s adp 0606038 chapter2 -...
Post on 15-Mar-2019
227 Views
Preview:
TRANSCRIPT
18
BAB II LANDASAN TEORI
A. Konsep Dasar Komunikasi
1. Pengertian Komunikasi
Proses komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia, begitu juga
dalam kehidupan sebuah organisasi. Dalam praktek kehidupan organisasi,
kegiatan komunikasi sangat komplek yaitu melibatkan semua elemen di dalam
organisasi itu, sudah tentu anggota dalam organisasi memiliki derajat
heterogenitas atau keragaman yang tinggi sehingga kemungkinan adanya
homogenitas dalam organisasi hampir tidak ada. Komunikasi yang efektif dalam
organisasi dapat terjadi antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya antara
bawahan dengan pimpinan maupun antara bawahan dengan bawahan.
Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu “communicare” yang
berarti “memberitahukan”. Sedangkan menurut bahasa inggris adalah “coomon”,
dari kata dasar tersebut kemudian menjadi “communication” yang artinya adalah
“suatu pertukaran informasi, konsep, ide, perasaan lain-lain antara pihak dua atau
lebih.” (Euis Sumpriana, 1994 : 11).
Menurut Andrew E. Sirkula (Anwar P.M, 1990:145) mendefinisikan
bahwa : “komunikasi adalah proses pemindahan informasi, pengertian dan
pemahaman dari seseorang, suatu tempat atau sesuatu kepada sesuatu, tempat atau
orang lain”.
Lebih jelas lagi menurut Oteng Sutisna (1993 : 226) pengertian
komunikasi yaitu :
19
”Komunikasi adalah proses menyalurkan informasi, ide, penjelasan, perasaan, pertanyaan dari kelompok. Ia adalah proses interaksi antara orang-orang atau kelompok yang ditujukan untuk mempengaruhi sikap dan perilaku orang-orang dan kelompok – kelompok di dalam suatu organisasi”. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu
proses penyampaian informasi, ide, gagasan, usulan dari seseorang kepada orang
lain dengan harapan orang lain tersebut dapat menginterpretasikannya sesuai
dengan tujuan yang dimaksud.
Pada hakekatnya komunikasi adalah usaha mendorong orang lain
menginterprestasikan pendapat seperti apa yang dikehendaki oleh orang yang
mempunyai pendapat tersebut. Dengan adanya komunikasi diharapkan diperoleh
adanya titik kesamaan saling pengertian. Hal ini diperkuat oleh beberapa pendapat
para ahli.
T. Hani Handoko (2003;272) mengatakan bahwa “Komunikasi adalah
proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari
seseorang ke orang lain”.
Menurut Ketih Davis yang dikutip oleh Mangkunegara (2004;145) adalah
“communication is the transfer of information and understanding from one person
to another person” yang artinya “ komunikasi adalah pemindahan informasi dan
pemahaman dari seseorang kepada orang lain”.
Komarudin (2001;76) mengemukakan bahwa komunikasi proses
menyampaikan pikiran, informasi, peraturan, atau instruksi dengan suatu cara
tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya.
20
Setelah memperhatikan pengetian di atas, nampak adanya kesamaan
pendapat dari para ahli tersebut. Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi
merupakan proses pemindahan suatu informasi dari seseorang kepada orang lain
yaitu pengirim (sender) kepada penerima (receiver) agar dapat tercipta suatu
persepsi atau pemahaman dari kedua belah pihak. Komunikasi baru bisa dilakukan
apabila ada dua pihak, pihak pertama adalah pemberi informasi (sender), dan
pihak kedua adalah penerima informasi (receiver). Maka komunikasi haruslah
dapat dimengerti oleh penerima informasi sehingga dapat menimbulkan informasi.
Jadi pada dasarnya komunikasi adalah proses penyampaian informasi, pesan, ide,
dari seseorang kepada orang lain agar diantara mereka terdapat interaksi.
2. Proses Komunikasi
Dalam suatu komunikasi terjadi penyampaian pengertian berupa lambang-
lambang dari seseorang kepada orang lain. Penyampaian lambang tersebut
meupakan suatu proses. Proses adalah serangkaian perbuatan manusia dan
kejadian-kejadian sebagai akibat perbuatan.
Proses komunikasi adalah serangkaian tahapan berupa penyampaian pesan
atau informasi, ide atau gagasan melalui lambang-lambang yang mengandung arti
tertentu. Secara sederhana, proses komunikasi itu dapat digambarkan dari adanya
seorang komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan,
kemudianmemberi tanggapan atau respon. Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia, Poerwadarminta (1984:769) istilah proses mengandung dua pengertian
yaitu ”reruntuhan peristiwa (perubahan) dalam perkembangan sesuatu dan
perkara dalam pengadilan.”
21
Menurut Drs. Onong Uchjana Effendy dalam bukunya “Ilmu Komunikasi
Teori dan Praktek” (1985), menegaskan bahwa pada dasarnya proses komunikasi
terjadi atas dua tahap yaitu secara primer dan sekunder .Proses komunikasi
terbagi menjadi dua tahapan, diantaranya :
1. Proses Komunikasi secara Primer
Proses Komunikasi secara Primer adalah proses penyampaian buah pikiran
atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang atau
simbol sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses
komunikasi adalah bahasa, isyarat dan warna yang secara langsung mampu
”menterjemahkan” pikiran atau perasaan komunikator kepada komunikan.
2. Proses Komunikasi secara Sekunder
Proses Komunikasi secara Sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh
seseorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai
media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama, misalnya surat,
telepon, surat kabar, majalah, radio, tv, dll.
Proses komunikasi yang palaing sederhana menurut T. Hani Handoko
(2003:273) adalah sebagai berikut :
GAMBAR 2.1
Model Komunikasi Paling Sederhana Sumber : T. Hanni Handoko. Manajemen Edisi . (2003:273)
Pengirim Berita Penerima
22
Model ini menunjukan tiga unsur esensi komunikasi. Bila sala satu unsur
hilang, maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh, seseorang
dapat mengirimkan berita, tetapi bila tidak ada yang menerima atau mendengar,
komunikasi tidak akan terjadi.
Adapun model proses komunikasi menurut Philip Kotler dalam bukunya
Marketing Management (Effendy, 2004:18), digambarkan sebagai berikut :
GAMBAR 2.2 Model Proses Komunikasi Philip Kotler
Sumber : Onong Uchjana E, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek . (2004:18)
Unsur-unsur dalam proses komunikasi :
• Sender : komunikasi yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang.
• Encoding : Penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang.
• Message : Pesan yang merupakan seperangkat lambang nermakna yang disampaikan oleh komunikator.
• Media : saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator kepada komunikan.
Sender Encoding Decoding
Noise
Response Feedback
Receiver Message
23
• Decoding : pengawasandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.
• Receiver : Komunikan yang menerima pesan dari komunikator. • Response : Tanggapan, seperangkat komunikasi pada komunikan setelah di
terpa pesan. • Feedback : Umpan balik, yakni tanggapan komunikan apabila tersampaikan
atau disampaikan kepada komunikator. • Noise : Gangguan tak terencana yang terjadi dalam proses komunikasi
sebagai akibat diterimanya pesan yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.
Adapun model proses komunikasi menurut Nugraha J. Setiadi (2003;242),
mengemukakan terdapat lima elemen dasar dalam proses komunikasi, seperti pada
gambar 2.3 berikut ini.
Mengirim Pesan Pesan Menerima
Menerima Gangguan Mengirim
Umpan Balik
Gambar 2. 3
Lima Elemen Dasar dalam Proses Komunikasi
Keterangan :
Pengirim (Sumber) Penyandian Saluran Pengartian Penerima
24
• Pengirim atau Sumber Pesan, mengawali komunikasi. Dalam sebuah
organisasi pengirim dapat berupa seseorang dengan informasi, kebutuhan,
keinginan, dan dengan tujuan mengkomunikasikannya kpeada satu atau
beberapa orang lain.
