sme buisness continuity thai
Post on 12-Apr-2017
53 Views
Preview:
TRANSCRIPT
!"#$%&'()*+,-.(/01'(),.(213145)'3*&6#(78#&21%9&7 (BCP) !!
Acknowledgement The original language of the official document APEC Guidebook on SME Business Continuity Planning (M SCE 02 11A) is English. It has been adapted and translated into Thai by Asian Disaster Preparedness Center in May 2014 and is reproduced with the permission of the APEC Secretariat. APEC does not assume responsibility for any errors contained herein. ADPC as the translator and the contributor of the document will take full responsibility for the accuracy of the translation. In case of any dispute, parties must note that APEC considers the text in the English language to be the final and true version. !"##"!$$%&$'!() 2&':()!"#$%&'()*+,-.(/01'(),.(213145)'3*&6#(78#&21%9&7 (APEC Guidebook on SME Business Continuity Planning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roject: MSCE 02 11A
Produced by: APEC SME Crisis Management Center 3F, No. 16-8, Dehuei St., Jhongshan District, Taipei 10461, Taiwan Tel: (886)-2-2586-5000 #364 Fax: (886)-2-2598-1122 Email: apecscmc@tier.org.tw Website: www.apecscmc.org For Asia Pacific Economic Cooperation Secretariat 35 Heng Mui Keng Terrace, Singapore, 119616 Tel: (65) 68919 600 Fax: (65) 68919 690 Email: info@apec.org Website: www.apec.org ©2013 APEC Secretariat APEC#213-SM-03.1
คมอการจดท าแผนการด าเนนธรกจอยางตอเนอง (BCP) (Brief version – ฉบบยอ)
Last edit: 28 Jan 2014
บทน า
บรษทของคณพรอมรบมอกบภยพบตหรอไม
หากไรซงการเตรยมการรบมอกบเหตการณตางๆแลว กเทากบวาคณก าลงเตรยมพรอมรบความลมเหลวเมอบรษทเผชญกบภยพบต แผนการด าเนนธรกจอยางตอเนอง (Business Continuity Plan - BCP) ทมประสทธภาพเปนวธการปกปองธรกจของคณทามกลางวกฤต
คมอเลมนแนะน าวธการสราง BCP ใหบรษทของคณ โดยมขนตอนงายๆ 10 ขนตอน ซงยดหลก ISO22301
มาตรฐานระบบบรหารความตอเนองทางธรกจ
10 ขนตอนการจดท า BCP
ขนตอนท 1 ก าหนดเปาหมาย ขอบเขต และทมงาน
ขนตอนท 2 กจกรรมหลก และระยะเปาหมายในการฟนคนสภาพ
ขนตอนท 3 อะไรทจ าเปนตอการฟนฟกจกรรมหลก
ขนตอนท 4 การประเมนความเสยง – เขาใจสถานการณภยพบต
ขนตอนท 5 ตองไมลมการปองกนกอนเกดเหตและการบรรเทาความเสยหาย
ขนตอนท 6 การรบมออยางเรงดวนกรณเกดภยพบต
ขนตอนท 7 กลยทธความตอเนองทางธรกจเพอการฟนตวอยางรวดเรว
ขนตอนท 8 เตรยมพรอมดานการเงน
ขนตอนท 9 ฝกซอมพอเพมประสทธภาพให BCP ของคณ
ขนตอนท 10 การทบทวนและพฒนาอยางตอเนอง
ขนตอนท 1 ก าหนดเปาหมาย ขอบเขต และทมงาน
