prozessmanagement auch das noch!?

ProzessmanagementMacht viel Arbeit!

Handreichung für MitarbeiterN

och

ein

neue

s To

ol?

Auch das noch!?

KundenfokusRationalisierung

Optimierung

Blindleistungen

Fehl

leis

tung

en

Prozessverantwortung

Wissensmanagement

Mot

ivat

ion

Qualitätsmanagement

Wirtschaftlichkeit

Dokumentation

Dop

pela

rbei

t

Managementinstrument

Mehr mit weniger

Prozessmanagement in Bibliotheken –Auch das noch?

Prof. Cornelia Vonhof, HdM Stuttgart

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Prozessmanagement in Bibliotheken? Ja! Auch das noch!

Seite 3

Motive für Prozess-

management

Qualitäts-management

Organisations-entwicklung

Wissens-management

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Prozessmanagement und andere Managementinstrumente

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n Instrumente sind Hilfsmittel, mit denen ein bestimmtes Ziel schneller und besser erreicht werden kann als ohne sie.

n Die konkrete Ausgestaltung eines Instruments muss an der Wirksamkeit gemessen werden, nicht an Theorien.

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Sie haben heute schon mindestens einen Prozess bewältigt...

http://bilder-foto-s.de/2012/01/25/kaffeetasse/ Seite 5

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Annäherung ans ThemaBegriffsklärungen: Was ist ein Prozess?

Wasser in Maschine

füllen

Kaffee-pulver

einfüllen

Tasse bereit-stellen

Kaffee „kochen“

Pulver ent-

sorgen

Maschine reinigen

Lieferant Input Prozess Output/Produkt Kunde

Elektrohändler Kaffeemaschine

Kaffee kochen

Kaffee Kaffeetrinker

Lebensmittel-händler Kaffeepulver Kaffeepulver Biotonne

Elektrizitätswerk Strom Abwärme Umwelt

Wasser-versorger Wasser

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Ein bisschen Theorie muss sein…Prozessmanagement und Organisationsgestaltung

Was wird  von  wem gemacht?

Wie wird  es  gemacht?

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Prozessorganisation als Managementansatz

90-­Grad-­Shift  der  Organisation

Prozess  1

Prozess  2

Prozess  3

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Ein bisschen Theorie muss sein… Begriffsklärungen: Was ist ein Prozess?

LieferantProduktions-faktoren

AuslöserInformationen

Tätigkeit 1 Tätigkeit 2 Tätigkeit 3 Tätigkeit n

Kunde

Qualität

Kosten Zeit

Produkte und Dienstleistungen entstehen in Prozessen.

Die Abfolge von Tätigkeiten, Aktivitäten, Verrichtungen zur Erstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung für einen externen oder internen Kunden ist ein Prozess.

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Prozessanalyse lohnt sich!Einzelne Leistungsarten gemessen an der Gesamtleistung

Nutzleistung  etwa  25%

Stützleistung  etwa  45%

Blindleistung  etwa  20%

Fehlleistung  etwa  10%

Quelle: Tomys, A.-K.: Kostenorientiertes Qualitätsmanagement. München, 1995

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Prozesslandkarte einer Bibliothek

Kernprozess 1Kernprozess 2Kernprozess n

Management-Prozesse

Serviceprozesse

Kun

de

Kun

deKunden-anforderunggestellt

Kunden-anforderungerfüllt

Bibliothek

Partner

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Gliederung von Prozessen

Hauptprozess-Ebene

Teilprozess-Ebene

Tätigkeitsebene 1

Tätigkeitsebene 2

Medienbereitstellung

Lektorat Bestellung Liefer-kontrolle

TechnischeBearbeitung Erschließung

Foliieren Signieren Beilagen Barcode Xy…

Erstellen Ausdrucken Aufbringen Xy…

Vorgehensmodell und Tools zur Prozessanalyse und Prozessoptimierung

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Ablauf einer Prozessoptimierung

I. Prozessarbeit vorbereiten� Projektorganisation� Rahmenbedingungen definieren� Prozesse festlegen� Prozessverantwortliche benennen� Prozessteams bilden

II. Prozesse erheben und analysieren� Ist-Prozessablauf erheben und darstellen� Kunden und Ergebnisse identifizieren� Auftraggeber und Auslöser identifizieren� Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse

III. Prozessgestaltung/Prozessdesign� Analyse bewerten� Schwachstellen beseitigen� Schnittstellen optimieren� Soll-Prozess entwickeln

IV. Umsetzung und Controlling� Aufbauorganisation entwickeln� Implementierung des Soll-Prozesses planen

und kontrollieren

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Ablauf einer Prozessoptimierung: I. Prozessarbeit vorbereiten

I. Prozessarbeit vorbereiten� Projektorganisation� Rahmenbedingungen definieren� Prozesse festlegen� Prozessverantwortliche benennen� Prozessteams bilden

II. Prozesse erheben und analysieren� Ist-Prozessablauf erheben und darstellen� Kunden und Ergebnisse identifizieren� Auftraggeber und Auslöser identifizieren� Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse

III. Prozessgestaltung/Prozessdesign� Analyse bewerten� Schwachstellen beseitigen� Schnittstellen optimieren� Soll-Prozess entwickeln

