prosedur pemutakhiran sop keuangan siklus …
Post on 02-Nov-2021
16 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PROSEDUR PEMUTAKHIRAN SOP KEUANGAN SIKLUS
INVENTORY PADA PT X
Kevin William dan Kurnia Irwansyah Rais
Program Studi S1 Ekonomi Akuntansi
Abstrak
Laporan magang ini membahas tentang prosedur pemutakhiran SOP keuangan siklus
inventory yang dilakukan pada PT X yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas
pengendalian internal atas pelaporan keuangan mereka. PT X menunjuk KAP RSM AAJ
Associates untuk melakukan pemutakhiran sehubungan dengan terbatasnya sumber daya
manusia dan waktu yang dimiliki untuk melakukan proses pemutakhiran. Proses
pemutakhiran dilakukan melalui delapan tahap, yaitu penerimaan penugasan, melakukan
pengamatan awal, walkthrough dengan klien, menulis pemutakhiran sesuai hasil walkthrough,
review dari senior manager tim pemutakhiran, melakukan pemetaan atas perubahan yang
terjadi, meminta persetujuan klien, serta kompilasi dan sosialisasi SOP. Hasil laporan magang
ini menyimpulkan bahwa PT X menggunakan teknik campuran antara teknik narasi dan
teknik flowchart serta metode pengembangan berkala. PT X melakukan pemutakhiran SOP
keuangannya secara berkala dalam rangka meningkatkan kualitas pengendalian internal atas
pelaporan keuangan.
Kata kunci:
SOP; Internal Control; Inventory
Abstract
This Internship Report discusses about the updating procedure of Financial Standard
Operating Procedures Inventory Cycle in order to enhance the quality of internal control in PT
X. PT X appoint KAP RSM AAJ Associates to perform the update due to the limited time and
human resources available to do the updating process. The updating process conducted
through eight stages which are assignment acceptance, initial observations, walkthrough with
the client, write down the updates according walkthrough results, review from updating team
senior manager, mapping the changes that occured, approval from client, as well as
compilation and socialization of SOP. The results of this internship report concluded that PT
X uses mixed techniques between narration techniques and flowchart techniques and also
periodic development methods. PT X updates their Financial SOP periodically in order to
enhance the internal control over their financial reporting.
Key Words:
SOP; Internal Control; Inventory
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
Pendahuluan
Dalam rangka meningkatkan pengendalian internal atas laporan keuangan mereka, PT X
sebagai salah satu operator jasa telekomunikasi terbesar di Indonesia secara periodik
melakukan pemutakhiran atas SOP keuangan yang mereka gunakan. Selain dari itu,
perkembangan dari bisnis PT X sendiri juga merupakan salah satu faktor yang menjadi
pertimbangan perlu dilakukannya pemutakhiran atas SOP keuangan tersebut. Secara lebih
spesifik yang akan dibahas dalam laporan magang ini adalah mengenai pemutakhiran atas
siklus inventory pada PT X.
Pembahasan dalam laporan magang ini memiliki beberapa tujuan, antara lain adalah: (1)
mengetahui metode dan teknik yang digunakan dalam pemutakhiran SOP pada PT X, (2)
mengetahui prosedur yang dilakukan oleh KAP RSM AAJ Associates dalam melakukan
pemutakhiran, (3) mengetahui penyebab terjadinya perubahan pada SOP inventory PT X,
serta (4) mengetahui hambatan yang ditemui dalam prosedur pemutakhiran SOP pada PT X.
Tinjauan Teoritis
Suatu organisasi tentunya menginginkan agar kegiatannya dapat berjalan dengan efektif dan
efisien sehingga menghasilkan kinerja terbaik. Oleh karena itu, organisasi berusaha
menetapkan peraturan – peraturan dan aktivitas – aktivitas pengendalian yang dianggap
memadai. Sejalan dengan hal tersebut, pengendalian menjadi bagian yang tidak terpisahkan
pada saat membahas penerapan SOP yang efektif karena SOP sendiri harusnya menjadi
subsistem dari pengendalian. Dapat disimpulkan bahwa SOP tidak akan efektif jika tidak
didukung dengan pengendalian internal yang memadai. (Annisa, 2011)
Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission’s (COSO),
pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris,
manajemen, dan personil lainnya dari sebuah entitas, yang dirancang untuk memberikan
keyakinan/jaminan yang wajar berkaitan dengan pencapaian tujuan dalam kategori (1)
efektivitas dan efisiensi operasi, (2) keandalan pelaporan keuangan, serta (3) kepatuhan
terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Sementara itu menurut Tambunan (2008), pengertian SOP adalah pedoman yang berisi
prosedur – prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan
untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, tindakan, dan penggunaan fasilitas
pemrosesan dilaksanakan oleh orang – orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
efektif, konsisten, standar, dan sistematis. Pengembangan dan penggunaan dari SOP
merupakan hal penting dari quality system yang baik, hal ini disebabkan karena SOP
menyediakan pedoman untuk setiap individu dalam perusahaan agar dapat menghasilkan
performa terbaik dalam pekerjaan, dan juga memfasilitasi konsistensi pada kualitas dan
integritas dari sebuah produk atau hasil akhir.