เมอคณเรมวางแผนการด าเนนธรกจอยางตอเนอง หรอ BCP (Business Continuity Plan)
คณจ าเปนทจะตองปพนฐานทม นคงใหกบBCP ของบรษท โดยค านงถงสงตอไปน 1) เปาหมาย: ท าไมบรษทจงรเรมท า BCP
2) ขอบเขต: บรษทจะจดท า BCP ในภาคสวนใด
3) ผน า: ใครจะเปนผน ากจกรรม BCP
(1) เปาหมาย
คณควรตงเปาหมายทชดเจนวาท าไมบรษทจงตองจดท า BCP ทงน BCP
นนมไวเพอปองกนการด าเนนธรกจจากภยพบตและอบตเหตตางๆ เปาหมายทชดเจนจะเปนเกณฑส าคญในการจดล าดบความส าคญของสนคาหรอบรการหลกๆของบรษท รวมถงการก าหนดกลยทธการวางแผนความตอเนองทางธรกจ
เปาหมายของ BCP คออะไร? ล าดบแรกคอเพอปกปองชวต ทงพนกงานและผทมาตดตอกบบรษท ล าดบทสองคอเพอปกปองธรกจของคณ ตอบสนองตอความตองการของลกคาและผใช และแสดงความรบผดชอบตอสงคมและเออประโยชนตอสงคมและเศรษฐกจทองถน สงเหลานจะชวยรบประกนการจางงาน และคมครองความเปนอยของพนกงาน
(2) ขอบเขต
ค าถามคอ สวนใดของบรษททคณประสงคทจะจดท า BCP คณสามารถจ ากดการจดท า BCP
แคเฉพาะแผนกหลกๆของบรษท เชน เลอกจดท า BCP เฉพาะสวนโรงงานหลกซงผลตสนคาขายดอนดบตนๆของบรษท หรอรานคาทขายดทสด เปนตน คณสามารถก าหนดขอบเขตของ BCP โดยค านงถงความจ าเปนทางธรกจและปจจยแวดลอมอนๆ ทงน คณจ าเปนตองผนวกแผนกส าคญอนมผลตอความอยรอดของบรษทไวใน BCP ดวย
(3) ผน า BCP
คณตองก าหนดผน า BCP ซงเปนผรบผดชอบด าเนนกจกรรม BCP ของทงบรษท โดยมอบหมายอ านาจและความรบผดชอบทจ าเปนตอการปฏบตหนาท
BCP นนถอเปนกจกรรมของทงบรษท เปนงานทแผนกตางๆทเกยวของควรมสวนรวมและใหความรวมมออยางแขงขน ผน า BCP จงควรเปนบคคลทไดรบการไววางใจจากบคลากรของบรษท ทงน ในบรษทขนาดใหญ อาจมการจดตงทมงาน
BCP ใหท างานภายใตการบรหารของผน า BCP
ทมบรหารควรจดหาทรพยากรทจ าเปนซงรวมถงงบประมาณในการด าเนนงาน นอกจากน เจาของกจการ SMEs (ผบรหารระดบสง) กควรจะทมเทใหกบกจกรรม BCP
และควรตระหนกวาค าสงทางวาจาเพยงล าพงไมสามารถจะน าไปสผลส าเรจได
ขนตอนท 2 กจกรรมหลก และระยะเวลาเปาหมายในการฟนคนสภาพ
ในขนตอนท 2 น คณจะตองพจารณาวาสนคาหรอบรการใดของบรษททมผลตอความอยรอด สนคาหรอบรการใดทควรฟนฟหรอจดสงเปนอยางแรกเมอภยธรรมชาต (หรออบตเหต) ท าใหการด าเนนธรกจหยดชะงก กจการใดทมสนคาทมยอดขายสงสด รานไหนของบรษททขายไดมากทสด กจกรรมทางธรกจทส าคญเหลานเรยกวากจกรรมหลก (Prioritized Activities - PA) คณจะตองระบกจกรรมหลกของบรษท
ในขนตอนท 2 น คณควรจะรผลกระทบ(กรอบเวลา) เมอกจกรรมหลกเหลานหยดชะงกโดยสนเชง เมอกจกรรมเหลานหยดชะงกบรษทจะทนรบความเสยหายไดนานทสดทาไหร (ระยะเวลาดงกลาวเรยกวา ระยะเวลาสงสดในการทนรบภาวะหยดชะงก หรอ Maximum Tolerable Period of Disruption – MTPD) จะตองท าอยางไรเพอกอบกกจการของบรษทใหไดเรวทสดกอนทจะตองปดกจการหรอลมละลาย การวเคราะหอยางงายๆนมงไปทผลกระทบจากการหยดชะงกโดยไมค านงถงปจจยเสยง โดยจะชวยใหคณเหนภาพทชดเจนขนวาตองใชเวลามากนอยเพยงใดบรษทจงจะกลบมาด าเนนกจการไดทนกอนทจะลมละลาย
