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SIECLELes Extractions personnalisées
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Les éditions d’étiquettes dans Word 2007Le Publipostage
Mise à jour : Février 2013
SOMMAIRE
► EXTRAIRE UN FICHIER POUR ÉDITER DES ÉTIQUETTES SOUS WORD................................3
1. Choix des critères de sélection - Qui ? :....................................................................................................3
2. Choix des rubriques à afficher - Quoi ? :..................................................................................................4
3. Choix du tri-compteur - Comment ? :........................................................................................................4
4. Enregistrer l'extraction personnalisée........................................................................................................5
5. Exporter l’extraction vers Excel................................................................................................................5
6. À quel endroit enregistrer le fichier ?........................................................................................................5
► PUBLIPOSTAGE DES ÉTIQUETTES DANS WORD...........................................................................6
1. Type de document......................................................................................................................................6
2. Sélection des destinataires.........................................................................................................................7
3. Disposition des étiquettes...........................................................................................................................9
4. Mise à jour de toutes les étiquettes..........................................................................................................10
5. Aperçu des étiquettes...............................................................................................................................11
6. Fin de la fusion.........................................................................................................................................12
► EXTRAIRE UN FICHIER POUR ÉDITER DES ÉTIQUETTES SOUS WORD
Au préalable, créer dans le dossier "Mes documents", un répertoire nommé "Extraction personnalisée".
1. CHOIX DES CRITÈRES DE SÉLECTION - QUI ? :
Exemple pour des étiquettes Affectation :
On recherche les élèves scolarisés ET
Uniquement les élèves de 3ème
La séléction du MEF "commence par" : "3" permet d'extraire tous les élèves du niveau 3ème (3G, 3EME EUROPEENNE, 3EME MUSIQUE, 3EME SEGPA …).
On peut également lancer cette extraction pour une seule division :
BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 3 / 12
2. CHOIX DES RUBRIQUES À AFFICHER - QUOI ? :
Thème Identification de l'élève : Nom, Prénom1, INE, Date naissance, Sexe
Thème Bourses Type de Bourses Nat, Type de Bourse Clg
Thème Scolarité actuelle : MEF, Division, Option1, Option2, Option3
Thème Resp Légal 1 Nom resp. légal1, Prénom resp. légal1, Tél maison resp. légal1, Ligne Adresse 1 à 4,
Code postal, Commune
3. CHOIX DU TRI-COMPTEUR - COMMENT ? :
Les élèves seront d’abord triés par division puis par ordre alphabétique sur leur nom et prénom.
Cliquer sur , la liste s’affiche à l'écran.
BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 4 / 12
4. ENREGISTRER L'EXTRACTION PERSONNALISÉE
5. EXPORTER L’EXTRACTION VERS EXCEL
Après avoir enregistré l'extraction, cliquer sur le bouton
La fenêtre de téléchargement de fichier s’ouvre :
6. À QUEL ENDROIT ENREGISTRER LE FICHIER ?
Dans le dossier préalablement créé, c'est-à-dire : "Extraction personnalisée" dans "Mes documents".
Sortir de SIECLE - Entrer dans Word
BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 5 / 12
Cliquer sur Enregistrer
Sélectionner Enregistrer le fichier
Le nom peut être gardé à l'identique ou modifié par exemple en "Etiquettes_affectation"
Puis cliquer sur OK
► PUBLIPOSTAGE DES ÉTIQUETTES DANS WORD
Les écrans ci-dessous peuvent être sensiblement différents suivant la version du logiciel Word utilisée.
Cliquer sur le bouton Office / Nouveau / Document vierge Sélectionner le menu Publipostage Cliquer sur le bouton Démarrer la fusion et le publipostage Puis cliquer sur Étiquettes
1. TYPE DE DOCUMENT
La fenêtre suivante s’affiche :
BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 6 / 12
2-Sélectionner le format des étiquettes à utiliser
1-Sélectionner Étiquettes
3-Cliquer sur OK
À titre d’exemple, pour SIECLE les formats L7162, L7159, L7163 ont été préconisés.
