standard operating procedure · v. perosakmenyebarkan kod seperti virus, worm, trojan horse dan...
Post on 14-Mar-2019
246 Views
Preview:
TRANSCRIPT
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Seksyen Teknologi Maklumat, Bahagian Khidmat Pengurusan Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia
Jalan Cenderasari, 50646 Kuala Lumpur
VERSI 1.0.0
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 1
ISI KANDUNGAN
KETERANGAN MUKASURAT
1. KAWALAN VERSI .............................................................................................................................. 2
2. TAJUK ............................................................................................................................................... 3
3. TUJUAN ............................................................................................................................................ 3
4. LATAR BELAKANG ............................................................................................................................ 3
5. RASIONAL ........................................................................................................................................ 3
6. TANGGUNGJAWAB PELAKSANAAN ................................................................................................. 4
7. STRUKTUR STORAN, PAKEJ DAN PERKHIDMATAN TAMBAHAN ..................................................... 5
7.1 STRUKTUR STORAN ................................................................................................................. 5
7.2 STRUKTUR PAKEJ ..................................................................................................................... 5
7.3 PERKHIDMATAN TAMBAHAN .................................................................................................. 6
8. PROSES TINDAKAN & CARTA ALIR ................................................................................................... 7
8.1 PERMOHONAN E-MEL ............................................................................................................. 7
8.2 PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PENGGUNA E-MEL ............................................................. 10
8.3 PERMOHONAN NAIK TARAF E-MEL ....................................................................................... 12
8.4 PENUTUPAN E-MEL ............................................................................................................... 14
8.5 PENUTUPAN E-MEL TIDAK AKTIF ........................................................................................... 15
8.6 PERMOHONAN E-MEL KUMPULAN ....................................................................................... 17
8.7 PENGEMASKINIAN E-MEL KUMPULAN .................................................................................. 20
8.8 PENUTUPAN E-MEL KUMPULAN ........................................................................................... 21
9. MEJA BANTUAN............................................................................................................................. 23
10. GLOSSARI ....................................................................................................................................... 24
11. LAMPIRAN ..................................................................................................................................... 25
11.1 BORANG PENGURUSAN E-MEL.............................................................................................. 26
11.2 BORANG PENGURUSAN NAIKTARAF E-MEL .......................................................................... 28
11.3 BORANG PENGURUSAN E-MEL KUMPULAN ......................................................................... 30
11.4 MANUAL PERTAMA KALI LOG MASUK .................................................................................. 32
11.5 MANUAL PENGEMASKINIAN MAKLUMAT ............................................................................. 36
11.6 SENARAI SEMAK PEWUJUDAN E-MEL ................................................................................... 39
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 2
1. KAWALAN VERSI
BIL VERSI TARIKH DISEDIAKAN SEMAKAN KELULUSAN
1. 1.0.0 1 April 2015
Mohd Husaiful bin Hamzah Shukor
Hasreen binti Mohd Rauf
Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT JPBDSM Bilangan 2 Tahun 2015
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 3
2. TAJUK
Standard Operating Procedure Pengurusan Mel Elektronik 1GovUC.
3. TUJUAN
Tujuan penyediaan SOP E-mel 1GovUC adalah sebagai panduan kepada pegawai dan
kakitangan JPDBSM, PPZ, URP dan OSC dalam membuat permohonan / pengemaskinian /
penutupan e-mel rasmi 1GovUC.
4. LATAR BELAKANG
Kerajaan sentiasa berusaha meningkatkan kecekapan dalam proses komunikasi di kalangan
anggota-anggotanya dan juga di antara agensi Kerajaan dengan swasta dan orang ramai.
Penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) telah membuka peluang kepada
komunikasi yang lebih cepat dan mudah. Salah satu kaedah komunikasi yang semakin luas
penggunaannya dalam sektor awam ialah Internet dan mel elektronik (e-mel).
Selain daripada memudah dan mempercepatkan komunikasi, kaedah ini dapat mengurangkan
penggunaan kertas dan akhirnya menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti
perkhidmatan.
5. RASIONAL
Mel elektronik atau e-mel adalah merupakan aplikasi yang membolehkan pengguna
berkomunikasi antara satu dengan lain dalam bentuk mesej elektronik. Aplikasi e-mel ini
digunakan secara meluas dan membenarkan komunikasi lebih daripada dua hala dengan cara
yang pantas dan lebih sesuai untuk penulisan yang ringkas.
Setiap penjawat awam (gred 17 dan ke atas) disediakan e-mel rasmi yang digunakan untuk
tujuan rasmi dan didaftarkan di bawah agensi Kerajaan. Bagaimana pun, penjawat awam (gred
15 ke bawah) boleh disediakan e-mel rasmi sekiranya mempunyai keperluan. Salah satu
contoh alamat e-mel rasmi ialah pentadbir.emel@townplan.gov.my
Oleh itu, STM telah dipertanggungjawabkan untuk membekalkan kemudahan komunikasi e-
mel rasmi kepada pegawai dan kakitangan yang berkhidmat di JPBDSM, PPZ, URP dan OSC.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 4
6. TANGGUNGJAWAB PELAKSANAAN
STM bertanggungjawab ke atas e-mel rasmi 1GovUC dalam aspek pelaksanaan, penggunaan
dan pemantauan.
