spesifikasi tugas
Post on 24-Jan-2016
123 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Adalah dimaklumkan bahawa walaupun dengan adanya sepsifikasi tugas ini,
penambahbaikan atau cadangan atau tambahan tugas-tugas di bawah
Jawatankuasa masing-masing adalah digalakkan selaras dengan kesesuaian dan
keperluan situasi.
1. Secara umumnya, semua jawatankuasa perlu ada :
a. Jawatankuasa kecil masing-masing (ketua, penolong ketua, setiausaha
dan sebagainya)
b. Gambar-gambar perancangan dan pelaksanaan yang dilakukan dalam
kalangan jawatankuasa masing-masing
c. Laporan S.W.O.T analysis sebelum, semasa dan selepas hendaklah
dihantar kepada Setiausaha Majlis Tertinggi Larian Mesra 1 Malaysia :
1 Murid, 1 Sukan selewat-lewatnya dua hari selepas berlangsungnya
Larian Mesra tersebut (untuk tujuan dokumentasi).
d. Setiap Jawatankuasa Kerja hendaklah (wajib) menjalankan sekurang-
kurangnya 5 kali mesyuarat atau perjumpaan bermula Mei 2013
sehingga 20 Januari 2013 yang mempunyai rekod minit mesyuarat dan
pelan tindakan serta senarai semak tugas masing-masing.
2. Sebarang permasalahan, permintaan, pertimbangan dan keraguan yang
memerlukan keputusan atau jawapan, berurusanlah dengan Pengerusi, Naib
Pengerusi, Setiausaha atau terus kepada Pensyarah Pembimbing masing-
masing.
3. Setiap ahli-ahli jawatankuasa sama ada AJK Tertinggi mahupun ahli-ahli
biasa dinasihatkan dan diwajibkan mempunyai satu folder/fail yang
mengandungi segala informasi, laporan, refleksi dan apa-apa sahaja
berkaitan Larian Mesra 1 Malaysia : 1 Murid 1 Sukan.
Yang menurut perintah,
…………………………….
Setiausaha Larian Mesra 1 Malaysia : 1 Murid 1 Sukan 2014
IPG Kampus Pendidikan Teknik.
SPESIFIKASI TUGAS
AJK TERTINGGI
JAWATAN & SPESIFIKASI TUGAS TARIKH CATATAN
PENGERUSI
1. Mengurus jawatan kuasa
mengikut peraturan yang telah
ditetapkan atau melaksanakan
kepututsan Mesyuarat
Jawatankuasa Kerja.
2. Mempengerusikan mesyuarat
atau perjumpaan
Jawatankuasa Kerja.
3. Merancang, melaksana dan
menyelia aktiviti
Jawatankuasa Kerja.
4. Menjadi pengantara pihak
atasan dengan ahli-ahli
jawatankuasa.
5. Membuat keputusan di dalam
mesyuarat dengan
persetujuan pihak atasan.
6. Memastikan ahli-ahli
jawatankuasa untuk
menjalankan tanggungjawab
masing-masing.
7. Memantau perkembangan
atau pelaksanaan yang
dirancang dan dilaksanakan
oleh ahli-ahli jawatankuasa.
8. Meneliti catatn minit
mesyuarat dan memastikan
segala keputusan diambil
tindakan yang sewajarnya.
9. Menjalankan tugas-tugas lain
yang diarahkan oleh penasihat
atau pensyarah pembimbing
dari semasa ke semasa.
NAIB PENGERUSI
1. Mempengerusikan mesyuarat
atau perjumpaan seandainya
pengerusi tidak dapat hadir
atas urusan penting.
2. Memantau pergerakan setiap
jawatankuasa agar
melaksanakan tugas masing-
masing.
3. Membantu pengerusi dalam
urusan pentadbiran.
4. Memastikan ahli-ahli
jawatankuasa untuk
menjalankan tanggungjawab
masing-masing.
5. Memantau perkembangan
atau pelaksanaan yang
dirancang dan dilaksanakan
oleh ahli-ahli jawatankuasa.
6. Menjalankan tugas-tugas lain
yang diarahkan oleh penasihat
atau pensyarah pembimbing
dari semasa ke semasa.