Tambunan kemudian juga menjelaskan bahwa terdapat beberapa metode untuk melakukan
penyusunan SOP, yaitu metode penyusunan baru, pengembangan sebagian, pengembangan
keseluruhan, dan pengembangan berkala. Lebih lanjut lagi, terdapat beberapa teknik
penyusunan SOP yang sering digunakan, yaitu teknik naratif, teknik flowchart, teknik tabular,
dan teknik campuran.
Terkait dengan laporan magang ini sendiri yang membahas siklus inventory pada PT X,
menurut KPMG International (2004) inventory pada umumnya bukan merupakan bagian
signifikan dari laporan keuangan perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi, hal ini
disebabkan karena produk yang ditawarkan perusahaan biasanya berupa jasa. Inventory dalam
industri telekomunikasi sendiri meliputi device, kartu voucher, dan SIM card.
Profil Perusahaan
RSM AAJ Associates adalah sebuah perusahaan internasional yang memiliki kedudukan kuat
di Indonesia dan menawarkan jasa tingkat dunia. RSM AAJ Associates ini berlokasi di
Jakarta dan Surabaya. RSM AAJ Associates berdiri pada tahun 1985 oleh Amir Abadi Jusuf
dengan perkembangan yang cukup pesat sampai akhirnya menjadi penyedia jasa praktik
akuntansi dan audit kelima terbesar di Indonesia. RSM AAJ Associates merupakan anggota
dari RSM International, sebuah organiasi global yang bergerak pada bidang jasa profesional.
Sementara itu, PT X adalah anak perusahaan Perseroan yang bergerak di bidang
telekomunikasi, informasi, media, dan edutaintment. Lebih spesifik lagi, produk utama yang
ditawarkan oleh PT X merupakan jasa operator telepon seluler. Saham mayoritas dari PT X
adalah PT A (Persero) sebesar 65% dan PT B sebesar 35%.
Pembahasan
Pembahasan berisi mengenai metode dan teknik yang digunakan dalam penyusunan SOP
inventory pada PT X, tahapan pemutakhiran SOP inventory pada PT X, hasil pemutakhiran
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
SOP inventory pada PT X, dan hambatan – hambatan yang dihadapi dalam pemutakhiran SOP
inventory pada PT X.
Metode yang digunakan dalam penyusunan SOP Inventory pada PT X adalah metode
pengembangan berkala, dimana metode ini digunakan untuk memperbaiki manual atau
pedoman SOP yang sudah ada. Dikarenakan adanya kegiatan pengembangan dan
pemeliharaan SOP yang sifatnya sudah terjadwal, maka proyek kali ini lebih sering disebut
pemutakhiran SOP karena pada dasarnya sudah ada SOP yang digunakan oleh PT X.
Pemutakhiran ini dilakukan untuk menyesuaikan dengan kondisi perusahaan yang sudah
berubah dalam berbagai hal dibandingkan pada saat SOP lama dibuat.
Untuk proses – proses lain sebenarnya terdapat beberapa kondisi dimana metode penyusunan
SOP menggunakan metode penyusunan baru, yaitu dimana memang sebelumnya belum ada
SOP yang berlaku untuk proses tersebut. Hal ini disebabkan karena berkembangnya PT X
sehingga mereka semakin berinovasi dalam menawarkan berbagai barang dan jasa baru yang
tentunya akan membutuhkan manual baru pula yang dapat digunakan sebagai pedoman.
Beberapa SOP yang menggunakan metode penyusunan baru tersebut biasanya terkait dengan
proses revenue, sementara untuk proses inventory sendiri tidak ada SOP yang menggunakan
metode penyusunan baru.
Teknik penyusunan SOP inventory pada PT X adalah teknik campuran, yaitu kombinasi
antara teknik bagan arus (flowchart) dengan teknik naratif. Teknik flowchart adalah teknik
spesifik yang menggunakan simbol – simbol khas, dimana setiap simbol memiliki makna
tersendiri. Dengan menggunakan gambar dan simbol, banyak penjelasan yang akan menjadi
lebih singkat. Sementara itu teknik naratif adalah teknik yang menggunakan kekuatan narasi
dan penjelasan dengan kalimat sesuai kaidah bahasa yang benar ditambah istilah – istilah
yang lazim digunakan dalam organiasi untuk menjelaskan langkah – langkah kegiatan dalam
organisasi. Keseragaman dan konsistensi dalam penggunaan istilah menjadi penting agar
tidak ada perbedaan persepsi di antara pembaca dan pelaksana prosedur.
Alasan digunakannya teknik campuran antara teknik flowchart dan teknik naratif adalah
dikarenakan masing – masing teknik memiliki kekuatan dan kelemahannya tersendiri.
