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Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
1Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
2Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“
Vorbereitung
3Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Ziel
Material
Infofluss
Räume
Zeit
TeamGeld
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
4Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
1. Definition Projekt 2. Projektmanagement
3. Phasen der Projektorganisation4. Prozesssteuerung5. Teamleitung6. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen
5Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
1. Definition Projekt
6Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
„Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“( DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e.V. )
Projektziel, Zeitrahmen, Projektkosten, Projektorganisation, Projektteam definiert! Neu und komplex! (nach virtuellem Skript)
(nach ISB-Broschüre)
-> www.bs-cham.de (Service)
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
2. Projektmanagement (PM) als Handwerkszeug Was versteht man unter Projektmanagement (PM)?
„Gesamtheit von Führungsaufgaben, - organisation, - techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss
von Projekten“. (nach DIN 69901-5:2009-01)
7Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript)
a) Vorbereitung/ DefinitionAuftrag (Lehrerkonferenz, Schulleitung)
ProblemanalyseZielklärung (Bezug zum Leitbild, Nutzen, Mindeststandard, Messbarkeit)Machbarkeit (Geld, Personal, Zeit, Material, Räumlichkeiten, …)Risiken (andere Verpflichtungen, Finanzplanung, Informationsfluss)
- Spielen Sie „advocatus diaboli“ -> Legt alles dar, was gegen das Projekt
spricht!
8Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript) b) Planung (und Steuerung)
9Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Teamfindung
Teamleitung
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
Teamerfolg nach C. Wagner (Internationale Führungsakademie Berchtesgaden)
10Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Weiche Faktoren:Vision
KommunikationKlima
InformationTeamgeist
Unterstützung…
Harte Faktoren:Teamziele
TeamführungAufgabenverteilung
Entscheidungskompetenz…
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
11Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Koordinator fördert Entscheidungsprozesse
Macherhat Mut,
Hindernisse zu überwinden
TEAMErfinder bringt neue
Ideen ein
Wegbereiter entwickelt KontakteUmsetzer setzt Pläne in
die Tat um
Teamarbeiter verbessert Kommunikation
Beobachteruntersucht
Vorschläge auf Machbarkeit
Perfektionist
überprüft, stellt optimale Ergebnisse
sicher
Teamrollen nach Belbin (Quelle: Wikipedia)
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
12Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Fallbeispiel: In der Lehrerkonferenz einigt man sich nach eingehender, z. T. sehr kontrovers geführter Diskussion und anschließender anonymer Abstimmung (Ergebnis ca. 60% zu 40%) darauf, nach einer Pause von mehr als 15 Jahren wieder einen „Tag der offenen Tür“ zu veranstalten!
Die Schulleitung beauftragt Sie mit diesem Projekt!
Arbeitsaufträge!
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript) b) Planung (und Steuerung)
TeamfindungTeamleitungKommunikations- und Informationswege
- www/geschützter Bereich- Protokolle -> Muster 1 -> Muster 2- Jour Fix, Besprechungen -> Terminfindung mit
www.doodle.de - E-Mail-Verteiler
Projektstrukturplan (Projekteinzelteile; Was?)Projektablaufplan (zeitliche Planung; Wann?)Projektaktionsplan (Zuständigkeiten; Wer?)- rechtzeitig beginnen, Pufferzeiten
- Meilensteine setzen- Rückmeldung an Schulleiter/in
13Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript) c) RealisierungDas Paretoprinzip, auch Pareto-Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse verursachen die meiste Arbeit. (Wikipedia)
- Koordinierung + Jour Fixe
+ Teamsitzungen+ Mailverteiler
- Dokumentation+ Fotos
+ Protokolle
14Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript)