SETIAUSAHA
1. Menyimpan pendaftaran ahli-
ahli Jawatankuasa Kerja
2. Menunaikan tugas-tugas
umum Jawatankuasa Kerja
sebagaimana yang diarahkan
oleh Pengerusi atau Timbalan
Pengerusi yang menggantikan
beliau.
3. Membuat urusan surat-
menyurat dengan pihak luar,
pentadbir IPG atau ahli-ahli
Jawatankuasa Kerja.
4. Menjemput dan mengedar
surat panggilan untuk semua
jenis mesyuarat.
5. Menjalankan tugas mengikut
ketetapan perlembagaan
persatuan.
6. Merekod kegiatan gerak kerja
Jawatankuasa Kerja.
7. Merekod, mencatat,
menandatangani dan
menyimpan minit semua
mesyuarat dan membuat
laporan aktiviti.
8. Mencatat kehadiran ahli.
9. Menyimpan semua dokumen
yang berkaitan Jawatankuasa
Kerja.
10.Bertanggungjawab memanggil
Mesyuarat Agung dan
mesyuarat Jawatankuasa
Kerja apabila diarahkan.
11.Menjalankan tugas-tugas lain
yang diminta oleh penasihat
atau pensyarah pembimbing
dari semasa ke semasa.
NAIB SETIAUSAHA
1. Membantu setiausaha untuk
menjalankan segala tugas dan
tanggungjawabnya.
2. Menjalankan tugas setiausaha
sewaktu ketiadaan
setiausaha.
3. Menjalankan tugas-tugas lain
yang diarahkan oleh penasihat
atau pensyarah pembimbing
dari semasa ke semasa.
BENDAHARI
1. Bertanggungjawab tentang
semua hal berkaitan urusan
kewangan.
2. Membuat dan menyimpan
kira-kira tentang semua
perkara berkaitan kewangan
dan bertanggungjawab atas
kesahihannya (bukti) seperti
resit, penyata dan sebagainya.
3. Melaporkan kedudukan
kewangan
4. Berkolaborasi dengan individu
yang menguruskan baju
pegawai
5. Dapat jumlah sebenar wang
yang digunakan untuk urusan
pembeliaan baju pegawai
6. Berkolaborasi dengan individu
yang menguruskan makanan.
Dapatkan jumlah sebenar
perbelanjaan untuk makanan
(makanan pegawai)
7. Dapatkan jumlah sebenar
perbelanjaan lain-lain.
Contoh : banting, banner,
seranta, keceriaan , ajk
perasmiaan, hadiah dan
cenderahati.
AJK KEPEGAWAIAN
TUGAS TARIKH CATATAN
Di dalam jawatankuasa sendiri,
ketua AJK Kepegawaian
menetapkan tugas masing-
masing sewaktu hari kejadian
(contohnya, marshal, runner
dan sebagainya)
Memberi taklimat kepada
semua pegawai berkenaan
perjalanan Larian Mesra
Menyediakan dan menentukan
jadual perjalanan larian mesra
Menentukan dan memilih ketua
setiap checkpoint
Memastikan bahawa tiada jalan
pintas untuk laluan peserta
larian mesra
Pencatat keputusan rasmi
Pencatat masa
Bertanggungjawab dalam
menyediakan data penyertaan
dan keputusan
AJK KESELAMATAN DAN KEBAJIKAN
TUGAS TARIKH CATATAN
Memohon bantuan sukarela
(JPAM, RELA atau POLIS)
untuk bantuan keselamatan.
Jika perlu, urusan surat-
menyurat hendaklah dilakukan.
*rujuk pensyarah pembimbing
untuk pengesahan
Menjaga kawasan check point
Memantau keselamatan
kawasan trek
Meronda kawasan tersebut
sehingga tamat larian
Memastikan semua peserta
larian sampai ke tempat
berkumpul
AJK DOKUMENTASI
TUGAS TARIKH CATATAN
Mendapatkan sebuah video
cam.
