sistem fail & klasifikasi fail
Post on 16-Feb-2016
761 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
SISTEM FAIL & KLASIFIKASI FAIL
1
FAIL Satu folder yang mengandungi surat.
Fail rasmi - telah didaftar / surat dan dokumen yang telah di susun.
2
SISTEM FAILProses meliputi pengelasan, penyusunan, penyimpanan,
pengawalan dan mengindeks fail untuk tujuan pengesanan
apabila diperlukan.
3
MATLAMAT SISTEM FAIL
Memberi maklumat (fail) yang betulkepada orang yang memerlukan
pada masa yang ditetapkandengan kos / perbelanjaan yang terendah.
Bagaimana untuk mencapai matlamat di atas?
InputProsesOutput
4
MATLAMAT SISTEMFAIL 3 R
Fail yang betul
Peminta yang betul
Masa yang ditetapkan5
SISTEM
6
INPUT
SISTEM FAILManusiaPeruntukanProsedurPeralatanMasaMaklumat
Kelas SusunSimpanKawalIndeks
Pengesanan &Pengeluaran failR R R
PROSES
OUTPUT
KONSEP SISTEM FAIL
KELAS
B A
H A G I AN
RE
G I STRI
Manusia
SUSUNAN FAIL(File Arrangement)
Peralatan
Peruntukan
Maklumat
FAIL
SUSUN &INDEKS
SIMPAN &KAWAL
Prosedur
7
Masa
REGISTRISatu unit di dalam
jabatan/ agensi kerajaan yang bertanggungjawab
mengendalikan rekod-rekodnya.
8
FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT
REGISTRI Mewujudkan fail Mengedarkan fail Mengesan kembali fail Pelupusan fail
9
CONTOH BILIK REGISTRI
10
KLASIFIKASI FAIL
KONSEP PENGURUSAN FAILMemo, Surat,Laporan, Bahan AV, Minit, Kertas Kerja dll.
TAWAN FAIL
PROSED
URSISTEM
FAILAKTIVITI
i. Pengkelasanii. Penyusunaniii. Penyimpananiv. Pengawalanv. Mengindeks
KAWAL SISTEM REGISTRI
AKTIVITI
i. Buka dan tutup failii. Kawalan pergerakan fail-kadiii. Simpan Dalam Perhatian (SDP)
DEFINISI KLASIFIKASI
Penyusunan fail-fail ke dalam kumpulan-kumpulan yang mempunyai perkara yang sama di mana tiap-tiap fail dan kumpulan fail dikenali dengan identitinya tersendiri.
DEFINISI KLASIFIKASIISO 15489 – Records Management:
Klasifikasi adalah satu proses kerja mengenalpasti dan menyusun aktiviti
urusniaga/rekod sesebuah organisasi ke dalam kategori/kumpulan mengikut
struktur yang lojik, kaedah dan peraturan yang ditetapkan oleh mana-mana sistem
klasifikasi.
PERATURAN KLASIFIKASI FAIL
Menggunakan klasifikasi fungsi dengan memasukkan sistem blok nombor.
Lojik – ianya boleh dipadankan antara satu kumpulan fungsi dengan kumpulan fungsi yang lain, juga dengan aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi dalam organisasi.
Susunan mengikut hirarki tertentu bermula dari yang umum kepada yang lebih khusus
SKIMA KLASIFIKASIPeringkat 1: Fungsi Umum
Peringkat 2: Sub-Fungsi Umum Peringkat 3: Aktiviti Khusus
Peringkat 4: Transaksi Khusus
BAGAIMANA KLASFIKASI BEROPERASI?FUNGSI SUB-FUNGSI AKTIVITI TRANSAKSI
Pentadbiran Jawatankuasa J/Kuasa Dalam Jabatan
J/Kuasa Luar Jabatan
J/Kuasa Kebersihan
J/Kuasa Kualiti
J/Kuasa Hari Perpaduan
J/Kuasa Hari Kebangsaan
KENAPA PERLU KLASIFIKASI?
Membolehkan dokumen disimpan dalam satu bekas / folder yang tepat dan betul.
Mempercepatkan akses kepada rekod dan dokumen dalam folder.
Rekod-rekod aktiviti sesebuah organisasi dapat diakses dan digunakan secara optimum.
Memudahkan penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR).
Menyediakan maklumat silang rujuk antara satu kumpulan fail dengan kumpulan yang lain.
