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RECUPERACION Y ACTUALIZACION DEL INVENTARIO UNICO
DOCUMENTAL DE PROYECTOS ANALOGOS EN BASE A LA NORMATIVA
DEL GIT DE GEODESIA
CATHERINE ANDREA CAMACHO. CÓD. 20141031015
TRABAJO DE GRADO
Modalidad de Pasantía
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
TECNOLOGIA EN TOPOGRAFIA
BOGOTA D.C- 2017
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RECUPERACION Y ACTUALIZACION DEL INVENTARIO UNICO
DOCUMENTAL DE PROYECTOS ANALOGOS EN BASE A LA NORMATIVA
DEL GIT DE GEODESIA
CATHERINE ANDREA CAMACHO DURAN. CÓD. 20141031015
DIRECTOR INTERNO
ING. RAUL ORLANDO PATIÑO PEREZ
DIRECTOR EXTERNO
ING. FRANCISCO MORA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
BOGOTÁ D.C-2017
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION..................................................................................................................... 5
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................ 6
3. OBJETIVOS .............................................................................................................................. 7
3.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 7
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................. 7
4. METODOLOGIA ..................................................................................................................... 8
4.1 REVISION DE PROYECTOS ................................................................................................. 9
4.2 INDENTIFICACION DE TRD................................................................................................ 9
4.3 PROCESO DE DIGITALIZACION ..................................................................................... 10
4.3.1 CARPETAS (CARTERAS, FICHAS, IMÁGENES Y FOTOGRAFIAS): ............... 10
4.3.2 PLANOS .......................................................................................................................... 10
4.3.3 CD’S ................................................................................................................................. 10
4.3.4 DISKETTES .................................................................................................................... 11
4.4 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION DIGITALIZADA ....................................... 11
4.5 ACTUALIZACION DEL INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL ................................ 12
5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................. 13
6. ANALISIS DE RESULTADOS ............................................................................................. 14
6.1 CANTIDAD DE PROYECTOS DIGITALIZADOS ........................................................... 14
6.2 INFORMACION DIGITALIZADA ...................................................................................... 15
6.3 DISTRIBUCION DE ACTIVIDADES DURANTE LA PASANTIA ................................. 16
7. ALCANCES DEL PROYECTO ............................................................................................ 17
8. EVALUACION Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS .......................................... 18
9. CONCLUSIONES ................................................................................................................... 19
10. RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 20
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TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Etapas de la actualización del inventario único documental .................................. 8
Ilustración 2 Formato del rotulo ...................................................................................................... 9
Ilustración 3 Formato para crear la carpeta del proyecto .......................................................... 11
Ilustración 4 Información contenida en los proyectos ................................................................. 12
Ilustración 5 Formato del inventario único documental ............................................................. 12
Ilustración 6 Porcentaje de Proyectos Digitalizados .................................................................... 14
Ilustración 7 Porcentaje de información recuperada .................................................................. 15
Ilustración 8 Tiempo de inversión en las etapas más importantes del proyecto........................ 16
TABLA DE TABLAS
Tabla 1 Clasificación de TRD ........................................................................................................ 10
Tabla 2 Cronograma de actividades .............................................................................................. 13
Tabla 3 Cantidad de proyectos digitalizados ................................................................................ 14
Tabla 4 Información digitalizada ................................................................................................... 15
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1. INTRODUCCION
Con los avances tecnológicos, el ser humano se ha visto en la obligación de mejorar los
recursos que tiene a su alcance, para brindar el mejor servicio posible a los usuarios.
El IGAC (Instituto Geográfico Agustín Codazzi) por ser una empresa pública tiene el deber
de brindar cierta información a personas internas o externas de la entidad. Es por eso que
existe un programa de Gestión Documental en donde se busca la organización de todo tipo
de información a nivel nacional.
En el presente trabajo busca exponer la pasantía llevada a cabo en la Subdirección de
Cartografía y Geodesia, dentro del GIT (Grupo Interno de Trabajo) de Geodesia en donde se
brinda el apoyo al grupo de Gestión documental. Cuyo propósito de este trabajo es la:”
recuperación y actualización del inventario único documental de proyectos análogos en base
a la normativa del GIT de geodesia”
Teniendo en cuenta el objetivo a alcanzar, el trabajo como pasante involucra tareas como la
revisión, digitalización y organización de los proyectos análogos para llevar a cabo la
recuperación de la información de los mismos en un formato digital y brindar la actualización
del inventario único documental del GIT de geodesia.