ขนตอนท 3 อะไรทจ าเปนตอการฟนฟกจกรรมหลก
เนองจากกจกรรมหรอกระบวนการหลก (PA) ตองพงพาทรพยากรหลายประการทงจากภายในและภายนอก การฟนฟกจกรรมหลกซงหยดชะงกจ าเปนตองใชทรพยากรเหลาน ในขนตอนนคณจะตองระบและท ารายการทรพยากรทจ าเปนลงในฟอรม 3-1 จากนน ใหคณทบทวนถงความเสยงและจดออนของทรพยากรเหลาน แลวพจารณาวาควรใชมาตรการปองกนใดเพอใหแนใจวาจะหาทรพยากรเหลานได หรอเตรยมแผนการส ารอง รายการทรพยากรนมความส าคญมาก และนบเปนขอมลพนฐานในการจดท า BCP
ทรพยากรประเภทแรกคอทรพยากรภายในซงบรษทสามารถมควบคมได ไดแก อาคารสถานท อปกรณ เครองจกร เครองมอ คลงสนคา วตถดบ ระบบ IT เอกสาร ภาพราง เปนตน นอกจากนยงควรใหความส าคญกบทรพยากรบคคล โดยค านงถงทกษะพเศษและความช านาญเฉพาะทางของบคลากร
ประเภททสองคอสาธารณปโภคทจ าเปน เชน ไฟฟา แกส เชอเพลง ประปา และ น าทง เปนตน ทงนยงรวมไปถงเครอขายการสอสาร (โทรศพทและอนเตอรเนต) และระบบคมนาคมขนสง (ถนน ทางรถไฟ และทาเรอ) ทรพยากรเหลานรฐเปนผจดหา ไมอยใตการควบคมของบรษท โดยสวนมากแลว บรษททวไปมกไมสามารถหาแหลงส ารองหรอทดแทนสาธารณปโภคทจ าเปนเหลานได เพราะทงหายากและมตนทนสงเกนไป ดงนนทรพยากรเหลานจงเปนเงอนไขพนฐานในการกกจกรรมหลก(PA) ของบรษท
ประเภททสามคอหนสวนทางธรกจของบรษท รวมทงกลมบรษทแม หรอกลมบรษทยอย ทรพยากรประเภทน (ทงหนสวนโดยตรงและโดยออม) นอกจากผสงวตถดบหรอซพพลายเออรแลว ยงรวมถงลกคาของบรษท ในชวงภยธรรมชาตรนแรง ไมวาจะเปนเหตแผนดนไหวทางตะวนออกของญปนหรออทกภยในประเทศไทยในป 2554 บรษทหลายแหงตองระงบการผลตเพราะปญหาในหวงโซอปทาน แมบางแหงจะไมไดรบความเสยหายโดยตรงจากภยธรรมชาต
ขนตอนท 4 การประเมนความเสยง – เขาใจสถานการณภยพบต
คณตองระบความเสยงซงเปนภยคกคามบรษทของคณ (หรออาจน าไปสสถานการณรายแรง) ใหชดเจน โดยท ารายการประเภทของความเสยงทบรษทอาจตองเผชญ วเคราะหและประเมนความเสยงเหลานน จากนนจงเลอกความเสยงทบรษทจะตองใหความส าคญสงสดในการรบมอ คณอาจตองคาดการณวาจะมทรพยากรเสยหายเนองจากความเสยงเหลานนในปรมาณเทาไหร และตองใชระยะเวลาเทาไหรในการฟนฟ เพอหลกเลยงเหตการณรายแรงคณจะตองเปรยบเทยบชวงเวลาประมาณการณในการฟนตวกบระยะเวลาเปาหมายในการฟนคนสภาพ (Recovery Time Objective - RTO) ทบรษทตงไวในขนตอนท 2 จากนนจงก าหนดวาทรพยากรใดบางทส าคญ
ทรพยากรจ าเปนนน อาจเปนทงทรพยากรทระยะฟนตวเกน RTO และทรพยากรทระยะฟนตวไมเกน RTO
หากบรการอนเปนปจจยหลก เชน ไฟฟา น า และ โทรศพท ใชเวลานานในการฟนตวมากกวา RTO คณอาจตองปรบ RTO
ใหม โดยยดระยะเวลาออกไปจนกวาทรพยากรและบรการเหลานจะใชการได
ขนตอนท 5 ตองไมลมการปองกนกอนเกดเหต และการบรรเทาความเสยหาย
ในการฟนฟกจการใหทนตามระยะเวลาทก าหนดได จ าเปนตองควบคมและจ ากดความเสยหายทเกดกบทรพยากรสนบสนน เพอใหสามารถด าเนนการซอมบ ารงไดตงแตในระยะแรก
