sistem pengurusan fail_panitia
Post on 09-Apr-2018
235 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
1/48
SISTEM PENGURUSANSISTEM PENGURUSAN
FAIL SEKOLAHFAIL SEKOLAH
JABATAN PENDIDIKAN JOHOR
|Mukadimah| |Akta| |Pengelasan Fail| |Kulit Fail| |Kod Fail| |Kandungan Fail|
|PenyimpananFail| |Pengedaran Fail| |Pelupusan Fail| |Kesimpulan||TQ|
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
2/48
1.1. MukadimahMukadimah
Sistem Pengurusan Fail (SPF) sebahagian daripada Sistem Pengurusan Maklumat (SPM)
SPF dikawal oleh
o Akta Arkib Negara Bil 44/1966 (ANN)
o Akta Rahsia Rasmi 1972 (ARR)
o Peruntukan Undang-undang Bahagian A (PU. A)
o Arahan Perkhidmatan (AP)
Ketua Pejabat (Pengetua / Guru Besar)
dipertanggungjawabkan untuk mengawal selia dan mengurus
fail mengikut kehendak AAN, ARR, PU. A dan AP
KECUAIAN atau TIDAK BERKESAN - SURCAJ
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
3/48
Akta Arkib Negara Bil 44/1966 (ANN)Akta Arkib Negara Bil 44/1966 (ANN)
Para 8(1) :Mana-mana rekod awam yang lebih daripada duapuluh tahun umurnya dan mana-mana rekod awam bukan
semasa yang pada pendapat Pengarah mempunyai nilai yang
cukup bagi memerlukan pemeliharanya, hendaklah
dipindahkan ke Arkib Negara
Para 10(1) : Tiada seorang pun boleh tanpa persetujuan
Pengarah memusnahkan atau secara lain melupuskan atau
membenarkan pemusnahan atau pelupusan apa-apa rekod
awam yang ada dalam milik atau dibawah kawalannya
(Pindaan A.85 bertarikh 10.9.71)
Para 12(2) : Tiada seorang pegawai awam boleh
mengadakan untuk orang awam bagi maksud rujukan dan
penyelidikan apa-apa rekod awam, kecuali dalam
menjalankan kewajipan-kewajipan rasminya. (Pindaan A.85
bertarikh 10.9.71)
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
4/48
Peruntukan UndangPeruntukan Undang--undang Bahagianundang Bahagian
A (PU. A)A (PU. A) -- 395395
Para 19(1) : Seseorang pegawai tidak boleh, sama ada
lisan atau bertulis atau dengan apa-apa
cara lain :
a. Memberi apa-apa maklumat faktual
berhubung dengan jabatannya
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
5/48
Arahan Perkhidmatan 1974Arahan Perkhidmatan 1974
Bab 3
Para 11 :Pengelasan surat mengikut Pengelasan Fail - Surat-
surat yang dikeluarkan adalah perlu diberi pengelasan
keselamatan mengikut peringkat keselamaatan fail surat-surat itu
Para 12 :RekodSurat Keluar Semua surat keluar dari sesebuah
jabatan hendaklah direkodkan dalam kertas minit
Para 18 (a) : Tindakan Bahagian Pendaftaran Fail - Semua
bahagian pendaftaran fail jabatan . hendaklah mengambil
tindakan segera memasukkan surat-surat yang diterima ke dalamfail-fail berkenaan dan mengedarkan fail-fail kepada pegawai-
pegawai yang berkenaan untuk tindakan ..
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
6/48
Arahan Perkhidmatan 1974Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan_1)(Sambungan_1)
Bab 4
Para 4 (a) 11 :Pengelasan Keselamatan Fail : Menjadi
tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa fail-fail diberi
pengelasan keselamatan, sama ada diperingkat terhad, sulit, rahsia
atau rahsia besar
Para 5 : Memakai Kulit Fail YangSesuai : Jabatan-jabatan
hendaklah menggunakan kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh
Arkib Negara .