Pengguna yang telah disediakan kemudahan komunikasi e-mel rasmi adalah tertakluk kepada:
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2003 – Garis Panduan i.
Mengenai Penggunaan Internet dan Mel Elektronik.
Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 1 Jun 2007 – Langkah-langkah ii.
Mengenai Penggunaan Mel Elektronik di agensi-agensi kerajaan.
Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 23 November 2007 – Langkah-langkah iii.
Pemantapan Pelaksanaan Sistem Mel Elektronik di agensi-agensi Kerajaan.
Edar E-mel Arah Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 1 Julai 2010 – Pemantapan iv.
Penggunaan E-mel di agensi-agensi Kerajaan.
Dasar Keselamatan ICT Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan versi 3.0 v.
bertarikh 11 Jun 2012.
Garis Panduan Keselamatan ICT JPBDSM versi 2.0 bertarikh 27 Januari 2015. vi.
Pengguna yang telah disediakan kemudahan komunikasi e-mel rasmi adalah dilarang daripada
melakukan sebarang aktiviti yang melanggar tatacara penggunaan e-mel rasmi Kerajaan iaitu:
Menggunakan kemudahan e-mel rasmi Jabatan untuk tujuan peribadi, aktiviti komersial i.
dan politik;
Menggunakan akaun e-mel orang lain atau berkongsi e-mel atau memberi kata laluan ii.
akaun e-mel kepada orang lain;
Menghantar e-mel rasmi menggunakan akaun selain akaun e-mel rasmi Jabatan; iii.
Membuka e-mel dari penghantar yang tidak dikenali yang berkemungkinan iv.
mengandungi virus;
Menyebarkan kod perosak seperti virus, worm, Trojan horse dan trap door yang v.
boleh merosakkan sistem komputer dan maklumat pengguna lain;
Menyebarkan gambar-gambar lucah, e-mel berunsurkan fitnah, perkauman, vi.
gangguan seksual atau yang berkaitan dengannya;
Membenarkan pihak ketiga untuk menjawab e-mel kepada penghantar asal bagi vii.
pihaknya; dan
Membuka e-mel yang mengandungi fail kepilan (attachment file) seperti viii.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 5
*.scr, *.com, *.exe, *.dll, *.pif, *.vbs, *.bat, *.asd, *.chm, *.ocx, *.hlp, *.hta, *.js, *.shb, ix.
*.shs, *.vb, *.vbe, *.wsf, *.wsh, *.reg, *.ini, *.diz, *.cpp, *.cpl, *.vxd, *.sys dan *.cmd. Ia
berkemungkinan akan menyebarkan virus apabila dibuka.
Pemilikan akaun e-mel bukanlah hak mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan yang tertakluk
kepada peraturan jabatan dan boleh ditarik balik jika penggunaannya melanggar peraturan.
Akaun atau alamat e-mel yang diperuntukkan oleh jabatan sahaja boleh digunakan.
Penggunaan akaun milik orang lain adalah dilarang.
7. STRUKTUR STORAN, PAKEJ DAN PERKHIDMATAN TAMBAHAN
7.1 STRUKTUR STORAN
Struktur storan e-mel 1GovUC bagi setiap pengguna adalah berbeza bergantung kepada gred
seperti berikut:
Jadual 7.1.1 : Struktur storan e-mel 1GovUC
BIL STORAN GRED
1. 500 MB Gred 40 dan ke bawah
2. 1 GB Gred 41 – 44
3. 2 GB Gred 48 – 53
4. 4 GB Gred 54 dan ke atas
7.2 STRUKTUR PAKEJ
Pihak MAMPU telah menetapkan struktur pakej e-mel 1GovUC bagi setiap pengguna adalah
berbeza bergantung kepada keperluan seperti berikut:
Jadual 7.2.1 : Struktur pakej e-mel 1GovUC
BIL PAKEJ PERATUS (%) JUSTIFIKASI
1. Pakej A
Webmail
Anti-virus dan Spam
50 % daripada
jumlah pengguna
dalam satu agensi
Semua pengguna
2. Pakej B
Webmail
30 % daripada
jumlah pengguna
Bergantung kepada keperluan
dan kelulusan Ketua Jabatan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 6
BIL PAKEJ PERATUS (%) JUSTIFIKASI
Anti-virus dan Spam
Mobile
Microsoft Outlook
dalam satu agensi
3. Pakej C
Webmail
Anti-virus dan Spam
Mobile
Microsoft Outlook
Microsoft Lync
Instant
Messaging
Voice Call
Video Call
Desktop Sharing
20 % daripada
jumlah pengguna
dalam satu agensi
Bergantung kepada keperluan
dan kelulusan Ketua Jabatan.
