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APRENDIZAJE
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
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ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
2
Contenido
1 Alcance del proyecto .............................................................................................................................. 4
1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 4
1.2 Objetivos ......................................................................................................................................... 5
1.3 Metodología .................................................................................................................................... 6
2 Metodología empleada en el estudio de trámites y/o servicios .............................................................. 7
2.1 Estado actual .................................................................................................................................. 8
2.2 Estado propuesto .......................................................................................................................... 15
2.3 Plan de acción .............................................................................................................................. 22
3 Estudio de trámites y/o servicios .......................................................................................................... 25
3.1 E22-1 - Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital ........................... 26
3.2 E22-2 - Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional .................................... 40
3.3 E22-3 - Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales ............................................................. 55
3.4 E22-4 - Contratación virtual de aprendices Sena ......................................................................... 66
3.5 E22-8 - Certificación de competencias laborales .......................................................................... 80
3.6 E22-9 - Asesoría para la creación de empresa ............................................................................ 93
3.7 E22-10 - Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial ........................................... 107
3.8 E22-11 - Normas de competencias laborales ............................................................................. 121
3.9 E22-12 - Programas de Formación Continua Especializada ...................................................... 134
4 Plan de acción .................................................................................................................................... 149
5 Conclusiones ...................................................................................................................................... 168
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ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
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Índice de tablas
Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados ............................................................................ 25Tabla 2. Listado de Planes de acción ....................................................................................................... 149
Índice de ilustraciones
Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados .............................................................................. 6Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto .............................................................................. 6
Ilustración 3. Ejemplo formato de información general ................................................................................. 8
Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general .............................................................. 9
Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos ................................................................................................... 10
Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso ...................................................... 11
Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso ........................................ 14
Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora ................................................................................ 16Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora .......................................................................... 17
Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado .................................................................................................... 18
Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle ......................................................................................... 18
Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso ........................................................................................... 19
Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas ................................................................... 20
Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa ............................................................................. 21
Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad ...................................................... 22
Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción .......................................................................................... 24Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados ................................................. 168
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ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
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1 ALCANCE DEL PROYECTO
El presente proyecto, “Optimización de trámites y/o servicios al ciudadano priorizados de la
Administración Pública”, tiene como fin último proponer un plan de acción a las entidades participantes
que les permita implementar oportunidades de mejora en los trámites y/o servicios seleccionados por las
entidades, los cuales se han identificado a partir del trabajo conjunto con las entidades, analizando la
situación actual, desarrollando propuestas de mejora y proponiendo planes de acción orienten a la
entidad en la implementación de las propuestas.
Esta sección presenta los antecedentes del proyecto, los objetivos del mismo y la metodología empleada
para su elaboración.
1.1 Antecedentes El Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos Por un Nuevo País” considera el Buen Gobierno
como una estrategia transversal para impulsar el desarrollo nacional.
En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió en fortalecer la formulación de políticas en todos
los frentes de la Administración Pública, en los ámbitos internacional, nacional y territorial a partir de una
cultura de servicio al ciudadano.
En este contexto, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) aplicó una metodología de priorización
basada en 6 criterios no excluyentes sobre el universo de trámites y/o servicios registrados en el Sistema
Único de Información de Trámites (SUIT), la información sobre la oferta institucional territorial publicada
en las páginas web de las entidades territoriales y los trámites y/o servicios propuestos por los equipos
de gobierno de San Andrés y Chaparral, municipios en donde se implementarán los primeros Centros
Integrados de Servicio al Ciudadano CIS – SI con el fin de identificar aquellos trámites y/o servicios
considerados de alto impacto.
Adicionalmente, el DNP planteó una metodología en cuatro fases para analizar los trámites, dirigida a
focalizar esfuerzos que permitan aumentar el nivel de satisfacción del ciudadano a partir de identificar
oportunidades de mejora a través de interacciones y/o trámites ajustados a las necesidades, expectativas
y realidades del solicitante.
El paso a seguir es aplicar el proceso de racionalización definido en la metodología sobre el universo de
trámites y/o servicios resultantes de la priorización realizada. Complementado con las mejores prácticas y
casos de éxito a nivel internacional y que se traduzca en planes de acción concretos que pueda realizar
cada entidad.
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1.2 Objetivos El presente proyecto tiene como principal objetivo identificar y formular las alternativas de optimización de
trámites y/o servicios al ciudadano priorizados en entidades de la Administración Pública, definidas por el
Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, a partir de la implementación de la metodología aportada
por el DNP y por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).
Para ello, se han definido los siguientes objetivos específicos:
- Complementar la metodología de racionalización propuesta, aportando un mayor nivel de detalle
con base en otras experiencias y casos de éxito.
- Revisar información sobre objeto misional, funciones legales, estructura organizacional, y
trámites y/o servicios disponibles para la ciudadanía de las entidades responsables de los
trámites y/o servicios a optimizar.
- Revisar y analizar el marco normativo (actos administrativos, resoluciones, circulares, decretos y
leyes) que reglamenten o regulen los trámites y/o servicios objeto de la optimización e identificar
los ajustes a la normatividad que los regula cuando haya lugar.
- Documentar los procesos o procedimientos internos que soportan la entrega de los trámites y/o
servicios objeto de optimización identificando para cada uno: (i) el alcance del proceso (inicio y
fin), (ii) áreas y cargos responsables al interior de la entidad, (iii) secuencia de actividades, (iv)
descripción de cada actividad, (v) requisitos de entrada, (vi) salidas y registros generados en
cada actividad, (vii) entidades con las que se interactúa para la gestión del trámite y/o servicio y
(viii) sistemas de información que se utilizan o consultan en el desarrollo de cada actividad.
- Recolectar y analizar la situación actual en el que se presta el trámite y/o servicio relacionados
con la caracterización los trámites y los servicios al ciudadano priorizados a través de la
identificación en campo.
- Construir una propuesta para racionalizar cada trámite y/o servicio que contemple los elementos
identificados en la metodología propuesta.
- Validar la propuesta de optimización con diferentes instancias de la entidad y realizar los ajustes
pertinentes sobre la propuesta.
- Orientar la formulación de un plan de trabajo con cada entidad para la implementación de la
propuesta, identificando acciones de corto, mediano y largo plazo.
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1.3 Metodología El proyecto se ha estructurado en cuatro etapas secuenciales desarrolladas con los objetivos
contemplados en la ilustración a continuación.
Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados
Durante estas etapas se fueron desarrollando los productos especificados en la ilustración a
continuación.
Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto
De este modo, en el presente documento corresponde al consolidado del resultado de todo este proceso.
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2 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS
En este apartado se presenta una descripción del contenido del documento y de la metodología
empleada en el estudio de trámites y/o servicios con el objetivo de facilitar la comprensión del documento
al lector. De este modo, incluye una descripción de lo que se va a encontrar en el capítulo Estudio de
trámites y/o servicios y que contiene el Estado actual y el Estado propuesto para cada uno de los trámites
y/o servicios estudiados en la entidad. Así como el Plan de acción propuesto para que la entidad pueda
llevar sus trámites y/o servicios del Estado actual al Estado propuesto.
El levantamiento de procesos del Estado actual (diagnóstico) se realizó durante los meses de febrero y
marzo de 2016; las propuestas de mejora Estado propuesto durante el mes de abril; y la formulación de
los Planes de acción durante el mes de mayo; con base en la metodología adoptada por el DAFP,
complementada, ajustada y armonizada por parte del equipo Consultor para su fortalecimiento y
actualización, a partir de prácticas y estándares internacionales utilizados con éxito en el desarrollo de
iniciativas o proyectos.
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2.1 Estado actual La información encontrada en esta sección está organizada en cinco secciones:
A. Información general y características distintivas
B. Identificación normativa general
C. Mapa del proceso
D. Identificación normativa del proceso
E. Análisis cuantitativo
A continuación se detalla el contenido para cada una de estas secciones.
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
En esta sección se presenta una ficha de trabajo que contiene el levantamiento de información realizado,
el análisis normativo, un diagnóstico del estado de virtualización y complejidad del trámite y/o servicio,
entre otros. Esta corresponde a la información levantada del SUIT y de las observaciones que los
funcionarios que realizan el trámite y/o servicio hicieron sobre cada uno de los campos. Adicionalmente
se incluyen otros datos informativos complementarios como el silencio administrativo, la periodicidad y la
obligatoriedad que tiene este de cara al ciudadano.
Ilustración 3. Ejemplo formato de información general
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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
En la segunda sección de la ficha de trabajo se presenta una tabla que compila de manera organizada y
ejecutiva la normatividad recogida del SUIT, de las reuniones de trabajo y de otras fuentes de información
complementarias, que reglamentan cada trámite y/o servicio:
• Origen • Competencia • Condiciones • Requisitos documentales • Costo • Plazo de respuesta • Procedimiento
Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general
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C. MAPA DEL PROCESO
Acá se presentan las actividades que se han de desarrollar desde que el usuario da inicio al trámite y/o
servicios pasando por las actividades que se ejecutan al interior de la entidad hasta que se le da una
respuesta al usuario. Adicionalmente, se detallan las áreas de la entidad que están encargadas de
realizar las actividades, los documentos que se generan a lo largo del proceso, y los elementos más
relevantes.
Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos
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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la
normatividad: la entidad (área o dependencia), la modalidad (electrónicamente, escrita, back office, etc.),
los requisitos o formalidades, y el sustento normativo.
Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso
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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO
Finalmente, en esta sección se presenta un resumen ejecutivo de la situación actual que presenta el
trámite y/o servicio de cara a darle una buena atención al ciudadano.
En primer lugar, se presenta las cifras relevantes de aspectos como:
• Números de registros en el 2015: Impacto del trámite y/o servicio
• Número de requisitos que se piden al ciudadano: Nivel de dificultad para iniciar el
trámite y/o servicio
• Número de pasos en el proceso: Nivel de dificultad para dar respuesta al usuario
Posteriormente se presenta la evolución cualitativa de la facilidad para interactuar con la entidad, el nivel
de virtualidad de este, el nivel de complejidad para dar respuesta, y la coherencia normativa. De manera
detallada, los aspectos sobre los cuales se evalúa cualitativamente el trámite y/o servicio son:
• Nivel de interacción: Evalúa la disponibilidad de los canales a través de los cuales el
usuario puede realizar consultas, preguntas, elevar dudas a la entidad sobre el estado de
desarrollo del trámite y/o servicio o sobre condiciones y requerimientos del mismo. La
evaluación cualitativa se basa en los siguientes criterios.
❶ Básico La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
❷ Regular La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
❸ Avanzado La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación
• Nivel de virtualización: Mide el nivel de interacción que puede tener el ciudadano con la
entidad utilizando tecnologías de la información. La escala de medición del nivel de
virtualidad sigue los parámetros que se presentan a continuación.
⓿ Nada
❶ Presencia La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios web, sin embargo, no posibilita la interacción
❷ Interacción Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
❸ Transacción Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite y/o servicio en línea por medio de pagos en línea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.
• Complejidad del proceso: Evalúa el proceso que se surte de manera interna para
ejecutar el trámite y/o servicio. Los parámetros para evaluar la complejidad del proceso
son los siguientes.
❶ Complejo El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad
❷ Regular El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
❸ Sencillo El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
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• Coherencia normativa del origen: Evalúa que el origen del trámite y/o servicio este
soportado por normas nacionales o reglamentarias y su integración en el SUIT se ajusta
al ordenamiento jurídico. La evaluación cualitativa de este aspecto se rige por los
siguientes criterios.
❶ Inadecuada
No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo
❷ Insuficiente
No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustado al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo
❸ Adecuada
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite y/o servicio sino también la gestión administrativa del mismo
• Coherencia normativa de los requisitos: Evalúa el nivel de soporte normativo que
tienen los requisitos que se le piden al usuario para realizar el trámite y/o servicio, de
acuerdo a los siguientes criterios de evaluación.
❶ Inadecuada
Ninguna de las exigencias documentales encuentra soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo
❷ Insuficiente
No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo
❸ Adecuada
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo
• Coherencia normativa de los costes: Determina el nivel de coherencia normativa y
sustento legal del método de cálculo de la fijación de tarifas, de acuerdo a los siguientes
parámetros.
❶ Inadecuada
La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
❷ Insuficiente
La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
❸ Adecuada
La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
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El compendio de estos criterios se puede observarse en la siguiente Ilustración:
Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso
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2.2 Estado propuesto En esta sección se parte de las características de un Trámite tipo, es decir i) aquel que representa un
proceso que implica la mayor eficiencia posible para la entidad y por ende para el ciudadano, ii) que
busca además que el ciudadano realice el trámite sin necesidad de acercarse físicamente a la entidad; y
iii) que permite a las entidades colaborar entre sí para compartir la información disponible.
A su vez, como consecuencia del volumen de trámites trabajados, se desarrolló un catálogo de mejoras
las cuales se agruparon, de acuerdo a su naturaleza, en cuatro categorías principales:
• Información: En esta categoría se agruparon todas aquellas mejoras que apuntan a ampliar,
mejorar, y actualizar la información del trámite y/o servicio que se le presenta al ciudadano
(tiempos de respuesta, costos, requisitos, formatos, medios, etc.).
• Administración: Corresponde a todas aquellas mejoras que apuntan a simplificar los procesos
internos, implementación de formatos, y herramientas de trabajo (no tecnológicas); para dar una
respuesta más ágil y rápida al ciudadano.
• Tecnología: Agrupa todas las propuestas de mejora enfocadas a la implementación, ampliación
y mejora de los sistemas utilizados a lo largo de la ejecución del trámite. Desde herramientas que
facilitan el contacto con el usuario, hasta aquellas que facilitan la conectividad al interior de la
entidad y la gestión del trámite y/o servicio.
• Interoperabilidad: Corresponde a las propuestas que están enfocadas a disminuir los requisitos
que se le piden al usuario, porque pueden ser obtenidos por la entidad a través de la
implementación de convenios de cooperación con otras entidades.
Así, para atender de manera estructurada las propuestas de mejora en los trámites y/o servicios, se hace
un análisis de qué le falta al trámite y/o servicio en la actualidad a comparación de trámite tipo, teniendo
en cuenta que es un modelo estándar al cual todos los trámites y/o servicio deben alcanzar -según el
ejemplo que se presenta a continuación-.
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Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora
Como se ve en la ilustración, esto aplica para todas las categorías definidas a excepción de las mejoras
ADMINISTRATIVAS, ya que estas dependen de las particularidades de cada trámite y/o servicio,
mientras que las mejoras en los otros cuatro ejes buscan la ESTANDARIZACIÓN apuntando a las
características del TRÁMITE TIPO.
Por último, se presenta de manera esquemática el contenido de las fichas de mejoras planteadas para
cada uno de los trámites. Las fichas se han estructurado para presentar los siguientes contenidos:
A. Propuestas de mejora
B. Planteamiento del mapa de procesos
C. Cuantificación del impacto de las mejoras del proceso
D. Recomendaciones normativas
E. Cuantificación de las mejoras normativas.
A continuación se presenta de manera detallada cada uno de los componentes.
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A. PROPUESTAS DE MEJORA
Para cada uno de los trámites y/o servicios se presenta en una tabla la descripción de cómo se desarrolla
la actividad o el trámite y/o servicio en general en la actualidad (situación que es susceptible de ser
cambiada), así como la respectiva propuesta de mejora. Identificando para cada una de éstas el
horizonte de implementación, teniendo en consideración el nivel de desarrollo del back office, los
recursos de trabajo disponibles (sistemas), y la complejidad de la propuesta.
Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora
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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
En esta sección se presenta el mapa de procesos en el largo plazo, una vez se hayan implementado
todas las propuestas de mejora. El mapa detalla todas las actividades y las áreas encargadas, y
diferencia las actividades actuales, de las modificadas (color morado) y agregadas (color verde).
Entendiendo que las actividades modificadas son aquellas que ya existen en la actualidad pero que se ha
modificadas o ampliadas; y como actividades agregadas, aquellas que son completamente nuevas. Para
el caso de la numeración es importante tener en cuenta que no se visualizarán las actividades
eliminadas, pero se mantendrá la numeración inicial y para las actividades agregadas, se dará continuidad a la numeración inicial.
Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado
Finalmente, al final del mapa se detallan las actividades que se han eliminado con sus respectivas
explicaciones, las actividades que se han modificado con el detalle de la modificación planteada, y las
actividades que se han agregado con la explicación de la mejora planteada.
Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle
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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
En esta sección se presenta la valoración del trámite y/o servicio en los aspectos relacionados con el
proceso, evaluando a lo largo del horizonte temporal de implementación de las mejoras, el nivel de
interacción (canales), el nivel de virtualización, y la complejidad del proceso. Comenzando por la
valoración de cada uno de estos ítems en la actualidad (A) (valoración realizada y presentada en la
caracterización de los procesos), pasando por el corto (C) y mediano plazo (M), y finalizando con la
evaluación a largo plazo (L). Así, la evaluación de cada uno de los ítems a lo largo del horizonte temporal
se realiza utilizando una escala de medición que va desde el 1 hasta el 3; siendo 1 el nivel más bajo
(básico) y 3 es nivel más alto (avanzado).
Adicionalmente, para cada trámite y/o servicio se presenta una valoración del número de requisitos y del
número de pasos en la actualidad y en el largo plazo, una vez se haya implementado todas las mejoras
propuestas. Lo anterior se complementa con una medición de la variación de los requisitos y de los pasos
del escenario propuestos con respecto a la situación actual. En este punto, es necesario precisar que en
algunos trámites y/o servicios se encuentra que el escenario propuesto (como el del ejemplo, Ilustración
12) tiene un número mayor de pasos que en la actualidad sin que esto influya en el tiempo del trámite y/o
servicio, sino por el contrario, corresponden a pasos adicionales que traen eficiencia al mismo.
Teniendo en consideración los parámetros de valoración anteriormente descritos, para cada uno de los
trámites y/o servicios se presentará la valoración cualitativa del proceso así:
Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso
A C M L
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❷ ❷ Regular
6 5 -17%7 15 114%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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D. RECOMENDACIONES NORMATIVA
Esta sección recoge los hallazgos obtenidos a partir del mapeo normativo y el levantamiento del proceso
en aspectos como:
• Evolución de la información
• Prácticas de control
• Acreditaciones documentales extralegales
• Exigencias documentales redundantes
• Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley
Para cada uno de estos aspectos se realiza un análisis jurídico y normativo del cumplimiento de leyes y
decretos de ley que repercuten en los aspectos anteriormente mencionados. Planteando las
recomendaciones para que presente primero el hallazgo, y posteriormente la mejora con su respectiva
sustentación.
Para complementar el análisis, la última fila del cuadro presenta un diagnóstico del control regulatorio
general del trámite y/o servicio, en el cual se resume el ajuste regulatorio de todos los aspectos
analizados, señalando cuales leyes y decretos leyes están siendo vulnerados en cada uno de los casos;
y por lo tanto, qué medidas debe tomar la entidad para dar cumplimiento a la ley.
Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas
Finalmente, es importante señalar que los hallazgos y recomendaciones normativas deben ser
interpretados de manera independiente a las recomendaciones de mejoras al proceso, debido a que se
entiende que la entidad puede ir mejorando su gestión del proceso aun cuando posee un bajo control
regulatorio del trámite y/o servicio.
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control
ex ante que no
generan valor
agregado
Acreditaciones
documentales
extralegales
Exigencias
documentales
redundantes
Exigencias de
condiciones o
requisitos no
contempladas en la
ley
Bajo control
regulatorio
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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
En esta sección se presenta la cuantificación de las mejoras normativas, siguiendo los mismos criterios
utilizados en la caracterización. Presentando la valoración del estado actual y su evolución en el largo
plazo, una vez se hayan implementado todas las mejoras identificadas. Por ejemplo, véase la ilustración
a continuación.
Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa
A C M L❷ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA NORMATIVA
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2.3 Plan de acción A diferencia de las secciones metodológicas anteriores realizadas por trámite y/o servicio, el Plan de
acción es integral para toda la entidad. Esto en razón a que las acciones apuntan a mejorar todos los
trámites y/o servicios de la entidad. De este modo, al principio de esta sección se presentan los planes de
acción para aquellas propuestas de mejora que implican un cierto nivel de complejidad. Cada plan de
acción tiene una identificación (ID) y corresponde a una de las categorías anteriormente definidas. A
continuación se muestra un ejemplo:
Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad
Esta tabla es seguida por una ficha para cada Plan de acción en la que se detallan los siguientes
elementos:
• El nombre e identificación (ID)
• Categoría a la que pertenece
• Descripción
• La información sobre quién será el líder de plan de acción
• Duración
• Justificación
• Cronograma que especifica las tareas a realizar, en qué momento y su responsable
• Características cualitativas del plan de acción que servirán para determinar la priorización
de implementación de estos planes:
- Riesgo: Un plan de acción trae riesgo cuando en su implementación se afecta la
atención al ciudadano
Bajo Cuando la implementación no afecta en nada en la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano
Medio Se evidencia la posibilidad de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada
Alto Existe un riesgo real de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada
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- Esfuerzo: Hace referencia a la dificultad de las tareas que componen el plan de
acción, entre más complejas aumenta el nivel de esfuerzo y la dedicación del
personal para su implementación
Bajo Ocupa menos del 30% del tiempo del personal implicado
Medio Ocupa entre el 30% y 70% del tiempo del personal implicado
Alto Ocupa más del 70% del tiempo del personal implicado
- Inversión: Da cuenta de los recursos monetarios que requiere la entidad para
llevar a cabo el plan de acción
Bajo La inversión es despreciable
Medio Cuando no afecta el presupuesto normal de la entidad
Alto Cuando se requiere la aprobación de un presupuesto especial
- Tiempo: Aquel requerido para implementar el plan de acción.
Bajo La duración de la implementación del plan de acción se mide en semanas (hasta 12 semanas)
Medio La duración de la implementación del plan de acción se mide en meses (a partir de tres mes y hasta un año)
Alto La duración de la implementación del plan de acción se mide en años
Nota: El tiempo estimado para las implementaciones de tecnología que impliquen
el rediseño de procesos está estimado para el análisis de diez trámites.
• Indicadores: unidades de medición que se tiene que ir viendo para dar cuenta de la
evolución en el tiempo (seguimiento) y medir la efectividad de la implementación del plan
de acción
• Los trámites y/o servicios a los que aplica el plan de acción
• Descripción de las tareas enunciadas anteriormente
A continuación un ejemplo de un Plan de acción perteneciente a la categoría Normativo. Esta misma
ficha es empleada por todas las categorías.
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Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción
Adicionalmente, se recomienda a la entidad que al realizar las implementaciones de los planes de acción
se realicen las mediciones sobre cada uno de los trámites y/o servicios, con referencia a lo propuesto en
la sección E. Análisis cuantitativo y cualitativo del Estado propuesto) con el fin de cuantificar la mejora
sobre los mismos.
ID
2
ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 x
2 x x x x
1
2
NOR-3Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos
Descripción de tareas
No. de convenios suscritos para intercambio de
información y eliminación de
Tarea
Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los asjutes.
Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, y ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad.
Indicador 1No. de programas o
servicios que no tipif ican como trámite y que cuentan
Indicador 3Indicador 2
TiempoALTO
Riesgo
MesesNORMATIVO
Trámites que aplica
BAJOEsfuerzo
ALTOInversión
BAJO
Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico.
Acción
R evis iónyac tualizac ióndeldiagnó s tico regulato rio
D is eño delarefo rmao intervenc iónregulato ria
Responsable
A bogado deapoyo aláreares pons abledeltrámite
J efedeÁ reares pons abledelT rámite
Descripción
Líder Categoría Duración total
E8-1 Certif icado Catastral NacionalE8-2 Certif icado Plano PredialE8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble
Cronograma (Meses)
Director Área Responsable del Trámite
Justificación
El plan de acción se justif ica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas.
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25
3 ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS
En este capítulo se presenta para cada Trámite ó Servicio caracterizado junto con la entidad el Estado
actual y el Estado propuesto según lo estipulado en la sección de Metodología. Un listado estos trámites
se presenta en la tabla a continuación:
ID Nombre del Trámite E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital
E22-2 Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional E22-3 Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales E22-4 Contratación virtual de aprendices Sena E22-8 Certificación de competencias laborales E22-9 Asesoría para la creación de empresa E22-10 Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial E22-11 Guía para la normalización de competencias laborales E22-12 Programas de Formación Continua Especializada
Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados
Adicionalmente, para los trámites analizados se identificaron los siguientes sistemas:
• SERVIPAGOS, sistema para pagos en línea
• Sofia Plus, portal de oferta educativa
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3.1 E22-1 - Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital
3.1.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1033 Fecha de actualización: 11/23/2013
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT1
Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital
Obs. «DESCRIPCION_SUIT_OBSERVACION»
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Obtener la certificación o título del programa de formación aprobado por el aprendiz en los centros de formación del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Certificación o constancia académica o duplicado del título
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito 15 días hábiles
Obs. --- ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato2 1.Web
2.Presencial
Interacción
Obs3. --- ---
ATENCIÓN
Dato 1. Web
2. Presencial
Obs. Del 2010 a la fecha sólo es digital. Antes debe ser presencial
1 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 2 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 3 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadano y extranjeros
1. Haber o estar cursando programa de formación con el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA
Obs. «REQUISITOS_SUIT_OBSERVACION»
NORMATIVA
Dato SUIT
1. Ley 119 de 1994, (Artículo 4, numeral 10 )
2. Resolución 2432 de 2010, (Todos)
3. Resolución 3139 de 2009, (Todos)
4. Resolución 2243 de 2004, (Artículo 3 - 6)
5. Decreto 249 de 2004, (Artículo 27 numeral 16)
6. Resolución 344 de 2005, (Artículo 14 - 16)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No identificado Potestativo
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No identificado
Obs. ---
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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 23 de la Constitución Política
Constitucional
Todas las personas tienen el derecho fundamental de hacer peticiones respetuosas a las autoridades, en interés general o particular y a obtener una respuesta satisfactoria.
Numeral 10 del artículo 4 de la Ley 119 de 1994.
Legal Ordinaria
Es función del SENA expedir títulos y certificados de los programas y cursos que imparta o valide, dentro de los campos propios de la formación profesional integral, en los niveles que las disposiciones legales le autoricen.
COMPETENCIA Numeral 16 del artículo 27 del Decreto 249 de 2004.
Reglamentaria Corresponde a las Subdirecciones de los Centros de Formación Profesional Integral, administrar los procesos de ingreso, registro académico y certificación de los alumnos del Centro y servicios a egresados.
Artículo 14 de la Resolución 344 de 2005
Reglamentaria El responsable de la certificación académica en cada Centro de Formación Profesional Integral imprimirá en forma automática del aplicativo del Sistema para la Gestión Académica de Centros, los certificados en el formato correspondiente al tipo de formación ejecutada, para ser entregados a los alumnos que han culminado satisfactoriamente el proceso de formación, en un lapso máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la culminación.
CONDICIONES Artículo 1 de la Resolución 117 de 2013.
Reglamentaria Determina los tipos de programas de formación en conformidad con los descriptores de competencias, requisitos de ingreso y duración del proceso formativo determinado en el diseño del programa, conducen a certificación y a constancias, así:
Los programas de la formación que conducen a certificación son los de formación complementaria y eventos de divulgación tecnológica que ofrece la Institución y que conducen a certificación de aprobación o constancia de asistencia (Señala taxativamente los programas)
Define la constancia de participación como el documento en el que constata que una persona participó en un evento de divulgación tecnológica, el cual tiene carácter informativo y propende por poner al alcance del medio productivo, de los egresados, las comunidades y del público en general, tecnologías e información técnica de actualidad.
En el caso de aprendices que culminan satisfactoriamente el proceso de formación profesional, para obtener la certificación y/o constancia deben estar dentro de los supuestos del artículo 1º de la Resolución, es decir haber cursado un programa que da lugar a certificación o a constancia.
En los demás casos, sólo es necesario cursar o haber cursado cualquier programa de formación con el SENA.
REQUISITOS DOCUMENTALES
Ninguno
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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
COSTO
Artículo 5 de la resolución 2243 de 2004 expedida por el SENA.
Reglamentaria
La expedición de certificados y de constancias académicas, no tendrán costo alguno a cargo del alumno.
Artículo 6 y Parágrafo de la Resolución 2243 de 2004 expedida por el SENA.
Reglamentaria
La expedición de duplicados correspondientes a certificados de: Estructuras Curriculares, Salidas Plenas, Salidas Parciales, Módulos de Formación, Cursos Especiales de Aprobación, Actas de Grado y carné de identificación institucional del alumno, son objeto de cobro por parte del Sena y anualmente se incrementará el costo en un valor equivalente al 10% del salario mínimo legal vigente diario SMLDV
PLAZO DE RESPUESTA
Artículo 14 de la Resolución 344 de 2005 de la Dirección General del SENA.
Reglamentaria
(*)
En el caso de a los alumnos que han culminado satisfactoriamente el proceso de formación, en un lapso máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la culminación.
Párrafo primero del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015.
Legal Estatutaria
Las peticiones de documentos y de información deben resolverse dentro de los 15 días siguientes a su recepción. Salvo que se trate de peticiones de documentos o información, caso en el cual la entidad tiene un término de 10 días para resolverlas, o tratándose de consultas sobre asuntos de su competencia, tendré un término de 30 días para su contestación. En todo caso podrá prorrogarse el plazo inicial de manera justificada e informada al peticionario, sin que exceda del doble del término inicial.
PROCEDIMIENTO Ninguna con carácter especial
(*) Aplicación de las normas generales señaladas para el trámite de los derechos de petición, en especial el artículo 15. 16 y 17 de la Ley 1755 de 2015, relacionadas con la presentación de la solicitud.
Artículo 3 de la Resolución 3139 de 2010
Reglamentaria Todos los diplomas y certificados deben ser firmados digitalmente por el Subdirector de Centro, conforme a la Ley 527 de 1999. Los documentos que se firman digitalmente son: títulos, certificados, constancias y actas de grado.
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C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Solicitar trámite en ventanilla
SENA-Centro de Formación
Presencial Ventanilla Front Office
Formulario de solicitud
Autorización si el trámite se adelanta mediante tercero
Legal: Literal c y f del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012
Reglamentario: Ninguna
Verificar cumplimiento de condiciones en el sistema
SENA-Centro de Formación
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Legal: Ninguna
Reglamentaria: Ninguna
Emitir orden de pago SENA-Centro de Formación
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 6 de la Resolución 2243 de 2004.
Cancelar la orden de pago
ENTIDAD BANCARIA
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar recibo de consignación
SENA-Centro de Formación
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Verificación de informaciones en sistema o en físico, según año posterior o anterior a 2000
SENA-Centro de Formación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Emitir duplicado impreso
SENA-Centro de Formación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Firmar documento impreso, solo para casos anteriores a 2010
SENA-Centro de Formación
Back Office Comprobante de pago Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 3 de la Resolución 3139 de 2010.
Entregar documento al usuario
SENA-Centro de Formación
Presencial Ventanilla Front Office
Entrega personal exclusivamente al solicitante o Autorización de entrega cuando se actúa mediante tercero
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite.
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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
0 11
❸ Avanzado
❸ Transacción
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite en línea por medio de pagos en linea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.
La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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3.1.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E22-1-1 La información publicada en el SUIT está desactualizada
"Debido a que la ley determina que un trámite o requisito debe estar publicado en el SUIT para que sea oponible y exigible al particular, proponemos actualizar los siguientes campos de este trámite: -Descripción: Debe decir "Obtener la certificación o título del programa de formación cursado y aprobado por el aprendiz en los centros de formación del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA y las constancias académicas respectivas nota: expedición de duplicados" -Atención: Agregar "Del 2010 en adelante sólo es digital" -Requisitos: 1. Agregar "Haber cursado y aprobado programa de formación con el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA" 2. Agregar los requisitos para cada una de las 3 modalidades para obtener el certificado así como los pasos que debe realizar el solicitante para su obtención (dependiendo de la fecha en que se expidió el certificado) Lo anterior, con el objetivo de comunicar claramente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se le ha informado"
Largo
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E22-1-10 Para documentos académicos anteriores a la vigencia 2010, el solicitante debe acudir a pagar al banco y posteriormente entregar la factura o comprobante de pago en la ventanilla del SENA para que el procedimiento pueda continuar
-Habilitarle la opción al ciudadano de que pueda generar la orden de consignación vía web con el concepto de pago correspondiente para poder pagar el trámite. -Habilitar la opción de que la orden de consignación sea marcada con un código de barras para que el banco informe a la entidad cuando se haya realizado el pago del trámite -Generar convenio con banco para que éste informe a la entidad cuando se realicen pagos relacionados con éste trámite
Largo
Tecnología
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34
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E22-1-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando
la ventanilla del SENA para diligenciar el formulario, entregar requisitos y solicitar la orden de consignación
- Implementar la opción que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda diligenciar a través de la página web de la entidad. Para esto se debería llevar a cabo una compilación de todos los certificados que hayan sido expedidos antes del año 2010, con el fin de poderlos suministrar en caso de ser solicitados
Largo
E22-1-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la
ventanilla de SENA para poder iniciar con el procedimiento
- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.
