scl bacardí ausape
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El Objetivo: Automatización de FacturasLa automatización de facturas es un componente clave del “Programa de Optimización del Proceso de Compras” llevado a cabo por Bacardí, cuyo objetivo es reducir costes introduciendo eficiencias a lo largo de todo el proceso de aprovisionamiento.
Background
El volumen de facturas de proveedores procesadas en SAP aumenta exponencialmente cada año. La consolidación de un centro de servicios compartidos, las nuevas herramientas y tecnologías permiten realizar mejoras de proceso que consiguen una notable reducción de costes.
2012 2013
125436
265315
Facturas de Proveedores procesadas en SAP Reducción del coste por factura Reducción del tiempo entre recepción de factura y su
liberación para pago Reducción de excepciones de factura desde el origen Incremento de contabilización automática de facturas
(Touchless Invoicing) Reducción del tiempo empleado en dar respuesta a las
consultas de proveedores Potenciar la colaboración con proveedores
Ob
jeti
vo
s
“Me fui ilegalmente, en un barco, sin ningún pasaporte”
Facturas no recibidas directamente en el departamento de Cuentas a Pagar
Facturas recibidas/escaneadas con retraso
Retraso en el pago a proveedores
Facturas sin referencia a pedido de compra
Fallos en la entrada manual de datos o en la extracción de datos (OCR)
Gran número de facturas pendientes de procesar
Alto número de excepciones en facturas
Alto grado de intervención manual (ratio de facturas contabilizadas automáticamente mejorable)
Los Retos
“El día que el Murciélago vuelva a casa, nosotros lo haremos también”
La Oportunidad
Facturas recibidas directamente en Cuentas a Pagar
Facturas recibidas en menos de 24 horas
Calidad del dato garantizada (Legal, impositiva, acorde al pedido de compras)
Reducción de errores por introducción manual de datos o fallos en la extracción del OCR
Incremento del ratio de facturas contabilizadas automáticamente (touchless invoicing)
Múltiples beneficios para los proveedores (conocimiento del estado de la factura en tiempo real, factura
electrónica legal, eliminación de archivo físico)
Factura Electrónica, una solución para afrontar todos los retos.
“En la Habana, tuvimos una vida nocturna muy activa”
Selección de la SoluciónOpciones Tradicionales
XML en emailPDF en emailEDI via AS2
XML UBL
Plataforma de Envío
Opción 1 para recepción de Factura Electrónica
PDF en email
EDI via AS2
XML en email
XML UBL
Proveedores
Opción 2 para recepción de Factura Electrónica
¿Y si en lugar de compartir exclusivamente la factura en formato electrónico, participamos en un entorno de comercio electrónico
colaborativo donde intercambiar todos los documentos de la transacción sin papel?
SUPPLIER NETWORK
“Él luchaba por su gente. Luchaba por su familia”
¿Por qué SAP + Ariba + OpenText?
190,000+Customers
€14.3B 2011 total SAP revenue
63%Of the world’s transaction revenues touch an SAP system
34Languages
5M+Users
900,000+Companies in 140 countries
$500+M2012 revenue (est)
$340B+Commerce conducted annually
“A veces pienso en el murciélago. Creo que vive en el exilio como nosotros…”
Beneficios de una Supplier NetworkAcceso web + Email + Integración ERP
Sourcing, Contratos, Catálogos & B2B
Pedidos de compra (creación y cambio)
Confirmación de pedidos
Notificación de envío
Facturas pre-comprobadas
Estado de Facturas
Descuentos iniciados por el comprador
Descuentos iniciados por el proveedor
Gestión de cuentas de proveedores
“Él creía que la gente debería ser completamente libre…”
¿Por qué una Supplier Network?