7.3 PERKHIDMATAN TAMBAHAN
Terdapat beberapa perkhidmatan tambahan yang telah disediakan (hanya diberi kepada
pengguna yang telah dikenal pasti dan diluluskan oleh ketua jabatan) seperti berikut:
Jadual 7.3.1 : Nilai tambah e-mel 1GovUC
BIL PAKEJ PERATUS (%) JUSTIFIKASI
1. Microsoft Lync
Penyelarasan
Persidangan
20 % daripada
jumlah pengguna
pakej C dalam satu
agensi
Bergantung kepada keperluan
dan kelulusan Ketua Jabatan.
2. Big Mail Transfer
Penghantaran
lampiran sehingga
2GB.
10 % daripada
jumlah pengguna
dalam satu agensi
Bergantung kepada keperluan
dan kelulusan Ketua Jabatan.
3. Tambahan storan
Per 1GB setiap
tambahan
Bergantung kepada keperluan
dan kelulusan Ketua Jabatan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 7
8. PROSES TINDAKAN & CARTA ALIR
8.1 PERMOHONAN E-MEL
Semua permohonan e-mel hendaklah dikemukakan ke STM menggunakan borang “Borang
Pengurusan E-mel” yang boleh dimuat turun di portal jabatan http://www.townplan.gov.my.
Jadual 8.1.1 : Proses Tindakan Permohonan E-mel
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
LANGKAH 1 Permohonan oleh pengguna
Pengguna hendaklah mengisi Borang Pengurusan E-
mel. (borang boleh dimuat turun di portal jabatan
http://www.townplan.gov.my/ di ruangan Muat
Turun) (Rujuk Lampiran 11.1: Borang Pengurusan E-mel)
Borang yang telah siap diisi, perlulah ditandatangani
oleh Ketua Jabatan untuk pengesahan.
Borang yang telah ditandatangani oleh Ketua
Jabatan, hendaklah dihantar ke STM melalui tangan
atau faks (03-22650713) atau e-mel
(pentadbir.email@townplan.gov.my)
Pengguna
Ketua Jabatan
Pengguna
LANGKAH 2 Semakan permohonan
STM akan menyemak permohonan yang diterima.
STM akan menentukan storan dan jenis pakej
berdasarkan gred dan justifikasi yang telah
ditetapkan.
STM akan meluluskan / tidak meluluskan
permohonan berdasarkan syarat-syarat yang telah
ditetapkan.
Pentadbir E-mel
Pentadbir E-mel
Pentadbir E-mel
LANGKAH 3 Mencipta E-mel
STM akan mencipta maklumat pengguna e-mel
berdasarkan penamaan id e-mel. (Rujuk Lampiran 11.6:
Senarai semak pewujudan e-mel)
Pentadbir E-mel
LANGKAH 4 Pemberitahuan e-mel diwujudkan
STM akan memaklumkan kepada pengguna terbabit
melalui panggilan telefon setelah e-mel diwujudkan.
Pentadbir E-mel
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 8
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
LANGKAH 5 Manual Penggunaan E-mel
STM akan menghantar manual pengguna terus
kepada pemohon secara e-mel.
Pentadbir E-mel
LANGKAH 6 Penggunaaan kali pertama e-mel
Pengguna hendaklah log masuk ke dalam e-mel
melalui pautan http://webmail.1govuc.gov.my
menggunakan nama pengguna dan kata laluan yang
telah dibekalkan. (Rujuk Lampiran 11.4: Manual Pertama Kali Log
Masuk)
Pengguna hendaklah mengubah kata laluan lalai
(default) untuk menggelakkan ia disalahgunakan.
Kata laluan yang baik dengan ciri-ciri keselamatan
yang bersesuaian ialah:
Kata laluan baru mesti tidak boleh sama dengan
nama akaun pengguna atau sebahagian nama
penuh pengguna melebihi 2 aksara berturut-
turut.
Kata laluan hendaklah mempunyai saiz
sekurang-kurangnya dua belas (12) aksara
dengan gabungan huruf besar (A-Z), huruf kecil
(a-z), nombor (0-9) dan simbol khas (!, @, #, $,
%, &). Contoh kata laluan yang baik adalah “j2-
yU!pa”. (AMARAN: Jangan guna kata laluan ini
kerana ianya telah diketahui umum)
Kata laluan hendaklah diubah sekurang-
kurangnya sekali dalam 6 bulan.
Elakkan dari menggunakan semula empat (4)
kata laluan yang terdahulu.
Kata laluan hendaklah dihafal dan jangan sekali-
kali disalin di mana-mana media.