Sebenarnya teknik flowchart merupakan teknik yang sangat direkomendasikan untuk dipakai
dalam penyusunan SOP, akan tetapi terdapat permasalahan bahwa tidak semua orang
memahami teknik tersebut. Maka dari itu dibutuhkan juga teknik naratif untuk melengkapi
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
teknik flowchart tersebut, selain itu teknik naratif juga digunakan untuk memastikan tidak
terdapat kesalahpahaman dari flowchart yang tersedia.
Pembahasan kedua adalah mengenai tahapan pemutakhiran SOP inventory pada PT X yang
diawali dengan penerimaan penugasan. Menerima penugasan meliputi menerima batasan SOP
apa saja yang akan diperbaharui, pengenalan kepada tim pemutakhiran SOP dengan pihak –
pihak yang terlibat, serta penetapan jadwal kerja dari tim pemutakhiran SOP untuk proyek
kali ini. Untuk penugasan kali ini, diperoleh kesempatan untuk melakukan pemutakhiran atas
SOP siklus inventory yang terdiri atas lima sub-proses, yaitu: penerimaan material, distribusi,
monitoring, month end, dan write off.
Setelah menerima penugasan dan jadwal kerja, dilakukan pengamatan awal pada SOP
inventory yang ada. Yang dilakukan dalam pengamatan awal antara lain adalah melakukan
diskusi secara umum dengan tim penyusun, mengidentifikasi hal – hal yang sepertinya perlu
dilakukan pemutakhiran, dan mengatur jadwal walkthrough dengan pihak client.
Setelah pihak client setuju untuk melakukan walkthrough, maka akan dilakukan kegiatan
walkthrough tersebut. Dalam kegiatan walkthrough, auditor menanyakan kesesuaian SOP
yang existing dengan keadaan yang sesungguhnya berlangsung pada PT X. Selain daripada
menanyakan kesesuaian, auditor juga menanyakan hal – hal yang pada tahap sebelumnya
(tahap pengamatan awal) dianggap janggal. Pada tahap walkthrough ini segala hal yang masih
belum dipahami oleh auditor harus diklarifikasi kepada client agar tidak terjadi
kesalahpahaman. Selama kegiatan walkthrough berlangsung, auditor perlu mencatat hal – hal
apa saja yang mengalami perubahan dari SOP lama untuk kemudian dilakukan pemutakhiran.
Setelah kegiatan walkthrough selesai dilakukan dan auditor juga sudah merasa tidak ada lagi
hal yang dianggap kurang jelas, maka tahap selanjutnya adalah menuangkan hasil
walkthrough tersebut untuk melakukan pemutakhiran terhadap SOP existing. Dalam
melakukan pemutakhiran, dibutuhkan keahlian untuk menggunakan software pendukung
seperti Microsoft Word dan Microsoft Visio. Pada beberapa kasus, terjadi banyak perubahan
dalam sebuah proses yang membutuhkan banyak perubahan pada SOP existing. Perubahan
tersebut harus dituangkan dalam bentuk flowchart dan juga narasi. Kemudian untuk
memudahkan semua pihak, hal – hal yang terjadi perubahan juga diberi tanda untuk
mengetahui dimana saja terjadi perubahan antara SOP lama dengan SOP baru.
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
Setelah menuangkan perubahan yang terjadi sesuai dengan hasil walkthrough dengan client,
maka akan dilakukan review oleh senior manager tim pemutakhiran. Pada tahap review ini,
senior manager akan mengecek satu per satu SOP yang telah selesai dimutakhirkan oleh tim.
Review ini mencakup review atas hal – hal teknis seperti penggunaan tanda baca, jenis format
yang dipakai, kerapihan SOP secara keseluruhan, sampai dengan hal – hal yang bersifsat
pengendalian. Senior manager melakukan analisa apakah pengendalian yang ada dalam PT X
sudah cukup jika SOPnya demikian. Setelah selesai melakukan review, senior manager akan
memberikan beberapa notes yang disampaikan kepada tim yang bertanggung jawab terhadap
proses tersebut untuk kemudian dijawab. Notes tersebut berisi atas kekurangan – kekurangan
yang dianggap senior manager perlu diperbaiki. Mulai dari hal teknis seperti penulisan,
sampai dengan kejanggalan yang ada menurut senior manager. Setelah mendapat notes
tersebut, auditor diharapkan untuk menjawab komentar dari senior manager, jika ada
komentar yang tidak bisa dijawab sendiri maka perlu dilakukan tanya jawab dengan pihak
client mengenai komentar yang diajukan oleh senior manager. Setelah seluruh komentar
dijawab, maka auditor harus mengirimkan jawaban atas notes tersebut kepada senior manager
beserta SOP yang sudah dimutakhirkan kembali berdasarkan notes sebelumnya. Jika senior
manager sudah merasa puas atas jawaban yang diberikan, maka tahapan selanjutnya dapat
dilanjutkan. Namun jika belum, maka tahapan ini akan diulang terus – menerus sampai kedua
belah pihak, yaitu auditor dan senior manager setuju.
