proyek akhir bab 1-5repository.dinamika.ac.id/id/eprint/881/7/bab iv.pdf · air filter separator,...
Post on 27-Oct-2019
5 Views
Preview:
TRANSCRIPT
31
BAB IV
DESKRIPSI DAN PEMBAHASAN PROYEK AKHIR
4.1 Deskripsi Proyek Akhir
Nama Penulis Laporan Proyek Akhir pada divisi Aviation Region III :
Nama : Tiyas Ayu Setiawati
Nim : 08.39015.0018
Periode Kerja Praktek : 1 Maret s.d 31 Mei 2011
Lokasi : PT Pertamina (Persero) Surabaya
Pada saat Proyek Akhir di PT Pertamina (Persero) Aviation Region III,
Penulis mengerjakan tugas antara lain : product monitoring dengan menggunakan
sistem SAP, membuat surat keluar, membuat realease, dan memo. Dalam laporan
ini penulis lebih memfokuskan pembahasan ke pendokumentasian sesuai dengan
SOP (standard operating procedures).
Proses kerja yang dilakukan memiliki beberapa tahapan sebagai berikut :
1. Product Monitoring dengan menggunakan sistem SAP
2. Pengadaan material, yang di dalamnya terdapat proses-proses seperti
Purchase Requestion, Purchase Order, Realease Purchase Requition, dan
lain sebagainya.
3. Pendokumentasian sesuai prosedur operasional standar yang sudah
ditentukan.
32
4.2 Pembahasan Proyek Akhir
1) Menurut (Gosa, 2011) Beberapa Sistem Product Monitoring sebagai
berikut :
a) Semua lokasi DPPU & Depot di wilayah Region III Surabaya
menginput stock setiap hari yang bisa dimonitor melalui sistem SAP
& stock yang diinput merupakan stock awal untuk transaksi penjualan.
b) Pada setiap tanki penyimpanan di lokasi akan teridentifikasi status
tanki tersebut apakah sebagai produk jual atau product setting
(persediaan).
c) Kondisi stock yang dimonitor pada sistem ini bisa juga dipakai dasar
untuk data request untuk pemenuhan stock penjualan/persediaan
dimana harus memenuhi coverage days setiap lokasi, yang artinya
stock harus mampu mengcover kebutuhan lokasi setiap harinya.
2) T-Code (Transaction Code) yang di pakai adalah :
a) Zmobo, yang memuat initial tanki, initial lokasi, tanggal data, waktu
input, tinggi cairan, dan volume dalam satuan liter maupun barrel.
b) SIM S & D (Sistem Informasi Manajemen Sales & Distribution), yang
memuat data stock setiap lokasi, daya tahan stock yang bisa di jual,
dan data tanker yang akan mensuplay lokasi kondisi persediaan
terakhir.
4.2.1 Material Management/Pengadaan Material
Purchase requisition adalah dokumen yang mengidentifikasi lokasi
pengiriman dan tanggal yang dibutuhkan, nomor barang, deskripsi jumlah dan
harga setiap barang yang di rekuisisi.
33
Adapun Proses kerja dalam prosedur permintaan pembelian sebagai
berikut :
I. Proses membuat (Create) Purchase Requisition Transaksi ini
digunakan untuk membuat permintaan pembelian (Purchase
Requisition) secara manual untuk Stock Material, Non Stock,
Service, Urgent.
a. Gunakan transaction code ME51N, kemudian akan muncul
tabel seperti berikut :
Gambar 4. 1 create purchase requisition
b. Masukkan data-data purchase requisition, klik dan pilih
Purchase Requisition Type.
Pilih ZNS PR non Stock Item untuk pembelian material direct
charge (non stock).
34
Dan ZSO PR Service untuk pembelian jasa (service)
Gambar 4. 2 create purchase requisition
c. Source Determination “jangan di centang”
d. Untuk membuka frame HEADER klik gambar
<Expand>, maka akan muncul gambar frame HEADER
seperti dibawah ini.
Untuk minimize gambar frame header klik <Collapse>
e. Tab Text akan muncul dilayar pada gambar di atas.
f. Masukkan tujuan penerimaan barang atau service/ jasa
<Masukkan tujuan permintaan barang
disini>
35
g. Selanjutnya membuka frame:ITEM OVERVIEW, klik gambar
<Expand> akan muncul gambar frame ITEM
OVERVIEW seperti dibawah ini.