Pengguna
Pengguna
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 9
Carta Alir 8.1.2 : Carta Alir Kerja Permohonan E-mel
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 10
8.2 PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PENGGUNA E-MEL
Pengemaskinian maklumat pengguna seperti nama penuh, jawatan, nombor telefon dan
pertukaran kata laluan hendaklah dibuat oleh semua pengguna setelah e-mel baru dicipta.
Pengemaskinian boleh dibuat menggunakan portal IPMS melalui pautan
http://ipms.1govuc.gov.my/user.
Jadual 8.2.1 : Proses Pengemaskinian Maklumat Pengguna E-mel
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
LANGKAH 1 Log masuk ke dalam portal IPMS
Pengguna hendaklah log masuk ke dalam portal
IPMS (http://ipms.1govuc.gov.my/user)
menggunakan nama pengguna dan kata laluan yang
telah dibekalkan.
Pengguna
LANGKAH 2 Mengemas kini maklumat
Pengguna hendaklah mengemas kini maklumat
seperti berikut (Rujuk Lampiran 0: Manual Pengemaskinian
Maklumat ) :
Nama Penuh (Display Name)
Jabatan (Department)
Gelaran Jawatan (Job Title)
Jawatan (Job)
Gred (Gred)
Bahagian (Division)
Seksyen (Section)
No Telefon Pejabat (Office Phone)
Pengguna
LANGKAH 3 Menyimpan maklumat
Pengguna hendaklah memastikan semua maklumat
telah diisikan. Tekan butang “Update” untuk
menyimpan maklumat berkenaan.
Pengguna
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 11
Carta Alir 8.2.2 : Carta Alir Kerja Pengemaskinian Maklumat Pengguna E-mel
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 12
8.3 PERMOHONAN NAIK TARAF E-MEL
Semua e-mel baru yang diwujudkan akan diberi pakej A (Webmail) dan tiada perkhidmatan
tambahan akan diberikan. Sekiranya pengguna mempunyai keperluan pakej B / pakej C serta
perkhidmatan tambahan, satu permohonan naik taraf e-mel perlu dikemukakan kepada STM
melalui ketua jabatan masing-masing menggunakan borang “Borang Pengurusan Naik Taraf E-
mel” yang boleh dimuat turun di portal jabatan http://www.townplan.gov.my.
Jadual 8.3.1 : Proses Tindakan Permohonan Naik Taraf E-mel
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
LANGKAH 1 Permohonan naik taraf oleh pengguna
Pengguna hendaklah mengisi Borang Pengurusan
Naik Taraf E-mel. (borang boleh dimuat turun di
portal jabatan http://www.townplan.gov.my/ di
ruangan Muat Turun) (Rujuk Lampiran 11.2: Borang Pengurusan
Naik Taraf E-mel)
Borang yang telah siap diisi, perlulah ditandatangani
oleh Ketua Jabatan untuk pengesahan.
Borang yang telah ditandatangani oleh Ketua
Jabatan, hendaklah dihantar ke STM melalui tangan
atau faks (03-22650713) atau e-mel
(pentadbir.email@townplan.gov.my)
Pengguna
Ketua Jabatan
Pengguna
LANGKAH 2 Semakan permohonan
STM akan menyemak permohonan yang diterima.
STM akan menentukan jenis pakej dan
perkhidmatan tambahan berdasarkan gred dan
justifikasi yang telah ditetapkan.
STM akan meluluskan / tidak meluluskan
permohonan berdasarkan syarat-syarat yang telah
ditetapkan.
Pentadbir E-mel
Pentadbir E-mel
Pentadbir E-mel
LANGKAH 3 Naik taraf E-mel
STM akan mengemas kini pakej dan perkhidmatan
tambahan yang telah diluluskan.
Pentadbir E-mel
LANGKAH 4 Pemberitahuan naik taraf e-mel berjaya
STM akan memaklumkan kepada pengguna terbabit
Pentadbir E-mel
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 13
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
melalui panggilan telefon setelah naik taraf berjaya.
Carta Alir 8.3.2 : Carta Alir Kerja Permohonan Naik Taraf E-mel
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 14
8.4 PENUTUPAN E-MEL
Sekiranya pengguna yang telah dibekalkan e-mel 1GovUC berpindah keluar / bersara, SSM
hendaklah memaklumkan kepada STM untuk tujuan penutupan e-mel.
Ini kerana, semua e-mel yang dibekalkan adalah tertakluk kepada peraturan yang telah
ditetapkan dan setiap alamat e-mel yang wujud, kosnya adalah ditanggung dan dibayar oleh
pihak Kerajaan Malaysia.
Penutupan e-mel akan dilaksanakan oleh STM setelah dimaklumkan oleh pihak SSM seperti
berikut:
Pengguna bertukar keluar dari JPBSM selepas sebulan (30 hari) pertukaran berkuat i.
kuasa; atau
Pengguna yang bersara ditutup serta merta; ii.