IV. Umsetzung und Controlling� Aufbauorganisation entwickeln� Implementierung des Soll-Prozesses planen

und kontrollieren

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Ablauf einer ProzessoptimierungII. Prozesse erheben und analysieren

I. Prozessarbeit vorbereiten� Projektorganisation� Rahmenbedingungen definieren� Prozesse festlegen� Prozessverantwortliche benennen� Prozessteams bilden

II. Prozesse erheben und analysieren� Ist-Prozessablauf erheben und darstellen� Kunden und Ergebnisse identifizieren� Auftraggeber und Auslöser identifizieren� Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse

III. Prozessgestaltung/Prozessdesign� Analyse bewerten� Schwachstellen beseitigen� Schnittstellen optimieren� Soll-Prozess entwickeln

IV. Umsetzung und Controlling� Aufbauorganisation entwcikeln� Implementierung des Soll-Prozesses planen

und kontrollieren

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Ablauf einer Prozessoptimierung: II. Prozesse erheben und analysieren

Grafische  Projektdokumentation

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Bürger  willBebauungs-­plan  (1)

Auskünfteerteilen  (2)

Lichtpause  (12)

Einsicht  in  einen  Bebauungsplan  und  Mitnahme  einer  Kopie

Beratung  (9)

Lichtpauseanfertigen  (7)

Detaillierung  (5)

Rechnungerstellen  (18)

Detaillierungabge-­

schlossen  (19)

Atlas  (6)

Auskünfteerteilt  (14)

N.N.(3)

Sachbearbeiter(4)

Herr  Jäger  (8)

Herr  Jäger  (8)

DigitalerAbzug  er-­

wünscht  (10)Papierabzugerwünscht  (11)

Lichtpauseangefertigt  (15)

anbietenweiterer

Produkte  (13)Herr  Jäger  (8)

Ja  (16) Nein  (17)Rechnung  (20)

Herr  Jäger  (8)

Rechnungfür  Kopiebezahlt  (23)

Gebühren-­liste  (21)

Geo-­Büro  (22)

Tools zur Dokumentation von Prozessen

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Grafische Dokumentation mit Visio in „Swimlanes“

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GrafischeDokumentationmit Bildkarten

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Ablauf einer ProzessoptimierungIII. Prozessgestaltung & Prozessdesign

I. Prozessarbeit vorbereiten� Projektorganisation� Rahmenbedingungen definieren� Prozesse festlegen� Prozessverantwortliche benennen� Prozessteams bilden

II. Prozesse erheben und analysieren� Ist-Prozessablauf erheben und darstellen� Kunden und Ergebnisse identifizieren� Auftraggeber und Auslöser identifizieren� Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse

III. Prozessgestaltung/Prozessdesign� Analyse bewerten� Schwachstellen beseitigen� Schnittstellen optimieren� Soll-Prozess entwickeln

IV. Umsetzung und Controlling� Aufbauorganisation entwickeln� Implementierung des Soll-Prozesses planen

und kontrollieren

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Ablauf einer Prozessoptimierung: III. Prozessgestaltung / Prozessdesign

Wertschöpfung steigernn Leitfragen:

n Können Teilprozesse / Arbeitsschritte ersatzlos wegfallen?

n Können Schritte gebündelt werden?n Kann die Reihenfolge geändert werden?n Können Schritte parallel laufen?n Können Schritte beschleunigt werden?n Können Schritte automatisiert werden?n Müssen fehlende Schritte hinzugefügt

werden?

n Methoden:n Erarbeitung eines Maßnahmenplans

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Ablauf einer ProzessoptimierungIV. Umsetzung & Controlling

I. Prozessarbeit vorbereiten� Projektorganisation� Rahmenbedingungen definieren� Prozesse festlegen� Prozessverantwortliche benennen� Prozessteams bilden

II. Prozesse erheben und analysieren� Ist-Prozessablauf erheben und darstellen� Kunden und Ergebnisse identifizieren� Auftraggeber und Auslöser identifizieren� Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse

III. Prozessgestaltung/Prozessdesign� Analyse bewerten� Schwachstellen beseitigen� Schnittstellen optimieren� Soll-Prozess entwickeln

IV. Umsetzung und Controlling� Aufbauorganisation entwickeln� Implementierung des Soll-Prozesses planen

und kontrollieren

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Empfehlung zum Vorgehen

1•Entwurf einer Prozesslandkarte• Identifikation der Schlüsselprozesse

2•Erster Entwurf des Ist-Prozesses mit der BKM

3•Verbale Beschreibung des Prozesses mit Hilfe der

Steckbriefvorlagen

4•Grafische Dokumentation des Prozesses mit einer Software

5•Entwicklung/Abstimmung/Umsetzung von

Verbesserungsmaßnahmen

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HdM-Prozess-Wiki

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§ Guided Tour durch die Prozessarbeit

§ Open-Source XWiki als technische Grundlage

§ Funktionalitäten werden an der Hochschule der Medien spezifisch für die Prozessarbeit in Bibliotheken entwickelt

§ Pilotanwender sind willkommen!

Prof. Cornelia VonhofHochschule der Medien StuttgartStudiengang Bibliotheks- und InformationsmanagementNobelstraße 10 | 70560 Stuttgart

Tel. 0711 8923 3165 | vonhof@hdm-stuttgart.dewww.hdm-stuttgart.de/bi