• Penerima, adalah orang yang inderanya menerima pesan dari pengirim.
Pesan harus disesuaikan dengan latar belakang penerima.
• Penyandian, terjadi ketika pengirim menterjemahkan informasi untuk
dikirim menjadi serangkaian simbol.
• Pengertian, adalah proses yang dilakukan penerima untuk
menginterprestasikan pesan dan menerjemahkannya ke dalam informasi
yang mempunyai arti.
• Gangguan, adalah faktor apapun yang mengganggu, membingungkan, atau
mencampuri komunikasi.
Dari beberapa model proses komunikasi di atas, dapat disimpulkan bahwa
proses komunikasi memiliki beberapa unsur pokok, diantaranya komunikator,
pesan, media, saluran, penerima, gangguan (noise), respon serta feedback dari
penerima pesan terhadap pengirim pesan. Yang dimaksud dengan pengirim dalam
hal ini adalah sumber darimana pesan berasal. Pengirim dapat berupa orang,
sebagai individu atau kelompok dan dapat pula berupa badan organisasi. Pesan
yang dikirim berupa informasi yang hendak disampaikan kepada penerima, ialah
orang yang menerima pesan dapat berupa individu, kelompok, atau organisasi
tertentu.
25
Berdasarkan hal tersebut, jika digambarkan secara sistematis tahap-tahap
proses komunikasi adalah sebagai berikut :
GAMBAR 2.4 Sumber : Euis Sumpriana & Ating Tedja S, Surat-Menyurat dan Komunikasi
(1995:27)
Dalam mengembangkan proses komunikasi, terdapat beberapa prinsip
yang dipahami, diantaranya:
1. Komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan yang dinamis
2. Komunikasi sifatnya tidak linear, tapi sirkuler, mungkin juga bersifat spiral
3. Komunikasi itu sangat kompleks apabila pada suatu saat seorang pimpinan
berkomunikasi dengan bawahannya, sebenarnya komunikasi itu tidak hanya
terjadi pada dua orang saja, tapi komunikasi itu melibatkan personil-personil
lainnya.
4. Komunikasi yang terjadi tidak dapat diulang kembali, atau dihapus, sekali
komunikasi itu terjadi, maka terjadilah.
5. Komunikasi melibatkan keseluruhan kepribadian, walaupun seolah-olah ada
pemisahan antara perasaaan, pikiran, dan jasmaniah.
Ide
Komunikasi Kantor
Encoding
Lambang
Pengiriman
Media saluran
Penerimaan Decoding Komunikan Tindakan
26
3. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi
Menurut Mangkunegara (2004 ; 148) ada dua tinjauan faktor yang
mempengaruhi komunikasi, yaitu dari pihak sender (pengirim) dan dari pihak
receiver (penerima).
a. Faktor dari pihak sender (pengirim)
1. Keterampilan pengirim, pengirim sebagai pengirim informasi, ide, berita,
pesan, perlu menguasai cara-cara penyampaian pikiran, baik secara
tertulis, maupun lisan.
2. Sikap pengirim, pengirim harus mampu bersikap meyakinkan penerima
terhadap pesan yang diberikan kepadanya.
3. Pengertahuan pengirim, pengirim yang mempunyai pengetahuan luas dan
menguasai materi yang disampaikan akan dapat menginformasikannya
kepada penerima sejelas mungkin.
4. Media saluran yang digunakan oleh pengirim, media atau saluran
komunikasi sangat membantu dalam penyampaian ide, informasi, atau
pesan kepada penerima.
b. Faktor dari pihak receiver (penerima)
1. Keterampilan penerima, pesan yang diberikan oleh pengirim akan dapat
dimengerti dengan baik, jika penerima mempunyai keterampilan
mendengar dan membaca.
2. Sikap penerima, sikap penerima terhadap pengirim sangat mempengaruhi
efektif tidaknya komunikasi. Maka dari itu penerima haruslah bersikap
positif terhadap pengirim.
27
3. Pengetahuan penerima, penerima yang mempunyai pengetahuan yang
lebih luas akan mudah dalam menginterpretasikan ide atau pesan yang
diterimanya dari pengirim.
4. Media saluran komunikasi, media saluran komunikasi yang digunakan
sangat berpengaruh dalam penerimaan ide atau pesan.
5. Komunikasi yang efektif.
6. Kualitas komunikasi.
4. Komunikasi Internal
a. Pengertian Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah proses penyampaian pesan antara anggota-
anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi
antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan.
Komunikasi internal adalah komunikasi yang berada dalam organisasi,
yang terlihat oleh adanya struktur organisasi. Sebagaimana dikemukakan oleh
Miftah Thoha (2004:186) bahwa : “untuk membedakan komunikasi organisasi
dengan komunikasi di luar organisasi adalah struktur hirearki yang merupakan
karakteristik dari setiap organisasi.
Lawrence D. Brennan (Onong Uchyana E, 1990 :122) mengemukakan bahwa :
”Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dari suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertical di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen)”.
28
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi internal
adalah suatu proses penyampaian pesan baik itu yang berupa pikiran, ide /
gagasan seseorang kepada orang lain / kelompok yang efektivitasnya dapat
terlihat dari ketepatan penggunaan media, tercapainya tujuan, adanya umpan balik
serta kejelasan isi dari komunikasi tersebut sehingga pesan tersebut dapat diterima
dengan efektif dalam rangka pencapaian tujuan yang ditetapkan.
Persepsi dari Zelco dan Dance mengatakan bahwa ”komunikasi internal
adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari bawahan
kepada atasan, komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi sesama
karyawan yang sama tingkatannya.”
b. Jenis-jenis Komunikasi Internal
Komunikasi internal dibagi menjadi tiga dimensi, diantaranya :
1) Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke atas dan
kebawah sesuai dengan rantai perintah. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi
dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada
bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal,
pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi
kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-
saran, pengaduan-pengaduan kepada pimpinan.
Effendy (2004:123), mengemukakan pengertian komunikasi vertikal, yaitu
”Komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication) : adalah
29
komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication)”.
Dari pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi vertikal
terdiri dari komunikasi vertikal kebawah (downward communication) dan
komunikasi vertikal ke atas (upward communication) dan yang menjadi
komunikator dan komunikasi bisa pimpinan ataupun bawahan tergantung dari
kepentingan masing-masing. Komunikasi vertikal tersebut dapat digambarkan
sebagai berikut :
GAMBAR 2.5 Model Komunikasi Vertikal
Sumber : Kenneth N. Wexley dan Gary A.Y. Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia. (1992:78)
Kom
unik
asi k
e B
awah
Presiden
Wk. Presiden
Manajer Departemen
Pengawas Seksi
Pengawas Seksi
Kom
unik
asi k
e A
tas
30
Dibawah ini dijelaskan mengenai komunikasi dari atas ke bawah
(downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication) :
a) Donwward Communication
Komunikasi kebawah mengalir dari pengelola tingkat atas ke level bawah
dalam hierarki organisasi. Komunikasi ini adalah tipe dasar dari komunikasi
formal. Adalah mustahil adanya suatu organisasi tanpa penggunaan komunikasi
kebawah.
Davis (R. Wayne Pace & Don F. Faules, 2001:185) mengungkapkan
bahwa :
”Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir jabatan otoritas lebih tinggi kepada mereka yang kepada mereka yang berotoritas lebih rendah atau informasi mengalir dari top manajemen (pemimpin tertinggi), melalui jenjang manajemen menengah, menuju jenjang manajemen terbawah, dan akhirnya kepada pekerjaan lapangan”. Selanjutnya Abizar (1988:58) mengungkapkan bahwa : ”Komunikasi ke
bawah mengalir dari pengelola tingkat atas ke level bawah dalam hierarki
organisasi. Komunikasi ke atas bergerak dari pekerja-pekerja level bawah dalam
organisasi, ke arah personil tingkat atas”.
Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk pengarahan, perintah-
perintah, instruksi, nasehat atau saran, inspirasi dan penilaian kepada bawahan
serta memberikan informasi pada anggota organisasi tentang tujuan dan
kebijaksanaan organisasi.
Abizar (1988:185) mengungkapkan mengenai fungsi komunikasi
kebawah, diantaranya :
a) Ia mengirim perintah ke bawah secara hierarki.
31
b) Ia memberi anggota-anggota organisasi informasi sehubungan dengan tugas-tugas.
c) Ia meberi anggota-anggota organisasi review tentang pelaksanaan tugas. d) Ia mendoktrinasi anngota-anggota organisasi untuk mengetahui dan
menginternalisasi tujuan-tujuan organisasi. Perintah-perintah biasanya menjadi lebih terinci dan spesifik sebagaimana
yang ditafsirkan masing-masing manajer jenjang menengah dalam hierarki
kekuasaan. Pertemuan tatap muka, telepon serta memo-memo tertulis atau
pengarahan-pengarahan adalah media yang paling sering digunakan dalam
komunikasi ke bawah.
Katz & Kanh (R. Wayne Pace & Don F. Faules, 2001:185)
mengemukakan bahwa ada lima jenis komunikasi yang dapat dikomunikasikan
dari atasan kepada bawahan, diantaranya :
a) Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan. b) Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan. c) Informasi mengenai kebijakan dan praktek-praktek organisasi. d) Informasi mengenai kinerja pegawai. e) Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of
mission).
Emmy F.G & Yoyon B.I (1997:36) mengungkapkan beberapa hal yang
dapat dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, yaitu :
a) Instruksi pekerjaan, deskripsi tugas, pedoman pelaksanaan pekerjaan atau berbagai petunjuk untuk mengarahkan perilaku dalam melaksanakan tugas.
b) Prosedur-prosedur dan kebijakan-kebijakan yang meberi nasionalitas pada tujuan dan harapan tentang keuntungan-keuntungan yang akan diperoleh organisasi.
c) Informasi tentang hasil pekerjaan bawahan agar mereka mengetahui prestasi dan kemajuannya.
d) Prinsip dan keyakinan hidup yang membutuhkan partisipasi dan dukungan bawahan.
e) Pertanggungjawaban pekerjaan tugas atasan tentang amanat yang diberikan bawahan.
32
Dalam dimensi ini, peran pimpinan disini sebagai seorang yang
memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi,
penjelasan-penjelasan, teguran, pujian, dan saran-saran kepada bawahan. Dalam
menyampaikan pesan, pimpinan hendaknya dapat menentukan metode yang
sesuai baik melalui lisan maupun tulisan.
Level Galle (R. Wayne Pace & Don F. Faules, 2001:186) mengemukakan
bahwa ada enam kriteria dalam memilih metode penyampaian informasi kepada
pegawai, diantaranya :
a. Ketersediaan, metode yang tersedia dalam organisasi cenderung dipergunakan kemudian memutuskan metode apa yang dapat ditambahkan agar lebih efektif.
b. Biaya, metode yang paling murah cenderung dipergunakan dalam penyampaian informasi.
c. Pengaruh, metode yang tampaknya meberi pengaruh atau kesan paling besar sring dipilih daipada metode baku.
d. Relevansi, metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang hendak dicapai.
e. Respon, metode yang memungkinkan dan mendorong peserta bersikap tanggap dan mengajukan pertanyaan. Dalam hal ini, pertemuan tatap muka mungkin menjadi metode yang dipilih.
f. Keahlian, metode yang sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan kemampuan penerima untuk memahaminya.
Dengan demikian, seorang pimpinan dalam menyampaikan pesan dituntut
untuk menentukan metode apa yang sesuai dengan pesan yang hendak
disampaiakannya, sebab apabila metode penyampaian pesan yang digunakan
tidak tepat, maka akan terjadi kesalahpahaman sehingga isi/ maksud pesan
tersebut tidak akan tersampaikan dengan baik.
b) Upward Communication
33
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi
mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Semua
pegawai dalam suatu dalam organisasi kecuali yang menduduki posisi puncak
pasti berkomunikasi ke atas karena setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang
baik atau memberi informasi / meminta informasi kepada seseorang yang otoritas
lebih tinggi daripada dia.
Komunikasi ke atas ini penting karena selain menyampaikan informasi
hasil pekerjaan komunikasi ke atas juga dapat menumbuhkan apersepsi dan
loyalitas kepada organisasi dengan memberikan kesempatan pada pegawai untuk
mengajukan pertanyaan dan menyumbangkan gagasan serta saran-saran mengenai
operasi organisasi. Disamping itu, komunikasi ke atas dapat membantu pegawai
dalam mengatasi masalah pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.
Fungsi utama komunkasi ke atas adalah untuk mensuplai informasi pada
tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe
komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan dan
permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau
informasi umpan balik bagi manajemen atas.
Menurut Emmy F.G & Yoyon B.I (1997:36) komunikasi ke atas
digunakan untuk mengecek apakah pesan-pesan yang disampaikan pihak atasan
tersebut diterima, dimengerti dan dilaksanakan. Wujudnya dapat berbentuk :
a) Usulan, harapan dan aspirasi yang diinginkan bawahan. b) Pernyataan sikap dukungan atau mosi tidak percaya atas kebijakan atasan. c) Kritik atau hasil penilaian bawahan terhadap hasil usaha organisasi. d) Informasi-informasi formal hasil survey dan laporan-laporan yang
diwajibkan kepada bawahan.
34
Media yang digunakan untuk komunikasi ke atas sebagian besar dengan
pertemuan tatap muka, laporan dan memo tertulis, serta telepon. Beberapa
organisasi juga menggunakan media lain seperti daftar pertanyaan, pertemuan-
pertemuan khusus dengan para pekerja, mengadakan wawancara, dll.
Dalam komunikasi vertikal, peranan pimpinan dengan bawahan sama
pentingnya karena dengan adanya komunikasi dua arah ini dapat menimbulkan
suasana keterbukaan natara pimpinan dengan bawahan yang akhirnya dapat
berpengaruh terhadap kinerja antar pegawai.
2) Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama
seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam
komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau
mengalir antarbagian. Komunikasi horizontal ini memperlancar pertukaran
pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi
untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta
membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
Komunikasi horizontal ini dirancang untuk menyediakan umpan balik
tentang seberapa baik organisasi berfungsi. Bawahan diharapkan memberikan
informasi tentang prestasinya dan praktek serta kebijakan organisasi.
Menurut Onong Uchyana E. (1990 : 124) : ”komunikasi horizontal adalah
komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan, sesama
karyawan dan sebagainya.”
Sedangkan Miftah Toha (2004 : 188) berpendapat bahwa :
35
”Komunikasi horizontal yakni pengiriman dan penerimaan berita atau informasi yang dilakukan antara berbagai pejabat yang mempunyai kedudukan sama. Tujuan komunikasi ini untuk koordinasi komunikasi yang berdimensi horizontal sebagian dapat dilakukan tertulis dan sebagian lisan”. Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi ini terjadi
antara pegawai / staf yang memiliki hierarki yang sama. Komunikasi ini lebih
bersifat non formal dan dapat berbentuk laporan lisan, tulisan, pertemuan
kelompok dan lain sebagainya. Komunikasi ini tidak hanya dilakukan pada saat
jam kerja tapi juga di luar jam kerja yakni di sela-sela jam istirahat, pada saat
rekreasi dan setelah pekerjaan selesai.
Komunikasi horizontal ini meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
2. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen pada
tingkatan organisasi yang sama.
Dalam situasi komunikasi seperti ini desas-desus mengenai hal-hal yang
menyangkut pekerjaan dan tindakan pimpinan yang merugikan mereka cepat
sekali menyebar dan menjalar. Menjalarnya desas-desus antar pegawai mengenai
sesuatu hal seringkali disebabkan interpretasi yang salah. Dalam hal ini tugas
bagian hubungan masyarakatlah yang untuk meluruskan, menetralisasi dan
menganalisasi dan menganilisisnya sehingga berada dalam proporsi yang
sebenarnya.