2. SÉLECTION DES DESTINATAIRES
Sélectionner le fichier "exportCSVExtraction.csv" (ou "Etiquettes_affectation.csv" s'il a été renommé) placé dans le répertoire "Mes Documents\Extraction personnalisée").
BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 7 / 12
4-Cliquer sur le fichier Etiquettes_affectation.csv
3-Sélectionner "tous fichiers (*.*)"
5-Cliquer sur Ouvrir
1-Cliquer sur Sélection des destinataires
2-Choisissez Utiliser la liste existante
La fenêtre suivante peut apparaître :
BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 8 / 12
10-À utiliser éventuellement
7-Cliquez sur "OK"
8-Cliquer sur Modifier la liste de destinataires
11-Cliquer sur OK
6-Choisir codage "Windows"
9-Sélectionner les destinataires :- Décocher la case permet de désélectionner
tous les destinataires, et permet d'en sélectionner seulement quelques-uns
- Cocher la case permet de sélectionner tous les destinataires et éventuellement d'en désélectionner seulement quelques-uns
3. DISPOSITION DES ÉTIQUETTES
La fenêtre suivante s’affiche :
Pour voir le résultat, cliquer sur Aperçu des résultats :
BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 9 / 12
3-Sélectionner un champ et refaire l’opération pour chacun des champs à insérerPenser à sélectionner les champs dans l'ordre des rubriques devant apparaître sur l'étiquette
1-Vérifier que le curseur est bien positionné au début du document
2-Cliquer sur Insérer un champ de fusion
Exemple de mise en forme :
Pour plus de clarté, mettre 2 ou 3 espaces entre le champ "Nom" et le champ "Prénom 1". Insérer un retour à la ligne après le champ "Prénom_1", après le champ "INE" en appuyant sur la
touche Entrée. Pour modifier le choix de la taille et du style de la police, sélectionner le champ et faire un clic droit :
La fenêtre suivante s’affiche, cliquer sur Police Sélectionner la police, le style et la taille souhaités
4. MISE À JOUR DE TOUTES LES ÉTIQUETTES
BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 10 / 12
5-Après avoir fait la mise en forme de la 1ère étiquette, cliquer sur le bouton "Mette à jour toutes les étiquettes".
La première étiquette a été recopiée sur toute une page d'étiquette. "Enregistrement suivant" est indiqué sur chaque étiquette SAUF sur la première.
4-Faire la mise en forme de l’étiquette obtenue
Cliquer sur OK
5. APERÇU DES ÉTIQUETTES
Aperçu pour l'exemple "Étiquettes affectation" :
BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 11 / 12
6-Cliquer sur Aperçu des résultats
Si l’aperçu n'est pas satisfaisant :- Re-cliquez sur "Aperçu des résultats"- Revoir la mise en forme de la Première
étiquette- Puis, cliquer sur le bouton "Mettre à
jour les étiquettes"
6. FIN DE LA FUSION
Sinon, il est possible, soit de : modifier le document que Word a nommé "Etiquettes 1". fermer tous les documents sans sauvegarder et recommencer un nouveau publipostage suivant la même
procédure.
Pour faire un publipostage avec une lettre-type, il faut :
1. Composer une lettre type en incluant les champs (nom de l’élève, adresse, responsable, ...) au bon endroit.
2. Fusionner avec un fichier issu de SIECLE.3. Puis imprimer les courriers "type". Par exemple à tous les parents d’une division, d’un Mef ou de
tout l’établissement.
BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 12 / 12
1-Si l’aperçu est satisfaisant, cliquer sur Terminer & fusionner
3-Cliquer sur OK
2-Cliquer ensuite sur le bouton Modifier des documents individuels
4-Les étiquettes sont prêtes à être impriméesCliquer sur Terminer & fusionner
5-Cliquer ensuite sur le boutonImprimer les documents
6-Cliquer sur OK pour terminer
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