Para 12 : Tanggungjawab Pegawai Dalam Pengedaran Fail :
Menjadi tanggungjawab tiap-tiap Pegawai untuk melicinkanpengurusan pengedaran fail
Para 18 : Memelihara Keselamatan Kandungan Fail : Isi-isi
kandungan fail, baik bagi fail terbuka ataupun fail yang mempunyai
pengelasan keselamatan, bukanlah untuk rujukan orang ramai
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
7/48
Para 1 : Tanggungjawab Ketua Jabatan Memelihara
Rekod Jabatan
Menjadi satu kewajipan khas dan terpenting bagi
jabatan-jabatan menentukan bahawa setiap rekod
kerajaan disimpan dan dipelihara dengan baik. Ketua-
ketua jabatan adalah dengan sendirinya
bertanggungjawab untuk memelihara setiap rekod
kerajaan yang ada di dalam jabatan mereka.
Arahan Perkhidmatan 1974Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan _2)(Sambungan _2)
Bab 5
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
8/48
3. Pengelasan Fail3. Pengelasan Fail
Rahsia BesarRahsia
Sulit
TerhadTerbuka
Sampul kecil
Fail Timbul
- berdasarkan Akta Rahsia Rasmi (ARR) dan ArahanPerkhidmatan 1974 (Bab 3, para 11 dan Bab 4 para 4(a)
-pengelasan berdasarkan peringkat keselamatan
-Pengelasan seperti berikut:
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
9/48
Rahsia BesarRahsia Besar
urusan kerajaan yang masih dalam prosesperancangan spt
Kertas Pembentangan Anggaran BelanjauanKerajaan
pembangunan bandar baruDasar Penswastaan
Fail berwarna Kuning
Berpalang X Merah memenuhi kulit hadapanfail
Sekolah tidak terlibat ( Kertas soalanpeperiksaan umum! )
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
10/48
RahsiaRahsia
urusan berkaitan dengan programpembangunan kerajaan spt
proses tender
Fail berwarna Merah Jambu Berpalang X Merah memenuhi kulit hadapan
fail
Sekolah terlibat (Kertas soalan peperiksaansetara)
Tatacara yang betul dalam penyimpanan danpengedaran
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
11/48
SulitSulit
urusan berkaitan dengan keputusanpentadbiran kerajaan
walaupun telah diumumkan oleh Menteri
Fail berwarna HIJAUMUDA Sekolah terlibat
Proses tindakan tatatertib
Tatacara pengendalian fail yang berkelas sulit
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
12/48
TerhadTerhad
Edarannya terhad disebabkan maklumat yang
terkandung di dalamnya
fail peribadi staf
Fail berwarna PUTIH
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
13/48
TerbukaT
erbuka
Fail pengurusan harian dan Fail-fail
Pentadbiran
Fail berwarna PUTIH
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
14/48
Sampul KecilSampul Kecil Fail sementara berlandaskan fail utamanya
Memudahkan pegawai utk mesyuarat dan
urusan-urusan lain terutama bagi kelas-kelasfail yang tidak boleh dibawa keluar
Dimuatkan semula ke fail utama apabilaurusan selesai
Fail berkulit nipis berwarna KUNING
Sekolah tidak digalakkan bagi tujuan ini
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
15/48
Fail TimbulFail Timbul (subjacket)(subjacket) Mengandungi bahan-bahan / maklumat yang
belum diedarkan kepada pegawai danmaklumat edaran dalaman
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
16/48
4. Kulit Fail4. Kulit Fail
Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 Menyebut
Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit fail seperti
yang direka oleh Arkib Negara
dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak
Boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat
Warna Kulit Fail selaras dengan pengelasan fail
Saiz hendaklah seragam dicadangkan 36cm x 24cm (muka
hadapan) dan 36cm x 35cm(muka belakang termasuk 8cm
sebagai flap)
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
17/48
Maklumat diperlukan
A.Kulit Hadapan
B.Kulit Tepi Depan
