seminario gestion de proyectos 2
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1
MBA. ROBERTO OROPEZArobantoy@gmail.com
SEMINARIO INTERNACIONAL:GESTIÓN DE PROYECTOS
2
Al igual que he aprendido de muchas personas, en ésta oportunidad comparto éste material que espera sea de utilidad para el que lo necesite.
Tan solo pido que una vez utilizado, pueda ser compartido por otras personas.
Es importante compartir la información, ya que con ella cada individuo, obtendrá el beneficio particular del mismo.
Gracias por compartir la información.
3
I. Presentación.• Objetivo• Objetivos específicos
II. Conceptos Básicos de la Gerencia de Proyectos• ¿Qué es un Proyecto?• Características de un Proyecto• ¿Qué es la Gerencia de Proyectos?• Componentes de la Gerencia de Proyectos• Elementos relacionados con el Proyecto• Ciclo de vida del Proyecto
III. Gerencia de Proyectos• Etapas de la Gerencia de Proyectos• Áreas de conocimiento• Involucrados en el Proyecto• Organización para el Proyecto
Contenido del SeminarioContenido del Seminario
4
IV. Etapas de la Gerencia de ProyectosIV. Inicio del ProyectoV. Planeación del ProyectoVI. Ejecución del ProyectoVII. Control del ProyectoVIII. Cierre del Proyecto
V. Conclusiones
VI. Lecturas sugeridas
Contenido del SeminarioContenido del Seminario
5
Objetivo General
Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios empleados en
la Gerencia de Proyectos.
Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas utilizadas en la
Gerencia de Proyectos.
Objetivos específicos
• Presentar las mejores prácticas en Gerencia de Proyectos.
• Aplicar la metodología y herramientas para la Gerencia de Proyectos.
• Desarrollar un caso de estudio.
I. PresentaciónI. Presentación
6
Es la suma de esfuerzos que en
forma temporal se utilizan para
generar un PRODUCTO O
SERVICIO en particular o UNICO.
• Situación actualSituación actual• RequerimientosRequerimientos
• ObjetivosObjetivos
• P R O Y E C T OP R O Y E C T O
• ResultadosResultados
Tiem
po
INICIO
FIN
¿Qué es un Proyecto?
II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
7
Características de un Proyecto
• Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido
• Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables únicos
• Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas
II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
8
La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una serie de
actividades interrelacionadas.
¿Qué es la Gerencia de Proyectos?
II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
9
1. Habilidades clave
• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2. Conocimientos
• Técnicos
• Administrativos
3. Herramientas
4. Técnicas
Componentes de la Gerencia de proyectos
II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
10
BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOSINTERESADOS
• Tiempo
• Calidad
• Alcance
• Entorno
• Recursos
• Costo
Elementos relacionados con el Proyecto
II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
11
Ciclo de vida del Proyecto
1. Inicio*
2. Planeación*
3. Ejecución*
4. Control*
5. Cierre*
NIV
EL
DE
AC
TIV
IDA
D
INICIO TIEMPO
*Etapas del proyecto
TERMINO
II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
12
II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
100%$, HH
Avance
Fase 1Inicio
Fase 2PlaneaciónDiseño
Fase 3Ejecución
Fase 4Pruebas yArranque
Decisión de arranque
Decisionestrascendentes
Instalación completa
Operación completa
Entrega
Grado de influencia enresultados
13
III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
origen equipo del Proyecto
carta
alcance
plan avance
aceptación
entrega
PRODUCTOPRODUCTO
Etapas de la Gerencia de Proyectos
14
III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos
IntegraciónDefinición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre.
AlcanceAdministración, definición de productos y actividades y su seguimiento.
CostosPresupuesto y su control.
RecursosPlaneación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.
Áreas de conocimiento
15
III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos
TiempoDefinición de actividades interrelacionadas y cronogramas
CalidadPlaneación, aseguramiento y control de la calidad.
ComunicacionesDefinición de la distribución de información del proyecto.
RiesgosPlanes y administración.