Para ello se tendrá el apoyo de los funcionarios de la entidad quienes indicarán y darán a
conocer los requisitos y procedimientos para la recuperación de archivos análogos, según la
normativa de la entidad. Con el fin de satisfacer las labores pactadas con anterioridad.
La metodología empleada para la elaboración y cumplimiento de las tareas asignadas se
divide en 5 etapas: Revisión de proyectos, identificación de TRD-Tabla de retención
documental-, proceso de digitalización, organización de la información digitalizada y la
actualización del inventario único documental. Es importante tener en cuenta los
conocimientos aprendidos a lo largo de la carrera para que estos puedan ser empleados
manera productiva en las actividades a cumplir.
Este proyecto se ejecutó durante un periodo de 192 horas, iniciando el 15 de mayo de 2017
y dando por finalizado el 28 de Julio de 2017.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Con el avance de la tecnología y así mismo el almacenamiento de toda la información en ella
se ha visto la disminución de documentos y archivos en físico. Es por ello que el IGAC como
entidad pública tiene el deber de almacenar gran cantidad de información la cual debe estar
disponible y organizada de tal forma que su acceso sea factible para usuarios tantos internos
como externos.
La recopilación de dicha información se encuentra supervisada gracias al equipo de Gestión
Documental, en este caso el GIT de geodesia almacena gran cantidad de archivos análogos
(carpetas, CD’s y Diskette) de proyectos geodésicos que se han llevado a cabo en diversos
años.
Para asegurar la conservación y recuperación de estos archivos es necesario la
implementación de un inventario (único documental) con el cual se pueda identificar las
características y contenido de cada uno de los proyectos y así mismo el estado en el que se
encuentran.
Por consiguiente, se lleva a cabo el desarrollo de los objetivos mostrados a continuación para
mirar la importancia y el impacto de la Gestión Documental en la recuperación de los
archivos análogos.
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3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Recuperar, clasificar y digitalizar la información de los proyectos Geodésicos existentes
en el archivo (físico y magnético) del Grupo Interno de Trabajo (GIT) de Geodesia del
Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC).
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Extraer la información de los proyectos que se encuentran en carpeta, CD y Diskette
Clasificar la información de los proyectos Geodésicos según la TRD, en donde se
identifica la serie y subserie al cual corresponden.
Digitalizar los proyectos que se encuentran almacenados dentro del archivo del GIT
(Grupo Interno de Trabajo) de geodesia.
Actualizar el inventario único documental con base a la información almacenada en
el archivo (proyectos análogos).
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4. METODOLOGIA
Durante el tiempo que se llevó a cabo la pasantía, se efectuaron diferentes procesos para
satisfacer los objetivos anteriormente planteados. A continuación, se exponen las etapas del
trabajo realizado en la entidad.
Ilustración 1 Etapas de la actualización del inventario único documental
Revision de proyectos
Identificacion de TRD
Proceso de digitalizacion
Organizacion de la informacion digitalizada
Actualizacion del inventario unico
documental
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4.1 REVISION DE PROYECTOS
Esta etapa tiene objetivo mirar el estado en el que se encuentran las carpetas, con el fin de
generar un nuevo rotulo (actualizado) y generar el cambio de la carpeta para tener una
mejor presentación de esta, puesto que el desgaste por el tiempo daña el archivo.
Ilustración 2 Formato del rotulo
Siendo:
1. CODIGO: Identificador del proyecto.
2. SERIE Y SUBSERIE: Es el enfoque del proyecto.
3. IDENTIFICADOR: Es el número de la carpeta a la cual pertenece el proyecto.
4. CANTIDAD DE CARPETAS: Es el número de carpetas contenidas dentro del
mismo proyecto
5. NOMBRE Y FECHA: Es el título del proyecto y el año en el cual se llevó a cabo.
4.2 INDENTIFICACION DE TRD
Es importante identificar las TRD que se encuentran en los archivos pues es en ella donde
encontramos la información a la cual pertenece dicho archivo para facilitar la
organización y ubicación de los documentos.
Es necesario saber identificar la relación entre los códigos y las subseries , teniendo en
cuenta su procedencia.
