struktur - siulp.lkpp.go.id nspm... · bab iv landasan filosofis, sosiologis, dan yuridis 1....
Post on 01-Apr-2019
230 Views
Preview:
TRANSCRIPT
STRUKTUR
1.1.1. Naskah Akademik
1.1.2. Format sistematika peraturan
untuk K/L Pemda
1.1.3. Template dan contoh laporan
evaluasi struktur organisasi
1.1. Struktur
1.1.1. Naskah Akademik
1.1.1.a. Naskah Akademik Pembentukan Unit Layanan Pengadaan
1.1.1.b. Naskah Akademik Perubahan Struktur Organisasi Tata Kerja
PETUNJUK UMUM:
Naskah Akademik adalah naskah hasil penelitian atau pengkajian hukum
dan hasil penelitian lainnya terhadap suatu masalah tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan secara ilmiah mengenai pengaturan masalah
tersebut dalam suatu Rancangan Undang-Undang, Rancangan Peraturan
Daerah Provinsi, Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten/Kota, sebagai
solusi terhadap permasalahan dan kebutuhan hukum masyarakat
Naskah akademik ini disusun dalam rangka menambahkan organisasi/
bagian pengadaan sebagai bagian dari struktur organisasi tata kerja
(SOTK) sebuah instansi.
Dengan asumsi bahwa hampir semua instansi pemerintah sudah memiliki
peraturan mengenai SOTK, instansi yang bersangkutan cukup merevisi
peraturan tersebut dengan terlebih dahulu menyusun naskah akademik
untuk memaparkan rasionalitas dan tujuan perlunya membentuk
organisasi pengadaan yang bersifat struktural.
Jika instansi yang bersangkutan akan melakukan reorganisasi secara
signifikan untuk unit yang lain (bukan hanya ULP), maka dapat merujuk
pada bukti dukung “Naskah Akademik Perubahan SOTK“
Bukti dukung yang dilampirkan dalam modul ini adalah contoh dan
bersifat fleksibel. Setiap instansi diperbolehkan mengisi sesuai dengan
kebutuhan masing-masing dengan catatan memenuhi syarat minimal
sebuah naskah akademik.
Template naskah akademik berikut disusun dengan berpedoman pada
Undang–Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2011 Tentang
Pembentukan Peraturan Perundang–Undangan
1.1.1.a. Naskah Akademik tentang Pembetukan Unit/Organisasi Pengadaan
Naskah Akademik
Pembentukan Unit/Organisasi Pengadaan
Kementerian/Lembaga/Daerah/Instansi ….
JUDUL
Peraturan Menteri/Kepala/Gubernur/Bupati/Walikota … tentang
Pembentukan Unit/Organisasi Pengadaan …..
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
Pendahuluan secara umum terdiri atas latar belakang, sasaran yang akan
diwujudkan, identifikasi masalah, tujuan dan kegunaan, serta metode pelaksanaan
kajian.
A. Latar Belakang
Latar belakang berisi penjelasan alasan perlunya penyusunan Naskah Akademik
sebagai acuan pembentukan Rancangan Peraturan tentang Pembentukan Unit
Layanan/Organisasi Pengadaan di instansi terkait. Alasan tersebut dapat memuat
data, informasi, dan kajian empirik atas pengadaan barang/jasa sehingga bagian
pengadaan perlu menjadi bagian yang berdiri sendiri atau melekat pada unit yang
sudah ada. Latar belakang juga berisi paparan perlunya kajian yang mendalam dan
komprehensif mengenai teori atau pemikiran ilmiah yang berkaitan dengan materi
muatan Rancangan Peraturan yang akan dibentuk. Pemikiran ilmiah tersebut
mengarah kepada penyusunan argumentasi filosofis, sosiologis serta yuridis guna
mendukung perlu atau tidak perlunya penyusunan Rancangan Peraturan.
B. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah memuat rumusan mengenai masalah apa yang akan ditemukan
dan diuraikan dalam Naskah Akademik. Pada dasarnya identifikasi masalah dalam
suatu Naskah Akademik mencakup 4 (empat) pokok masalah, yaitu sebagai berikut:
1. Permasalahan apa yang dihadapi dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
evaluasi kegiatan pengadaan barang/jasa.
2. Mengapa perlu Rancangan Peraturan sebagai dasar pemecahan masalah
tersebut di atas.
3. Apa yang menjadi pertimbangan atau landasan filosofis, sosiologis, yuridis
pembentukan Rancangan Peraturan tentang pembentukan unit/organisasi
pengadaan.
4. Apa sasaran yang akan diwujudkan, ruang lingkup pengaturan, jangkauan,
dan arah pengaturan.
C. Tujuan dan Kegunaan Kegiatan Penyusunan Naskah Akademik
Sesuai dengan ruang lingkup identifikasi masalah yang dikemukakan di atas, tujuan
penyusunan Naskah Akademik dirumuskan sebagai berikut:
1. Merumuskan permasalahan yang dihadapi dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan pengadaan barang/jasa.
2. Merumuskan permasalahan hukum yang dihadapi sebagai alasan
pembentukan Rancangan Peraturan sebagai dasar hukum penyelesaian atau
solusi permasalahan dalam kegiatan pengadaan barang/jasa.
3. Merumuskan pertimbangan atau landasan filosofis, sosiologis, yuridis
pembentukan Rancangan Peraturan
4. Merumuskan sasaran yang akan diwujudkan, ruang lingkup pengaturan,
jangkauan, dan arah pengaturan dalam Rancangan Peraturan
Sementara itu, kegunaan penyusunan Naskah Akademik adalah sebagai acuan atau
referensi penyusunan dan Rancangan Peraturan.
D. Metode
Penyusunan Naskah Akademik pada dasarnya merupakan suatu kegiatan penelitian
yang berbasiskan metode penelitian hukum atau penelitian lain. Penelitian hukum
dapat dilakukan melalui metode yuridis normatif dan metode yuridis empiris.
Metode yuridis empiris dikenal juga dengan penelitian sosiolegal. Metode yuridis
normatif dilakukan melalui studi pustaka yang menelaah (terutama) data sekunder
yang berupa Peraturan Perundang-undangan, putusan pengadilan, perjanjian,
kontrak, atau dokumen hukum lainnya, serta hasil penelitian, hasil pengkajian, dan
referensi lainnya. Metode yuridis normatif dapat dilengkapi dengan wawancara,
diskusi (focus group discussion), dan rapat dengar pendapat. Metode yuridis
empiris atau sosiolegal adalah penelitian yang diawali dengan penelitian normatif
atau penelaahan terhadap Peraturan Perundang-undangan (normatif) yang
dilanjutkan dengan observasi yang mendalam serta penyebarluasan kuesioner untuk
mendapatkan data faktor nonhukum yang terkait dan yang berpengaruh terhadap
Peraturan Perundang-undangan yang diteliti.
BAB II
KAJIAN TEORITIS DAN PRAKTIK EMPIRIS
Bab ini memuat uraian mengenai materi yang bersifat teoretis, asas, praktik,
perkembangan pemikiran, serta implikasi sosial, politik, dan ekonomi,
keuangan negara dari pengaturan dalam suatu Undang-Undang, Peraturan Daerah
Provinsi, atau Peraturan Daerah Kabupaten/Kota. Bab ini dapat diuraikan dalam
beberapa sub bab berikut:
A. Kajian teoretis berisi teori-teori yang relevan dengan kegiatan pengadaan
barang/jasa. Dengan memilih teori yang tepat, diharapkan analisis atas
permasalahan lebih mendalam sehingga menjadi dasar yang kuat bagi
peraturan yang akan dirancang.
B. Kajian terhadap asas/prinsip yang terkait dengan penyusunan norma.
Analisis terhadap penentuan asas-asas ini juga memperhatikan berbagai
aspek bidang kehidupan terkait dengan Peraturan Perundang-undangan
yang akan dibuat, yang berasal dari hasil penelitian.
C. Kajian terhadap praktik penyelenggaraan, kondisi yang ada, serta
permasalahan yang dihadapi oleh organisasi dalam pelaksanaan kegiatan
pengadaan barang/jasa.
D. Kajian terhadap implikasi penerapan peraturan pengadaan yang akan diatur
dalam Peraturan terhadap aspek manajerial organisasi.
BAB III
EVALUASI DAN ANALISIS PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN
TERKAIT
Bab ini memuat hasil kajian terhadap Peraturan Perundang-undangan terkait
yang memuat kondisi hukum yang ada, keterkaitan Undang-Undang dan Peraturan
Daerah baru dengan Peraturan Perundang-undangan lain, harmonisasi secara
vertikal dan horizontal, serta status dari Peraturan Perundang-undangan yang
ada, termasuk Peraturan Perundang-undangan yang dicabut dan dinyatakan tidak
berlaku serta Peraturan Perundang-undangan yang masih tetap berlaku karena
tidak bertentangan dengan Undang-Undang atau Peraturan Daerah yang baru.
Kajian terhadap Peraturan Perundang-undangan ini dimaksudkan untuk
mengetahui kondisi hukum atau peraturan perundang-undangan yang mengatur
mengenai kegiatan pengadaan barang/jasa. Dalam kajian ini akan diketahui posisi
dari peraturan yang akan dirancang. Analisis ini dapat menggambarkan tingkat
sinkronisasi, harmonisasi Peraturan yang ada serta posisi dari Undang-Undang dan
Peraturan Daerah untuk menghindari terjadinya tumpang tindih pengaturan. Hasil
dari penjelasan atau uraian ini menjadi bahan bagi penyusunan landasan filosofis
dan yuridis dari pembentukan Peraturan Menteri, peraturan Kepala Lembaga
atau Instansi, Peraturan Daerah Provinsi, atau Peraturan Daerah Kabupaten/Kota
yang akan dibentuk.
BAB IV
LANDASAN FILOSOFIS, SOSIOLOGIS, DAN YURIDIS
1. Landasan Filosofis
Secara umum landasan filosofis memuat pandangan hidup, kesadaran dan cita-
cita hukum serta cita-cita moral yang luhur yang meliputi suasana kebatinan
serta watak dari bangsa Indonesia yang termaktub dalam Pancasila dan
Pembukaan UUD 1945. Dalam konteks perlunya pembentukan bagian/unit
pengadaan, landasan filosofis dapat berisi alasan bahwa bagian/unit pengadaan
dibentuk sebagai upaya menata kegiatan pengadaan secara lebih tersruktur,
akuntabel, dan bersih dari korupsi.
2. Landasan Yuridis
Landasan ini memuat suatu tinjauan terhadap peraturan perundang-undangan
yang berkaitan dengan Naskah Akademik yang akan disusun. Dalam rangka
memasukkan pengadaan sebagai bagian dari SOTK di instansi tertentu,
landasan yuridis yang dapat digunakan antara lain:
a. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan
Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015;
b. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 77 Tahun 2012 tentang Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa;
c. Peraturan Bersama Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 1 Tahun 2013
dan Nomor 14 Tahun 2013 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor
77 Tahun 2012 tentang Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa;
d. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan sebagaimana telah
diubah dengan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2015;
e. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Nomor 6 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden Nomor 70
Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54
Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
f. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
3. Landasan Sosiologis
Landasan sosiologis memuat suatu tinjauan terhadap gejala-gejala sosial-
ekonomi-politik yang berkembang di masyarakat yang mendorong perlu
dibuatnya Naskah Akademik. Landasan/alasan sosiologis sebaiknya juga
memuat analisis kecenderungan sosiologis-futuristik tentang sejauh mana
tingkah laku sosial itu sejalan dengan arah dan tujuan pembangunan hukum
nasional yang ingin dicapai. Dalam konteks pembentukan bagian/unit
pengadaan, landasan ini dapat berisi masalah-masalah yang muncul dalam
kegiatan pengadaan seperti kepanitiaan yang masih bersifat ad-hoc sehingga
rentan terhadap intervensi dari berbagai pihak, kelompok kerja yang tidak
independen karena masih berasal dari satker/Organisasi Perangkat Daerah
(OPD) lain, kurangnya mekanisme akuntabilitas, dan belum terintegrasinya
kegiataan pengadaan jika bagian pengadaan tidak dibentuk.
BAB V
JANGKAUAN, ARAH PENGATURAN DAN RUANG LINGKUP MATERI
MUATAN
Naskah Akademik pada akhirnya berfungsi mengarahkan ruang lingkup materi
muatan Rancangan Peraturan Menteri/Kepala, Rancangan Peraturan Daerah
Provinsi, atau Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten/Kota, Rancangan Peraturan
Kepala Daerah yang akan dibentuk. Dalam Bab ini, sebelum menguraikan ruang
lingkup materi muatan, dirumuskan sasaran yang akan diwujudkan, arah dan
jangkauan pengaturan.
Materi didasarkan pada ulasan yang telah dikemukakan dalam bab sebelumnya.
Selanjutnya mengenai ruang lingkup materi pada dasarnya mencakup:
A. ketentuan umum memuat rumusan akademik mengenai pengertian istilah,
dan frasa;
B. materi yang akan diatur;
C. ketentuan sanksi; dan
D. ketentuan peralihan.
BAB VI
PENUTUP
Bab penutup terdiri atas subbab simpulan dan saran.
A. Simpulan
Simpulan memuat rangkuman pokok pikiran yang berkaitan dengan praktik
penyelenggaraan pengadaan barang/jasa, pokok elaborasi teori, dan asas yang telah
diuraikan dalam bab sebelumnya.
B. Saran
Saran memuat antara lain:
1. Perlunya penyusunan peraturan tentang pembentukan unit/organisasi
pengadaan.
2. Kegiatan lain yang diperlukan untuk mendukung penyempurnaan
penyusunan Naskah Akademik lebih lanjut.
DAFTAR PUSTAKA
Daftar pustaka memuat buku, Peraturan Perundang-undangan, dan jurnal
yang menjadi sumber bahan penyusunan Naskah Akademik.
LAMPIRAN NASKAH AKADEMIK: RANCANGAN PERATURAN
MENTERI/KEPALA LEMBAGA
PERATURAN MENTERI/KEPALA LEMBAGA
NOMOR …. TAHUN ….
TENTANG PEMBENTUKAN BIRO/BAGIAN/SUB BAGIAN
PENGADAAN
DI KEMENTERIAN/LEMBAGA …..
Menimbang :
Mengingat :
Menetapkan :
BAB I KETENTUAN UMUM
BAB II PEMBENTUKAN
BAB III STRUKTUR ORGANISASI
……………………………….
Pasal ….
Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas:
a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan pengadaan
b. Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan
c. Menyusun anggaran dan program kerja pengadaan
dst…..
BAB IV ……
Dst.
LAMPIRAN NASKAH AKADEMIK: RANCANGAN PERATURAN
DAERAH
PERATURAN DAERAH
NOMOR …. TAHUN ….
TENTANG PEMBENTUKAN BADAN PENGADAAN
DI PROVINSI/KABUPATEN/KOTA …..
Menimbang :
Mengingat :
Menetapkan :
BAB I KETENTUAN UMUM
BAB II PEMBENTUKAN
BAB III SEKRETARIAT DAERAH
Pasal ….
Badan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas:
a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan pengadaan
b. Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan
c. Menyusun anggaran dan program kerja pengadaan
dst…..
BAB IV ……
Dst.
LAMPIRAN NASKAH AKADEMIK: RANCANGAN PERATURAN
KEPALA DAERAH
PERATURAN GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA
NOMOR …. TAHUN ….
TENTANG PEMBENTUKAN BIRO/BAGIAN/SUB BAGIAN
PENGADAAN
DI PROVINSI/KABUPATEN/KOTA …..
Menimbang :
Mengingat :
Menetapkan :
BAB I KETENTUAN UMUM
BAB II PEMBENTUKAN
BAB III SEKRETARIAT DAERAH
Pasal ….
Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas:
a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan pengadaan
b. Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan
c. Menyusun anggaran dan program kerja pengadaan
dst…..
BAB IV ……
Dst.
1.1.1.b. Naskah Akademik tentang Perubahan Struktur Organisasi Tata Kerja
Naskah Akademik
Perubahan Struktur Organisasi Tata Kerja
Kementerian/Lembaga/Daerah/Instansi ….
JUDUL
Peraturan Menteri/Kepala/Gubernur/Bupati/Walikota … tentang Perubahan
Struktur Organisasi Tata Kerja …..
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
Pendahuluan secara umum terdiri atas latar belakang, sasaran yang akan
diwujudkan, identifikasi masalah, tujuan dan kegunaan, serta metode pelaksanaan
kajian.
A. Latar Belakang
Latar belakang berisi penjelasan alasan perlunya penyusunan Naskah Akademik
sebagai acuan pembentukan Rancangan Peraturan tentang Struktur Organisasi Tata
Kerja di instansi terkait. Alasan tersebut dapat juga memuat data, informasi, dan
kajian empirik atas perlunya penambahan unit/bagian dari struktur organisasi
instansi yang bersangkutan, termasuk di dalamnya unit/bagian pengadaan
barang/jasa. Latar belakang juga berisi paparan perlunya kajian yang mendalam dan
komprehensif mengenai teori atau pemikiran ilmiah yang berkaitan dengan materi
muatan Rancangan Peraturan yang akan dibentuk. Pemikiran ilmiah tersebut
mengarah kepada penyusunan argumentasi filosofis, sosiologis serta yuridis guna
mendukung perlu atau tidak perlunya penyusunan Rancangan Peraturan.
B. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah memuat rumusan mengenai masalah apa yang akan ditemukan
dan diuraikan dalam Naskah Akademik. Pada dasarnya identifikasi masalah dalam
suatu Naskah Akademik mencakup 4 (empat) pokok masalah, yaitu sebagai berikut:
1. Permasalahan apa yang dihadapi oleh instansi dalam konteks perlunya
penambahan unit/bagian baru dalam instansi yang bersangktan, serta
bagaimana permasalahan tersebut dapat diatasi.
2. Mengapa perlu Rancangan Peraturan sebagai dasar pemecahan masalah
tersebut.
3. Apa yang menjadi pertimbangan atau landasan filosofis, sosiologis, yuridis
pembentukan Rancangan Peraturan.
4. Apa sasaran yang akan diwujudkan, ruang lingkup pengaturan, jangkauan,
dan arah pengaturan.
C. Tujuan dan Kegunaan Kegiatan Penyusunan Naskah Akademik
Sesuai dengan ruang lingkup identifikasi masalah yang dikemukakan di atas, tujuan
penyusunan Naskah Akademik dirumuskan sebagai berikut:
1. Merumuskan permasalahan yang dihadapi oleh instansi sehingga
membutuhkan penambahan unit/bagian baru untuk menangani masalah
tersebut.
2. Merumuskan permasalahan hukum yang dihadapi sebagai alasan
pembentukan Rancangan Peraturan sebagai dasar hukum penyelesaian atau
solusi permasalahan dalam kehidupan berbangsa, bernegara, dan
bermasyarakat.
3. Merumuskan pertimbangan atau landasan filosofis, sosiologis, yuridis
pembentukan Rancangan Peraturan.
4. Merumuskan sasaran yang akan diwujudkan, ruang lingkup pengaturan,
jangkauan, dan arah pengaturan dalam Rancangan Peraturan
Sementara itu, kegunaan penyusunan Naskah Akademik adalah sebagai acuan atau
referensi penyusunan dan Rancangan Peraturan.
D. Metode
Penyusunan Naskah Akademik pada dasarnya merupakan suatu kegiatan penelitian
yang berbasiskan metode penelitian hukum atau penelitian lain. Penelitian hukum
dapat dilakukan melalui metode yuridis normatif dan metode yuridis empiris.
Metode yuridis empiris dikenal juga dengan penelitian sosiolegal. Metode yuridis
normatif dilakukan melalui studi pustaka yang menelaah (terutama) data sekunder
yang berupa Peraturan Perundang-undangan, putusan pengadilan, perjanjian,
kontrak, atau dokumen hukum lainnya, serta hasil penelitian, hasil pengkajian, dan
referensi lainnya. Metode yuridis normatif dapat dilengkapi dengan wawancara,
diskusi (focus group discussion), dan rapat dengar pendapat. Metode yuridis
empiris atau sosiolegal adalah penelitian yang diawali dengan penelitian normatif
atau penelaahan terhadap Peraturan Perundang-undangan (normatif) yang
dilanjutkan dengan observasi yang mendalam serta penyebarluasan kuesioner untuk
mendapatkan data faktor nonhukum yang terkait dan yang berpengaruh terhadap
Peraturan Perundang-undangan yang diteliti.
BAB II
KAJIAN TEORITIS DAN PRAKTIK EMPIRIS
Bab ini memuat uraian mengenai materi yang bersifat teoretis, asas, praktik,
perkembangan pemikiran, serta implikasi sosial, politik, dan ekonomi, keuangan
negara dari pengaturan dalam suatu Peraturan Daerah Provinsi atau Peraturan
Daerah Kabupaten/Kota. Bab ini dapat diuraikan dalam beberapa sub bab berikut:
A. Kajian teoretis berisi teori-teori yang relevan dengan permasalahan yang
sedang dikaji. Dengan memilih teori yang tepat, diharapkan analisis atas
permasalahan lebih mendalam sehingga menjadi dasar yang kuat bagi
peraturan yang akan dirancang.
B. Kajian terhadap asas/prinsip yang terkait dengan penyusunan norma.
Analisis terhadap penentuan asas-asas ini juga memperhatikan berbagai
aspek bidang kehidupan terkait dengan Peraturan Perundang-undangan
yang akan dibuat, yang berasal dari hasil penelitian.
C. Kajian terhadap praktik penyelenggaraan, kondisi yang ada, serta
permasalahan yang dihadapi masyarakat.
D. Kajian terhadap implikasi penerapan peraturan dan pembentukan unit/bagian
baru dalam struktur organisasi sebuah intansi.
BAB III
EVALUASI DAN ANALISIS PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN
TERKAIT
Bab ini memuat hasil kajian terhadap Peraturan Perundang-undangan terkait
yang memuat kondisi hukum yang ada, keterkaitan peraturan yang baru dengan
Peraturan Perundang-undangan lain, harmonisasi secara vertikal dan horizontal,
serta status dari Peraturan Perundang-undangan yang ada, termasuk Peraturan
Perundang-undangan yang dicabut dan dinyatakan tidak berlaku serta Peraturan
Perundang-undangan yang masih tetap berlaku.
Kajian terhadap Peraturan Perundang-undangan ini dimaksudkan untuk
mengetahui kondisi hukum atau peraturan perundang-undangan yang mengatur
mengenai substansi atau materi yang akan diatur. Dalam kajian ini akan diketahui
posisi dari peraturan yang akan dirancang. Analisis ini dapat menggambarkan
tingkat sinkronisasi, harmonisasi Peraturan yang ada serta posisi dari Peraturan
untuk menghindari terjadinya tumpang tindih pengaturan. Hasil dari penjelasan
atau uraian ini menjadi bahan bagi penyusunan landasan filosofis dan yuridis
dari pembentukan Peraturan Menteri, peraturan Kepala Lembaga atau Instansi,
Peraturan Daerah Provinsi, atau Peraturan Daerah Kabupaten/Kota yang akan
dibentuk.
BAB IV
LANDASAN FILOSOFIS, SOSIOLOGIS, DAN YURIDIS
1. Landasan Filosofis
Secara umum landasan filosofis memuat pandangan hidup, kesadaran dan cita-
cita hukum serta cita-cita moral yang luhur yang meliputi suasana kebatinan serta
watak dari bangsa Indonesia yang termaktub dalam Pancasila dan Pembukaan
UUD 1945. Bagian ini berisi alasan perlunya menambah unit/bagian baru atas
struktur organisasi sebuah instansi sehingga suatu tujuan bernegara dapat
tercapai melalui pembentukan unit/bagian tersebut. Dalam konteks perlunya
pembentukan bagian/unit pengadaan, landasan filosofis dapat berisi alasan
bahwa bagian/unit pengadaan dibentuk sebagai upaya menata kegiatan
pengadaan secara lebih tersruktur, akuntabel, dan bersih dari korupsi.
