são paulo - geep23 - grupo dream maker - aquisições - 03.2012

GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES

Professor: Marco Coghi

MBA em Gestão Estratégica e Econômica de ProjetosSão Paulo – Unidade Av. Paulista

EmpresaEmpresa

C O N S U L T O R I AC O N S U L T O R I A

Nome E-mail

Flavio Margaritelli flavio.margaritelli@dorma.com.br

Rafael Moreno Saes Passarelli rafael.passarelli@uol.com.br

Ronaldo Gallinari ronaldo.gallinari@uol.com.br

Sergio Cruz Abe sercruzabe@hotmail.com

Sergio Pucci Cruz sergiopuccicruz@yahoo.com

A Dream Maker presta serviços de consultorias a pretendentes a empreendedorismo. Pessoas que desejam abrir um negócio próprio, mas precisam de orientação, informação de mercado, planejamento e acompanhamento especializado.

Seus cinco integrantes, que possuem origens profissionais de diferentes segmentos, auxiliarão qualquer cliente a realizar seu sonho.

Quadro de diretoresQuadro de diretores

Rafael Moreno Saes Passarellirafael.passarelli@uol.com.br

Ronaldo Gallinarironaldo.gallinari@uol.com.br

Sergio Pucci Cruzsergiopuccicruz@yahoo.com

Flavio Margaritelliflavio.margaritelli@dorma.com.br

Sergio Cruz Abesercruzabe@hotmail.com

Objetivo do trabalhoObjetivo do trabalho

O objetivo do trabalho é apresentar um modelo de gerenciamento de aquisições em projetos, considerando:

Planejamento das aquisições;

Condução das aquisições;

Administração de aquisições;

Encerramento.

WBS (EAP)WBS (EAP)

DREAM MAKERempresa

NEW LIFEprojeto

1. GERENCIAMENTO DO PROJETO

2. MAPEAMENTO DO DESEJO

3. ESTRUTURAMENTODO DESEJO

4. IMPLEMENTAÇÃODO DESEJO

5. CONTROLE 6. ENTREGA

1.1 2.1 3.1 4.1 5.1 6.1

ABERTURA ENTREVISTA AVALIAÇÃO AQUISIÇÕES AVALIAÇÃO CONTABIL LIÇÕES APRENDIDAS

make make make make buy make

1.2 2.2 3.2 4.2 5.2 6.2

PLANO PESQUISA DE MERCADO DEFINIÇÕES PILOTO AVALIAÇÃO OPERACIONAL RELATORIO FINAL

make buy make make buy make

2.3 3.3 4.3 5.3

FEEDBACK SIMULAÇÕES START DA OPERAÇÃO RELATORIO DE CONTROLE

make make buy make

Make

3. Atividades onde a equipe de consultores da Dream Maker devem tratar direto com o cliente, como entrevista, definições etc.

5. Atividades onde a equipe de consultores da Dream Maker avaliarão resultados obtidos em pacotes de trabalhos contratados.

7. Atividades onde a equipe de consultores da Dream Maker simularão para uma avaliação de cenário mais próximo da realidade.

Critérios de análise Make or BuyCritérios de análise Make or Buy

Buy

3. Atividades onde se busca resultados de empresas com know how em seus respectivos segmentos.

5. Atividades onde se busca avaliação das definições e implementações anteriormente definidas.

7. Atividades onde o tempo para execução não permite que a Dream Maker a execute.

9. Atividade que deseja uma grande e lucrativa repercussão / divulgação.

A Dream Maker identificou 4 pacotes de atividades que devem sem buy, ou seja, devem ser contratadas empresas especializadas para suas respectivas atividades