Selain dapat menyebabkan terjadinya desas-desus yang tidak benar,
komunikasi ini juga dapat menimbulkan rasa kebersamaan dan mengurangi
36
konflik yang terjadi juga dapat menunjang terciptanya kinerja yang baik antar
pegawai.
Komunikasi horizontal memiliki sejumlah fungsi diantaranya :
a) Ia memfasilitasi koordinasi tugas dengan jalan memungkinkan anggota-anggota organisasi untuk mendirikan hubungan-hubungan interpersonal yang efektif melalui pengembangan kontrak-kontrak implisit.
b) Ia memberikan jalan untuk berbagi informasi yang relevan dengan anggota-anggota setingkat.
c) Ia merupakan saluran komunikasi formal untuk pemecahan masalah dan konflik-konflik antar anggota sekerja.
d) Ia memungkinkan anggota sekerja saling memberi dukungan dalam pekerjaan. (Emmy F.G & Yoyon B.I 1997:38)
Adapun sasaran komunikasi secara horozontal menurut Yayat H.
Djatmiko (2004:61) pada dasarnya bersifat tukar menukar informasi yang sangat
penting artinya dalam :
a) Pemecahan masalah yang dihadapi b) Pemupukan dan pembinaan kerja terpadu c) Menghindari cara kerja berfikir dan cara kerja yang terkotak-kotak, yang tidak
mengingat bahwa setiap satuan kerja dalam suatu organisasi hanya merupakan suatu sub sistem dalam kerangka suatu total sistem.
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan
hasil dari konsep spesialisas organisasi. Sehingga komunikasi ini dirancang untuk
mempermudah koordinasi dan penanganan masalah. Komunikasi ini selain untuk
membantu koordinasi kegiatan-kegiatan juga untuk menghindarkan prosedur
pemecahan masalah yang lambat.
37
Untuk lebih jelasnya mengenai komunikasi horizontal dapat dilihat pada
gambar berikut :
GAMBAR 2.6
Model Komunikasi Horizontal Sumber : Kenneth N. Wexley dan Gary A.Y.
Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia. (1992:80)
3) Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara
menyilang, diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil
hubungan-hubungan departemen lini dengan staf. Hubungan-hubungan antar
personalia lini dengan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa
komunikasi diagonal yang berbeda-beda pula.
Menurut Onong Uchyana E. (1990:125) mengemukakan bahwa :
”Komunikasi diagonal disebut juga dengan komunikasi silang (cross
communication) adalah komunikasi yang terjadi antara pimpinan seksi dengan
pegawai seksi lainnya”.
Wakil Kepala Produksi
Manajer Departemen
Manajer Departemen
Pengawas Seksi Pengawas Seksi
38
Komunikasi diagonal adalah komunikasi antar pimpinan antara pimpinan
seksi dengan pegawai seksi lain . Seperti kita ketahui bahwa komunikasi internal
ini bukan saja terjadi dalam tiga kontek seperti yang telah dijelaskan sebelumnya,
melainkan dapat pula terjadi secara personal (personal communication) dan
secara kelompok (group communication) .
a. Komunikasi personal
Komunikasi personal adalah komunikasi antar dua orang yang dapat
berlangsung secara tatap muka (face to face communication) dan komunikasi
bermedia (mediated communication) .
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi
personal tatap muka adalah sebagai berikut :
- Bersikaplah empati dan simpati
- Tunjukanlah sebagai komunikator terpercaya
- Bertindaklah sebagai pembimbing, bukan pendorong
- Kemukakanlah fakta dan kebenaran
b. Komunikasi kelompok (group communication)
Komunikasi kelompok adalah komunikasi antar seseorang dengan
sekelompok orang dalam situasi tatap muka .
c. Komunikasi kelompok kecil (small group communication)
Komunikasi ini adalah komunikasi antara manajer atatu seorang
administrator dengan sekelompok karyawan yang memungkinkan terdapatnya
kesempatan bagi salah seorang untuk memberikan tanggapan secara verbal.
d. Komunikasi kelompok besar
39
Komunikasi ini adalah kelompok komunikasi yang karena jumlahnya
banyak, dalam situasi komunikasi hampir tidak terdapat kesempatan untuk
memberikan tanggapan secara verbal .
Dapat disimpulkan bahwa komunikasi ini cenderung menyimpang dari
jalur birokrasi dan sifatnya tidak formal. Komunikasi yang terjadi biasanya
mengenai keluhan yang menyangkut nasibnya yang disebabkan oleh kurang
memuaskannya informasi yang diperoleh langsung dari atasannya.
Untuk lebih jelasnya mengenai komunikasi diagonal, dapat dilihat pada
gambar berikut
GAMBAR 2.7 Model Komunikasi Diagonal
Sumber : Kenneth N. Wexley dan Gary A.Y. Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia. (1992:80)
5. Unsur-Unsur Komunikasi
Komunikasi dilakukan oleh pihak yang memberitahukan (komunikator)
kepada pihak penerima (komunikan). Komunikasi efektif tejadi apabila sesuatu
Wakil Kepala Produksi
Manajer Departemen
Manajer Departemen
Pengawas Seksi Pengawas Seksi
40
(pesan) yang diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau sama
oleh komunikan, sehingga tidak terjadi salah persepsi.
Selanjutnya unsur-unsur dalam proses komunikasi menurut Philip Kotler
(Onong Uchjana, 1990:18) diantaranya :
1. Sender : komunikasi yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang.
2. Encoding : Penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang.
3. Message : Pesan yang merupakan seperangkat lambang nermakna yang disampaikan oleh komunikator.
4. Media : saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator kepada komunikan.
5. Decoding : pengawasandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.
6. Receiver : Komunikan yang menerima pesan dari komunikator. 7. Response : Tanggapan, seperangkat komunikasi pada komunikan setelah di
terpa pesan. 8. Feedback : Umpan balik, yakni tanggapan komunikan apabila tersampaikan
atau disampaikan kepada komunikator. 9. Noise : Gangguan tak terencana yang terjadi dalam proses komunikasi sebagai
akibat diterimanya pesan yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.
Untuk dapat berkomunikasi secara efektif kita perlu memahami unsur-
unsur komunikasi, antara lain:
1. Komunikator
Komunikator adalah orang yang mempunyai motif komunikasi dan
komunikator yang mempunyai 3 unsur yaitu manusia, yang menyampaikan
pesan,dan untuk mewujudkan motif komunikanya. Komunikator terdiri dari Satu
orang, banyak orang dalam pengertian lebih dari satu orang. Apabila lebih dari
satu orang yakni banyak orang dimana mereka relatif saling kenal sehingga
terdapat ikatan emosional yang kuat dalam kelompoknya,maka kumpulan banyak
orang ini kita sebut kelompok kecil (saling kenal). Dalam suatu organisasi
41
komunikator adalah seorang pimpinan, kepala bagian ataupun para pegawai.
Dalam diri komunikator terdapat gagasan/ide dan bentuk pesan (encode).
Proses komunikasi dimulai dari timbulnya gagasan, ide, fakta, dan lain-
lain dari diri si pengirim yang ingin disampaikan oleh pengirim. Proses
komunikasi dapat berlangsung jika tujuan tersebut diwujudkan dalam bentu nyata
yang dapat disampaikan kepada pengirim sehingga dapat diketahui apakah proses
komunikasi yang terjadi mencapai sasaran yang diharapkan atau tidak.
Dalam suatu organisasi pengirim mengkomunikannya kepada satau atau
lebih. Misalnya seorang pemimpin berkomunikasi dengan para bawahannya
bukan saja dalam rangka memberikan perintah, instruksi dan bimbingan serta
pembinaan, akan tetapi juga dalam rangka memberikan suasana kerja yang intim
serasi dengan perilaku organisasional yang dijiwai oleh semangat kerjasama.