2. Landasan Yuridis
Landasan ini memuat suatu tinjauan terhadap peraturan perundang-undangan
yang berkaitan dengan Naskah Akademik yang akan disusun. Dalam rangka
memasukkan pengadaan sebagai bagian dari SOTK di instansi tertentu, landasan
yuridis yang dapat digunakan antara lain:
a. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2016 tentang
Perangkat Daerah;
b. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2015 tentang
Organisasi Kementerian Negara
c. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2017
tentang Pedoman Nomenklatur Perangkat Daerah Provinsi dan Daerah
Kabupaten/Kota yang Melaksanakan Fungsi Penunjang Penyelenggaraan
Urusan Pemerintahan;
d. Peraturan tentang SOTK masing-masing instansi
e. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan
Presiden Nomor 4 Tahun 2015;
f. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 77 Tahun 2012 tentang Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa;
g. Peraturan Bersama Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 1 Tahun 2013
dan Nomor 14 Tahun 2013 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 77 Tahun
2012 tentang Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa;
h. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan sebagaimana telah
diubah dengan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah Nomor 5 Tahun 2015;
i. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Nomor 6 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden Nomor 70
Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54
Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
j. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
3. Landasan Sosiologis
Landasan sosiologis memuat suatu tinjauan terhadap gejala-gejala sosial-
ekonomi-politik yang berkembang di masyarakat yang mendorong perlu
dibuatnya Naskah Akademik. Landasan/alasan sosiologis sebaiknya juga
memuat analisis kecenderungan sosiologis-futuristik tentang sejauh mana
penambahan unit/bagian baru dalam struktur organisasi sebuah instansi dapat
mendukung pencapaian tujuan organisasi tersebut. Secara khusus dalam konteks
pembentukan bagian/unit pengadaan, landasan ini dapat berisi masalah-masalah
yang muncul dalam kegiatan pengadaan seperti kepanitiaan yang masih bersifat
ad-hoc sehingga rentan terhadap intervensi dari berbagai pihak, kelompok kerja
yang tidak independen karena masih berasal dari satker/Organisasi Perangkat
Daerah (OPD) lain, kurangnya mekanisme akuntabilitas, dan belum
terintegrasinya kegiataan pengadaan jika bagian pengadaan tidak dibentuk.
BAB V
JANGKAUAN, ARAH PENGATURAN DAN RUANG LINGKUP MATERI
MUATAN
Naskah Akademik pada akhirnya berfungsi mengarahkan ruang lingkup materi
muatan Rancangan Undang-Undang, Rancangan Peraturan Menteri/Kepala,
Rancangan Peraturan Daerah Provinsi, atau Rancangan Peraturan Daerah
Kabupaten/Kota, Rancangan Peraturan Kepala Daerah yang akan dibentuk.
Materi didasarkan pada ulasan yang telah dikemukakan dalam bab sebelumnya.
Selanjutnya mengenai ruang lingkup materi pada dasarnya mencakup:
A. ketentuan umum memuat rumusan akademik mengenai pengertian
istilah, dan frasa;
B. materi yang akan diatur;
C. ketentuan sanksi; dan
D. ketentuan peralihan.
BAB VI
PENUTUP
Bab penutup terdiri atas subbab simpulan dan saran.
A. Simpulan
Simpulan memuat rangkuman pokok pikiran yang berkaitan dengan praktik
penyelenggaraan, pokok elaborasi teori, dan asas yang telah diuraikan dalam bab
sebelumnya.
B. Saran
Saran memuat antara lain:
1. Perlunya pemilahan substansi Naskah Akademik dalam suatu Peraturan
Perundang-undangan atau Peraturan Perundang-undangan di bawahnya.
2. Rekomendasi tentang skala prioritas penyusunan Rancangan Undang-
Undang/Rancangan Peraturan Daerah dalam Program Legislasi
Nasional/Program Legislasi Daerah
3. Kegiatan lain yang diperlukan untuk mendukung penyempurnaan
penyusunan Naskah Akademik lebih lanjut.
DAFTAR PUSTAKA
Daftar pustaka memuat buku, Peraturan Perundang-undangan, dan jurnal
yang menjadi sumber bahan penyusunan Naskah Akademik.
LAMPIRAN NASKAH AKADEMIK: RANCANGAN PERATURAN
MENTERI/KEPALA LEMBAGA
PERATURAN MENTERI/KEPALA LEMBAGA
NOMOR …. TAHUN ….
TENTANG PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA
DI KEMENTERIAN/LEMBAGA …..
Menimbang :
Mengingat :
Menetapkan :
BAB I KETENTUAN UMUM
BAB II PEMBENTUKAN
BAB III STRUKTUR ORGANISASI
……………………………….
Pasal ….
Biro/Bagian/Sub Bagian ….. mempunyai tugas:
a. ……
b. Dst.
Pasal ….
Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas:
a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan pengadaan
b. Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan
c. Menyusun anggaran dan program kerja pengadaan
dst…..
BAB IV ……
Dst.
LAMPIRAN NASKAH AKADEMIK: RANCANGAN PERATURAN
DAERAH
PERATURAN DAERAH
NOMOR …. TAHUN ….
TENTANG PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA
DI PROVINSI/KABUPATEN/KOTA …..
Menimbang :
Mengingat :
Menetapkan :
BAB I KETENTUAN UMUM
BAB II PEMBENTUKAN
BAB III SEKRETARIAT DAERAH
Pasal ….
Badan ….. mempunyai tugas:
a. ……
b. Dst.
Pasal ….
Badan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas:
a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan pengadaan
b. Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan
c. Menyusun anggaran dan program kerja pengadaan
dst…..
BAB IV ……
Dst.
LAMPIRAN NASKAH AKADEMIK: RANCANGAN PERATURAN
KEPALA DAERAH
PERATURAN GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA
NOMOR …. TAHUN ….
TENTANG PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA
DI PROVINSI/KABUPATEN/KOTA …..
Menimbang :
Mengingat :
Menetapkan :
BAB I KETENTUAN UMUM
BAB II PEMBENTUKAN
BAB III SEKRETARIAT DAERAH
Pasal ….
Biro/Bagian/Sub Bagian ….. mempunyai tugas:
a. ……
b. Dst.
Pasal ….
Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas:
a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan pengadaan
b. Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan
c. Menyusun anggaran dan program kerja pengadaan
dst…..
BAB IV ……
Dst.
1.1.2. FORMAT SISTEMATIKA PERATURAN UNTUK K/L DAN PEMDA
PETUNJUK UMUM:
Format sistematika peraturan ini disusun dalam rangka menunjukkan posisi
organisasi/bagian pengadaan dalam struktur organisasi sebuah instansi.
Secara substansi dan teknis, urutan dan pengaturan unit pengadaan
disesuaikan dengan kebutuhan dan SOTK yang telah disusun di instansi
masing-masing.
Aturan mengenai bagian pengadaan sebagai bagian dari SOTK minimal
mencakup tugas, fungsi, dan sub-sub bagian pengadaan tersebut.
Nama “bagian/subbagian“ yang tercantum dalam template berikut adalah
contoh. Nomenklatur bagian/subbagian pengadaan dapat diubah sesuai
kebutuhan masing-masing instansi.
FORMAT SISTEMATIKA PERATURAN MENTERI/KEPALA
LEMBAGA
TENTANG STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA
Menimbang :
Mengingat :
Menetapkan :
BAB I. KETENTUAN UMUM
BAB II. KEDUDUKAN, TUGAS, DAN FUNGSI
BAB III. SUSUNAN ORGANISASI
BAB IV. ……
BAB V. …….
Pasal ….
Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas:
a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan pengadaan
b. Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan
c. Menyusun anggaran dan program kerja pengadaan
dst…..
Pasal …
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal ….,
Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan bahan penyusunan program dan kegiatan pengadaan barang/jasa
sesuai kebutuhan dan melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan
pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa
b. Dst
Pasal …
Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa terdiri atas: (contoh)
1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa
2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa;
3. Bagian/Subbagian Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa;
Pasal … (contoh)
1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas ...
2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas
…
3. Bagian/Subbagian Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa
mempunyai tugas ….
Pasal … (contoh)
1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi ...
2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi
…
3. Bagian/Subbagian Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa
mempunyai fungsi ….
BAB V ……
BAB VI …..
BAB VII ….
BAB …… KETENTUAN PERALIHAN
BAB …… KETENTUAN PENUTUP
Ditetapkan di …..
pada tanggal ….
MENTERI/KEPALA
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
……
Diundangkan di ……
pada tanggal …….
…………………………….
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
…………………………..
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN … NOMOR …
FORMAT SISTEMATIKA PERATURAN DAERAH
TENTANG STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA
Menimbang :
Mengingat :
Menetapkan :
BAB I. KETENTUAN UMUM
BAB II. KEDUDUKAN, TUGAS, DAN FUNGSI
BAB III. SUSUNAN ORGANISASI
BAB IV. SEKRETARIAT DAERAH
BAB V. BADAN PENGADAAN BARANG/JASA
Pasal ….
Badan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan
pengadaan barang/jasa. ………
Pasal …
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal …., Badan
Pengadaan Barang/Jasa menyelenggarakan fungsi:
a. koordinasi dan pengelolaan pengadaan barang/jasa lingkup ..
b. Dst
Pasal …
Badan Pengadaan Barang/Jasa terdiri atas: (contoh)
a. Bidang/Subbidang Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa
b. Bidang/Subbidang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa;
c. Bidang/Subbidang Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa;
Pasal … (contoh)
a. Bidang/Subbidang Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas
….
b. Bidang/Subbidang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas
…;
c. Bidang/Subbidang Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa
mempunyai tugas …..;
Pasal ….. (contoh)
a. Bidang/Subbidang Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi
…
b. Bidang/Subbidang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi
…;
c. Bidang/Subbidang Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa
mempunyai fungsi …;
BAB V ……
BAB VI …..
BAB VII ….
BAB …… KETENTUAN PERALIHAN
BAB …… KETENTUAN PENUTUP
Ditetapkan di …..
pada tanggal ….
GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
……
Diundangkan di ……
pada tanggal …….
…………………………….
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
…………………………..
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN … NOMOR …
FORMAT SISTEMATIKA PERATURAN
GUBERNUR/WALIKOTA/BUPATI
TENTANG STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA
Menimbang :
Mengingat :
Menetapkan :
BAB I. KETENTUAN UMUM
BAB II. KEDUDUKAN, TUGAS, DAN FUNGSI
BAB III. SUSUNAN ORGANISASI
BAB IV. SEKRETARIAT DAERAH
Pasal …
Biro/Bagian/Subbagian Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas melaksanakan
pengelolaan pengadaan barang/jasa. ………
Pasal …
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal ….,
Biro/Bagian/Subbagian Pengadaan Barang/Jasa menyelenggarakan fungsi:
a. koordinasi dan pengelolaan pengadaan barang/jasa lingkup ..
b. Dst
Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa terdiri atas: (contoh)
1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa
2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa;
3. Bagian/Subbagian Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa;
Pasal … (contoh)
1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas ...
2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas
…
3. Bagian/Subbagian Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa
mempunyai tugas ….
Pasal … (contoh)
1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi ...
2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi
…
3. Bagian/Subbagian Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa
mempunyai fungsi ….
BAB V ……
BAB VI …..
BAB VII ….
BAB …… KETENTUAN PERALIHAN
BAB …… KETENTUAN PENUTUP
Ditetapkan di …..
pada tanggal ….
GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
……
Diundangkan di ……
pada tanggal …….
…………………………….
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
…………………………..
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN … NOMOR …
Bukti dukung (tambahan) – sistematika peraturan untuk ULP yang bersifat
ad-hoc (level 2)
FORMAT SISTEMATIKA PERATURAN
MENTERI/KEPALA/GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA
TENTANG UNIT LAYANAN PENGADAAN
Menimbang :
Mengingat :
Menetapkan :
BAB I. KETENTUAN UMUM
BAB II. PEMBENTUKAN, TUGAS, DAN KEWENANGAN ULP
Bagian Kesatu – Pembentukan
Bagian Kedua - Tugas dan Kewenangan
BAB III. ORGANISASI
Bagian Kesatu – Umum
Bagian Kedua - Kepala ULP
Bagian Ketiga - Sekretariat ULP
Bagian Keempat - Pokja ULP
BAB IV – PEMBERHENTIAN
BAB V - TATA HUBUNGAN KERJA ULP
BAB VI – PEMBIAYAAN
BAB VII - KETENTUAN PERALIHAN
BAB VIII - KETENTUAN PENUTUP
Ditetapkan di …..
pada tanggal ….
MENTERI/KEPALA LEMBAGA/GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
……
Diundangkan di ……
pada tanggal …….
…………………………….
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
…………………………..
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN … NOMOR …
1.1.3. TEMPLATE LAPORAN EVALUASI STRUKTUR ORGANISASI
PENGADAAN
PETUNJUK UMUM:
Evaluasi struktur organisasi pengadaan perlu dilakukan untuk
mengidentifikasi dan menganalisis apakah struktur yang terbentuk sudah
sesuai dengan kebutuhan dan beban kerja kegiatan pengadaan di masing-
masing instansi.
Indikator yang terlampir dalam formulir berikut ini sudah mencakup
kebutuhan untuk mengevaluasi struktur, tugas dan fungsi, beban kerja,
alokasi anggaran, dan mekanisme koordinasi antar bagian dalam organisasi
pengadaan.
Berdasarkan evaluasi yang dilakukan secara rutin setiap tahun, masing-
masing instansi diharapkan dapat menentukan dan melakukan langkah
tindak lanjut dalam rangka memperbaiki struktur organisasi pengadaan
sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Jika indikator yang terdapat dalam formulir dinilai kurang, masing-masing
instansi dapat menambahkan sesuai kebutuhan.
Evaluasi dilakukan oleh kepala unit/bagian/pimpinan organisasi pengadaan
di masing-masing instansi.
Petunjuk Pengisian Tabel:
Tulisan yang berwarna biru adalah contoh
Kotak abu-abu tidak perlu diisi
Kolom 1 sudah jelas
Kolom 2 sudah jelas
Kolom 3 diisi sesuai dengan kondisi organisasi pengadaan masing-
masing
Kolom 4 diisi sesuai dengan kondisi organisasi pengadaan masing-
masing
Kolom 5 diisi dengan deskripsi capaian jika pada kolom sebelumnya
dijawab “Ya/Ada” atau deskripsi permasalahan jika pada
kolom sebelumnya dijawab “Tidak/Tidak Ada
Kolom 6 Diisi dengan rencana tindak lanjut untuk menyelesaikan
permasalahan yang sudah diidentifikasi
LAPORAN EVALUASI STRUKTUR ORGANISASI PENGADAAN
KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMERINTAH DAERAH ….
TAHUN ……
No Pertanyaan Evaluasi Jawaban Deskripsi
Capaian/Permasalahan
Tindak
Lanjut
Target
Waktu
Penyelesaian
Tindak
Lanjut
Keterangan
Ya/
Ada
Tidak/
Tidak
Ada
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Apakah struktur
organisasi pengadaan
sudah sesuai dengan
ketentuan peraturan
perundangan yang
berlaku?
√ Organisasi pengadaan
bersifat struktural
berupa Badan
Pengadaan Barang/Jasa
yang bertugas
mengkoordinasikan
seluruh kegiatan
pengadaan di
lingkungan pemerintah
daerah
- - -
2. Apakah tugas dan
fungsi seluruh
bagian/subbagian dalam
organisasi pengadaan
sudah dibagi habis?
(Keterangan: tugas dan
fungsi merujuk pada
√ Tugas dan fungsi terkait
dengan pengelolaan
informasi pengadaan
barang/jasa masih
menyatu dengan
pelaksanaan pengadaan
barang/jasa
Perlu dibentuk
subbagian
yang khusus
bertugas
mengelola
informasi
pengadaan
barang/jasa
Maret 2018 Sudah ada SDM yang
kompeten untuk tugas
pengelolaan informasi
sehingga proses
pementukan subbagian
pengelolaan informasi
akan lebih mudah.
No Pertanyaan Evaluasi Jawaban Deskripsi
Capaian/Permasalahan
Tindak
Lanjut
Target
Waktu
Penyelesaian
Tindak
Lanjut
Keterangan
Ya/
Ada
Tidak/
Tidak
Ada
Perpres Nomor 4 Tahun
2015 tentang Pengadaan
Barang/Jasa
Pemerintah)
3. Apakah sudah
dilakukan penghitungan
beban kerja untuk unit
kerja yang menangani
pengadaan?
4. Apakah eselonisasi
yang ada sudah sesuai
dengan beban kerja?
5. Apakah bentuk
kelembagaan sesuai
dengan kebutuhan
kegiatan pengadaan?
6. Apakah tata kelola yang
sudah disusun
mendukung kegiatan
pengadaan yang
berjalan?
7. Berapa alokasi
anggaran yang
No Pertanyaan Evaluasi Jawaban Deskripsi
Capaian/Permasalahan
Tindak
Lanjut
Target
Waktu
Penyelesaian
Tindak
Lanjut
Keterangan
Ya/
Ada
Tidak/
Tidak
Ada
disediakan untuk unit
kerja yang menangani
pengadaan?
(alokasi anggaran yang
dimaksud adalah
alokasi total untuk
kebutuhan operasional,
honor, biaya pelatihan,
dll)
8. Apakah alokasi tersebut
sudah sesuai dengan
kebutuhan untuk unit
kerja yang menangani
pengadaan?
9. Bagaimana mekanisme
laporan pelaksanaan
kegiatan pengadaan
yang berjalan selama
ini?
10. Apakah sudah disusun
mekanisme evaluasi
atas seluruh kegiatan
pengadaan?
No Pertanyaan Evaluasi Jawaban Deskripsi
Capaian/Permasalahan
Tindak
Lanjut
Target
Waktu
Penyelesaian
Tindak
Lanjut
Keterangan
Ya/
Ada
Tidak/
Tidak
Ada
11. Apakah sudah disusun
SOP tentang tata
hubungan kerja di
organisasi pengadaan?
12. Bagaimana mekanisme
koordinasi dengan unit
kerja lain yang selama
ini berjalan?
Tempat, Tanggal
Kepala Biro/Bagian/Subbagian Pengadaan
(nama lengkap)
41
1.2.1 Rekapitulasi pembagian paket
1.2.2 Pembagian paket pada personil
pokja
1.2.3 Laporan monitoring dan evaluasi
distribusi pekerjaan
1.2. Tugas dan Fungsi
42
1.2.1. REKAPITULASI PEMBAGIAN PAKET
PETUNJUK UMUM:
Rekapitulasi berisi daftar seluruh paket pengadaan di sebuah instansi untuk
periode satu tahun anggaran
Rekapitulasi ini berpedoman pada Rencana Umum Pengadaan yang disusun
oleh masing-masing instansi
Dengan disusunnya rekap diharapkan monitor atas kinerja masing-masing
pokja dapat dilakukan dengan lebih baik.
Masing-masing instansi dapat menambahkan informasi lain dalam template
tabel rekapitulasi yang telah disusun.
43
Petunjuk Pengisian Tabel:
Kolom 1 diisi dengan nomor urut
Kolom 2 diisi dengan nomor identitas (ID) paket yang bersangkutan sesuai dengan
yang tercantum dalam Rencana Umum Pengadaan
Kolom 3 diisi dengan nama paket pengadaan yang dilakukan, misalnya “Paket
Penyediaan Alat Tulis Kantor”, “Paket Belanja Jasa Konsultasi Penelitian”
Kolom 4 diisi dengan nama kegiatan pengadaan yang secara spesifik akan dilakukan
merujuk pada nama paket yang sudah dituliskan di Kolom 2, misalnya
“Penyediaan Kertas dan Tinta Printer”, “Studi Kelayakan Pembangunan
Pasar”
Kolom 5 diisi dengan jumlah pagu anggaran untuk kegiatan pengadaan yang
dilakukan
Kolom 6 diisi dengan unit kerja yang menjadi user atas kegiatan pengadaan yang
dilakukan
Kolom 7 diisi dengan nama PPK atas pengadaan yang dilakukan
Kolom 8 diisi dengan jenis pengadaan yang relavan dengan kegiatan yang
dilakukan, misalnya “Barang”, “Konsultansi”
Kolom 9 diisi dengan tanggal diterimanya dokumen pengadaan oleh badan/biro/unit
pengadaan
Kolom 10 diisi dengan tanggal ditetapkannya pokja pengadaan
Kolom 11 diisi dengan nama pokja yang bertanggungjawab atas kegiatan pengadaan
yang bersangkutan, misalnya “Pokja Umum Setda“, “Pokja Dinas
Lingkungan Hidup“
Kolom 12 diisi dengan nama ketua pokja
Kolom 13 diisi dengan nama sekretaris pokja
Kolom 14 diisi dengan nama anggota pokja
44
REKAPITULASI PEMBAGIAN PAKET MASING-MASING POKJA
BAGIAN PENGADAAN BARANG/JASA
KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMERINTAH DAERAH ……
TAHUN ……
No ID
RUP
Nama
Paket
Nama
Kegiatan
Pagu
Anggaran
Unit
Kerja
Nama
PPK
Jenis
Pengadaan
Proses Administrasi
Ketua Sekretaris Anggota Tanggal
Terima
Dokumen
Tanggal
Penetapan
Pokja
Nama
Pokja
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Tempat, Tanggal
Kepala Biro/Bagian/Subbagian Pengadaan
(nama lengkap)
45
1.2.2. PEMBAGIAN PAKET PADA PERSONIL POKJA
PETUNJUK UMUM:
Tabel pembagian paket pada personil pokja memberikan informasi jumlah paket
pengadaan yang menjadi tanggaungjawab masing-masing personil pokja, baik sebagai
ketua maupun anggota, dalam kurun waktu satu tahun anggaran
Tabel ini juga dapat menjadi pedoman/dasar untuk menganalisis apakah seorang personil
pokja mendapatkan jumlah paket yang seimbang dibandingkan dengan personil pokja
yang lain
Sampai dengan modul ini diterbitkan, belum ada peraturan yang mengatur jumlah paket
pengadaan maksimal per personil pokja dalam satu tahun
Kriteria “seimbang” yang dimaksud dalam modul ini merujuk pada konsep statistic yang
umum digunakan dalam mentoleransi kesalahan data/ jumlah responden yaitu sebesar
5%. Hal ini berarti bahwa seorang personil pokja mendapatkan jumlah paket yang
seimbang jika total keterlibatan personil yang bersangkutan baik sebagai ketua maupun
anggota plus minus 5% dari rata-rata jumlah paket yang diterima personil yang lain.
Contoh: Suatu instansi memiliki total 100 paket pengadaan dengan jumlah total 7
personil pokja. Rata-rata jumlah paket pengadaan untuk masing-masing personil yaitu
100/7 = 14.3 (dibulatkan menjadi 14). Nilai toleransi: 5% x 14 = 0.7 (dibulatkan menjadi
1). Dengan berpedoman pada angka ini, maka seorang personil pokja dinilai
mendapatkan pembagian kerja seimbang jika paket pengadaan yang ditangani berjumlah
13 – 15 paket (14 -1 --- 14 +1).
46
Pembagian Paket Pada Personil Pokja
Bagian Pengadaan Barang/Jasa
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah ……
Tahun ….
No Nama Personil Posisi dalam Pokja Jumlah
Paket Ketua Sekretaris Anggota
1 Agus 5 7 5 17
2 dst
Tempat, Tanggal
Kepala Biro/Bagian/Subbagian Pengadaan
(nama lengkap dan gelar)
Keterangan:
Tulisan yang berwarna biru adalah contoh
“Posisi dalam Pokja” diisi jumlah keterlibatan pegawai yang bersangkutan sebagai ketua dan anggota dalam kegiatan
pengadaan pada tahun berjalan
Kolom “Jumlah Paket” diisi dengan jumlah total paket pengadaan dimana pegawai yang bersangkutan terlibat, baik sebagai
ketua maupun anggota
47
1.2.3. LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI DISTRIBUSI PEKERJAAN (PER
TRIWULAN)
Petunjuk Pengisian: (Monev Distribusi Pekerjaan Berbasis Personil)
Tulisan yang berwarna biru adalah contoh
Kolom 1 diisi dengan nomor urut
Kolom 2 diisi dengan nama personil
Kolom 3 diisi dengan jumlah total paket pengadaan yang ditugaskan kepada personil
yang bersangkutan dalam periode satu tahun anggaran
Kolom 4-7 diisi dengan jumlah pengadaan yang ditugaskan kepada personil yang
bersangkutan untuk masing-masing jenis pengadaan
Kolom 8-10 diisi dengan jumlah keterlibatan personil yang bersangkutan dalam pokja
untuk masing-masing posisi
Kolom 11 diisi dengan total nilai pengadaan yang ditugaskan kepada personil yang
bersangkutan untuk periode satu tahun anggaran
Kolom 12 diisi dengan hasil monitoring pimpinan atas kinerja personil untuk periode
tiga bulanan
Kolom 13 diisi dengan tindak lanjut atas permasalahan yang ditemukan dari hasil
monitoring
Petunjuk Umum:
Laporan monitoring dan evaluasi ini disusun dengan mengacu pada rencana
umum pengadaan yang telah disusun
Laporan disusun setiap tiga bulan sehingga permasalahan yang mungkin
muncul dalam kegiatan pengadaan dapat dimonitor sedini mungkin. Dengan
demikian, dapat segera ditentukan tindak lanjut untuk menyelesaikan
permasalahan tersebut
Kepala ULP/Bagian Pengadaan Barang/Jasa bertanggungjawab untuk
melakukan monitoring dan evaluasi distribusi pekerjaan setiap tiga bulan.