Gambar 4. 3 frame item overview
h. Selanjutnya isilah data-data yang diperlukan dalam Frame
Item overview tersebut.
1. Untuk minimize gambar tersebut klik <Collapse>
2. Field Item tidak perlu diisi
3. Field A (Acct. Assignment Cat) diisi dengan K (artinya cost
centre) ganti F Khusus Upms II dan Upms VIII
(menggunakan Internal Order)
1 2 3 4 5 6 7 9 8 10
12 11
13
36
4. Field I (Item Category)
a) Untuk Service, diisi dengan D atau klik flield tersebut
dan pilih D.
b) Untuk Material tidak perlu diisi
5. Field Material
a) Tidak perlu diisi (baik untuk Material maupun Service)
6. Field Short text
a) Untuk Material : diisi nama barangnya.
b) Untuk Service : diisi nama pekerjaannya
7. Field Quantity
a) Untuk Material : diisi jumlahnya
b) Untuk Service : diisi angka 1 (satu)
8. Field Unit of Measure
a) Untuk Material : diisi satuannya misal Kg, M, dll
b) Untuk Service : diisi AU (Activity unit)
9. Field Delivery date
a) Untuk Material : tanggal kapan barang harus tiba
b) Untuk Service : tanggal kapan pekerjaan harus sudah
selesai
10. Field Material group
a) Untuk Material : diisi dengan kode main groupnya
b) Untuk Service : diisi dengan kode main group service
11. Field Plant
a) Untuk DPPU FKS : M817
37
12. Field Storage location
a) Tidak perlu diisi (baik untuk Material maupun Service)
13. Field Purchasing Group
1. Untuk DPPU FKS : P29
Keterangan :
1. Jika anda mengisi PR material lanjutkan dengan “Pengisian Frame
Item Details. Untuk MATERIAL” .
2. jika anda mengisi PR Service lanjutkan dengan “Pengisian Frame
Item Details. Untuk SERVICE.
38
i. Pengisian Frame Item Details Untuk MATERIAL
Untuk screen Item Details Consumable Material seperti
terlihat dalam gambar dibawah ini.
Gambar 4. 4 frame item details
Untuk minimize gambar tsb klik <Collapse>
1. Tab Valuation
a. Isikan harga barang per-satuan unit satuan (bukan harga
totalnya).
2. Tab Account Assignment
a. Isi G/L Account No dengan nomor G/L yang sesuai
dengan anggaran.
b. Isi Cost Centre dengan nomor cost Center yang sesuai
dengan anggaran
39
a. Untuk DPPU FKS cost centre : AD482980NXX
3. Tab Text
a. Pilih /klik Material PO Text , lalu isi keterangan
yang ada di field Short Text dengan nama/
spesifikasi material.
4. Tab Contact Person
a. Isi MRP Controller sesuai dengan lokasi masing-
masing.
b. Untuk DPPU FKS : Y29
5. Klik <Check> untuk memeriksa kelengkapan data. Jika
masih ada kesalahan, perbaiki data tersebut. Data-data sudah
benar bila di kiri bawah screen ada text “No messages issued
during check”.
6. Klik <Save> - Nomor Purchase Requisition akan muncul
di kiri bawah screen.
Setelah sesi SAP R/3:
Apabila diperlukan, catat nomor dokumen Purchase Requisition
yang ada di kiri bawah screen.
40
j. Pengisian Frame Item Details untuk SERVICE. Untuk screen
Item Details PR Service seperti terlihat dalam gambar di
bawah ini.
Gambar 4. 5 frame item detalis PR Service
Tab Services
Isi data-data yang diperlukan yaitu :
a. Service nomor : tidak perlu diisi
b. Short Text : Diisi nama singkat pekerjaan
c. Quantity : 1
d. Unit of Measure : AU
e. Gross Price : Nilai pekerjaan.
Keterangan :
Untuk service yang masa berlakunya satu tahun dimana
pembayarannya tiap bulan mempunyai nilai yang sama, maka
pengisiannya diperbolehkan sebagai berikut:
a. Quantity : 1 2
b. Unit of Measure : AU
41
c. Gross Price : Nilai pekerjaan per bulan.
II. Proses Reset Release Purchase Requisition
Transaksi ini dibuat untuk membatalkan transaksi release purchase
requisition (PR) yang telah dilakukan sebelumnya.