Plataforma de envío & solución de escaneo
Papel & EDI
Smart Hub
Factura Legal
Correo postal, email, fax, EDI Workflow
OK
NO OKAbono
Factura Legal
Comprobación del Sistema Workflow
OK
NO OKAbono
NO OK
Factura Legal
Smart Hub + Reglas de Negocio Workflow OK
NO OK
“Muchas personas en Cuba en ese momento no sabían escribir ni leer…”
Benchmarks de Factura Electrónica
Estos resultados son estadísticos, basados en casos de escenarios reales de facturas
procesadas por FTE conseguidos por clientes de
Ariba
Número de facturas por FTE por año
Se puede pasar de 7.500 facturas/FTE
a 35.000 facturas/FTE
“Claro que Bacardí era conocido como una bebida feliz…”
Impacto de Comercio Electrónico en factura ElectrónicaReducción de Excepciones en Factura
de Transacciones Electrónicas30%
Now Year 2 Year 4
Beneficio de la Factura Electrónica en la Reducción de Excepciones
15%
Beneficio añadido a la eFactura cuando se utiliza un ePO
3%
Network
“Deben de haber sido, miles y miles de personas…”
Implementación de la SoluciónMapa de Sistemas de Compras de Bacardí antes de implementar Ariba
SAP SRMCompras Indirectas
SAP MMCompras Directas
Factura de Proveedor
Pedido de Compra
SAP Invoice Management by aaaaaaaaa Gestión de Facturas de Proveedores
Crea
ción
de
Pedi
dos d
e Co
mpr
a
Rece
pció
n de
Fac
tura
s
Envío al proveedor
(Papel/PDF)
“Nunca había existido algo así en Estados Unidos…”
Implementación de la SoluciónDocumentos Compartidos con el Proveedor vía Ariba
Documentos enviados
Pedido de Compra
Estado de Factura
Documentos Recibidos
Confirmación de Pedido (opcional)
Notificación de envío(opcional)
Factura
Abono
Ariba Network ProveedoresBacardí
“Preparaba pequeñas botellas de BACARDI y les ponía un paracaídas…”
Implementación de la SoluciónMapa de Sistemas de Compras de Bacardí después de implementar Ariba
SAP SRMCompras Indirectas
SAP MMCompras Directas
Pedido de Compra
SAP Invoice Management by
Gestión de Facturas de Proveedores
Crea
ción
de
Pedi
dos
de
Com
pra
Rece
pció
n de
Fac
tura
s
Pedido de Compra
Factura
Proveedores
BacardiSAP PI
Ariba Network Adapter
Message Mapping
Data TransferData
Translation
“Me detuvieron en la puerta y me ordenaron abrir el maletero…”
+85 Filtros y Reglas de Negocio aplicadas
en Ariba
Facturas con Pedido Facturas de Contrato
Facturas sin Pedido Envío masivo de facturas
Facturas de Pedido Abierto
Ariba Network
Supplier Name / ID
Bill To / Ship To
VAT / GST ID’s
Invoice Number
Non-PO Contact
PO Number
Remit Access
Currency
Price Variance
Unit of Measure
PO Line Reference
Receipt
Consumption Variance
Total Amount
Sub Total Amount
Contract Compliance
Tax Code Compliance
Line & Header Tax
ERP
ERP
ERP
PRO
VEED
OR
PRO
VEED
OR
PRO
VEED
OR
AS2
EDI
HTMLPaper
cXML
CSV
Network
“Después de siete días en altamar llegamos a Miami…”
SAP Invoice Management by OpenText
CommentTrigger workflows Post invoices
Reconocimiento de Factura
Colaboración &Monitorización
CompletarFactura
Verificación de Factura
ERP (FI/AP)
Pago
SAP Invoice Management
UMWANDLUNG
4. GESTIÓNEXCEPCIONES 5. APROBAR
Automated reconciliation and posting
6. PAGAR
Interpretation (OCR)
Transform
Entrada papel(incoming mail /
fax)
1. PREPARAR
Scanning
Archiving
Block workflowsDuplicate Check
1+2. RECEPCIÓN E-INVOICE
E-INVOICING
Facturas Ariba Network 3. VERIFICAR &COMPLETAR
2. TRANSFORMARActualización de estado de factura en Ariba
“Sin dinero, sin familia, sin nada…”
Gracias a SAP Invoice Management by OpenText, para los usuarios el tratamiento de la factura sigue siempre un mismo proceso independientemente de su origen. Formato de visualización PDF
adjunto también en facturas electrónicas
Mismas reglas de negocio y automatismos
Mismos roles para el tratamiento de excepciones
3-Way-Match en Bacardí
PO
InvGR
Precio
Cantidad
Item
Precio Factura Precio Pedido
Cantidad Factura Cantidad Recibida (GR)
==
“Había muchos murciélagos y eran murciélagos de la fruta…”
Contabilización Automática de Facturas¿Cómo impacta Ariba+OpenText en la contabilización automática de facturas?
Calidad del dato: todos los datos de la factura, tanto de cabecera como de posición, son 100%
confiables.
3-way-match: gracias a las reglas establecidas, en Ariba primero y OpenText VIM después, estamos
seguros de que el precio de la factura se corresponde con el del pedido.
Todas las líneas de factura vienen referenciadas directamente a un pedido/posición concretos.
Reducción de excepciones en VIM en un:
Aumento de contabilización automática: 27%“Él sabía que estaba peleando por su país… ”
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