2. Pesan
Pesan adalah informasi yang hendak disampaikan komunikator kepada
komunikan. Pesan bisa berupa perintah, informasi, ide, kritik, saran, kemarahan
ataupun perhatian. Isi komunikasi berupa pesan (message) yang disampaikan oleh
Komunikator kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan penerimaan pesan
sangat berpengaruh terhadap kesinambungan komunikasi.
Apabila dilihat dari jenisnya pesan dibagi menjadi dua yaitu pesan verbal
yang berupa bahasa lisan dan tulisan. Yang kedua yaitu pesan non verbal seperti
wilayah pribadi berupa ruang dan jarak yang berkaitan dengan status dan
fungsi/kedudukan seseorang, bahasa tubuh dan tata krama. Sebagian besar pesan
dapat berbentuk kata baik berupa ucapan ataupun tulisan. Akan tetapi
42
beranekaragam perilaku non verbal juga dapat digunakan seperti gerakan tubuh,
raut muka, dsb.
3. Saluran
Saluran adalah alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator (sumber)
kepada komunikan (penerima) baik secara langsung (tatap muka),maupun tidak
langsung(melalui media cetak/elektronik dll).
Saluran komunikasi terbagi menjadi dua yaitu :Tatap Muka yang
Menyampaikan isi pertanyaan yang berkaitan dengan kepentingannya (aktivitas
komunikasi) berupa pertemuan tatap muka, forum, Diskusi panel, Rapat, Ceramah
.sedangkan dengan Media Terdiri dari media massa yaitu periodik (terbit atau
berharap) seperti elektronik dan cetak sedangkan non media massa yaitu Manusia
seperti kurir atau massanger dan benda yaitu elektronik dan non elektronik.
Untuk menyampaikanisi pesan, hendaknya dikomunikasikan dengan
menggunakan salura tertentu. Saluran sering disebut juga dengan media, media
adalah alat diamana pesan berpindah dari komunikator kepada komunikan.
Saluran merupakan jalan melalui mana informasi secara fisik disampaikan.
Pada dasarnya saluran sering dilakukan melalui saluran formal dan saluran
informal. Saluran formal adalah saluran yang dikembangkan berdasarkan hirearki
struktur organisasi. Sedangkan saluran informal adalah saluran yang berkembang
tanpa adanya aturan dan arah yang jelas dan tidak terstruktur sebagaimana hanya
saluran formal.
43
4. Komunikan
Komunikan adalah Penerima (receiver) yang menerima pesan dari
komunikator, kemudian memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi
respon. Komunikan dalam menerima pesan melakukan dua kegiatan yaitu
menginterpretasikan pesan atau penafsiran pesan dan melakukan tindakan atau
reaksi setelah pesan tersebut dimengerti. Proses penafsiran ini disebut decoding.
6. Fungsi Komunikasi
Komunikasi dapat dimanfaatkan untuk mencapai tujuan. Onong Uchjana
E. (1990:6) mengemukakan bahwa dalam sebuah organisasi, komunikasi
berfungsi sebagai alat untuk :
a. Menyampaikan informasi (to inform)
Fungsi komunikasi yang paling utama adalah untuk menyampaikan
informasi. Dalam sebuah organisasi informasi diperlukan oleh seluruh anggota
dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugasnya masing-masing. Sebagai contoh
jika para pimpinan dalam sebuah organisasi hendak mengadakan rapat, terlebih
dahulu diperlukan pemberitahuan tentang hal tersebut.
b. Mendidik (to educate)
Fungsi komunikasi sebagai alat untuk mendidik maksudnya komunikasi
yang dilakukan bertujuan untuk mendidik manusia untuk sopan santun dalam
menyapa, berbicara dengan orang lain yang lebih tua, tatakrama memasuki rumah
orang lain, dan sebagainya.
44
c. Menghibur (to entertain)
Fungsi komunikasi sebagai alat untuk menghibur maksudnya komunikasi
yang dilakukan bertujuan untuk menghibur seseorang yang sedang memiliki
masalah.
d. Mempengaruhi (to influence)
Fungsi komunikasi sebagai alat untuk mempengaruhi maksudnya
komunikasi untuk mengajak orang lain atau pihak lain agar mengikuti kehendak
pengirim. Contohnya yaitu selebaran iklan yang dikirim oleh suatu organisasi
kepada khalayak yang berisi informasi tentang barang baru yang diproduksinya.
Dengan berkomunikasi dapat menjalin saling pengertian dengan orang lain
karena komunikasi memiliki beberapa fungsi yang sangat penting, di antaranya
adalah:
1. Fungsi informasi. Untuk memberitahukan sesuau (pesan) kepada pihak
tertentu, dengan maksud agar komunikan dapat memahaminya.
2. Fungsi ekspresi. Sebagai wujud ungkapan perasaan / pikiran komunikator
atas apa yang dia pahami terhadap sesuatu hal atau permasalahan.
3. Fungsi kontrol. Menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan,
dengan memberi pesan berupa perintah, peringatan, penilaian dan lain
sebagainya.
4. Fungsi sosial. Untuk keperluan rekreatif dan keakraban hubungan di antara
omunikator dan komunikan.
5. Fungsi ekonomi. Untuk keperluan transaksi usaha (bisnis) yang berkaitan
dengan finansial, barang dan jasa.
45
6. Fungsi da’wah. Untuk menyampaikan pesan-pesan keagamaan dan
perjuangan bersama.
7. Hambatan-Hambatan Dalam Proses Komunikasi
a. Faktor Penyebab
Komunikasi adalah vital, tetapi komunikasi sering tidak efektif dengan
adanya ketentuan-ketentuan yang menghambatnya. Oleh karena kompleksnya
proses komunikasi, permasalahan dalam komunikasi dapat terjadi pada tingkat
individu, kelompok maupun organisasi. Berbagai hambatan apabila tidak
dipahami dan ditangani dengan baik dapat mengganggu dan menghalangi
tercapainya tujuan komunikasi.
Bagi pimpinan komunikasi yang efektif yaitu apabila anggotanya
memberikan jawaban atau reaksi sejalan dengan isi pesan yang disampaikan,
sehingga pimpinan dapat memprediksi secara tepat pengaruh atau hasil daripada
berita yang disampaikannya itu.
Ketidakefektifan dan efisienan komunikasi disebabkan oleh beberapa jenis
permasalahan teknis dan manusiawi yang berbeda-beda. Adapun permasalahan
komunikasi menurut Kennet N. Wexley (1992:84) diantaranya :
a) Pemahaman yang tidak lengkap b) Kelebihan beban c) Komunikasi ke atas yang tidak memadai d) Tidak efisiennya komunikasi kebawah
Sedangkan menurut Alfonso, dkk (Emmy F. Gaffar dan Yoyon B.I,
1997:97-110) mengemukakan bahwa hambatan komunikasi meliputi tiga hal
diantaranya :
46
a. Technical Problems, segala hal yang berkenaan dengan ketepatan penyampaian informasi kepada penerima pesan.
b. Semanthic Problems, terjadi pada proses menafsirkan arti berita oleh penerima yang tidak sesuai dengan apa yang diharapkan oleh pengirim.
c. Influental Problems, berkaitan dengan keberhasilan komunikasi dimana si penerima berita berbuat sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim.
Komunikasi yang efektif tidak akan terjadi apabila dalam prosesnya
komunikasi banyak yang mengalami gangguan beberapa hambatan utama dari
komunikasi yang efektif yaitu :
a. Menilai sumber, maksudnya penafsiran atau pemberian arti pada suatu pesan
dipengaruhi oleh orang yang mengirim (komunikator) pesan tersebut.
b. Penyaringan, berkaitan dengan manipulasi informasi, khusunya informasi
yang negatif.
c. Tekanan waktu, keterbatasan waktu merupakan fenomena yang terjadi dalam
setiap aspek kehidupan, dan tekanan waktu menciptakan masalah penting
dalm proses komunikasi.
d. Mendengarkan secara selektif, maksudnya orang cenderung hanya
mendengarkan bagian tertentu dari informasi dan mengabaikan bagian lainnya
dengan berbagai alasan.
e. Masalah bahasa, komunikasi merupakan suatu proses simbolis yang sebagian
besar tergantung pada kata-kata yang dimaksudkan mengandung arti tententu.