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
18/48
Kulit HadapanKulit Hadapan
a) Nama Organisasi
b) Kod Fail
c) Perkara
d) Tarikh Kandungan Pertama
e) Tarikh Kandungan Akhir
f) Rekod Pergerakan Fail
g) Arahan-arahan Penutupan Fail- Tarikh tutup
- Tarikh Kajian Pertama 5 tahun selepas ditutup
- Cadangan pindaan
- Tarikh Kajian kedua
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
19/48
Kulit Tepi DalamKulit Tepi Dalam
-dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta ArkibNegara Bil 44/1966 para 8(10 DAN 12(2)
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
20/48
5. Kod Fail5. Kod Fail
Fail-fail hendaklah didaftarkan melalui SISTEM
DOKET
a) Kad AM 89 ; Rekod Nombor
b) Kad AM 89A ; Rekod Abjad(kertas doket a & b tersedia dalan satu set, ditulis serentakbagi rujukan indeks nombor dan indeks abjad bagi rujukanindeks silang)
c) Buku Daftar Fail (tidak digalakkan)
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
21/48
Kod Fail Kaedah Nombor (AM 89)Kod Fail Kaedah Nombor (AM 89)
Disusun mengikut LEVEL (paras)
- nombor sahaja atau
- abjad diikuti dengan nombor
a) Level I - Fail Utama : 01
b) Level II - Fail Perkara : 01/01
c) Level III - Fail Aktiviti : 01/01/01
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
22/48
ContohContoh
Lavel 1 : 01 - Asrama02 Hal Ehwal Murid
03 Kemudahan Fizikal
04 Kewangan dan Akaun
05 Kokurikulum06 Kurikulum
07 --Pentadbiran Am Sekolah
08 Perhubungan Masyarakat
09 Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan
10 - Pelbagai
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
23/48
Contoh_2Contoh_2
Level I : 01 - Asrama
Level II : 01/07 - Peraturan Asrama
Level III : 01/07/001 Kebenaran Keluar
Asrama
Abjad dan nombor
Level I : ASR - Asrama
Level II : ASR/07 - Peraturan AsramaLevel III : ASR/07/001 Kebenaran Keluar
Asrama
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
24/48
Contoh_3Contoh_3
Level I : 06 - Kurikulum
Level II : 06/06 - Panatia Mata Pelajaran
Level III : 06/06/001 Agama Islam
06/06/002 Bahasa Ibunda
06/06/003 Bahasa Inggeris
Abjad dan nombor
Level I : K UR - Kurikulum
Level II : K UR/06 - Panatia Mata PelajaranLevel III : K UR/06/001 Agama Islam
KUR/06/002 Bahasa Ibunda
KUR/06/003 Bahasa Inggeris
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
25/48
Contoh susunan fail panatiaContoh susunan fail panatia
SMKSI / 06 / 06 / 017A
Sekolah/
Kod Sekolah
Lavel 1 : Bidang
Pengurusan
Kurikulum
Lavel 2: Panatia
Mata Pelajaran
Lavel 3: Panatia
Sejarah
Panatia Sejarah
Fail Induk
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
26/48
Fail KurikulumFail Kurikulum
06/06/001 Agama Islam06/06/002 Bahasa Ibunda06/06/003 Bahasa Inggeris06/06/004 Bahasa Melayu06/06/005 Bahasa-bahasa lain
06/06/006 Geografi06/06/007 Ilmu Kesihatan / Sains
Kemasyarakatan06/06/008 Kesusateraan Melayu06/06/009 Matematik
06/06/010 Perdagangan / Prinsip Akaun06/06/011 Pendidikan Jasmani06/06/012 Sains06/06/013 Sains Rumah Tangga06/06/014 Sains Pertanian
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
27/48
Fail Kurikulum_2Fail Kurikulum_206/06/015 Seni Lukis dan Pertukangan Tangan
06/06/016 Kemahiran Hidup
06/06/017 Sejarah
06/06/018 Pendidikan Moral
06/06/019 Bahasa Arab Komunikasi
06/06/020 Tasawur Islam
06/06/021 Pendidikan Al Quran dan Sunnah
06/06/022 Pendidikan Syariah Islamiah
06/06/023 Lukisan dan Teknologi Kejuruteraan
06/06/024 Reka Cipta
06/06/025 Teknologi Maklumat
06/06/026 Kajian Tempatan
06/06/036 Pendidikan Alam Sekitar
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
28/48
Susunan Fail Panatia Mata PelajaranSusunan Fail Panatia Mata Pelajaran
- dicadangkan setiap panatia mempunyai 10 fail
