standard operating procedure pengendalian dokumen dan...
Post on 29-Jan-2021
3 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
Standard Operating Procedure
Pengendalian Dokumen dan Rekaman
Jurusan Keperawatan Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya
Malang
2018
-
Hal. i
LEMBAR IDENTIFIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F08.12.11/HK.01.02.a/0008
1 Oktober 2018
Pengendalian Dokumen
dan Rekaman
1
Halaman 1 dari 5
Pengendalian Dokumen dan Rekaman
Proses
Penanggungjawab
Tanggal
Nama Jabatan Tandatanga
n
1. Perumusan Ns. Linda Wieke N., M.Kep. Sekretaris UJM ttd 1/10/18
2. Pemeriksaan Ns. Setyoadi, S.Kep., Sp.Kep.
Kom.
Sekretaris
Jurusan ttd 1/10/18
3. Persetujuan Dr. Ahsan, S.Kp., M.Kes Ketua Jurusan ttd 1/10/18
4. Penetapan Dr. dr. Sri Andarini, M.Kes. Dekan ttd 1/10/18
5. Pengendalian Ns. Rinik Eko Kapti, M.Kep. Ketua UJM ttd 1/10/18
-
Hal. ii
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i
DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii
A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1
C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1
D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1
E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2
F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
1. Prosedur Pengendalian Dokumen ---------------------------------------------------------------------------- 4
2. Prosedur Pengendalian Rekaman ----------------------------------------------------------------------------- 5
G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7
1. Daftar Nomor Dokumen ------------------------------------------------------------------------------------------------- 7
2. Borang Daftar Distribusi Dokumen --------------------------------------------------------------------------------- 8
3. Borang Daftar Revisi Dokumen --------------------------------------------------------------------------------------- 9
4. Borang Daftar Rekaman Mutu -------------------------------------------------------------------------------------- 10
-
Hal. 1
A. Tujuan
Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen
maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi serta
memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui
secara memadai.
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai diterapkan terhadap semua
jenis produk dan material yang tidak sesuai pada saat realisasi di UJM.
C. Standar Mutu yang Terkait
1. Standar Mutu Universitas Brawijaya
2. Manual Mutu Fakultas Kedokteran
3. Manual Mutu Jurusan Keperawatan
4. Tinjauan Manajemen Jurusan Keperawatan
D. Istilah dan Definisi
1. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem
mutu Organisasi UJM untuk menunjukkan kemampuan organisasi
dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan
persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.
2. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan
target pencapaian Rencana strategis JK FKUB 2011-2015 dan sasaran
mutu JK FKUB.
3. Dokumen Mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun
softcopy yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan
SPMI.
4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan
untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan
berjalan sesuai standar.
-
Hal. 2
E. Urutan Prosedur
1. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang
direvisi harus disyahkan pada Ketua UJM. Setelah diterapkan, dikaji
ulang oleh Sekretaris UJM. Dengan menanda-tangani kolom tanda-
tangan yang disiapkan.
2. Sekretaris UJM menerbitkan dan menggandakan dokumen.
3. Pendistribusian dokumen dilakukan Sekretaris UJM dengan mengacu
pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen.
4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen
lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya
dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap
pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui
dokumen tersebut apabila terjadi perubahan.
5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan. Jika dalam
penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus
dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk
mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai,
MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel
DOKUMEN TERKENDALI. Belum ada dokumen terkendali. Semua
dokumen dapat diunggah dalam laman PJM untuk mendukung
program paperless community.
6. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan
harus disetujui oleh Ketua PJM. Dokumen Level I ialah Manual Mutu.
Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi
Kerja.
7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat
dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal
penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan
oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.
8. Dokumen harus diberi identitas sebagai berikut:
• Judul/Nama
• Nomor
• Tanggal penerbitan
• Persetujuan yang berwenang
• Status perubahan (Revisi)
-
Hal. 3
9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda
DOKUMEN KADALUARSA.