หากทรพยากรส าคญเสยหายรนแรง บรษทอาจตกอยในสถานการณวกฤต และตองลมเลกการกอบกกจการ หรอปดกจการเปนระยะเวลานาน ซงอาจจะเปนจดจบของบรษท ดงนแลวมาตรการเตรยมการกอนเกดเหตและการบรรเทาความเสยหายจงส าคญมาก
ขนตอนท 6 การรบมออยางเรงดวนกรณเกดภยพบต
ขนตอนท 6 น ใหคณหาวธการรบมออยางเรงดวนเมอเกดอบตเหตหรออบตภยขน เพอปองกนไมใหสถานการณฉกเฉนกลายเปนสถานการณวกฤตทไมอาจควบคม โดยอาจเรยกวาเปนการรบมอฉกเฉนหรอการรบมอขณะเกดเหต สงทส าคญทสดในการรบมอฉกเฉนคอการปกปองและชวยชวตคน การควบคมสถานการณ ขจดภยคกคามและรกษาความปลอดภยในอาคารสถานท คมครองชวตของตนเอง พนกงาน และลกคา รวมไปถงปกปองทรพยสน และปองกนความเสยหายทอาจเกดขน นอกจากนยงตองพงระวงถงความเปนไปไดทจะเกดภยพบตปลกยอยตามมา
ขนแรก คณจะตองเขาใจภาพรวมการรบมอฉกเฉน รปท 6-1 แสดงขนตอนปฏบตตางๆทจ าเปนในการรบมอเหตฉกเฉนขนตอนเหลาน จะตองปฎบตใหตรงตามล าดบเวลาทก าหนด ไมลาชา เมอเกดเหตขนบคลากรควรจะเรม “(1) อพยพและชวยชวต” ในทนท อาจจ าเปนตองมศนยปฏบตการฉกเฉน (EOC) เพอประสานมาตรการของภาคสวนตางๆในบรษท โดยถาม หนวยปฏบตการฉกเฉนจะรบผดชอบขนตอนท 3 ถง 8
ขนตอนทจ าเปนมดงน 1) อพยพและชวยชวต 2) ตงศนยปฏบตการฉกเฉน 3) ยนยนความปลอดภยของพนกงาน 4) ควบคมสถานการณและปองกนความเสยหายปลกยอย 5) ส ารวจความเสยหาย 6) คมครองทรพยสน 7) ยนยนความปลอดภยในการเดนทางของพนกงาน 8) รวบรวมและแบงปนขอมลอบตภยและความเสยหาย
รป 6-1 การรบมออยางเรงดวนเมอเกดภยพบต
ขนตอนท 7 กลยทธความตอเนองทางธรกจเพอการฟนตว อยางรวดเรว
ในขนตอนท 7 คณจะไดพฒนากลยทธความตอเนองทางธรกจของบรษทเพอทจะฟนฟกจกรรมหลกของบรษทใหทนตามระยะเวลาเปาหมายในการฟนคนสภาพ (RTO) คณตองก าหนดและเตรยมทรพยากรสนบสนนทงภายในและภายนอกซงจ าเปนในการฟนฟกจกรรมดงกลาว
ในการฟนฟกจกรรมหลก(PAs) ใหทนตาม RTOนน มกรอบหลกๆในการการวางกลยทธความตอเนองทางธรกจควรค านงถงดงน กลยทธท 1: ด าเนนกจกรรมหลกอกครง ณ สถานทตงเดมซงไดรบความเสยหาย
กลยทธท 2: ด าเนนกจกรรมหลกอกครง ณ สถานทอน (อาจเปนสถานทของบรษทเอง หรอของบรษทหรอบคคลภายนอก) กลยทธท 3: ด าเนนกจกรรมหลกอกครงดวยวธการใหม (หรอวธแกไขสถานการณ)
กลยทธความตอเนองทางธรกจของคณควรผสานเอากลยทธทงสามเขาไวดวยกน
ในขนตอนแรกๆในการวางแผนฟนฟ คณจะตองตดสนใจวาบรษทจะด าเนนกจกรรมหลกใหมอกครงทไหน ทสถานทเดมซงไดรบความเสยหาย หรอสถานทใหม ทงสองทางเลอกลวนส าคญ บรษทควรเตรยมรบมอกบสถานการณเมอสถานทหลก เชน อาคารส านกงานใหญ หรอโรงงานหลกใชการไมได ส าหรบกจการ SMEs ทมทนทรพยจ ากด การหาสถานทส ารองอาจเปนเรองยาก และอาจมเพยงทางเลอกเดยวคอการเตรยมกลยทธ ฟนฟกจการ ณ สถานทเดมซงไดรบความเสยหาย ควรพงระวงวาหากสถานทประกอบการหลกเสยหายจนใชการไมได บรษทจะตกอยในสภาพทไมสามารถชวยเหลอตนเองได ควรเตรยมการรบมอในระยะกลางถงยาวเอาไว กระบวนการนไมใชเพยงการรางลงบนกระดาษ แตเจาของกจการหรอผบรหารระดบสงจะตองตดสนวาจะกกจกรรมหลกจากการหยดชะงกอยางไรและทไหน