Setelah selesai melakukan pemutakhiran terhadap flowchart dan narasi yang terdapat SOP
sesuai dengan review dari senior manager tim pemutakhiran, auditor bertugas untuk
melakukan pemetaan atas apa saja yang mengalami perubahan dari SOP lama ke SOP baru
yang sesuai hasil walkthrough. Hal ini perlu dilakukan sesuai dengan permintaan counterpart.
Pihak counterpart ingin mengetahui perubahan apa saja yang terjadi untuk kemudian mereka
diskusikan apakah mereka setuju atas perubahan tersebut.
Pihak counterpart memang memiliki wewenang untuk menyetujui atau menolak perubahan
yang diungkapkan oleh client berdasarkan hasil walkthrough dikarenakan memang
sebenarnya tugas pemutakhiran ini adalah tugas dari counterpart, namun karena terbatasnya
sumber daya manusia yang mereka miliki dan budget yang tersedia, maka PT X memutuskan
untuk melakukan outsourcing untuk penugasan pemutakhiran SOP ini.
Untuk perubahan yang disetujui pihak counterpart, maka dapat dilanjutkan ke tahap
selanjutnya yaitu tahap meminta persetujuan dari client. Namun untuk perubahan yang tidak
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
disetujui, perlu dilakukan walkthrough ulang dengan pihak client untuk membahas komentar
dari counterpart yang tidak menyetujui hasil walkthrough sebelumnya. Jika pihak client
setuju atas komentar yang disampaikan oleh counterpart, maka pemutakhiran akan dilakukan
berdasarkan komentar counterpart. Ketika client masih tidak setuju dengan apa yang
disampaikan counterpart, maka akan terus dilakukan proses berulang – ulang sampai kedua
belah pihak yaitu client dengan counterpart setuju.
Setelah terjadi kesepakatan antara client dengan counterpart atas perubahan yang terjadi,
maka tahap selanjutnya adalah meminta persetujuan dari client atas SOP yang telah
dimutakhirkan. Untuk meminta persetujuan client, dibutuhkan tanda tangan pada form
persetujuan pemutakhiran SOP yang wajib ditandatangani minimal oleh level Head of
Department. Selain itu, dibutuhkan paraf dari Head of Department terkait pada setiap lembar
SOP untuk memastikan bahwa SOP baru tersebut benar – benar dibaca.
Setelah SOP dari seluruh proses dan sub – proses telah selesai dimutakhirkan dan disetujui,
maka akan dilakukan review terakhir dari senior manager tim penyusunan untuk memastikan
tidak ada kesalahan (biasanya kesalahan yang terjadi bersifat teknis untuk tahap ini). Setelah
selesai melakukan review terakhir, SOP akan dikompilasi berdasarkan prosesnya masing –
masing untuk kemudian diserahkan pada pihak PT X yang kemudian akan melakukan
sosialisasi kepada karyawan mereka atas SOP yang telah dimutakhirkan.
Summary Atas Tahapan Pemutakhiran SOP pada PT X
Menerima Penugasan
Melakukan Pengamatan Awal
Walkthrough dengan Auditee
Menulis Pemutakhiran Sesuai dengan
Hasil Walkthrough
Review dari Senior Manager Tim Pemutakhiran
Memetakan Perubahan yang
Terjadi
Meminta Persetujuan Auditee
Kompilasi SOP dan Sosialisasi
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
Pembahasan ketiga adalah mengenai hasil dari pemutakhiran SOP inventory pada PT X.
Perubahan yang terjadi berkisar pada perubahan nama departemen yang terkait dengan
aktivitas pada SOP, perubahan format penulisan, perubahan dokumen input dan output,
penggambaran sistem yang terkait dengan aktivitas namun belum tergambarkan, maupun
perubahan yang diakibatkan oleh penambahan prosedur baru yang dilakukan dalam lapangan.
Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Penerimaan Material
No. Perubahan
Isu yang Disajikan Value of Change SOP Lama SOP Baru
1
Dokumen
Output
Aktivitas 3
"Menyiapkan
Berita Acara
Pemeriksaan
Barang"
adalah BAPB
Dokumen
Output
Aktivitas 3
"Menyiapkan
Berita Acara
Pemeriksaan
Barang"
adalah BAPB
dan BAPW
Penambahan dokumen
output berupa Berita
Acara Pemeriksaan
Waktu Penyelesaian
Pekerjaan (BAPW)
dalam penerimaan
material dari supplier
Memastikan ketepatan waktu
penerimaan barang, dengan
demikian proses produksi
dapat berjalan sesuai dengan
rencana
2
Dokumen
Input Aktivitas
4 "Membuat
Berita Acara
Serah Terima
Barang"
adalah
Formulir
Pemeriksaan
Kedatangan
Barang dan
BAPB
Dokumen
Input Aktivitas
4 "Membuat
Berita Acara
Serah Terima
Barang"
adalah
Formulir
Pemeriksaan
Kedatangan
Barang,
BAPB, dan
BAPW
Penambahan dokumen
input berupa BAPW
sebagai dampak dari
penambahan pada
aktivitas sebelumnya
Memastikan ketepatan waktu
penerimaan barang, dengan
demikian proses produksi
dapat berjalan sesuai dengan
rencana
3
Simbol
flowchart
Aktivitas 5
"Melakukan
Proses Review
dan Aprroval
terhadap
BAST" adalah
simbol process
Simbol
flowchart
Aktivitas 5
"Melakukan
Proses Review
dan Aprroval
terhadap
BAST" adalah
manual
operation
Perubahan simbol dalam
flowchart karena
menyesuaikan dengan
keadaan di lapangan
bahwa kegiatan
dilakukan secara manual
-
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Distribusi
No. Perubahan
Isu yang Disajikan Value of Change SOP Lama SOP Baru
1
Predefined
Process sebelum
Aktivitas 1
"Menerima
Replenishment
Order" adalah
Prepaid -
Penjualan Kartu /
Voucher / E-
Voucher kepada
Authorized
Dealer dan
Postpaid -
Penjualan Kartu /
Voucher / E-
Voucher kepada
Gerai
Predefined
Process sebelum
Aktivitas 1
"Menerima
Replenishment
Order" adalah
Inventory -
Permintaan
Kartu / Voucher
/ Fisik / Device
dari Kantor
Regional ke
Kantor Pusat
Perubahan predefined
process karena setelah
diidentifikasi lebih lanjut
SOP yang terhubung
dengan aktivitas tersebut
merupakan SOP
Inventory - Permintaan
Kartu / Voucher / Fisik /
Device dari Kantor
Regional ke Kantor Pusat,
dengan demikian terdapat
sinkronisasi yang lebih
jelas bahwa
Replenishment Order
untuk melakukan
distribusi memang
muncul dari masing -
masing Kantor Regional
PT X terlebih dahulu yang
kemudian diteirma oleh
pihak Kantor Pusat
Sinkronisasi antara SOP
Kantor Pusat dengan
SOP Kantor Regional
2 Dokumen Input
Aktivitas 1 adalah
Replenishment
Order
Dokumen Input
Aktivitas 1
adalah
Replenishment
Order dan Nota
Dinas
Penambahan dokumen
input berupa Nota Dinas
untuk memastikan
validasi atas
Replenishment Order
yang diterima Kantor
Pusat
Validasi tambahan atas
kegiatan distribusi yang
akan dilakukan
3
Setelah Aktivitas
5 "Mengirimkan
Barang beserta
IDO kepada
Kantor Area"
dilanjutkan terus
sampai pada
Aktivitas 8
Setelah
Aktivitas 5
"Mengirimkan
Barang beserta
IDO kepada
Kantor Area"
dilanjutkan
dengan
Predefined
Process
Inventory -
Penerimaan
Kartu / Voucher
Fisik / Device
dari Kantor
Pusat ke Kantor
Regional
Perubahan predefined
process karena setelah
diselidiki lanjutan dari
Aktivitas 5 pada SOP
lama sudah tergambarkan
lebih detail pada SOP
Kantor Regional, dengan
demikian untuk Aktivitas
berikutnya dapat mengacu
pada SOP Kantor
Regional tersebut
Sinkronisasi antara SOP
Kantor Pusat dengan
SOP Kantor Regional
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Monitoring
No. Perubahan
Isu yang Disajikan Value of Change SOP Lama SOP Baru
1
Aktivitas 3
"Melakukan
Perhitungan
Fisik dan
Mencatat
Kondisi
Barang"
memiliki
dokumen
input Cycle
Count Order
Dokumen Input
Cycle Count Order
juga merupakan
dokumen output
pada Aktivitas 3
Dokumen Cycle Count
Order juga digunakan
dalam Aktivitas 4
"Menginput dan
Menganalisa Data
Perhitungan di Sistem
Paradise", dengan
demikian dokumen ini
diubah menjadi
dokumen output yang
tadinya adalah
dokumen input pada
flowchart
-
2 Aktivitas 6
"Melakukan
Pemeriksaan
Terhadap
Stock
Report"
Penambahan
Sistem terkait
Aktivitas 6
"Melakukan
Pemeriksaan
Terhadap Stock
Report" yaitu
Sistem Paradise
Pada SOP lama, sistem
Paradise tidak
tergambarkan dalam
flowchart, padahal
aktivitas ini dilakukan
menggunakan Sistem
Paradise yaitu sistem
yang digunakan PT X
dalam pencatatan
inventory dari seluruh
gudang mereka
-
3 Dokumen
Input pada
Aktivitas 16
"Menginform
asikan
kepada
Departemen
Revenue
Accounting"
adalah
Dokumen
Pendukung
Aktivitas 16 diubah
menjadi
“Menginformasika
n kepada Pre-Paid
Revenue
Accounting
Department”
beserta penjabaran
dokumen output:
Nota Dinas Perihal
Laporan K2P3
Kantor Pusat dan
Regional, K2P3
Pusat dan Regional,
Berita Acara
Kehilangan /
Kerusakan, serta
Inventory Balance
Consolidated Sheet
Terjadi penjelasan atas