10. Data harus dikendalikan dengan cara sebagai berikut:
• Peta lokasi file dokumen (site map)
• Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang.
11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk
identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan
dokumen yang tidak digunakan lagi.
12. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan
dibuat dan data terkait diperbarui.
13. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali
Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan
stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika
Dokumen Terkendali di fotokopi maka dokumen tersebut dianggap
sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen
(fotokopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.
14. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir
Pengendalian Rekaman. Masing-masing Wakil ketua bidang harus
menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan
secara periodik akan ditinjau oleh MR.
15. Dalam pengendalian rekaman, rekaman harus diberi identitas sebagai
berikut:
• Judul/Nama
• Nomor
• Tanggal penerbitan
• Persetujuan yang berwenang
• Status perubahan (Revisi)
16. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul,
tetapi menggunakan perubahan nomor revisi dan tanda DOKUMEN
KADALUARSA.
17. Rekaman harus dikendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut:
• Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang
• Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-
masing bidang
-
Hal. 4
18. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk
identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah
penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi.
19. Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan melakukan tinjauan
rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu
sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/ catatan
kadaluarsa Tenaga Kependidikan melakukan pemusnahan dengan
disaksikan salah satu anggota PJM sesuai dengan metode
pemusnahannya
F. Bagan Alir 1. Prosedur Pengendalian Dokumen
Ketua UJM
Sekretaris UJM
Staf Administrasi
Jurusan
Wakabid
Penerima Dokumen
Mulai
Mengesahkan dokumen
(3 hari).
Daftar Nomor
Dokumen 00802
06000 01
Menerbitkan dokumen
(1 hari).
Menggandakan dokumen
(1 hari).
Mendistribusikan dokumen
(1 hari).
Daftar Distribusi
Dokumen 00802
06000 02
Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru
(1 hari).
A
-
Hal. 5
Wakabid Pelayanan
Umum
2. Prosedur Pengendalian Rekaman
Wakabid. Pelayanan
Umum
Wakabid. Pelayanan
Umum
Tenaga Kependidikan
Sekretaris UJM
Sekretaris UJM
A
Mengendalikan data
(7 hari).
Daftar Revisi
Dokumen 00802
06000 03
Selesai
Mulai
Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas
(1 hari).
Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman
(1 hari).
Daftar Rekaman
Mutu 00802 06000 04
Melakukan tabulasi data
(1 hari).
Menganalisa data
(1 hari).
Data terolah
Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru
(1 hari).
Laporan
-
Hal. 6
G. Referensi
Manual Mutu UJM JK FKUB
Selesai
-
Hal. 7
H. Lampiran
1. Daftar Nomor Dokumen
No Dokumen Tingkat
1. Manual Mutu UJM UJM
2. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman UJM UJM
3. MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai UJM UJM
4. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan UJM UJM
5. Dokumen Pendukung UJM
-
Hal. 8
2. Borang Daftar Distribusi Dokumen
Nama Dokumen/Borang :
Nomor/Kode :
Revisi ke- :
Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan
1
2
3
4
5
6
7
8
-
Hal. 9
3. Borang Daftar Revisi Dokumen
No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan
1. Visi, Misi dan Tujuan
UJM
2. Program Kerja UJM
3. Manual Mutu UJM
(termasuk Rencana
Mutu)
4. MP Pengendalian
Dokumen dan Rekaman
UJM
5. MP Pengendalian Produk
yang Tidak Sesuai UJM
6. MP Tindakan Korektif
dan Pencegahan UJM
7. Dokumen Pendukung
-
Hal. 10
4. Borang Daftar Rekaman Mutu
Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi Metode
Pemusnahan
Visi, Misi dan Tujuan
UJM
Program Kerja UJM
Manual Mutu UJM
(termasuk Rencana
Mutu)
MP Pengendalian
Dokumen dan
Rekaman UJM
MP Pengendalian
Produk yang Tidak
Sesuai UJM
MP Tindakan Korektif
dan Pencegahan UJM
Dokumen Pendukung
top related