 10.000 SINCELEJO $ 10.000
FUSAGASUGA $ 10.000 SOCORRO $ 10.000
GIRARDOT $ 10.000 SOGAMOSO $ 10.000
IBAGUE $ 10.000 TULUA $ 10.000
LORICA $ 10.000 TUNJA $ 10.000
MAICAO $ 10.000 VALLEDUPAR $ 10.000
MONTELIBANO $ 10.000 VILLAVICENCIO $ 10.000
MANIZALES $ 10.000 YOPAL $ 10.000
MEDELLIN $ 10.000
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Tabla 2. Movilización Aeropuertos2
GASTOS DE MOVILIZACIÓN AEROPUERTOS
(incluyen ida y regreso)
VALORES EN PESOS
GASTOS DE MOVILIZACIÓN AEROPUERTOS
(incluyen ida y regreso)
VALORES EN PESOS
APARTADO $ 25.000 MITU $ 25.000
ARAUCA $ 25.000 MOCOA - VILLA GARZON $ 25.000
ARMENIA $ 25.000 MOCOA - PUERTO ASIS $ 25.000
BAGRE $ 25.000 MONTERIA $ 45.000
BARRANQUILLA $ 45.000 NEIVA $ 25.000
BARRANCABERMEJA $ 25.000 PASTO $ 60.000
BOGOTA $ 45.000 PEREIRA $ 25.000
BUCARAMANGA $ 60.000 POPAYAN $ 25.000
BUENAVENTURA $ 25.000 PUERTO ASIS $ 25.000
CALI $ 80.000 PUERTO CARREÑO $ 25.000
CARTAGENA $ 35.000 PUERTO INIRIDA $ 25.000
CUCUTA $ 35.000 QUIBDO $ 35.000
COROZAL $ 25.000 RIOHACHA $ 25.000
FLORENCIA $ 25.000 SAN ANDRES $ 25.000
IBAGUE $ 25.000 SANTA MARTA $ 35.000
LETICIA $ 25.000 TUMACO $ 25.000
MANIZALES $ 25.000 VALLEDUPAR $ 25.000
MEDELLIN - OLAYA HERRERA $ 25.000 VILLAVICENCIO $ 25.000
MEDELLIN - RIONEGRO $ 95.000 YOPAL $ 25.000
2 Gestión Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En línea]. versión 7, Bogotá D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Información Reservada por la empresa: www.codess.org.co.
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Tabla 3. Tipo de Alojamiento3
TIPO DE ALOJAMIENTO
VALOR
Alojamiento Tipo 1 $ 140.000
Alojamiento Tipo 2 $ 80.000
Alojamiento Tipo 3 $ 40.000
Tabla 4. Tipo de Manutención4
MANUTENCIÓN
CRITERIOUnidades
de cálculo *VALOR
Día completo con alojamiento 1 $ 50.000
Permanece menos de un día o hasta 8 horas 0.5 $ 25.000
Permanece hasta 4 horas 0.25 $ 12.500
Tabla 5. Otros Gastos5
SECTOR EMPRESAVALOR
ida y regreso
INPECEPMSC SANTA ROSA DE
VITERBO$ 20.000
3 Gestión Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En línea]. versión 7, Bogotá D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Información Reservada por la empresa: www.codess.org.co.
4 Gestión Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En línea]. versión 7, Bogotá D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Información Reservada por la empresa: www.codess.org.co.
5 Gestión Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En línea]. versión 7, Bogotá D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Información Reservada por la empresa: www.codess.org.co.
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SECTOR EMPRESAVALOR
ida y regreso
MINASSOCIEDAD MINERA LOS
AMIGOS LTDA$ 40.000
SECTOR EMPRESAVALOR
IDA Y REGRESO
ZONA BANANERA/FINCAS
BANANERAS FUEGO VERDE SA
$ 50.000
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INTRODUCCION
14
JUSTIFICACIÓN
15
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Identificar los factores influyentes que intervienen en la planeación de agenda de las actividades, para diseñar y proponer un plan de mejoramiento que permita optimizar los tiempos de entrega en el trámite de la factura dando mayor facilidad para procedimientos en las actividades de revisión y cumplir con la entrega oportuna a interventoría.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar y seleccionar las principales variables que influyen en el proceso de los desplazamientos.
Definir y desarrollar estrategias de cambios, que orienten al mejoramiento de entrega de la factura.
Evaluar el costo de implementar la propuesta de mejoramiento y si es viable.
Implementar políticas de incumplimiento y ejecutarlas. Realizar encuestas a nivel interno como empleados y colaboradores, para
identificar las necesidades que se tienen actualmente en el proceso de entrega de la factura.
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MARCO DE REFERENCIA
MARCO TEÓRICO
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TIPO DE INVESTIGACIÓN
18
RESULTADOS
19
GLOSARIO
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BIBLIOGRAFIA
(n.d.).
Gestión Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En línea]. versión 7, Bogotá D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Información Reservada por la empresa: www.codess.org.co. (n.d.).
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