Untuk ULP dimana posisi dalam pokja tidak berubah selama satu tahun
anggaran, maka dapat menggunakan template evaluasi berbasis pokja.
48
Monitoring dan Evaluasi Distribusi Pekerjaan Bidang Pengadaan (berbasis personil)
Di Kementerian/Lembaga/Daerah ….
Periode: Triwulan …. Tahun ….
No
Nama
Personil
Paket
Pengadaan
(jumlah)
Jenis Pengadaan
(jumlah)
Posisi dalam Pokja
(jumlah)
Total Nilai
Pengadaan
Deskripsi
Hasil
Monitoring
Tindak
Lanjut
Barang Pekerja
an
Konstr
uksi
Jasa
Konsul
tasi
Jasa
Lainnya
Ketua Sekret
aris
Anggota
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1 Agus 17 5 3 0 9 10 0 7 950.000.00
0
Beberapa
paket
pengadaan
sudah mulai
berjalan.
Namun
demikian,
personil
yang
bersangkuta
n belum
sama sekali
memegang
jasa
konsultasi
dan menjadi
sekretaris
dalam
pokja
Pada
tahun
anggara
n
selanjut
nya,
perlu
pembag
ian jasa
konsult
asi dan
pember
ian
posisi
sekretar
is
kepada
personil
yang
49
bersang
kutan
dst
Tempat, Tanggal
Penilai,
(nama lengkap dan gelar)
50
Petunjuk Pengisian: (Monev Distribusi Pekerjaan Berbasis Pokja)
Tulisan yang berwarna biru adalah contoh
Kolom 1 diisi dengan nomor urut
Kolom 2 diisi dengan nama pokja
Kolom 3 diisi dengan jumlah total paket pengadaan
Kolom 4-7 diisi dengan jumlah paket pengadaan berdasarkan jenis yang
ditangani oleh pokja yang bersangkutan selama periode satu tahun
anggaran
Kolom 8 diisi dengan total nilai pengadaan yang ditugaskan kepada personil
yang bersangkutan untuk periode satu tahun anggaran
Kolom 9 diisi dengan hasil monitoring pimpinan atas kinerja personil untuk
periode tiga bulanan
Kolom 10 diisi dengan tindak lanjut atas permasalahan yang ditemukan dari
hasil monitoring
51
Monitoring dan Evaluasi Distribusi Pekerjaan Bidang Pengadaan (berbasis pokja)
Di Kementerian/Lembaga/Daerah ….
Periode: Triwulan …. Tahun ….
No
Nama
Pokja
Paket Pengadaan
(jumlah)
Jenis Pengadaan
(jumlah)
Total Nilai
Pengadaan
Deskripsi
Hasil
Monitoring
Tindak Lanjut
Barang Pekerjaan
Konstruksi
Jasa
Konsultasi
Jasa
Lainnya
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Pokja 1 17 5 3 0 9 950.000.000 Beberapa
paket
pengadaan
sudah mulai
berjalan.
Namun
demikian,
pokja yang
bersangkutan
belum sama
sekali
memegang
jasa
konsultasi
Pada tahun
anggaran
selanjutnya,
perlu pembagian
jasa konsultasi
kepada
pokjayang
bersangkutan
dst
Tempat, Tanggal
Penilai,
(nama lengkap dan gelar)
52
1.3.1 Dokumen nilai-nilai organisasi
1.3.2 Dokumen penetapan nilai-nilai
organisasi
1.3.3 Dokumen program internalisasi
1.3.4 Laporan evaluasi dan tindak lanjut
implementasi budaya organisasi
1.3. Budaya
53
1.3.1. DOKUMEN NILAI-NILAI ORGANISASI DAN DESKRIPSINYA (TANPA
PENGESAHAN)
PETUNJUK UMUM:
Nilai-nilai organisasi merupakan nilai-nilai yang sudah disepakati dan
disadari bersama oleh seluruh pimpinan dan anggota organisasi yang
bersangkutan dalam menjalankan tugas dan mencapai tujuan organisasi.
Dalam kondisi sebuah organisasi belum memiliki nilai-nilai yang disepakati
bersama, maka perlu strategi penciptaan nilai-nilai. Strategi tersebut dapat
dilakukan misalnya melalui survei kepada para pegawai mengenai nilai-nilai
apa yang mereka inginkan, diskusi bersama antara pimpinan dan pegawai,
dan lain sebagainya.
Bukti dukung berikut hanya menyediakan template dan contoh nilai-nilai
organisasi yang umum ditemukan di sejumlah instansi. Setiap instansi dapat
mengubah dan/atau mengembangkan sesuai dengan kebutuhan masing-
masing.
Nilai-nilai organisasi perlu diketahui, dipahami, dan diterapkan oleh setiap
pegawai sehingga perlu dituliskan dalam sebuah dokumen yang kemudian
dibagikan ke setiap pegawai di instansi yang bersangkutan.
54
Contoh Template Dokumen tentang Nilai-nilai Organisasi
Nilai-nilai Organisasi di Lingkungan Kementerian/Lembaga/
Pemerintah Daerah ……………………
I. PENDAHULUAN
Pendahuluan secara umum dapat mencakup latar belakang organisasi serta
visi dan misi yang akan dicapai sehingga perlu penetapan nilai-nilai yang
perlu disepakati bersama dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
II. NILAI-NILAI ORGANISASI
Bagian ini berisi nilai-nilai yang ditetapkan beserta deskripsi jelas dari
masing-masing nilai tersebut. Deskripsi nilai harus dibuat sejelas mungkin
sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan multi interpretasi.
III. PEDOMAN PERILAKU ATAU KODE ETIK
Dalam rangka melaksanakan nilai-nilai yang telah ditetapkan, pedoman
perilaku atau kode etik perlu dijabarkan di bagian ini untuk mendukung
pelaksanaan masing-masing nilai.
Sehubungan dengan ditetapkannya nilai-nilai tersebut, setiap pegawai diharapkan
dapat memahami dan mengamalkan setiap nilai dalam menjalankan tugas dan
fungsi masing-masing.
Demikian hal ini disampaikan agar nilai-nilai yang ditetapkan dapat menjadi
pedoman bersama.
55
1.3.2. DOKUMEN PENETAPAN NILAI-NILAI ORGANISASI DAN
DESKRIPSINYA
PETUNJUK UMUM:
Nilai-nilai organisasi merupakan nilai-nilai yang sudah disepakati dan
disadari bersama oleh seluruh pimpinan dan anggota organisasi yang
bersangkutan dalam menjalankan tugas dan mencapai tujuan
organisasi.
Dalam kondisi sebuah organisasi belum memiliki nilai-nilai yang
disepakati bersama, maka perlu strategi penciptaan nilai-nilai. Strategi
tersebut dapat dilakukan misalnya melalui survei kepada para pegawai
mengenai nilai-nilai apa yang mereka inginkan, diskusi bersama antara
pimpinan dan pegawai, dan lain sebagainya.
Bukti dukung berikut hanya menyediakan template dan contoh nilai-
nilai organisasi yang umum ditemukan di sejumlah instansi. Setiap
instansi dapat mengubah dan/atau mengembangkan sesuai dengan
kebutuhan masing-masing.
Penetapan nilai-nilai dapat dilakukan misalnya dalam bentuk surat
keputusan atau peraturan yang ditetapkan minimal oleh Sekretaris
Jenderal/Sestama/Sekretaris Daerah. Konten surat keputusan atau
peraturan tentang nilai-nilai organisasi minimal mencakup nilai-nilai
yang disepakati beserta deskripsinya, serta perilaku atau kode etik
pegawai dalam menerapkan nilai-nilai tersebut.
Tulisan yang berwarna biru adalah contoh
56
Template Surat Keputusan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris
Daerah/Peraturan Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah tentang
Penetapan Nilai-nilai Organisasi
Keputusan/Peraturan ……………….
Nomor … Tahun ….
Tentang Nilai-Nilai Organisasi Pengadaan Barang/Jasa di
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah
……………………….
Menimbang :
Mengingat :
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : Keputusan/Peraturan Menteri/ Kepala Lembaga/ Gubernur/
Walikota/ Bupati/ Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris
Daerah tentang Nilai-nilai Organisasi Pengadaan Barang/Jasa di
Kementerian/Lembaga/Daerah ……
PERTAMA : Menetapkan Nilai-nilai Organisasi Pengadaan Barang/Jasa di
Kementerian/Lembaga/Daerah … sebagai berikut: (contoh)
1. Profesional
Dalam Profesional terkandung makna bahwa ….
2. Akuntabel
Dalam Akuntabel terkandung makna bahwa ….
3. Inovatif
Dalam Inovatif terkandung makna bahwa ….
4. Integritas
Dalam Integritas terkandung makna bahwa …..
5. Dst….
57
KEDUA : Pelaksanaan nilai-nilai sebagaimana dimaksud dalam diktum
PERTAMA diwujudkan dalam kaidah-kaidah Perilaku Utama
sebagai berikut:
1. Profesional
Perilaku Utama Profesional adalah:
a. Memiliki pengetahuan dan kemampuan yang tepat
untuk bekerja secara efektif dan efisien.
b. Dst..
2. Akuntabel
Perilaku Utama Akuntabel adalah:
a. Bertanggungjawab terhadap hasil kerja dan
menyelesaikannya sesuai sasaran yang telah
ditetapkan
b. Dst..
3. Inovatif
Perilaku Utama Inovatif adalah:
a. Siap melakukan perubahan yang lebih baik
b. Dst..
4. Integritas
Perilaku Utama Integritas adalah:
a. Bersikap jujur, transparan, dan dapat dipercaya.
b. Dst..
5. Dst….
KETIGA : Biaya yang timbul akibat keputusan ini dibebankan pada …
sesuai tahun berjalan.
KEEMPAT : Keputusan/Peraturan Menteri/Kepala Lembaga/ Gubernur/
Walikota/ Bupati/ Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris
Daerah ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di ……….
pada tanggal ………..
Menteri/Kepala Lembaga/Gubernur/Walikota/Bupati/ Sekretaris
Jenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris Daerah
………………………………………………………
58
1.3.3. DOKUMEN PROGRAM INTERNALISASI
PETUNJUK UMUM:
Internalisasi secara umum diartikan sebagai adalah suatu proses memasukkan
nilai atau memasukkan sikap ideal yang sebelumnya dianggap berada di luar, agar
tergabung dalam pemikiran seseorang dalam pemikiran, keterampilan dan sikap
pandang hidup seseorang (LyceumID, 2017)
Program internalisasi bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan penerapan
nilai-nilai organisasi yang telah ditetapkan.
Agar nilai-nilai dapat dipahami dan diterapkan dengan baik oleh masing-masing
pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi, program internalisasi
setidaknya perlu mencakup tiga aspek yaitu bahwa setiap pegawai harus
mengetahui (knowing), melakukan apa yang diketahui (doing), dan menjadi
seperti yang ia ketahui (being) (Tafsir, 2006).
Internalisasi dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, baik yang bersifat kegiatan
maupun non-kegiatan misalnya melalui poster atau perlengkapan yang digunakan
sehari-hari dengan tujuan agar setiap nilai masuk ke alam bawah sadar setiap
pegawai sehingga menjadi bagian dari perilaku mereka dalam melaksanakan tugas
dan fungsi.
Bentuk internalisasi yang berupa kegiatan dapat dilakukan misalnya melalui sessi
sharing di pagi hari, coffee morning, diskusi informal yang diselenggarakan satu
kali dalam sepekan, dsb.
59
Contoh Program Internalisasi Nilai-nilai
Tas Kerja
Kementerian Perdagangan
Pin KPK
Poster Budaya Organisasi Pemkot Padang
60
Marchandise LKPP
61
1.3.4. LAPORAN EVALUASI DAN TINDAK LANJUT IMPLEMENTASI BUDAYA
ORGANISASI
Petunjuk Pengisian:
Tulisan yang berwarna biru adalah contoh
Kolom 1 diisi dengan nomor urut
Kolom 2 diisi dengan nilai-nilai organisasi seperti yang telah ditetapkan melalui surat
keputusan/peraturan
Kolom 3 diisi dengan perilaku utama yang menjadi turunan dari setiap nilai-nilai
organisasi yang telah ditetapkan
Kolom 4 diisi dengan penilaian pimpinan terhadap penerapan perilaku para personil
pengadaan. Penilain ini dapat diisi misalnya dengan kategori “baik”, “kurang
baik”, “sangat kurang”
Kolom 5 diisi dengan permasalahan dan/atau capaian yang muncul dalam penerapan
nilai-nilai organisasi dan perilaku utama
Kolom 6 diisi dengan tindak lanjut atas permasalahan yang ditemukan dalam ärangka
memperbaiki perilaku personil pengadaan
PETUNJUK UMUM:
Evaluasi atas implementasi budaya organisasi yang berupa nilai-nilai dan perilaku
utama perlu dilakukan dalam rangka memastikan perilaku personil pengadaan
sesuai dengan nilai-nilai yang telah ditetapkan.
Evaluasi dilakukan oleh pimpinan terhadap semua personil pengadaan
Penilaian dilakukan dengan memberikan hasil penerapan perilaku utama secara
umum melalui kategorisasi yang telah ditetapkan misalnya “baik”, “cukup baik”,
“kurang baik”, atau “sangat kurang” serta deskripsi secara kualitatif dengan
penjabaran permasalahan dana/atau capaian yang ada.
Hasil evaluasi menjadi dasar untuk tindak lanjut perbaikan budaya organisasi di
masing-masing instansi.
62
LAPORAN EVALUASI DAN TINDAK LANJUT
TERKAIT IMPLEMENTASI BUDAYA ORGANISASI
DI LINGKUNGAN ……………….
No Nilai-nilai
Organisasi
Perilaku
Utama
Penilaian
terhadap
Penerapan
Perilaku Utama
Capaian/
Permasalahan
Tindak Lanjut
1 2 3 4 5 6
1. Profesional Memiliki
pengetahuan
dan
kemampuan
yang tepat
untuk bekerja
secara efektif
dan efisien.
Kurang Pegawai belum
sepenuhnya
memiliki
pengetahuan
yang
komprehensif
terkait dengan
detail kegiatan
pengadaan
Perlu lebih
banyak
pelatihan untuk
pegawai bidang
pengadaan
2.
3.
dst
Tempat, Tanggal
Kepala Biro/Bagian/Subbagian Pengadaan
(nama lengkap dan gelar)
63
SUMBER DAYA
MANUSIA
64
3.1.1 Format Sistematika Keputusan
Menteri/Kepala Lembaga / Kepala
Daerah Tentang Penunjukan
Personil Unit Layanan Pengadaan
Barang/Jasa Kementerian/
Lembaga / Daerah
3.1.2 Format Sistematika Surat
Keputusan Kepala ULP
Tentang Penetapan Struktur
Organisasi dan Anggota
Kelompok Kerja Unit Layanan
Pengadaan
3.1.3 Format Sistematika Keputusan
Menteri/Kepala Lembaga/
Kepala Daerah Tentang Mutasi
Pegawai Negeri Sipil
3.1.4 Template Perhitungan Formasi
Jabatan Fungsional Pengelola
Barang/Jasa Pertama, Muda
Dan Madya (Versi 1)
3.1.5 Template Perhitungan Formasi
Jabatan Fungsional Pengelola
Barang/Jasa Pertama, Muda
Dan Madya (versi 2)
3.1. Status Kepegawaian Anggota ULP
65
3.1.1 FORMAT SISTEMATIKA KEPUTUSAN MENTERI / KEPALA LEMBAGA /
KEPALA DAERAH TENTANG PENUNJUKAN PERSONIL UNIT LAYANAN
PENGADAAN BARANG/JASA KEMENTERIAN / LEMBAGA / DAERAH
PETUNJUK UMUM:
1. Format sistematika peraturan ini disusun hanya untuk menetapkan para
personil yang menjadi pegawai di Unit Layanan Pengadaan. Sementara untuk
jabatan personil tersebut diatur dalam peraturan Kepala ULP lainnya yang
terdapat pada format sistematikan 3.1.2.
2. Format sistematikan ini mencakup Judul Surat Keputusan, Nomor Surat
Keputusan, Nama Surat Keputusan, Menimbang, Meningat, Memperhatikan,
Menetapakan, Tempat dan Tanggal Penetapan, Pejabat yang menetapkan,
Tembusan dan Lampiran.
3. Dari segi substansi, seluruh bagian yang tercantum pada poin 2 (Judul Surat
Keputusan, Nomor Surat Keputusan, Nama Surat Keputusan, Menimbang,
Meningat, Memperhatikan, Memutuskan, Tempat dan Tanggal Penetapan,
Pejabat yang menetapkan, Tembusan dan Lampiran) dapat disesuaikan isinya
berdasarkan kebutuhan dan relevansi bagi Unit Layanan Pengadaan Jasa.
4. Tabel yang terdapat dalam lampiran dapat disuaikan dengan tambahan kolom
informasi lainnya bila diperlukan.
PETUNJUK PENGISIAN TABEL LAMPIRAN
1. Kolom No. diisi dengan nomor urut.
2. Kolom Nama diisi dengan Nama Pegawai yang akan ditugaskan menjadi
Pegawai ULP
3. Kolom NIP diisi dengan NIP Pegawai yang akan ditugaskan menjadi
pegawai ULP
4. Kolom Jabatan diisi dengan Jabatan yang diemban oleh pegawai di instansi
asal.
5. Kolom Instansi Asal diiisi dengan nama instansi asal dari pegawai yang
ditugaskan di ULP
66
KEPUTUSAN MENTERI / KEPALA LEMBAGA / KEPALA DAERAH
NOMOR: (Diisi sesuai ketentuan penomoran Surat Keputusan yang berlaku)
TENTANG
PENUNJUKAN PERSONIL UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA
KEMENTERIAN / LEMBAGA / PEMERINTAH DAERAH
Menimbang : a. bahwa dalam rangka menjamin kelancaran pelaksanaan
pengadaan barang/jasa melalui Unit Layanan Pengadaan
Barang/Jasa (ULP) di lingkungan .......(di isi dengan nama
Kementerian / Lembaga / Daerah)....... sebagaimana yang
diamanatkan dalam Pasal 14 ayat (1) Peraturan Presiden
Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010, maka dipandang
perlu untuk menunjuk Personalia Unit Layanan Pengadaan
(ULP) Barang/Jasa (ULP) .......(di isi dengan nama Kementerian
/ Lembaga / Daerah).......
b. bahwa untuk melaksanakan sebagaimana dimaksud dalam huruf
a di atas, perlu ditetapkan dengan Keputusan (Menteri/Kepala
Lembaga/Kepala Daerah)
c. (dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan relevansi bagi ULP)
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara
2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan
Negara;
3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan
Peraturan Perundang-undangan;
4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah sebagaimana
telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Presiden
Nomor 70 Tahun 2012;
5. Peraturan Kepala LKPP No. 5 Tahun 2012 jo Perka LKPP No.
5 Tahun 2015 tentang Unit Layanan Pengadaan
6. Peraturan (Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah) tentang
Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja di
(Kementerian/Lembaga/Pemda)
67
7. (Peraturan lainnya yang relevan dan berlaku di
Kementerian/Lembaga/Daerah)
8. Dst
Memperhatikan : Keputusan (Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah) tentang
Pembentukan Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa
MEMUTUSKAN :
Menetapkan :
KESATU : Menunjuk Personil Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa (Disii
dengan nama ULP) sebagaimana tercantum dalam Lampiran
Keputusan ini.
KEDUA : Personil sebagaimana dimaksud diktum Kesatu, mempunyai
tugas sebagai berikut :
a. Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa;
b. Menetapkan Dokumen Pengadaan;
c. Menetapkan besaran nominal jaminan penawaran;
d. Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa
e. Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa melalui
prakualifikasi atau pascakualifikasi;
f. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap
penawaran yang masuk;
g. (Dapat ditambahkan / disesuaikan dengan tugas-tugas
lainnya yang akan diberikan)
h. Dll
KETIGA : Personil Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa (ULP) dalam
melaksanakan tugasnya bertanggungjawab kepada ....................
KEEMPAT : Segala biaya yang dikeluarkan akibat ditetapkan Keputusan ini
dibebankan kepada .................................
Ditetapkan di...............
pada tanggal
(Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah)
NAMA LENGKAP
68
Tembusan:
1. Biro Kepegawaian / Badan Kepegawaian Daerah (disesuaikan dengan organisasi yang
relevan)
2. Kepala Instansi Terkait (disesuaikan dari asal instansi masing-masing pegawai)
3. (Dapat ditambahkan/disesuaikan berdasarkan pertimbangan instansi)
Lampiran : Keputusan
Nomor : Diisi seuai nomor SK
Tanggal : Disi sesuai tanggal
penetapan SK
SUSUNAN PERSONALIA UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA (ULP)
(KEMENTERIAN/LEMBAGA/DAERAH)
No. Nama NIP Jabatan Asal Instansi
(1) (2) (3) (4) (5)
Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah)
NAMA LENGKAP
69
3.1.2 FORMAT SISTEMATIKA SURAT KEPUTUSAN KEPALA ULP TENTANG
PENETAPAN STRUKTUR ORGANISASI DAN ANGGOTA KELOMPOK KERJA
UNIT LAYANAN PENGADAAN
PETUNJUK UMUM:
1. Format sistematika peraturan ini disusun hanya untuk menetapkan
posisi/jabatan para personil yang ditempatkan/ditugaskan di ULP. Format
sistematika ini digunakan untuk melengkapi bila Surat Keputusan / Surat
Tugas tentang Personil ULP belum mencantumkan penempatan/jabatan dari
pegawai yang ditugaskan di ULP.
2. Format sistematikan ini mencakup Judul Surat Keputusan, Nomor Surat
Keputusan, Nama Surat Keputusan, Menimbang, Meningat, Memperhatikan,
Menetapakan, Tempat dan Tanggal Penetapan, Pejabat yang menetapkan,
Tembusan dan Lampiran.
3. Dari segi substansi, seluruh bagian yang tercantum pada poin 2 (Judul Surat
Keputusan, Nomor Surat Keputusan, Nama Surat Keputusan, Menimbang,
Meningat, Memperhatikan, Memutuskan, Tempat dan Tanggal Penetapan,
Pejabat yang menetapkan, Tembusan dan Lampiran) dapat disesuaikan isinya
berdasarkan kebutuhan dan relevansi bagi Unit Layanan Pengadaan Jasa.
4. Format sistematika SK ini hanya merupakan alat bantu bagi ULP untuk
menyusun SK. Bila terdapat kebutuhan untuk merubah format sistematika,
ULP dapat melakukan perubahan dan penyesuaian.
5. Jumlah Kelompok Kerja dan julah anggotanya dapat disesuaikan dengan
kebutuhan masing-masing ULP. Diharapkan penyusunan pokja tidak
dilakukan berdasarkan jenis pengadaan barang/jasa, sehingga semua
pokja dapat melakukan semua jenis pengadaan barang/jasa.
6. Tabel yang terdapat dalam lampiran dapat disuaikan dengan tambahan kolom
informasi lainnya bila diperlukan.
70
PETUNJUK PENGISIAN TABEL LAMPIRAN
1. Kolom Nama diisi dengan Nama Pegawai yang akan ditugaskan menjadi
Pegawai ULP
2. Kolom NIP diisi dengan NIP Pegawai yang akan ditugaskan menjadi pegawai
ULP
3. Kolom Jabatan diisi dengan Jabatan yang diemban oleh pegawai di instansi
asal.