Seringkali orang berfikir mereka berbicara dalam bahasa dan pengertian yang
sama padahal kata-kata yang di ucapkan memiliki arti yang berbeda bagi yang
lain.
47
f. Bahasa kelompok, pada umumnya bahasa kelompok profesional hanya
dimengerti oleh kelompoknya saja seringkali tidak dipahami oleh kelompok
lainnya sehingga menimbulkan hambatan komunikasi.
g. Perbedaan kerangka acuan, komunikasi yang efektif memerlukan adanya
proses penyandian dan penguraian didasarkan pada suatu pengalaman yang
sama.
h. Beban komunikasi berlebihan, jika penerima mendapatkan informasi lebih
dari yang memungkinkannya dapat ditangani, mereka akan mengalami beban
komunikasi yang berlebihan.
i. Emosi adalah reaksi subyektif setiap individu yang berkenaan dengan unsur-
unsur perasaan setiap manusia.
Sedangkan hambatan-hambatan terhadap komunikasi yang efektif menurut
T. Hani Handoko (2003:283) dikelompokan sebagai :
a) Hambatan-hambatan organisasional yang mencakup tingkatan hierarki, wewenang manajerial, dan spesialisasi.
b) Hambatan-hambatan antar pribadi yang mencakup persepsi selektif, status dan kedudukan komunikator, keadaan mebela diri, pendengaran lemah, dan ketidaktepatan penggunaan bahasa.
Hambatan-hambatan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
48
GAMBAR 2.8 Hambatan-Hambatan Mempengaruhi Proses Komunikasi Sumber: T. Hani Handoko. Manajemen Edisi 2. (2003:286)
Hambatan-hambatan yang sebagaimana dipaparkan diatas adalah suatu hal
yang wajar tejadi, namun bagi pimpinan yang baik atau bagi komunikator yang
wajar terjadi, namun bagi pimpinan yang baik atau bagi komunikator yang efektif
akan senantiasa berusaha menghilangkan hambatan atau rintangan yang dihadapi
baik dalam peningkatan kemampuan dan keterampilan dirinya dalam
berkomunikasi maupun membina para bawahannya, dengan kata lain berusaha
menjadi komunikator yang baik dan menajdi komunikan yang baik.
Faktor-Faktor Organisasi Faktor-Faktor Pribadi
Tingkatan Hierarki
Wewenang
Manajerial
Spesialisasi
Persepsi Selektif Status Komunikator
Keadaan Membela Diri
Pendengaran Lemah Bahasa
Hambatan-Hambatan Komunikasi
Penerimaan Decoding Pengiriman Encoding Sumber
Umpan Balik
49
b. Upaya Mengatasi Hambatan
Komunikasi yang efektif tergantung pada kualitas dari proses komunikasi
baik pada tingkat individu maupun pada tingkat organisasi. Komunikasi yang
efektif terjadi apabila perilaku komunikan (sasaran) sebagai reaksi dari kehendak
pesan sesuai yang diinginkan oleh komunikator. Banyaknya hambatan dari proses
penyampaian atau penerimaan pesan akan menimbulkan perilaku yang tidak di
inginkan oleh kehendak pesan artinya komunikasi tidak efektif. Oleh karena itu,
bila komunikasi efektif harus berusaha mengatasi hambatan dalam berkomunikasi.
Upaya-upaya untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pelaksanaan
komunikasi internal adalah
(a) Dengan menggunakan media / alat bantu atau dengan mengambil translater
sebagai pendukung apa yang disampaikan dan bertanya kepada orang yang
mengerti bahasa yang digunakan,
(b) Pimpinan segera melakukan cross check mengenai informasi tersebut pada
orang yang bersangkutan dan karyawan juga harus menyampaikan informasi
yang sebenarnya agar tidak diragukan oleh pimpinan,
(c) Perusahaan menyediakan poliklinik untuk memeriksakan kesehatan
karyawan, perusahaan juga memberikan cuti sakit dan cuti-cuti lainnya pada
karyawan, pemberian jaminan pemeliharaan kesehatan bagi karyawan
bersangkutan maupun bagi keluarganya, serta adanya penyegaran atau
penciptaan lingkungan yang kondusif untuk bekerja sehingga dapat lebih
tenang dan lancar dalam penyampaian informasinya.
50
Memperbaiki komunikasi dalam organisasi berkaitan dengan melakukan
proses yang akurat mulai dari penyandian, penyampaian pesan, penguraian, dan
umpan balik pada tingkat organisasi, mencuiptakan dan memonitor saluran
komunikasi yang tepat. Adapun beberapa cara dalam mengatasi masalah
komunikasi diantaranya :
a. Meningkatkan umpan balik, kesalahpahaman dapat dikurangi apabila proses
umpan balik dapat dilakukan dengan baik. Mekanisme umpan balik dalam
organisasi sama pentingnya dengan komunikasi antar pribadi.
b. Empati, pada dasarnya merupakan komunikasi yang dilakukan beroreantasi
pada penerima, komunikator harus menempatkan diri sebagai penerima
sehingga proses penyandian, penggunaan bahasa, disesuaikan dengan kondisi
penerima.
c. Pengulangan, hal ini dapat membantu pendengaran atau penerima untuk
menginterpretasikan pesan yang tidak jelas atau sulit untuk dapat memahami
pada saat pertama kali didengar.
d. Menggunakan bahasa yang sederhana agar penerima pesan dapat memahami
isi pesan yang disampaikan.
e. Penentuan waktu yang efektif, agar pesan yang disampaikan tersusun dengan
baik ringkas dan mudah dipahami.
f. Mendengarkan secara selektif, komunikasi adalah masalah memahami dan
dipahami. Untuk mendorong seseorang mengemukakan keinginannya,
perasaannya, dan emosinya adalah mendengarkan secara seksama.
51
g. Mengatur arus informasi, maksudnya komunikasi diatur mutunya, jumlahnya
dan cara penyampaiannya dimana informasi yang disampaikan harus
sitematis, ringkas, dan memiliki bobot tingkat kepentingan yang cukup.
B. Kinerja Pegawai
1. Pengertian Kinerja Pegawai
Secara sederhana kinerja dapat diartikan sebagai hasil yang dicapai oleh
seorang karyawan selama periode waktu tertentu pada bidang pekerjaan tertentu.
Seorang karyawan yang memiliki kinerja yang tinggi dan baik dapat menunjang
tercapainya tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Untuk
dapat memiliki kinerja yang tinggi dan baik, seorang karyawan dalam
melaksanakan pekerjaannya harus memiliki keahlian dan ketrampilan yang sesuai
dengan pekerjaan yang dimilikinya.
Dengan kata lain bahwa kinerja pegawai bisa dikatakan sebagai
penampilan kerja yang ditujukan pegawai ditempat tugasnya. Sebagaimana yang
dikemukakan A. A. Anwar Mangku Negara (2005:57) mengemukakan bahwa :
Istilah kinerja berasal dari kata job performance / actual performance (partisipasi kerja / prestasi yang sesungguhnya yang dicapai oleh seseorang). Pengertian kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas, kualitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan. Pengertian Kinerja yaitu suatu hasil kerja yang dihasilkan oleh seorang
karyawan diartikan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Menurut Anwar
Prabu Mangkunegara (2000:67) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya
Manusia Perusahaan, mengemukakan pengertian kinerja sebagai berikut : Kinerja
52
adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang
karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang
diberikannya.
Selanjutnya peneliti juga akan mengemukakan tentang definisi kinerja
karyawan menurut Bernandin & Russell (1993:135) yang dikutip oleh Faustino
cardoso gomes dalam bukunya yang berjudul Human Resource Management,
Performansi adalah catatan yang dihasilkan dari fungsi suatu pekerjaan tertentu
atau kegiatan selama periode waktu tertentu.