กลยทธท 1: คณจะตองฟนฟทรพยากรทเสยหาย เชน อาคารสถานท อปกรณหรอเครองจกร โดยอาจตองใชบรการบรษทกอสรางภายนอก หรอผเชยวชาญดานเครองจกร การฟนฟกจการทหยดชะงกยงจ าเปนตองพงพาสาธารณปโภคหลก ซงเปนปจจยหลกในการฟนฟ เชนไฟฟา แกส
และประปา ดงนนคณควรประมาณการณวาหนวยงานรฐจะกลบมาใหบรการเหลานไดเรวแคไหน คณอาจจะตองปรบกลยทธความตอเนองทางธรกจตามระยะเวลาในการฟนฟสาธารณปโภคหลก กลยทธถดไปวาดวยการฟนฟกจการ ณ สถานทอน
กลยทธท 2: คณควรพจารณาสถานทตงใหมวาไกลจากทตงปจจบนพอหรอไม จะไดรบผลกระทบหรอไดรบความเสยหายจากภยพบตเดยวกนไหม ควรดใหแนใจวาสาธารณปโภคและบรการทจ าเปนตอบรษทจะใชการไดและไมไดรบผลกระทบ สถานทนจะตองมทรพยากรทจ าเปนทงหมด เชน อาคาร เครองมอ และเครองจกร คณควรจะหาวธการเคลอนยายพนกงานและขนยายวตถดบหรอสวนประกอบไปยงสถานทตงใหมดวย คณควรใหความส าคญกบการรกษาความสมพนธทดกบผสงวตถดบ เพราะอาจจะตองขอความชวยเหลอหรอขอความรวมมอจากหนสวนภายนอก กลยทธถดไป วาดวยการด าเนนกจกรรมหลกอกครงดวยวธการใหม
กลยทธท 3: กลยทธนสามารถใชควบคกบกลยทธท 1 (ฟนฟ ณ สถานทเดม) และกลยทธท 2(ฟนฟ ณ สถานทอน) เชน การน าเครองมอเกาทเกบส ารองไวมาใชแทนเครองใหมทเสยหาย หรอการใชแรงงานคนแทนระบบ IT ทลม บรษทควรเลอกวธการทเหมาะกบรปแบบธรกจของบรษท นอกจากนคณอาจจะตองพจารณาวาจะจ าเปนตองขอความชวยเหลอจากหนสวยภายยนอกในดานใด
หนสวนภายนอกทางธรกจนนอาจมอทธพลอยางมากตอการด าเนนกจการและกลยทธความตอเนองทางธรกจของบรษท เมอคณไมสามารถควบคมหนสวนทางธรกจได คณควรจะท าอยาไรในการดงหนสวนทางธรกจมาเปนสวนหนงของกลยทธ เรองนขนอยกบความสมพนธทางธรกจ คณอาจลดความเสยงไดดวยวธการเหลาน ประการแรก คณควรตรวจสอบวาหนสวนของคณมการรบมอกบภยพบตอยในระดบใดและ BCP เปนอยางไร พวกเขาสนใจเรองนหรอเปลา หรอวาไมสนใจเลย ถาสนใจ คณควรจะพดคยแลกเปลยนมาตรการการจดการดานภยพบตและ BCP กบหนสวนของคณ จะดมากหากสามารถนดประชมกนเปนระยะ จดการประชมรวม หรอฝกปฏบตรวมกน
ขนตอนท 8 เตรยมพรอมดานการเงน
ในทางการเงนแลว คณจะอยรอดหรอไมถากจกรรมตองหยดชะงกไปหนงหรอสองเดอน ขนตอนนมงใหคณตระหนกถงสภาพดานการเงนของบรษทในกรณฉกเฉน และเตรยมมาตรการทเหมาะสมไวลวงหนาเพอหลกเลยงการลมละลายแมขาดรายไดไปชวคราว หากไมสามารถด าเนนกจการได บรษทยอมสญเสยรายรบแตยงตองรบภาระรายจายประจ า เชน เงนเดอน หรอ คาเชา หากสถานประกอบการเสยหาย อาจจะจะตองเสยคาซอมแซม ในขนตอนนใหคณประมาณการณวาจะตองใชเงนเทาไหรหากบรษทไดรบความเสยหายจากภยพบต และก าหนดมาตรการทจะมาเตมเตมความขาดแคลนนน องคประกอบหลกๆในการวเคราะหดานการเงนของบรษทมดงน
- ทราบวารายรบจะลดลงเทาไหรหากกจการหยดชะงก
- ประมาณการณวาจะตองใชเงนฟนฟเทาไหรเพอใหสามารถกลบมาด าเนนกจการได