4. Kolom Instansi Asal diiisi dengan nama instansi asal dari pegawai yang
ditugaskan di ULP
71
SURAT KEPUTUSAN KEPALA ULP (NAMA ULP)
TENTANG PENETAPAN STRUKTUR ORGANISASI DAN ANGGOTA
KELOMPOK KERJA UNIT LAYANANAN PENGADAAN (NAMA ULP)
Menimbang : a. bahwa berdasarkan ketentuan Pasal 14 ayat (1) dan Pasal 130
ayat (1) Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, maka (Nama
Kementerian/Lembaga/Pemda) membentuk Unit Layanan
Pengadaan (ULP) sebagai lembaga yang memberikan
pelayanan di bidang Pengadaan Barang / Jasa di lingkungan
(Nama Kementerian/Lembaga/Pemda)
b. bahwa berdasarkan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan
Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2015
tentang Unit Layanan Pengadaan (ULP) ditentukan tentang
pembentukan ULP paling kurang memiliki fungsi pimpinan,
ketatausahaan dan kelompok kerja
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a, dan b, perlu menetapkan Keputusan Kepala
Unit Layanan Pengadaan tentang Penetapan Anggota
Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa di
lingkungan (Nama Kementerian/Lembaga/Pemda)
d. (dapat ditambahkan/disesuaikan dengan relevansi yang
dimiliki oleh ULP)
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara
2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara;
3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan;
72
4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan
Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012;
5. Peraturan Kepala LKPP No. 5 Tahun 2012 jo Perka LKPP
No. 5 Tahun 2015 tentang Unit Layanan Pengadaan
6. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 99 Tahun 2014
Tentang Pedoman Pembentukan Unit Layanan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Dan Kabupaten/Kota
Memperhatikan : 1. Keputusan (Menteri/Kepala Lembaga/ tentang Pembentukan
Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA ULP (NAMA ULP) TENTANG
PENETAPAN STRUKTUR ORGANISASI DAN
ANGGOTA KELOMPOK KERJA UNIT LAYANANAN
PENGADAAN (NAMA ULP)
KESATU : Mengangkat dan menunjuk Kelompok Kerja Unit Layanan
Pengadaan (Nama Kementerian/Lembaga/Pemda) untuk
pengadaan barang dan jasa tahun anggaran (tahun) dengan
susunan Kelompok Kerja sebagaimana tercantum dalam
lampiran Keputusan ini
KEDUA : Unit Layanan Pengadaan terdiri atas:
(Disesuaikan dengan struktur organisasi ULP)
KETIGA : Kelompok Kerja bertugas:
1. Melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi dan Harga
Perkiraan Sendiri paketpaket yang akan dilelang/seleksi.
2. Mengusulkan perubahan Harga Perkiraan Sendiri,
Kerangka Acuan Kerja/spesifikasi teknis pekerjaan dan
rancangan kontrak kepada PPK.
73
3. Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa dan
menetapkan dokumen pengadaan;
4. Dst atau disesuaikan dengan kebutuhan
KEEMPAT : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal disahkan dengan
ketentuan apabila terdapat kekeliruan akan diadakan
perbaikan sebagaimana mestinya;
Ditetapkan di...............
pada tanggal
KEPALA ULP (NAMA ULP),
NAMA LENGKAP
Tembusan:
1. Biro Kepegawaian / Badan Kepegawaian Daerah (disesuiakan dengan organisasi yang
relevan)
2. Kepala Instansi Terkait (disesuaikan dari asal instansi masing-masing pegawai)
3. Pihak-pihak lain yang relevan dengan surat keputusan ini.
74
Lampiran : Keputusan
Nomor : Diisi seuai nomor SK
Tanggal : Disi sesuai tanggal
penetapan SK
PENETAPAN ANGGOTA KELOMPOK KERJA
UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA (NAMA
KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA)
1. Kelompok Kerja (Nama Kelompok Kerja Disesuaikan dengan Kebutuhan ULP)
Nama NIP Jabatan Asal Instansi
Ketua
Anggota
2. Kelompok Kerja (Nama Kelompok Kerja Disesuaikan dengan Kebutuhan ULP)
Nama NIP Jabatan Asal Instansi
Ketua
Anggota
3. Kelompok Kerja (Nama Kelompok Kerja Disesuaikan dengan Kebutuhan ULP)
Nama NIP Jabatan Asal Instansi
Ketua
Anggota
KEPALA ULP (NAMA ULP)
NAMA LENGKAP
75
3.1.3 FORMAT SISTEMATIKA KEPUTUSAN MENTERI / KEPALA LEMBAGA /
KEPALA DAERAH TENTANG MUTASI PEGAWAI NEGERI SIPIL
PETUNJUK UMUM:
Format sistematika peraturan ini disusun dalam rangka memberikan
penempatan kepada pegawai sebagai pegawai tetap / penuh waktu yang
ditempatkan di Unit Layanan Pengadaan.
Format sistematikan ini mencakup Judul Surat Keputusan, Nomor Surat
Keputusan, Nama Surat Keputusan, Menimbang, Meningat, Memperhatikan,
Menetapakan, Tempat dan Tanggal Penetapan, Pejabat yang menetapkan,
Tembusan dan Lampiran.
Dari segi substansi, seluruh bagian yang tercantum pada poin 2 (Judul Surat
Keputusan, Nomor Surat Keputusan, Nama Surat Keputusan, Menimbang,
Meningat, Memperhatikan, Memutuskan, Tempat dan Tanggal Penetapan,
Pejabat yang menetapkan, Tembusan dan Lampiran) dapat disesuaikan isinya
berdasarkan kebutuhan dan relevansi bagi Unit Layanan Pengadaan Jasa.
Jumlah Kelompok Kerja dan julah anggotanya dapat disesuaikan dengan
kebutuhan masing-masing ULP.
Tabel yang terdapat dalam lampiran dapat disuaikan dengan tambahan kolom
informasi lainnya bila diperlukan.
PETUNJUK PENGISIAN TABEL LAMPIRAN
Kolom Nama diisi dengan Nama Pegawai yang akan ditugaskan menjadi
Pegawai ULP.
Kolom NIP diisi dengan NIP Pegawai yang akan ditugaskan menjadi pegawai
ULP.
Kolom Jabatan diisi dengan Jabatan yang diemban oleh pegawai di instansi
asal.
Kolom Instansi Asal diiisi dengan nama instansi asal dari pegawai yang
ditugaskan di ULP.
76
KEPUTUSAN MENTERI / GUBERNUR / WALIKOTA / BUPATI / KEPALA
Nomor : (Diisi sesua dengan ketentuan penomoran SK yang berlaku)
TENTANG
MUTASI PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN (Nama
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah)
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
MENTERI / KEPALA LEMBAGA / KEPALA DAERAH (Nama
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah)
Menimbang : a. bahwa untuk menyelenggarakan kegiatan pengadaan barang dan jasa
di (Nama Kementerian / Lembaga / Pemda) dipandang perlu untuk
melakukan mutasi Pegawai Negeri Sipil dengan nama yang tersebut
dalam diktum dari unit lama ke unit baru.
b. bahwa Pegawai Negeri Sipil dengan nama yang tersebut dalam diktum
telah ditugaskan untuk melakukan kegiatan Pengelolaan Barang dan
Jasa selama ... (disi dengan jumlah tahun penugasa dalam kegiatan
Pengelolaan Barang/Jasa)... tahun (untuk PNS yang pernah menjadi
anggota pokja ULP atau panitia pengadaan)
c. (Pertimbangan lainnya yang sesuai dengan kondisi Kementerian /
Lembaga / Pemda)
Mengingat : 1. (Peraturan Perundang-undangan tentang Pembentukan Kementerian /
Lembaga / Pemda)
2. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
3. Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat
Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
77
4. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen
Pegawai Negeri Sipil
5. (Peraturan Menteri /Kepala tentang Unit Organisasi di Lingkungan
Kementerian / Lembaga) / Peraturan Peraturan Daerah / Peraturan
Kepala Daerah tentang Organisasi Perangkat Daerah) (untuk ULP yang
sudah berada pada level 3 / permanen struktural)
6. Keputusan Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah tentang
Pembentukan ULP di lingkungan Kementerian / Lembaga / Pemerintah
Daerah (untuk ULP yang masih bersifat Adhoc / ex-officio)
7. Peraturan perundang-undangan lainnya yang berlaku dan sesuai di
lingkungan Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah
8. (Peraturan lain yang berlaku dan relevan bagi masing-masing ULP)
MEMUTUSKAN
Menetapkan
PERTAMA : Pegawai Negeri Sipil tersebut di bawah
Nama :
NIP :
Tempat, Tanggal Lahir :
Pendidikan Terakhir :
Pangkat / Golongan :
Jabatan Lama :
Unit Kerja Lama :
Instansi :
Terhitung mulai tanggal ditetapkannya Surat Keputusan ini dipindahkan
menjadi (Jabatan Baru) di (Unit Kerja Baru/ Instansi Baru )
78
KEDUA : Kepada yang bersangkutan agar segera melaksanakan tugas pokok dan
fungsinya dengan penuh tanggungjawab.
KETIGA : Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan, keputusan ini akan diperbaiki
sebagaimana mestinya.
Asli keputusan ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya.
Ditetapkan di .............
pada tanggal ..............
Menteri / Kepala Lembaga / Kepala Daerah
NAMA LENGKAP
Tembusan*:
1. Kepala Badan Kepegawaian Negara
2. Kepala Kantor Regional (Provinsi) Badan Kepegawaian Negara
3. Kepala Lembaga Kebijakan Pendagaan Barang/Jasa Pemerintah
4. (Kepala Badan / Biro Kepegawaian yang berada di lingkungan instansi )
5. Kepala Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa di (Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah)
*Pihak-pihak yang akan mendapatkan tembusan dapat disesuaikan dengan relevansi
dan kebutuhan masing-masing ULP
79
3.1.4 TEMPLATE PERHITUNGAN FORMASI JABATAN FUNGSIONAL PENGELOLA
BARANG/JASA PERTAMA, MUDA DAN MADYA (VERSI 1)
PETUNJUK UMUM :
1. Untuk menghitung Formasi Jabatan Fungsional, ULP dapat menggunakan template
perhitungan versi 1 (dokumen 3.1.4) maupun dokumen versi 2 (dokumen 3.1.5). Bagi
ULP yang sudah melakukan perhitungan formasi Jabatang Fungsional PBJ dengan
menggunakan salah satu format (dokumen 3.1.4 atau dokumen 3.1.5) bisa
mengklaim dokumen tersebut sebagai bukti dukung level 4.
2. Perbedaan dokumen versi 1 dan versi 2 adalah penyederhanaan sub unsur dan hasil
kerja yang ada pada dokumen versi 2.
3. Perhitungan Formasi JFPP pada ULP dilakukan hanya untuk kegiatan pemilihan
penyedia;
4. Perhitungan jumlah formasi menggunakan metode analisis jabatan dan penghitungan
beban kerja.
5. Dokumen minimal yang diperlukan dalam perhitungan Formasi Jabatan Fungsional
Pengelola Pengadaan Barang/Jasa pada ULP, antara lain:
a. jumlah satker/SKPD yang dilayani;
b. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran pada Satker
Kementerian/Lembaga/Institusi atau Daftar Pelaksanaan Anggaran pada
SKPD;
c. data jumlah paket pekerjaan seluruh Satker/SKPD yang tertuang di dalam
Rencana Umum Pengadaan (RUP); Dokumen tersebut adalah dokumen yang
berisi kegiatan yang dilaksanakan selama 1 (satu) Tahun Anggaran sebelum
tahun pengajuan Formasi JFPP.
6. Formasi JFPP pada ULP, dihitung berdasarkan informasi kegiatan sebagaimana
disebut diatas dengan rumus sebagai berikut:
a. Formasi JFPP = ∑ Waktu Penyelesaian 1 Tahun
∑ Jam Kerja Efektif per Tahun
80
Keterangan:
Formasi JFPP = Jumlah formasi yang tersedia untuk Pejabat Fungsional
Pengelola Pengadaan Barang/Jasa pada ULP Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah/Institusi.
∑ Waktu Penyelesaian 1 Tahun = Jumlah Waktu Penyelesaian setiap kegiatan
pengadaan untuk seluruh paket pengadaan barang/jasa dalam 1 (satu) Tahun.
∑ Jam Kerja Efektif = Jumlah jam kerja efektif Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa dalam setahun, yakni 1.250 jam.
Jumlah waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan pengadaan barang/jasa dalam
1 tahun (∑ Waktu Penyelesaian) merupakan penjumlahan waktu penyelesaian
semua butir kegiatan (sub unsur) yang dilaksanakan pada kegiatan pengadaan
barang/jasa tersebut.
7. Adapun perhitungan Formasi JFPP per jenjang jabatan dilakukan dengan pendekatan
kompleksitas paket, yaitu: a) Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Pertama melakukan
kegiatan pengadaan barang/jasa untuk paket sederhana; b) Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa Muda melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa untuk paket semi
kompleks; c) Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Madya melakukan kegiatan
pengadaan barang/jasa untuk paket kompleks.
8. Hubungan antara jenjang kualifikasi, kompleksitas paket, dan kriteria kompleksitas
dapat dilihat pada tabel berikut:
Jenjang
Kualifikasi
Kompleksitas
Paket
Kriteria Kompleksitas
Nilai Paket Metode
Pengadaan
Jenis Perikatan
Kontrak
Pengelola
Pengadaan
Barang/Jasa
Pertama
Sederhana s.d Rp.
200.000.000
atau s.d Rp.
50.000.0000
(jasa
konsultansi)
Pengadaan
Langsung
Penunjukan
Langsung
Swakelola
Bukti
Pembelian
Kwitansi
SPK
Perjanjian
untuk
81
Pekerjaan
Tunggal
s.d Rp.
5.000.000.000
Pelelangan
Sederhadan,
Seleksi
Sederhanan,
Pemilihan
Langsung
Penunjukan
Langsung
Swakelola
Surat
Perjanjian
untuk
Pekerjaan
Tunggal
atau
Terintegrasi
Pengelola
Pengadaan
Barang/Jasa
Muda
Semi Kompleks
(Rp.
5.000.000.000
Rp.
5.000.000.000
s.d Rp.
5.000.000
Pelelangan atau
Seleksi Umum
Penunjukan
Langsung
Swakelola
Surat Perjanjian
untuk Pekerjaan
Tunggal atau
Terintegrasi
Pengelola
Pengadaan
Barang/Jasa
Madya
Semi Kompleks
(di atas Rp.
50.000.000.000
s.d Rp.
100.000.000.000
di atas Rp.
50.000.000.000
s.d Rp.
100.000.000.000
Pelelangan atau
Seleksi Umum
Penunjukan
Langsung
Swakelola
Pengadaan
Secara
Internasional
(International
Competitive
Bidding)
Surat Perjanjian
untuk Pekerjaan
Tunggal atau
Terintegrasi
Kompleks di atas Rp.
100.000.000.000
Rp.
5.000.000.0000
s.d Rp.
100.000.000.000
menggunakan
teknologi,
mempunyai
resiko tinggi,
82
dan/atau
menggunakan
alat yang
didesain khusus
9. Jika angka jumlah Pejabat Fungsional yang diperoleh tidak bulat, maka tata cara
pembulatannya sebagai berikut:
a) jika angka jumlah Pejabat Fungsional yang diperoleh tidak bulat
(ada desimal dibelakang koma), maka pembulatannya ke bawah.
Contoh: diperoleh kebutuhan Pejabat Fungsional Pertama 1,83
orang, maka dibulatkan menjadi 1 orang.
b) jika angka jumlah Pejabat Fungsional yang diperoleh kurang dari 1
(<1), maka dibulatkan menjadi 1 (satu).
PETUJUNJUK PENGISIAN DOKUMEN:
1. Dokumen ini sudah mencakup perhitungan kebutuhan 3 jenjang JFPP, yaitu Pratama,
Muda dan Madya.
2. Untuk menghitung formasi ketiga JFPP tersebut, ULP harus mengisi kolom no. 6.
3. Kolom no. 6 diisi dengan volume hasil (jumlah pekerjaan) yang akan dikerjakan dalam
proses pengadaan barang dan jasa tiap tahunnya.
4. Setelah kolom no. 6 diisi, kolom no.9 secara otomatis akan menampilkan jumlah jam
penyelesaian dari pekerjaan tersebut.
5. Setelah kolom no. 6 dan no. 9 terisi, maka dalam baris (A) akan memperlihatkan
jumlah waktu penyelesaian pekerjaan yang akan dilakukan dalam waktu satu tahun.
6. Pada bari (B) sudah terisi perhitungan jam kerja efektif dalam satu tahun.
7. Kolom C akan menampilkan jumlah kebutuhan dari JFPP Pratama, Muda dan Madya.
Pembulatan jumlah kebutuhan formasi JFPP dapat merujuk pada poin 10 Petunjuk
Umum.
83
DOKUMEN PERHITUNGAN FORMASI JABATAN FUNGSIONAL
PENGELOLA BARANG/JASA PERTAMA, MUDA DAN MADYA
NO
JENJANG
KUALIFIKASI
JABATAN
KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR
VOLUME HASIL SATUAN
HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
PER SATUAN HASIL
(JAM)
JUMLAH PENYELESAIAN
(JAM) (Diisi oleh ULP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8
1 JFPP Pertama Sederhana
- nila paket s.d Rp. 200.000.000 atau s.d Rp.