apa yang dimaksud
dengan Dokumen
Pendukung pada
aktivitas ini, selain itu
posisi dokumen juga
diubah dari dokumen
input menjadi
dokumen input karena
dokumen - dokumen
ini akan dilanjutkan
kepada aktivitas
selanjutnya (dalam hal
ini bersambung
dengan SOP Inventory
- Month End)
Deskripsi yang lebih jelas
atas apa yang dimaksud
dengan Dokumen
Pendukung, dengan
demikian akan
meminimalisir
kemungkinan terjadinya
salah pengertian atas apa
yang dimaksud dengan
Dokumen Pendukung
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Month End
No. Perubahan
Isu yang Disajikan Value of Change SOP Lama SOP Baru
1 Simbol Flowchart
Aktivitas 1
“Menyiapkan dan
Mengirimkan
Laporan
Penerimaan
Barang” : Manual
Operation
Simbol Flowchart
Aktivitas 1
“Menyiapkan dan
Mengirimkan
Laporan
Penerimaan
Barang” : Process
Perubahan simbol
dalam flowchart
karena
menyesuaikan
dengan keadaan di
lapangan bahwa
kegiatan dilakukan
melalui proses
dalam sistem
-
2
Sistem yang terkait
dengan Aktivitas 1
: Paradise
Sistem yang terkait
dengan Aktivitas 1
: Paradise dan
Oasis
Penambahan sistem
yang terkait dengan
aktivitas, yaitu
Sistem Oasis
Sistem Oasis berfungsi
untuk pembuatan PR,
pengadaan barang, PO,
monitoring, dan anggaran
terkait inventory
3 Sistem yang terkait
dengan sebagian
besar aktivitas pada
SOP ini
berhubungan
dengan Oracle (PO
Oracle dan GL
Oracle)
Penggunaan nama
PO Oracle dan GL
Oracle diganti
menjadi PO
Module dan GL
Module
Penyesuaian
penamaan menurut
modul yang
digunakan (Oracle
merupakan nama
sistem ERP yang
digunakan
perusahaan dimana
di dalamnya
terdapat berbagai
modul yang lebih
spesifik)
-
4
Aktivitas 7
“Menghitung Unit
Cost untuk
Persediaan Kartu
dan Voucher”
Aktivitas 7
“Menghitung Unit
Cost untuk
Persediaan Kartu,
Voucher, dan
Device”
Penambahan jenis
inventory yang
dihitung unit
costnya, yaitu
Device
Penegasan atas inventory
apa saja yang dimiliki
oleh PT X
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
5 Aktivitas 8
“Mencatat Jurnal
Adjustment Atas
Hasil Perhitungan
Unit Cost”
Aktivitas 8
“Mencatat Jurnal
Adjustment Atas
Hasil Perhitungan
Unit Cost” terkait
dengan sistem GL
Module
Penambahan atas
sistem yang terkait
dengan aktivitas,
tadinya belum
digambarkan dalam
SOP
-
6
Terdapat
Predefined Process
Inventory Write
Off sebelum
Aktivitas 20
“Melakukan
Rekonsiliasi Nilai
Persediaan
Inventory”
Predefined Process
sebelum Aktivitas
20 “Melakukan
Rekonsiliasi Nilai
Persediaan
Inventory”
dihapuskan
Penghapusan
Predefined Process
dari SOP lama
karena setelah
ditelusuri kedua
SOP tersebut tidak
saling berhubungan Sinkronisasi antar SOP
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Write Off
No. Perubahan
Isu yang Disajikan Value of Change SOP Lama SOP Baru
1 Dokumen Output
Aktivitas 1
“Membuat Nota
Dinas Pengajuan
Write Off” : Nota
Dinas
Dokumen Output
Aktivitas 1
“Membuat Nota
Dinas Pengajuan
Write Off” : Nota
Dinas Perihal
Pengajuan Write
Off
Terjadi penjelasan
atas Nota Dinas
mana yang
dimaksud pada
aktivitas ini (hal ini
mengingat terdapat
berbagai macam
Nota Dinas yang
diedarkan dalam
PT X)
Mengurangi kemungkinan
terjadinya penyalahartian
atas Nota Dinas apa yang
dimaksud pada SOP
sebelumnya
2
Dokumen Input
Aktivitas 3
“Menerima
Kembali Nota
Dinas Pengajuan
Write Off dari VP
Area” : List of
Write Off Item dan
Nota Dinas
Dokumen Input
Aktivitas 3
“Menerima
Kembali Nota
Dinas Feedback
dari Head of
Department dan
Head of Group” :
List of Write Off
Item dan Nota
Dinas Feedback
Terjadi penjelasan
atas Nota Dinas
mana yang
dimaksud pada
aktivitas ini (hal ini
mengingat terdapat
berbagai macam
Nota Dinas yang
diedarkan dalam
PT X)
Mengurangi kemungkinan
terjadinya penyalahartian
atas Nota Dinas apa yang
dimaksud pada SOP
sebelumnya
3
Setelah Aktivitas 3
“Menerima
Kembali Nota
Dinas Pengajuan
Write Off dari VP
Area” dilanjutkan
dengan Aktivitas 4
“Membuat Nota
Dinas Penugasan
Cek Fisik
Inventory Write
Off”
Setelah Aktivitas 3
“Menerima
Kembali Nota
Dinas Pengajuan
Write Off dari VP
Area” dilanjutkan
dengan aktivitas
baru “Melakukan
Validasi Data”
Perubahan atas
aktivitas tersebut
terjadi karena PT X
melakukan
perubahan
kebijakan bahwa
write off kini dapat
dilakukan kapan
saja (pada SOP
lama write off
masih dilakukan
secara periodik),
dengan demikian
dibutuhkan
prosedur tambahan
untuk melakukan
write off yang
dapat dilakukan
kapan saja ini
Dengan write off yang
dapat dilakukan kapan
saja, maka PT X tidak
perlu menunggu periode
tertentu jika ingin
mengurangi inventory
yang mereka anggap
sudah tidak dibutuhkan
atau kualitasnya tidak
memadai lagi, sehingga
inventory yang mereka
miliki diharapkan dapat
memiliki kualitas yang
seluruhnya baik
Pembahasan terakhir adalah mengenai hambatan yang ditemui dalam proses pemutakhiran.
