sistemas administrativos profesor: dr. jorge rubén vazquez facultad de ciencias económicas - uba
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Sistemas Administrativos
Profesor: Dr. Jorge Rubén Vazquez
Facultad de Ciencias Económicas - UBA
Estructura
JVz
Preparado por: Rocío Perez
La Estrategia y La Estrategia y la Organizaciónla OrganizaciónLa Estrategia y La Estrategia y la Organizaciónla Organización
JVz
ESTRUCTURA
Existen diferentes maneras de representarla:
- Las seis partes básicas de la organización;- Los organigramas;- Los organigráficos;- La estructura de redes.
DISTINTAS MANERAS DE REPRESENTAR UNA
ORGANIZACIÓN
- Esquema de los siete círculos
- La planificación organizacional
- La organización según su estrategia
- Seis partes básicas de lo organización
JVz
El Esquema de las El Esquema de las Siete Eses Siete Eses
o de los Siete Círculos.o de los Siete Círculos.
El Esquema de las El Esquema de las Siete Eses Siete Eses
o de los Siete Círculos.o de los Siete Círculos.
Henry Mintzberg
JVz
Esquema de las Siete Eses
By R. Waterman Jr, T. Peters, J. Phillips
JVz
La organización
EstiloHabilidades
Estrategia
Estructura
Sistemas
Metas
Subordinantes
Staff o personal
de apoyo
JVz
El esquema de los 7 círculos
• Estructura
• Estrategia
• Sistemas
• Estilo
• Staff o Personal de apoyo
• Habilidades
• Metas subordinantes
JVz
ESTRUCTURA
ESQUEMA DE LOS SIETE CÍRCULOS
JVz
ESTRATEGIA
Planificación para enfrentar situaciones
futuras
JVz
SISTEMAS
Cursos de acción
JVz
ESTILO
Creencias y valores
JVz
HABILIDADES
Atributos
JVz
METAS SUBORDINANTES
Visión
JVz
PERSONAL
Operarios, empleados
JVz
ESTRUCTURA
Implica dividir tareas y la forma de hacerlo. Es coordinar, organizar los
recursos de la organización y desarrollar la habilidad para centrarse en las dimensiones
releventes (pocas) para la empresa en un determinado momento y
teniendo la opción de poder modificarla.
JVz
ESTRATEGIA
Son todas aquellas acciones realizadas por una empresa que responden o se anticipan a los
cambios en el medio externo, en sus consumidores o en sus competidores. Es la manera con la que una organización busca
diferenciarse competitivamente para llegar a lo que quiere ser.
Debe ser clara y bien definida.
JVz
SISTEMAS
Son todos los procedimientos formales e informales que hacen que la organización
funcione día a día. Es la manera de hacer las cosas y de organizarlas para que se alcancen
con eficiencia (exelencia + rapidez) los objetivos buscados.
JVz
ESTILO
Es la manera de proceder de una organización reflejada en la manera de actuar de los
miembros que la integran. Está formado por la cultura, las creencias, los valores que toma la
empresa y que coinciden con los de la alta dirección.
JVz
PERSONAL
Está integrado por todas las personas que trabajan en la organización, quienes deben ser
nutridos, desarrollados, protegidos y debidamente ubicados. Es una variable de gran importancia porque una gran empresa necesita
de un buen personal, considerado como un RRHH.
JVz
HABILIDADES
Son los atributos de la organización y de las personas que en ella trabajan, que deben ser
explotadas a tiempo y deben poder modificarse cuando asi lo requiera el mercado. Por tanto, es de gran importancia, que se arraiguen y cerzcan en la
organización nuevas habilidades de manera permanente, desechando las que ya no le son útiles
a la empresa.
JVz
METAS SUBORDINANTES
Son los conceptos que sirven de guía para definir la forma de actuar de una organización, los
objetivos más importantes, los puntos de partida sobre los que se construye el sistema. Es por ello
que adquieren un valor fundamental para los miembros de la organización, porque es el motor
que la moviliza.