50.000.0000 untuk jasa konsultansi
- nilai paket s.d Rp. 5.000.000.000 untuk jasa
non konsultansi
Perencanaan
Kegiatan
1. Penyusunan Dokumen Rencana Kebutuhan Barang/Jasa Dokumen 4 0
2. Analisis Pasar Barang/Jasa Laporan 4.50 0
3. Penyusunan Rencana Anggaran/Biaya Pengadaan Barang/Jasa RAB 4.50 0
- Penyusunan RAB Pengadaan Barang RAB 2 0
- Penyusunan RAB Pengadaan Konstruksi RAB 8 0
- Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Lainnya RAB 2 0
- Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Konsultansi RAB 2 0
4. Penyusunan Rencana Pemaketan Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
5. Penyusunan Organisasi Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
6. Penyusunan Dokumen Rencana Umum Pengadaan Barang/Jas Laporan 2.50 0
7. Pengumuman Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa Laporan 0.50 0
8. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia
Barang/Jasa Laporan 2 0
9. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola Laporan 7 0
10. Penetapan Strategi Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0
11. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Tahap Perencanaan Laporan 6.50 0
12. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 8.50 0
13. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 5.70 0
14. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 6.40 0
0 Total Waktu Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa oleh JFPP PERTAMA
Pemilihan Penyedia
Barang/Jasa
1. Penyusunan Rencana Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Laporan 1.75 0
2. Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa
- Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang Laporan 1 0
- Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Konstruksi Laporan 5 0
- Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Lainnya Laporan 1 0
- Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Konsultansi Laporan 3 0
84
NO
JENJANG
KUALIFIKASI
JABATAN
KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR
VOLUME HASIL SATUAN
HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
PER SATUAN HASIL
(JAM)
JUMLAH PENYELESAIAN
(JAM) (Diisi oleh ULP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8
3. Pembuatan Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Dokumen 1 0
4. Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Barang/Jasa Laporan 0.75 0
5. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Laporan 3.25 0
6. Evaluasi Dokumen Prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Barang Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Barang (Lelang Ulang) Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Konstruksi Laporan 4 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Konstruksi (Lelang Ulang) Laporan 4 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Lainnya Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Lainnya (Lelang Ulang) Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Konsultansi Laporan 4 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Konsultansi (Lelang Ulang) Laporan 4 0
7. Pembuatan Pengumuman Pelaksanaan Pengadaan Materi 0.25 0
8. Penjelasan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
9. Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa Laporan 2.50 0
10. Evaluasi Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa*
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Barang Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Barang (Lelang Ulang Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Konstruksi Berita Acara 4 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Konstruksi (Lelang Ulang) Berita Acara 4 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Lainnya Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Lainnya (Lelang Ulang) Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Konsultansi Berita Acara 4 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Konsultansi (Lelang Ulang) Berita Acara 4 0
11. Penetapan dan Pengumuman Pemenang Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Surat 2 0
12. Pengelolaan Sanggahan Peserta Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Jawaban
Sanggahan 0.50 0
13. Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Penyedia Barang/Jasa Berita Acara 1 0
- Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Jasa Konsult Berita Acara 3 0
14. Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Surat Penunjukan 0.25 0
15. Pengadaan Barang/Jasa dengan Sistem e-Procurement Dokumen 0.25 0
85
NO
JENJANG
KUALIFIKASI
JABATAN
KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR
VOLUME HASIL SATUAN
HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
PER SATUAN HASIL
(JAM)
JUMLAH PENYELESAIAN
(JAM) (Diisi oleh ULP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8
16. Pengadaan Barang dengan Sistem e-Purchasing Laporan 1.25 0
17. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 6.50 0
18. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 12.50 0
19. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 12 0
20. asi kinerja pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 9 0
0 Total Waktu Pemilihan Penyedia Barang/Jasa oleh JFPP PERTAMA
Manajemen
Kontrak
1. Verifikasi Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 3 0
2. Persiapan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 8 0
3. Pengelolaan Program Manajemen Mutu Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0
4. Pengelolaan Program Manajemen Risiko Pengadaan Barang/Jasa Laporan 5.50 0
5. Pengendalian dan Pengawasan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Laporan 1 0
6. Penilaian Prestasi Pelaksanaan Pekerjaan Pengadaan Barang dan Jasa Laporan 2 0
7. Pengendalian Keuangan Pelaksanaan Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0
8. Pengelolaan Jaminan Kontrak Pengadaan Barang/Ja Laporan 1.75 0
9. Penyelesaian Perbedaan/Perselisihan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Berita Acara 3 0
10. Pembuatan Perubahan Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Dokumen 2 0
11. Penanganan Kegagalan Teknis Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2.50 0
12. Pemutusan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Berita Acara 2 0
13. Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa Daftar SIMAK 2.50 0
14. Penyerahan Barang Hasil Pengadaan Menjadi Barang Milik Negara/Daerah Laporan 0.50 0
15. Penyerahan Barang Hasil Pengadaan Menjadi Barang Milik Negara/Daerah Laporan 1 0
16. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola Laporan 2 0
17. Pengawasan dan Evaluasi Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Swakelola Laporan 2 0
18. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 12 0
19. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 12 0
20. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontra Laporan 13 0
21. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 9 0
0
Total Waktu Manajemen Kontrak oleh JFPP PERTAMA
86
NO
JENJANG
KUALIFIKASI
JABATAN
KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR
VOLUME HASIL SATUAN
HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
PER SATUAN HASIL
(JAM)
JUMLAH PENYELESAIAN
(JAM) (Diisi oleh ULP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8
Manajemen
Informasi Aset
1. Penyampaian Informasi Aset Hasil Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4.75 0
2. Inventarisasi Kebutuhan Aset Dalam Rangka Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
3. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 12 0
4. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 12 0
5. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi
Aset Laporan 12 0
6. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 9 0
0 Total Waktu Manajemen Informasi Aset oleh JFPP PERTAMA
0 Total Waktu Kerja JFPP PERTAMA (A)
1250 Jam Kerja Efektif dalam 1 Tahun (B)
0 Kebutuhan JFPP PERTAMA (C)
(jika menghasilkan angka di belakang koma maka dibulatkan pada angka terendah dan jika mendapatkan angka kurang dari 1 maka dibulatkan menjadi 1)
2 JFPP MUDA Semi Kompleks
(nilai paket Rp. 5 Miliar s.d Rp. 50 Miliar)
Perencanaan
Kegiatan
1. Penyusunan Dokumen Rencana Kebutuhan Barang/Jasa Dokuemn 4 0
2. Analisis Pasar Barang/Jasa Laporan 4.50 0
3. Penyusunan Rencana Anggaran/Biaya Pengadaan Barang/Jasa RAB 4.50 0
4. Penyusunan RAB Pengadaan Barang RAB 2 0
5. Penyusunan RAB Pengadaan Konstruksi RAB 8 0
6. Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Lainnya RAB 2 0
7. Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Konsultansi RAB 2 0
8. Penyusunan Rencana Pemaketan Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
9. Penyusunan Organisasi Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
10. Penyusunan Dokumen Rencana Umum Pengadaan Barang/Jas Laporan 2.50 0
11. Pengumuman Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa Laporan 0.50 0
87
NO
JENJANG
KUALIFIKASI
JABATAN
KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR
VOLUME HASIL SATUAN
HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
PER SATUAN HASIL
(JAM)
JUMLAH PENYELESAIAN
(JAM) (Diisi oleh ULP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8
12. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia
Barang/Jasa Laporan 2 0
13. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola Laporan 7 0
14. Penetapan Strategi Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0
15. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Tahap Perencanaan Laporan 6.50 0
16. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 8.50 0
17. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 5.70 0
18. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 6.40 0
0 Total Waktu Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa oleh JFPP MUDA
Pemilihan
Penyedia
Barang/Jasa
1. Penyusunan Rencana Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Laporan 1.75 0
2. Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa
Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang Laporan 1 0
Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Konstruksi Laporan 5 0
Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Lainnya Laporan 1 0
Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Konsultansi Laporan 3 0
3. Pembuatan Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Dokumen 1 0
4. Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Barang/Jasa Laporan 0.75 0
5. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Laporan 3.25 0
6. Evaluasi Dokumen Prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa*
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Barang Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Barang (Lelang Ulang) Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Konstruksi Laporan 4 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Konstruksi (Lelang Ulang) Laporan 4 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Lainnya Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Lainnya (Lelang Ulang) Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Konsultansi Laporan 4 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Konsultansi (Lelang Ulang) Laporan 4 0
7. Pembuatan Pengumuman Pelaksanaan Pengadaan Materi 0.25 0
8. Penjelasan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
88
NO
JENJANG
KUALIFIKASI
JABATAN
KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR
VOLUME HASIL SATUAN
HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
PER SATUAN HASIL
(JAM)
JUMLAH PENYELESAIAN
(JAM) (Diisi oleh ULP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8
9. Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa Laporan 2.50 0
10. Evaluasi Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa*
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Barang Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Barang (Lelang Ulang Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Konstruksi Berita Acara 4 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Konstruksi (Lelang Ulang) Berita Acara 4 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Lainnya Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Lainnya (Lelang Ulang) Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Konsultansi Berita Acara 4 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Konsultansi (Lelang Ulang) Berita Acara 4 0
11. Penetapan dan Pengumuman Pemenang Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Surat 2 0
12. Pengelolaan Sanggahan Peserta Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Jawaban
Sanggahan 0.50 0
13. Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Penyedia Barang/Jasa Berita Acara 1 0
- Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Jasa Konsult Berita Acara 3 0
14. Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Surat Penunjukan 0.25 0
15. Pengadaan Barang/Jasa dengan Sistem e-Procurement Dokumen 0.25 0
16. Pengadaan Barang dengan Sistem e-Purchasing Laporan 1.25 0
17. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 6.50 0
18. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 12.50 0
19. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 12 0
20. asi kinerja pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 9 0
0 Total Waktu Pemilihan Penyedia Barang/Jasa oleh JFPP MUDA
Manajemen
Kontrak
1. Verifikasi Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 3 0
2. Persiapan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 8 0
3. Pengelolaan Program Manajemen Mutu Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0
4. Pengelolaan Program Manajemen Risiko Pengadaan Barang/Jasa Laporan 5.50 0
5. Pengendalian dan Pengawasan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Laporan 1 0
6. Penilaian Prestasi Pelaksanaan Pekerjaan Pengadaan Barang dan Jasa Laporan 2 0
89
NO
JENJANG
KUALIFIKASI
JABATAN
KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR
VOLUME HASIL SATUAN
HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
PER SATUAN HASIL
(JAM)
JUMLAH PENYELESAIAN
(JAM) (Diisi oleh ULP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8
7. Pengendalian Keuangan Pelaksanaan Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0
8. Pengelolaan Jaminan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 1.75 0
9. Penyelesaian Perbedaan/Perselisihan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Berita Acara 3 0
10. Pembuatan Perubahan Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Dokumen 2 0
11. Penanganan Kegagalan Teknis Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2.50 0
12. Pemutusan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Berita Acara 2 0
13. Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa Daftar SIMAK 2.50 0
14. Penyerahan Barang Hasil Pengadaan Menjadi Barang Milik Negara/Daerah Laporan 0.50 0
15. Penyerahan Barang Hasil Pengadaan Menjadi Barang Milik Negara/Daerah Laporan 1 0
16. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola Laporan 2 0
17. Pengawasan dan Evaluasi Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Swakelola Laporan 2 0
18. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 12 0
19. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 12 0
20. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontra Laporan 13 0
21. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 9 0
0 Total Waktu Manajemen Kontrak oleh JFPP MUDA
Manajemen
Informasi Aset
7. Penyampaian Informasi Aset Hasil Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4.75 0
8. Inventarisasi Kebutuhan Aset Dalam Rangka Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
9. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 12 0
10. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 12 0
11. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi
Aset Laporan 12 0
12. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 9 0
0 Total Waktu Manajemen Informasi Aset oleh JFPP MUDA
0 Total Waktu Kerja JFPP Muda (A)
90
NO
JENJANG
KUALIFIKASI
JABATAN
KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR
VOLUME HASIL SATUAN
HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
PER SATUAN HASIL
(JAM)
JUMLAH PENYELESAIAN
(JAM) (Diisi oleh ULP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8
1250 Jam Kerja Efektif dalam 1 Tahun (B)
0 Kebutuhan JFPP MUDA (C)
(jika menghasilkan angka di belakang koma maka dibulatkan pada angka terendah dan jika mendapatkan angka kurang dari 1 maka dibulatkan menjadi 1)
3 JFPP MADYA - Semi Kompleks (nilai paketRp. 50 Miliar s.d
Rp. 100 Miliar
- Kompleks (nilai paket di atas Rp. 100 Miliar)
Perencanaan
Kegiatan
1. Penyusunan Dokumen Rencana Kebutuhan Barang/Jasa Dokuemn 4 0
2. Analisis Pasar Barang/Jasa Laporan 4.50 0
3. Penyusunan Rencana Anggaran/Biaya Pengadaan Barang/Jasa RAB 4.50 0
4. Penyusunan RAB Pengadaan Barang RAB 2 0
5. Penyusunan RAB Pengadaan Konstruksi RAB 8 0
6. Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Lainnya RAB 2 0
7. Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Konsultansi RAB 2 0
8. Penyusunan Rencana Pemaketan Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
9. Penyusunan Organisasi Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
10. Penyusunan Dokumen Rencana Umum Pengadaan Barang/Jas Laporan 2.50 0
11. Pengumuman Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa Laporan 0.50 0
12. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia
Barang/Jasa Laporan 2 0
13. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola Laporan 7 0
14. Penetapan Strategi Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0
15. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Tahap Perencanaan Laporan 6.50 0
16. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 8.50 0
17. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 5.70 0
18. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 6.40 0
0 Total Waktu Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa oleh JFPP MADYA
Pemilihan
Penyedia
Barang/Jasa
1. Penyusunan Rencana Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Laporan 1.75 0
2. Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa 0
Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang Laporan 1 0
91
NO
JENJANG
KUALIFIKASI
JABATAN
KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR
VOLUME HASIL SATUAN
HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
PER SATUAN HASIL
(JAM)
JUMLAH PENYELESAIAN
(JAM) (Diisi oleh ULP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8
Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Konstruksi Laporan 5 0
Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Lainnya Laporan 1 0
Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Konsultansi Laporan 3 0
3. Pembuatan Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Dokumen 1 0
4. Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Barang/Jasa Laporan 0.75 0
5. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Laporan 3.25 0
6. Evaluasi Dokumen Prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa* 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Barang Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Barang (Lelang Ulang) Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Konstruksi Laporan 4 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Konstruksi (Lelang Ulang) Laporan 4 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Lainnya Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Lainnya (Lelang Ulang) Laporan 2 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Konsultansi Laporan 4 0
- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Konsultansi (Lelang Ulang) Laporan 4 0
7. Pembuatan Pengumuman Pelaksanaan Pengadaan Materi 0.25 0
8. Penjelasan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
9. Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa Laporan 2.50 0
10. Evaluasi Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa* 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Barang Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Barang (Lelang Ulang Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Konstruksi Berita Acara 4 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Konstruksi (Lelang Ulang) Berita Acara 4 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Lainnya Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Lainnya (Lelang Ulang) Berita Acara 2 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Konsultansi Berita Acara 4 0
- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Konsultansi (Lelang Ulang) Berita Acara 4 0
11. Penetapan dan Pengumuman Pemenang Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Surat 2 0
12. Pengelolaan Sanggahan Peserta Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Jawaban
Sanggahan 0.50 0
13. Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Penyedia Barang/Jasa Berita Acara 1 0
92
NO
JENJANG
KUALIFIKASI
JABATAN
KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR
VOLUME HASIL SATUAN
HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
PER SATUAN HASIL
(JAM)
JUMLAH PENYELESAIAN
(JAM) (Diisi oleh ULP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8
- Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Jasa Konsult Berita Acara 3 0
14. Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Surat Penunjukan 0.25 0
15. Pengadaan Barang/Jasa dengan Sistem e-Procurement Dokumen 0.25 0
16. Pengadaan Barang dengan Sistem e-Purchasing Laporan 1.25 0
17. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 6.50 0
18. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 12.50 0
19. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 12 0
20. asi kinerja pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 9 0
0 Total Waktu Pemilihan Penyedia Barang/Jasa oleh JFPP MADYA
Manajemen
Kontrak
1. Verifikasi Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 3 0
2. Persiapan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 8 0
3. Pengelolaan Program Manajemen Mutu Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0
4. Pengelolaan Program Manajemen Risiko Pengadaan Barang/Jasa Laporan 5.50 0
5. Pengendalian dan Pengawasan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Laporan 1 0
6. Penilaian Prestasi Pelaksanaan Pekerjaan Pengadaan Barang dan Jasa Laporan 2 0
7. Pengendalian Keuangan Pelaksanaan Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0
8. Pengelolaan Jaminan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 1.75 0
9. Penyelesaian Perbedaan/Perselisihan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Berita Acara 3 0
10. Pembuatan Perubahan Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Dokumen 2 0
11. Penanganan Kegagalan Teknis Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2.50 0
12. Pemutusan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Berita Acara 2 0
13. Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa Daftar SIMAK 2.50 0
14. Penyerahan Barang Hasil Pengadaan Menjadi Barang Milik Negara/Daerah Laporan 0.50 0
15. Penyerahan Barang Hasil Pengadaan Menjadi Barang Milik Negara/Daerah Laporan 1 0
16. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola Laporan 2 0
17. Pengawasan dan Evaluasi Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Swakelola Laporan 2 0
18. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 12 0
19. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 12 0
20. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontra Laporan 13 0
93
NO
JENJANG
KUALIFIKASI
JABATAN
KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR
VOLUME HASIL SATUAN
HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
PER SATUAN HASIL
(JAM)
JUMLAH PENYELESAIAN
(JAM) (Diisi oleh ULP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8
21. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 9 0
Total Waktu Manajemen Kontrak oleh JFPP MADYA 0
Manajemen
Informasi Aset
1. Penyampaian Informasi Aset Hasil Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4.75 0
2. Inventarisasi Kebutuhan Aset Dalam Rangka Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0
3. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 12 0
4. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 12 0
5. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi
Aset Laporan 12 0
6. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 9 0
0 Total Waktu Manajemen Informasi Aset oleh JFPP MADYA
0 Total Waktu Kerja JFPP MADYA (A)
1250 Jam Kerja Efektif dalam 1 Tahun (B)
0 Kebutuhan JFPP MADYA (C)
(jika menghasilkan angka di belakang koma maka dibulatkan pada angka terendah dan jika mendapatkan angka kurang dari 1 maka dibulatkan menjadi 1)
94
3.1.5 TEMPLATE PERHITUNGAN FORMASI JABATAN FUNGSIONAL PENGELOLA
BARANG/JASA PERTAMA, MUDA DAN MADYA (VERSI 2)
PETUNJUK UMUM:
1. Untuk menghitung Formasi Jabatan Fungsional, ULP dapat menggunakan template
perhitungan versi 1 (dokumen 3.1.4) maupun dokumen versi 2 (dokumen 3.1.5). Bagi
ULP yang sudah melakukan perhitungan formasi Jabatang Fungsional PBJ dengan
menggunakan salah satu format (dokumen 3.1.4 atau dokumen 3.1.5) bisa mengklaim
dokumen tersebut sebagai bukti dukung level 4.
2. Perbedaan dokumen versi 1 dan versi 2 adalah penyederhanaan sub unsur dan hasil kerja
yang ada pada dokumen versi 2.
3. Dokumen versi 2 tersedia untuk menghitung beban kerja proses pengadaan barang dan
jasa di unit kerja atau Organisasi Perangkat Daerah dan di Unit Layanan Pengadaan.
4. Perhitungan Formasi JFPP pada ULP dilakukan hanya untuk kegiatan pemilihan
penyedia;
5. Perhitungan jumlah formasi menggunakan metode analisis jabatan dan penghitungan
beban kerja.
6. Dokumen minimal yang diperlukan dalam perhitungan Formasi Jabatan Fungsional
Pengelola Pengadaan Barang/Jasa pada ULP, antara lain:
a. jumlah satker/SKPD yang dilayani;
b. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran pada Satker Kementerian/Lembaga/Institusi
atau Daftar Pelaksanaan Anggaran pada SKPD;
c. data jumlah paket pekerjaan seluruh Satker/SKPD yang tertuang di dalam
Rencana Umum Pengadaan (RUP); Dokumen tersebut adalah dokumen yang
berisi kegiatan yang dilaksanakan selama 1 (satu) Tahun Anggaran sebelum
tahun pengajuan Formasi JFPP.
7. Formasi JFPP pada ULP, dihitung berdasarkan informasi kegiatan sebagaimana disebut
diatas dengan rumus sebagai berikut:
a. Formasi JFPP = ∑ Waktu Penyelesaian 1 Tahun
∑ Jam Kerja Efektif per Tahun
95
Keterangan:
Formasi JFPP = Jumlah formasi yang tersedia untuk Pejabat Fungsional Pengelola
Pengadaan Barang/Jasa pada ULP Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah/Institusi.
∑ Waktu Penyelesaian 1 Tahun = Jumlah Waktu Penyelesaian setiap kegiatan
pengadaan untuk seluruh paket pengadaan barang/jasa dalam 1 (satu) Tahun.
∑ Jam Kerja Efektif = Jumlah jam kerja efektif Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa dalam setahun, yakni 1.250 jam.
Jumlah waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan pengadaan barang/jasa dalam 1
tahun (∑ Waktu Penyelesaian) merupakan penjumlahan waktu penyelesaian
semua butir kegiatan (sub unsur) yang dilaksanakan pada kegiatan pengadaan
barang/jasa tersebut.
96
PETUNJUK PENGISIAN DOKUMEN SIMULASI PERHITUNGAN BEBAN
KERJA PROSES PENGADAAN BARANG DAN JASA DI UNIT KERJA /
ORGANIASI PERANGKAT DAERAH:
1. Mengisi identitas dokumen berupa nama Kementerian/Lembaga/Daerah.
2. Mengisi identitas dokumen berupa nama Unit Kerja / Organisasi Perangkat Daerah.
3. Kolom 4 diisi dengan jumlah volume hasil dari sub unsur yang dilakukan oleh ULP.
4. Kolom 8 diisi dengan hasil perkalian kolom 4 dan kolom 7. Perhitungan tersebut dapat
dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy
dengan format Excel yang disediakan.
5. Kolom Total Waktu Penyelesaian Keseluruhan merupakan hasil penjumlahan dari
total waktu perencanaan pengadaan barang/jasa ditambah total waktu pemilihan
penyedia barang/jasa ditambah total waktu manajemen kontrak ditambah total waktu
manajemen informasi aset. Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis
dengan mengisi dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang
disediakan.
6. Kolom Jumlah Kebutuhan Personil di unit kerja / organisasi perangkat daerah diisi
dengan hasil pembagian Total Waktu Penyelesaian Keseluruhan dengan Jam Kerja
Efektif dalam waktu 1 tahun. Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis
dengan mengisi dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang
disediakan.
7. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Pertama adalah 45% dari Jumlah Kebutuhan Personil.
Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen
tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.
8. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Muda adalah 35% dari Jumlah Kebutuhan Personil.
Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen
tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.
9. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Madya adalah 20% dari Jumlah Kebutuhan Personil.
Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen
tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.
97
SIMULASI PERHITUNGAN BEBAN KERJA
PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DI UNIT KERJA/OPD
Nama Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Instansi :
Nama Unit
Kerja/OPD :
No UNSUR SUB UNSUR
VOLUME
HASIL
(1 TAHUN)
HASIL KERJA SATUAN
HASIL
WAKTU
PENYELESAIAN
PER SATUAN
HASIL
(JAM)
JUMLAH
(JAM)
1 2 3 4 5 6 7 8 = 4 x 7
1
PERENCANAAN
PENGADAAN
BARANG/JASA
1. Kegiatan Perencanaan Pengadaan Barang
Dokumen Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa
yang dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan
Barang
Laporan 30.50
-
2. Kegiatan Perencanaan Pengadaan Pekerjaan
Konstruksi
Dokumen Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa
yang dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi
Laporan 36.50
-
3. Kegiatan Perencanaan Pengadaan Jasa
Lainnya
Dokumen Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa
yang dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Jasa
Lainnya
Laporan 30.50
-
98
4. Kegiatan Perencanaan Pengadaan Jasa
Konsultansi
Dokumen Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa
yang dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Jasa
Konsultansi
Laporan 30.50
-
TOTAL WAKTU PERENCANAAN
PENGADAAN BARANG/JASA
-
2
PEMILIHAN
PENYEDIA
BARANG/JASA
1. Kegiatan Pemilihan Penyedia Barang
Dokumen Pemilihan Pengadaan Barang/Jasa yang
dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Barang di
bawah Rp 200 Juta (selain e-purchasing)
Laporan 27.00
-
2. Kegiatan Pemilihan Penyedia Pekerjaan
Konstruksi
Dokumen Pemilihan Pengadaan Barang/Jasa yang
dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Pekerjaan
Konstruksi di bawah Rp 200 Juta (selain e-
purchasing)
Laporan 39.00
-
3. Kegiatan Pemilihan Penyedia Jasa Lainnya
Dokumen Pemilihan Pengadaan Barang/Jasa yang
dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Jasa
Lainnya di bawah Rp 200 Juta (selain e-purchasing)
Laporan 27.00
-
4. Kegiatan Pemilihan Penyedia Jasa
Konsultansi
Dokumen Pemilihan Pengadaan Barang/Jasa yang
dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Jasa
Konsultansi di bawah Rp 50 Juta (selain e-
purchasing)
Laporan 39.00
-
5. Kegiatan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
melalui E-purchasing
Dokumen Pemilihan Pengadaan Barang/Jasa yang
dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan
Barang/Jasa melalui E-purchasing
Laporan 21.25
-
99
TOTAL WAKTU PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG/JASA
-
3 MANAJEMEN
KONTRAK Kegiatan Manajemen Kontrak
Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang
dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan
Barang/Jasa
Laporan 46.75
-
TOTAL WAKTU MANAJEMEN
KONTRAK
-
4
MANAJEMEN
INFORMASI
ASET
Kegiatan Manajemen Informasi Aset
Dokumen Informasi Aset Hasil Pengadaan
Barang/Jasa (Barang belanja modal dan aset tak
berwujud misal software, aplikasi, hak
paten/cipta/merk)
Laporan 6.75
-
TOTAL WAKTU MANAJEMEN
INFORMASI ASET
-
TOTAL WAKTU PENYELESAIAN KESELURUHAN ( 1 + 2 + 3 + 4 )
-
JAM KERJA EFEKTIF DALAM 1 TAHUN
1.250.00
JUMLAH KEBUTUHAN PERSONIL DI UNIT KERJA/SKPD
-
JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ PERTAMA
-
JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ MUDA
-
JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ MADYA
-
100
Dokumen yang diperlukan dalam melakukan perhitungan Analisis Beban Kerja
(ABK), antara lain:
Mengetahui,
a. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran pada Unit Kerja Kementerian/Lembaga/Institusi atau Daftar Pelaksanaan Anggaran pada OPD; Kepala ULP
b. Data jumlah paket pekerjaan seluruh Unit Kerja/OPD yang tertuang di dalam
Rencana Umum Pengadaan (RUP).
Dokumen di atas ialah dokumen selama 3 (tiga) tahun terakhir sehingga diperoleh jumlah rata-rata kegiatan yang dilaksanakan
dalam 1 (satu) tahun. (ttd)
Nama
NIP
101
PETUNJUK PENGISIAN DOKUMEN SIMULASI PERHITUNGAN BEBAN KERJA
PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DI UNIT LAYANAN PENGADAAN
BARANG DAN JASA:
1. Mengisi identitas dokumen berupa nama Kementerian/Lembaga/Daerah.
2. Mengisi identitas dokumen berupa jumlah Unit Kerja / Organisasi Perangkat Daerah yang
dilayani.
3. Kolom 4 diisi dengan jumlah volume hasil dari sub unsur yang dilakukan oleh ULP.
4. Kolom 8 diisi dengan hasil perkalian kolom 4 dan kolom 7. Perhitungan tersebut dapat
dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy
dengan format Excel yang disediakan.
5. Kolom Total Waktu Penyelesaian Keseluruhan merupakan hasil penjumlahan dari total
waktu perencanaan pengadaan barang/jasa ditambah total waktu pemilihan penyedia
barang/jasa. Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi
dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.
6. Kolom Jumlah Kebutuhan Personil di unit kerja / organisasi perangkat daerah diisi dengan
hasil pembagian Total Waktu Penyelesaian Keseluruhan dengan Jam Kerja Efektif dalam
waktu 1 tahun. Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi
dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.
7. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Pertama adalah 45% dari Jumlah Kebutuhan Personil.
Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen tersebut
dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.
8. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Muda adalah 35% dari Jumlah Kebutuhan Personil.
Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen tersebut
dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.
9. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Madya adalah 20% dari Jumlah Kebutuhan Personil.
Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen tersebut
dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.
102
SIMULASI PERHITUNGAN BEBAN KERJA
PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DI UNIT LAYANAN PENGADAAN
Nama Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi :
Jumlah Unit Kerja/OPD yang dilayani :
No UNSUR SUB UNSUR
VOLUME
HASIL
(1 TAHUN)
HASIL KERJA SATUAN
HASIL
WAKTU
PENYELESAIAN
PER SATUAN
HASIL
(JAM)
JUMLAH
(JAM)
1 2 3 4 5 6 7 8 = 4 x 7
1
PERENCANAAN
PENGADAAN
BARANG/JASA
1. Kegiatan Perencanaan Pengadaan
Barang
Dokumen Perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa yang dilakukan untuk
seluruh paket Pengadaan Barang
Laporan 30.50 -
2. Kegiatan Perencanaan Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi
Dokumen Perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa yang dilakukan untuk
seluruh paket Pengadaan Pekerjaan
Konstruksi
Laporan 36.50 -
3. Kegiatan Perencanaan Pengadaan Jasa
Lainnya
Dokumen Perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa yang dilakukan untuk
seluruh paket Pengadaan Jasa Lainnya
Laporan 30.50 -
103
4. Kegiatan Perencanaan Pengadaan Jasa
Konsultansi
Dokumen Perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa yang dilakukan untuk
seluruh paket Pengadaan Jasa
Konsultansi
Laporan 30.50 -
TOTAL WAKTU PERENCANAAN
PENGADAAN BARANG/JASA -
2
PEMILIHAN
PENYEDIA
BARANG/JASA
1. Kegiatan Pemilihan Penyedia Barang
Dokumen Pemilihan Pengadaan
Barang/Jasa yang dilakukan untuk
seluruh paket Pengadaan Barang di atas
Rp 200 Juta (selain e-purchasing)
Laporan 27.00 -
2. Kegiatan Pemilihan Penyedia
Pekerjaan Konstruksi
Dokumen Pemilihan Pengadaan
Barang/Jasa yang dilakukan untuk
seluruh paket Pengadaan Pekerjaan
Konstruksi di atas Rp 200 Juta (selain e-
purchasing)
Laporan 39.00 -
3. Kegiatan Pemilihan Penyedia Jasa
Lainnya
Dokumen Pemilihan Pengadaan
Barang/Jasa yang dilakukan untuk
seluruh paket Pengadaan Jasa Lainnya di
atas Rp 200 Juta (selain e-purchasing)
Laporan 27.00 -
4. Kegiatan Pemilihan Penyedia Jasa
Konsultansi
Dokumen Pemilihan Pengadaan
Barang/Jasa yang dilakukan untuk
seluruh paket Pengadaan Jasa
Konsultansi di atas Rp 50 Juta (selain e-
purchasing)
Laporan 39.00 -
TOTAL WAKTU PEMILIHAN
PENYEDIA BARANG/JASA -
TOTAL WAKTU PENYELESAIAN KESELURUHAN ( 1 + 2 ) -
104
JAM KERJA EFEKTIF DALAM 1 TAHUN 1.250.00
JUMLAH KEBUTUHAN PERSONIL DI ULP -
JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ PERTAMA -
JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ MUDA -
JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ MADYA -
Dokumen yang diperlukan dalam melakukan perhitungan Analisis Beban
Kerja (ABK), antara lain:
Mengetahui,
a. Jumlah Unit Kerja/OPD yang dilayani; Kepala ULP
b. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran pada Unit Kerja Kementerian/Lembaga/Institusi atau Daftar Pelaksanaan Anggaran
pada OPD;
c. Data jumlah paket pekerjaan di Unit Layanan Pengadaan yang tertuang di dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP). (ttd)
Dokumen di atas ialah dokumen selama 3 (tiga) tahun terakhir sehingga diperoleh jumlah rata-rata kegiatan yang
dilaksanakan dalam 1 (satu) tahun.