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CÓDIGO SERIE - SUBSERIE
831.1.1 Red Geodésica
831.1.2 Red Nivelación
831.1.3 Red Gravimétrica
831.5 Fronteras
831.6.1 Proyectos/Convenios
831.3 Clasificación de campo
Tabla 1 Clasificación de TRD
4.3 PROCESO DE DIGITALIZACION
En el proceso de digitalización se busca recopilar toda la información del archivo análogo
para conservarlo en un formato digital, esto con el propósito de llevar a cabo la
recuperación de los proyectos y facilitar el almacenamiento de los mismos. Para ello se
busca digitalizar los siguientes formatos:
4.3.1 CARPETAS (CARTERAS, FICHAS, IMÁGENES Y FOTOGRAFIAS):
Cosiste en el escaneo del archivo como tal, es decir, los informes y todo formato en papel
que se encuentre en la carpeta. También las carteras, hojas de campo e imágenes que
pertenezcan al proyecto.
4.3.2 PLANOS
Como se busca la mayor recuperación de información de los archivos es necesario
escanear los planos, puestos contienen un resumen detallado de lo que ha sido el proyecto.
4.3.3 CD’S
Al guardar toda la información del proyecto en el CD es importante generar una copia o
backup para garantizar una recuperación mayor del proyecto.
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4.3.4 DISKETTES
Debido a la antigüedad de los proyectos se ve que la información fue guardada en
diskettes, debido a que los equipos actuales no posees una entrada para este tipo de
formato la información de esto no pudo ser recuperada.
4.4 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION DIGITALIZADA
Una vez extraída la información de las carpetas se crea una carpeta en el ordenador
(computador) donde se especifique el código, serie o subserie, nombre del proyecto, año
e identificador.
Ilustración 3 Formato para crear la carpeta del proyecto
Posteriormente dentro de este se guardan los archivos ya digitalizados con el nombre del
proyecto y la cantidad de información a guardar.
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Ilustración 4 Información contenida en los proyectos
4.5 ACTUALIZACION DEL INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL
Una vez organizados los archivos digitalizados se lleva a cabo el control del inventario
único documental en donde se actualiza la información de cada proyecto, esto con el fin
de tener presente los datos que pudieron ser o no recuperados en el momento de la
digitalización.
Ilustración 5 Formato del inventario único documental
Registro de entrada: fecha
Número de transferencia
No.
ORDENCÒDIGO SERIE O SUBSERIE
CANT.
FOLIOS
SOPORT
EOBSERVACIONES
NOMBREPALABRAS
CLAVES
CANT.
CARP.INICIAL FINAL CAJAS CARP. TOMOS OTRO
1
2
3
PARA USO EXCLUSIVO DEL
ARCHIVO CENTRAL
Oficina Productora: Código Oficina:
Objeto del Inventario:
INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL
GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
ASUNTOFECHAS
EXTREMASUNIDAD DE CONSERVACIÓN
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5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Tabla 2 Cronograma de actividades
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
INDENTIFICACION DE TRD
PROCESO DE DIGITALIZACION
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION DIGITALIZADA
ACTUALIZACION DEL INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL
15-may-17 22-may-17 30-may-17 05-jun-17 12-jun-17 20-jun-17 27-jun-17 04-jul-17 10-jul-17 17-jul-17 24-jul-17
19-may-17 26-may-17 02-jun-17 09-jun-17 16-jun-17 23-jun-17 30-jun-17 07-jul-17 14-jul-17 19-jul-17 28-jul-17
SEMANASETAPA
REVISION DE PROYECTOS
DURACION DE LA PASANTIA 192 HORAS
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6. ANALISIS DE RESULTADOS
Durante la duración de la pasantía y el estudio de los procesos llevados en cada etapa, se
obtienen los siguientes resultados:
6.1 CANTIDAD DE PROYECTOS DIGITALIZADOS
Tabla 3 Cantidad de proyectos digitalizados
Ilustración 6 Porcentaje de Proyectos Digitalizados
SERIE Y SUBSERIE PROYECTOS DIGITALIZADOS
FOTOCONTROL 5
FRONTERAS 9
IDENTIFICACION 1
INTERVENTORIA 2
PERITAZGO 1
PLANO 1
POSOZ PETROLEROS 1
PROYECTOS 12
PUNTO DE CONTROL 1
RED DE NIVELACION 4
RED GEODESICA 173
SISTEMA NACIONAL DE REFERENCIA 5
TOTAL 215
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De un total de 215 proyectos digitalizados, se obtiene un valor del 80% para los proyectos de
la red geodésica puesto que estos contienen mayor información a nivel nacional de varias
actividades topográficas, llevadas a cabo alrededor de hace 20 años, o revisadas y
recalculadas nuevamente hace 10 años aproximadamente.