Largo
E22-1-11 -El solicitante debe realizar el pago de manera
presencial en la entidad bancaria correspondiente y entregar el comprobante de pago al momento de entregar los requisitos.
-Habilitar la opción al ciudadano de pagar el trámite en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito y que éste pago sea reportado por una entidad bancaria hacia la entidad de manera inmediata.
Largo
E22-1-14 Cuando el certificado solicitado corresponde a
un periodo anterior al 2010, se solicita la firma del subdirector del centro
-Implementar un sistema de firmado digital de los certificados para evitar que sea un trabajo físico y manual. Con esto se agiliza la emisión del certificado al ciudadano
Corto
Interoperabilidad
No hay cambios en este aspecto
Melisa Murcia Pabon� 17/6/16 11:20 A.M.Eliminado: llenar
Melisa Murcia Pabon� 17/6/16 11:20 A.M.Eliminado: llena
Melisa Murcia Pabon� 17/6/16 11:13 A.M.Eliminado: Gobernación de San Andrés
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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
17. Llenar formulario en línea: El ingreso del formulario se puede realizar a través del portal web de la
entidad con el fin de que el solicitante no tenga que desplazarse hasta la ventanilla para realizar el trámite
presencialmente.
19. Descargar orden de consignación: El solicitante tiene la opción de descargar su orden de
consignación para poder pagar el trámite en una entidad bancaria. Como la mayoría de los procesos en
el SENA no tienen costo, se puede implementar un catálogo que indique cuales sí deben pagar y cuáles
no.
20. Pagar en línea con tarjeta de crédito: El solicitante tiene la opción de pagar a través del portal
web de la entidad usando una tarjeta de crédito
21. Enviar certificado por email al solicitante: El SENA envía el certificado solicitado incluso si éste es
anterior al 2010. Esto según la definición técnica, jurídica, administrativa y de formación de
Administración Educativa.
Elementos modificados
1. Llenar formulario: el formulario es ingresado al sistema por un funcionario
3. Pagar en banco y entrega de respaldo en centro de formación: Ya no es necesario que el
solicitante entregue el respaldo del pago al SENA debido a que el banco reportará al SENA que el trámite
ha sido pagado.
6. Firma del subdirector del centro: La firma del subdirector es digital, por lo que no es necesario
manejar archivos físicos. Esto permite un flujo más rápido del proceso.
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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
0 0 ---11 4 -64%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Acreditaciones
documentales extralegales
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias documentales
redundantes
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias de condiciones o
requisitos no contempladas en la
ley
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control
regulatorio
El Manual de la entidad refiere que
el término para la entrega de los
documentos, cuando se realice el
trámite de manera presencial,
puede exceder de 10 días.
Los plazos establecidos podrían ir en contra de la ley, en caso de
que tarden más de 10 días. Esto por cuanto se establece en el
numeral 1 del artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, tal como fue
modificada por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 que las
peticiones de documentos y de información deberán resolverse
dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. En caso de
tener inconvenientes (como por ejemplo para los archivos de casos
anteriores al año 2000) la entidad debería informar al interesado
los motivos de la demora y el plazo en el que razonablemente
espera cumplir, que no podrá en todo caso ser mayor que el doble
del inicial. En este sentido, se considera que la información del
SUIT, relacionada con el plazo de 15 días para dar respuesta al
trámite, debería ser ajustada respecto a los trámites que resultan
inmediatos (certificaciones de cursos posteriores al 2010),
certificaciones de cursos que pueden tardar 0 días (cursados entre
el 2000 y el 2010) y los que pueden tardar hasta 15 días (cursados
antes del 2010).
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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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3.2 E22-2 - Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional
3.2.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=4538 Fecha de actualización: 11/23/2013
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT4
Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Inscribirse en los programas de formación profesional ofertados por el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Inscripción en los programas de formación profesional
Obs. Agregar aviso de confirmación. Acceso a curso
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito Inmediato
Obs. --- ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato5 Presencial Presencia
Obs6. --- ---
ATENCIÓN
Dato 1. Presencial
Obs. ---
Información normativa
REQUISITOS
4 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 5 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 6 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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Dato SUIT
1. Fotocopia de la cédula
2. Fotocopia libreta militar
3. Fotocopia diploma bachiller
4. Documento convalidación (Extranjero)
5. Beneficiario de convenio interinstitucional (Extranjero)
6. Carta de patrocinio (ciudadano presentado por empresa o organización)
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
Resolución 2432 de 2010, (Todos)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No identificado Potestativo
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No identificado
Obs. ---
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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo54delaConstituciónPolítica
Constitucional
Es obligación del Estado y de los empleadores ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes lo requieran.
Artículos2y3delaLey119de1994.
LegalOrdinaria
El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, está encargado de cumplir la función que corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos; ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país.
Dentrodesusobjetivosseencuentraeldedarformaciónprofesionalintegralalostrabajadoresdetodaslasactividadeseconómicas,yaquienessinserlorequierandichaformación,paraaumentarporesemediolaproductividadnacionalypromoverlaexpansiónyeldesarrolloeconómicoysocialarmónicodelpaís,bajoelconceptodeequidadsocialredistributiva.
COMPETENCIA Artículo4delaLey119de1994.
LegalOrdinaria
EsfuncióndelSENAorganizar, desarrollar, administrar y ejecutar programas de formación profesional integral, en coordinación y en función de las necesidades sociales y del sector productivo.
Numeral16delartículo27delDecreto249de2004.
Reglamentaria CorrespondealasSubdireccionesdelosCentrosdeFormaciónProfesionalIntegral,administrarlosprocesosdeingreso,registroacadémicoycertificacióndelosalumnosdelCentroyserviciosaegresados.
CONDICIONES Artículo1y2delaResolución2130de2013delSENA
Reglamentaria Establecequeelaccesoalosprogramasesparatodocolombianoquecumplaconlosrequisitosdeingresoyseleccióndefinidosenlaofertaespecíficadecadaprograma.
Debepresentarseyaprobarsepruebadeingreso.
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ningunoestablecidoennormasdecarácterlegaloreglamentario
COSTO
Artículo49delaLey119de1994
LegalOrdinaria
LaformaciónprofesionalenelSENAserágratuitaentodassusmodalidades.Paralarealizacióndeaccionesdeformaciónprofesionalespecializadasolicitadasporpersonasjurídicas,elConsejoDirectivoNacionalpodrádeterminarsurealizacióngratuita,omedianteconveniosdecooperación,oestableciendouncostoporlosserviciosprestados.
PLAZODE
RESPUESTA
Ningunaconcarácterespecial
(*) Deacuerdoalcronogramaestablecidoparacadaprograma.
Párrafoprimerodelartículo14delaLey1755de201.
LegalEstatutaria
Laspeticionesdedocumentosydeinformacióndebenresolversedentrodelos15díassiguientesasurecepción.Dentrodeesteplazoeltiempoderespuestaparalaexpedicióndelcertificadoesinmediato.
PROCEDIMIENTO Ningunadecarácterespecial
Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelartículo15delaLey1755de2015.
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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
(*) Deacuerdoconelcronogramaparacadaprograma.
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C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL VIRTUAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Iniciar sesión en el aplicativo web SOFÍA PLUS del SENA
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual
Estar previamente registrado (tener usuario y contraseña) en el aplicativo web SOFÍA PLUS del SENA
Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005
Reglamentario: Ninguno
Consultar y seleccionar la oferta educativa de interés del usuario
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Inscribirse en el programa de interés, si está disponible. De lo contrario esperar hasta que lo esté.
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual
Es posible que ciertas ofertas académicas exijan estudios previos, tales como haber cursado Bachillerato, Básica Primaria, Educación Media, etc.
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Verificar que la inscripción sea exitosa
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual
Ninguno
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Presentar pruebas de selección Fase I, si el curso lo exige. Si no las exige ya se encuentra completamente inscrito y ha terminado el trámite.
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual/Presencial (*)
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Verificar si los resultados obtenidos en las pruebas de selección I lo habilitan para continuar con la inscripción. Si no lo habilitaron, no es posible la inscripción y se ha terminado el trámite.
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Presentar pruebas de selección Fase II.
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual/Presencial (*)
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Verificar si los resultados obtenidos en las pruebas de selección fase II lo habilitan para continuar con la inscripción. Si no lo habilitaron, no es posible la inscripción y se ha terminado el trámite.
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Reunir documentos y cumplir condiciones necesarias/exigidas para la matricula.
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual
Entre los documentos y/o condiciones exigidas pueden estar: fotocopia de la cédula, fotocopia libreta militar, fotocopia diploma bachiller, documento convalidación (Extranjero), beneficiario de convenio interinstitucional (Extranjero), carta de patrocinio (ciudadano presentado por empresa u
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
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46
PASO
CANAL VIRTUAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
organización).
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
47
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
6 4
❸ Avanzado
❸ Transacción
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite en línea por medio de pagos en linea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.
La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
48
3.2.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E22-2-1 La información del SUIT no está actualizada Debido a que la ley determina que un trámite o requisito debe estar publicado en el SUIT para que sea oponible y exigible al particular, proponemos actualizar los siguientes campos de este trámite: 1.Requisitos: Eliminar* "-Documento convalidación (Extranjero) - Beneficiario de convenio interinstitucional (Extranjero)” Y especificar los documentos que no son obligatorios sino adicionales a la solicitud y que brindan al solicitante prioridad en el proceso, tales como: “- Carta de patrocinio (ciudadano presentado por empresa u organización)" Lo anterior, con el objetivo de comunicar claramente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se le ha informado *Las propuestas aquí plasmadas deben ir acompañado de las medidas institucionales respectivas. En este caso particular, la eliminación de estos requisitos implica la decisión por parte de la Dirección de Formación y la modificación de resoluciones vigentes.
Corto
Administración
Tecnología
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E22-2-9 El solicitante debe -radicar copia de su cédula de ciudadanía como requisito para poder dar inicio al trámite -Radicar fotocopia de libreta militar
Eliminar el requisito Copia de cédula de ciudadanía y Libreta militar ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Registraduría nacional y ejército. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes) *Las propuestas aquí plasmadas deben ir acompañado de las medidas institucionales respectivas. En este caso particular, Depende del procedimiento que tenga definida el área funcional (Admon. Educativa). Además
Corto
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
49
deben tratar el manejo de documento de menores de edad y si es posible su validación técnica con webservice.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
50
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
51
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
No hay elementos agregados
Elementos modificados
No hay elementos modificados
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
52
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
6 5 -17%4 3 -25%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
53
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control
ex ante que no generan valor
agregado
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad.
La exigencia puede ser observada como una práctica de control
documental ex ante que no genera valor agregado en tanto la
verificación de identidad debe realizarse directamente en Ventanilla del
Front Office contra exhibición del documento de identidad y las
fotocopias exigidas son archivadas sin despliegue de procesos
posteriores de control y verificación oficiosos. Esto va en contra del
numeral 3 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011 que prohíbe la exigencia
de documentos no previstos por las normas aplicables a la materia.
Asimismo, contraría lo dispuesto por el artículo 13 del Decreto Ley 2150
de 1995.
Acreditaciones documentales
extralegales
Ninguno de los documento
tiene consagración o
autorización legal para su
creación y exigencia.
Las exigencias vulneran el principio de Reserva Legal Consagrado en el
Artículo 84 de la Constitución Nacional. También se contraría el artículo
13 inciso 2 de la Ley 418 de 1997, modificado por la ley 1738 de 2014,
que sostiene que ninguna institución de educación superior puede exigir
la libreta militar como requisito para obtener el título de pregrado. De
igual manera, los numerales 3 y 5 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011
que prohíben solicitar documentos no previstos por las normas legales
aplicables a la materia y crear requisitos adicionales.
Exigencias documentales
redundantes
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias de condiciones o
requisitos no contempladas en la
ley
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control
regulatorio
El SUIT integra el trámite
bajo exigencias extralegales
Las exigencias vulneran el principio de Reserva Legal Consagrado en el
Artículo 84 de la Constitución Nacional. También se contraría el artículo
13 inciso 2 de la Ley 418 de 1997, modificado por la ley 1738 de 2014,
que sostiene que ninguna institución de educación superior puede exigir
la libreta militar como requisito para obtener el título de pregrado. De
igual manera, los numerales 3 y 5 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011
que prohíben solicitar documentos no previstos por las normas legales
aplicables a la materia y crear requisitos adicionales.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
54
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
55
3.3 E22-3 - Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales
3.3.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1034 Fecha de actualización: 12/2/2014
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT7
Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Obtener el documento que se expide a los empleadores que hayan cumplido con su obligación de efectuar oportunamente los aportes parafiscales con destino al Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA.
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Certificación de paz y salvo de aportes parafiscales
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito Inmediato
Obs. --- ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato8 1. Web
2. Presencial
Interacción
Obs9. --- ---
ATENCIÓN
Dato 1. Web
2. Presencial
Obs. No se puede hacer en línea porque el servicio está deshabilitado
7 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 8 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 9 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
56
Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
1. Debe contener la información básica del empresario (nombre o razón social, NIT, domicilio y firma)
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
1. Ley 1607 de 2002, (Artículo 25)
2. Ley 21 de 1982, (Artículos 7-15)
3. Ley 119 de 1994, (Artículo 34)
4. Ley 789 de 2002, (Artículos 13, 14, 49 y 50 )
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Potestativo
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No identificado
Obs. ---
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
57
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo7delaLey32de1982.
LegalOrdinaria
EstánobligadoapagarelsubsidiofamiliaryaefectuaraportesparaelServicioNacionaldeAprendizajeSena(SENA):
1.LaNación,porintermediodelosMinisterios,DepartamentosAdministrativosySuperintendencias.
2.LosDepartamentos,Intendencias,Comisarías,elDistritoEspecialdeBogotáylosMunicipios.
3.Losestablecimientospúblicos,lasempresasindustrialesycomercialesylasempresasdeeconomíamixtadelosórdenesnacional,departamental,intendencial,distritalymunicipal.
4.Losempleadoresqueocupenunoomástrabajadorespermanentes.
Artículo34delaLey119de1994.
LegalOrdinaria
CondestinoalaDireccióndeImpuestosyAduanasNacionalesyparalaaceptacióndeladeducciónporconceptodesalarios,elSENAexpediráunpazysalvoalosempleadoresquealafechadelmismoyentodaslasvigencias,hubierencumplidocabalmenteconlaobligacióndelafechadelmismoyentodaslasvigencias,hubierencumplidocabalmenteconlaobligacióndeefectuarsusaportesalaentidad,especificandoelmontodelassumaspagadas.
Igualmente,expedirácertificacionesparaefectodelasexoneracionesdeimpuestosdequetratalaLey6a.de1992.
COMPETENCIA Numeral15delartículo15delDecreto249de2004.
Reglamentaria CorrespondealaDirecciónAdministrativayFinanciera,controlaryevaluarlosprocesosderecaudodeaportesparafiscalesymanteneractualizadoelsistemadeinformacióndeaportantesdelSENA.
CONDICIONES Artículo34delaLey119de1994.
LegalOrdinaria
Tenerlacondicióndeempleadoresquealafechadelasolicituddelcertificadoyentodaslasvigencias,hubierencumplidocabalmenteconlaobligacióndeefectuarsusaportesalaentidad.
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ninguno
COSTO Ningunaenparticular
PLAZODE
RESPUESTA
Ningunaconcarácterespecial.
Párrafoprimerodelartículo14delaLey1755de2015.
LegalEstatutaria Laspeticionesdedocumentosydeinformacióndebenresolversedentrodelos15díassiguientesasurecepción.Dentrodeesteplazoeltiempoderespuestaparalaexpedicióndelcertificadoesinmediato.
PROCEDIMIENTO Ningunaconcarácterespecial
(*)
Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelartículo15delaLey1755de2015.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
58
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
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59
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Radicar la solicitud SENA-Centro de Formación
Presencial Ventanilla Front Office
Formulario de solicitud. Esta debe contener la información básica de quien solicita el documento (nombre o razón social, NIT, domicilio y firma)
Legal: Ninguna
Reglamentario: Ninguna
Entrega y verificación de documentos aportados
SENA-Centro de Formación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Guarda de documentos aportados en gestión documental, si estos no fueron solicitados.