JVz
La Planificación La Planificación OrganizacionalOrganizacionalLa Planificación La Planificación OrganizacionalOrganizacional
JVz
La Organización La Organización según su según su
EstrategiaEstrategia
La Organización La Organización según su según su
EstrategiaEstrategia
JVz
Las Seis Partes Las Seis Partes Básicas de la Básicas de la OrganizaciónOrganización
Las Seis Partes Las Seis Partes Básicas de la Básicas de la OrganizaciónOrganización
Henry Mintzberg
JVz
LAS SEIS PARTES LAS SEIS PARTES BASICAS DE LA BASICAS DE LA ORGANIZACIONORGANIZACION
• Factores situacionales.
• Los mecanismos de coordinación.
• Los parámetros fundamentales del diseño.
JVz
Son influenciadas por:
LAS SEIS PARTES LAS SEIS PARTES BASICAS DE LA BASICAS DE LA ORGANIZACIONORGANIZACION
• Factores situacionales.
• Los mecanismos de coordinación.
• Los parámetros fundamentales del diseño.
JVz
Factores situacionales :
- Edad y tamaño;- Sistema técnico (tecnología);- El medio ambiente;- El poder
LAS 6 PARTES BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN
• Núcleo de operaciones• Ápice estratégico• Línea intermedia• Tecnoestructura• Unidades de apoyo• Ideología
JVz
LAS SEIS PARTES BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN JVz
Apice
Estratégico
Línea
Media
Nucleo Operativo
Tecno-
Estructura
Staff de
Apoyo
Ideología
Seis partes básicas de la organización...Seis partes básicas de la organización...JVz
MECANISMOS DE COORDINACIÓN
• Elementos básicos de la Estructura
• Van cambiando de acuerdo a un cierto orden
JVz
LOS 6 MECANISMOS BÁSICOS DE COORDINACIÓN
• Adaptación Mutua
• Supervisión directa
• Estandarización del proceso de trabajo
• Estandarización de los resultados
• Estandarización de las habilidades
• Estandarización de las normas
JVz
ADAPTACIÓN MUTUA
• Comunicación Informal
• Interacción• Circunstancias
difíciles
JVz
SUPERVISIÓN DIRECTA
• Uno ordena a otros• Grupo de personas • “Líder”
JVz
ESTANDARIZACIÓN DEL PROCESO DE TRABAJO
• Programación• Instrucciones
JVz
ESTANDARIZACIÓN DE LOS RESULTADOS
• Especificación de Resultados
JVz
ESTANDARIZACIÓN DE LAS HABILIDADES
• Trabajador• Conocimientos• Fuera de la
organización
JVz
ESTANDARIZACIÓN DE LAS NORMAS
• Creencias comunes
JVz
PARÁMETROS PARÁMETROS FUNDAMENTALES FUNDAMENTALES
DE DISEÑODE DISEÑO
• Determinan la división del trabajo y el logro de la coordinación
JVz
PARAMETROS FUNDAMENTALES DE DISEÑO
• Especialización del trabajo.• La formalización del comportamiento.• La capacitación.• El adoctrinamiento.• Los sistemas de planeación y control.• La agrupación de unidades.• El tamaño de la unidad.• Los dispositivos de enlace.• La descentralización.
JVz
Parametros de diseño1) Posiciones Individuales
@ Especialización del Trabajo Horizontal Vertical
@ Formalización del comportamiento
Organizaciones Organicas Organizaciones Burocraticas
@ Capacitación Estandarización de conoc. y habilidades
@ Adoctrinamiento Creencias
2) Referido al diseño de la superestructura
* Agrupación de unidades
Funcion desempeñada
Mercado atendido
* Tamaño de la unidad
Control +
Coordinación
* Vinculos Laterales Sistemas de planeacion y control
Dispositivos de enlace
Estructura Matriz
Dispositivos de enlace Posiciones de enlace
Grupos de trabajo
Administradores Integradores
Estructura Matriz
3) Diseño del sistema de la organización
Centralización
Descentralización
Ejecutivo
Oficina de programas Comite Ejecutivo
Propulsion Localizacion Construcc.De Camara
Diseño deSatelites
Proyecto 1
Proyecto 3
Proyecto 2
Estructura Matriz
ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO
• Número de tareas de un determinado puesto
• Control de tareas
• Especialización horizontal
• Especialización vertical
JVz
ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL
• Pocas tareas muy definidas
JVz
ESPECIALIZACIÓN VERTICAL
• El trabajador no tiene control sobre las tareas desempeñadas
JVz
FORMALIZACIÓN DEL COMPORTAMIENTO
• Estandarización de los procesos de trabajo mediante imposición de instrumentos de operación, descripción de puestos, reglas, reglamentos, etc.
