strategické plánovanie - účinný nástroj riadenia zmien v knižniciach

Strategické plánovanieStrategické plánovanie--

účinný nástroj riadenia zmien v účinný nástroj riadenia zmien v knižniciachknižniciach

Darina Kožuchová

kozuchov@kosice.upjs.sk

Univerzitná knižnica Univerzity P.J.Šafárika v Košiciach

http://library.upjs.sk

”Nemať žiadny plán znamená byť spokojný s budúcnosťou, ktorú sme si nezvolili sami,

ale o ktorej za nás rozhodol niekto iný alebo náhodné okolnosti”

Strategické plánovanieStrategické plánovanie

formálny a široko koncipovaný proces

presná analýza súčasných podmienok

identifikácia budúcich trendov a vplyvov

päťročný cyklus

ročná kontrola a aktualizácia

zohľadnenie potrieb a požiadaviek zriaďovateľa

zohľadnenie potrieb a požiadaviek používateľov

” Kde sme teraz?”

”Ako dobre to robíme?”

” Aké sú naše predstavy o budúcnosti?”

”Kde by sme chceli byť v budúcnosti a prečo?”

”Ako môžeme dosiahnuť naše strategické ciele”?

”Aké náklady a aký osoh z toho pre nás vyplynie?”

”Prečo by nás mohli naši konkurenti predbehnúť a dosiahnuť naše ciele?”

”Ako môžeme inštitucionálne zmeniť spôsob nášho myslenia a práce v budúcnosti v porovnaní s prítomnosťou?”

”Máme dostatok kapacít a zdrojov, aby sme dosiahli naše ciele?”

”Ako budeme kontrolovať, upravovať a hodnotiť naše plány?”

KDE SME ? AKO SA TAM DOSTANEME ?

KAM SA

CHCEME DOSTAŤ ?

Prvý krok …Prvý krok …Pre koho budete tvoriť strategický plán?

Na aké časové obdobie budete plánovať?

Na aké dôležité otázky by mal odpovedať?

Ako dlho bude prebiehať plánovací proces? Dokedy má byť spracovaný?

Prizvete k plánovaniu konzultanta? Ak áno, kto to bude a čo od neho očakávate?

Koľko a akých členov bude mať váš plánovací tím?

Akých ďalších ľudí chcete prizvať počas plánovania? Koho, kedy a prečo?

Kto z vašej organizácie bude zodpovedný za manažovanie plánovania?

Kto bude viesť jednotlivé plánovacie stretnutia?

Ako bude vyzerať váš plánovací proces? Aké budú kroky a očakávané výstupy, zodpovednosti, časové intervaly?

Vytvorte plánovací tímVytvorte plánovací tím

”zhora nadol”

”zdola nahor”

1. 1. KDE SME?KDE SME?

STEP analýza vonkajších podmienok a ich vplyv na knižnicu

SWOT analýza vnútorného prostredia knižnice

2. 2. KAM SA CHCEME DOSTAŤ?KAM SA CHCEME DOSTAŤ?

Formulácia poslania knižnice

Formulácia vízie

3. 3. AKO SA TAM DOSTANEME?AKO SA TAM DOSTANEME?

Formulácia strategických oblastí činnosti knižnice, hlavných a vedľajších cieľov

Plán konkrétnych úloh

Realizácia a priebežná kontrola

Analýza Analýza vonkajších a vnútorných podmienok vonkajších a vnútorných podmienok

knižniceknižnice

Zhodnoďte minulosť a súčasnosť organizácie

Definujte alebo redefinujte poslanie organizácie

Uskutočnite analýzu z hľadiska príležitostí a ohrození

Analýza STEPAnalýza STEP

Sociálno-demografické prostredie

Technologické prostredie

Ekonomické prostredie

Politické prostredie

SWOT analýza

Silné stránky Slabé stránky

Príležitosti Ohrozenia

Strenght Weakness

Opportunity Threat

Interné prostredieInterné prostredie postavenie a vzťah k zriaďovateľovi

služby

fondy

priestory

kvalita ľudských zdrojov

finančná podpora

dodávatelia

konkurencia

používatelia

verejnosť

Aké služby knižnica poskytuje?

