redueix costos i reorienta els teus recursos interns mitjançant el bpo

BPO Business Process

Outsourcing

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BPO

INTRODUCCIÓN

¿QUÉ TIENEN EN COMÚN…

ADAM SMITH

MARGARET THATCHER

UNIVERSIDAD DE HARVARD

ESPECIALIZACIÓN

VENTAJA COMPARATIVA

EXTERNALIZACIÓN DE GRAN PARTE DEL S.PÚBLICO

ECONOMIAS DE ESCALA

TODOS ELLOS HAN CONTRIBUIDO DE FORMA SIGNIFICATIVA AL

DESARROLLO DEL BPO

El outsourcing se sustenta en tres pilares fundamentales:

CALIDAD

ECONOMIZACIÓN

ESPECIALIZACIÓN

Ventaja competitiva

Subcontrate el resto

Herramienta de gestión

BPO

¿QUÉ ES BPO?

PONER EN MANOS DE EXPERTOS

REORIENTAR LOS RECURSOS INTERNOS

REDUCIR COSTES

PROCESOS NO LIGADOS A LA NATURALEZA DEL NEGOCIO

AUMENTAR EL NIVEL DE COMPETITIVIDAD

BPO

EVOLUCIÓN

EXTERNALIZACIÓN

BPO

COMPONENTE TECNOLÓGICO

CAPITALHUMANO

BPOPROCESOS

ADMINISTRATIVOS

BPO

LA MAYOR CONTRIBUCIÓN ALDESARROLLO DEL BPO

Accesibilidad

Seguridad

UN NUEVO CONCEPTO

BPO

BPO DE PROCESOSADMINISTRATIVOS

BPO

SITUACIÓN ACTUAL

Descontento generalizado respecto a los procesos

internos de gestión.

TAREAS DIARIAS

CONTROL DE EXPEDIENTES Y

ARCHIVO

ATENCIÓN DEL TELÉFONO

ACUMULACIÓN

DE FACTURAS Y EXTRACTOS BANCARIOS

DOCUMENTACIÓN SIN ARCHIVAR

OPERACIONES SIN CONTABILIZAR

REMESAS SIN PRESENTAR

DEFICIENTE GESTIÓN

FINANCIERA

FALTA DE INFORMACIÓN ECONÓMICA

PROBLEMAS DE TESORERÍA

DEFICIENTE NEGOCIACIÓN

BANCARIA

IMPAGOS POR FALTA DE CONTROL

EMPRESA INEFICIENTE

COSTES ELEVADOS

MALA IMAGEN EXTERNA

BPO

VENTAJAS Y BENEFICIOSDE UN SISTEMA BPO

AGILIDAD/EFICACIAPRODUCTIVIDADBENEFICIOS

COSTES (administrativos y accesorios)

MEJORA EN LA ORGANIZACIÓNPROFESIONALIDAD E INNOVACIÓN

BPO

METODOLOGÍA

1.- CONTACTO CON LA EMPRESA

2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTO

3.- FIRMA DEL CONTRATO

4.- IMPLANTACIÓN

5.- ÁREAS DE INCIDENCIA

1.- CONTACTO

• ¿Existe voluntad de externalizar?

–Positiva (total o parcial)

–Reticencia (SLA)–Rentabilidad (Presupuesto)–Reubicación

1.- CONTACTO

• Solicitud de datos para análisis:–Método de trabajo.–Factores claves/críticos–Condiciones de cobro/pago–Necesidades bancarias

• Identificar personas de contacto.

• Solicitud de documentación

ESTUDIO DEL ACTUAL MODELO

DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

EVALUACIÓN DE LA CONVENIENCIA DE EXTERNALIZAR

2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTO

Se externaliza:

• TODA la gestión

• PARTE de la gestión

–Programa proveedor–Su programa (“traductor”)

2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTO

3.- CONTRATO

Con la aceptación del presupuesto…

• SLA• Cliente

• KPIs (“smart”)

3.- CONTRATO

4.- IMPLANTACIÓN

Con la firma del contrato…

• Tareas previas:– Fichas de clientes/proveedores.– Envío de circulares (modelos)

• Traspaso de datos.

