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Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1
Seleccin de recursos bibliogrficos PRO-23-1-02-01
FECHA PUBLICACIN 06/04/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 2
3. NORMATIVIDAD ...................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ............................................................................................................................ 2
3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES .............................................................................................................. 2
4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2
4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2
5. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 3
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ....................................................... 4
6.1. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos fsicos ....................................... 4
6.2. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos fsicos ......................... 4
6.3. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos electrnicos ............................. 6
6.4. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos electrnicos ............... 6
6.5. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos Ofertas de productos ............ 7
6.6. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos - Ofertas de
productos ............................................................................................................................................ 7
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................................................................. 9
8. INDICADORES .......................................................................................................................... 9
9. RIESGOS ................................................................................................................................. 11
10. CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................................... 12
11. APROBACIN......................................................................................................................... 12
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Seleccin de recursos bibliogrficos PRO-23-1-02-01
FECHA PUBLICACIN 06/04/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
1. OBJETIVO
Seleccionar los recursos bibliogrficos que van a pertenecer al catlogo de la Biblioteca de la
Universidad.
2. ALCANCE
El proceso inicia una vez ingresan nuevas solicitudes por parte de las Facultades o cuando se
reciben ofertas de nuevos productos, y finaliza cuando se haya tomado la decisin sobre cules
recursos entrarn al catlogo del Sistema de Bibliotecas.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
PDI 2016-20120 Liderazgo Acadmico: 1.7.1: Aumentar la cantidad y calidad de los recursos
bibliogrficos orientados al proceso de investigacin y al fortalecimiento de la docencia.
3.2. Lineamientos
LIN-23-1-02-01 Lineamientos Gestin de Colecciones: Numeral 1. Lineamientos generales
Cuando el monto supera el precio promedio del valor de los libros de la facultad, se debe
solicitar autorizacin de la facultad por correo electrnico para continuar con la compra de
los recursos. La lista de los precios promedio por facultad se encuentra anexa al documento
de Lineamientos de Gestin de Colecciones y puede ser consultada por las unidades
acadmicas en el portal web del Sistema de Bibliotecas.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
COORDINADOR GESTIN COLECCIONES - SBI - 10002007
4.2. Responsabilidades
Director del Sistema de Bibliotecas:
Enviar correos electrnicos a proveedores, Facultades y/o Departamentos.
Gestor de Gestin de Colecciones:
Hacer seguimiento al periodo de demostracin de los recursos electrnicos.
Garantizar la actualizacin de suscripciones en el tablero de control.
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Seleccin de recursos bibliogrficos PRO-23-1-02-01
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
Auxiliar de Gestin de Colecciones Compras:
Realizar la comparacin entre la oferta de los productos y las existencias de las colecciones
del Sistema de Bibliotecas.
Garantizar la actualizacin del estado de los pedidos realizados por las unidades
acadmicas en Symphony.
Vicerrector, Decano, Director de Departamento Acadmico o Director de Unidades
Administrativas:
Avalar decisiones propias de su unidad en cuanto a la solicitud de recursos bibliogrficos y
toma de decisin sobre adquisicin de recursos bibliogrficos.
Delegado de compras de Facultad:
Persona asignada por el responsable de la unidad acadmica, para solicitar el material;
generalmente, coordinadores, profesores o gestores administrativos.
Personal de apoyo de la Facultad:
Persona de nivel operativo, quien colabora con el ingreso de la solicitud de compra en el
Portal Web y/o por cargue masivo.
5. DEFINICIONES
Bases de datos: Bancos de informacin que contienen datos relativos a diversas temticas y
categorizados de distinta manera, pero que comparten entre s algn tipo de vnculo.
Bases de datos especficas: Bancos de informacin que tratan una temtica en particular, la cual
suele ser muy especializada.
Bases de datos multidisciplinarias: Bancos de informacin que tratan temticas muy generales,
de varias reas del conocimiento.
Embargo: Periodo en el cual no se tiene acceso a un recurso a travs de una base de datos, el cual
puede ir en das, semanas, meses y aos.
Publicaciones seriadas: Revistas, peridicos, magazines, entre otros que tienen una periodicidad
permanente, la cual puede ser diaria, semanal, quincenal, mensual, bimensual, trimestral,
semestral y anual.
Symphony: Sistema Integrado de Gestin de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los
recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrnico.
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
Tablero de control: Herramienta que permite el registro, control y actualizacin de las
suscripciones y adquisiciones de recursos electrnicos y revistas impresas.