Berikut adalah langkah-langkah dari Reset Release Purchase
Requisition :
1. Sebelum reset kita masuk ke screen Release Purchase Requisition
terlebih dahulu gunakan transaction code ME54
Gambar 4. 6 release purchase requisition
42
2. Akan muncul Screen: Release Purchase Requisition Initial Screen
Gambar 4. 7 PR release code
3. Masukkan nomor PR dan Release Code Anda.kemudian tekan
Enter.
4. Kemudian akan muncul Screen: Release Purchase Requisition
Item Overview
Gambar 4. 8 PR item overview
43
5. Pilih dari tab menu: Edit � Release � Reset
Gambar 4. 9 edit release
6. Akan muncul informasi untuk konfirmasi.
7. Tekan <Enter>.
Pesan konfirmasi akan muncul di bagian bawah layar.
8. Tekan <Save>. Maka sistem akan membawa Anda kembali ke
Screen: Release Purchase Requisition Initial Screen dengan pesan
konfirmasi di bagian bawah layar bahwa PR telah diubah.
9. Klik <Exit> untuk keluar.
44
III. Proses Monitoring Purchase Order
Pemesanan barang yang akan dibeli dimulai dari tanda
terima purchase requisition yang akan memicu proses pembelian
barang yang dilakukan oleh purchasing agent. Dokumen yang
dihasilkan proses ini berupa purchase order, yaitu dokumen yang
secara formal meminta vendor untuk menjual dan mengirim
produk yang diminta dengan harga yang sesuai.
Adapun langkah-langkah proses monitoring product sebagai
berikut :
Dengan menggunakan Tcode ME2W :
1. Ketikkan ME2W pada command field kemudian tekan ENTER
atau klik.
Gambar 4. 10 purchase order
45
1.
Gambar 4. 11 screen purchasing document
Akan muncul pada gambar 4.11 Screen Purchasing Document per
Supplying Plant
2. Ketikkan Kode Purchasing Organization pada field Purchasing
Organization.
3. Ketikkan PODELVCOMP pada field Selection parameters.
4. Ketikkan HYD pada field Purchasing grup.
5. Ketikan Kode Lokasi pada field Plant.
6. Ketikkan Tanggal atau Rentang Waktu yang diinginkan pada
field Delivery date.
7. Ketikkan Kode Material pada field Material
8. Klik Execute.s
2
3
4
5
6
7
8
ME2W
46
Gambar 4. 12 Purchasing document
9. Double click pada nomor Purchase Order.
10. Periksa apakah ada Items Detail lembar Purchase order
history:
a. Jika belum ada dokumen Outbound Delivery, maka delete
item pada purchase order.
b. Jika sudah ada dokumen Outbound Delivery namun belum
dilaksanakan Goods Issue, maka delete Outbound delivery
untuk selanjutnya delete item pada purchase order.
c. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Issue
dan produk tersebut tidak diterima, maka sampaikan kepada
pihak pengirim untuk menghapus Purchase Order
dimaksud.
9
47
d. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Issue
dan produk tersebut memang diterima, maka laksanakan
Delivery Confirmation sesuai actual receipt dan di
postingkan pada bulan berjalan.
11. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Receipt,
maka klik pada lembar Delivery.
Gambar 4. 13 PO material
10
11
48
12. Klik untuk mengubah Purchase Order dimaksud.
2.
3.
Gambar 4. 14 change purchase order
12
49
13. Klik kotak pada field Delivery Complete
14. Klik , untuk menyimpan perubahan yang sudah dilakukan
Gambar 4. 15 field PO material
13
14
50
4.3 Proses Distribusi dan Standar Kualitas Produk Aviation
Gambar 4. 16 Fuel Distribution Scheme
Sebelum di serahkan ke pesawat, penerimaan, penyimpanan dan
penanganan produk pada prosedur standar pengendalian mutu untuk setiap
langkah dari rantai distribusi BBM. Produk harus memiliki Sertifikat Kualitas
(coq) dokumen dari kilang sebelum dapat diberikan ke depot intermediate/ tangki
depot terbang. Dokumen itu menunjukkan dan menegaskan bahwa produk yang
diterima telah memenuhi spesifikasi edisi terbaru (lihat Avtur atau Avgas Metanol
Campuran). Secara umum, aviation melakukan kontrol kualitas produk yang
diterima dari kapal atau pipa dengan melakukan cek visual sebelum dan selama
51
proses pembuangan. Setelah menerima ke dalam tangki, aviation melakukan
sertifikasi ulang kualitas produk dengan melakukan uji laboratorium.