SuministrosPlaneación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores
16
III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos
• Director del proyecto
• Cliente / usuario
• Organización ejecutante
• Miembros del equipo del proyecto
• Equipo de dirección del proyecto
• Patrocinador
• Influyentes
• Proveedores
Involucrados en el Proyecto
17
III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos
Organización para el Proyecto (Estructuras)
FUNCIONAL
• Varios responsables
• Superior identificado
• Actúan por especialidad
• Enfoque fragmentado
MATRICIAL
• Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional
• Líder de proyecto de tiempo completo
• Autoridad y toma de decisiones compartidas
POR PROYECTOS
• El personal reporta directamente al Mando Superior
• Control total sobre el
presupuesto, recursos materiales
• El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal
• Puede disponerse de un pool de recursos
18
III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos
Habilidades de los equipos de trabajoHabilidades de los equipos de trabajo
Organización para el Proyecto
Alto
Bajo
Competencias técnicas
Competencias humanas
Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores
19
IV. Etapas de la Gestión de ProyectosIV. Etapas de la Gestión de Proyectos
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
20
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
• Carta del proyecto
• Alcance del proyecto
• Mecanismos de selección de proyecto
• Definición del proyecto
Técnicas y herramientas
INICIO
21
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE
NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN
REQUERIMIENTOS LEGALES
AVANCES TECNOLÓGICOS
NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA
INDUSTRIA
PROYECTO
Origen del Proyecto
22
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
Carta del Proyecto
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Por qué?
¿Para qué?
¿Cuándo?
• Formaliza el inicio del proyecto
• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general
23
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIÓN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIÓN:
PRODUCTOS:
APROBACIÓN:
24
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
Técnicas y herramientas
• Estructura de Descomposición del Trabajo
• Tabla de precedencias
• Ruta crítica
• Matriz de roles
• Plan del proyecto
PLANEACIÓN
25
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
Procesos de planeación
• Plan de Gerencia de Proyecto
• Alcance, definición y plan de administración
• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o
Work Breakdown Structure ( WBS )
• Definición de actividades, de hitos o Milestones
• Secuencia de actividades
– Diagramas de red, lista de actividades
26
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
• Estimación de recursos
• Estimación de la duración de actividades
• Desarrollo del cronograma
• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Procesos de planeación
27
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
Plan de gerencia del Proyecto
• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance– Organización del Proyecto– Mecanismos y programas de comunicación– Programa de Proyecto– Estimados de costos– Procesos de administración de riesgos– Procedimientos de control de cambios
28
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
¿Qué es?• Representación de la jerarquía del proyecto• Identifica todo el trabajo a realizar• Es un producto de la definición de alcance
Características • Organiza y define el alcance total del proyecto• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento• Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para• Estimación de costos• Distribución de roles y funciones• Planes técnicos • Lista de productos a entregar• Informes sobre el avance y análisis de problemas
29
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente
30
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
1.2 1.31.1
Componentes más importantes
Productos de trabajo terminados
Tareas que entregan un producto
1.1.11.1.2
1.2.11.2.2
11 22 33
PRODUCTOPRODUCTO
• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos
31
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
Gráfica de Gantt
2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.
1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.
32
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
Tabla de precedencias
• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT,
en el orden en que se ejecutaren el orden en que se ejecutaráán.n.
• Incluye los siguientes elementos:Incluye los siguientes elementos:
– Clave de la actividad
– Actividad
– Duración
– Actividades precedentes
– Responsable
33
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
2.5 meses
1.5 meses
0.5 meses
0.5 meses
----
--
--
--
1,2
3
4
4
4
5,6,7
8
9
?
------
Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
Clave de laactividad Actividad Duración Responsable
Actividadesprecedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:
Eduardo Dávila Turcios
Octubre 2002
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
2.5 meses
1.5 meses
0.5 meses
0.5 meses
----
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
2.5 meses
1.5 meses
0.5 meses
0.5 meses
----
--
--
--
1,2
3
4
4
4
5,6,7
8
9
?
--
--
--
1,2
3
4
4
4
5,6,7
8
9
?
------
Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
------
Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
Clave de laactividadClave de laactividad Actividad Duración Responsable
ActividadesprecedentesActividades
precedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:
Elaboró:Fecha:
Eduardo Dávila Turcios
Octubre 2002
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
34
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
Actividad A Actividad B Final a Inicio
Inicio a Inicio
Final a Final
Inicio a Final
Actividad A Actividad B
Actividad A Actividad B
Actividad A Actividad B
Tipos de precedencias
35
1 2
3
7
4 5
6
1 2
3 5
76
4
Diagrama de Gantt
Hitos (milestones)
1 2
3 5
76
4
4
3
2
2
1
2
2
1
1
Red / Ruta crítica
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
36
Diagrama de Red (ruta crítica)
• Determina la duración total del proyecto
• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea
• Muestra interdependencia de tareas
• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto
• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
• Permite evaluar avances o desempeño
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
37
• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse
sin retrasar al proyecto
• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.
• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan
retrasos al proyecto
Holgura
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
38
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
• Las cifras más tempranas se calculan siguiendo el
diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.