SENA-Centro de Formación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Revisión del status del solicitante ante el pago de parafiscales (en BBD CERTIPAGOS)
SENA-Centro de Formación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Expedición certificado de paz y salvo (BBD CERTIPAGOS), si el status está en orden
SENA-Centro de Formación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Envío certificado de paz y salvo por correo electrónico al solicitante
SENA-Centro de Formación
Back Office Virtual Ninguno Legal: Artículos 50, 51, 52, 54 y 55 de la Ley 1437 de 2011
Reglamentario: Ninguno
Descargar el archivo que contiene el certificado de paz y salvo
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
60
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
1 10
❸ Avanzado
❸ Transacción
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite en línea por medio de pagos en linea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.
La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
61
3.3.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambios en este aspecto
Administración
No hay cambios en este aspecto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E22-3-5 El solicitante debe iniciar el procedimiento visitando la ventanilla de la entidad
"Se ha identificado que la entidad no posee un nivel medio de virtualización para este trámite que le permita al usuario radicar su solicitud de manera remota. Se propone la implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para la radicación de solicitudes de trámite con el objetivo de ahorrarle tiempo y dinero al usuario."
Largo
E22-3-7 Los requisitos solicitados deben ser entregados por el solicitante en la ventanilla de la entidad.
Implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para que el usuario tenga la posibilidad de enviar sus documentos electrónicamente, evitando tener que invertir tiempo y dinero
Largo
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E22-3-9 Se debe presentar certificado de cámara de comercio como requisito para iniciar el procedimiento
Eliminar el requisito Certificado de cámara de comercio ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Confecámaras. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)
Largo
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62
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
63
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
1 1 0%10 6 -40%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
64
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y
NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Acreditaciones documentales extralegales Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias documentales redundantes Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en
la ley
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
65
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
66
3.4 E22-4 - Contratación virtual de aprendices Sena
3.4.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1035 Fecha de actualización: No está disponible
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT10
Contratación virtual de aprendices Sena
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Realizar la solicitud a través del Sistema de Información de Gestión Virtual de Aprendices, de la regulación de la cuota de aprendizaje, requerimiento de aprendiz o suscripción del contrato de aprendizaje
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Contratación virtual de aprendices
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito 2 días hábiles
Obs. --- ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato11 1. Web Interacción
Obs12. --- ---
ATENCIÓN
Dato 1. Web
Obs. ---
Información normativa
10 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 11 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 12 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
67
REQUISITOS
Dato SUIT
No es necesario presentar soporte
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
1. Acuerdo 11 de 2008, (Todos)
2. Ley 789 de 2002, (Artículo 30)
3. Decreto 933 de 2003, (Todos)
4. Decreto 1295 de 2010, (Todos)
5. Decreto 1779 de 2009, (Todos)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No identificado Obligatorio
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No identificado
Obs. ---
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
68
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 32 de la
Ley 789 de
2002.
Legal Ordinaria
Las empresas privadas, desarrolladas por personas
naturales o jurídicas, que realicen cualquier tipo de actividad
económica diferente de la construcción, que ocupen un
número de trabajadores no inferior a quince (15), se
encuentran obligadas a vincular aprendices para los oficios
u ocupaciones que requieran formación académica o
profesional metódica y completa en la actividad económica
que desempeñan.
Las empresas industriales y comerciales del Estado y las de
Economía mixta del orden Nacional, departamental, distrital
y municipal, estarán obligadas a la vinculación de
aprendices en los términos de esta ley. Las demás
entidades públicas no estarán sometidas a la cuota de
aprendizaje, salvo en los casos que determine el Gobierno
Nacional.
Artículo 11 del
Decreto 933 de
2003.
Reglamentaria La cuota mínima de aprendices en los términos de la Ley
será determinada por la Regional del Servicio Nacional de
Aprendizaje, Sena, del domicilio principal de la empresa.
COMPETENCIA Artículo 20 y 21
del Decreto 933
de 2003.
Reglamentaria El Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA estará obligado
a mantener actualizado el registro de aprendices, de las
empresas patrocinadoras obligadas a establecer la relación
de aprendizaje y el control al cumplimiento de la cuota de
aprendizaje determinada a las mismas, en cualquiera de sus
modalidades.
El Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, determinará los
procedimientos y diseñará la metodología e instrumentos
para la operativización de lo dispuesto en el presente
decreto.
Numeral 15 del
artículo 14 del
Decreto 249 de
2004.
Reglamentaria Corresponde a la Dirección de Empleo y Trabajo del SENA
llevar a cabo el Registro de Aprendices y cuotas de
aprendizaje a través del Servicio Público de Empleo, para
facilitar la intermediación de las cuotas de aprendizaje.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
69
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Numeral 26 del artículo 27 del Decreto 249 de 2004.
Reglamentaria Corresponde a las Subdirecciones de los Centros de Formación Profesional Integral, orientar a los aprendices para gestionar ante los empresarios el contrato de aprendizaje.
CONDICIONES
Artículo 32 de la Ley 789 de 2002.
Legal Ordinaria
Tener la condición de empresa obligada a tener aprendices: Dentro de ellas se tiene a las empresas privadas con más de 15 empleados de planta, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y sociedades de economía mixta del orden Nacional, departamental, distrital y municipal. Se excluye a las empresas dedicadas a la construcción.
De igual manera se abre la posibilidad de tener aprendices de manera voluntaria, con lo que cualquier empresa podría optar por el trámite.
Artículo 1 del Acuerdo 11 de 2008 expedido por el SENA
Reglamentaria
Contar con regulación de cuota de aprendices a contratar de manera obligatoria, acto administrativo expedido por el SENA.
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ninguno No hay documentos exigidos expresamente para la contratación virtual de aprendices, sin embargo al tratarse de un procedimiento que se surte de manera virtual y electrónica, al tenor de las normas que rigen el Gobierno en Línea, el trámite supone un registro en el SGVA que permite identificar al contratante y validar la autenticidad del proceso de contratación.
COSTO Ninguno
PLAZO DE
RESPUESTA
Literal d) del artículo 3 del Acuerdo 11 de 2008 expedido por el SENA.
Reglamentaria La contratación a través del SGVA es de carácter inmediato en tanto implica para el solicitante, en una primera fase, la ejecución de un proceso virtual de registro, selección de aprendices, obtener sus datos de contacto. Salvo que el empleador solicite aprendices con perfil específico, en cuyo caso debe dirigir una solicitud escrita a la Regional del Sena respectiva, que deberá ser respondida dentro del término máximo de quince (15) días hábiles siguientes a su presentación.
Luego de cumplida la primera fase, en la segunda el solicitante despliega el proceso de contratación que no puede superar 20 días hábiles contados desde la ejecutoria del acto administrativo que regula su cuota de aprendices, debiendo finalizar la correspondiente contratación virtual mediante el registro de los contratos en el SGVA.
De lo anterior se concluye que el término general del trámite en su totalidad no puede superar 20 días hábiles, término que corre a cargo del solicitante y no de la entidad.
PROCEDIMIENTO Artículos 1 y 3 del Acuerdo 11 de 2008 expedido por el
Reglamentaria Consagra el procedimiento unificado que deben surtir los empleadores obligados a contratar aprendices para seleccionarlos y contratarlos dentro del plazo de 20 días hábiles señalados anteriormente y contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto administrativo que regula la
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
70
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
SENA. cuota de aprendices a contratar, así:
1. Ingreso y registro en el portal al SGVA
2. Revisión de perfiles de aprendices
3. Preselección de perfiles
4. Obtener datos de perfiles seleccionados
5. Registro de contratos suscritos con los aprendices
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
71
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
72
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL VIRTUAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Ingresar a la página de la entidad e iniciar sesión.
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual
Diligenciar datos de identificación (Previo registro)
Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005
Reglamentario: Ninguno
Revisar lista de potenciales aprendices disponibles.
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual
Ninguno Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005
Reglamentario: Ninguno
Preseleccionar futuros aprendices
USUARIO Ventanilla Front Office Virtual
Ninguno Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005
Reglamentario: Ninguno
Obtener los datos de los futuros aprendices
SENA Back Office Virtual Ninguno Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005
Reglamentario: Ninguno
Suscripción de los contratos de aprendizaje.
USUARIO Presencial El contrato debe constar por escrito.
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
73
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
0 4
❸ Avanzado
❸ Transacción
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite en línea por medio de pagos en linea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.
La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
74
3.4.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
No se presentan mejoras en este trámite ya que es simple y está en línea
Información
No hay cambios en este aspecto
Administración
No hay cambios en este aspecto
Tecnología
No hay cambios en este aspecto
Interoperabilidad
No hay cambios en este aspecto
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
75
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
76
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
No hay elementos agregados
Elementos modificados
No hay elementos modificados
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
77
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
0 0 ---4 4 0%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
78
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y
NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Acreditaciones documentales extralegales Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias documentales redundantes Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas
en la ley
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
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79
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
80
3.5 E22-8 - Certificación de competencias laborales
3.5.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No hay información Fecha de actualización: No está en el SUIT
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT13
Certificación de competencias laborales
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. «DESCRIPCION_SUIT_OBSERVACION»
RESULTADO
Dato SUIT
---
Obs. Certificación de competencias laborales
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
--- ---
Obs. Gratuito ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato14 --- ---
Obs15. Presencial ---
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. Presencial
Información normativa
REQUISITOS
Dato ---
13 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 14 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 15 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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81 SUIT Obs. «REQUISITOS_SUIT_OBSERVACION»
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. Normatividad está en gestión y certificación de competencias laborales (solicitar)
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. No aplica Potestativo
PERIODICIDAD
Dato ---
Obs. No aplica
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82
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo28delaLey1636de2013
LegalOrdinaria
Los servicios de gestión y colocación de empleo serán prestados por la Agencia Pública de Empleo a cargo del SENA, las agencias públicas y privadas de gestión y colocación de empleo y las bolsas de empleo, que cumplan los requisitos de operación y desempeño que defina el Ministerio del Trabajo para su autorización.
Artículo3delDecreto2520de2013.Modificatoriodelartículo14delDecreto249de2004.
Reglamentaria LaDireccióndeEmpleoyTrabajodelaAgenciatieneentreotraslasfuncionesdePrestarelserviciodegestióndecolocacióndeempleoenlacondicióndeAgenciaPúblicadeEmpleo,parafacilitarelcruceentrelaofertaylademandadelmercadolaboralcolombianoyorientarlasaccionesdeformacióndelSENA.
COMPETENCIA
Artículo 32 del Decreto 2852 de 2013.
Reglamentaria Paraelcumplimientodelafuncióndegestiónycolocacióndeempleo,elServicioNacionaldeAprendizaje-SENA,prestalosserviciosdegestiónycolocacióndeempleoyrealizaráentreotras,laactividadcomplementariadeCertificaciónporcompetenciasalosdesempleadosquelorequieran.
Artículo70delDecreto2852de2013.
Reglamentaria TodoslosoferentesinscritosenelSistemadeInformacióndelServicioPúblicodeEmpleoaccederánencondicionesdeigualdadalasactividadescomplementariasquedesarrolleelServicioNacionaldeAprendizaje,concargoasusrecursospresupuestales.ElMinisteriodelTrabajoestableceráeltrámiteparaelaccesoadichosserviciosatravésdelosprestadoresdelaReddelServicioPúblicodeEmpleo.
ElSistemaInformáticoparalaprestacióndelosserviciosdegestiónycolocacióndeberáregistrarlasactividadescomplementariasydemásactuacionesdelaAgenciaPúblicadeEmpleoacargodelSENA.
ConelobjetodefacilitarlainserciónyreinserciónlaboraldelapoblacióncesanteinscritaenelServicioPúblicodeEmpleo,elMinisteriodeTrabajodiseñaráunesquemaoperativoparticulardentrodelEsquemaNacionaldeCertificacióndeCompetencias.
CONDICIONES Ninguna
REQUISITOSDOCUMENTALES
Ninguno
COSTO Ninguno
PLAZODERESPUESTA
Ninguno Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelnumeral2yelparágrafodelartículo14delaLey1755de2015.
PROCEDIMIENTO Ningunanormadecarácterespecial
(*)
Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespeciallosartículos15,16y17delaLey1755de2015,relativosalapresentacióndelasolicitud,completituddelainformacióny/odocumentossuministradosydesistimientotácito.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
83
C. MAPA DEL PROCESO
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84
Elementos relevantes
24. Documentos solicitados
1.- Solicitud
2. Certificaciones de experiencia sí las tiene (e: carta recomendación)
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85
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Solicitar trámite en ventanilla (Por demanda social o por solicitud de empresa)
SENA-Centro de Formación
Presencial Ventanilla Front Office
Carta con datos básicos por correo para solicitar constancia
Legal: Ninguna
Reglamentario: Ninguna
Respuesta vía email y citación
SENA-Centro de Formación
Back Office Se requiere que se acumulen al menos 20 solicitudes en el grupo para enviar la citación.
Legal: Ninguna
Reglamentaria: Ninguna
Presentarse a la cita SENA-Centro de Formación
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Legal: Ninguna
Reglamentaria: Ninguna
Se lleva a cabo la sensibilización del proceso
SENA-Centro de Formación
Ventanilla Front Office
Se solicita copia de cédula y certificación laboral
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recolección y envío de documentos
USUARIO Presencial Ventanilla Front Office o virtual vía email
Documentos anexos Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Verificación de documentos y aprobación de la inscripción si aplica.
SENA-Centro de Formación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Inscripción en Agencia Pública de Empleo
SENA-Centro de Formación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Inducción y posterior recolección de evidencias de conocimiento, desempeño y producto
SENA-Centro de Formación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Si resulta competente el ciudadano, se realiza auditoría del proceso.
SENA-Centro de Formación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Si no hay inconformidades en la auditoría, emitir certificado en sistema de certificación de evaluación de competencias.
SENA-Centro de Formación
Back Office Firma digital del Subdirector del centro
Legal: Ninguna
Reglamentaria: Ninguna
Publicación del certificado en Web
SENA-Centro de Formación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite.
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86
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
2 19
❷ Regular
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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87
3.5.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E22-8-1 El trámite no está publicado en el SUIT
Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal 11. Otras particularidades a lugar teniendo en cuenta que las ofertas son distintas y están especializada por centro.
Administración
No hay cambios en este aspecto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E22-8-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando
la ventanilla del SENA para llenar el formulario, entregar requisitos y solicitar la orden de consignación
- Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad
Medio
E22-8-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la
ventanilla de SENA para poder iniciar con el procedimiento
- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar. Esta propuesta puede ir acompañada por cambios en servidores y otras consideraciones de modo que no se sature el sistema.
Largo
Interoperabilidad
No hay cambios en este aspecto
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
88
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
89
Elementos eliminados
3. Presentar carta con datos básicos por correo para solicitar la constancia: Se repite con la actividad
2 (Entregar solicitud a SENA para comenzar el trámite)
Elementos agregados
26. Hacer solicitud en línea: El solicitante puede realizar la solicitud del trámite a través del portal web
de la entidad.
Elementos modificados
2. Llenar solicitud: el funcionario llena la solicitud directamente en el sistema
10. Remite por email o físico: El solicitante tiene la opción de enviar los documentos solicitados a
través del portal web de la entidad. Esto puede ir acompañado de sugerencias adicionales como crear un
correo electrónico especial para redireccionar y atender todas las solicitudes que se generen en línea.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
90
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❶ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
2 2 0%19 14 -26%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
91
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no generan
valor agregado
Ninguna
El trámite carece de regulación especial.
Acreditaciones
documentales extralegales
Ninguna
El trámite carece de regulación especial.