Mapa de aquisiçõesMapa de aquisições

NUM ITEM A SER CONTRATADO REF. EAP VENDOR LIST ORÇAMENTO PRAZO REQUISITO

1 Pesquisa de Mercado 2.2Consult AConsult BConsult C

2x Faturamento estimado mensal

60 dias Compliance

2 Start da Operação 4.3Empresa Mkt AEmpresa Mkt BEmpresa Mkt C

1x Faturamento estimado mensal

Data pre-definida Compliance

3 Avaliação Contabil 5.1Contabil AContabil BContabil C

2x Faturamento estimado mensal

Ate 6 meses Compliance

4 Avaliação Operacional 5.2BackOffice ABackOffice BBackOffice C

1x Faturamento estimado mensal

Ate 6 meses Compliance

WBS (EAP) RevisadaWBS (EAP) Revisada

DREAM MAKERempresa

NEW LIFEprojeto

1. GERENCIAMENTO DO PROJETO

2. MAPEAMENTO DO DESEJO

3. ESTRUTURAMENTODO DESEJO

4. IMPLEMENTAÇÃODO DESEJO

5. CONTROLE 6. ENTREGA7. ADMINISTRAÇÃO DO

CONTRATO

1.1 2.1 3.1 4.1 5.1 6.1 7.1

ABERTURA ENTREVISTA AVALIAÇÃO AQUISIÇÕES AVALIAÇÃO CONTABIL LIÇÕES APRENDIDAS MEDIÇÕES

1.2 2.2 3.2 4.2 5.2 6.2 7.2

PLANO PESQUISA DE MERCADO DEFINIÇÕES PILOTO AVALIAÇÃO OPERACIONAL RELATORIO FINAL CONTROLE DE QUALIDADE

1.3 2.3 3.3 4.3 5.3

MAPA DE AQUISIÇÕES FEEDBACK SIMULAÇÕES START DA OPERAÇÃO RELATORIO DE CONTROLE

Registro de RiscoRegistro de Risco

No quadro estão listados os pacotes buy e seus respectivos evento de risco.

NUM ITEM A SER CONTRATADO REF. EAP EVENTO DE RISCO RESPOSTA AO RISCOMOMENTO RESPOSTA RISCO

DOCUMENTO

1 Pesquisa de Mercado 2.2Pesquisa feita com publico alvo errado, e/ou com levantamento de informações desalinhados do solicitado.

Selecionar empresa com experiência comprovada e/ou empresa credenciadapredefinir levantamento mínimo da pesquisa

ESPPQSELCONT

RFP

2 Start da Operação 4.3 Contratação de empresa que não garanta a correta divulgação do produto/projeto

Selecionar empresa com experiência comprovada e/ou empresa credenciada, alem de vincular contratualmente as garantias dos entregáveis.

ESPPQSELCONTENCPLAN

RFQ

3 Avaliação Contabil 5.1 Contratação de empresa que não garanta a auditoria fiscal

Selecionar empresa com experiência comprovada e/ou empresa credenciada, alem de vincular contratualmente as garantias dos entregáveis.

ESPSELCONTADM

RFP

4 Avaliação Operacional 5.2Contratação de empresa que forneça laudo que possibilite uma tomada de decisão errada

Selecionar empresa com experiência comprovada e/ou empresa credenciada, alem de vincular contratualmente as garantias dos entregáveis.

ESPPQSELCONTADM

RFP

Processo de concorrênciaProcesso de concorrência

2.2

PESQUISA DE MERCADO buy

A atividade escolhida, para estudo, é a atividade PESQUISA DE MERCADO.

Nesta atividade é considerado importante, que a empresa possua know how em pesquisas de mercado. Este

referencial pode significar o sucesso (ou insucesso) do projeto. A contratação desta atividade faz com que o

resultado final seja o mais próximo do previsto.

Critérios de avaliaçãoCritérios de avaliação

3.Referência de mercado

5.Criatividade e inovação

7.Preço

9.Estar entre as melhores empresas para se trabalhar

11.Atende empresas líderes em seus respectivos segmentos

Declaração de trabalhoDeclaração de trabalho

NUMERO ITEM A SER CONTRATADO DECLARACAO

1 Pesquisa de Mercado

ET - realizar pesquisa de mercado com publico alvo / em transitoQR - questionário com perguntas pré-definidas e outras perguntas com foco no objetivo da pesquisaQ - no mínimo com 1.000 pessoasP - em ate 60 dias, da assinatura do contratoST - equipe de nível especializadoTD - ter equipe própria e qualificadaNS - pré-visualizar resultado da pesquisa com andamento em 25% e 75%G - empresa com experiência comprovadaLE - empresa contratante

Legenda:ET Especificações TécnicasQR Qualidade RequeridaQ QuantidadesP PrazosST Suporte TécnicoTD Treinamentos DesejadosNS Nível de ServiçoG GarantiaLE Local de Entrega

Os critérios de avaliação não serão divulgados por completo, evitando questionamentos posteriores a escolha da empresa.