Nama
NIP
105
3.2.1 Dokumen Rekapitulasi Pegawai Yang
Mengikuti Kegiatan Pengembangan
Kompetensi ULP
3.2.2 Dokumen Rencana Pengembangan
Kompetensi Pegawai ULP
3.2.3 Dokumen Monitoring Pelaksanaan
Rencana Pengembangan
Kompetensi Pegawai ULP
3.2. Pengembangan Kompetensi
106
3.2.1 DOKUMEN REKAPITULASI PEGAWAI YANG MENGIKUTI KEGIATAN
PENGEMBANGAN KOMPETENSI UNIT LAYANAN PENGADAAN
PETUNJUK UMUM:
1. Dokumen disusun untuk mengetahui kegiatan pengembangan kompetensi yang
diikuti oleh pegawai yang bertugas di ULP.
2. Kegiatan pengembangan kompetensi yang diikuti oleh pegawai dapat
diselenggarakan oleh LKPP, Lembaga Pelatihan Swasta maupun ULP.
3. Kegiatan pengembangan kompetensi yang diikuti oleh pegawai diharapkan dapat
mengembangkan kompetensi pegawai yang relevan dan dapat mendukung proses
pengadaan barang dan jasa, baik yang menyasar pada unit kompetensi yang termuat
dalam SKKNI atau SK3 PBJP maupun komptensi lainnya yang tidak termuat dalam
SKKNI atau SK3 PBJP.
PETUJUK PENGISIAN DOKUMEN REKAPITULASI PEGAWAI YANG
MENGIKUTI KEGIATAN PENGEMBANGAN KOMPETENSI
1. Kolom no. 1 diisi dengan nama lengkap beserta gelar akademik yang dimiliki oleh
pegawai.
2. Kolom no. 2 diisi dengan Nomor Induk Kepegawaian (NIP) yang dimiliki oleh
pegawai PNS. Bagi pegawai Non-PNS, tidak perlu mencantumkan NIP.
3. Kolom no. 3 diisi dengan Pangkat dan Golongan yang dimiliki oleh pegawai PNS.
Bagi pegawai Non-PNS, tidak perlu mencantumkan Pangkat dan Golongan.
4. Kolom no. 4 diisi dengan jabatan yang dimiliki oleh pegawai tersebut dalam struktur
organisasi ULP.
5. Kolom no. 5 diisi dengan kegiatan pengembangan kompetensi yang diikuti oleh
pegawai yang tertera pada kolom no. 1.
6. Kolom no. 6 diisi dengan unit kompetensi yang sesuai dengan SKKNI PBJ atau SK3
PBJP atau kompetensi lainnya yang mendukung kinerja.
7. Kolom no. 7 diisi dengan materi yang didapatkan dari kegiatan pengembangan
kompetensi.
8. Kolom no. 8 diisi dengan Penyelenggara Kegiatan atau Narasumber bila kegiatan
dilakukan oleh ULP.
107
9. Kolom no. 9 diiisi dengan waktu (hari, tanggal dan tahun serta pukul kegiatan dimulai
dan diakhiri) dan
10. Kolom no. 10 diisu dengan tempat pelaksanaan (nama ruang/gedung, kota
dilaksanakannya kegiatan pengembangan kompetensi)
11. Kolom yang diberikan tanda (*) diperbolehkan untuk diisi lebih dari satu kegiatan.
12. Dokumen ini disahkan dengan ditandatangi oleh Kepala ULP
13. Tulisan warna biru merupakan contoh pengisian dokumen.
108
DOKUMEN REKAPITULASI PEGAWAI YANG MENGIKUTI KEGIATAN PENGEMBANGAN KOMPETENSI
ULP.......................
TAHUN.................(Diiisi dengan Tahun Pelaksanaan Kegiatan)
No Nama NIP
Pangkat /
Golongan Jabatan
Kegiatan
Pengembangan
Kompetensi Yang
Dilakukan/Diikuti
Pegawai*
Kompetensi Yang
Dikembangkan
Sesuai SKKNI
PBJ atau SK3
PBJP atau
kompetensi
lainnya*
Materi
Pengembangan
Kompetensi Yang
Didapatkan*
Penyelenggara
Kegiatan /
Narasumber
Pengembangan
Kompetensi*
Waktu
(Hari dan
Tanggal)
Tempat
Pelaksanaan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
1 Bambang
(Contoh)
1973091019991203006 III/C Ketua Pokja I Pelatihan Penentuan
Spesifikasi dan HPS
Menyusun Harga
Perkiraan (Unit
Kompetensi 6
dalam SKKNI)
1. Pengantar
Spesfikasi
2. Menyusun
Spesifikasi
3. Hubungan
Perencanaan
Pengadaan Dengan
Spesifikasi
4. Total Biaya
Kepemilikan
5. Penyusunan HPS
6. Latihan Penyusunan
Spesifikasi dan
HPS
LKPP 13 Maret
2017
Kantor LKPP,
Jakarta
109
No Nama NIP
Pangkat /
Golongan Jabatan
Kegiatan
Pengembangan
Kompetensi Yang
Dilakukan/Diikuti
Pegawai*
Kompetensi Yang
Dikembangkan
Sesuai SKKNI
PBJ atau SK3
PBJP atau
kompetensi
lainnya*
Materi
Pengembangan
Kompetensi Yang
Didapatkan*
Penyelenggara
Kegiatan /
Narasumber
Pengembangan
Kompetensi*
Waktu
(Hari dan
Tanggal)
Tempat
Pelaksanaan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
Pelatiahan
Penyelesaian
Sengketa Hukum
Penyelesaian
Sengketa Hukum
(Tidak terdapat
dalam SKKNI atau
SK3 PBJP
1. Pengantar dasar
hukum kontrak
2. Peranan dan
tanggung jawab para
pihak
3. Sengketa Hukum
4. Pencegahan
sengketa
5. Penyelesaian
sengketa kontrak
atau perjanjian
6. Mekanisme
penyelesaian
sengketa non litigasi
7. Mekanisme
penyelesaian
sengketa melalui
pengadilan (litigasi)
Lembaga
Pelatihan XYZ
20 Juli
2017
Hotel ABC,
Jakarta
2
3
110
No Nama NIP
Pangkat /
Golongan Jabatan
Kegiatan
Pengembangan
Kompetensi Yang
Dilakukan/Diikuti
Pegawai*
Kompetensi Yang
Dikembangkan
Sesuai SKKNI
PBJ atau SK3
PBJP atau
kompetensi
lainnya*
Materi
Pengembangan
Kompetensi Yang
Didapatkan*
Penyelenggara
Kegiatan /
Narasumber
Pengembangan
Kompetensi*
Waktu
(Hari dan
Tanggal)
Tempat
Pelaksanaan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
4
5
Kota ditetapkan, Tanggal Penetapan
KEPALA ULP..........
NAMA
NIP
111
3.2.2 DOKUMEN RENCANA PENGEMBANGAN KOMPETENSI PEGAWAI UNIT
LAYANAN PENGADAAN
PETUNJUK UMUM:
1. Dokumen ini disusun untuk merencanakan pengembangan kompetensi pegawai ULP
berdasarkan kegiatan kompetensi pengembangan yang dapat diikuti oleh pegawai
tersebut.
2. ULP diharapkan dapat merencanakan kegiatan pengembangan kompetensi yang
dapat diikuti oleh pegawai untuk meningkatkan kualitas proses pengadaan
barang/jasa.
3. Perencanaan tersebut dilakukan pada tahun sebelumnya (paling telat setiap tanggal
31 bulan Desember) untuk dilaksanakan pada tahun berikutnya. Contoh: ULP
membuat rencana pengembangan kompetensi pegawai ULP di tahun 2017, rencana
tersebut dilaksanakan untuk tahun 2018. Dokumen tersebut diberi nama Dokumen
Perencanaan Pegawai ULP Tahun 2018.
4. ULP dapat mencari kegiatan pengembangan kompetensi yang diselenggarakan oleh
lembaga lain maupun menyelenggarakan kegiatan pengembangan kompetensi secara
mandiri.
PETUJUK PENGISIAN DOKUMEN:
1. Kolom no. 1 diisi dengan usulan kegiatan kompetensi yang akan diikuti oleh pegawai
ULP.
2. Kolom no. 2 diisi dengan kompetensi yang ingin diperoleh, baik yang tercantum
dalam SKKNNI PBJ/SK3 PBJP maupun yang tidak tercantum namum relevan dan
dapat membantu proses pengadaan barang/jasa.
3. Kolom no. 3 diisi dengan pihak penyelenggara pengembangan kompetensi atau
narasumber bila kegiatan diselenggarakan oleh ULP secara mandiri.
4. Kolom no. 4 diisi dengan tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan kegiatan
pengembangan kompetensi.
5. Kolom no. 5 diisi dengan tempat pelaksanaan (nama gedung dan kota
dilaksanakannya kegiatan pengembangan kompetensi).
112
6. Kolom no. 6 diisi dengan rencana jumlah anggaran yang digunakan untuk
mengikuti/mengadakan kegiatan pengembangan kompetensi tersebut.
7. Kolom no. 7 diisi dengan jumlah pegawai ULP yang akan diikutsertakan dalam
pengembangan kompetensi.
8. Dokumen ini disahkan dengan ditandatangani oleh Kepala ULP.
113
DOKUMEN RENCANA PENGEMBANGAN KOMPETENSI PEGAWAI ULP .................
TAHUN (Diiisi dengan Tahun Pelaksanaan Kegiatan Pengembangan)
No
Nama Kegiatan
Pengembangan
Kompetensi
Kompetensi Yang Ingin
Diperoleh (sesuai Unit
Kompetensi SKKNI PBJ atau
SK3 PBJP atau kompetensi
lainnya)
Penyelenggara
Kegiatan / Narasumber
Pengembangan
Kompetensi
Waktu
Pelaksanaan
Tempat
Pelaksanaan
Rencana
Anggaran dan
Biaya (Rp)
Jumlah Pegawai Yang
akan Diikutsertakan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1 Pelatihan Penyusunan
Harga Perkiraan (Contoh)
Menyusun Harga Perkiraan (Unit
Kompetensi SKKNI PBJ No.
M.749020.006.02)
Lembaga Pelatihan ABC April 2018 Jakarta 15.000.000 3
2
3
4
5
Kota ditetapkan, Tanggal ditetapkan
Kepala ULP ..................
NAMA LENGKAP
NIP
114
3.2.3 DOKUMEN MONITORING PELAKSANAAN RENCANA PENGEMBANGAN
KOMPETENSI PEGAWAI ULP
PETUNJUK UMUM:
1. Dokumen ini disusun untuk melakukan motiroring pada perencanaan
pengembangan kompetensi pegawai ULP.
2. Pada akhir tahun (paling telat setiap tanggal 31 bulan Desember), ULP
diharapkan dapat melakukan monitoring terhadapat kegiatan
pengembangan kompetensi yang sudah direncanakan di tahun sebelumnya.
Contoh: ULP telah membuat rencana pengembangan kompetensi pegawai
di tahun 2017 untuk dilaksanakan tahun 2018, maka rencana pengembangan
kompetensi tersebut harus dimonitoring di akhir tahun 2018. Dokumen
tersebut diberi nama Dokumen Monitoring Pelaksanaan Rencana
Pengembangan Kompetensi Pegawai ULP Tahun 2018.
3. ULP dapat melakukan penilaian mandiri terhadap kegiatan yang
direncanakan, baik yang dapat dilaksanakan maupun yang tidak dapat
dilaksanakan.
4. Dokumen monitoring ini pelaksanaan rencana pengembangan kompetensi
pegawai diharapkan menjadi pertimbangan dalam menyusun rencana
pengembangan kompetensi pegawai ULP untuk tahun berikutnya.
PETUJUK PENGISIAN DOKUMEN:
1. Kolom no. 1 diisi dengan nama pegawai yang mengikuti pelatihan.
2. Kolom no. 2 diisi dengan usulan kegiatan kompetensi yang akan diikuti oleh
pegawai ULP.
3. Kolom no. 3 diisi dengan kompetensi yang ingin diperoleh, baik yang
tercantum dalam SKKNNI PBJ/SK3 PBJP maupun yang tidak tercantum
namum relevan dan dapat membantu proses pengadaan barang/jasa.
4. Kolom no. 4 diisi dengan pihak penyelenggara pengembangan kompetensi
atau narasumber bila kegiatan diselenggarakan oleh ULP secara mandiri.
5. Kolom no. 5 diisi dengan tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan kegiatan
pengembangan kompetensi.
115
6. Kolom no. 6 diisi dengan tempat pelaksanaan (nama gedung dan kota
dilaksanakannya kegiatan pengembangan kompetensi).
7. Kolom no. 7 diisi dengan rencana jumlah anggaran yang digunakan untuk
mengikuti/mengadakan kegiatan pengembangan kompetensi tersebut.
8. Kolom no. 8 diiisi dengan keterangan dilaksanakan untuk rencana kegiatan
yang dilaksanakan dan keterangan tidak dilaksanakan untuk rencana
kegiatan yang tidak dilaksanakan.
9. Kolom no. 9 diisi hanya untuk kegiatan yang dilaksanakan untuk
memberikan keterangan hasil kegiatan pengembangan kompetensi dengan
kategori lulus atau tidak lulus.
10. Kolom no. 10 diisi hanya untuk kegiatan yang tidak dilaksanakan. Kolom
ini diisi dengan menguraikan alasan tidak dilaksanakannya rencana kegiatan
tersebut.
11. Dokumen ini disahkan dengan ditandatangani oleh Kepala ULP.
12. Tulisan warna biru merupakan contoh pengisian dokumen.
116
DOKUMEN MONITORING PELAKSANAAN RENCANA PENGEMBANGAN KOMPETENSI PEGAWAI ULP...................
TAHUN (Disii dengan tahun Pelaksanaan Kegiatan)
No Nama Pegawai
Nama Kegiatan
Pengembangan
Kompetensi
Yang
Direncanakan
Kompetensi Yang
Ingin Diperoleh
(sesuai Unit
Kompetensi SKKNI
PBJ atau SK3 PBJP
atau kompetensi
lainnya)
Penyelenggara
Kegiatan /
Narasumber
Pengembangan
Kompetensi
Waktu
Pelaksanaa
n
Tempat
Pelaksanaa
n
Rencana
Anggaran dan
Biaya (Rp)
Dilaksanakan /
Tidak
Dilaksanakan
Lulus/Tidak
Lulus
Alasan Tidak
Dilaksanakan*
*
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
1
Pelatihan
Penyusunan
Harga Perkiraan
(Contoh)
Menyusun Harga
Perkiraan (Unit
Kompetensi SKKNI
PBJ No.
M.749020.006.02)
Lembaga Pelatihan
ABC
April 2018 Jakarta 15.000.000
2
3
4
5
Kota ditetapkan, tanggal ditetapkan
Kepala ULP ..................
NAMA LENGKAP
NIP
117
3.3.1 Perjanjian Kinerja Pegawai ULP
3.3.2 Monitoring Kinerja Pegawai ULP
3.3. Kinerja Pegawai
118
3.3.1 PERJANJIAN KINERJA PEGAWAI ULP
PETUJUNJUK UMUM:
1. Dokumen ini disusun dalam rangka menetapkan target kinerja pegawai ULP di tiap
tahunnya. Format dokumen ini disusun berdasarkan format kontrak kinerja pegawai
pemerintahan.
2. Bagi pegawai ULP yang telah memiliki kontrak kinerja yang sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di lingkungan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah,
dapat menjadikan dokumen kontrak kinerja sebagai bukti dukung.
3. Bagi pegawai ULP belum memiliki dokumen penetapan kinerja berupa kontrak
kinerja, namun memiliki SKP sebagai Pengelola Barang dan Jasa (bukan hanya
sebagai tugas tambahan) dapat melampirkan SKP tersebut sebagai bukti dukung.
4. Bagi pegawai ULP yang penetapan kinerjanya masih berdasarkan instansi asal atau
berstatus adhoc, maka diharuskan mengisi dokumen berikut.
PETUNJUK PENGISIAN DOKUMEN:
1. Judul dokumen dilengkapi dengan tahun dilakukannya perjanjian kinerja.
2. Yang disebut pihak pertama adalah pegawai yang melakukan perjanjian kinerja
3. Pada bagian nama dan jabatan pihak pertama diisi dengan nama dan jabatan pegawai.
4. Yang disebut sebagai pihak kedua adalah Kepala ULP selaku atas pegawai yang
membuat perjanjian kinerja.
5. Pada bagian nama pihak kedua diisi dengan nama Kepala ULP
6. Dokumen tersebut disahkan dengan ditandatangi oleh pegawai dan Kepala ULP
7. Kolom 2 diiisi dengan Sasaran Strategis yang tercantum dalam Rencana Strategis
ULP. Bila ULP tidak mempunyai Dokumen Rencana Strategis, isian data Sasaran
Strategis dapat mengacu pada Sasaran Strategis Kepala ULP dalam Perjanjian
Kinerja yang dimiliki oleh Kepala ULP dengan atasan Kepala ULP.
8. Kolom no 3 diisi dengan indikator kinerja untuk mencapai sasaran strategis di kolom
no. 2.
9. Kolom no 4. Diisi dengan taget (kuantitas pekerjaan) yang ingin dicapai untuk
indikator kinerja yang ingin dicapai.
10. Dokumen lampiran juga disahkan dengan ditandatangi oleh Kepala ULP dan
pegawai yang membuat perjanjian kinerja.
119
PERJANJIAN KINERJA TAHUN........
Dalam rangka mewujudkan manajemen pemerintahan yang efektif, transparan dan akuntabel
serta berorientasi pada hasil, kami yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama :
Jabatan :
Selanjutnya disebut Pihak Pertama
Nama :
Jabatan : Kepala ULP ...................
Selaku atasan langsung Pihak Pertama, selanjutnya disebut Pihak Kedua
Pihak Pertama berjanji akan mewujudkan target kinerja yang seharusnya sesuai lampiran
perjanjian ini, dalam rangka mencapai target kinerja tahunan seperti yang telah ditetapkan
dalam dokumen perencanaan. Keberhasilan dan kegagalan pencapaian target kinerja tersebut
menjadi tanggung jawab kami. Pihak Kedua akan memberikan supervisi yang diperlukan serta
akan melakukan evaluasi terhadap capaian kinerja dari perjanjian ini dan mengambil tindakan
yang diperlukan.
Tempat, Tanggal dan Tahun
Pihak Kedua, Pihak Pertama
(NAMA LENGKAP) (NAMA LENGKAP)
NIP NIP
120
LAMPIRAN PERJANJIAN KINERJA
PERJANJIAN KINERJA TAHUN......
No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target
(1) (2) (3) (4)
1
2
3
4
5
Tempat, Tanggal dan Tahun
Pihak Kedua, Pihak Pertama
(NAMA LENGKAP) (NAMA LENGKAP)
NIP NIP
121
3.3.2 MONITORING KINERJA PEGAWAI ULP
PETUJUNJUK UMUM:
1. Dokumen ini disusun dalam rangka melakukan monitoring terhadap target kinerja
pegawai ULP.
2. Bagi pegawai ULP yang telah memiliki dokumen monitoring kontrak kinerja yang
sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah, dapat menjadikan dokumen monitoring
tersebut sebagai bukti dukung.
PETUNJUK PENGISIAN DOKUMEN:
1. Judul dokumen dilengkapi dengan tahun dilakukannya kegiatan monitoring kinerja.
2. Kolom 2 diiisi dengan Sasaran Strategis yang tercantum dalam Rencana Strategis
ULP. Bila ULP tidak mempunyai Dokumen Rencana Strategis, isian data Sasaran
Strategis dapat mengacu pada Sasaran Strategis Kepala ULP dalam Perjanjian
Kinerja yang dimiliki oleh Kepala ULP dengan atasan Kepala ULP. Isian ini harus
sesuai dengan dokumen perjanjian kinerja yang telah dibuat sebelumnya.
3. Kolom no 3 diisi dengan indikator kinerja untuk mencapai sasaran strategis di kolom
no. 2. Isian ini harus sesuai dengan dokumen perjanjian kinerja yang telah dibuat
sebelumnya.
4. Kolom no 4. Diisi dengan taget (kuantitas pekerjaan) yang ingin dicapai untuk
indikator kinerja yang ingin dicapai. Isian ini harus sesuai dengan dokumen
perjanjian kinerja yang telah dibuat sebelumnya.
5. Kolom no. 6 diisi dengan capaian di tiap-tiap triwulan.
6. Kolom no. 9 diiisi dengan tindaklanjut yang berupa rekomendasi dari Kepala ULP.
7. Dokumen ini disahkan dengan ditandatangi oleh Kepala ULP dan pegawai yang
membuat perjanjian kinerja.
122
MONITORING KINERJA INDIVIDU
Nama Pegawai :
NIP :
No Sasaran
Strategis
Indikator
Kinerja Target Periode Capaian Tindaklanjut
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (9)
1
Triwulan 1
Triwulan 2
Triwulan 3
Triwulan 4
2
Triwulan 1
Triwulan 2
Triwulan 3
Triwulan 4
TTD
Kepala ULP
(NAMA LENGKAP)
NIP
123
3.4.1 Rencana Strategis Unit Layanan
Pengadaan
Kementerian/Lembaga/Pemda
3.4.2 Rencana Kerja Unit Layanan
Pengadaan
Kementerian/Lembaga/Pemda
3.4.3 Dokumen Target Kinerja Unit
Layanan Pengadaan
Kementerian/Lembaga/Pemda
3.4.4 Dokumen Monitoring Rencana Kerja
Organisasi Unit Layanan Pengadaan
(Kementerian/Lembaga/Pemda)
3.4.5 Dokumen Monitoring Target Kinerja
Organisasi Unit Layanan Pengadaan
(Kementerian/Lembaga/Pemda)
3.4. Kinerja Organisasi ULP
124
3.4.1 RENCANA STRATEGIS UNIT LAYANAN PENGADAAN
KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA
PETUNJUK UMUM:
1. Format sistematika Rencana Strategis ULP disusun untuk memberikan acuan kepada
ULP terkait dengan arahan strategis yang akan dilakukan ULP dalam kurun waktu 5
tahun ke depan.
2. Secara substansi, dengan membuat dokumen ini ULP diharapkan dapat
mengidentifikasi kondisi yang ada di ULP terkait dengan sumber daya, kendala dan
tantangan, serta menentukan hal-hal prioritas yang akan dilaksanakan oleh ULP
selama lima tahun mendatang.
3. Bagi ULP yang sudah memiliki Renstra tidak perlu membuat ulang. Renstra yang
sudah dibuat dapat dijadikan bukti dukung untuk mengukur tingkat kematangan
ULP.