Exigencias
documentales redundantes
Ninguna El trámite carece de regulación especial
Exigencias de condiciones o requisitos
no contempladas en la ley
Ninguna
El trámite carece de regulación especial
Bajo control regulatorio El trámite no se
encuentra reportado en
el SUIT
De acuerdo con la información disponible el trámite carece de regulación
específica. De otro lado, no está reportado en el SUIT. Esto va en
contravía de lo dispuesto por el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011 que
indica que los trámites y procedimientos podrán realizarse a través de
medios electrónicos.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
92
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
93
3.6 E22-9 - Asesoría para la creación de empresa
3.6.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No está en el SUIT Fecha de actualización: No disponible
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT16
Asesoría para la creación de empresa
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. Prestar asesoría en la identificación de ideas de negocios, formalización de empresas y acompañamiento en la puesta en marcha de las mismas, con el fin de contribuir a la creación de empresas y unidades productivas
RESULTADO
Dato SUIT
---
Obs. Puesta en marcha de empresas o unidades productivas y evaluación de la satisfacción del cliente
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
--- ---
Obs. Gratuito No tiene tiempo comprometido. 4 meses en promedio
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato17 --- ---
Obs18. Presencial Presencia
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
Información normativa
16 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 17 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 18 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
94
REQUISITOS
Dato SUIT
---
Obs. No hay requisitos
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. 1.Ley 1014 de 2C06 (reglamentada parcialmente por el Decreto 1192 de 2209). Fomento a la cultura del emprendimiento
2.Ley 789 de 2C02 (Artículo 40, creación Fondo Emprender)
3.Ley 1429 de 2010. Ley de Formalización y Generación de Empleo
4.Resolución 494 de 2011. Mediante la cual se adscribe el Grupo de Trabajo de Emprendimiento, Empresarismo y Fondo Emprender, a la Dirección de Empleo y Trabajo del SENA
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. No aplica Potestativo
PERIODICIDAD
Dato ---
Obs. No aplica
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
95
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo2delaConstituciónPolítica
Constitucional
Consagra como uno de los fines del Estado promover la prosperidad general.
Artículos2y14delaLey1014de2006.
LegalOrdinaria
Consagra como objetivos desarrollar la cultura del emprendimiento y la creación de empresas. Y establece que el Ministerio de Educación Nacional en coordinación con el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, Icfes, el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, el Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología, Colciencias, y el sector productivo, establecerá en un plazo máximo de (1) un año, un Sistema de Información y Orientación Profesional, Ocupacional e investigativa, que contribuya a la racionalización en la formación del recurso humano, según los requerimientos del desarrollo nacional y regional.
COMPETENCIA Artículo4delaLey119de1994.
LegalOrdinaria
EsfuncióndelSENAdarcapacitaciónenaspectossocioempresarialesalosproductoresycomunidadesdelsectorinformalurbanoyrural.
Numerales11y12delartículo11delDecreto249de2004.
Reglamentaria CorrespondealaDireccióndeFormaciónProfesional,dirigir,coordinar,controlaryevaluarlaejecucióndeprogramasdeformaciónyasesoríaparaelemprendimientoyelempresarismo,conénfasisenlosdirigidosalosaprendicesdelSENAeimpulsarlaconformaciónyfortalecimientodeincubadorasdeempresasenelpaísylagestiónempresarial.AdemáscoordinarconlasDireccionesRegionales,laDireccióndelDistritoCapitalylasDireccionesdelosCentrosdeFormación,lacapacitaciónyasesoríaparaeldesarrolloempresarialarealizarsedesdelosCentrosdeFormación,deacuerdoconloslineamientosdelGobiernoNacionalylaspolíticasinstitucionalessobrelamateria.
Artículos5y6delaLey1014de2006
LegalOrdinaria
CrealasredesnacionalesyregionalesdeemprendimientoyconsagraalSENAcomounodesusintegrantes.
Artículos14y15delaLey1014de2006
LegalOrdinaria
LeencomiendaentreotrosalSENAelestablecimientodeunSistemadeInformaciónyOrientaciónProfesional,Ocupacionaleinvestigativa,quecontribuyaalaracionalizaciónenlaformacióndelrecursohumano,segúnlosrequerimientosdeldesarrollonacionalyregional;deigualmaneracoordinarplanesyprogramasparalaformacióndeformadoresorientadosaldesarrollodelaculturaparaelemprendimientodeacuerdoconlosprincipiosestablecidosdelaley.
CONDICIONES Ninguna
Reglamentaria Cualquierpersonapuedesolicitarlaasesoríasiseconsideraemprendedor.
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ningunoestablecidoennormasdecarácterlegaloreglamentario
COSTO
Artículo49delaLey119de1994
LegalOrdinaria
LaformaciónprofesionalenelSENAserágratuitaentodassusmodalidades.
Sibiennosetratadeformaciónprofesional,porlanaturalezadeltrámiteylosobjetivosquepersigue,debesergratuito.
PLAZODE
Ningunaconcarácterespecial
Deacuerdoalcronogramaqueseestablezcaparalasasesorías.
Laentidadreportaqueenpromedioeltrámitetieneunaduraciónde4meses.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
96
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
RESPUESTA Ley1755de2015. LegalEstatutaria
Enlopertinentesedebenaplicarlasdisposicionesqueregulanelderechodepetición.Noobstante,porlanaturalezadeltrámiteyporteneruncarácterdeacompañamiento,nopuedeestarsujetoaplazosperentorios.
PROCEDIMIENTO Ningunadecarácterespecial
Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición.DeacuerdoconlodispuestoporelSENAparalasasesorías.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
97
C. MAPA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
98
Elementos relevantes
4. ¿Solicitante decide continuar con el servicio?
El ciudadano decide si quiere continuar con el proceso
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
99
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Solicitar la asesoría USUARIO Ventanilla Front Office
Ninguno Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Inscribir al usuario en el servicio de asesoría
SENA – Gestor de emprendimiento
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se emite concepto del potencial del emprendedor.
SENA Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se le consulta al usuario si desea continuar con el servicio. En caso negativo se termina el proceso.
USUARIO Ventanilla Front Office
Ninguno
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Si decide continuar, se programa el desarrollo de la asesoría.
SENA – Gestor de emprendimiento
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Asesoría para el modelaje del negocio.
SENA – Gestor de emprendimiento
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Asesoría para la formulación del plan de negocio.
SENA – Gestor de emprendimiento
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Hacer seguimiento a la ejecución de la asesoría.
SENA – Gestor de emprendimiento
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
El emprendedor debe decidir si crea Unidad Productiva o empresa. En caso negativo finaliza el proceso.
USUARIO Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
En caso positivo se le brinda asesoría para la formalización de la empresa.
SENA – Gestor de emprendimiento
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el fin del trámite.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
100
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
0 8
❷ Regular
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
101
3.6.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambios en este aspecto
Administración
No hay cambios en este aspecto
Tecnología
No hay cambios en este aspecto
Interoperabilidad
No hay cambios en este aspecto
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
102
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
103
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
No hay elementos agregados
Elementos modificados
No hay elementos modificados
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
104
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❶ ❶ Básico
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
0 0 ---8 8 0%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
105
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no generan
valor agregado
Ninguna El servicio se ajusta a la regulación.
Acreditaciones documentales
extralegales
Ninguna El servicio se ajusta a la regulación.
Exigencias documentales
redundantes
Ninguna El servicio se ajusta a la regulación.
Exigencias de
condiciones o requisitos no contempladas en la
ley
Ninguna
El servicio se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio No se contempla el uso de
medios electrónicos para la
prestación del servicio.
El procedimiento no está integrado en el SUIT, cuestión que se
explica en que su naturaleza se ajusta a la de un servicio y no a la
de un trámite.
El trámite encuentra un sustento normativo muy bajo, principalmente
las normas que de manera general contemplan las funciones del
SENA, por lo que el servicio se sujeta a la Ley estatutaria que regula
el derecho de petición.
De acuerdo con lo dispuesto por los artículos 53 y 54 de la Ley 1437
de 2011, se debe facilitar el acceso a los trámites y servicios por
medios electrónicos, en cuanto esto sea compatible con su
naturaleza, por lo que resulta relevante analizar esta posibilidad de
ampliación de canales.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
106
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
107
3.7 E22-10 - Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial
3.7.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No está en el SUIT Fecha de actualización: No disponible
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT19
Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. Prestar asesoría para el fortalecimiento a las micro y pequeñas empresas, mediante la aplicación de un diagnóstico empresarial, la formulación de un plan de acción de fortalecimiento y su implementación, con el fin de contribuir con el crecimiento y escalabilidad de estas empresas
RESULTADO
Dato SUIT
---
Obs. Medición y análisis de la escalabilidad de las empresas asesoradas
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
--- ---
Obs. Gratuito No tiene tiempo comprometido. 1 año en promedio
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato20 --- ---
Obs21. Presencial Presencia
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. Presencial
Información normativa
19 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 20 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 21 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
108
REQUISITOS
Dato SUIT
---
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. 1. Ley 590 de 2000
2. Ley 1429 de 2010
3. Resolución 494 de 2011
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. No aplica Potestativo
PERIODICIDAD
Dato ---
Obs. No aplica
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
109
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo2delaConstituciónPolítica
Constitucional
Consagra como uno de los fines del Estado promover la prosperidad general.
Artículos2y14delaLey1014de2006.
LegalOrdinaria
Consagra como objetivos desarrollar la cultura del emprendimiento y la creación de empresas. Y establece que el Ministerio de Educación Nacional en coordinación con el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, Icfes, el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, el Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología, Colciencias, y el sector productivo, establecerá en un plazo máximo de (1) un año, un Sistema de Información y Orientación Profesional, Ocupacional e investigativa, que contribuya a la racionalización en la formación del recurso humano, según los requerimientos del desarrollo nacional y regional.
COMPETENCIA Artículo4delaLey119de1994.
LegalOrdinaria
EsfuncióndelSENAdarcapacitaciónenaspectossocioempresarialesalosproductoresycomunidadesdelsectorinformalurbanoyrural.
Numerales11y12delartículo11delDecreto249de2004.
Reglamentaria CorrespondealaDireccióndeFormaciónProfesional,dirigir,coordinar,controlaryevaluarlaejecucióndeprogramasdeformaciónyasesoríaparaelemprendimientoyelempresarismo,conénfasisenlosdirigidosalosaprendicesdelSENAeimpulsarlaconformaciónyfortalecimientodeincubadorasdeempresasenelpaísylagestiónempresarial.AdemáscoordinarconlasDireccionesRegionales,laDireccióndelDistritoCapitalylasDireccionesdelosCentrosdeFormación,lacapacitaciónyasesoríaparaeldesarrolloempresarialarealizarsedesdelosCentrosdeFormación,deacuerdoconloslineamientosdelGobiernoNacionalylaspolíticasinstitucionalessobrelamateria.
Artículo4delaResolución494de2011delSENA
Reglamentaria ConsagracomofuncionesdelGrupoInternodeTrabajoPermanentedenominadoGrupoIntegradodeEmprendimiento,EmpresarismoyFondoEmprender,entreotras:
1.AsistiralaDireccióndeEmpleoyTrabajoeneldiseñodeplanesyprogramasdeemprendimientoyempresarismo,yorientarsuaplicaciónalosCentrosdeFormaciónProfesional.
2.CoordinarconlaDireccióndePlaneaciónyDireccionamientoCorporativo,laobtenciónyanálisisdeinformaciónrelacionadaconladinámicasectorialparalaasesoríaempresarial.
3.Apoyaralsectorempresarialeneldesarrollodeconocimiento,tecnología,capacidaddeinnovaciónyexportaciónparaelmejoramientodelacompetitividad,elsostenimientoyelempleodelpaís,encoordinaciónconlasDireccionesRegionales,laDireccióndelDistritoCapitalylasSubdireccionesdelosCentrosdeFormación.
Artículos5y6delaLey1014de2006
LegalOrdinaria
CrealasredesnacionalesyregionalesdeemprendimientoyconsagraalSENAcomounodesusintegrantes.
Artículos14y15delaLey1014de2006
LegalOrdinaria
LeencomiendaentreotrosalSENAelestablecimientodeunSistemadeInformaciónyOrientaciónProfesional,Ocupacionaleinvestigativa,quecontribuyaalaracionalizaciónenlaformacióndelrecursohumano,segúnlosrequerimientosdeldesarrollonacionalyregional;deigualmaneracoordinarplanesyprogramasparalaformacióndeformadoresorientados
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
110
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
aldesarrollodelaculturaparaelemprendimientodeacuerdoconlosprincipiosestablecidosdelaley.
CONDICIONES Ninguna
Reglamentaria Serempresario.
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ningunoestablecidoennormasdecarácterlegaloreglamentario
COSTO
Artículo49delaLey119de1994
LegalOrdinaria
LaformaciónprofesionalenelSENAserágratuitaentodassusmodalidades.
Sibiennosetratadeformaciónprofesional,porlanaturalezadeltrámiteylosobjetivosquepersigue,debesergratuito.
PLAZODE
RESPUESTA
Ningunaconcarácterespecial
Deacuerdoalcronogramaqueseestablezcaparalasasesorías.
Laentidadreportaqueenpromedioeltrámitetieneunaduraciónde1año.
Ley1755de2015. LegalEstatutaria
Enlopertinentesedebenaplicarlasdisposicionesqueregulanelderechodepetición.Noobstante,porlanaturalezadeltrámiteyporteneruncarácterdeasesoría,nopuedeestarsujetoaplazosperentorios.
PROCEDIMIENTO Ningunadecarácterespecial
Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición.DeacuerdoconlodispuestoporelSENAparalasasesorías.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
111
C. MAPA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
112
Elementos relevantes
3. ¿El empresario acepta?
¿Empresario decide continuar con el proceso de asesoría?
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
113
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Seleccionar empresas objeto de fortalecimiento empresarial
SENA – Líder regional de emprendimiento/Gestor de fortalecimiento empresarial
Ventanilla Front Office
Ninguno Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Presentar oferta a los empresarios seleccionados
SENA – Gestor de fortalecimiento empresarial
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se le consulta al empresario si acepta el acompañamiento.
USUARIO Ventanilla Front Office
Ninguno
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Si acepta, se realiza la inscripción y se programa el servicio de asesorías. En caso contrario, se selecciona otra empresa.
SENA – Gestor de fortalecimiento empresarial
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se realiza diagnóstico de la empresa.
SENA – Gestor de fortalecimiento empresarial
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se presenta el informe del diagnóstico al empresario.
SENA – Gestor de fortalecimiento empresarial
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se genera plan de acción de fortalecimiento.
SENA – Gestor de fortalecimiento empresarial
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Acompañamiento para la implementación del plan.
SENA – Gestor de fortalecimiento empresarial
Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el fin del trámite.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
114
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
0 7
❷ Regular
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
115
3.7.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambios en este aspecto
Administración
No hay cambios en este aspecto
Tecnología
No hay cambios en este aspecto
Interoperabilidad
No hay cambios en este aspecto
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
116
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
117
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
No hay elementos agregados
Elementos modificados
No hay elementos modificados
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
118
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❶ ❶ Básico
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
0 0 ---7 7 0%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
119
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no generan
valor agregado
Ninguno El servicio se ajusta a la regulación.
Acreditaciones
documentales extralegales
Ninguno El servicio se ajusta a la regulación.
Exigencias
documentales redundantes
Ninguno El servicio se ajusta a la regulación.
Exigencias de condiciones o requisitos
no contempladas en la ley
Ninguno El servicio se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio Ninguno
El procedimiento se comporta como un servicio ofrecido por el Estado, donde
no opera sobre el mismo un mecanismo de acceso por demanda ciudadana o
de grupos interesados. Como consecuencia de ello resulta adecuado que no se
encuentre integrado en el SUIT, en tanto este sistema por disposición legal
debe contemplar los trámites.
De acuerdo con lo dispuesto por los artículos 53 y 54 de la Ley 1437 de 2011,
se debe facilitar el acceso a los trámites y servicios por medios electrónicos, en
cuanto esto sea compatible con su naturaleza, por lo que resulta relevante
analizar esta posibilidad de ampliación de canales.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
120
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
121
3.8 E22-11 - Normas de competencias laborales
3.8.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No está en el SUIT Fecha de actualización: No disponible
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT22
Normas de competencias laborales
Obs. Deberá llamarse Consulta de normas de competencia laboral
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. Suministrar información sobre las normas de competencia laboral como insumo al ciudadano para acceder a la evaluación y certificación de competencias laborales; a las entidades de formación para el trabajo para el diseño de programas de formación; y al sector productivo para la elaboración de manuales de funciones por competencias
RESULTADO
Dato SUIT
---
Obs. Información del contenido de las normas de competencia laboral vigentes
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
--- ---
Obs. Gratuito Inmediato
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato23 --- ---
Obs24. En línea y presencial Total
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. En línea y presencial
Información normativa
22 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 23 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 24 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
122
REQUISITOS
Dato SUIT
---
Obs. Ninguno
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. 1.ACUERDO DE LA RONDA URUGUAY. Código de Buenas Prácticas para la elaboración de
Normas Técnicas de la Organización Mundial del Comercio OMC. 1994
CO S 2 945 de 1997. Conformar un Sistema Nacional de Formación para el Trabajo,
que permita articular la oferta educativa pública y
privada, técnica, tecnológ.ca y
profesional
2. C 0 de 2003.
3. Artículo 19 El Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA regulará disenará, normalizará y certificará las competencias laborales.