Jadual 8.4.1 : Proses Penutupan E-mel
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
LANGKAH 1 Memaklumkan pengguna yang berpindah keluar /
bersara
SSM hendaklah memaklumkan kepada STM melalui
memo atau emel kepada
(pentadbir.admin@townplan.gov.my), maklumat
pengguna yang berpindah keluar / bersara.
SSM
LANGKAH 2 Penutupan akaun e-mel
STM akan membuat penutupan akaun e-mel
berdasarkan maklumat yang telah diberikan oleh
SSM dalam tempoh 30 hari (sebulan) pengguna
bertukar keluar dan serta merta bagi pengguna yang
bersara.
Pentadbir E-mel
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 15
Carta Alir 8.4.2 : Carta Alir Kerja Penutupan E-mel
8.5 PENUTUPAN E-MEL TIDAK AKTIF
MAMPU telah mengarahkan STM untuk memastikan e-mel yang telah diwujudkan digunakan
sepenuhnya kerana setiap akaun e-mel dibayar secara bulanan oleh pihak Kerajaan.
Sehubungan dengan itu, STM akan memantau penggunaan e-mel 1GovUC dari semasa ke
semasa bagi memastikan penggunaan sepenuhnya oleh semua pengguna.
Penutupan akaun e-mel yang tidak aktif (tidak log masuk lebih dari 3 bulan) akan dibuat
setelah dua (2) kali pemberitahuan kepada Ketua Jabatan semasa Mesyuarat JPICT.
Jadual 8.5.1 : Proses Penutupan E-mel Tidak Aktif
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
LANGKAH 1 Pemantauan dilaksanakan
STM akan memantau penggunaan e-mel 1GovUC
dan satu senarai pengguna yang tidak pernah log
masuk dalam tempoh tiga (3) bulan akan
dikeluarkan.
Pentadbir E-mel
LANGKAH 2 Pembentangan dapatan pemantauan
STM akan membentangkan dapatan pemantauan di
dalam Mesyuarat JPICT.
Pentadbir E-mel
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 16
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
LANGKAH 3 Pemberitahuan kepada pengguna
Ketua Jabatan memaklumkan kepada pegawai
terbabit supaya menggunakan e-mel 1GovUC.
Ketua Jabatan
LANGKAH 4 Penutupan akaun tidak aktif
STM akan membuat penutupan terhadap akaun
yang tidak aktif. (Hanya akaun e-mel yang tersenarai
lebih dari sekali akan dibuat penutupan akaun)
Pentadbir E-mel
Carta Alir 8.5.2 : Carta Alir Kerja Penutupan E-mel Tidak Aktif
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 17
8.6 PERMOHONAN E-MEL KUMPULAN
E-mel Kumpulan (Group Email) diwujudkan untuk memudahkan penghantaran e-mel kepada
lebih daripada satu penerima tanpa perlu memasukkan kesemua alamat penerima.
Pemohon akan diberi peranan sebagai pemilik e-mel kumpulan manakala STM adalah
berperanan untuk menambah / mengurangkan ahli di dalam kumpulan. Tanggungjawab ke
atas e-mel kumpulan adalah seperti berikut:
Jadual 8.6.1 : Tanggungjawab ke atas E-mel Kumpulan
BIL TANGGUNGJAWAB PERANAN
1. Memastikan semua ahli dalam senarai kumpulan adalah yang
terkini.
Pemilik
2. Memaklumkan kepada STM sekiranya terdapat penambahan /
pengurangan ahli di dalam senarai kumpulan.
Pemilik
3. Menambah / mengurangkan ahli di dalam senarai kumpulan. STM
Permohonan E-mel Kumpulan hendaklah dikemukakan ke STM menggunakan borang “Borang
Pengurusan E-mel Kumpulan” yang boleh dimuat turun di portal jabatan
http://www.townplan.gov.my.
Jadual 8.6.2 : Proses Permohonan E-mel Kumpulan
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
LANGKAH 1 Permohonan oleh pengguna yang telah mempunyai e-
mel rasmi
Pengguna hendaklah mengisi Borang Pengurusan E-
mel Kumpulan. (borang boleh dimuat turun di portal
jabatan http://www.townplan.gov.my/ di ruangan
Muat Turun) (Rujuk Lampiran 11.3: Borang Pengurusan E-mel
Kumpulan)
Borang yang telah siap diisi, perlulah ditandatangani
oleh Ketua Jabatan untuk pengesahan.
Borang yang telah ditandatangani oleh Ketua
Jabatan, hendaklah dihantar ke STM melalui tangan
Pengguna
Ketua Jabatan
Pengguna
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 18
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
atau faks (03-22650713) atau e-mel
(pentadbir.email@townplan.gov.my)
LANGKAH 2 Semakan permohonan
STM akan menyemak permohonan yang diterima.
STM akan menentukan sama ada e-mel kumpulan
yang dipohon telah wujud atau tidak.
STM akan meluluskan / tidak meluluskan
permohonan berdasarkan syarat-syarat yang telah
ditetapkan.