La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:
Actividad
Es Ef
Ls Lf
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien,
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)
39
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
INICIO A
B
C
D
E
H
G
F
I FIN
0 7 6
6
8
46
83 0
7
0 - 0 0 - 7 7 - 13
14 - 21
21 - 24 24 - 24
8 - 14
0 - 8
0 - 6
8 - 16
6 - 10
40
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
• Se emplea para estimar tiempos y costos.
• Es de utilidad para:
– Análisis de alternativas
– Empleo eficiente de recursos
– Optimización de calendarios
– Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
41
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada
para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Más probable (M).
Tiempo esperado entre eventos(P+4M+O)
6
Desviación estándar(P-O)
6
Varianza de una tarea(P-O)
6
2
Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas
Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas
42
Técnicas y herramientas
• Sistema de autorización de trabajo• Sistema de información• Reportes de avance
• Resultados del trabajo• Cambios requeridos• Mejora de calidad• Mejoras en la ejecución• Informes de proyecto
EJECUCIÓN
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
43
Procesos de ejecución
• Dirección del proyecto
– Productos de avance
– Acciones implantadas
• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas
• Formación y desarrollo de equipo de trabajo
• Distribución de información
• Manejo de proveedores
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
44
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma.
• Planificar las comunicaciones
• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
45
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo
largo del proyecto.
Las metas intermedias:
• Describen un resultado técnico o un evento
• Se programan en fechas determinadas
• Su duración es cero
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
46
Características:
• Tangibles
• Medibles
• Entregables
• Se deben establecer claramente
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
47
Ventajas:
• Más fácil de interpretar
• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances
• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
• Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
48
Valor ganado
Planeado
Tiempo
Valor ganado del proyecto
Recursos
Real
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
49
Técnicas y herramientas• Análisis de valor ganado• Distribución de información • Sistemas de control de cambio• Control de riesgos
• Actualizaciones del plan• Acciones correctivas• Lecciones aprendidas• Aceptación del trabajo• Ordenes de cambio• Ajustes a línea base
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
CONTROL
50
Procesos de control
• Supervisión y control
• Control de cambios
• Verificación y control de alcance
• Control del cronograma
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
51
Procesos de control
• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
52
Administración de cambios
• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto
Con el objeto de:– Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
– Dar seguimiento y supervisión de riesgos
– Documentar la situación actual del Proyecto
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
53
Análisis y contención de riesgos
Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
54
Análisis de valor ganado
Permite evaluar el desempeño del
proyecto, considerando medidas
de tiempo y costo.
– Valor planeado
– Valor ganado
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
55
Análisis de calidad
• Costo de conformidad y no conformidad
• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas estadísticas
IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
56
Reporte final
• Auditorias de procura
• Informes y reportes de ejecución
Técnicas y herramientas
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
CIERRE
57
Cierre del Proyecto
1. Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
– Archivos
– Plan de transición
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
58
2. Cierre del contrato– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas
3. Producto, servicio o resultado final
IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP
Cierre del Contrato
59
V. ConclusionesV. Conclusiones
Una vez que hemos finalizado nuestro seminario, y haber vivido la experiencia de compartir
situaciones, experiencias, enfoque y puntos de vista de los participantes, podemos concluir
que:
La gestión de proyectos abarca una amplia gama de variables presentes en la labor que a
diario realizamos.
Facilita las mejoras continuas planificadas en la organización
Aporta elementos para fortalecer la cultura del trabajo en equipo y planificado
Contribuye a tener una visión más amplia de lo que se hace
Aporta elementos que facilitan la reducción de costos ociosos en las organizaciones
Estimula la interacción entre distintas áreas de la organización, que tradicionalmente se
encuentran alejadas, por la falsa creencia de que no existe relación entre ellas.
Involucra de manera directa el trabajo en equipo con, otros miembros de la organización
(internos y proveedores (externos).
60
ANEXO ANEXO - EJERCICIO- EJERCICIOEJERCICIO A SER EVALUADO A TRAVÉS DEL SEMINARIO GESTIÓN DE PROYECTOSSe nos presenta el siguiente enunciado, que ofrece amplios detalles sobre casos de estudios reales, desarrollados en otras organizaciones, se han hecho algunas adaptaciones para darle un sentido más realista, y siempre buscando que abarque la mayor cantidad de situaciones y características, que le permitan a los participantes a éste seminario, poder ubicarse lo más cercano posible a una realidad o situación en la organización que presta sus servicios.