Alguns dos critérios que serão divulgados:

ET – Especificações TécnicasP – PrazosG – GarantiaLE – Local de Entrega

Sistema de pontuaçãoSistema de pontuação

NOTA M.POND NOTA M.POND NOTA M.PONDFacilidade de pagamento 1 7 7 5 5 10 10Garantia de confidenciabilidade 2 6 12 6 12 3 6Empresa referencia de mercado para a prestação do serviço 3 7 21 5 15 4 12Tempo de entrega 4 8 32 4 16 6 24Idoneidade 5 6 30 7 35 4 20

102 83 72

FORNEC. 3

Pesquisa de Mercado

ITEM A SER CONTRATADO CRITERIOS DE AVALIACAO CLASSIFICATORIOS PESOFORNEC. 1 FORNEC. 2

Os critérios escolhidos foram: Facilidade de pagamento Garantia de confidenciabilidade Empresa referencia de mercado Tempo de entrega (prazo) Idoneidade

Documento de aquisiçãoDocumento de aquisição

Modelo de documento adotadoModelo de documento adotado

RFP (Request For Proposal)

Para a atividade que vamos comprar (buy) de PESQUISA DE MERCADO, será requisitado via RFP, com o objetivo avaliar qual o critério / técnica será adotado pelo fornecedor.

Este fator pode diferenciar um concorrente do outro.

Meio de comunicação para o conviteMeio de comunicação para o convite

Carta Convite

As empresas que podem vir a nos atender já prestaram serviços anteriores, portanto a carta convite é a mais indicada, neste caso, pois temos a garantia de que as empresas que já prestaram serviços e de alguma forma atenderam nossas expectativa, participaram desta nova concorrência.

ContratoContrato

Contrato Formal ou tácito?Contrato Formal ou tácito?

Formal, carta contrato.

Por ser uma prestação de serviço, a carta contrato, que contempla a proposta técnica comercial, torna-se mais ágil e menos oneroso.

Classificação do contratoClassificação do contrato

Prestação de serviço.

Definido a classificação acima descrita pois há um serviço (informação) a ser entregue ao final do contrato.

Tipo do contratoTipo do contrato

Atípico, aliança.

O resultado da pesquisa de mercado pode ser vendido a outros clientes, ocorrendo a partilha deste lucro, ou utilizado em outras pesquisas a serem contratadas.Não optamos pelo contrato do tipo Custo por Administração, pelo alto risco de mal aproveitamento do tempo na prestação do serviço, afetando o resultado (falta de controle).

Licitação ou Concorrência?Licitação ou Concorrência?

Planejamento

Especificação

Carta Convite [RFP]Reunião de

AlinhamentoRecebimento de

PropostasAvaliação de

Propostas

Validação da Melhor Proposta

Contratação

Controle da aquisiçãoControle da aquisição

Atitudes e Fiscalização que serão adotadas para administrar a aquisição (mínimo de 5 itens).

Análise de documentação dos profissionais indicados pela contratadaAnálise de documentação dos profissionais indicados pela contratada

Medição das entregas parciais do contratoMedição das entregas parciais do contrato

Reunião periódica para acompanhamentoReunião periódica para acompanhamento

Comprovação de sustentabilidade da ContratadaComprovação de sustentabilidade da Contratada

Avaliação de risco de imagem da contratadaAvaliação de risco de imagem da contratada

Como serão os relatórios para administrar a aquisição (fornecer o template e explicar cada campo).

Via checklist:Via checklist:

Sim Não Atende Não atendeAnálise de documentação dos profissionais indicados pela contratadaMedição das entregas parciais do contratoReunião periódica para acompanhamentoComprovação de sustentabilidade da ContratadaAvaliação de risco de imagem da contratada

Resultado (se Sim)AvaliadoItens a serem validados / conferidos

Fluxograma (administrar contrato)Fluxograma (administrar contrato)

Realizar Kick off

Apresentar ferramentas de controle

Monitorar entregas (Medição)

Houve mudanças

Adequar o contrato

Validação do projeto

Aceitação do projeto

Documentar lições aprendidas

S

N

Fluxograma (encerrar contrato)Fluxograma (encerrar contrato)

Notificar o encerramento do contrato

Finalizar obrigações tributárias

Finalizar obrigações trabalhistas

Confirmar o cumprimentos das obrigações

Documentar o Termo de Recebimento Definitivo

Arquivar contrato