4.- IMPLANTACIÓN

5.- ÁREAS DE INCIDENCIA

• Circuito de VENTAS

• Circuito de compras y gastos

• Gestión bancaria

5.- ÁREAS DE INCIDENCIA

VENTAS   COMPRAS   OTROS

PEDIDO   PEDIDO   DIETAS

ALBARÁN   ALBARÁN   GASTOS VIAJES

EXPEDICIÓN   RECEPCIÓN   PAGO NÓMINAS

FACTURA   FACTURA   PAGO SEG. SOCIAL

CARTERA   CARTERA   PAGO TRIBUTOS

COBRO   PAGO   OTROS

ARCHIVO   ARCHIVO    

OTRAS GESTIONES        

GESTIÓN BANCARIA   COORDINACIÓN   INFORMES

coordinación

• área laboral.

• área tributaria.

• otras áreas de práctica.

• otras empresas e instituciones.

informes

• mensuales:• tesorería, cobros y pagos.• desviaciones presupuestarias.• contabilidad de costes.

• anuales:• estados financieros.• flujo de efectivo del ejercicio.• presupuesto anual.

BPO

LA GESTIÓN DE EXTERNALIZAR

CORE BUSINESS

GESTIÓN FINANCIERA

GESTIÓN CONTABLE

GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

¿QUÉ EXTERNALIZAR?

DETERMINACIÓN DE LA RELACIÓN

• ¿EXTERNALIZACIÓN PARCIAL?

• ¿EXTERNALIZACIÓN TOTAL?

SERVICE LEGAL AGREEMENTSSLA

SEGUIMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS

PROCESOS

CORRECTA DEFINICIÓN DE PARÁMETROS CLAROS Y DETALLADOS

SEGUIMIENTO DE LA RELACIÓN

• Si no se puede medir, no se puede controlar

• KPIS (SMART)

BPO

SÍNTESIS

EXTERNALIZAR REPRESENTA

• PONER EN MANOS DE EXPERTOS AQUELLOS PROCESOS NO LIGADOS A LA NATURALEZA DEL NEGOCIO.

• CENTRARSE EN AQUELLO QUE APORTA VALOR A LA EMPRESA.

IDEAS CLAVE

• TRABAJAR ON-LINE• REDUCIR COSTES• MEJORA LA ORGANIZACIÓN• INCREMENTO DE LA COMPETITIVIDAD• MEJORAR LA IMAGEN

BPO

EXPERIENCIAS

CONCEPTOS

• Romper el paradigma de la Pyme• Accesibilidad a la información• Seguridad (copias por duplicado)• Inversión inicial• Sharepoint (soporte a ventas)• Devolución de documentación

REDUCCIÓN DE COSTES

COMPRAS

CONTROL STOCKS

VENTAS

ADMINISTRACIÓN

AdministrativoContable

Financiero

Bº

Bº

Bº

REDUCCIÓN DE COSTES

ADMINISTRACIÓN

½ Administrativo

Financiero

Bº

BPO

REDUCCIÓN DE COSTES

• ESTRUCTURA INICIAL INEFICIENTE– Sobredimensión Departamento Administración– Falta de estructuración en Ventas– Costes de eficiencia elevados

• ESTRUCTURA BPO– Dimensión adecuada– Organización Ventas– Costes de eficiencia reducidos

COMPARATIVA COSTES

INICIAL• Administrativo:

» 15.600€

• Contable:» 25.400€

• Financiero:» 31.200€

• ½ Administrativo:» 7.800€

• TOTAL: 80.000€

BPO• ½ Administrativo:

» 7.800€

• Financiero:» 31.200€

• BPO:» 18.000€

• TOTAL : 57.000€

AHORRO COSTES

• Ahorro directo: 23.000€• Ahorro indirecto: 7.000€

– Bajas, vacaciones, formación,…– Costes accesorios (software, instalaciones,…) – La gran mayoría de costes ahora son variables

TOTAL AHORRO: 30.000€AHORRO: (30.000/ 80.000) = 40%; 23/80=30%

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