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ENTRADA Solicitud para la adquisicin de un recurso bibliogrfico/Revisin en el mercado y
propuestas de nuevos recursos/Ofertas y cotizaciones de recursos bibliogrficos
PROVEEDOR Facultades Acadmicas/Proveedores de recursos bibliogrficos
SALIDA Recursos bibliogrficos por adquirir
CLIENTE Gestin de Colecciones
6.1. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos fsicos
6.2. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos fsicos
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Hacer solicitud
En caso de que se requiera de
uno a nueve ttulos (libros,
audiovisuales o documentos de
la Sala de Servicios de
Aprendizaje e Investigacin), se
debe realizar la solicitud a travs
de Symphony.
DELEGADO
FACULTAD Symphony
2
Diligenciar y
enviar Formato de
solicitud
En caso de que se requiera ms
de un ttulo (libro, audiovisuales
o documentos de la Sala de
Servicios de Aprendizaje e
Investigacin), se debe
diligenciar el Formato de
Solicitudes en Excel y
posteriormente se enva a la
coordinacin de Gestin de
Colecciones a travs de correo
electrnico.
DELEGADO
FACULTAD
FOR-23-1-02-01
Formato de
solicitud de
material
bibliogrfico por
cargue masivo
m.pena366Archivo adjuntoPRO-23-1-02-01 Seleccin recursos biblio fsicos DF.jpg
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
3 Recibir y verificar
solicitud
Una vez se reciban las
solicitudes por parte de las
Facultades, se debe validar si el
recurso solicitado ya se
encuentra en el catlogo de la
Biblioteca. La validacin se hace
en Symphony, Descubridor y
recursos electrnicos
adquiridos.
AUXILIAR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC
Symphony
4
Verificar tipo de
formato del
recurso
En caso de que el recurso ya est
en el catlogo de la Biblioteca,
se debe validar si el formato en
el que se encuentra es el
formato solicitado (electrnico o
impreso).
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES - SBI -
10002007
5 Cambiar estado en
Symphony
En caso de que el recurso se
encuentre en el formato
solicitado, se cambia el estado
en el sistema Symphony para
que el usuario pueda consultar la
respuesta a su solicitud. Para lo
cual se enva diariamente un
consolidado de cambios de
estado en las solicitudes al
Tcnico de Soporte.
AUXILIAR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC
Symphony
FOR-23-1-02-04
Consolidado
cambios de
estado de
solicitudes en
Symphony
6 Verificar aspectos
a considerar
En caso de que el recurso no se
encuentre en el catlogo, o en
caso de que s se encuentre,
pero no en el formato solicitado,
se define si existen aspectos a
considerar referentes a:
-Precio, formato, disponibilidad
en el mercado, edicin e idioma
Si no existen aspectos a
considerar, el proceso contina
hacia la PRO-23-1-02-02
Adquisicin de Recursos
Bibliogrficos.
AUXILIAR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
7
Notificar a la
Facultad
solicitante
En caso de que s existan
aspectos por considerar, se le
notifica a la Facultad por correo
electrnico que debe tomar la
decisin de compra
correspondiente.
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES - SBI -
10002007
8
Revisar aspectos y
tomar decisin de
compra
Se revisan los aspectos a
considerar y se define si se va a
realizar o no la compra. La
decisin tomada se le informa a
Gestin de Colecciones a travs
de correo electrnico.
DELEGADO
FACULTAD
9
Recibir decisin de
compra de las
Facultades
Se recibe la decisin tomada. Si
se decide realizar la compra, el
proceso contina a la
Adquisicin de Recursos
Bibliogrficos.
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES - SBI -
10002007
6.3. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos electrnicos
6.4. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos electrnicos
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1
Enviar a Facultades
reporte de recursos
electrnicos
En agosto de cada ao se le enva por
correo electrnico a las Facultades,
un reporte con la siguiente
informacin de bases de datos:
Nuevas bases de datos (propuestas
para adquirir)
Bases de datos que no se modifican
Bases de datos suscritas
Adicionalmente, se enva informacin
sobre las publicaciones seriadas que
cumplen con el requisito de un
embargo superior a un ao, as como
el reporte estadstico de uso de los
recursos.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
INF-23-1-02-01
Informe
suscripciones de
facultad
m.pena366Archivo adjuntoPRO-23-1-02-01 Seleccin recursos biblio electrnicos DF.jpg
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
2
Tomar decisin
sobre la renovacin
/adquisicin
En el caso de que sea un recurso al
que ya est suscrito, se toma la
decisin de renovar o suspender la
suscripcin. En caso de que sea un
recurso con el que no hay suscripcin,
se debe decidir si se da inicio a una
nueva suscripcin.
