så tar du kontroll över din inkorg

Så tar du kontroll över

din inkorg

Therese Reuterswärd@TrulyTherese

Hur många mejl har du i din inkorg?

Har du en osorterad inkorg med ömsom..

• ..mail som du ännu inte har läst

• ..mail som innehåller något du ska göra

• ..mail som innehåller något du vill läsa

• ..mail med innehåll du väntat på från någon annan

• ..mail som är helt avklarade?

Resultat: Stress och ångest

”Någonstans här finns nog saker

jag borde uppmärksamma

av någon anledning”

Vilket mejl ska man ta tag i först?

Är det översta

mailet i din inkorg det viktigaste?

Nej.

Men vem som helst kan få dig att jobba med nästan vad som helst..

..genom att se till att deras mail är överst i din inkorg!

Introducing Inbox Zero

Tanken är att tvingas fatta omedelbara beslut

• Slänga mejlet

• Delegera mejlet

• Göra uppgiften direkt

• Göra uppgiften senare

1 Släng

• Om mejlet har information du inte behöver igen

• Om mejlet har stora bifogade filer (spara lokalt)

2 Delegera

• Om du inte kan slutföra uppgiften alls

• Om du kan slutföra din del av uppgiften på under 2 minuter, delegera sedan

3 Gör direkt

• Om du kan göra det på mindre än 2 minuter

4 Gör uppgiften senare

• Om något tar mer än 2 minuter

• Och/eller om det kräver mer än 5 rader text

Arkivera

• Alla mejl som inte kan slängas, arkiveras

• Inga mejl får ligga kvar i inkorgen

• Arkivera bara om du tror att du behöver informationen senare

Pest eller kolera- är du en Piler eller en Filer?

”Nånstans i inkorgen finns saker jag nog borde ta tag i”

“Det tog mig tre dagar att skapa mappstrukturen och nu minns jag inte i vilken mapp jag lade vad”

Piler – lämnar alla mejl i inkorgen Filer – skapar hundratals mappar

Det tar 3 gånger så lång tid att bläddra i en mappstruktur än att

göra en sökning

Regler för arkivering

• Det får bara finns EN Arkivmapp

• Det får INTE vara inkorgen

• Max 10% av dina meddelanden får ligga i övriga mappar

Istället för mappar: Sökfoldrar

Tips på sökfoldrar

• Innehåller ett visst ord, tex “Fakturaunderlag“

• Från en viss person, tex ”Chef Chefsson”

• Är gamla mejl

• Är stora mejl med tunga filer

”Client-side Rules”

• Radera mejl som är från en viss avsändare tex notifieringar från fakturasystemet

• Acceptera automatiskt all inbjudningar om de inte krockar med andra möten

• Radera automatiskt accepterade mötesinbjudningar

• Markera alla mejl som lästa där du inte är på To: raden

En tom inkorg betyder inte att du har slutfört allt. Det betyder:

”Jag vet exakt vilka åtaganden jag har”

Mejl som ligger i inkorgen betyder: ”Jag vet inte vad det är”

Skapa todo’s

• Om ett mejl tar mer än två minuter att göra, omvandla det till en todo

• Formulera din todo så att du kan utföra uppgiften även om du får minnesförlust

• Arkivera mejlet

Skapa todo’s - tips

• Klicka Other actions Edit för att ändra/lägga till en anteckning i ett mejl

• Dra och släpp till Tasks för att skapa en uppgift i Outlook

• Vidarebefordra direkt till Todo-app, exempel: TrulyTherese@toodledo.com

Toodledo.org

Produktivitetsdödare

Prioritera din tid

Om ett mejl kräver en betydande arbetsinsats ska det behandlas

baserat på prioritet

..och inte på att det anlände “just nu”.

Stäng av notifieringar

Ditt liv går inte ut på att fokusera på det senaste någon vill säga till

dig

Hur nyfiken är du?

”Jag måste hela tiden veta om någon skickar mig ett meddelande”

vs.”Jag är så nyfiken, jag vill veta om någon skickar mig ett meddelande”

Skriv korta mejl

= max 5 rader. Det tvingar dig att fokusera på

syftet med ditt meddelande

När vissa saker aldrig blir gjorda..

• Finns det någon annan som kan göra det?

• Kan du sänka ambitionsnivån?

• Kan du förhandla om omfattning eller deadline?

Hemläxa

1. Du ska kunna rensa 50 mejl från inkorgen på 20 minuter.

2. Följ processen Släng, Delegera, Gör nu, Gör senare,

Arkivera.

3. Så fort du har tagit upp ett mejl i din inkorg så får du inte

lägga tillbaka det.

4. När du stängt Outlook, gå inte tillbaka på minst 2 timmar.

5. Två gånger om dagen ser du till att din inkorg är tom.

6. Inkorgen ska alltid vara tom när du går hem från kontoret.

Klicka här för att starta

en 20-min timer

How to

• How to use rules in Outlook• How to use folders in Outlook• Search Folders: The easy way to find emails

Lycka till att hålla nollan!

Läs mer på http://trulytherese.se/produktivitet