Mengambil gambar dan juga
video sebelum acara
berlangsung semasa dan
selepas
Menyiapkan penyuntingan
video dan gambar-gambar
Larian Mesra dalam tempoh
tiga hari untuk review
pensyarah pembimbing
AJK URUSETIA
TUGAS TARIKH CATATAN
Mengkategorikan peserta larian
mesra mengikut kategori
masing-masing
Mengetahui kod kategori
Menguruskan borang
pendaftaran staf dan pensyarah
Menguruskan pendaftaran staf
dan pesnyarah semasa larian
mesra
Menguruskan minuman dan
makanan untuk sarapan pagi
kepada staf dan pensyarah
Membantu ajk kepegawaian
apabila selesai tugas semasa
larian mesra
Menjaga nombor
Menguruskan pembahagian
dan kelengkapan nombor
peserta
Mengeluarkan buku maklumat
Urusetia yang mengandungi
semua maklumat mengenai
Jawatankuasa Larian Mesra,
pegawai terlibat dan lain-lain
maklumat yang dapat
membantu kontinjen dan para
petugas melicinkan lagi tugas
masing-masing
Membantu kerja-kerja
setiausaha
Menjadi pusat pengaduan
kepada semua berkaitan
dengan apa-apa masalah yang
dihadapi pada hari kejadian.
Menyediakan carta yang kemas
berhubung dengan keputusan
larian mesra yang terkini untuk
makluman dan tindakan ketua
rumah sukan yang terlibat.
AJK SIARAYA
TUGAS TARIKH CATATAN
Meneliti peralatan yang akan
digunakan
Meneliti kawasan acara untuk
mengenal pasti
kemudahan asas dan juga
keadaan kawasan tersebut
Membuat design dan
menempah bunting
Membuat poster dan iklan
(lakaran peta trek, tarikh serta
masa)
Berjumpa pensyarah untuk
menujukkan poster
Memilih lagu-lagu yang sesuai
untuk dipasangkan semasa
acara
Membuat tag pegawai
Mencipta logo larian mesra dan
menerangkan sebab-sebab
memilih logo tersebut
AJK KECEMASAN
TUGAS TARIKH CATATAN
Memohon atau meminjam peti
kecemasan
Memohon pertolongan Unit
Beruniform Persatuan Bulan
Sabit Merah atau hospital yang
berkenaan
Menguruskan dan memberi
bantuan awal kepada peserta
yang cedera sewaktu larian
Berkolaborasi dengan AJK
KESELAMATAN semasa larian
dijalankan
Mengenal pasti kawasan yang
dijangka akan berlaku
kecederaan
Memastikan semua peserta
tidak mengalami kecederaan
semasa larian.
Menyenaraikan peralatan yang
ingin digunakan kepada AJK
PERALATAN
Menyediakan peta kedudukan
pegawai-pegawai keselamatan
yang bertugas
AJK KEBERSIHAN DAN KECERIAAN
TUGAS TARIKH CATATAN
Membuat jadual bertugas untuk
pegawai-pegawai
membersihkan kawasan
kejadian mengikut kawasan
(contohnya, TESL 2
membersihkan kawasan
senamrobik)
Meninjau kawasan untuk
perancangan menceriakan
Menyenaraikan peralatan yang
akan digunakan (seperti plastic
sampah hitam, penyapu dan
sebagainya) dan menyerahkan
kepada AJK PERALATAN
Menghias kawasan perasmian
dan tempat
berkumpul para pelajar
mengikut rumah sukan masing-
masing
Kebersihan kawasan sebelum,
semasa dan selepas
AJK TEKNIKAL
TUGAS TARIKH CATATAN
Memeriksa dan menyukat
laluan trek untuk larian mesra
Menyediakan jadual bertugas
untuk pegawai-pegawai pada
hari kejadian
Menyediakan jadual pelepasan
peserta larian mesra mengikut
kategori
Mengesan kedudukan untuk
diletakkan checkpoint
Menyiapkan borang untuk
merekod masa dan nombor
giliran peserta pada hari
kejadian
Memastikan laluan trek larian
mesra ditandakan dengan
penunjuk laluan
membantu mana-mana pelajar
yang memerlukan bantuan
sepanjang trek larian mesra
Bertanggungjawab dalam
semua perkara berkaitan
teknikal
AJK PERALATAN
TUGAS TARIKH CATATAN
Menyediakan borang khas
(borang inventori) untuk
diedarkan kepada semua AJK
untuk mengetahui peralatan
yang ingin digunakan.