- Kod digunakan selari dengan pengkodan pejabat
pentadbiran
- fail Induk diletakkan di pejabat
- berikut cadangan penyusunan fail panatia:
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
29/48
Fail PanatiaFail Panatia
a) SMKSI/06/06/017A : FAIL INDUK PANATIA
Mengandungi:
-Surat-surat perhubungan sekolah-luar
b) SMKSI/06/06/017B : FAIL SUKATAN PELAJARAN
Mengandungi:
- Sukatan Pelajaran (semua tingkatan)
- Huraian Sukatan Pelajaran (semua tingkatan)
- Rancangan Pelajaran Tahunan (semua tingkatan)
- senarai buku rujukan guru / murid
- Pekeliling-pekeliling Iktisas yang berkaitan dengan kurikulum
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
30/48
Fail Panatia_2Fail Panatia_2
c) SMKSI/06/06/017C : FAIL MESYUARAT PANATIA
Mengandungi:
- surat panggilan mesyuarat panatia peringkat sekolah
- minit mesyuarat panatia (sekurang-kurangnya 3x setahun)
d) SMKSI/06/06/017D : FAIL PROGRAM KECEMERLANGAN
Mengandungi:
- program-program developmental dan rutin
- laporan program yang telah dijalankan
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
31/48
Fail Panatia_3Fail Panatia_3
e) SMKSI/06/06/017E : FAIL KEPUTUSANUJIAN & PEPERIKSAAN
Mengandungi:
- analisa keputusan PMR, SPM, dan STPM (keseluruhan)
peringkat sekolah
- analisa pencapaian m/p dalam peperiksaan awam
- analisa pencapaian m/p peringkat sekolah (penggal /
bulanan)
f) SMKSI/06/06/017F : FAIL PENYELIAAN
Mengandungi:
-laporan penyeliaan P&P dibuat oleh
-pengetua / Guru Penolong Kanan
-ketua bidang
-guru kanan panatia
-rakan sejawat
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
32/48
Fail Panatia_4Fail Panatia_4
g) SMKSI/06/06/017G : FAIL PEMERIKSAAN BUKURAMPAIAN
Mengandungi:
-laporan penyeliaan buku rampaian / buku kerja / buku nota
-kekerapan penyemakkan
h) SMKSI/06/06/017H : FAIL AKTIVITI KO-KURIKULUM
AKADEMIK
Mengandungi:
- surat-menyurat ko-kurikulum akademik
- laporan aktiviti
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
33/48
Fail Panatia_5Fail Panatia_5
i) SMKSI/06/06/017I : FAIL BANKSOALAN
Mengandingi:
-soalan peperiksaan umum
-soalan ujian / peperiksaan peringkat sekolah
-koleksi soalan-soalan dari sekolah lain
j) SMKSI/06/06/017J : FAIL MAKLUMAT GURUMATA PELAJARAN
Mengandungi:
-jadual individu dan kelas guru-guru yang mengajar sejarah
-maklumat guru sejarah
-carta organisasi kurikulum dan panatia sejarah
-Jawatan kuasa panatia
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
34/48
Sambungan FailSambungan Fail
- sebab fail ditutup
- helaian kertas melebihi 100
- tidak dapat menanpung
-Fail baru hendaklah dibuka atas perkara yang sama
- dilebelkan sebagai jilid berikutnya
- rekodkan ke dalam doket fail sebagai fail berasingan
Contoh
Peraturan Asrama ; Kebenaran Keluar Asrama Jilid II
01/07/001/Jld. II atau ASR/07/001/Jld. II
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
35/48
Contoh Susunan Fail Bagi PanitiaContoh Susunan Fail Bagi Panitia
Kajian TempatanKajian Tempatan
06/06/026 Kajian Tempatan
06/06/026A Fail Induk
06/06/026B Sukatan Pelajaran
06/06/026C Mesyuarat Panitia
06/06/026D Program kecemerlangan
06/06/026E Keputusan ujian & Peperiksaan
06/06/026F Penyeliaan
06/06/026G Pemeriksaan buku latihan
06/06/026H Aktiviti Ko-Ku Akademik
06/06/026I Bank Soalan
06/06/026J Maklumat guru Mata pelajaran
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
36/48
6. Kandungan Fail6. Kandungan Fail
a) Kertas minit
b) Borang Tindakan Kerja
c) Surat-surat
(Borang Tindakan Kerja diletakkan di atas Kertas Minitpada sebelah kiri kulit fail)
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
37/48
Kertas minitKertas minit
Urusan perhubungana) Merekod surat keluar dan masuk
- surat keluar direkod dengan dakwat biru/ hitam