4. RECOMENDACIÓN 195 de 2004 de la Organización Internacional del Trabajo sobre el
"Desarrollo de los recursos humanos: educación formación y aprendizaje permanente".
Desarrollo de un Marco Nacional de Cualificaciones.
5. DECRETO 249 de 2004. Mediante el cual se reestructura el SENA (Artículos 3 y 12). 1 de 2004.
6. Trabajo (SNFT) y funciones de los diferentes actores dentro del SNFT
7. CO S 3527 DE 2008. Política Nacional de Competitividad y Productividad. Plan de acción Educación y Competencias Laborales.
8. SOLUCIÓN 0228 DE 2009.
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. No aplica Potestativo
PERIODICIDAD
Dato ---
Obs. No aplica
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
123
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo28delaLey1636de2013
LegalOrdinaria
Los servicios de gestión y colocación de empleo serán prestados por la Agencia Pública de Empleo a cargo del SENA, las agencias públicas y privadas de gestión y colocación de empleo y las bolsas de empleo, que cumplan los requisitos de operación y desempeño que defina el Ministerio del Trabajo para su autorización.
COMPETENCIA
Artículo 32 del Decreto 2852 de 2013.
Reglamentaria Paraelcumplimientodelafuncióndegestiónycolocacióndeempleo,elServicioNacionaldeAprendizaje-SENA,realizatodasaquellasactividadesquecontribuyanamejorarlascondicionesdeempleabilidaddelosoferentesyquepermitansuinserciónenelmercadodetrabajo.
Artículo3delDecreto2520de2013.Modificatoriodelartículo14delDecreto249de2004.
Reglamentaria LaDireccióndeEmpleoyTrabajodelaAgenciatieneentreotraslasfuncionesdepromovereintegrarredesdesistemasdeinformaciónyserviciosdeempleo.
CONDICIONES Ninguna
REQUISITOSDOCUMENTALES
Ninguna
COSTO Artículo 5 del Decreto 2852 de 2013.
Reglamentaria Lasactividadesbásicasdegestiónycolocaciónreferidasenelartículo18delpresentedecreto,seránprestadassiempredeformagratuitaparaeltrabajador.
Artículo 5 del Decreto 2852 de 2013.
Reglamentaria Lasactividadesbásicasdegestiónycolocaciónconsistenentreotrasenlaorientaciónocupacionalaoferentesydemandantes.
PLAZODERESPUESTA
Ninguna Laconsultaserealizadeformainstantánea.
PROCEDIMIENTO Ningunanormadecarácterespecial
(*)
Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
124
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
125
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL VIRTUAL Y PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Ingresar a http://certificados.sena.edu.co/claborales
USUARIO Front Office Virtual Ninguno Legal: Ninguna
Reglamentario: Ninguna
Seleccionar tipo de Consulta USUARIO Front Office Virtual Ninguno Legal: Ninguna
Reglamentaria: Ninguna
Seleccionar y descargar norma deseada.
USUARIO Front Office Virtual Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
126
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
0 3
❸ Avanzado
❸ Transacción
❷ Regular
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite en línea por medio de pagos en linea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.
La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
127
3.8.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E22-11-1 El trámite no está publicado en el SUIT
Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT. Se propone. Consulta de normas de competencia laboral 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Administración
No hay cambios en este aspecto
Tecnología
No hay cambios en este aspecto
Interoperabilidad
No hay cambios en este aspecto
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
128
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
129
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
No hay elementos agregados
Elementos modificados
No hay elementos modificados
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
130
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❸ ❶ ❶ ❶ Básico
❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado
0 0 ---3 3 0%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
131
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguno
El procedimiento se ajusta más a un servicio del Estado en
cumplimiento de normas de carácter legal que obligan a
mantener publicadas las informaciones relativas a normas y
regulaciones, así:
Artículo 8 numerales 3, 5 y 6 de la Ley 1437 de 2011:
- Las entidades deben mantener a disposición de toda persona
información completa y actualizada, en el sitio de atención y en
la página electrónica, y suministrarla a través de los medios
impresos y electrónicos de que disponga, y por medio telefónico
o por correo, sobre las regulaciones, procedimientos, trámites y
términos a que están sujetas las actuaciones de los particulares
frente al respectivo organismo o entidad.
- Las entidades deben mantener a disposición de toda persona
información completa y actualizada, en el sitio de atención y en
la página electrónica, y suministrarla a través de los medios
impresos y electrónicos de que disponga, y por medio telefónico
o por correo, sobre los documentos que deben ser suministrados
por las personas según la actuación de que se trate.
- Las entidades deben mantener a disposición de toda persona
información completa y actualizada, en el sitio de atención y en
la página electrónica, y suministrarla a través de los medios
impresos y electrónicos de que disponga, y por medio telefónico
o por correo, sobre las dependencias responsables según la
actuación, su localización, los horarios de trabajo y demás
indicaciones que sean necesarias para que toda persona pueda
cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos.
Acreditaciones documentales
extralegales
Ninguno
El servicio se ajusta a la regulación.
Exigencias documentales
redundantes
Ninguno
El servicio se ajusta a la regulación.
Exigencias de
condiciones o requisitos no
contempladas en la ley
Ninguno
El servicio se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio
El trámite no se encuentra en el SUIT. El servicio debe estar integrado en el SUIT en cumplimiento del
artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012. Debe acogerse un
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
132
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
No se garantiza el acceso a quienes
no tengan acceso a Internet. (Del
levantamiento del trámite podría
inferirse que de manera presencial
puede llevarse a cabo, pero no hay
forma de saberlo)
nombre descriptivo del servicio hacia el ciudadano, tal como
Consulta de normas sobre competencias laborales.
De acuerdo con el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011 para
garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad
deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de
acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso
alternativo de otros procedimientos. La entidad debe garantizar
el acceso a la información a las personas que no tengan acceso
a Internet y así lo requieran.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
133
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
134
3.9 E22-12 - Programas de Formación Continua Especializada
3.9.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No está en el SUIT Fecha de actualización: 12:00:00 AM
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT25
Programas de formación continua especializada
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. Establecer actividades que permitan impulsar y orientar las políticas de innovación, desarrollo tecnológico y competitividad, con el fin de contribuir a la productividad y competitividad de las empresas a través de la cofinanciación y ejecución de programas y proyectos
RESULTADO
Dato SUIT
---
Obs. Solicitud de de liquidación de los convenios suscritos en el marco de los programas de investigación, desarrollo tecnológico e innovación y al programa de Formación continua especializada de la dirección general.
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
--- ---
Obs. Gratuito ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato26 --- ---
Obs27. Presencial Presencia
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
Información normativa 25 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 26 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 27 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
135
REQUISITOS
Dato SUIT
---
Obs. 1. Condición: ser aportante parafiscales y estar al día
2. Solo se puede acceder por convocatoria
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. 1.Ley 344 de 1996
2. Decreto 585 de 1991
3. Acuerdo 008 de 2005
4. Acuerdo 003 de 2012
5. Acuerdo 15 de 2012
6. Acuerdo 016 de 2012
7. Acuerdo 005 de 2014
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. No aplica Potestativo
PERIODICIDAD
Dato ---
Obs. No aplica
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
136
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Numeral3delartículo28delDecreto585de1991
Reglamentario
Al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, corresponde:
a) Adelantar actividades de formación profesional de conformidad con las normas vigentes, dirigida a transferir tecnología de utilización inmediata en el sector productivo; realizar programas y proyectos de investigación aplicada y desarrollo tecnológico, y orientar la creatividad de los trabajadores colombianos.
Artículo16delaLey344de1996,modificadoporelartículo32delaLey1607de2012
LegalOrdinaria
Establece que de los recursos totales correspondientes a los aportes de nómina de que trata el artículo 30 de la Ley 119 de 1994, el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) destinará un 20% de dichos ingresos para el desarrollo de programas de competitividad y desarrollo tecnológico productivo. El SENA ejecutará directamente estos programas a través de sus centros de formación profesional o podrá realizar convenios en aquellos casos en que se requiera la participación de otras entidades o centros de desarrollo tecnológico.
Artículo3delAcuerdo005de2014delSENA
Reglamentario El Programa de Formación Continua Especializada contribuye al desarrollo productivo y competitivo del país, a través del mejoramiento y cualificación de competencias de los trabajadores vinculados a las empresas. Por lo tanto, el Programa es una oferta del SENA para que las empresas presenten proyectos de formación diseñados a la medida de sus necesidades, logrando que los trabajadores en todos los niveles jerárquicos de la empresa mejoren y amplíen capacidades, habilidades y conocimientos específicos necesarios para aumentar el rendimiento productivo para el beneficio estratégico de las empresas.
El Programa es un instrumento del SENA para apoyar al sector productivo del país, permitiendo enfrentar sus necesidades de formación específica y especializada ante las exigencias del mercado nacional e internacional, atendiendo así los retos continuos que demandan una mayor productividad y competitividad. En este sentido, la Formación Continua Especializada debe ser útil y práctica (aplicable en el desempeño laboral).
En consecuencia, los proyectos que se desarrollen a través del Programa, deben estar dirigidos al mejoramiento de conocimiento y capacidades de personas, quienes emprenderán acciones para un mayor rendimiento de tareas y mejor desempeño de funciones; por lo tanto hay un aumento en las competencias laborales producto de la formación.
COMPETENCIA Artículo28delDecreto585de1991,artículo16delaLey344de1996modificadoporelartículo32delaLey1607de2012
LegalOrdinaria
EstablecenencabezadelSENAbrindarformacióncontinuadaquecontribuyanaldesarrolloproductivo.
CONDICIONES Artículo17delAcuerdo005de2014delSENA
Reglamentaria Seránbeneficiariosdelprograma:
Empresas,gremios,federacionesgremialesoasociacionesrepresentativasdeempresasocentralesobrerasodetrabajadoreslegalmenteconstituidas(os),aportantesalSENA,medianteelpersonalvinculadodetodoslosnivelesocupacionalesopertenecientealacadenaproductiva,querequieranactualizaciónyformaciónespecializada,queredundeenelevarsucualificaciónyel
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
137
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
incrementodelacompetitividaddelaempresa.
PersonalvinculadoalSENAoquelaEntidaddesigne.
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ningunoestablecidoennormasdecarácterlegaloreglamentario
COSTO
Artículo19delAcuerdo005de2014delSENA
LegalOrdinaria
Eltrámiteensínotienecosto.Noobstante,eldesarrollodelosproyectosdeformacióncontinuaimplicauncostoqueescofinanciadoporelSENAdeacuerdoalanaturalezadecadauno.
PLAZODE
RESPUESTA
Ningunaconcarácterespecial
Deacuerdoalcronogramaqueseestablezcaconlosdistintosintervinientesenlaformulacióndelosproyectos.
Ley1755de2015. LegalEstatutaria
Enlopertinentesedebenaplicarlasdisposicionesqueregulanelderechodepetición.Noobstante,porlanaturalezadeltrámite,losplazosdependerándecadacasoenparticular.
PROCEDIMIENTO Acuerdo005de2014delSENA
Nohayunanormaquereguleespecíficamentelosproyectos.NoobstanteelAcuerdo005de2014consagraciertoselementosatenerencuenta.ElprocedimientodependedecadacasoydecadaconvocatoriaqueserealiceporpartedelSENA.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
138
C. MAPA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
139
Elementos relevantes
9. Realizar evaluación técnica y verificación económica
1. Condición: ser aportante parafiscales y estar al día
2. Solo se puede acceder por convocatoria
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
140
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Ejecutar la convocatoria
SENA – Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
Ventanilla Front Office
Ninguno Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Enviar proyectos para verificación jurídica
SENA – Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Consolidar proyectos concepto de verificación
SENA – Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se verifica que los documentos cumplan los requisitos jurídicos. En caso negativo se termina el trámite.
SENA – Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
Back Office Ninguno
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
En caso positivo se analiza si los proyectos son de formación continua.
SENA – Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
Back Office Ninguno Legal: Ninguno
Reglamentario: Artículo8delAcuerdo005de2014delSENA
Se envía y se revisa en los proyectos las acciones de formación que oferta el SENA
SENA – Dirección regional y coordinador de grupos
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se analiza si los centros de formación del SENA pueden realizar la formación para el caso del proyecto. En caso tal se adelanta la gestión de formación integral y se inicia un trámite diferente.
SENA – Dirección regional y coordinador de grupos
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
En caso contrario se realiza la evaluación técnica y verificación económica.
SENA – Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
141
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
detalle del procedimiento.
Se hacen las observaciones del caso y una vez resueltas se procede a presentar proyectos de las convocatorias y propuestas de alianzas interinstitucionales ante la CNP
SENA – Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
Presencial Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se presenta el proyecto ante el CDN
SENA – Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
Presencial Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se inicia el proceso contractual
SENA – Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
Presencial Front Office
Ninguno Deben observarse las normas de contratación que rigen a la entidad.
Se realiza seguimiento a la ejecución del convenio.
SENA – Subdirector de centro o su delegado/Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
Presencial Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se concierta, aprueba y ejecuta el plan de transferencias.
SENA – Subdirector de centro o su delegado/Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
Presencial Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se solicita la liquidación de convenios.
SENA – Subdirector de centro o su delegado/Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.
Presencial Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el fin del trámite.
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142
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
2 11
❷ Regular
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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143
3.9.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E22-12-1 El trámite no está publicado en el SUIT
Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Administración
No hay cambios en este aspecto
Tecnología
No hay cambios en este aspecto
Interoperabilidad
No hay cambios en este aspecto
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144
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
145
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
No hay elementos agregados
Elementos modificados
No hay elementos modificados
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146
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❶ ❶ Básico
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
2 0 -100%11 5 -55%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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147
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no generan
valor agregado
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Acreditaciones
documentales extralegales
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias
documentales redundantes
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias de condiciones o
requisitos no contempladas en la ley
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control
regulatorio
El trámite no se encuentra en el
SUIT.
El trámite específico no contempla
una regulación propia. Sin embargo
hay leyes y decretos que sustentan
los programas de Innovación y
Competitividad, así como acuerdos
expedidos por el Consejo Directivo
Nacional del SENA
No se contempla el uso de medios
electrónicos el trámite. En cuanto a
las convocatorias, estas se registran
en el Sistema Integral de Gestión de
Proyectos – SIGP
El trámite debe integrase al SUIT, tal como lo ordena el artículo
40 del Decreto Ley 019 de 2012.
La entidad reporta que se debe estar al día en el pago de
Parafiscales para poder acceder a la convocatoria, lo cual debe
informarse en el SUIT, para que sea oponible.
El trámite encuentra un sustento normativo muy bajo. No
obstante, se trata de lineamientos generales que se concretan
en cada proyecto, por lo que no sería posible su
reglamentación específica vía norma legal o reglamentaria de
carácter nacional. La entidad debe velar porque dentro de cada
convocatoria se dé cumplimiento a las normas transversales de
optimización de trámites y en especial lo que tiene que ver con
las acreditaciones documentales, interoperabilidad con las
bases de datos para efectos de la identificación de las partes y
el uso de medios electrónicos en lo que resulte compatible.
Dentro del levantamiento del trámite no se encuentra que el
trámite pueda adelantarse de manera virtual. De acuerdo con lo
dispuesto por los artículos 53 y 54 de la Ley 1437 de 2011, se
debe facilitar el acceso a los trámites mediante medios
electrónicos, en cuanto esto sea compatible con la naturaleza
del trámite.
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
Melisa Murcia Pabon� 17/6/16 12:43 P.M.Eliminado:
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
148
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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149
4 PLAN DE ACCIÓN
En esta sección se presenta una propuesta sobre las acciones que la entidad deberá realizar para poder
efectuar las mejoras propuestas en el capítulo anterior.
Los planes de acción identificados para la entidad son los siguientes:
ID Plan de Acción Categoría Nombre Plan de Acción
INF-1 INFORMACION Actualizar datos en SUIT INF-2 INFORMACION Cargar toda la información en SUIT ADM-4 ADMINISTRATIVO Mecanismo de firma digital TEC-1 TECNOLOGIA Implementación de sistema para diligenciar la información básica TEC-3 TECNOLOGIA Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web TEC-5 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago Bancario TEC-6 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago en línea INT-1 INTEROPERABILIDAD Diseño de interoperabilidad entre entidades
NOR-3 NORMATIVO Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos
Tabla 2. Listado de Planes de acción
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INFORMACION
Acción Actualizar datos en SUIT
ID INF-1
Descripción
Realizar un análisis de las características o elementos esenciales que componen un trámite y actualizar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.