Contoh AJK : AJK kecemasan,
pegawai, teknikal, hadiah dan
cenderamata, perasmian
Membuat tempahan awal
sekurang-kurangnya seminggu
sebelum penggunaan.
Menguruskan proses
penempahan dan peminjaman
alatan untuk pertandingan
seperti kerusi, meja, kon, papan
markah, khemah dan
sebagainya.
Pastikan barang-barang yang
ingin digunakan pada hari
kejadian telah disediakan
sekurang-kurangnya 3 hari
sebelum.
Buat satu senarai semak
berkaitan dengan peralatan
yang dipinjam bagi
mengelakkan kehilangan.
Memasangkan kain rentang dan
perhiasan di kawasan
pertandingan dan di kawasan
majlis penyampaian hadiah
berlangsung
Memastikan semua alatan dan
persiapan tempat telah lengkap
dan mencukupi.
Kumpul peralatan yang dipinjam
selepas habis majlis. Pastikan
peralatan dipulangkan dalam
kuantiti yang sama semasa
pinjam.
Berkolaborasi dengan AJK
teknikal berkaitan dengan
susunan meja dan kerusi (jika
ada)
AJK MAKANAN
TUGAS TARIKH CATATAN
Mengira belanjawan makanan
pegawai dan serahkan kepada
bendahari.
Menguruskan bahagian
perancangan dan urusan
pembelian serta penempahan
makanan.
Menyediakan tempat VIP
menjamu selera dan
mempersiapkan hiasan meja
VIP makan dengan kerjasama
AJK Jemputan dan AJK
Protokol.
Mengenal pasti keseluruhan
jumlah peserta termasuk
pensyarah, staf dan pegawai.
Menyemak bilangan dan masa
jamuan agar memudahkan
pengagihan makanan dan tepat
pada masanya.
Membuat pembungkusan dan
pengagihan makanan mengikut
kumpulan AJK bagi makanan
pegawai.
Memastikan air minuman dan
makanan cukup pada hari
kejadian.
Memastikan kawasan bertugas
bersih.
AJK PROTOKOL
TUGAS TARIKH CATATAN
Susunan tempat duduk VIP
.
Mendapat senarai tetamu VIP
Menyediakan dan menentukan
jadual latihan bagi upacara
pembukaan dan upacara
Menyediakan teks ucapan
tetamu kehormat untuk majlis
perasmian/penutupan
Menyediakan teks bacaan doa
dan melantik pembaca doa
Mengambil berat tentang
keperluan VIP
Memastikan para peserta telah
bersedia lebih awal ketika acara
perasmian atau penutupan.
Menyambut serta mengiring
para jemputan dan hadirin ke
tempat duduk mereka
Menyediakan roset untuk
jemputan yang bersesuaian.
Mempastikan protokol semasa
menerima hadiah dipatuhi
Berkolaborasi dengan AJK
HADIAH tentang cenderamata
VIP
Menjaga kawalan peserta larian
mesra.
Memastikan pakaian peserta
larian mesra mengikut kod etika
pakaian iaitu lengkap
berpakaian sukan mengikut t-
shirt rumah sukan masing-
masing beserta nombor.
Memastikan program berjalan
mengikut aturcara bagi setiap
aktiviti dari awal sehingga akhir.
Memastikan program dijalankan
mengikut prosedur protokol
professional.
Menguruskan upacara
pemotongan reben sebagai
simbol perasmian program.
Menguruskan upacara
penyampaian cenderahati
AJK PERASMIAN DAN SIMBOLIK
TUGAS TARIKH CATATAN
Memikirkan tentang gimik
perasmian
Mengambil kira keselamatan,
kebersihan dan gangguan yang
boleh berlaku pada waktu gimik
dijalankan.
Berkejasama dengan AJK
tugas-tugas khas
Bekerjasama dengan AJK
protokol untuk menyusun
susunan tempat duduk VIP
AJK JEMPUTAN
TUGAS TARIKH CATATAN
Mencari alamat dan menulis
surat kepada IPTA/IPTS/IPG
untuk menjemput penyertaan
daripada pihak mereka.
Mendapatkan RSVP atau surat
maklum balas penyertaan
daripada IPTA/IPTS/IPG
Membuat kad jemputan dan
borang pendaftaran penyertaan
untuk VIP, pensyarah dan staf
sokongan.