4. Bagi ULP yang berada pada Unit Kerja / Organisasi Perangkat Daerah dan tidak
memiliki Renstra, isian data yang dibutuhkan dalam dokumen Renstra dapat
mengacu pada Renstra Unit Kerja / Organisasi Perangkat Daerah.
5. Tulisan warna biru merupakan contoh pengisian dokumen.
125
TEMPLATE RENCANA STRATEGIS
UNIT LAYANAN PENGADAAN
KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA
KATA PENGANTAR
Bagian ini berisikan penjelasan secara umum dan ikhtisar dari Kepala ULP mengenai
penyusuan Rencana Strategis Kepala ULP.
DAFTAR ISI
Berisikan struktur dan posisi halaman dari setiap komponen rencana strategis.
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menguraikan latar belakang dari pembuatan Rencana Strategis ULP.
1.2 Landasan Hukum
Menjabarkan landasan hukum pembuatan Rencana Strategis ULP.
1.3 Maksud dan Tujuan
Menguraikan maksud dan tujuan dari pembuatan Rencana Strategis ULP.
BAB II GAMBARAN PELAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA
1.1 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi
Uraian mengenai tugas, fungsi dan struktur organisasi ULP.
1.2 Sumber Daya
Uraian mengenai sumber daya (manusia, pendanaan, bangunan dan inventarisasi
peralatan) yang dimiliki oleh ULP.
1.3 Kinerja Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa
Uraian mengenai kinerja pelayanan pengadaan barang/jasa yang telah
dilakukan/dicapai.
1.4 Tantangan dan Peluang Pengadaan Barang dan Jasa
Uraian mengenai tantangan dan peluangan bagi ULP dalam menyelenggaraan
pelayanan pengadaan barang/jasa di lingkungan instansi kerja ULP.
BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
1.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi
126
Uraian mengenai isu-isu strategis yang dihadapi oleh ULP berdasarkan tugas dan
fungsi ULP.
1.2 Telaah Visi, Misi dan Program Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah
Dalam menyusun rencana strategis, ULP perlu melakukan telaah terhadap Visi,
Misi dan Program dari Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah agar rencana
strategis yang disusun sesuai dan mendukung Visi, Misi dan Program
Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah. Kesesuaian dan dukungan terhadap Visi,
Misi dan Program Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah dapat diuraikan pada
bagian ini.
1.3 Telaah Renstra Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah
Selain melakukan telaah terhadap Visi, Misi dan Program Menteri/Kepala
Lembaga/Kepala Daerah, ULP juga perlu melakukan telaah terhadap Renstra
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah agar apa yang direncakan oleh ULP
dapat mendukung rencana strategis Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah.
Renstra Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dijadikan sebagai acuan ULP
untuk menyusun sasaran strategis yang mendukung renstra Renstra
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah.
1.4 Identifikasi Isu-Isu StrategisKontirbusi Kinerja bagi Pencapaian Indikator
Kinerja Utama
Menguraikan
1.4.1 Perbaikan/Pengembangan Kegiatan Pengadaan
1.4.2 Perkembangan Penawaran
1.4.3 Perkembangan Wanprestasi
1.4.4 Penghematan Biaya Kegiatan Pengadaan
1.4.5 Kepuasan Penyedia Barang/Jasa
1.4.6 Umpan-Balik dari Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan
1.4.7 Tanggapan atas Sanggahan
1.4.8 Penanganan Pengaduan
1.4.9 Dst. (dapat disesuaikan dengan relevansi dan kebutuhan masing-
masing ULP)
127
BAB IV VISI, MISI, TUJUAN, SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN
Menjelaskan pernyataan Visi dan Misi, Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah serta Strategi
dan Kebijakan Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa.
4.1 VISI dan MISI ULP
4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah
4.3 Strategi dan Kebijakan
128
BAB V
RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF
(CONTOH)
Tujuan Sasaran Indikator
Sasaran Kode
Program Dan
Kegiatan
Indikator
Kinerja
Program
(Outcome) Dan
Kegiatan
(Output)
Satuan
Capaian pada
Tahun Awal
Perencanaan
Target Kinerja Program dan Kerangka Pendanaan Indikatif
Kondisi Kinerja
pada Akhir
Periode Renstra
Unit
Kerja
Yang
Bertangg
ung
Jawab
Lokassi
Tahun
ke-1
Rp Tahun
ke-2
Rp Tahun
Ke-3
Rp Tahun
ke-4
Rp Tahun
ke-5
Rp Target Rp
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22)
Meningkatkan
kompetensi
pegawai di
bidang
pengadaan
barang/jasa
Meningkatnya
kompetensi
pegawai di
bidang
pengadaan
barang/jasa
Jumlah
pegawai yang
kompeten
Pelatihan dan
Sertifikasi
Pengadaan
Barang/Jasa
Terlaksananya
bimbingan
teknis
kompetensi
kelompok kerja
dan pejabat
fungsional
pengelola
pengadaan
barang/jasa
orang 2 5 50.000.
000
5 50.000.
000
5 50.000.
000
5 50.000.
000
5 50.000.
000
25 250.00
0.000
ULP
129
BAB VI INDIKATOR KINERJA ULP YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RENSTRA K/L / RPJMD
(CONTOH)
No Indikator
Kondisi
Kinerja pada
awal Periode
RPJMD /
Renstra K/L
Target Capaian Setiap Tahun Kondisi
Kinerja pada
akhir periode
Renstra K/L /
RPJMD
Tahun ke-1 Tahun ke-2 Tahun ke-3 Tahun ke-4 Tahun ke-5
1 Terlaksananya
bimbingan teknis
kompetensi kelompok
kerja dan pejabat
fungsional pengelola
pengadaan barang/jasa
2 5 5 5 5 5 27
2
3
4
5
BAB VII PENUTUP
130
3.4.2 RENCANA KERJA UNIT LAYANAN PENGADAAN
KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA
PENTUJUK UMUM:
1. Format sistematika dokumen rencana kerja ULP disusun dalam rangka
merealisasikan rencana strategis yang sudah disusun untuk fase 5 tahun menjadi
acuan kerja tiap tahun yang sudah mencakup program dan anggaran.
2. Secara substansi, dengan membuat dokumen ini ULP diharapkan dapat
merencanakan program dan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh ULP dalam kurun
waktu satu tahun kerja untuk mencapai sasaran strategis yang sudah direncanakan
dalam Renstra ULP.
3. Bagi ULP yang sudah memiliki dokumen Rencana Kerja tidak perlu membuat ulang.
Renja yang sudah dibuat dapat dijadikan bukti dukung untuk mengukur tingkat
kematangan ULP.
4. Bagi ULP yang berada pada Unit Kerja / Organisasi Perangkat Daerah, isian data
yang dibutuhkan dalam dokumen Renja dapat mengacu pada Renja Unit Kerja /
Organisasi Perangkat Daerah.
5. Tulisan warna biru merupakan contoh pengisian dokumen.
131
RENCANA KERJA
UNIT LAYANAN PENGADAAN
KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA
KATA PENGANTAR
Bagian ini berisikan penjelasan secara umum dan ikhtisar dari Kepala ULP mengenai
penyusuan Rencana Kerja Kepala ULP.
DAFTAR ISI
Berisikan struktur dan posisi halaman dari setiap komponen rencana kerja.
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Landasan Hukum
1.3 Maksud dan Tujuan
1.4 Sistematika Penulisan
BAB II EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA KERJA ULP TAHUN (TAHUN
SEBELUMNYA) (Dibuat bila sudah memiliki rencana kerja pada tahun sebelumnya)
BAB III TUJUAN, SASARAN, PROGRAM DAN KEGIATAN
MenjelaskanTujuan dan Sasaran Jangka Menengah serta Strategi dan Kebijakan Unit
Layanan Pengadaan Barang/Jasa
1.1 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah
1.2 Rencana Program dan Kegiatan
BAB IV PENUTUP
132
BAB II EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA KERJA ULP TAHUN (TAHUN SEBELUMNYA)
(Dibuat bila sudah memiliki rencana kerja pada tahun sebelumnya)
Tujuan Sasaran Indikator
Sasaran Kode
Program
Dan
Kegiatan
Indikator Kinerja
Program (Outcome)
Dan Kegiatan
(Output)
Satua
n
Target
Capaian
Kinerja
Pada
Renstra
Realisasi
Capaian
Kinerja
Renstra Ulp
Sampai
Dengan
Renja
Tahun Ke- (
)
Target Kinerja Dan
Anggaran Renja Tahun
Yang Dievaluasi
Realisasi Kinerja Pada Tahun Yang Dievaluasi
Realisasi Kinerja Dan Anggaran
Renja Yang Dievaluasi
Target Rp Triwul
an 1 Rp
Triwul
an 2 Rp
Triwul
an 3 Rp
Triwul
an 4 Rp
=
12+14+16+
18
=
13+15+17+
19
=
20:10 X
100%
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22)
Meningkatkan
kompetensi pegawai di
bidang pengadaan
barang/jasa
Meningkatny
a kompetensi
pegawai di
bidang
pengadaan
barang/jasa
Jumlah
pegawai yang
kompeten
Pelatihan
dan
Sertifikasi
Pengadaan
Barang/Jasa
Terlaksananya
bimbingan teknis
kompetensi kelompok
kerja dan pejabat
fungsional pengelola
pengadaan
barang/jasa
orang 25 15 5 50.000.000
133
3.2 Rencana Program dan Kegiatan
Tujuan Sasaran Indikator
Sasaran Kode
Program Dan
Kegiatan
Indikator Kinerja
Program (Outcome)
Dan Kegiatan
(Output)
Satuan
Target
Capaian
Kinerja
Pada
Renstra
Realisasi Capaian
Kinerja Renstra Ulp
Sampai Dengan
Renja Tahun Ke- ( )
Target Kinerja
Dan Anggaran
Renja Tahun
(Tahun Rencana)
Prakiraan Maju
Rencana Tahun
(Tahun Berikutnya)
TARGET
PAGU
INDIK
ATIF
(RP)
TARGET
PAGU
INDIK
ATIF
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)
Meningkatkan
kompetensi
pegawai di
bidang
pengadaan
barang/jasa
Meningkatnya
kompetensi
pegawai di
bidang
pengadaan
barang/jasa
Jumlah pegawai
yang kompeten
Pelatihan dan
Sertifikasi
Pengadaan
Barang/Jasa
Terlaksananya
bimbingan teknis
kompetensi
kelompok kerja dan
pejabat fungsional
pengelola
pengadaan
barang/jasa
orang 25 15 5 50.000.
000
134
3.4.3 DOKUMEN TARGET KINERJA UNIT LAYANAN PENGADAAN
KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA
PETUNJUK UMUM:
1. Dokumen target kinerja ULP dibuat khusus untuk menetapkan kinerja ULP dalam
proses pengadaan barang. Hal ini berbeda dengan proses penetapan kinerja yang
terdapat pada dokumen Rencana Strategis dan Rencana Kerja ULP yang mencakup
seluruh aspek keorganisasian ULP.
2. Dalam menetapkan target kinerja ULP berdasarkan proses pengadaan, terdapat 8
indikator yang mencakup:
a. Ketepatan Waktu
b. Variasi Selisih Harga Barang
c. Kualitas Rencana Pengadaan
d. Partisipasi Penyedia Barang/Jasa
e. Kesesuaian dengan Persyaratan Pelelangan
f. Kesesuaian dengan Spesifikasi Kontrak
g. Kepuasan Pelanggan Internal
h. Kepuasan Penyedia Barang/Jasa
Indikator Ketepatan Waktu diukur dari persentase ketepatan waktu paket pengadaan (dari
segi nilai dan jumlah paket) yang telah dilaksanakan (mulai dari pengumuman sampai
dengan pembuatan berita acara hasil seleksi/lelang) sesuai jadwal perkiraan pada RUP
(Rencana Umum Pengadaan). Berikut ini adalah rumus untuk mengukur indikator ketepatan
waktu.
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑑𝑖𝑠𝑒𝑙𝑒𝑠𝑎𝑖𝑘𝑎𝑛 𝑡𝑒𝑝𝑎𝑡 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢𝑠𝑒𝑠𝑢𝑎𝑖 𝑑𝑒𝑛𝑔𝑎𝑛 𝑗𝑎𝑑𝑤𝑎𝑙 𝑝𝑎𝑑𝑎 𝑅𝑈𝑃
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑥 100
135
3. Indikator Variasi Selisih Harga barang diukur dari rata-rata variasi selisih harga
antara harga per unit pada kontrak dengan harga rata-rata industri/harga pasar per
unit untuk barang tertentu selama periode tahunan pengadaan. Berikut ini adalah
rumus untuk mengukur indikator variasi selisih harga barang.
Pertama, tentukan selisih harga per unit barang.
|𝐻𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑝𝑒𝑟 𝑢𝑛𝑖𝑡 𝑝𝑎𝑑𝑎 𝑘𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑘 − ℎ𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑝𝑎𝑠𝑎𝑟 𝑝𝑒𝑟 𝑢𝑛𝑖𝑡|
𝐻𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑝𝑎𝑠𝑎𝑟 𝑝𝑒𝑟 𝑢𝑛𝑖𝑡 𝑥 100
Kedua, hitung rata-rata vasiasi selisih harga.
𝑅𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎 𝑉𝑎𝑟𝑖𝑎𝑠𝑖 𝑆𝑒𝑙𝑖𝑠𝑖ℎ 𝐻𝑎𝑟𝑔𝑎 =∑ 𝑠𝑒𝑙𝑖𝑠𝑖ℎ ℎ𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑝𝑒𝑟 𝑢𝑛𝑖𝑡 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔
∑ 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔
4. Indikator Kualitas Perencanaan diukur dari presentase rencana pengadaan yang
memenuhi standar kualitas sebagai berikut:
a. Rencana jadwal pengadaan pada yang direncanakan selaras antara RUP dan
rencana program kerja (RKA/DPA)
b. jadwal proses seleksi/pemilihan/lelang yang direncanakan memenuhi standar
minimum
c. RUP diterbitkan dalam waktu yang sesuai dengan ketetapan
Berikut ini adalah rumus untuk menghitung pencapaian pada indikator Kualitas
Perencanaan.
a.
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑚𝑒𝑚𝑖𝑙𝑖𝑘𝑖 𝑗𝑎𝑑𝑤𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑠𝑒𝑙𝑎𝑟𝑎𝑠 𝑎𝑛𝑡𝑎𝑟𝑎 𝑅𝑈𝑃 𝑑𝑎𝑛 𝑟𝑒𝑛𝑐𝑎𝑛𝑎 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚 𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑥 100
b.
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑑𝑖 𝑚𝑎𝑛𝑎 𝑑𝑢𝑟𝑎𝑠𝑖 𝑝𝑟𝑜𝑠𝑒𝑠 𝑠𝑒𝑙𝑒𝑘𝑠𝑖/𝑝𝑒𝑚𝑖𝑙𝑖ℎ𝑎𝑛/𝑙𝑒𝑙𝑎𝑛𝑔𝑚𝑒𝑚𝑒𝑛𝑢ℎ𝑖 𝑠𝑡𝑎𝑛𝑑𝑎𝑟 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑢𝑚
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑥 100
c.
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑚𝑒𝑛𝑒𝑟𝑏𝑏𝑖𝑡𝑘𝑎𝑛 𝑅𝑈𝑃𝑝𝑎𝑑𝑎 𝑡𝑎𝑛𝑔𝑔𝑎𝑙 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑠𝑒𝑠𝑢𝑎𝑖 𝑑𝑒𝑛𝑔𝑎𝑛 𝑘𝑒𝑡𝑒𝑡𝑎𝑝𝑎𝑛
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑥 100
136
5. Indikator Partisipasi Penyedia Barang/Jasa diukur berdasarkan rata-rata jumlah
penyedia barang/jasa yang memasukkan penawaran dalam pelelangan umum.
Berikut ini adalah rumus untuk menghitung pencapaian indikator partisipasi
penyedia barang/jasa.
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔 𝑗𝑎𝑠𝑎 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑚𝑒𝑚𝑎𝑠𝑢𝑘𝑘𝑎𝑛 𝑝𝑒𝑛𝑎𝑤𝑎𝑟𝑎𝑛
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑙𝑒𝑙𝑎𝑛𝑔𝑎𝑛 𝑢𝑚𝑢𝑚
6. Indikator Kesesuaian Dengan Persyaratan Pelelangan diukur daripresentase jumlah
penawaran yang memenuhi persyaratan administratif dan teknis. Berikut ini adalah
rumus untuk mengukur indikator kesesuaian dengan persyaratan pelelangan.
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑛𝑎𝑤𝑎𝑟𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑚𝑒𝑚𝑒𝑛𝑢ℎ𝑖 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑦𝑎𝑟𝑎𝑡𝑎𝑛
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑛𝑎𝑤𝑎𝑟𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑚𝑎𝑠𝑢𝑘𝑥 100
7. Indikator Kesesuaian dengan Persyaratan Kontrak diukur dari persentase barang dan
jasa yang diselesaikan sesuai dengan kriteria kualitas kinerja atau spesifikasi kontrak
pada pengiriman pertama atau tidak ada catatan/surat penolakan dari personil yang
menerima/melakukan inspeksi. Berikut ini adalah rumus untuk mengukur indikator
kesesuaian dengan persyaratan kontrak.
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑘𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑘 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑠𝑒𝑙𝑒𝑠𝑎𝑖𝑘𝑎𝑛 𝑡𝑎𝑛𝑝𝑎 𝑝𝑒𝑛𝑎𝑙𝑡𝑖 ∗
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑘𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑘 × 100
8. Indikator Kepuasan Pelanggan Internal diukur dari persentase pelanggan internal
yang disurvey (seluruh SKPD atau Direktorat) yang menyatakan kepuasan terhadap
layanan yang diberikan oleh ULP. Berikut ini adalah rumus untuk mengukur
indikator kepuasan pelanggan internal.
137
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑙𝑎𝑛𝑔𝑔𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑝𝑢𝑎𝑠 (𝑖𝑛𝑡𝑒𝑟𝑛𝑎𝑙)
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑙𝑎𝑛𝑔𝑔𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖 𝑠𝑢𝑟𝑣𝑒𝑦𝑥 100
9. Indikator Kepuasan Penyedia Barang/Jasa diukur dari persentasi penyedia
barang/jasa yang di survey yang menyatakan kepuasan terhadap layanan yang
diberikan oleh ULP. Berikut ini adalah rumus untuk mengukur indikator kepuasan
penyedia barang/jasa.
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔/𝑗𝑎𝑠𝑎 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑝𝑢𝑎𝑠
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔/𝑗𝑎𝑠𝑎 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖 𝑠𝑢𝑟𝑣𝑒𝑦 𝑥 100
138
PETUNJUK PENGISIAN:
1. Terdapat formula yang sudah dibuat dalam format excel untuk dapat memudahkan
ULP mengisi dokumen ini. Diharapkan ULP dapat mengisi dokumen ini pada format
excel yang sudah disediakan.
2. Lengkapi identitas dokumen dengan menuliskan nama ULP dan tahun dokumen.
3. Data yang perlu diisi oleh ULP adalah kolom no. 3 (data) dan no.5 (target).
4. Untuk dapat menentapkan target kinerja dalam proses pengadaan barang dan jasa,
ULP perlu mengukur baseline (kondisi awal) kinerja ULP dalam proses pengadaan
barang dan jasa berdasarkan 8 indikator yang disebutkan di atas. Berdasarkan rumus-
rumus yang sudah dirancang seperti dipetunjuk umum, bila ULP dapat mengisi
kolom no. 3 (data), maka kolom no. 4 (kondisi awal) akan terhitung secara otomatis.
Berdasarkan kondisi awal tersebut, ULP dapat menetapkan target yang terukur dan
dapat dicapai.
5. Dalam dokumen ini, terdapat contoh untuk mengisi kolom no. 3 dan menampilkan
hasil perhitungan kondisi awal.
6. Khusus untuk indikator variasi selisih harga, jenis barang yang memiliki variasi
harga tidak terbatas pada 3 jenis barang (2.1-2.3), melainkan jumlah tersebut dapat
kurang maupun lebih. ULP dapat menyesuaikan dengan jenis barang yang memiliki
variasi selisih harga barang sesuai dengan data yang dimiliki oleh ULP.
7. Semakin tinggi nilai hasil perhitungan kondisi awal dan target, maka kinerja ULP
dalam proses pengadaan barang semakin baik.
8. Tulisan warna biru merupakan contoh pengisian dokumen.
139
DOKUMEN TARGET KINERJA
UNIT LAYANAN PENGADAAN ..................................
TAHUN ..........................
No Indikator Kinerja Data Kondisi Awal Target
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Ketepatan Waktu
1.1 Jumah Paket Pengadaan Tepat Waktu berdasarkan SIRUP
83
83% 85%
1.2 Total Keseluruhan Paket
100
2 Variasi Selisih Harga Barang
2.1 Jenis Barang
Harga Per Unit Pada Kontrak Rp 2.000.000
11% 15%
Harga Pasar Per Unit Rp 2.100.000
Variasi Selisih Harga Barang 4.76
2.2 Jenis Barang
Harga Per Unit Pada Kontrak Rp 21.250.000
Harga Pasar Per Unit Rp 22.500.000
Variasi Selisih Harga Barang 5.56
2.3
Jenis Barang
Harga Per Unit Pada Kontrak Rp 35.750.000
Harga Pasar Per Unit Rp 37.000.000
Variasi Selisih Harga Barang 3.38
2.4
Dst. Diisi sesuai
dengan Jumlah Jenis
Barang Yang
mengalami selisih
harga
Harga Per Unit Pada Kontrak
Harga Pasar Per Unit
Variasi Selisih Harga Barang
140
No Indikator Kinerja Data Kondisi Awal Target
(1) (2) (3) (4) (5)
Jumlah Variasi Selisih Harga Per Unit Barang 13.70
Jumlah Jenis Barang (seluruh paket) 125
3 Kualitas Perencanaan
3.1 Jumlah Paket Pengadaan yang memiliki jadwal pengadaan selaras antara RUP dan RKA/DPA
82 82% 85%
3.2 Jumlah Paket Pengadaan dimana durasi proses seleksi/pemilihan/lelang memenuhi standar minimum
83 83% 85%
3.3 Jumlah Paket Pengadaan yang menerbitkan RUP pada tanggal yang sesuai dengan ketepatan
80 80% 85%
3.4 Jumlah Paket Pengadaan
100
4 Partisipasi Penyedia Barang/Jasa
4.1 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Memasukan Penawaran
123
246% 100%
4.2 Jumlah Pelelangan Umum
50
5 Kesesuaian dengan Persyaratan Pelelangan
5.1 Jumlah Penawaran Yang Memenuhi Persyaratan
200
76% 80%
5.2 Jumlah Penawaran Yang Masuk
263
6 Kesesuaian dengan Persyaratan Kontrak
6.1 Jumlah Kontrak Yang Diselesaikan tanpa penalti 88 88% 90%
141
No Indikator Kinerja Data Kondisi Awal Target
(1) (2) (3) (4) (5)
6.2 Total Jumlah Kontrak
100
7 Kepuasan Pelanggan Internal
7.1 Jumlah Pelanggan Yang Puas
30
81% 90%
7.2 Jumlah Pelanggan Yang Disurvei
37
8
Kepuasan Penyedia Barang/Jasa
8.1 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Puas
88
88% 90%
8.2 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Disurvei
100
142
3.4.4 DOKUMEN MONITORING RENCANA KERJA ORGANISASI UNIT LAYANAN
PENGADAAN (KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA)
PETUNJUK UMUM:
1. Format sistemarika dokumen ini disusun dalam rangka melakukan monitoring
terhadap rencana kerja (dokumen 3.4.2) yang sudah dibuat oleh ULP.
2. Secara subtansi, dokumen ini akan memberikan gambaran mengenai capaian target
kinerja yang sudah direncanakan oleh ULP pada rencana strategis dan rencana kerja
setiap triwulan serta tindaklanjut yang akan dilakukan oleh ULP untuk mencapai
target kinerja tersebut.
PETUNJUK PENGISIAN DOKUMEN:
1. Kolom no, 1 diisi dengan tujuan yang sudah dicanangkan oleh ULP dalam dokumen
recana strategis dan rencana kerja.
2. Kolom no. 2 diisi dengan sasaran yang sudah dicanangkan oleh ULP dalam dokumen
recana strategis dan rencana kerja.