Líder
Categoría
Duración total Enlace de la entidad con
el DAFP
INFORMACION
2 Semanas
Justificación
Los deberes y obligaciones contenidos en el Artículo 1 numeral 3 de la Ley 962 de 2005 y en el Artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012, suponen garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información por parte de la entidades, a partir de proveer al ciudadano información confiable y actualizada acerca de los trámites. Para ello, el legislador ha instituido varios mecanismos entre los cuales se encuentra el SUIT, instrumento al cual se le han asignado efectos de carácter jurídico en tanto solamente resultan exigibles al ciudadano aquellos trámites y requisitos que han sido incorporados al sistema. No obstante, en la práctica persisten brechas entre la información contenida en el SUIT y las exigencias de la entidad para adelantar el trámite, lo que genera al ciudadano la necesidad de superar barreras prácticas y cumplir cargas no informadas con sus correspondientes efectos, según el caso, en cuanto a reprocesos, mayores costos, mayor tiempo invertido, y en general, respecto a la seguridad jurídica que brindan las entidades de frente al cumplimiento del ordenamiento, a la legalidad del trámite y sus exigencias, y a la garantía plena de los derechos ciudadanos.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1
Revisar las características de los
trámites x Planificación
2 Realizar proceso de actualización con el
DAFP x Enlace con DAFP
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO BAJO
BAJO
BAJO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número de quejas o reclamos relacionados con la información del
trámite
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Trámites que aplica
E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital E22-2 Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional
Descripción de tareas
1 El proceso de actualización de la información publicada debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos publicados en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal
2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimientos establecidos para la actualización de la información de los trámites inscritos en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.
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INFORMACION
Acción Cargar toda la información en SUIT
ID INF-2
Descripción
Realizar un análisis de las características que componen un trámite y publicar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.
Líder
Categoría
Duración total Enlace de la entidad con
el DAFP
INFORMACION
4 Semanas
Justificación
El derecho de los ciudadanos a informarse implica que la información brindada cuente con atributos que garanticen la eliminación de barreras para acceder a los trámites y servicios que brinda el Estado, por lo que tal información debe responder a los principios de integridad y completitud, bajo los cuales el ciudadano puede obtener la claridad necesaria y suficiente para entender adecuadamente la manera en que debe dar cumplimiento a sus obligaciones o solicitar un pronunciamiento determinado, así como para tener certeza respecto al procedimiento, los tiempos de respuesta, los costos, las posibles interacciones y lo que recibirá como salida final de su solicitud. En esta medida, la ausencia de información en el SUIT o la presencia injustificada de campos en blanco o campos no diligenciados adecuada y coherentemente, supone la necesidad de acoger acciones, medios e instrumento que permitan controlar tanto al Departamento Administrativo de la Función Pública como a la propia entidad, la calidad de la información que se carga en el sistema, evitando que el ciudadano se enfrente a barreras por ausencia total o parcial de información.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1
Revisar las características de los
trámites x Planificación
2 Realizar proceso de actualización con el
DAFP x x x Enlace con DAFP
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO BAJO
BAJO
BAJO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Encuestas a ciudadanos sobre
cómo se informó de los requisitos y pasos para realzar el trámite
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Trámites que aplica
E22-8 Certificación de competencias laborales E22-9 Asesoría para la creación de empresa E22-10 Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial E22-11 Guía para la normalización de competencias laborales E22-12 Programas de formación continua especializada y desarrollo tecnológico
Descripción de tareas
1 El proceso de inscripción de un trámite en el SUIT debe comenzar con el análisis de la información que caracteriza al trámite. Este análisis debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos a publicarse en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal
2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimiento establecido para la inscripción del trámite en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.
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ADMINISTRATIVO
Acción Mecanismo de firma digital
ID ADM-4
Descripción
Implementar dentro la operativa de firmas de las resoluciones de la entidad la "Firma Digital", la cual es equivalente a la firma manuscrita que garantiza la identidad y responsabilidad del autor de la firma. Esta firma cuenta con el mismo valor probatorio y fuerza obligatoria de una firma manuscrita, aportando un atributo de seguridad jurídica adicional, como lo es la integridad de la información.
Líder
Categoría
Duración total Responsable de proyecto de implantación. Área de
planificación o mejora continua
ADMINISTRATIVO
8 Meses
Justificación
La introducción al ordenamiento jurídico colombiano de las tecnologías de la información y las comunicaciones en pro de la eficiencia y calidad administrativas, supone la incorporación de instrumentos que permitan agilizar y dar celeridad a aquellas actividades que requieren para su validez jurídica, la firma del funcionario competente para resolver el trámite o la expedición de la documentación avalada con la misma, y que en mayor o menor proporción, según la entidad y el tipo del trámite, constituyen cuellos de botella del trámite en tanto resultan masivas o de alta demanda o de alto impacto en el curso de las actividades normales de servicio al ciudadano. El legislador ha incorporado disposiciones mediante las cuales autoriza a las entidades en algunos casos, y en otros las obliga, a adoptar mecanismos de firma digital y de firmas mecánicas en sustitución de la firma autógrafa de documentos. Acoger estos mecanismos permite a la entidad ajustarse al cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 6 de la Ley 962 de 2005 en cuanto al uso de medios tecnológicos, facilita la implementación de los medios electrónicos para la tramitación integral de solicitudes y expedientes electrónicos ordenados en la Ley 1437 de 2011, y permite aprovechar lo dispuesto en el Artículo 12 del decreto 2150 de 1995, disposición que data de veinte años atrás, relativa a la potestad de acoger firmas mecánicas para trámites masivos.
Cronograma (Meses) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1
Analizar procesos actuales susceptibles de emplear la firma digital
x Responsable del proyecto
2 Diseñar nuevos procesos x x Responsable del proyecto
3 Adecuar normativas en la entidad
x x Director legal y de sistemas de
la entidad
4 Realizar proceso de
adquisición con Certicámara
x Compras
5 Implementar piloto y desplegar al resto de
procesos x x x x Responsable del proyecto
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo MEDIO MEDIO
BAJO
BAJO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Tiempo y costo administrativo total por
trámite
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155
Trámites que aplica
E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona la entidad e identificar aquellos susceptibles de incluir la firma digital. Estos procesos son los que implican la firma manuscrita en los actos administrativos. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia y coste del trámite. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades donde se involucra la firma manuscrita en el trámite.
2 Se debe comprender perfectamente el funcionamiento de la firma digital, para esto existe bastante información disponible, sin embargo se sugiere realizar los contactos con empresas certificadoras como Certicámara para comprender los requisitos, la operativa y los beneficios de esta tecnología. Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a la firma digital. El rediseño de estos procesos debe ser realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado.
3 Con el resultado de los nuevos procesos se debe analizar desde un punto de vista normativo que los trámites con firma digital estén adecuadamente cubiertos bajo la normativa vigente en la entidad. En caso contrario se deberán realizar las acciones necesarias para este fin. Desde el punto de vista tecnológico y conociendo los requisitos necesarios para implementar esta tecnología, se debe valorar los recursos existentes y analizar si se deben realizar inversiones para cubrir estos requerimientos.
4 Comenzar el proceso con empresas certificadoras como Certicámara según las instrucciones de solicitud del servicio y con el asesoramiento correspondiente.
5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
156
TECNOLOGIA
Acción Implementación de sistema para diligenciar la información básica
ID TEC-1
Descripción
Implementar flujos de trabajo para la gestión electrónica del trámite, definir tipos de accesos de usuario al sistema y capturar mediante formularios web la información del usuario necesaria para diligenciar el trámite.
Líder
Categoría
Duración total Director Área Responsable
del Trámite
TECNOLOGIA
12 Semanas
Justificación
El análisis integral y armonizado de las disposiciones contenidas en Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, evidencia la institucionalización de la tecnología como medio adecuado, pertinente y necesario para asegurar el cumplimiento de las obligaciones y principios que sustentan el ejercicio de la Función Pública Administrativa, por lo que el plan propuesto tiene justificación en la necesidad de lograr el total ajuste regulatorio por parte de las entidades al cumplimiento de las disposiciones legales que obligan a adoptar, en forma permanente, mecanismos de interacción electrónica con la ciudadanía y de gestión integral de actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, lo que sustenta como primer paso a seguir, la adopción de formularios web que permitan, aunque sea de manera parcial, capturar los datos básicos para la radicación de la solicitud, la activación de los procedimientos internos y el envío de las comunicaciones de confirmación de recibo e inicio del trámite o de las necesidades de complementación de la solicitud para que la actuación continúe.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Analizar procesos actuales
x x Planeación
2
Establecer los datos requeridos y diseñar
formularios de radicación virtual además de procesos futuros
x x x Planeación
3 Gestionar los servicios de desarrollo
x x Sistemas
4 Implementar los desarrollos
x x x Sistemas
5 Realizar prueba piloto e implementar
x x x x Planeación
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo MEDIO ALTO
MEDIO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número de usuarios que acceden
mensualmente al sistema
Número de trámites iniciados
Tiempo y costo administrativo mensual de
cada trámite
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157
Trámites que aplica
E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital E22-3 Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales E22-8 Certificación de competencias laborales
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites que lleva a cabo la entidad e identificar a aquellos que implican el inicio del trámite por medio de una solicitud escrita presencial y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para el inicio del trámite de manera virtual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades del inicio de la solicitud del trámite y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.
2 Por medio de mesas de trabajo se deberá realizar el ejercicio de diseño de formularios para iniciar el trámite. En este ejercicio se deben definir los campos (datos) de identificación del ciudadano y los datos propios del trámite que se pueden incluir en el formulario. En este punto se puede hacer una reflexión sobre los datos solicitados actualmente de manera física e identificar otros campos que faciliten el desarrollo del trámite. También se debe tomar en cuenta que un formulario web debe ser conciso y amigable para el usuario. Además de diseñar los campos, se debe diseñar la interface y sobre todo analizar como este proceso de radicación virtual se vinculará con el sistema de gestión actual. Esto con la idea de definir los requisitos y el alcance a cumplir para la implementación de los desarrollos necesarios en el sistema.
3 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación de los formularios web (incluyendo la adquisición del servicio web) y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.
4 4.1 Implementar el módulo de flujo de trabajo de cada trámite. En esta fase se implementará el flujo de trabajo de cada uno de los trámites. Se implementará cada una de las fases por las que el trámite debe pasar hasta su resolución, los datos a introducir necesarios, las tareas de cada fase y los responsables de la tramitación del expediente por cada fase 4.2 Implementación del módulo de acceso del usuario al sistema. Este módulo será el encargado de permitir al usuario acceder al sistema identificándolo de una manera única. Los modos de acceso pueden ser diversos, desde el uso del certificado electrónico del usuario o bien registrándose en el sistema mediante usuario y contraseña que serán habilitadas previa verificación de la documentación aportada o bien mediante clave proporcionada por la entidad una vez que el usuario ha ido presencialmente a la entidad y ha sido correctamente identificado. 4.3 Implementación módulo de registro de datos y formulario. El sistema debe registrar información concebida en el diseño de campos y el formulario. 4.4 Implementación módulo de registro de datos y formulario Este módulo presentará al usuario que ha accedido correctamente al sistema, la relación de todos los trámites que el usuario ha creado con la entidad así como el estado o fase en el que se encuentra cada uno de esos trámites (en tramitación, en espera de documentación, verificando datos, etc.). Este módulo dará prioridad a la visualización de trámites aun abiertos, aunque incluirá filtros para que el usuario pueda consultar cualquier expediente creado.
5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas identificadas en los puntos anteriores y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y bajo la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
158
TECNOLOGIA
Acción Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web
ID TEC-3
Descripción
Implementación de sistema para la captura de la documentación requerida al ciudadano para el inicio del trámite así como su almacenamiento en el sistema de la entidad.
Líder
Categoría
Duración total
Responsable de sistemas
TECNOLOGIA
12 Semanas
Justificación
La introducción del fortalecimiento tecnológico y del gobierno electrónico como principios rectores en el ejercicio de la función pública administrativa, contenidos en los cuerpos normativos del Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, requieren para su cumplimiento, el desarrollo y adopción de instrumentos que permitan garantizar el acceso a los trámites y servicios del Estado bajo la premisa de acoger modelos de servicio que garanticen canales electrónicos para la interacción Ciudadanía-Estado, desprendiéndose de ello el imperativo de acoger tecnologías que aseguren la integralidad del servicio, de manera que no solamente el ciudadano pueda informarse sino también pueda formular la solicitud y aportar la documentación requerida para el trámite, mediante sistemas, funcionalidades o aplicaciones que permitan al ciudadano iniciar la actuación sin necesidad de hacer presencia en una sede física de la entidad y le garanticen la posibilidad de adjuntar en forma controlada la documentación requerida, asegurando no solo la interacción sino también la calidad de la misma en términos de exactitud y certeza de la documentación exigida y aportada para la resolución del trámite, con sus consecuentes mejoras en cuanto a eliminación o diminución de reprocesos.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Analizar procesos actuales x x Planeación
2
Definir documentación necesaria por trámite y tipo
de información (imagen, texto, checklist, etc.)
x x x Planeación
3 Estrategias de almacenamiento
x Sistemas
4 Estrategia de interacción con el sistema de gestión
x x Sistemas
5 Gestionar los servicios de desarrollo
x x x Sistemas
6 Realizar prueba piloto e implementar
x x x x Planeación
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo ALTO MEDIO
MEDIO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Tamaño en MB de los documentos totales
almacenados
Tamaño en MB de los documentos almacenados por
cada trámite
Tamaño en MB de los documentos almacenados por
cada usuario
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
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Trámites que aplica
E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital E22-3 Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales E22-8 Certificación de competencias laborales
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites que realiza la entidad e identificar aquellos que implican la radicación de documentación física y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para realizar la radicación vía web desde la plataforma del trámite de la entidad. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades de radicación física y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.
2 Por cada trámite definir la información requerida para la correcta gestión del trámite, tanto aquella que sea solicitada al usuario mediante la introducción de formularios como aquellos anexos necesarios. Se debe analizar el formato de los archivos a adjuntarse (word, excel, PDF, GIF, TXT, DWG). Se clasificará la información de acuerdo a sus tipos de datos para un posterior almacenamiento en el sistema.
3 Para aquella información que ocupe un volumen inferior a 10 MB, crear mecanismo para el almacenado en la base de datos del sistema. Para aquella información o documentos cuyo volumen supere los 10MB, crear los mecanismos para almacenar la información en el sistema físico (no directamente en la base de datos), pero en la base de datos se guardará referencia acerca de la ubicación física así como otros metadatos importantes como el nombre del fichero, extensión, tipo, tamaño, etc.).
4 4.1 Analizar el sistema actual de gestión documental de la entidad. Estudiar la arquitectura del sistema, la tecnología sobre la cual está implementada con el fin de establecer el mejor modelo de integración con el sistema web. 4.2 Conectores de integración del sistema web con backend de gestión documental. Desarrollar los conectores necesarios para permitir la integración entre el sistema web de captura y visualización de los datos de tramitación con el sistema backend existente en la entidad. 4.3 Implementación de sistema backend de Entrada y Salida de trámites. Implementar un sistema backend de entrada y salida para poder visualizar los trámites existentes independientemente de si se han creado de forma interna o a través del formulario web. Este sistema de entrada/salida también permitirá al operador crear y dar de alta nuevos procesos de expedientes sobre un trámite existente. 4.4 Implementación de módulo de consulta de información documental de cada trámite. Implementar un módulo que permitirá la visualización y consulta de la información asociada a cada trámite, tanto de la información almacenada en la base de datos como de la información almacenada en ficheros físicos. Se permitirá también una búsqueda de la documentación.
5 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación del servicio web y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.
6 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas identificadas en los puntos anteriores por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
160
TECNOLOGIA
Acción Sistema para la gestión del pago Bancario
ID TEC-5
Descripción
Implementar la creación de órdenes de pagos para el ciudadano y difusión de éstas a través de distintos canales e integración de la pasarela de comunicación bancaria del pago efectuado para su consulta y verificación en el sistema documental de la entidad.