- ทราบวามรายจายประจ าเทาไหรในชวงทกจการหยดชะงก
- ค านวณปรมาณเงนทนทดแทนในสวนทขาด (สวนท 4) หมายเหต บรษทควรจะมเงนสดและเงนฝากส ารองเทากบรายรบหนงเดอนของบรษท
ขนตอนท 9 ฝกซอมเพอเพมประสทธภาพให BCP ของคณ
ในขนตอนกอนหนา บรษทของคณไดจดท าแผนกลยทธ BCP ขนมามากมาย ดานลางเปนค าถามทเกยวของกบแผนการเหลานน คณมนใจแคไหนทจะตอบวา “ใช”
- พนกงานทกคน(รวมถงลกคา) สามารถอพยพอยางรวดเรวและปลอดภยตรงตามแผนการอพยพของบรษทไดหรอไม
- พนกงานทกคนสามารถโทรเขามาทเบอรฉกเฉนเพอยนยนความปลอดภยของตนไดหรอไม - สมาชกทมศนยปฏบตการฉกเฉนสามารถมารวมตวกนอยางรวดเรวพรอมเพรยง ณ
จดนดพบและรบผดชอบหนาททไดรบมอบหมายไดหรอไม
การวางแผนกบการปฏบตจรงนนเปนคนละเรองกน BCP
ของบรษทคณควรจะใชการไดอยางมประสทธภาพในกรณฉกเฉนตามแผนทวางไว การฝกซอมนนจะชวยใหแนใจวาแผนของบรษทจะใชการไดอยางมประสทธภาพและบรรลจดประสงคทวางไว การฝกซอมไมเพยงแตทดสอบประสทธภาพ แตยงชวยเพมสมรรถภาพใหกบพนกงานผานการฝกอบรมใหมความรและความเชยวชาญ
ตวอยางของการฝกซอมมดงน
- การซอมอพยพ: ทดสอบและฝกอพยพไปยงสถานททก าหนดอยางรวดเรวและปลอดภย
- การฝกซอมยนยนความปลอดภย: ทดสอบและฝกใหพนกงานโทรเพอยนยนความปลอดภยในกรณฉกเฉน
- การฝกซอมรวมพลทมศนยปฏบตการฉกเฉน:
ทดสอบและฝกใหทมศนยปฏบตการฉกเฉนรวมตวและปฏบตหนาทตามมอบหมาย
- การฝกซอมกคนขอมลส ารอง: ทดสอบและฝกซอมการกคนโดยการส ารองขอมล
- การฝกซอมการเรมด าเนนกจการใหมอกครง: ทดสอบและฝกซอมการเรมด าเนนกจการใหมอกครงหลกการหยดชะงก
- การฝกซอมการปฏบตการ ณ ทตงใหม: ทดสอบและฝกซอมการเรมด าเนนกจการอกครง ณ ทตงใหม
ขนตอนท 10 การทบทวนและพฒนาอยางตอเนอง
PDCA: การพฒนาอยางตอเนอง
แผนการด าเนนธรกจอยางตอเนองนนวาดวยความพยายามในระดบบรษทเพอทจะเพมขดความสามารถของบรษทในการฟนฟกจกรรมหลก (PA) หลงจากการหยดชะงกอนเนองมาจากภยพบต การพฒนาขดความสามารถในระยะเวลาสนๆ นนไมงาย แตการปรบปรงและพฒนาอยางตอเนองกยงเปนเรองจ าเปน เราสนบสนนใหคณใชวงจร PDCA (Plan, Do,
Check, Act) เพอพฒนา BCP ของบรษทอยางตอเนอง
คณไดผานสองขนตอนแรก (Plan และ Do) จากสข นตอนแลว ตอนนคณจะตองท าใหอกสองขนตอนทเหลออนไดแก Check- การตรวจสอบและทบทวน และ Act-การรกษาไวและพฒนา ใหสมบรณ
(1) ตรวจสอบและทบทวน BCP ของคณ เพอให BCP ของบรษทมประสทธภาพสงสด คณควรตรวจสอบและทบทวนกจกรรมดาน BCP ของบรษท ทงกอน ขณะและหลงเกดเหต ในขนตอนน ใหคณใชฟอรม 10-1 เพอทบทวนทง 10 ขนตอนใน Guidebook
คณควรถามค าถามตอไปนในขณะททบทวนแตละขนตอน
- กจกรรม BCP (ทก าหนดและวางแผนแลว) มประสทธผลหรอไม
- มเรองหรอปญหาทตองแกไขปรบปรงหรอไม
- มความเปลยนแปลงภายในหรอภายนอกอะไรทตองน ามาพจารณานาหรอไม
- มเรองหรอกจกรรมใดทไมไดอยใน BCP แตควรอยหรอไม
ขนตอนการตรวจสอบและทบทวนนจะตองท าเปนระยะๆ อยางนอยปละหนงครง