Hambatan – hambatan ini digolongkan menjadi tiga golongan besar, yaitu hambatan personal,
hambatan manajerial, dan hambatan operasional.
Hambatan personal dalam proses pemutakhiran disebabkan oleh karyawan PT X yang kurang
memiliki motivasi untuk menerapkan SOP dan ikut serta dalam penyusunan SOP. Hal ini
terlihat dari sulitnya pihak PT X untuk melakukan diskusi atas kegiatan pemutakhiran SOP.
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
Selain itu terdapat beberapa pihak dari PT X pada saat walkthrough dilakukan hanya
menyatakan bahwa tidak terjadi perubahan, namun ketika sudah sampai pada tahap
pengesahan dan diminta untuk memberi tanda tangan barulah mereka menjelaskan apa saja
yang berubah, sehingga proses pemutakhiran perlu mengalami revisi kembali.
Kemudian hambatan manajerial yang ditemukan adalah kurangnya dorongan manajemen
dalam melakukan sosialisasi kepada karyawan bahwa SOP memberikan manfaat dan
merupakan sebuah sistem yang tidak terlepas dari PT X. Hal ini dibuktikan dalam beberapa
kesempatan pihak PT X cenderung menunda – nunda kegiatan pemutakhiran ini.
Sementara itu, hambatan operasional terjadi dikarenakan oleh lokasi beberapa departemen
yang tersebar sehingga dibutuhkan waktu lebih untuk bertemu dengan pihak PT X dalam
mendiskusikan pemutakhiran SOP.
Kesimpulan
Secara garis besar, pemutakhiran SOP yang dilakukan oleh PT X secara berkala merupakan
indikasi yang baik bahwa manajemen PT X menyadari pentingnya SOP dalam kegiatan usaha
mereka karena SOP dapat digunakan sebgai pedoman bagi para karyawan untuk melakukan
aktivitasnya sehari – hari. Selain itu hal ini juga menunjukkan keseriusan manajemen PT X
dalam melakukan persaingan di tengah industri telekomunikasi yang semakin sengit di
Indonesia. Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat ditarik dari laporan magang ini:
(1) SOP Keuangan PT X disusun menggunakan teknik campuran serta metode pengembangan
berkala; (2) Prosedur pemutakhiran diawali dari penerimaan penugasan, melakukan
pengamatan awal, walkthrough dengan auditee, menulis pemutakhiran sesuai hasil
walkthrough, review dari senior manager, pemetaan perubahan, meminta persetujuan auditee,
dan kompilasi; (3) Perubahan yang terjadi berkisar pada perubahan nama Departemen terkait,
perubahan format penulisan, perubahan dokumen input dan output, penggambaran sistem
yang belum digambarkan, maupun memang terdapat penambahan prosedur yang terjadi; (4)
Hambatan yang ditemui bersifat personal, manajerial, dan operasional.
Saran
Berdasarkan pengalaman selama melaksanakan fieldwork di PT X, terdapat beberapa saran
yang diberikan, yaitu:
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
(1) Melakukan sosialisasi kepada para karyawan atas pentingnya SOP dalam sebuah
perusahaan. Sosialisasi ini dapat dilakukan dengan cara memberikan pesan tertulis
bagi setiap kepala bagian perusahaan yang terkait prosedur pemutakhiran ataupun
dengan cara mengadakan pertemuan antara pihak counterpart, konsultan, dan bagian
perusahaan yang terkait dengan prosedur pemutakhiran. Hal ini ditujukan agar untuk
kegiatan pemutakhiran di periode – periode yang akan datang semua pihak dari PT X
dapat semakin kooperatif, sehingga kegiatan akan berjalan lebih efektif dan efisien.