Líder
Categoría
Duración total
Responsable de sistemas
TECNOLOGIA
9 Semanas
Justificación
Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas a la prohibición de exigir información, documentos, constancias o cualquier otro documento que ya repose en la entidad y a la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario sino también, contar con un sistema de gestión del mismo, que permita eliminar la exigencia documental de acreditación del pago como carga exigida al ciudadano, en tanto ésta información ya reposa en la entidad por ser precisamente la receptora del pago, para sustituirla a partir del uso de tecnologías, por una verificación oficiosa del mismo al momento de la radicación del trámite, asegurando con ello un estricto ajuste al cumplimiento del principio constitucional de reserva legal de los trámites y requisitos, la eliminación de barreras de acceso respecto a las acreditaciones documentales y de paso, facilitar el control detallado de los recursos recibidos y su origen, así como el aprovechamiento de esta información para otros fines que requiera la entidad, tales como informes estadísticos, rendición de cuentas, entre otros.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Analizar trámites con pago asociado
x Planeación
2 Acuerdos con entidades bancarias
x x Contrataciones
3 Implementar canales de comunicación y pasarela
de notificación x x Sistemas
4 Crear pasarela para la
notificación bancaria de pago efectuado
x x x Sistemas
5 Integrar pago bancario con flujo del trámite
x x Sistemas
6
Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados
x x Sistemas
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO MEDIO
MEDIO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número de órdenes de pago generadas
Número de pagos realizados en banco
Porcentaje de órdenes de pago generadas por pago
realizado
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
161
Trámites que aplica
E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona la entidad e identificar aquellos que incluyen los pagos de los usuarios en entidades bancarias y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para poder emitir directamente el pago desde la web del trámite. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales.
2 Establecer un acuerdo de relación con la entidad bancaria para el desarrollo de los canales de comunicación y las pasarelas de confirmación. Las entidades con esta tecnología tienen establecidas las tareas a realizarse por ambas partes. Las más relevantes se resumen en los siguientes pasos:
3 Para cada trámite que necesite una liquidación, se generará una orden de pago única para el ciudadano con un identificador único que será la clave para el pago bancario y el posterior reconocimiento en el sistema. La orden de pago creada se podrá enviar al ciudadano a través de distintos canales de comunicación dependiendo de la elección del ciudadano, estos canales pueden ser: descarga directa de PDF de orden de pago, envío al correo electrónico de PDF de orden de pago, envío de SMS con instrucciones de pago, generación de código QR con orden de pago, etc.
4 Crear una pasarela segura para proporcionar al banco de tal forma que cuando en sus oficinas se realice la liquidación de la orden de pago, el banco lo comunique al sistema de la entidad de una forma segura. Se implementarán mecanismos de redundancia, integridad y robustez para asegurar que el pago efectivamente se ha efectuado.
5 Crear conectores seguros con el sistema de gestión de expediente de tal forma que una vez realizado el pago se pueda continuar con la tramitación del expediente.
6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultar acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
162
TECNOLOGIA
Acción Sistema para la gestión del pago en línea
ID TEC-6
Descripción
Creación de protocolos y acuerdos con entidades bancarias con servicios de pago online e implementación de módulos, conectores y formularios web para permitir al ciudadano el pago online del trámite.
Líder
Categoría
Duración total
Responsable de sistemas
TECNOLOGIA
8 Semanas
Justificación
Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas al cumplimiento del principio de fortalecimiento tecnológico, y la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario en sedes presenciales sino también, contar con sistemas de pago electrónico y en línea que permitan al ciudadano, de acuerdo al canal mediante el cual se accede al trámite, efectuar el pago sin necesidad de contactos o desplazamientos adicionales, disminuyéndose el tiempo y recursos invertidos por el ciudadano para iniciar el trámite, así como a la generación de procesos más cohesionados, ágiles y de más fácil control por parte de la entidad.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Analizar pasarelas de pago bancario online disponibles
x Planeación
2 Firmar protocolo con entidad bancaria
x x Sistemas
3 Crear un formulario de pago on-line
x Planeación
4 Crear de conectores con la
pasarela de la entidad bancaria
x x Sistemas
5
Crear conector transaccional de pago online efectuado con el sistema de gestión de la
entidad
x x Sistemas
6
Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados
x x Sistemas
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo MEDIO MEDIO
MEDIO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número de pagos online realizados
Porcentaje de pagos online comparado con pago físico
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
163
Trámites que aplica
E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de las pasarelas de pago online de los bancos colombianos disponibles estudiando que servicios e interfaces ofrecen, facilidad de integración y los costos de usar sus servicios de pago online.
2 Seleccionar una de las plataformas y firmar un acuerdo de protocolo de colaboración entre la entidad y el banco para el uso de los servicios de pago online.
3 La entidad debe crear un formulario de pago online que recoja los principales datos de la orden de pago, así como permitir al ciudadano introducir su medio de pago (tarjeta de débito o crédito).
4 Crear conectores entre el formulario web y la pasarela de pago bancaria de tal forma que se pueda realizar el pago a través del formulario.
5 Crear conectores transaccionales de tal forma que la pasarela bancaria notifique que el pago se ha realizado correctamente y que no ha habido ningún problema, de otro modo se debe poder realizar un rollback completo, si no se ha completado la transacción de forma correcta.
6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultas acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
164
INTEROPERABILIDAD
Acción Diseño de interoperabilidad entre entidades
ID INT-1
Descripción
Desarrollar mecanismos de operación tecnológica y/o ajustar los existentes en la entidad, con el fin de institucionalizar y generalizar la consulta e intercambio de información interinstitucional como herramienta básica, indispensable y obligatoria para la prestación de los servicios y trámites a cargo de la entidad, sustituyendo su exigibilidad como carga a cumplir por el ciudadano por esquemas de interoperabilidad que permitan la verificación oficiosa del requisito.
Líder
Categoría
Duración total Jefe Área Responsable de
Sistemas y Tecnología
INTEROPERABILIDAD
18 Meses
Justificación
Este plan está justificado para aquellos trámites y servicios que requieren para su iniciación, trámite o resolución, la verificación o la consulta de información, hechos, circunstancias o documentos que reposan en otra entidad, por lo que es obligación de la entidad dar cumplimiento a la prohibición de su exigibilidad conforme a los dispuesto en los Artículos 9 del Decreto Ley 019 de 2012, 14 de la Ley 962 de 2005 y 8 de la Ley 1437 de 2011, así como establecer los instrumentos que resulten necesarios para asegurar que la interoperabilidad se realiza con ajuste al marco legal y a los principios de colaboración, eficiencia, economía y celeridad.
Cronograma (Meses) ID Tarea
1 2-8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Responsable
1 Revisar y actualizar el estudio diagnóstico
x Jefe Oficina Planeación de la
entidad
2 Diseñar el mecanismo de interoperabilidad
x x x x x x x x
Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área
Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la
entidad
3
Elaborar el plan de acción específico para cada
modelo de interoperabilidad que se acoja
Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área
Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la
entidad
4 Elaborar y suscribir convenios
Abogado designado por Jefe de Área responsable del Trámite
con apoyo de la Secretaría General de la entidad y Oficina
Jurídica
5 Implementar el esquema o modelo de interoperabilidad
Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de: Área
Técnica responsable del trámite, Oficina de Planeación de la
entidad y Oficina de Servicio al Ciudadano
6 Comunicar y lanzar el servicio bajo el nuevo
modelo
Jefe Oficina de Comunicaciones de la entidad con apoyo de
Oficina de Servicio al Ciudadano
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO ALTO
MEDIO
ALTO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3 No. de requisitos
documentales exigidos antes de la intervención
vs. No. de requisitos documentales
sustituidos por medios de intercambio de
información
No. de convenios o acuerdos suscritos que se
encuentran operados por la entidad para el intercambio de información antes de la
intervención vs. No. de convenios o acuerdos
suscritos para el intercambio de información que se encuentran operados
después de la intervención
No. de entidades con las que se interopera antes de la intervención vs. No. de
entidades con las que se interopera después de la
intervención
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
165
Trámites que aplica
E22-3 Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales E22-9 Asesoría para la creación de empresa
Descripción de tareas
1 Establecer cambios operativos, técnicos, regulatorios o tecnológicos adoptados con posterioridad al cierre del estudio diagnóstico que impacten el diseño integral del mecanismo de interoperabilidad; en función de ello integrarlos al estudio y dimensionar los efectos de éstos en el comportamiento del trámite o servicio a nivel intrainstitucional, interinstitucional y de cara al ciudadano.
2 Desplegar actividades tendientes a reconocer el mapa de interoperabilidad y realizar mesas técnicas con las áreas involucradas de la entidad y las contrapartes correspondientes de cada entidad con la que se interoperará, con el fin de fijar conjuntamente los lineamientos que integralmente debe reunir el modelo tecnológico de interoperabilidad. A partir de ello, reconocer las alternativas posibles para lograr la interoperabilidad plena y la eliminación de exigencias documentales al ciudadano con cada entidad, seleccionar interinstitucionalmente aquella que brinde las mejores condiciones en términos de eficiencia, calidad, seguridad y diseñar conjuntamente con la entidad que interoperará, el modelo específico correspondiente; posteriormente, someterlo a validación y retroalimentación de las áreas técnicas involucradas de las entidades.
3 Elaborar en conjunto con las áreas intrainstitucionales y las de cada entidad contraparte, el plan de acción que en específico se requiere para implementar el modelo de interoperabilidad acogido, con señalamiento de necesidades técnicas, tecnológicas y jurídicas; actividades, tiempos, responsables: recursos a invertir y productos; y someterlo a la validación, retroalimentación y aprobación de las áreas involucradas y de los responsables de la toma de decisión al interior de la entidad.
4 Con el fin de garantizar la implementación del modelo de interoperabilidad, su funcionalidad y sostenibilidad, acoger modelos de convenios que integren las obligaciones, responsabilidades, inversiones, recursos, control, mecanismos de seguimiento y monitoreo de la implementación y en general, las condiciones que cumplirán las entidades en el marco del proceso para asegurar la implementación y la funcionalidad adecuada y permanente del mecanismo. Estos convenios pueden obedecer a un prototipo y/o integrar particularidades propias que surjan del modelo de interoperabilidad particular con una o varias entidades, pero en todo caso, se sugiere que de ellos haga parte integral el plan de acción específico diseñado, validado y aprobado por las entidades involucradas en la interoperabilidad.
5 Ejecutar el plan de acción específico bajo la previsión de garantizar la adecuada documentación del mismo; el desarrollo de los casos de uso que sustenten la interoperabilidad, el diseño y suscripción de los acuerdos de niveles de servicio interinstitucionales; el control y monitoreo conjunto por parte de los líderes del proyecto al interior de cada entidad. De manera que con todos ellos, se asegure el pilotaje y prueba de las soluciones de interoperabilidad antes de lanzar los servicios al aire y se eliminen riesgos que afecten la prestación adecuada del servicio de cara al ciudadano. Esta fase incluye la obligación de ajustar y actualizar en forma previa el SUIT, así como haber desarrollado los instrumentos jurídicos y los ajustes regulatorios, administrativos y técnicos requeridos para la funcionalidad del esquema o modelo de interoperabilidad, y desplegado las capacitaciones internas y externas para asegurar el adecuado entendimiento y apropiación de los objetivos pretendidos con la intervención, y con ello garantizar plenamente la accesibilidad y legalidad del trámite en los distintos canales dispuestos por la entidad para su prestación.
6 Diseñar y acoger el plan o estrategia interinstitucional que se desplegará para asegurar al ciudadano el conocimiento de los cambios que en materia de servicio reporta la implementación de la interoperabilidad, de forma tal que éste, como agente externo, una vez se lance el nuevo modelo ajustado, pueda hacer exigible la plena operación del mismo y conozca de antemano aquellos requisitos que, por virtud de ello ya no debe acreditar documentalmente, y cuáles de ellos mantienen esta condición por encontrarse exclusivamente en su resorte y no reposar en ninguna entidad de la Administración Pública.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
166
NORMATIVO
Acción Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos
ID NOR-3
Descripción
Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico y/o incurre en prohibiciones constitucionales o legales, que impiden por una u otra vía, exigir requisitos y/o acreditaciones documentales como carga probatoria en cabeza del ciudadano y/o cobrar tarifas por el trámite, procedimientos, servicio o programa.
Líder
Categoría
Duración total Director Área Responsable
del Trámite
NORMATIVO
6 Meses
Justificación
El plan de acción se justifica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos, fotocopias, certificaciones o constancias para comprobar hechos, circunstancias o informaciones que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas, así como la exigencia de pago de tarifa sin adecuado sustento normativo.
Cronograma (Meses) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Revisar y actualizar el
diagnóstico regulatorio x
Abogado de apoyo al área responsable del
trámite
2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria
x x x x Jefe de Área
responsable del Trámite
3 Validar la reforma o intervención regulatoria
x x
Jefe Oficina de Planeación de la entidad
o su delegado para el asunto
4 Socializar interna y/o
externa de la reforma o intervención
x x
Jefe de Servicio al Ciudadano de la entidad
o su delegado para el asunto
5 Expedir la reforma regulatoria
x Director Área
responsable del trámite
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO ALTO
BAJO
ALTO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
No. de acreditaciones documentales exigidas actualmente por trámite
vs. No. de acreditaciones eliminadas y/o sustituidas por
mecanismos de intercambio de
información intra o interinstitucional
No. de programas o servicios que no tipifican como trámite y que cuentan
con cobro vs. No. de trámites intervenidos con eliminación del
cobro
No. de convenios suscritos para intercambio de información y eliminación de acreditaciones
documentales en los trámites vs. número
de convenios en operación de los
suscritos
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
167
Trámites que aplica
E22-2 Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional
Descripción de tareas
1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.
2 Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstitucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad, iii) realización de mesas técnicas interinstitucionales para establecer condiciones técnicas y jurídicas para alcanzar niveles de servicio óptimos y esperados con la reforma o la intervención, y iv) diseño de los instrumentos jurídicos (convenios y/o acuerdos de nivel de servicio) a suscribir para foralizar y asegurar la interoperabilidad o el intercambio de información.
3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y la eliminación de las acreditaciones documentales al ciudadano y con los textos diseñados para los instrumentos que formalicen el intercambio o interoperabilidad de la información intra e interinstitucionalmente. Comprende validación y ajuste del texto normativo versus proceso y procedimiento acogido para el trámite, servicio, programa o procedimiento versus contenidos de los instrumentos a suscribir, como convenios y acuerdos de nivel de servicio que darán plena funcionalidad y operatividad al modelo y a la eliminación de los requisitos documentales.
4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional e interinstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de las entidades involucradas, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, los contenidos de los convenios y/o acuerdos de niveles de servicio acogidos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.
5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s) y el(los) convenio(s) o acuerdo(s) de nivel(es) de servicio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimientos modificados de ser este el caso y con la suscripción y formalización de los acuerdos y convenios. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la actualización del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
168
5 CONCLUSIONES
A partir de la valoración cualitativa y cuantitativa presentada para cada Trámite, se elaboró una
valoración promedio para el conjunto de los Trámites y Servicios caracterizados de la entidad que puede
usarse como referencia. Sin embargo, vale la pena recalcar que esta valoración no refleja las
características de la entidad como un todo ya que solo representan los promedios valorados de algunos
procesos de la misma.
Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados
En cuanto a la parte normativa, se analizaron para esta entidad dos tipos de trámites, los primeros
relacionados con funciones de prestación de servicios educativos, cuyo ajuste regulatorio resulta
adecuado en función de los elementos esenciales que caracterizan un trámite, la reglamentación
existente es coherente y se encuentra armonizada a las disposiciones legales que orientan la
racionalización de trámites de la acorde a las normas que regulan los procedimientos administrativos y la
simplificación de trámites.
El segundo tipo de trámites originados a partir del ejercicio de funciones como Agencia Pública de
Empleo, aunque también responden adecuadamente a los elementos regulatorios de caracterización de
los trámites, presentan las siguientes observaciones en aspectos asociados al cumplimiento de
disposiciones que propenden por el control regulatorio de los trámites:
1 9
❷ Regular
❷ Interacción
❷ Regular
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondecia
Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
169
(i) No se integran en el SUIT, lo que entraña un desconocimiento del artículo 40 del Decreto Ley 19 de
2012 y del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, es especial los numerales 3 y 5.
(ii) El sustento normativo es bajo, desarrollado principalmente mediante normatividad interna, por lo que
en tales aspectos no regulados aplican las normas que rigen el derecho fundamental de petición
consagradas en la Ley Estatutaria 1755 de 2015.
(iii) Los trámites no cuentan con canales virtuales, lo que connota un bajo nivel de cumplimiento a las
disposiciones señaladas en los artículos 53 y 54 de la Ley 1437 de 2011.
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