หากมความเปลยนแปลงทางธรกจในบรษท เชน เปลยนบรษทหนสวน (ผสงวตถดบ หรอผจ าหนาย) เปลยนธรกจหลกๆ (สนคาหรอบรการ) เปลยนระบบ IT เกดการควบรวมกจการ เปลยนสถานทตง เปนตน คณควรใสใจผลของความเปลยนแปลงเหลาน คณอาจไมไดค านงถงปจจยเหลานหรอไมไดน ามาทบทวนขณะทจดท า BCP
ดงนนคณอาจจะตองทบทวนและเปลยนแปลงกจกรรม BCP ตามความเหมาะสม คณจ าเปนจะตองทบทวน BCP
เปนระยะเพออพเดต BCP การทบทวนภายในมกจะเปนหนาทของทมผน า BCP แผนกหลก และแผนกตรวจสอบภายใน
(2) การทบทวนการจดการ นอกเหนอจากขนตอนการทบทวนและตรวจสอบขางตนแลว ผบรหารระดบสงจะตองรเรมผลกดนใหมการทบทวน BCP
ของบรษทอยางนอยปละหนงครง เพอใหแนใจวา BCP ของบรษทนนมการจดการทมประสทธภาพและเปนไปตามวงจร PDCA ฟอรม 10-2 เปนฟอรมส าหรบการทบทวนการจดการ ซงถอเปนตวกระตนวงจร PDCA ทด
BCP Checklist
ล าดบ
ค าถาม
ขนตอนท
ค าตอบ
ไม
บางสวน
ใช
1 มการแตงตงผจดการดาน BCP และมการจดสรรงบประมาณใหกจกรรม BCP 1 0 2 4 2 เปาประสงค ขอบเขต และผน า BCP เปนททราบโดยทวกนในบรษท 1 0 2 4 3 ผบรหารระดบสงแสดงความเปนผน าและแสดงความทมเทในกจกรรมดาน BCP
ใหเปนทประจกษแกพนกงาน 1 0 2 4
4 บรษททราบวาจะเกดผลอยางไรหากกจการตองหยดชะงกไปหนงสปดาห หรอหนงเดอน 2 0 2 4 5 บรษททราบวาจะตองกลบมาด าเนนกจการใหไดชาเรวเพยงใดหลงการหยดชะงกเพอหลกเ
หลยงผลกระทบรายแรงตอความอยรอดของบรษท
2 0 2 4
6 บรษทไดก าหนดธรกจหลกทจะตองฟนฟสภาพเปนล าดบตนๆ 2 0 2 4 7 บรษทไดก าหนดทรพยากร หรอสาธารณปโภคภายนอกทส าคญ
ทอาจเปนอปสรรคตอความพยายามในการฟนฟกจการแลว 3 0 2 4
8 บรษทไดระบวตดบหรอชนสวนประกอบจ าเปนทมาจากผสงวตถดบรายเดยว 3 0 2 4 9 บรษทไดคนควาเกยวกบประวตการเกดภยพบตและขอมลดานความเสยง
(เชนแผนทภยพบต) ซงรฐบาลทองถนหรอหนวยงานราชการตพมพเผยแพร 4 0 2 4
10 บรษทสามารถรบความเสยหาย (ในระดบสง) จากภยพบตทมความเปนไปไดสงทจะเกดขนได
4 0 2 4
11 บรษทไดระบทรพยากรจ าเปนทอาจจะไดรบความเสยหายรนแรงหากเกดภยพบตขางตน(ขอ 10)แลว เนองความเสยหายของทรพยากรหลกอาจเปนอปสรรคตอการฟนฟกจการ
4 0 2 4
12 บรษทมแผนปองกนและบรรเทาภยพบตเพอดแลความปลอดภยและสวสดภาพของพนกงานจากภยพบตทคาดวาจะเกดขน
5 0 2 4
13 บรษทมแผนปองกนและมาตรการบรรเทาภยพอปกปองทรพยสนจากภยพบต (แผนดนไหว อทกภย ไตฝน) และอบตเหต
5 0 2 4
14 บรษทมการเตรยมรายการตดตอในยามฉกเฉนใหพนกงาน 6 0 2 4 15 บรษทจดท ากรอบการท างานของศนยปฏบตการฉกเฉนแลว เชน จดรวมพล สมาชก
เกณฑการเรยกรวมพล
6 0 2 4
16 บรษทมขอมลตดตอของลกคา หนสวนธรกจ และเจาหนาทรฐ 6 0 2 4 17 บรษทท าการส ารองขอมลเปนระยะ 7 0 2 4 18 บรษทมสถานทท างานส ารองกรณส านกงานใหญหรอทตงกจการหลกไมสามารถใชการได 7 0 2 4 19 บรษทไดเตรยมอปการณส ารอง(และทรพยากรอนๆ) กรณทอปกรณหลกใชการไมได 7 0 2 4 20 บรษททราบสถานะการบรหารจดการดานภยพบตและแผนการด าเนนธรกจอยางตอเนองข
องผจดสงวตถทจดสงวตดบหลกแลวชนสวนส าคญ
7 0 2 4