Enunciado:
La empresa MULTINACIONAL DE COMERCIO, es una organización fundada hace más de ochenta años, en la actualidad se dedica a la comercialización de una variedad de productos y servicios, lo que nos permite ubicarla en el sector Retail.
Una buena parte de sus productos son: Alimentos, Detergentes, Electrodomésticos, Ropa y accesorios, tecnología de información, línea marrón. Al igual que posee empresas que comercializan y distribuyen artículos de ferretería, artículos médicos, posee un banco pequeño, y una aseguradora de vehículos, entre una amplia gama de negocios.
61
ANEXO ANEXO - EJERCICIO- EJERCICIOPosee una plantilla de trabajadores superior a las ocho mil personas, estas personas se encuentran distribuidas en los diferentes países en los que mantiene presencia MULTINACIONAL DE COMERCIO.
Su presencia fuerte además de Centro América, también se encuentra en el Caribe y Sur América.
Cómo parte de sus planes de crecimiento y expansión, la empresa se centra en analizar escenarios que le permitan adquirir nuevas empresas e incorporarlas al grupo MULTINACIONAL DE COMERCIO.
Se piensa que es una falla de la directiva, no comunicar sus planes estratégicos a las áreas claves, para estar preparados ante requerimientos inesperados de servicios.
Usted que forma parte de la corporación, y trabaja en la sede central, está desempeñándose en el área de (Finanzas, Contabilidad, Tecnología de Información, Administración, Legal, Recursos Humanos, entre otros), y le convocan a una reunión con carácter de urgencia, a la que usted asiste en la fecha y hora acordada.
62
ANEXO ANEXO - EJERCICIO- EJERCICIOEn esa reunión la informan, que la corporación acaba de adquirir tres empresas nuevas, las cuales presentan características y situaciones muy particulares y disímiles al resto de las que actualmente operan. Además de ello, le solicitan que prepare un proyecto urgente, que permita:
1. Incorporar legalmente a las empresas al grupo que conforma la corporación2. Que se haga una revisión exhaustiva de los estados financieros de las empresas3.Que se utilice el estándar de la corporación en la gestión de contabilidad de las tres nuevas empresas4.Revisión de la estructura organizativa y del personal4.Que se haga una revisión y adaptación de los sistemas contables, administración y facturación de estas tres nuevas empresas, tal y como se utiliza en la corporación, esto incluye posiblemente algunas adaptaciones y/o cambios como:
a. Adquisición de Softwareb. Adquisición de Hardwarec. Desarrollo de algunas aplicacionesd. Cambios en la infraestructurae.Entrenamientof.Etc.
SE SOLICITA: • Utilice a lo largo del seminario éste ejercicio, para ir analizando cada una de las etapas que conforman la metodología de gestión de proyectos, y sobre todo las de mayor impacto.
63
ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS
64
ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASControl de Versiones
Versiones Hecho por Revisado por Aprobado por Fecha Motivo
Project CharterNombre del Proyecto Siglas del Proyecto
Descripción del Proyecto: Qué, Quién, Cómo, Cuando, y Donde ?
Definición del producto del proyecto. Descripción del servicio o actividad a generar
Definición de requisitos del proyecto: Descripción de requerimientos funcionales, no funcionales, de calidad, etc.
65
ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASObjetivos del proyecto: Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto en términos de la triple restricción.
Concepto Objetivo Criterio de éxito
Nombre del Proyecto Siglas del Proyecto
Finalidad del Proyecto: Fin último, Propósito General, U otro objetivo de nivel superior, por el cuál se ejecuta el proyecto, enlace con programas, portafolios, o estrategias de la organización
1. Alcance
2. Tiempo
3. Costo
Justificación del Proyecto: Motivos, Razones, o argumentos que justifiquen la ejecución del proyecto
Justificación Cualitativa Justificación Cuantitativa
Flujo de Ingresos
Flujo de Egresos
VAN o VPN
TIR
Otro
66
ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASDesignación del Project Management del Proyecto
Nombre:
Reporta a:
Supervisa a:
Nombre: Niveles de Autoridad:
Cronograma de Hitos del Proyecto
Cronograma de Hitos del Proyecto Fecha Programada
Organizaciones o Grupos Organizacionales que intervienen en el Proyecto
Organización o Grupo Organizacional Rol que Desempeña
67
ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASPrincipales amenazas del Proyecto (Riesgos Negativos)
Principales oportunidades del proyecto amenazas del Proyecto (Riesgos Positivos)
Propuesta Preliminar el Proyecto
Concepto Monto
Propuesta Preliminar el ProyectoSponsor que Autoriza el Proyecto
Nombre Empresa Cargo Fecha
68
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