Pentadbir E-mel
Pentadbir E-mel
Pentadbir E-mel
LANGKAH 3 Mencipta Emel Kumpulan
STM akan mencipta e-mel kumpulan berdasarkan
penamaan id e-mel kumpulan. Contohnya e-mel
kumpulan BKP (bkp@townplan.gov.my) / SSM
(bkp.ssm@townplan.gov.my)
Pentadbir E-mel
LANGKAH 4 Pemberitahuan e-mel kumpulan diwujudkan
STM akan memaklumkan kepada pemilik (pemohon)
e-mel kumpulan terbabit melalui e-mel setelah e-
mel kumpulan diwujudkan.
Pentadbir E-mel
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 19
Carta Alir 8.6.3 : Carta Alir Kerja Permohonan E-mel Kumpulan
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 20
8.7 PENGEMASKINIAN E-MEL KUMPULAN
Pengemaskinian maklumat senarai pengguna di dalam e-mel kumpulan hendaklah dibuat
sekiranya terdapat pertukaran / penambahan / penutupan pengguna.
Jadual 8.7.1 : Proses Pengemaskinian E-mel Kumpulan
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
LANGKAH 1 Menyemak senarai pengguna
Pemilik e-mel kumpulan menyemak senarai
pengguna secara berkala.
Pemilik
LANGKAH 2 Memaklumkan pertambahan / pengurangan
Pemilik memaklumkan kepada STM mengenai
pertambahan / pengurangan senarai pengguna.
Pemilik
LANGKAH 3 Pengemaskinian senarai pengguna
STM akan mengemas kini e-mel kumpulan
berdasarkan maklumat yang telah diberikan oleh
pemilik.
Pentadbir e-mel
LANGKAH 4 Pemberitahuan pengemaskinian e-mel kumpulan
STM akan memaklumkan kepada pemilik terbabit
melalui e-mel setelah pengemaskinian dibuat.
Pentadbir E-mel
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 21
Carta Alir 8.7.2 : Carta Alir Kerja Pengemaskinian E-mel Kumpulan
8.8 PENUTUPAN E-MEL KUMPULAN
Penutupan e-mel kumpulan hendaklah dibuat sekiranya tiada lagi penggunaan e-mel
kumpulan.
Jadual 8.8.1 : Proses Penutupan E-mel Kumpulan
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
LANGKAH 1 Memaklumkan penutupan e-mel kumpulan
Pemilik memaklumkan kepada STM mengenai
penutupan e-mel kumpulan.
Pemilik
LANGKAH 2 Penutupan e-mel kumpulan
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 22
LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
STM akan membatalkan e-mel kumpulan
berdasarkan maklumat yang telah diberikan oleh
pemilik.
Pentadbir e-mel
LANGKAH 3 Pemberitahuan penutupan e-mel kumpulan
STM akan memaklumkan kepada pemilik terbabit
melalui e-mel setelah penutupan dibuat.
Pentadbir E-mel
Carta Alir 8.8.2 : Carta Alir Kerja Penutupan E-mel Kumpulan
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 23
9. MEJA BANTUAN
Sekiranya pengguna JPBDSM / PPZ / URP / OSC mempunyai sebarang pertanyaan, sila
kemukakan kepada :
Bantuan Am & Teknikal
Seksyen Teknologi Maklumat, Bahagian Khidmat Pengurusan,
Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia
Jalan Cenderasari, 50646 Kuala Lumpur
Telefon : 03-2265 0600 (Am)
Faks : 03-2265 0713
E-mel : pentadbir.emel@townplan.gov.my
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 24
10. GLOSSARI
BIL SINGKATAN KETERANGAN
1. 1GovUC 1 Government Unified Communication
2. BKP Bahagian Khidmat Pengurusan
3. E-mel Mel Elektronik
4. ICT Information and Communication Technology
5. JPBDSM Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia
6. JPICT Jawatankuasa Pemandu ICT
7. Ketua Jabatan Ketua Pengarah / Timbalan Ketua Pengarah / Pengarah / Timbalan
Pengarah / Ketua Bahagian / Ketua PPZ / Ketua Seksyen / Ketua Unit
8. MAMPU Malaysian Administrative Modernisation and Management Planning
Unit
9. OSC One Stop Center
10. Pengguna Pegawai / Kakitangan
11. PPZ Pejabat Projek Zon
12. SOP Standard Operating Procedure
13. SSM Seksyen Sumber Manusia
14. STM Seksyen Teknologi Maklumat
15. URP Unit Rancangan Pembangunan
16. Webmail Penggunaan e-mel menggunakan pelayar (browser)
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 25
11. LAMPIRAN
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 26
11.1 BORANG PENGURUSAN E-MEL
BORANG PENGURUSAN
E-MEL
A. MAKLUMAT PERMOHONAN (DIISI OLEH PEMOHON)
1) Nama :
2) No. Kad Pengenalan :
3) Jawatan dan Gred :
4) Bahagian & Unit :
5) No. Tel. Pej. / HP : 6) No. Faks :
7) Jenis Permohonan : (Sila tandakan (X) yang berkenaan)
Permohonan Baru
Hapus ( Sebab : _________________________________________________ )
Reset password ( Sebab : ________________________________________ )
8) Saya dengan ini mengesahkan bahawa kesemua
maklumat yang diberi adalah benar. Saya berjanji akan
menggunakan emel 1GovUC mengikut yang digariskan
PKPA Bil. 1 Tahun 2003.