- merekodkan penerima surat dan tarikh
dihantar
- surat masuk direkod dengan dakwat merah
- merekodkan
- nombor rujukan surat berkenaan,
- tarikh,
- tajuk/perkara surat tersebut dan- tarikh dimasukkan fail
b) rekod perundingan
c) tindakan susulan dengan Pegawai Kanan
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
38/48
KERTAS MINITKERTAS MINIT
LAMPIRAN A
Kertas minit No: .. Helaian No:
Bilangan Surat Perkara
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
39/48
Borang Tindakan KerjaBorang Tindakan Kerja
- merekod proses/ peringkat/ aliran kerja
- maklumat di dalam ruang-ruang perlu dicatat
dengan ringkas tentang aktiviti yang berkaitan
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
40/48
BORANGTINDAKANKERJABORANGTINDAKANKERJA
BilProses
Kerja
Pegawai
yang
bertanggung
jawab
Tarikh
fail/
Arahan
Diterima
Tarikh
Tugas
Disiapkan
dan
Tanda
Tangan
Catatan
ArahanKepada
Pegawai
seterusnya
Tarikh
TindakanSelanjutnya
Perlu
Disiapkan
Catatan
Aktiviti
LAMPIRAN B
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
41/48
SuratSurat--suratsurat
Bilangan surat
keluar
- di nomborkan dengan menulis hujung sebelah atas kanansurat dan dibulatkan mengikut warna kod
-ditag dengan tali hijau atau diklip masuk menggunakan klip
fail
-Surat baru berdasarkan bilangan surat terakhir di dalam
fail (nombor berurutan)
Contoh: SMKSSI / 06 / 06 / 017A/ (25)
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
42/48
Penomboran suratPenomboran surat
45
Kedudukan
penomboran
surat
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
43/48
7. Proses Penyimpanan Fail7. Proses Penyimpanan Fail
- disimpan ditempat yang direkodkan dan selamat- selamat dari segi
tidak rosak, tidak mudah musnah, tidak susut nilai
hilang atau jatuh kepada orang lain
- disimpan di tempat yang kering dan ada aliran udara
- rak-rak kayu dipastikan kayu telah dibubuh racun serangga
atau anai-anai
- fail terhad disimpan di dalam kabinet berasingan dengan fail
terbuka
- Fail Sulit, Rahsia atau Rahsia Besar
- kawasan larangan
- pendaftaran / indeks berasingan
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
44/48
8. Proses Pengedaran Fail8. Proses Pengedaran Fail
-Memenuhi tatacara Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 11 hingga14
- surat untuk tindakan diedarkan bersama failnya
- prosedur perlu dipatuhi
merekod pada kertas minit
merekod pada Borang Tindakan Kerja : nama pegawaidan tarikh
mengedar fail
terima balik
catatan pada kertas minit sekiranya ada surat keluar
kembali ke simpanan fail
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
45/48
8. Proses Pengedaran Fail_28. Proses Pengedaran Fail_2
-Fail-fail pengelasan keselamatan
diurus dengan cara berlainan dengan fail terhad &
terbuka
pengedaran menggunakan beg berkunci
-Simpan Dalam Perhatian (SDP) atau Keep In View (KIV)
simpanan fail disebabkan kerja tertangguh
daftar bagi SDP / KIV perlu disedia dan diperiksa
setiap hari
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
46/48
9. Pelupusan Fail9. Pelupusan Fail
- dengan kebenaran Pengarah Arkib Negara
- rekod melebihi 20 tahun boleh dipindahkan ke
Arkib Negara
- rekod yang telah melebihi 5 tahun selepas
penutupannya boleh dipindahkan ke Arkib negara
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
47/48
10. Kesimpulan10. Kesimpulan
- Ketua Jabatan (Pengetua / Guru Besar)
bertanggungjawab sepenuhnya mematuhi tatacara
pengurusan fail
keselamatan dan pemeliharanya
ketidakcekapan, kegagalan dan kecuaian
pengurusannya boleh menjejaskan keselamatan
negara
- mematuhi undang-undang yang mengawal
pengurusan fail
-
8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia
48/48
Terima Kasih
top related