Selain itu sosialisasi ini juga diharapkan dapat membuat karyawan PT X lebih
mempersiapkan diri serta waktu jika ada tim pemutakhiran SOP yang ingin melakukan
walkthrough.
(2) Pihak counterpart sebaiknya lebih konsisten dalam menerapkan bagaimana format
penulisan yang akan dipakai, karena dalam penugasan yang lalu pihak counterpart
beberapa kali meminta dilakukan perubahan penggunaan format yang tentunya
memakan waktu untuk dilakukan pembetulan. Hal yang dapat dilakukan pihak
counterpart adalah membuat sebuah pedoman tertulis mengenai bagaimana tata cara
penulisan SOP yang akan dipakai oleh PT X.
(3) Pihak counterpart sebaiknya mengundang dan menjadwalkan walkthrough dengan
pihak departmen terkait yang lokasinya tersebar, sehingga prosedur pemutakhiran
dapat dilakukan lebih efisien.
Kemudian berdasarkan pengalaman selama melaksanakan magang di KAP RSM AAJ
Associates, terdapat beberapa saran yang diberikan, yaitu:
(1) KAP sebaiknya memberikan pelatihan yang lebih relevan bagi para peserta magang
mengenai penugasan yang akan diberikan agar para peserta magang dapat melakukan
pekerjaannya dengan lebih baik. Misalkan jika penugasan yang akan diterima adalah
pemutakhiran SOP maka pelatihan yang diberikan sebaiknya berkaitan dengan
penugasan tersebut.
(2) KAP seharusnya dapat memberikan bimbingan yang lebih baik bagi peserta magang
dalam melaksanakan tugasnya mengingat para peserta magang yang belum memiliki
pengalaman. Ada baiknya peserta magang diberikan review atau konsultasi secara
periodik untuk menilai performa peserta selama periode magang berlangsung. Selain
itu KAP juga setidaknya memberikan seorang senior in charge untuk setiap peserta
magang, sehingga peserta magang tahu benar apa yang harus dilakukan selama
penugasan berlangsung.
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
(3) KAP sebaiknya menugaskan lebih banyak senior dalam tim pemutakhiran SOP,
dengan demikian tahapan review oleh senior manager tim pemutakhiran dapat
dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Dalam penugasan yang lalu, hanya terdapat
satu senior manager yang melakukan review sehingga terjadi delay yang cukup lama
untuk menunggu hasil review dari senior manager. Akan lebih baik lagi jika
komposisi tim pemutakhiran SOP diisi berimbang antara staff KAP dengan peserta
magang, karena pada penugasan yang lalu tim pemutakhiran lebih banyak diisi oleh
peserta magang dibandingkan staff dari KAP tersendiri.
(4) KAP sebaiknya memberikan opsi bagi para peserta magang untuk memilih divisi
mana yang akan dipilih dalam kegiatan magang yang dilakukan, dengan demikian
para peserta magang dapat memilih pekerjaan yang lebih sesuai dengan minat masing
– masing pribadi.
(5) KAP sebaiknya melakukan prosedur walkthrough sebagaimana mestinya, yaitu ikut
menelusuri aktivitas yang terdapat pada SOP klien maupun melihat bukti – bukti
dokumen yang tercantum dalam SOP.
(6) KAP sebaiknya lebih memperhatikan aspek pengendalian internal dari klien, bukan
hanya sekedar melakukan pemutakhiran sesuai dengan apa yang diucapkan oleh pihak
counterpart dan klien.
Sementara itu, berikut adalah beberapa saran yang dapat diberikan bagi pihak Fakultas terkait
program magang:
(1) Melakukan seleksi bagi perusahaan yang menyediakan kesempatan magang. Pihak
Fakultas sebaiknya mencari tahu terlebih dahulu pekerjaan apa yang akan dilakukan
oleh calon peserta magang pada masa magang tersebut. Akan lebih baik jika peserta
magang untuk mendapatkan pekerjaan yang lebih relevan terhadap ilmu yang selama
ini didapat di perkuliahan.
(2) Pihak Fakultas juga sebaiknya memberikan pengarahan kepada perusahaan yang
menyediakan tempat magang bahwa peran mahasiswa pada masa magang lebih
kepada membantu penugasan, bukan sebagai pekerja inti perusahaan. Dengan
demikian diharapkan peserta magang dapat memperoleh pengetahuan yang lebih luas
karena dimungkinkan untuk mempelajari beberapa penugasan sekaligus, bukan
terpusat pada satu penugasan saja.
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
Kepustakaan
Annisa. (2011). Penyusunan dan Penilaian SOP Keuangan dan Administrasi Siklus
Pengeluaran Yayasan ABC. Depok : Universitas Indonesia.
KPMG International (2004). IFRS Accounting in the Telecommunications Industry. Swiss :
Author.
Tambunan, Rudi. (2008). Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures. Maiestas
Publishing.
Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013
top related