KLASIFIKASI: TARAF KESELAMATAN
Arahan Keselamatan TERBUKA TERHAD SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR
KLASIFIKASI: KITARAN HAYAT
Aktif / Semasa Separa aktif / Separa semasa Tidak aktif / Tidak semasa
KAEDAH KLASIFIKASI:1. Ensiklopedia
PENGANGKUTANKenderaan Darat
Bas Kereta Lori Motosikal Van
KAEDAH KLASIFIKASI: 2. Kod
Abjad Nombor Warna Simbol Kombinasi di atas
i. Abjad Sesuai untuk Nama Khas
Contoh:
IndividuOrganisasiJabatan
i. AbjadKelebihan:i. Jumlah yang kecilii. Mudah difahamiiii. Tidak perlu indeksiv. Mudah penyusunan
Kelemahan:v. Nama yang samavi. Bunyi samavii. Penggunaan ruang tidak ekonomik
ii. NOMBOR Siri KronologiBlock Numeric
BLOCK NUMERIC SYSTEM
ANM 100 : Pentadbiran ANM 200 : Tanah & Bangunan ANM 300 : Aset (Bekalan &
Kelengkapan) ANM 400 : Kewangan ANM 500 : Sumber Manusia
KLASIFIKASI FAIL
(HOUSEKEEPING)
PENTADBIRAN (100)1. Perundangan2. Perhubungan Awam3. Lawatan4. Kerjasama5. Kempen6. Laporan &
Perangkaan7. Mesyuarat8. Ucapan & Perutusan9. Keagamaan10. Pilihanraya
11. Kemudahan12. Persatuan/Pertubuhan/Kelab13. Parlimen14. Penerbitan/Percetakn15. Pengurusan Kualiti: ISO, KPI, KMK16. Kehadiran Bekerja17. Pengurusan Pejabat: Pengurusan Rekod18. Perayaan19. ICT20. Pusat Sumber21. Rancangan Malaysia22. Perancangan Kerja Jabatan
TANAH & BANGUNAN (200)
1. Tanah2. Bangunan3. Sewaan4. Keselamatan Bangunan5. Penyenggaraan
CONTOH (200)200 -1 Tanah
200-1/1Perolehan Tanah
200 -2 Bangunan200-2/1Bangunan Ibu Pejabat200-2/2Bangunan Cawangan
200-3 Sewaan
200-4 Keselamatan Bangunan
200-5 Penyenggaraan200-5/1Penyenggaraan Bangunan
200-5/2Penyenggaraan Peralatan
ASET (BEKALAN & KELENGKAPAN)
(300)
1. Perolehan & Terimaan2. Pengurusan Stok3. Penyenggaraan4. Pelupusan & Hapus kira
KEWANGAN (400)1. Akaun2. Audit3. Bank4. Bayaran5. Belanjawan / Bajet6. Cagaran & Wang
Jaminan7. Cek8. Cukai9. Elaun10. Penurunan Kuasa
11. Hasil12. Kumpulan Wang13. Penyata14. Pinjaman15. Perolehan16. Tanggungan/Hutang17. Wang Pendahuluan18. Yuran19. E-Perolehan20. E-SPKB
CONTOH (400)
400 Kewangan400-9 Elaun
400-9/1Elaun Perjalanan400-9/1/1 Elaun Perjalanan Dalam
Negeri400-9/1/2 Elaun Perjalanan Luar Negeri
400-9/2Elaun Pakaian
400-10 Penurunan Kuasa
SUMBER MANUSIA (500)
1. Organisasi Jabatan 2. Senarai Tugas3. Perjawatan4. Cuti5. Peperiksaan6. Kursus / Latihan7. Perhubungan Pekerja8. Personal9. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang10. Sistem Saraan11. HRMIS12. Pengurniaan / Pingat
AKTIVITI 1
FAIL-FAIL JABATAN MESRA RAKYAT
1. Ali bin Baba2. Kenaikan Pangkat3. Pembelian Tanah4. Penyerahan Tugas5. Akta Mesra Rakyat
20046. Pengambilan Pegawai7. Sebutharga8. Perayaan9. Harta Benda Kerajaan10. Kempen Mesra Rakyat11. Cukai Pendapatan12. Jemputan
13. Gaji14. Audit15. Kursus 16. Peperiksaan PTK17. Ucapan / Perutusan 18. Tanah19. Pilihanraya 20. Sewaan21. Senarai Tugas 22. Cuti23. Kebajikan 24. Kaunseling25. Kemudahan
KLASIFIKASI FAIL (FUNCTIONAL)
FAIL ‘FUNCTIONAL’
Mengikut Fungsi Jabatan Mengikut Fungsi Unit
38
BAGAIMANA MEMBANGUN
KLASIFIKASI FUNGSI? Terdapat 4 langkah:
i. Menganalisa fungsi dan aktiviti organisasiii. Membina tesaurusiii. Pengkodan iv. Menyediakan indeks
i. Menganalisa Fungsi & Aktiviti Organisasi
Berdasarkan kepada profil sesebuah organisasi:• Carta organisasi• Misi• Visi• Fungsi• Objektif
ii. Membina Tesaurus Tesaurus ialah himpunan istilah yang
sama atau seakan-akan sama. Buku yang mengandungi senarai kata
seerti dan kata yang berkaitan maknanya yang disusun mengikut sistem atau olahan tertentu. (Kamus Dewan Edisi Empat)
TESAURUS FUNGSI
Promosi Pemasaran PertanyaanAwam
Publisiti
AduanKerosakan PeralatanPejabat
AduanPelanggan
AduanKakitangan
AduanKeselamatan
Perundangan Perhubungan Awam
Lawatan Kerjasama Antara Jabatan
LaporanKemajuan Kerja
Aduan
PENTADBIRAN
AduanKebersihan
iii. Pengkodan Satu aktiviti memberi ganti nama kepada
istilah / fungsi dalam tesaurus dengan menggunakan sistem Block Numeric.
Tujuan untuk memudahkan kita mengingati istilah / fungsi di setiap peringkat hirarki tesaurus.
iii. Pengkodan Nombor yang di blok bagi Peringkat 2 hingga
4, adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity
Tanda sengkang (-) digunakan untuk memisahkan nombor di Peringkat 1 dengan Peringkat 2
Tanda serong (/) digunakan memisah nombor di Peringkat 2 dengan Peringkat 3, Peringkat 3 dengan 4.
Contoh:• 600-1/1/1• 600-1/1/2
iv. IndeksFUNGSI KO
DAKTIVITI KOD SUB-
AKTIVITIKOD TRANSAKSI KOD
Pentadbiran 100 Perhubungan Awam
100-1
Aduan
Promosi
100-1/1
100-1/2
Aduan Kakitangan
Aduan Kebersihan
Aduan Keselamatan
Jawatan Kuasa Promosi
100-1/1/1
100-1/1/2
100-1/1/3
100-1/2/1
TERIMA KASIHwww.arkib.gov.my
saufi@arkib.gov.my
top related