Aviation telah melakukan kegiatan pengendalian mutu selama produk
berada dalam tangki (storage) dan memiliki peralatan standar, metode dan orang-
orang kompeten yang mengambil tanggung jawab, pengeringan, uji visual, dan
pengambilan sampel adalah contoh prosedur pengendalian kualitas pada
pernerbangan produk.
Prosedur pengiriman produk ke dalam sistem hydrant atau Bridger
(modil tangki) sampai waktu pengiriman ke pesawat yang dilakukan selalu sesuai
dengan prosedur standar internasional dan persyaratan pengendalian mutu seperti
visual, pengeringan dan prosedur kebersihan. Untuk memastikan produk yang
akan diserahkan ke dalam tangki pesawat bebas dari air (atau di bawah batas
maksimum yang diijinkan), aviation selalu melakukan SWD (Shell Water
Detector) pengujian yang dilihat dan disetujui oleh perwakilan Airlines.
Peralatan utama aviation adalah untuk mencegah kotoran (partikel
padatan) dan air dari bahan bakar di setiap langkah rantai distribusi filtrasi,. Setiap
rantai distribusi memiliki sistem filtrasi sendiri. Aviation menggunakan kapal
standar internasional dan unsur-unsur produk filtrasi aviation, yaitu :
1. Air filter separator, yang dipasang pada produk menerima ke pipa tangki dan
ke dalam sistem hydrant, mobil tangki, dan pipa refueler pengiriman,
bertindak sebagai filter untuk memisahkan air dari bahan bakar dan mencegah
kotoran.
2. Mikro filter, adalah pra filter sebelum air/separator filter pada produk
menerima ke pipa tangki. Hal ini mencegah terjadinya kotoran pada mikro.
52
3. Filter Monitor, yang dipasang di refueler dan dispenser hydrant merupakan
pencegahan utama air kita mengisi nozzel.
Filter atas dan peralatan dipelihara oleh orang yang kompeten dan
mereka menggunakan prosedur standar internasional, peralatan dan alat-alat
sebagai pedoman. Depot airfield kami diperiksa pada interval yang sering
(internal dan audit independen). “Serve for Safe Flight”.
1.3.1 Membuat dokumen sesuai Standard Operating Procedures (SOP)
Standard Operating Procedures (SOP), berisi tentang detil instuksi serta
jadwal aktifitas setiap tim, grup, atau departemen. Dokumen ini menggambarkan
langkah-langkah rutin yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan sebuah
pekerjaan.
4.3.2 Proses dokumentasi
Langkah-langkah kerja yang dilakukan di Aviation Region III sebagai
berikut :
a. Alur Surat/dokumen masuk
Keterangan :
Surat masuk
1
Catatan dalam
Agenda Kendali
4
Catat dalam
agenda & isi
disposisisinya
5
Pejabat yang
action untuk
follow up
3
Catat isi disposisi
& pejabat yang
follow up
2
Pejabat Ybs
(disposisi)
53
Keterangan :
Asli surat surat Masuk setelah didisposisi oleh Pejabat diteruskan kepada
pejabat yang akan follow up. Sedapat mugkin hindari memperbanyak surat
masuk/keluar dan lampirannya agar dapat mengurangi duplikasi surat (tidak
berlebihan). Para Sekretaris dalam satu fungsi agar dapat mengoptimalkan
Agenda Kendali untuk mencatat surat masuk/kelua;Pr.
b. Alur Surat/dokumen keluar
Keluar
3
Catat dalam
Agenda
2
Otorisasi
tanda tangan
5
Catat dalam
agenda
1
Konsep surat
4
Simpan surat
carbon copy
Simpan
photocopy surat
yang sudah
ditandatangani
54
Keterangan :
Surat yang sudah ditandatangani pejabat berwenang (sesuai otorisasinya)
maka Sekretaris pejabat ybs mengirim surat asli tersebut ke alamat yang dituju,
dan menyimpan carbon copy surat tersebut. Lakukan koordinasi dengan para
sekretaris terkait. Hindari fotokopi/duplikasi surat.
top related