• Organizaciones burocráticas y orgánicas
JVz
CAPACITACIÓN
• Uso de programas formales para establecer y estandarizar los conocimientos y habilidades requeridas para el desempeño dentro de la organización
JVz
ADOCTRINAMIENTO
• Programas y técnicas que estandarizan normas
• Sensibilizan a los miembros
• Sustituto de la formalización y la capacitación
• Creencias profundamente arraigadas
JVz
AGRUPACIÓN DE UNIDADES
• Selección de bases a partir de las cuales se agrupan los puestos
• Función desempeñada
• Mercado atendido
JVz
TAMAÑO DE LA UNIDAD
• Número de posiciones contenidas en una sola unidad
JVz
SISTEMAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL
• Para estandarizar los resultados
• Sistemas de planeación de las acciones: especifican las acciones antes de emprenderlas
• Sistemas de control de desempeño: especifican los resultados deseados
JVz
DISPOSITIVOS DE ENLACE
• Mecanismos para estimular la adaptación mutua dentro y entre las unidades
• Posiciones de enlace• Grupos de trabajo temporales y
permanentes• Administradores integradores• Estructura matriz
JVz
DESCENTRALIZACIÓNDESCENTRALIZACIÓN
• Difusión del poder en la toma de decisiones
• Centralización
• Descentralización Vertical
• Descentralización Horizontal
JVz
LA DESCENTRALIZACION
• Centralización.
• Descentralización.
• Descentralización Vertical.
• Descentralización Horizontal.
• Descentralización Selectiva.
• Descentralización Paralela.
JVz
CONFIGURACIONES
JVz
CONFIGURACIONESCONFIGURACIONES
Surgen de la combinación de los mecanismos básicos de
coordinación, las seis partes básicas de la organización y de los tipos de
descentralización. Son siete las posibilidades originadas:
LAS CONFIGURACIONES
• Organización Empresarial.• Organización Máquina.• Organización Diversificada.• Organización Profesional.• Organización Innovadora.• Organización Misionaria.• Organización Política.
JVz
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL• Ápice estratégico• Centralización • Adaptación mutua
JVz
ORGANIZACIÓN MÁQUINA• Tecnoestructura• Descentralización
horizontal limitada• Estandarización del
proceso de trabajo
JVz
ORGANIZACIÓN DIVERSIFICADA• Línea intermedia• Descentralización
vertical limitada• Estandarización de
la producción
JVz
ORGANIZACIÓN PROFESIONAL• Núcleo Operativo• Descentralización
horizontal• Estandarización de
habilidades
JVz
ORGANIZACIÓN INNOVADORA
• Personal de Apoyo• Descentralización
selectiva• Adaptación mutua
JVz
ORGANIZACIÓN MISIONARIA
• Ideología• Descentralización• Estandarización de
normas
JVz
ORGANIZACIÓN POLÍTICA
• Ninguna• Varias
JVz
OrganigramasOrganigramasOrganigramasOrganigramas
JVz
C on tab ilid ad
F in an zas P rod u cc ió n
P u b lic id ad
M arke tin g
G eren te G ra l.
Es una foto a un momento dado..