Mendapatkan maklumat
berkenaan tetamu jemputan
(contohnya elergi makanan atau
ada apa-apa permintaan
khusus) dan senaraikan untuk
langkah berjaga-jaga
Menyambut kedatangan VIP
Menyediakan keperluan VIP
Menguruskan peserta kategori
open
Memberikan nombor yang
boleh dihubungi (pengerusi,
naib pengerusi, setiausaha,
AJK Disiplin dan Pendaftaran)
kepada peserta jemputan
seandainya ada apa-apa
masalah
AJK DISIPLIN DAN PENDAFTARAN
TUGAS TARIKH CATATAN
Mendapatkan senarai nama
peserta guru pelatih IPG dan
juga senarai nama peserta
larian mesra bagi kategori open
Mendapatkan senarai nama
pensyarah dan staf yang akan
menyertai acara larian mesra ini
Membuat satu senarai
kehadiran perserta mengikut
kelas dan semester
Borang kehadiran buat dalam 2
salinan (kehadiran awal dan
akhir)
Menguruskan nombor
pendaftaran peserta larian
mesra
Berkolaborasi bersama ketua
rumah sukan untuk
mendapatkan senarai nama
peserta larian mengikut rumah
Membuat statistik kehadiran
pelajar mengikut semester
Memantau disiplin peserta
sepanjang hari kejadian
Memeriksa jadual perjalanan
bas/van/kenderaan peserta
jemputan masuk ke kawasan
maktab
AJK BUKU PROGRAM
TUGAS TARIKH CATATAN
Kumpul maklumat berkenaan
dengan larian mesra
(Contohnya: Kategori peserta,
peraturan,pemarkahan, ahli
jawatankuasa pensyarah dan
pelajar)
Menyusun atur cara majlis
Merangka dan mereka buku
program untuk review
pensyarah pembimbing
Edarkan buku program kepada
VIP dan pensyarah
AJK HADIAH DAN CENDERAMATA
TUGAS TARIKH CATATAN
Memeriksa hadiah yang akan
diberikan kepada peserta
Menyenaraikan alatan yang
ingin digunakan dan serahkan
kepada AJK Peralatan
Menyediakan cenderamata
untuk VIP
Menempah hadiah (plaque)
yang sesuai dan mencukupi
Menempah atau menyediakan
cenderamata untuk tetamu
yang hadir dan menyerahkan
kepada AJK Sambutan
Menghias semua hadiah
Menyusun hadiah mengikut
kategori
Menyampaikan hadiah.
Mengumpul semula
hadiah/plaque yang perlu
disimpan semula oleh IPG.
Menyediakan anggaran
perbelanjaan.
Menyediakan dan memastikan
jenis, bilangan hadiah dan sijil
mencukupi.
Susun atur hadiah,
cenderamata dan sijil mengikut
teks pengacara majlis sewaktu
penyampaian hadiah dan
cendermata
Sentiasa berhubung dengan
juru acara majlis dan AJK
Kepegawaian untuk
penyelarasan aturcara
penyampaian
AJK PENGACARAAN MAJLIS DAN TEKS UCAPAN
TUGAS TARIKH CATATAN
Menyediakan teks ucapan
megikut format yang betul
*rujuk kepada pensyarah
pembimbing untuk bantuan
Bekerjasama dengan AJK
Kepegawaian dan AJK Hadiah
dan Cenderamata untuk
markah dan keputusan
Periksa nama-nama VIP,
pensyarah, staf, dan peserta
agar tidak tersalah nama
Dapatkan maklumat terkini
berkenaan siapa yang akan
berucap
Buat que card
AJK TUGAS-TUGAS KHAS
TUGAS TARIKH CATATAN
Membantu AJK Perasmian dan
Simbolik yang meguruskan aksi
gimik
Menyediakan pelajar untuk
senamrobik
Menolong mana-mana AJK
yang memerlukan bantuan.
Contohnya AJK Perasmian dan
Simbolik, Keceriaan dan
Kepegawaian.
Meguruskan penginapan serta
keperluan peserta jemputan
Menguruskan nombor staf dan
pensyarah.
Menjaga kawasan
Membantu AJK yang
menguruskan persiapan tempat
pada hari tersebut
‘Runner’ semasa majlis
berlangsung
top related