9) Permohonan *disokong / tidak disokong.
T/tangan Pemohon : T/tangan Ketua Jabatan :
Tarikh : Tarikh :
Nama dan cop jawatan : Nama dan cop jawatan :
E-mel Ketua Jabatan :
B. MAKLUMAT PELAKSANAAN (DIISIKAN OLEH STM)
Storan: 500 MB 1 GB 2 GB 4 GB
Pakej : Pakej A Pakej B Pakej C
Nilai tambah : Lync (Persidangan) Big Mail Transfer Tamb. Storan ( _____ GB)
Permohonan Diluluskan Ditolak ( Sebab: ________________________ )
T/tangan Pentadbir E-mel : Alamat e-mel diwujudkan :
Tarikh : Tarikh e-mel diwujudkan :
Pentadbir e-mel :
Peringatan :
1. Penggunaan emel Jabatan adalah tertakluk di bawah Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2003 dan
Dasar Keselamatan ICT Jabatan.
2. Emel yang disediakan hendaklah digunakan untuk tujuan rasmi sahaja.
3. Menggunakan emel Jabatan bukan untuk tujuan lain seperti menyedia dan menghantar maklumat berulang-ulang yang
berupa gangguan, menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan maklumat yang mengandungi unsur-unsur lucah
atau sebarang pernyataan fitnah atau hasutan yang boleh memburuk dan menjatuhkan imej Kerajaan, atau menggunakan
emel untuk tujuan komersial, politik, perjudian dsb.
4. Kegagalan mematuhi kepada perkara tersebut di atas membolehkan Tuan/Puan diambil tindakan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 28
11.2 BORANG PENGURUSAN
NAIKTARAF E-MEL
BORANG PENGURUSAN
NAIK TARAF E-MEL
A. MAKLUMAT PERMOHONAN (DIISI OLEH PEMOHON)
1) Nama :
2) No. Kad Pengenalan :
3) Jawatan dan Gred :
4) Bahagian & Unit :
5) Alamat e-mel :
6) Jenis Naik taraf : (Sila tandakan (X) yang berkenaan)
Pakej : Pakej B (Webmail, Outlook dan
Mobile)
Pakej C (Webmail, Outlook, Mobile dan
Microsoft Lync)
Nilai tambah : Lync (Persidangan) Big Mail Transfer Tamb. Storan ( _____ GB)
7) Saya dengan ini mengesahkan bahawa kesemua
maklumat yang diberi adalah benar. Saya berjanji akan
menggunakan emel 1GovUC mengikut yang digariskan
PKPA Bil. 1 Tahun 2003.
8) Permohonan *disokong / tidak disokong.
T/tangan Pemohon : T/tangan Ketua Jabatan :
Tarikh : Tarikh :
Nama dan cop jawatan : Nama dan cop jawatan :
E-mel Ketua Jabatan :
B. MAKLUMAT PELAKSANAAN (DIISIKAN OLEH STM)
Pakej : Pakej B Pakej C
Nilai tambah : Lync (Persidangan) Big Mail Transfer Tamb. Storan ( _____ GB)
Permohonan Diluluskan Ditolak ( Sebab: ________________________ )
T/tangan Pentadbir E-mel :
Tarikh :
Peringatan :
1. Penggunaan emel Jabatan adalah tertakluk di bawah Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2003 dan
Dasar Keselamatan ICT Jabatan.
2. Emel yang disediakan hendaklah digunakan untuk tujuan rasmi sahaja.
3. Menggunakan emel Jabatan bukan untuk tujuan lain seperti menyedia dan menghantar maklumat berulang-ulang yang
berupa gangguan, menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan maklumat yang mengandungi unsur-unsur lucah
atau sebarang pernyataan fitnah atau hasutan yang boleh memburuk dan menjatuhkan imej Kerajaan, atau menggunakan
emel untuk tujuan komersial, politik, perjudian dsb.