21 บรษททราบวายงขาดเงนทนอกเทาไหรในกรณทกจการตองหยดชะงกไปหนงเดอน 8 0 2 4 22 บรษทไดส ารวจแลววารฐบาลทองถนและหนวยงานรฐอนๆมโปรแกรมชวยเหลอดานภยพ
บตใดบาง 8 0 2 4
23 บรษทไดส ารองเงนสดไวในกรณภยพบตเปนจ านวนเทากบรายรบหนงเดอน 8 0 2 4 24 บรษทมการซอมอพยพเปนระยะ 9 0 2 4 25 บรษทมการฝกซอมเพอทดสอบวาสามารถกขอมลจากแหลงส ารองขอมลได 9 0 2 4 26 บรษทมการฝกซอมรวมพลศนยปฏบตการฉกเฉน 9 0 2 4 27 บรษททบทวนแผนการจดการภยพบตและ BCP และปรบปรงมาตรการตางๆเปนระยะ 10 0 2 4 28 ฝายบรหารระดบสงมสวนรวมอยางเตมทในการวเคราะหทบทวนกจกรรมดาน BCP 10 0 2 4
ระดบ BCP ของคณ คะแนนรวม
บรษทของคณไมสามารถรบมอกบภยพบตและอบตเหตตางๆได หากเกดภยพบต เปนไปไดสงวาบรษทจะเสยหายรนแรงและธรกจอาจหยดชะงกเปนระยะเวลานาน บรษทควรทราบวามภยคกคามอะไรบางและควรด าเนนการอยางไรเพอลดความเสยหายจากภยนนใหเหลอนอยทสด
0-36
บรษทของคณทราบถงความเสยงทอาจเผชญและไดด าเนนมาตรการรบมอไปบางแลว แตอาจไมมประสทธผลมากนก บรษทยงมโอกาสเสยหายรนแรงเนองจากความบกพรองของกจกรรม BCP ควรใหความส าคญกบ BCP เปนล าดบตนๆ เพอให BCP มประสทธภาพมากขน
37-74
บรษทของคณม BCP ทเกอบจะเสรจสมบรณแลว และมมาตรการทนาจะมประสทธภาพหากตองเผชญกบความเสยงในระดบทคาดการณไว ใหคณด าเนนการตามวงจร PDCA ตอไปเพอพฒนาการเตรยมการเพอความตอเนองทางธรกจ และเพอใหแนใจวาคณจะสามารถรบมอกบเหตการณหรอภยพบตทไมไดคาดคดไดอยางมประสทธภาพ
75-112
Credit
แปลและเรยบเรยงโดย Asian Disaster Preparedness Center (ADPC) SM Tower, 24th Floor 979/69 Paholyothin Road, Samsen Nai Phayathai, Bangkok 10400 Thailand
Tel: (66)2 298 0682-92 Fax: (66)2 298 0012-13 email: adpc@adpc.net Website: www.adpc.net
จาก Guidebook on SME Business Continuity Planning (2013) APEC Project: M SCE 02 11A จดท าโดย APEC SME Crisis Management Center 3F, No. 16-8, Dehuei St., Jhongshan District, Taipei 10461, Tai wan
Tel: (886)-2-2586-5000 # 364 Fax: (886)-2-2598-1122
Email: apecscmc@tier.org.tw Website: www.apecscmc.org
Small and Medium Enterprise Administration, Ministry of Economic Affairs, Chinese Taipei 3F, No. 95, Sec 2, Roosevelt Rd., Taipei 100, Taiwan
Tel: (886)-2-2368-6858 Fax: (886)-2-2367-3914
รวมกบ Asian Disaster Reduction Center Shin-Yurakucho Bldg, 12-1 Yurakucho 1-Chome, Chiyoda-Ku, Tokyo 100-0006 Japan
Tel: (81)-3-6269-3792 Fax: (81)-3-6269-3799
Email: t-ono3792@mcic.co.jp / onotaco@gmail.com
จดท าใหกบ Asia Pacific Economic Cooperation Secretariat 35 Heng Mui Keng Terrance Singapore, 119616
Tel: (65) 68919 600 Fax: (65) 68919 690
Email: info@apec.org Website: www.apec.org
top related