d) Überprüfung - Evaluation (Befragungen, Lernstandserhebungen, Reaktionen) - Dokumentation/Präsentation
-> www: Tag der offenen Tür BS-Cham 2007-> Fotobuch: Int. Brückenbau Rötz 2011-> Video: Tag der offenen Tür 2007-> Presse, Jahresbericht der Schule
- Ablauf des Projekts evaluieren/Nachbetrachtung als Vorarbeit für evtl. Wiederholung des Projektes (lessons learned)
15Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 4. Knackpunkte•Berücksichtigen Sie besondere Belastungen einzelner Kollegen. •Beugen Sie der Überlastung des gesamten Kollegiums vor Sorgen Sie für ausreichend externe Unterstützung •Halten Sie die Beeinträchtigung des Unterrichts durch Vorbereitungsaktivitäten für ein Fest in Grenzen •Bedenken Sie: Die Schüler stehen im Mittelpunkt des Geschehens – planen Sie nicht an deren Bedürfnissen vorbei. •Bleiben Sie „Wächter“ über das Gesamtgeschehen. •Vermeiden Sie zeitliche Überschneidungen •Sorgen Sie für einen Plan B, wenn ein Ereignis die Zeitplanung umwirft (Krankheit, Lieferschwierigkeiten, Gerät kaputt) •Lassen Sie sich nicht von unwichtigen Dingen ablenken und geraten so zeitlich ins Stolpern •Schätzen Sie realistisch ein, wie viel geschafft werden kann. Packen Sie nicht zu viel in einen Zeitraum •Verlieren Sie sich nicht im Detail. Perfektionismus ist ein Zeitfresser! •Bedenken Sie schulische Stoßzeiten wie Prüfungen, Zeugnisse, Schulanmeldung. In diesen Phasen verträgt Ihr Kollegium nur wenig zusätzliche Arbeit. •Denken Sie in der Planungsphase nicht nur bis zum Zeitpunkt der Veranstaltung. Auch das Danach macht noch eine Menge Arbeit, beispielsweise die Aufräumaktion oder die Pressearbeit.
16Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
5. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen• Teamleitung als Schlüsselqualifikation
o (Sach- und Beziehungsebene)o Teamuhro Konfliktstile Schaubild ausführliche Beschreibung
17Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
5. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen• Frühzeitig Transparenz herstellen!• Struktur vereinbaren!
o Gesamtzahl an Sitzungen, sofern absehbaro vereinbarte Dauero Leitungo Mitschrift/Protokoll: ja (Zuständigkeit vereinbaren)/nein
• Rahmenbedingungen erörtern!o Zeit (Schuljahreszeit) o Zeitpunkt (Wochentag, Tageszeit)o Gruppengröße
(immer mit allen Untergruppen)
18Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler
-> Muster Projektplanung (.XLS)
19Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler
Wenn die Projektidee stimmt, sind die Finanzen zweitrangig!
„Wenn Du von der Idee überzeugt bist, setze sie um! Das Geld treibt
man dann schon auf!“Norbert Wick
(Zimmerermeister und Berufsschullehrer, Herisau/CH)
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 10
„Nein“ sagen können!
Projekte nur beginnen, wenn Sie die zeitlichen Ressourcen dazu finden!
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 9
„Nein“ sagen können!Setzen Sie Prioritäten!
Sortieren Sie unwichtige Tätigkeiten oder Parallelarbeiten aus!
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 8
Man wird nie alle überzeugen!Seien Sie nicht enttäuscht, wenn
nicht alle bei Neuerungen „mitziehen“!
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 7
Positiver Stress OK!Negativer Stress verboten!
Suchen Sie sich ihren Ausgleich (Musik, Sport, etc.)
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 6
Profilierungsvorwurf von Kollegen! - Nicht ärgern! -
„Wer viel bewegt, wird viel Staub aufwirbeln!“
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 5
Achten und schätzen Sie ältere Kollegen/innen!
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 4
Hören Sie viel zu!
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 3
Arbeiten Sie im Team!Seien Sie kein Einzelkämpfer!Suchen Sie sich Mitstreiter!Bildung von Arbeitskreisen,
Aufbauen von Nachfolgern, etc.
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 2
Kritikfähig sein!
Seien Sie nicht beleidigt, wenn Sie jemand kritisiert, versuchen Sie den Kritiker mit ins „Boot“ zu holen und seine Ideen mit zu berücksichtigen!
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 1
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