Sedangkan Veithzal Rivai (2006:309) mengatakan bahwa kinerja
merupakan perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja
yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam perusahaan.
Sementara J.P.G Sianipar (2006:16) mengatakan bahwa : kinerja adalah
hasil akhir atau kemampuan kerja yang diperlihatkan seseorang atau sekelompok
orang atas suatu pekerjaan, pada waktu tertentu. Sedangkan Ground memberikan
pendapatnya sebagai mana yang dikutip oleh Arif Rahman (1997:26) bahwa :
”kinerja dalam penampilan perilaku kerja yang ditandai oleh keluwesan gerak,
ritme atau urutan kerja yang sesuai dengan prosedur sehingga diperoleh hasil yang
memenuhi sarat kualitas, kecepatan dan jumlah”.
Sedangkan Mitchell dan Larson (1998:23) mengatakan bahwa prestasi
kerja menunjukan pada suatu hasil perilaku yang dinilai oleh beberapa kriteria
atau standart mutu suatu hasil kerja. Persoalan mutu ini berkaitan dengan baik
buruknya hasil yang dikerjakan oleh pekerja. Bila perilaku pekerja memberikan
hasil pekerjaan yang sesuai dengan standar atau kriteria yang ditetapkan
53
organisasi, maka prestasi kerjanya tergolong baik. Sebaliknya bila perilaku
pekerja memberikan hasil pekerjaaan yang kurang atau tidak sesuai dengan
standart atau kriteria yang ditetapkan oleh organisasi, maka prestasi kerjanya
tergolong kurang baik. Beda yang dikemukakan oleh Hasibuan (1997:105),
bahwasanya prestasi kerja merupakan suatu hasil kerja yang dicapai seseorang
dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepada pegawai yang
didasarkan atas kemampuan, kedisiplinan, kesungguhan kerja dan hasil kerja
pegawai.
Kinerja berasal dari kata Job Performance (prestasi kerja atau prestasi
sesungguhnya yang pernah dicapai seseorang). Pengertian kinerja adalah hasil
kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
Faktor-faktor mempengaruhi pencapaian kinerja adalah faktor kemampuan
(ability) dan faktor motivasi.
Menurut Johns (1996:167) pengertian kinerja adalah suatu tingkat peranan
anggota organisasi dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi, peranan yang
dimaksud adalah pelaksanaan suatu tindakan untuk menjalankan dan
menyelesaikan tugas yang diberikan.
Menurut Robbins (1996:75) kinerja karyawan dapat dilihat dalam 3
kriteria, yaitu : Pertama adalah hasil-hasil tugas individual. Menilai hasil tugas
karyawan dapat dilakukan pada suatu badan usaha yang sudah menetapkan
standar kinerja sesuai dengan jenis pekerjaan, yang dinilai berdasarkan periode
waktu tertentu. Bila karyawan dapat mencapai standar yang ditentukan berarti
54
hasil tugasnya baik. Kedua adalah perilaku, perusahaan tentunya terdiri dari
banyak karyawan baik bawahan maupun atasan dan dapat dikatakan sebagai suatu
kelompok kerja yang mempunyai perilaku masing-masing berbeda karena itu
seorang karyawan dituntut untuk memiliki perilaku yang baik dan benar sesuai
pekerjaan masing-masing. Ketiga adalah ciri atau sifat, ini merupakan bagian
terlemah dari kriteria kinerja yang ada.
Ciri atau sifat karyawan pada umumnya berlangsung lama dan tetap
sepanjang waktu, tetapi adanya perubahan-perubahan dan campur tangan dari
pihak luar seperti diadakannya pelatihan akan mempengaruhi kinerja dalam
beberapa hal.
Dari pendapat-pendapat tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa kinerja
adalah hasil kerja yang dicapai seseorang baik berupa produk atau jasa dan dalam
pelaksanaan tugas atau pekerjaannya sesuai dengan beban tugas yang harus
dilaksanakan dengan disertai adanya standart kerja yang telah ditentukan. Kinerja
yang baik merupakan langkah awal untuk menuju tercapainya tujuan organisasi.
Oleh karena itu perlu diupayakan untuk meningkatkan prestasi kerja
karyawan, meskipun hal tersebut tidaklah mudah karena banyaknya faktor yang
mempengaruhi, salah satunya adalah penilaian prestasi kerja itu sendiri.
2. Faktor yang Mempengaruhi Pencapaian Kinerja
Faktor-faktor yang mempengaruhi pencapaian kinerja adalah faktor
kemampuan (ability) dan faktor motivasi (motivation). Hal ini sesuai dengan
pendapat Keith Davis dalam mangkunegara (2006:67) yang merumuskan bahwa:
55
Gambar 2.9 Human Performance menurut Keith Davis
(mangkunegara, 2005:13) a. Faktor Kemampuan (Ability)
Secara psikologis kemampuan (ability) terdiri dari kemampuan potensi
(IQ) dan kemampuan reality (knowledge + skill). Artinya, pemimpin dan
karyawan memiliki IQ di atas rata-rata (IQ 110 – 120) apalagi IQ superior, very
superior, gifted dan genius dengan pendidikan yang memadai untuk jabatannya
dan terampil dalam mengerjakan pekerjaan sehari-hari, maka akan lebih mudah
mencapai kinerja maksiamal.
b. Faktor Motivasi (motivation)
Motivasi diartikan suatu sikap (attitude) pimpinana dan karyawan
terhadap situasi kerja (situation) di lingkungan organisasinya. Mereka yang
bersikap positif (pro) terhadap situasi kerjanya akan menunjukan motivasi kerja
tinggi dan sebaliknya jika mereka bersikap negatif (kontra) terhadap situasi
kerjanya akan menunjukan motivasi kerja rendah. Situasi kerja yang dimaksud
mencakup antara lain hubungan kerja, fasilitas kerja, iklim kerja, kebijakan
pimpinan, pola kepemimpinan kerja dan kondisi kerja.
Menurut A. Dale Timple (1992:31) dalam Evaluasi Kinerja Sumber daya
Manusia (Mangkunegara, 2005:15) mengemuakakan faktor-faktor kinerja :
1) Faktor Internal
Human Performance = Ability x Motivation Motivation = Attitude x Situation Ability = Knowledge x Skill
56
Faktor internal (disposisional) yaitu faktor yang dihubungkan dengan sifat-
sifat seseorang, misalnya kinerja seseorang baik disebabkan karena mempunyai
kemampuan tinggi dan seseorang itu tipe pekerja keras, sedangkan seseorang
mempunyai kinerja jelek disebabkan orang tersebut tidak memiliki upaya-upaya
untuk memperbaiki kemampuannya.
2) Faktor Eksternal
Faktor eksternal yaitu faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang
yang berasal dari lingkungan. Seperti perilaku, sikap, tindakan-tindakan rekan
kerja, bawahan atau pimpinan, fasilitas kerja dan iklim organisasi.
Sedangkan menurut Henry Simamora (Mangkunegara, 2005:14), kinerja
dipengaruhi oleh tiga faktor yaitu:
a) Faktor Individual yang terdiri dari : (1) Kemampuan dan Keahlian (2) Latar Belakang (3) Demografi
b) Faktor Psikologis yang terdiri dari : (1) Persepsi (2) Attitude (3) Personality (4) Pembelajaran (5) Motivasi
c) Faktor Organisasi yang terdiri dari : (1) sumber Daya (2) Kepemimpinan (3) Penghargaan (4) Struktur (5) Job Design
Menurut A.A. Anwar Prabu Mangkunegara (2005:16-17) mengemukakan
bahwa faktor-faktor penentu kinerja (prestasi kerja individu) dalam organisasi
adalah faktor individu dan faktor lingkungan kerja organisasi sebagai berikut:
57
1. Faktor Individu Secara psikologis, individu yang normal adalah individu yang memiliki
integritas yang tinggi antara fungsi psikis (rohani) dan fisiknya (jasmaniah).