JVz
Ventajas:
- Constituye un medio de información;- Constituye un medio de análisis;- Permite visualizar las posiciones o cargos;- Permite visualizar las relaciones entre cargos;- Permite identificar la cadena de mando;-Permite concer a la organización.
Limitaciones:
- Son una representación estática;- No pueden representarse relaciones y/o puestos no estrictamente definidos;- Muestra las relaciones formales dentro de la organización;- Es una representación simplificada de la realidad;- Para que otorguen utilidad deben ser actualizados continuamente.
Distintos tipos de autoridad
De línea
De Staff
Funcional
Departamentalización
Por producto
Por funciones
Por zonas geográficas
Mixtas
Dentro de la organización los gerentes de cada departamento deberán:
Delegar
Descentralizar sus obligaciones
Gerente General
Producción
Finanzas
Administración
Comercialización
Ejemplo... Armemos un organigrama con las siguientes
áreas
P ro duc c ió n F ina nza s A dm in is tra c ió n C o me rc ia lizac ió n
G e re nte G e ne ra l
Queda conformado entonces...
Podemos visualizar la autoridad de línea
Adicionamos a la empresa un asesor impositivo...
A s e s o r Im po s itivo C o nta b le
P ro duc c ió n F ina nza s A dm in is tra c ió n C o m e rc ia liza c ió n
G e re nte G e ne ra l
Podemos identificar entonces la autoridad de staff
El organigrama podría ser tambien...
A s e s o r Im po s itivo C o nta ble
P ro duc c ió n F ina nza s A dm in is tra c ió n C o m e rc ia liza c ió n
G e re nte G e ne ra l
Sistemas
Vemos aquí la existencia de una autoridad funcional
Lo que estamos haciendo es departamentalizar...
Y si agregamos....
Fábrica Buenos Aires
Mantenimiento Capital Federal
Calidad Distintos Productos
Publicidad Producto A
Distribución Producto B
Ventas
Quedará...
A s e s o r Im po s itivo C o nta ble
P ro duc to A P ro duc to B
F á br ic a
P ro duc to A P ro duc to B
M a nte nim ie nto
P rduc to A P ro duc to B
C a lida d
P ro duc c ió n F ina nza s A dm inis tra c ió n
P ro duc to A P ro duc to B
V e nta s
P ro duc to A P ro duc to B
D is tr ibuc ió n
P ro duc to A P ro duc to B
P ublic ida d
C o m e rc ia liza c ió n
G e re nte G e ne ra l
Bs. As.Capital
Vemos los distintos tipos de departamentalización...
Estructura de Estructura de RedesRedes
Estructura de Estructura de RedesRedes
Serra y Kastika
JVz
La idea es que todos puedan comunicarse con todos...
Es el tejido por el cual una persona se comunica con el resto
horizontal y verticalmente...
JVz
C on tab ilid ad
F in an zas P rod u cc ió n
P u b lic id ad
M arke tin g
G eren te G ra l.
C on tab ilid ad
F in an zas P rod u cc ió n
P u b lic id ad
M arke tin g
G eren te G ra l.
Es una foto a un momento dado..
JVz
Existen distintas formas de graficarlas...
JVz
Se basa fundamentalmente en cruzar dos ejes que vayan desde...
Actividades operativas
Materiasprimas
Cliente
Actividades de soporte
JVz
Y que continúen por ejemplo...
Finanzas
Producción Marketing
Investigación y desarrollo
Estructuracircular
JVz
Finanzas
Producción Marketing
Investigación y desarrollo
Fabricación
Distribución
Vtas.
Sistemas
CalidadContabilidad
Cpras.
Mantenimiento Publicidad
Otras operaciones
JVz
Rel.autoridad
JVz
Interacción
JVz
Clusters Productividad Desarrollo
JVz
Ventaja:
Permite visualizar las relaciones formales e informales dentro de la organización.
Limitación:
Puede resultar tediosa, costosa y de difícil interpretación.
JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES
A rm ad o d e u n eq u ip o es p ec ia l p a ra u n p royec to c on c re to .