La decisin se toma en conjunto
entre la Facultad y la Direccin del
Sistema de Bibliotecas y la
comunicacin entre estas dos partes,
es a travs de correo electrnico.
Esta actividad se realiza en conjunto
con el Delegado de cada facultad.
DIRECTOR
SISTEMA
BIBLIOTECAS - SBI -
10001991
3 Validar embargo
Para el caso especfico de
publicaciones seriadas, se debe
validar si el embargo es superior a un
ao.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
4
Registrar decisin
en tablero de
control
Si no se renueva se actualiza la
suscripcin en el tablero de control y
se cambia el estado a suspendida.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
5
Informar al
proveedor la
cancelacin del
recurso
Se enva un correo electrnico al
proveedor notificando la decisin de
cancelar la suscripcin.
Esta actividad se realiza en conjunto
con el Coordinador de Gestin de
Colecciones.
DIRECTOR
SISTEMA
BIBLIOTECAS - SBI -
10001991
6
Informar al rea de
servicios y al rea
administrativa
Se enva un informe anual al rea de
servicios y rea administrativa
informando los cambios, novedades y
vigencias que tendrn todos los
recursos suscritos.
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES - SBI
- 10002007
INF-23-1-02-02 Informe anual
suscripcin y
renovacin de
bases de datos y
publicaciones
seriadas
6.5. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos Ofertas de productos
6.6. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos - Ofertas de productos
m.pena366Archivo adjuntoPRO-23-1-02-01 Seleccin recursos biblio Ofertas productos DF.jpg
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Evaluar contenido de
recursos
Se verifican los siguientes
aspectos de los recursos
bibliogrficos: pertinencia del
rea de conocimiento del
recurso para fines de la
Universidad, ao de
publicacin (ms reciente),
idioma, cartula, entre otros.
Esta actividad se realiza en
conjunto con el Jefe de
Servicios.
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES -
SBI - 10002007
FOR-23-1-02-05 Formato de
evaluacin de
recursos
electrnicos
2 Verificar si est en
coleccin
Se debe validar si el recurso ya
existe en la coleccin. Se
valida en los registros Marc, o
en A to Z.
TECNICO
SOPORTE -
SBADM
3 Evaluar ofertas de
nuevos productos
Las Facultades junto con
Gestin de Colecciones revisan
las ofertas y evalan cuales se
deben comprar. La
comunicacin entre estas dos
partes es a travs de correo
electrnico. En caso de decidir
la compra de algn recurso, el
proceso contina hacia
Adquisicin de recursos
bibliogrficos.
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES -
SBI - 10002007
4
Ejecutar periodo de
demostracin del
recurso
En caso de que no existan los
recursos en el catlogo de la
Biblioteca, se da inicio a un
periodo de prueba del recurso,
durante un mes. Bases de
datos.
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES -
SBI - 10002007
5 Consolidar conceptos
de reas
Se consolidan todos los
conceptos de las diferentes
reas frente al funcionamiento
del recurso durante el periodo
de prueba, para determinar si
es importante adquirir el
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES -
SBI - 10002007
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
recurso o no. Esta actividad se
realiza en conjunto con el Jefe
de Servicios.
6
Dar aval de
adquisicin del
recurso y notificar
Se da aval final para poder
adquirir el recurso
bibliogrfico y se informa a
Gestin de Colecciones por
correo electrnico.
VICERRECTOR
ACADMICO - VAA
- 10002069
FOR-23-1-02-12
Propuesta
impresa firmada
por el Vicerrector
de Asuntos
Acadmicos
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica,
administrativa, entidad)
FOR-23-1-02-01 Formato de solicitud de material
bibliogrfico por cargue masivo
FOR-23-1-02-04 Consolidado cambios de estado de
solicitudes en Symphony
FOR-23-1-02-05 Formato de evaluacin de recursos
electrnicos
FOR-23-1-02-12 Propuesta impresa firmada por el
Vicerrector de Asuntos Acadmicos
INF-23-1-02-01 Informe suscripciones de facultad
INF-23-1-02-02 Informe anual suscripcin y
renovacin de bases de datos y publicaciones seriada
INF-23-1-02-03 Informe anual de Gestin de
Colecciones
MAN-23-1-02-01 Manual de procedimientos de seleccin de recursos bibliogrficos
LIN-23-1-02-01 Lineamientos Gestin de Colecciones
PDI 2016-2020 Sistema de Bibliotecas
No aplica.
8. INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EXISTENCIA DE LA BIBLIOGRAFIA DE LOS CURSOS ACADMICOS Y LINEAS DE
INVESTIGACIN
Cdigo del indicador IND-23-1-02-011
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Responsable del
indicador Direccin Sistema de Bibliotecas; Jefatura Administrativa; Coordinacin de Gestin de Colecciones.