Dengan adanya integritas yang tinggi antara fungsi psikis dan fisik, maka individu
tersebut memiliki konsentrasi diri yang baik. Konsentrasi yang baik ini
merupakanmodal utama individu manusia untu mampu mengelola dan
mendayagunakan potensi dirinya secara optimal dalam melaksanakan kegiatan
atau aktivitas kerja sehari-hari dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Faktor Lingkungan Organisasi
Faktor lingkungan kerja organisasi sangat menunjang bagi individu dalam
mencapai prestasi kerja. Faktor lingkungan organisasi yang dimaksud antara lain
uraian jabatan yang jelas, autoritas yang memadai, target kerja yang menantang,
pola komunikasi kerja efektif, hubungan kerja harmonis, iklim kerja respek dan
dinamis, peluang berkarier dan fasilitas kerja yang relatif memadai.
Dari pendapat di atas dapat dijelaskan, bahwa faktor individu dan faktor
lingkungan organisasi berpengaruh terhadap kinerja pegawai.
3. Peningkatan Kinerja Pegawai
Dalam rangka peningkatan kinerja pegawai, menurut A.A. Anwar Prabu Mangkunegara (2005:22-23) terdapat tujuh langkah yang dapat dilakukan sebagai berikut: a. Mengetahui adanya kekurangan dalam kinerja. b. Mengenal kekurangan dan tingkat keseriusan c. Mengidentifikasikan hal-hal yang mungkin menjadi penyebab kekurangan,
baik yang berhubungan dengan sistem maupun yang berhubungan dengan pegawai itu sendiri.
d. Mengembangkan rencana tindakan untuk menanggulangi penyebab kekurangan tersebut.
e. Melakukan rencana tindakan tersebut. f. Melakukan evaluasi apakah masalah tersebut sudah teratasi atau belum.
58
g. Mulai dari awal, apabila perlu.
Bila langkah-langkah tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, maka
kinerja pegawai dapat ditingkatkan.
4. Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja ( performance appraisal ) pada dasarnya merupakan
faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efisien,
karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia
yang ada dalam organisasi. Penilaian kinerja individu sangat bermanfaat bagi
dinamika pertumbuhan organisasi secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut
maka dapat diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja karyawan.
Menurut Bernardin dan Russel ( 1993 : 379 ) “ A way of measuring the
contribution of individuals to their organization “. Penilaian kinerja adalah cara
mengukur konstribusi individu ( karyawan) kepada organisasi tempat mereka
bekerja.
Menurut Cascio ( 1992 : 267 ) “penilaian kinerja adalah sebuah gambaran
atau deskripsi yang sistematis tentang kekuatan dan kelemahan yang terkait dari
seseorang atau suatu kelompok”.
Menurut Bambang Wahyudi ( 2002 : 101 ) “penilaian kinerja adalah suatu
evaluasi yang dilakukan secara periodik dan sistematis tentang prestasi kerja /
jabatan seorang tenaga kerja, termasuk potensi pengembangannya”.
Menurut Henry Simamora ( 338 : 2004 ) “ penilaian kinerja adalah proses
yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu
karyawan”.
59
Handoko (1992:135) menjelaskan bahwa penilaian kinerja adalah proses
melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai kinerja karyawan.
Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan-keputusan personalia dan memberikan
umpan balik kepada para karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka.
Dalam melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan yang berdasarkan
deskripsi perilaku yang spesifik, maka ada beberapa dimensi atau kriteria yang
perlu mendapat perhatian menurut Robbins dalam Mangkunegara (2000)
diantaranya adalah :
1. Quantity of work, adalah kuantitas yang dihasilkan. 2. Quality of work, adalah kualitas kerja dicapai. 3. Job Knowledge, adalah luasnya pengetahuan tentang pekerjaan yang
dikerjakannya. 4. Creativeness, adalah kreatifitas yang berkembang. 5. Cooperation, adalah kesediaan dalam kerjasama untuk melakukan pekerjaan di
lingkungan kerja. 6. Dependebility, adalah kesadaran dan dapat dipercaya dalam hal kehadiran atau
penyelesaian kerja. 7. Initiative, adalah semangat untuk melaksanakan tugas-tugas baru dan
memperbesar tanggung jawab. 8. Personal Qualities, adalah menyangkut kepribadian, kepemimpinan,
keramahtamahan, dan integritas pribadi.
Berdasarkan pendapat diatas, penilaian kinerja pegawai adalah suatu
proses penilaian kinerja pegawai yang dilakukan pemimpin perusahaan secara
sistematik berdasarkan pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Pemimpin
perusahaan yang menilai prestasi kerja pegawai, yaitu atasan pegawai langsung,
dan atasan tak langsung. Disamping itu pula, kepala bagian personalia berhak pula
memberikan penilaian prestasi nterhadap semua pegawainya sesuai dengan data
yang ada di bagian personalia.
60
6. Tujuan Penilaian Kinerja
Menurut Syafarudin Alwi ( 2001 : 187 ) secara teoritis tujuan penilaian
dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development yang
bersifat efaluation harus menyelesaikan : 1.Hasil penilaian digunakan sebagai
dasar pemberian kompensasi 2.Hasil penilaian digunakan sebagai staffing
decision 3.Hasil penilaian digunakan sebagai dasar meengevaluasi sistem seleksi.
Sedangkan yang bersifat development penilai harus menyelesaikan : 1.Prestasi riil
yang dicapai individu; 2.Kelemahan- kelemahan individu yang menghambat
kinerja; 3.Prestasi- pestasi yang dikembangkan.
Manfaat Penilaian Kinerja Kontribusi hasil-hasil penilaian merupakan
suatu yang sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijakan organisasi adapun
secara terperinci penilaian kinerja bagi organisasi adalah :
1. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi
2. Perbaikan kinerja
3. Kebutuhan latihan dan pengembangan
4. Pengambilan keputusan dalam hal penempatan promosi, mutasi, pemecatan,
pemberhentian dan perencanaan tenaga kerja.
5. Untuk kepentingan penelitian pegawai
6. Membantu diaknosis terhadap kesalahan desain pegawai.
C. Hubungan Komunikasi Internal terhadap Kinerja Pegawai
Kuantitas dan kualitas perilaku pegawai nyata yang ditampilkan setiap
orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan
perannya di perusahaan dan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan
61
tanggung jawab yang diberikanya. Tugas yang diberikan harus melalui
komunikasi yang baik dengan cara internal. Dalam komunikasi internal
dikembangkan berdasarkan proses formal dan proses informal. Proses formal
adalah proses yang dikenbangkan berdasarkan hirearki struktur organisasi. Proses
ini dapat melalui saluran-saluran vertical (dari atas kebawah atau dari bawah ke
atas) dan saluran horizontal. Saluran formal sering disebut juga saluran perintah
dan tanggung jawab karena lewat saluran itulah pimpinan memberikan perintah
dan bawahan menyampaikan laporan pertanggung jawaban.
Stephen P. Robbin (2002) ”komunikasi memelihara motivasi dengan
memberikan penjelasan kepada para karyawan tentang apa yang harus dilakukan,
seberapa baik menreka mengerjakannya dan apa yang dilakukan untuk
meningkatkan kinerja jika sedang berada di bawah standar.”
Komunikasi dalam organisasi bukan hanya petukaran yang dapat dilihat
dan di dengar atau dimengerti semata, namun termasuk perilaku dan perasaan-
perasaan. Begitu pula informasi yang diterima bukan sekedar informasi saja tapi
termasuk perilaku dan perasaan ketika terjadinya peristiwa tersebut.
Komunikasi yang baik akan meningkatkan kinerja pegawai di suatu
perusahaan atau instansi terkait karena komunikasi yang efektif akan
menimbulkan rasa saling pengertian, dan akan membawa pada suasana kerja
menjadi nyaman, tidak akan ada konflik serta mendorong kerjasama antara para
pegawai. Dengan demikian tugas – tugas mereka akan selesai tanpa beban dan
pastinya akan meningkatkan kinerja pegawai itu sendiri.
top related