Ako knižnica uspokojuje požiadavky používateľov?

Čo knižnica nerobí a mala by robiť?

V čom je knižnica úspešná a v čom nie je úspešná?

Do akej miery je jej finančné zabezpečenie adekvátne?

Poslanie knižnicePoslanie knižnice dôvod na existenciu knižnice

čo knižnica robí

komu knižnica slúži

geografické vymedzenie

krátke

všeobecné

”Ak inštitúcia nemá svoju víziu, za ktorou ide, tak nemá to hlavné. Nemá v hlave jasno, nemá identitu a ťažko sa odlišuje od iných.”

Andrew Lass

VíziaVízia

orientovaná do budúcnosti

idealizovaný stav

takmer nedosiahnuteľná

detailnejšia a obsiahlejšia ako poslanie

Tvorba stratégieTvorba stratégie

Stanovenie scenára

Stanovenie kritických bodov

Stanovenie cieľov

VÍZIA

MISIA

Hlavný cieľ 1 Hlavný cieľ 2 Hlavný cieľ 3

Vedľ.cieľ 2Vedľ.cieľ 1 Vedľ.cieľ 1 Vedľ.cieľ 1 Vedľ.cieľ 2

Stratégia 1

Stratégia 2

Stratégia 1

Stratégia 2

Stratégia 3

Hlavné a vedľajšie cieleHlavné a vedľajšie ciele

Zvýšiť informačnú gramotnosť študentov a iných používateľov

Zlepšiť prístup k informačným zdrojom

Dokončenie retrokonverzie lístkového katalógu

Spracovať príručku o vyhľadávaní v OPAC

Čo najviac uľahčiť a zjednodušiť využívanie knižnice používateľmi

Prerobiť navigačný systém pri vstupe do knižnice

Zvýšiť počet elektronických informačných zdrojov voľne prístupných používateľom

PLÁN ČINNOSTÍPLÁN ČINNOSTÍ

vymedzenie osobnej zodpovednosti

stanovenie termínu splnenia úlohy

ročný, max. dvojročný plán

Obsah záverečného dokumentuObsah záverečného dokumentu

Poslanie a stratégia

Plán zamestnancov

Finančný plán

Plán implementácie

Plán zariadení a vybavenia

Plán organizačnej štruktúry

Návrh spolupráce s inými organizáciami

a pod.

Distribúcia záverečného Distribúcia záverečného dokumentudokumentu

• zamestnanci knižnice

• členovia poradného orgánu knižnice

• vedenie organizácie

• zriaďovateľ knižnice

Úskalia strategického Úskalia strategického plánovaniaplánovania

Nereálne ciele, nezakladajúce sa na možnostiach

Nedostatočné riadenie

Malá podpora zo strany zamestnancov

Absencia kontrolného mechanizmu realizácie plánu

Nedostatok prostriedkov k realizácii plánu

Neschopnosť zrušiť služby, ktoré nie sú dôležité pre poslanie knižnice

Neschopnosť hľadať a nachádzať tvorivé riešenia

Plán nie je integrovaný do každodennej praxe celej knižnice

Pomalé legislatívne zmeny

Prečo to vôbec robíme?Prečo to vôbec robíme?

Aby sme zvýšili svoju výkonnosť

Aby sme efektívne hospodárili so zdrojmi

Aby sme mali jasné smerovanie do budúcnosti

Aby sme lepšie predvídali a rýchlejšie reagovali na zmeny

Aby sme sústredili pozornosť na najdôležitejšie oblasti

Aby sme posilnili tímovú prácu

Aby sme ľahšie vyriešili organizačné zmeny

Aby sme prežili…