Objetivo Incrementar y actualizar la existencia de la bibliografa de los cursos acadmicos y lneas de investigacin.
Mtodo de Medicin Se realiza el conteo del nmero de ttulos adquiridos para las bibliografas y se divide en el nmero total de ttulos solicitados para las bibliografas, obteniendo as el porcentaje adquirido.
Unidad de Medida %
Frmula #
# 100
Variables
-Cantidad de ttulos adquiridos de las bibliografas, que manejan los pensums de los docentes, de las diferentes unidades acadmicas, los cuales deben estar disponibles en el Sistema de Bibliotecas. -Cantidad de ttulos solicitados por los docentes como soporte de los diferentes
programas acadmicos realizados por la universidad.
Limitaciones Solo aplica al material relacionado en los pensums de los cursos acadmicos.
Fuente de datos Formato de revisin de bibliografas (poner cdigo)
Granularidad Por Universidad, por unidad acadmica
Periodicidad Anual
Meta 90%
Observaciones
Para poder lograr el presente indicador, las dependencias acadmicas deben remitir los pensum al rea de Servicios del Sistema de Bibliotecas para revisin. Si es un programa nuevo, el indicador se medir una vez se hayan recibido las bibliografas.
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EVALUACIN DE COLECCIONES
Cdigo del indicador IND-23-1-02-012
Responsable del
indicador Coordinador de Gestin de Colecciones
Objetivo Comparar la coleccin de cada rea del conocimiento con otras Bibliotecas a nivel mundial.
Mtodo de Medicin
Para obtener este indicador se hace uso de la herramienta WorldCat Analysis Collection (WCA), tomando de all la informacin de las reas comparadas y dividiendo este valor en el nmero total de reas del conocimiento proyectadas a comparar, para obtener as el porcentaje de cumplimiento del proceso.
El universo de reas a comparar se obtiene de Symphony, de acuerdo a la
composicin que la coleccin tenga al momento de hacer la comparacin, de forma
que este porcentaje tambin se puede obtener tomando el nmero de reas del
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
conocimiento comparadas y dividindolo por el universo total de reas del
conocimiento tomado de Symphony al momento de hacer la comparacin.
Unidad de Medida Porcentaje
Frmula #
# 100
Variables
# de reas comparadas: son la cantidades de reas del conocimiento, que se han de comparar con otras colecciones. # total de reas: son las cantidades de reas representativas de la universidad, las
cuales se deben comparar.
Limitaciones Solo se coparan las reas representativas de la universidad, las cuales son material de apoyo a los programas acadmicos dictados por la institucin.
Fuente de datos Informe de colecciones vigentes reportado por Symphony.
Granularidad Por cada una de las colecciones, de las Bibliotecas de la Universidad.
Periodicidad Anual
Meta 33% de las colecciones
Observaciones
Para realizar la evaluacin de colecciones es necesario recibir el apoyo por parte del rea Administrativa en cuanto a la generacin de reportes de Symphony. Se debe aspirar comparar toda la coleccin del Sistema de Bibliotecas, en un periodo de 3 aos.
9. RIESGOS
OPERATIVO
Demasiados pensums por revisin.
Recortes de recursos por parte de la Universidad
Infraestructura tecnolgica insuficiente.
CALIDAD DE SERVICIO
Material solicitado no est disponible en el mercado.
Compra de material duplicado.
Cantidad de personas disponible para realizar dicha actividad.
SEGURIDAD
Fraude a las tarjetas de crdito
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ADMINISTRATIVO
Recursos insuficientes para realizar dicha adquisicin.
Rotacin del personal con conocimientos del tema.
Autorizacin de las Bibliotecas de las principales instituciones nacionales e internacionales, para comparar sus
colecciones con las nuestras.
LEGAL
Incumplimiento con las propuestas, contratos y/o licencias firmadas.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
0 Elaboracin 04/05/2015
Publicacin 03/05/2016
1 Elaboracin 17/01/2017
Publicacin 06/04/2017
11. APROBACIN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOR Manuela Pea Infante INGENIERO PROCESOS (T) -
PROY - 10006394 17/01/2017
REVIS
Liliana Caballero JEFE ADMINISTRATIVO -
SBADM - 10001992 25/01/2017
Sandra Naranjo COORDINADOR GESTIN
COLECCIONES - SBI - 10002007 26/01/2017
APROB Angela Maria Mejia DIRECTOR SISTEMA
BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 26/01/2017
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