E q u ip o p a ra e l p royec to "P lanm en s u a l d e p ed id os p re fe rid os "
J e feP u b lic id ad
V en d ed orC ap ita l
V en d ed orIn te rio r
J e feV en tas
J e feP rod u c to
G eren te c om erc ia l
J e feP rog ram as
G eren te P rod u cc ió n
C ob rad orIn te rio r
G eren te F in an c ie ro G eren te p e rs on a l
G eren te G en era l
Departamentalización Matricial
G eren c iaC rem as
G eren c iac os m é ticac ap ila rp a rah om b res
G eren c iap rod u c tos p a rap e lu q u ería
V en tas A d m in is trac ió n C om erc ia liz ac ió n P rod u cc ió n
G .G .
JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES
DE UN ORGANIGRAMA CLASICO A UNA ESTRUCTURA DE REDES
V tas . P u b lic . D is tr.
M arke tin g
S is t. C on t. C om p r.
F in an zas
P rog . F ab . C a lid . M an t.
P rod u cc ió n
P rod . A P rod . B
In ves tig ac ió n y D esarro llo
G E R E N C IAG E N E R A L
JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES
Departamentalización funcional con Jefes de producto
P rod u cc ió n A d m in is trac ió n V en tas
C rem as C osm é tica cap ila rp ara h om b res
P rod u c tos exc lu s ivosp ara p e lu q u ería
C om erc ia lizac ió n
G E R E N C IAG E N E R A L
JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES
Organizaciones Jerárquicas y Neuronales
OrganigráficosOrganigráficosOrganigráficosOrganigráficos
Henry Mintzberg
JVz
Dibujando como funcionan realmente las compañías
Henry Mintzberg y Ludo Van der HeydenHarvard Business Review Sept.-Oct. 1999
JVz
Que le muestra un organigrama acerca de su empresa?
Em presa Alum nos de JVz S .A.
N om b reP u es toS u e ld o
R esp on sab ilid ad es
D ep artam en toC an t. d e p erson as
TareasH orario
e tce tce tce tc
N om b reC arg o
P erson as b a jo su m an d oS u e ld o
JVz
El organigrama, a veces complejo, no permite identificar
Como trabaja su compañía
Que partes se conectan entre sí
Como los procesos y las personas interactúan
“Que ideas” deben aplicarse y “donde”
...con su flexibilidad y realismo, los organigráficos dan a los Managers un nuevo sentido a dichas preguntas.
JVz
Organigrama de un diario
Recursos Hum anos Producc ion F inanzas
G erente G enera l
E ditor E ditor
Je fe de E dic ion
E ditor G enera l E ditor de Pagina
Publicador
JVz
Organigráfico del diario...
noticias publicidadcartas fotos
chistes
Preparación del contenido
Make up de la pagina
impresiondistribucion
sociedad sociedad
finanzas
Administracion
Promocion
Compras RRHH
JVz
Organigráfico de bancoOrganigráfico de banco
Depósitos AseguradoraOperaciones De Banca
Operaciones de corretaje
JVz
JvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvzJvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvzJvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvzJvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvz JvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvz
Depósitos AseguradoraOperaciones De Banca
Operaciones de corretaje
El organigráfico debe ser analizado. En él, se puede ver como trabaja la empresa y se pueden descubrir ciertos
procesos que deben ser mejorados
Así, podemos llegar al siguiente organigráfico mejorado...
JVz
AseguradoraOperaciones De Banca
clienteDepósitosOperaciones
de corretaje
Organigrama de un bancoJVz
...con su flexibilidad y realismo, los organigráficos
dan a los Managers un nuevo sentido a muchas de las
preguntas antes mencionadas.
JVz
Ventaja...
Creatividad
Dirección
Delsegación
Coordinación
Colaboración
Transformación de las estructuras
...no está todo escrito
Muchas Gracias por su atención
Siempre recuerde...
JVz
... y
Recuerde:
No todo está
escrito...
JVzMuchas Gracias por su
Atención
GRACIAS POR ESCUCHARME
JVz
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