6.2 INFORMACION DIGITALIZADA
INFORMACION DIGITALIZADA
DESCRIPCION CANTIDAD
CARPETAS 273
FOTOGRAFIAS E IMÁGENES 193
PLANOS 254
CARTERAS 14
FICHAS DE COORDENADAS 72
CD 1132
Tabla 4 Información digitalizada
Ilustración 7 Porcentaje de información recuperada
Esta fue la de mayor tiempo de cobertura puesto que se debía realizar la mayor
recuperación posible de cada proyecto, esto nos dio como resultado una 14% de proyectos
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digitalizados y la información de los CD’s con un 58% recuperado. Generando así una
mayor cobertura de la información almacenada en cada carpeta.
6.3 DISTRIBUCION DE ACTIVIDADES DURANTE LA PASANTIA
En base a las actividades planteadas en el cronograma este fue el porcentaje de tiempo
invertido en 3 etapas con mayor relevancia en el proceso de recuperación de los proyectos
análogos y su organización.
Ilustración 8 Tiempo de inversión en las etapas más importantes del proyecto
Para tener un mejor resultado fue importante organizar la metodología, ya que gracias a esta
se obtuvo un total del 28% para el proceso de digitalización donde se abarcaron todos los
archivos faltantes en el inventario único documental. Un 32% en la organización de la
información digitalizada, en donde se dejó cada proyecto con su carpeta (plano, CD, carteras,
etc.) debidamente organizada y un 40% en la actualización del inventario.
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7. ALCANCES DEL PROYECTO
La finalidad del proyecto consistió en recuperar toda la información de los archivos análogos
(carpetas, CD’s, planos y diskettes) que se encontraban en el GIT de Geodesia. Gracias al
programa de Gestión Documental y las capacitaciones brindadas por la entidad se logró la
reintegración de los archivos geodésicos a una base digital.
IMPACTO:
Para el IGAC es importante preservar la información que se guarda en los archivos y así
mismo darle un uso, ya sea para los usuarios internos o externos que la soliciten. Es por eso
que este tipo de proyectos de recuperación, brindan a la entidad la posibilidad de actualizar
y ampliar sus bases digitales, ya que la información análoga con el pasar de los años se va
deteriorando.
En cuanto al impacto para los pasantes, las ventajas de trabajar en la Gestión Documental es
que se adquiere experiencia para la lectura de proyectos análogos, de la forma en la cual se
deben presentar y los parámetros para presentarlos ante la entidad.
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8. EVALUACION Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS
Al finalizar la pasantía se puede observar que el objetivo de esta fue llevado a cabo en su
totalidad, ya que el trabajo realizado como apoyo en la Gestión Documental consistió en la
recuperación y complementación de los proyectos faltantes en el inventario único
documental. Para garantizar que la información de cada uno de estos estuviera disponible en
un formato digital, con el fin de facilitar su acceso al público (usuarios internos y externos).
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9. CONCLUSIONES
Se logró extraer la información contenida en los proyectos faltantes del inventario
(Carpeta, Planos y CD’S), pero debido a que los equipos no contaban con la entrada
para Diskettes, estos quedaron sin digitalizar.
Gracias a la información contenida tanto en los rótulos como en la TRD de los
proyectos, se clasifica de manera exitosa cada archivo. Brindando así la posibilidad
de identificar las características del proyecto digitalizado.
Una de las etapas más importantes de la pasantía fue la digitalización de los proyectos
que se encontraban en el archivo del GIT de geodesia, debido a que debían estar en
formato digital para organizarlos en el ordenador y generar un backup de esta
información análoga.
Una vez recuperada la información de los proyectos, se generó la actualización del
inventario único documental, mostrando anteriormente la recopilación de los archivos
faltantes en este. Sin algunos archivos faltantes en el inventario no fue posible su
localización.
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10. RECOMENDACIONES
A lo largo de la pasantía se vieron reflejados varios aspectos a mejorar para tener una mayor
productividad en el proceso para la recuperación de los proyectos, a continuación, se
mencionan algunas recomendaciones:
Es importante mantener comunicación con los demás integrantes del equipo de
trabajo puesto que todos debían hacer el mismo trabajo.
Tener organización en cuento a los proyectos y el orden en el que se llevara a cabo el
inventario para garantizar un mejor manejo de la información.
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