4. Kegagalan mematuhi kepada perkara tersebut di atas membolehkan Tuan/Puan diambil tindakan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 30
11.3 BORANG PENGURUSAN E-MEL
KUMPULAN
BORANG PENGURUSAN
E-MEL KUMPULAN
A. MAKLUMAT PERMOHONAN (DIISI OLEH PEMOHON)
1) Nama :
2) No. Kad Pengenalan :
3) Jawatan dan Gred :
4) Bahagian & Unit :
5) Alamat e-mel pemohon : 6) No. Tel. Pej. / HP :
7) Jenis Permohonan : (Sila tandakan (X) yang berkenaan)
Permohonan Baru Pengemaskinian Senarai
8) Tujuan pewujudan (jika permohonan baru) :
9) Senarai alamat e-mel pengguna (masukkan catatan “tambah / hapus” jika pengemaskinian)
(sertakan lampiran jika tidak mencukupi)
a) b)
c) d)
e) f)
g) h)
i) j)
10) Saya dengan ini mengesahkan bahawa kesemua
maklumat yang diberi adalah benar.
11) Permohonan *disokong / tidak disokong.
T/tangan Pemohon : T/tangan Ketua Jabatan :
Tarikh : Tarikh :
Nama dan cop jawatan : Nama dan cop jawatan :
B. MAKLUMAT PELAKSANAAN (DIISIKAN OLEH STM)
Permohonan : Diluluskan Ditolak ( Sebab: _______________________________ )
T/tangan Pentadbir E-mel : Alamat e-mel kumpulan diwujudkan :
Tarikh :
Pemilik e-mel kumpulan :
Peringatan :
1. Penggunaan emel kumpulan adalah tertakluk di bawah Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2003 dan
Dasar Keselamatan ICT Jabatan.
2. Emel kumpulan yang disediakan hendaklah digunakan untuk tujuan rasmi sahaja.
3. Pemohon hendaklah memastikan semua ahli dalam senarai kumpulan adalah yang terkini.
4. Pemohon hendaklah memaklumkan kepada STM sekiranya terdapat penambahan / pengurungan ahli di dalam senarai
kumpulan.
5. Kegagalan mematuhi kepada perkara tersebut di atas membolehkan Tuan/Puan diambil tindakan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 32
11.4 MANUAL PERTAMA KALI LOG
MASUK
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 33
LOG MASUK PERTAMA KALI
1. Pada pelayar (Internet Explorer / Mozilla Firefox / Google Chrome), taip
https://webmail.1govuc.gov.my/owa.
2. Masukkan nama pengguna dan kata laluan yang diberikan seperti contoh di bawah:
User name: 1GOVUC\pentadbir.townplan
Password: ************
3. Kemudian, klik “Sign In”.
4. Pada paparan di bawah, klik “OK”.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 34
TUKAR KATA LALUAN
1. Klik “Options” (sebelah kanan atas), dan pilih “Change Your Password”.
2. Pada paparan berikut, masukkan kata laluan yang lama diikuti dengan kata laluan yang
baru.
3. Klik “Save” untuk mengemas kini kata laluan yang baru. Mesej berjaya akan dipaparkan
seperti di bawah.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 35
4. Log masuk semula menggunakan kata laluan yang baru.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 36
11.5 MANUAL PENGEMASKINIAN
MAKLUMAT
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 37
PENGEMASKINIAN PROFIL PENGGUNA
1. Pada pelayar (Internet Explorer / Mozilla Firefox / Google Chrome), taip
https://ipms.1govuc.gov.my/User/Login.aspx
2. Masukkan nama pengguna dan kata laluan yang diberikan seperti contoh di bawah:
User name: 1GOVUC\pentadbir.townplan
Password: ************
3. Kemudian, klik “Sign In”.
4. Kemas kini maklumat seperti berikut:
Nama Penuh (seperti dalam kad pengenalan)
Nama Kementerian (KPKT)
Jabatan (Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia)
Gelaran Jawatan
Jawatan
Gred
Bahagian
Seksyen
o Sekiranya di JPBDSM, masukkan nama seksyen, contohnya Seksyen Sumber
Manusia
o Selain daripada di JPBDSM, masukkan nama lokasi, contohnya Pejabat Projek
Zon Timur
Unit
No Telefon Pejabat
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 38
5. Klik “Update” untuk mengemas kini maklumat profil.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015
Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 39
11.6 SENARAI SEMAK PEWUJUDAN E-
MEL
SENARAI SEMAK PEWUJUDAN E-MEL 1GOVUC SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT
BIL TINDAKAN () CATATAN
1. Borang Permohonan lengkap.
2. Semak profil pengguna wujud atau tidak
dalam IPMS.
3. Penentuan
Storan
Pakej
Nilai tambah
4. Semak samada alamat e-mel yang hendak
diwujudkan boleh digunakan.
5. Mencipta Access Code bagi pengguna
6. Mendaftarkan pengguna baru
7. Memasukkan storan dan pakej pengguna
8. Mengesahkan pengguna baru
9. Memasukkan e-mel kumpulan
jpbd@townplan.gov.my
Lain-lain (jika ada ______________________)
10. Menghantar manual kepada pengguna.
11. Memaklumkan kepada pemohon bahawa e-
mel telah diwujudkan.
Pengesahan Pentadbir E-mel,
_____________________________________
Nama :
Tarikh :
Cop Jawatan :
top related