3. Kolom no. 3 diisi dengan indikator sasaran yang sudah dicanangkan oleh ULP dalam
dokumen recana strategis dan rencana kerja.
4. Kolom no. 4 diisi dengan kode yang disusun berdasarkan ketentuan yang berlaku di
ULP.
5. Kolom no. 5 diisi dengan program dan kegiatan yang sudah direncanakan dalam
dokumen rencana kerja.
6. Kolom no. 6 diisi dengna indikator kinerja program, baik outcome mupun otuput
yang direncanakan dalam dokumen rencana kerja.
7. Kolom no. 7 diisi dengan satuan ukuran untuk indikator kinerja program.
8. Kolom no. 8 diiisi dengan jumlah target capaian kinerja yang direncanakan dalam
rencana strategis.
9. Kolom no. 9 diiis dengan capaian jumlah target yang berhasil dicapai sampai tahun
sebelum rencana dibuat.
10. Tulisan warna biru merupakan contoh pengisian dokumen.
11. Kolom no.10 diiisi dengan target capaian yang ingin dicapai pada tahun rencana kerja
dibuat.
143
12. Kolom no. 11 diiis dengan pagu indikatif yang dialokasikan untuk melakukan
program.
13. Kolom no. 12 diiis dengan perdiode triwulan 1 hingga triwulan 4.
14. Kolom no. 13 diisi dengan capaian target di tiap triwulan.
15. Kolom no. 14 diisi dengan tindaklanjut yang akan dilakukan tiap triwulan
berdasarkan kondisi pencapaian target.
16. Dokumen ini disahkan dengan ditandatangi oleh Kepala ULP.
144
DOKUMEN MONITORING KINERJA ORGANISASI
UNIT LAYANGAN PENGADAAN ...........................
TAHUN ............
Tujuan Sasaran Indikator
Sasaran Kode
Program Dan
Kegiatan
Indikator Kinerja
Program
(Outcome) Dan
Kegiatan (Output)
Satuan
Target
Capaian
Kinerja Pada
Renstra
Realisasi
Capaian Kinerja
Renstra
ULPSampai
Dengan Renja
Tahun Ke- ( )
Target Kinerja Dan
Anggaran Renja Tahun
(Tahun Rencana) Realisasi Tindaklanjut
Target Pagu Indikatif
(Rp)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)
Meningkatkan
kompetensi
pegawai di bidang
pengadaan
barang/jasa
Meningkatnya
kompetensi
pegawai di bidang
pengadaan
barang/jasa
Jumlah pegawai
yang kompeten
Pelatihan dan
Sertifikasi
Pengadaan
Barang/Jasa
Terlaksananya
bimbingan teknis
kompetensi
kelompok kerja
dan pejabat
fungsional
pengelola
pengadaan
barang/jasa
Orang 25 15 5 50.000.000 Triwulan 1
Triwulan 2
Triwulan 3
Triwulan 4
Kota Ditetapkan, Tanggal Ditetapkan
KEPALA ULP ......................
NAMA
NIP
145
3.4.5 DOKUMEN MONITORING TARGET KINERJA ORGANISASI UNIT LAYANAN
PENGADAAN (KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA)
PETUNJUK UMUM:
1. Format sistemarika dokumen ini disusun dalam rangka melakukan monitoring
terhadap target kinerja organisasi ULP dalam proses pengadaan barang/jasa
(dokumen 3.4.3).
2. Secara subtansi, dokumen ini akan memberikan gambaran mengenai capaian target
kinerja yang sudah direncakan oleh ULP pada dokumen 3.4.3 setiap triwulan serta
tindaklanjut yang akan dilakukan oleh ULP untuk mencapai target kinerja tersebut.
3. Seluruh indikator dan tatacara penghitungan capaian target merupakan hal yang sama
dengan apa yang sudah diatur dalam dokumen 3.4.3.
PETUNJUK PENGISIAN:
1. ULP akan mendapatkan format dokumen tersebut dalam bentuk excel.
2. Lengkapi identitias dokumen dengan menuliskan nama ULP dan tahun dokumen.
3. ULP
4. ULP hanya perlu mengisi kolom no. 3, 4, 5, 6, 7 dan 9.
5. Kolom no. 1-2 merupakan indikator yang sudah ditetapkan.
6. Kolom no. 3 diisi dengan capaian target pada triwulan 1.
7. Kolom no. 4 diisi dengan capaian target pada triwulan 2.
8. Kolom no. 5 diisi dengan capaian target pada triwulan 3.
9. Kolom no. 6 diisi dengan capaian target pada triwulan 4.
10. Kolom no. 7 (target) diisi sesuai dengan target yang direncanakan pada dokumen
3.4.3.
11. Kolom no. 8 secara otomatis terisi sesuai dengan pehitungan rumus tiap-tiap
indikator.
12. Kolom no. 9 diisi dengan tindaklanjut yang akan dilakukan oleh ULP berdasarkan
realisasi target yang dicapai.
13. Dokumen disahkan dengan ditandatangani oleh Kepala ULP.
146
DOKUMEN MONITORING TARGET KINERJA ORGANISASI
UNIT LAYANAN PENGADAAN....................
TAHUN .........................
No Indikator Kinerja
Data Tahun .........
Target Realisasi Tindaklanjut
Triwulan
1
Triwulan
2
Triwulan
3
Triwulan
4
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
1
Ketepatan Waktu
1.1 Jumah Paket Pengadaan Tepat Waktu berdasarkan SIRUP 20 10 50 13
85% 93%
1.2 Total Keseluruhan Paket 100
2
Variasi Selisih Harga Barang
2.1 Jenis Barang
Harga Per Unit Pada Kontrak Rp 2.000.000
15% 20%
Harga Pasar Per Unit Rp 2.500.000
Variasi Selisih Harga Barang 20.00
2.2 Jenis Barang
Harga Per Unit Pada Kontrak Rp 21.250.000
Harga Pasar Per Unit Rp 24.000.000
147
No Indikator Kinerja
Data Tahun .........
Target Realisasi Tindaklanjut
Triwulan
1
Triwulan
2
Triwulan
3
Triwulan
4
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Variasi Selisih Harga Barang 11.46
2.3 Jenis Barang
Harga Per Unit Pada Kontrak Rp 35.750.000
Harga Pasar Per Unit Rp 37.500.000
Variasi Selisih Harga Barang 4.67
2.4
(Dst. Diisi sesuai dengan Jumlah
Jenis Barang Yang mengalami
selisih harga)
Harga Per Unit Pada Kontrak
Harga Pasar Per Unit
Variasi Selisih Harga Barang
Jumlah Variasi Selisih Harga Per Unit Barang 24.96
Jumlah Jenis Barang (seluruh paket) 125
3 Kualitas Perencanaan
3.1
Jumlah Paket Pengadaan yang memiliki jadwal pengadaan selaras
antara RUP dan RKA/DPA
20 30 18 20 85% 88%
148
No Indikator Kinerja
Data Tahun .........
Target Realisasi Tindaklanjut
Triwulan
1
Triwulan
2
Triwulan
3
Triwulan
4
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
3.2
Jumlah Paket Pengadaan dimana durasi proses seleksi/pemilihan/lelang
memenuhi standar minimum
20 17 20 30 85% 87%
3.3
Jumlah Paket Pengadaan yang menerbitkan RUP pada tanggal yang
sesuai dengan ketepatan
20 27 28 18 85% 93%
3.4 Jumlah Paket Pengadaan 100
4 Partisipasi Penyedia Barang/Jasa
4.1 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Memasukan Penawaran
15 35 20 40
100% 220%
4.2
Jumlah Pelelangan Umum
50
5 Kesesuaian dengan Persyaratan Pelelangan
5.1 Jumlah Penawaran Yang Memenuhi Persyaratan
57 48 50 80
80% 90%
5.2
Jumlah Penawaran Yang Masuk
260
6 Kesesuaian dengan Persyaratan Kontrak
6.1 Jumlah Kontrak Yang Diselesaikan tanpa penalti
18 33 37 12
90% 100%
6.2 Total Jumlah Kontrak
100
149
No Indikator Kinerja
Data Tahun .........
Target Realisasi Tindaklanjut
Triwulan
1
Triwulan
2
Triwulan
3
Triwulan
4
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
7 Kepuasan Pelanggan Internal
7.1 Jumlah Pelanggan Yang Puas
33
90% 94%
7.2 Jumlah Pelanggan Yang Disurvei
35
8 Kepuasan Penyedia Barang/Jasa
8.1 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Puas
92
90% 92%
8.2 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Disurvei
100
Kota Ditetapkan, Tanggal Ditetapkan
KEPALA ULP
NAMA
NIP
150
MANAJEMEN
151
4.1.1. Daftar risiko pemilihan penyediaan
barang/jasa
4.1.2. Rencana mitigasi risiko
4.1.3. SOP mitigasi risiko
4.1.4. Laporan monitoring & evaluasi
mitigasi risiko
4.1. Manajemen Risiko
152
4.1.1. Daftar Risiko Pemilihan Penyediaan Barang/Jasa
PETUNJUK UMUM:
Sebagai kegiatan yang memiliki risiko tinggi, perlu dilakukan identifikasi
atas kemungkinan risiko dan dampak yang terjadi dalam setiap tahapan
kegiatan pengadaan.
Dengan adanya daftar risiko yang potensial terjadi, setiap ULP diharapkan
dapat memetakan penyebab dan tingkat dampak yang terjadi dengan tujuan
untuk meminimalkan dampak buruk yang mungkin terjadi.
Dokumen berikut menyediakan sebuah template untuk ULP dalam
membuat identifikasi kejadian risiko yang mungkin terjadi sebelum,
selama, dan setelah pemilihan penyedia, identifikasi penyebab dan dampak
risiko, serta prioritas mitigasi risiko.
Tingkat dampak risiko ditentukan oleh masing-masing ULP sesuai dengan
penilaian mandiri ULP apakah risiko yang bersangkutan masuk dalam
kategori “rendah”, “sedang”, atau “tinggi”
ULP diperkenankan menambahkan informasi lain yang relevan.
153
Petunjuk Pengisian Tabel:
Kolom 1 diisi dengan nomor urut sesuai dengan tahapan pemilihan penyedia (sebelum,
selama, dan setelah pemilihan) serta nama kegiatan. Angka Romawi I untuk tahap
sebelum pemilihan, dilanjutkan nomor 1 untuk nama kegiatan, maka nomor urut
nama kejadian risiko yang pertama yaitu I.1.1.
Kolom 2 diisi dengan nama kegiatan dan kejadian risiko.
Kolom 3 diisi dengan unit kerja tempat dimana risiko terjadi.
Kolom 4 diisi dengan risiko lain yang berhubungan dengan terjadinya risiko yang sedang
diidentifikasi
Kolom 5 diisi dengan nomor urut
Kolom 6 diisi dengan identifikasi penyebab terjadinya risiko
Kolom 7 diisi dengan identifikasi faktor lain yang juga berpotensi menjadi penyebab
munculnya risiko
Kolom 8 diisi dengan akibat yang muncul jika risiko terjadi
Kolom 9 diisi dengan “rendah”, “sedang”, “tinggi” sesuai dengan identifikasi akibat risiko
yang ada pada kolom 8. Penilain “rendah”, “sedang”, “tinggi” ditentuan oleh masing-
masing ULP
Kolom 10 diisi dengan tingkatan prioritas mitigasi risiko yang ditentukan oleh masing-masing
ULP. Tingkatan prioritas diisi dengan 1, 2, dst. Angka 1 menunjukkan mitigasi risiko
yang bersangkutan mendapatkan prioritas yang paling tinggi. Semakin besar angka
menunjukkan semakin rendah prioritasnya.
154
DAFTAR RISIKO PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
LOGO INSTITUSI
NOMOR DOKUMEN :
INSTITUSI : K/L/D/I TANGAL PENYUSUNAN : UNIT KERJA : Unit Layanan Pengadaan
TANGGAL EFEKTIF :
IDENTIFIKASI KEJADIAN RISIKO IDENTIFIKASI SEBAB-AKIBAT RISIKO EVALUASI
Nomor Risiko
Kejadian Risiko Tempat Risiko Terjadi Kejadian
Risiko lain yang terkait
Nomor Penyebab
Penyebab Risiko Penyebab lain
terkait Akibat Risiko
Tingkat Dampak
Risiko
Prioritas Mitigasi Risiko
1 2 3 4 5 6 7 8 10
I. TAHAP SEBELUM PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
I.1. [NAMA KEGIATAN]
I.1.1. [Nama Kejadian Risiko]
I.1.1.1.
I.1.1.2.
I.1.2. [Nama Kejadian Risiko]
I.1.2.1.
I.1.2.2.
I.2. [NAMA KEGIATAN]
I.2.1. [Nama Kejadian Risiko]
I.2.1.1.
I.2.1.2.
I.2.2. [Nama Kejadian Risiko]
I.2.2.1.
I.2.2.2.
II. TAHAP SELAMA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
155
II.1. [NAMA KEGIATAN]
II.1.1. [Nama Kejadian Risiko]
II.1.1.1.
II.1.1.2.
II.1.2. [Nama Kejadian Risiko]
II.2.1.1.
II.2.1.2.
III. TAHAP SETELAH PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
III.1. [NAMA KEGIATAN]
III.1.1. [Nama Kejadian Risiko]
III.1.1.1.
III.1.1.2.
III.1.2. [Nama Kejadian Risiko]
III.1.2.1.
III.1.2.2.
Disusun oleh, Mengesahkan,
(Nama Jabatan) Kepala ULP,
(Nama Lengkap dan Gelar) (Nama Lengkap dan Gelar)
NIP NIP
156
4.1.2. Rencana Mitigasi Risiko
PETUNJUK UMUM:
Rencana mitigasi risiko dibuat dengan tujuan untuk meminimalkan
dampak buruk atas risiko yang mungkin muncul dalam proses pengadaan
barang/jasa, termasuk di dalamnya dalam tahapan pemilihan penyedia.
Rencana mitigasi perlu dibuat berdasarkan identifikasi risiko yang muncul
dalam masing-masing kegiatan pada tahap sebelum, selama, dan setelah
pemilihan penyedia barang/jasa.
Selain pemetaan terhadap kejadian risiko yang muncul dan cara
mitigasinya, ULP juga perlu mengidentifikasi faktor pendukung
keberhasilan pelaksanaan rencana mitigasi yang telah disusun.
Dokumen ini menyediakan template yang dapat mengakomodasi berbagai
kebutuhan di atas.
ULP diperkenankan menambahkan informasi lain yang relevan.
157
Petunjuk Pengisian Tabel:
Kolom 1 diisi dengan nomor urut sesuai dengan tahapan pemilihan penyedia (sebelum,
selama, dan setelah pemilihan) serta nama kegiatan. Angka Romawi I untuk
tahap sebelum pemilihan, dilanjutkan nomor 1 untuk nama kegiatan, maka
nomor urut nama kejadian risiko yang pertama yaitu I.1.1.
Kolom 2 diisi dengan nama kegiatan dan kejadian risiko.
Kolom 3 diisi dengan nama unit kerja dimana risiko terjadi.
Kolom 4 diisi dengan “rendah”, “sedang”, “tinggi” sesuai dengan identifikasi akibat jika
risiko yang diidentifikasi terjadi.
Kolom 5 diisi dengan cara mitigasi risiko yang sudah ditentukan oleh ULP.
Kolom 6 diisi dengan faktor pendukung keberhasilan atas cara mitigasi yang telah
ditentukan.
Kolom 7 diisi dengan waktu pelaksanaan mitigasi risiko.
Kolom 8 diisi dengan nama koordinator pelaksana mitigasi. Koordinator yaitu pegawai
yang ditunjuk untuk mengkoordinasikan pelaksanaan masing-masing rencana
mitigasi risiko.
158
RENCANA MITIGASI RISIKO PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
LOGO INSTITUSI
NOMOR DOKUMEN :
INSTITUSI : K/L/D/I TANGGAL PENYUSUNAN :
UNIT KERJA : Unit Layanan Pengadaan
TANGGAL EFEKTIF :
Nomor Risiko
Kejadian Risiko Unit Kerja
Tempat Risiko Terjadi
Tingkat Dampak
Risiko Cara Mitigasi Risiko
Faktor Pendukung
Keberhasilan
Waktu Pelaksanaan
Koordinator
1 2 3 4 5 6 7 8
I. TAHAP SEBELUM PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
I.1. [NAMA KEGIATAN]
I.1.1. [Nama Kejadian Risiko]
I.1.2. [Nama Kejadian Risiko]
II. TAHAP SELAMA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
II.1. [NAMA KEGIATAN]
II.1.1. [Nama Kejadian Risiko]
II.1.2. [Nama Kejadian Risiko]
III. TAHAP SETELAH PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
III.1. [NAMA KEGIATAN]
III.1.1. [Nama Kejadian Risiko]
III.1.2. [Nama Kejadian Risiko]
Disusun oleh, Mengesahkan,
(Nama Jabatan) Kepala ULP,
(Nama Lengkap dan Gelar) (Nama Lengkap dan Gelar)
NIP NIP
159
4.1.3. SOP mitigasi risiko
PETUNJUK UMUM:
Sebagai kegiatan yang berisiko tinggi, perlu dibuat standarisasi kegiatan
pengadaan.
Untuk meminimalkan dampak buruk, mitigasi risiko perlu dibuat menjadi sebuah
SOP.
Penyusunan SOP ini mengacu pada Peraturan Menteri PAN RB No. 35 Tahun
2012 tentang SOP Administrasi Pemerintahan.
Setiap ULP diperkenankan menyesuaikan SOP sesuia dengan kebutuhan masing-
masing.
160
LOGO DAN NAMA KEMENTERIAN/LEMBAGA/DAERAH/INSTANSI
NOMOR SOP :
TGL. PEMBUATAN :
TGL. REVISI :
TGL. EFEKTIF :
DISAHKAN OLEH Pengesahan oleh Pejabat yang Berkompeten
Nama Kementerian/Lembaga/daerah/Instansi
Nama:
NIP
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) NAMA SOP Mitigasi Risiko
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1 2 3 4 5 6
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah kedua kalinya dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan; Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan, sebagaimana telah diperbaiki dengan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2015. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.
1 2 3 4 5 6 7
Kepala ULP Pejabat Pembinaan/ Monitoring-Evaluasi (Monev) ULP Pejabat Pelaksana Kegiatan Pengadaan/ Kelompok Kerja (Pokja) ULP Sekretariat ULP PPK unit-unit kerja lain Inspektur Jenderal/Daerah Aparat Pengawasan Internal Pemerintah
Mampu memimpin dan mengoordinasikan seluruh kegiatan ULP. Mampu melakukan tugas dan fungsi pembinaan, pengembangan, pengendalian, pengawasan, monitoring dan evaluasi atas kegiatan pengadaan. Mampu melaksanakan rangkaian proses pelaksanaan kegiatan pengadaan. Mampu mengelola dokumentasi arsip beserta koridor kerahasiaan dan keterbukaannya. Memahami prosedur pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan berkemampuan menyusun usulan rencana pengadaan. Mampu mengkoordinasi dan mengambil keputusan dalam hal perencanaan, pelaksanaan, serta monitoring-evaluasi bersama jajaran aparat pengawas internal pemerintah (APIP). Mampu membuat perencanaan, pelaksanaan, serta monitoring-evaluasi dengan berbagai instrumen atau alat ukur yang diperlukan untuk mencapai tujuan pengendalian dan pengawasan internal.
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1 SOP tentang Pemilihan Penyedia 1 Dokumen Kegiatan Pengadaan
2 SOP Penyimpanan Dokumen 2 Kertas Kerja/ Laporan
161
3 SOP audit internal
Matriks daftar/peta risiko
Matriks mitigasi risiko
Laporan hasil pengawasan
Daftar APIP yang berkualifikasi sebagai auditor internal.
Kuesioner untuk survei kepuasan unit kerja pengguna hasil pengadaan
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1 Pelaksana bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan aktivitas yang telah disiapkan dan dibakukan.
Berkas-berkas kegiatan didokumentasikan secara elektronik.
2 Segala bentuk penyimpangan atas baku mutu dapat dikategorikan sebagai kegagalan yang mesti dipertanggungjawabkan oleh pelaksana aktivitas, kecuali yang ditetapkan lain dari itu sesuai diskresi atas peraturan perundang-undangan yang berlaku.
162
4.1.4. Laporan monitoring & evaluasi mitigasi risiko
PETUNJUK UMUM:
Sebagai tindak lanjut penyusunan rencana mitigasi risiko, setiap ULP perlu
melakukan monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan mitigasi risiko.
Melalui pelaksanaan monitoring dan evaluasi, ULP juga dapat
menganalisis dampak hasil mitigasi dan menentukan rencana tindak lanjut
jika ditemukan permasalahan dalam pelaksanaan mitigasi.
Selain itu, ULP juga dapat menganalisis hasil mitigasi dengan
membandingkan tingkat dampak risiko antara yang diidentifikasi di tahap
rencana dengan yang diidentifikasi setelah dilakukannya mitigasi.
Penyusunan laporan monitoring dan evaluasi juga bertujuan untuk
mengantisipasi sedini mungkin permasalahan yang terjadi agar tidak
terulang pada periode berikutnya.
ULP diperkenankan menambahkan informasi lain yang relevan.
163
Petunjuk Pengisian Tabel:
Kolom 1 diisi dengan nomor urut sesuai dengan tahapan pemilihan penyedia (sebelum,
selama, dan setelah pemilihan) serta nama kegiatan. Angka Romawi I untuk
tahap sebelum pemilihan, dilanjutkan nomor 1 untuk nama kegiatan, maka
nomor urut nama kejadian risiko yang pertama yaitu I.1.1.
Kolom 2 diisi dengan nama kegiatan dan kejadian risiko.
Kolom 3 diisi dengan tingkat dampak risiko dengan kategori “rendah”, “sedang”, atau
“tinggi” sesuai yang tercantum dalam formulir “Rencana Mitigasi Risiko
Pemilihan Penyedia Barang/Jasa”
Kolom 4 diisi dengan realisasi pelaksanaan monitoring mitigasi risiko
Kolom 5 diisi dengan dampak dari mitigasi risiko yang telah ditentukan
Kolom 6 diisi dengan tingkat dampak risiko setelah adanya pelaksanaan monev. Kisaran
tingkat yaitu rendah”, “sedang”, atau “tinggi”
Kolom 7 diisi dengan rencana tindak lanjut monev
Kolom 8 diisi dengan tenggat waktu rencana tindak lanjut monev mitigasi risiko
Kolom 9 diisi dengan status perkembangan atas tindak lanjut monev (sudah
berjalan/belum berjalan)
Kolom 10 diisi dengan nama koordinator pelaksana monev mitigasi risiko. Koordinator
yaitu pegawai yang ditunjuk untuk mengkoordinasikan pelaksanaan masing-
masing monev mitigasi risiko.
164
MONITORING & EVALUASI (MONEV) MITIGASI RISIKO PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
LOGO INSTITUSI
NOMOR DOKUMEN :
INSTITUSI : K/L/D/I TANGGAL PENYUSUNAN :
UNIT KERJA : Unit Layanan Pengadaan
TANGGAL EFEKTIF :
Nomor Risiko
Kejadian Risiko Tingkat Dampak
Risiko (lama)
Realisasi Pelaksanaan
Monitoring Mitigasi Risiko
Evaluasi Perkembangan Mitigasi Risiko Rencana Tindak Lanjut Monev Mitigasi Risiko
Waktu
Status Perkembangan Tindak Lanjut
Monev
Koordinator Dampak Hasil Mitigasi
Risiko Tingkat Dampak
Risiko (baru)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
I. TAHAP SEBELUM PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
I.1. [NAMA KEGIATAN]
I.1.1. [Nama Kejadian Risiko]
I.1.2. [Nama Kejadian Risiko]
II. TAHAP SELAMA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
II.1. [NAMA KEGIATAN]
II.1.1. [Nama Kejadian Risiko]
II.1.2. [Nama Kejadian Risiko]
III. TAHAP SETELAH PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
III.1. [NAMA KEGIATAN]
III.1.1. [Nama Kejadian Risiko]
III.1.2. [Nama Kejadian Risiko]
Mengesahkan,
165
Disusun oleh,
(Nama Jabatan) Kepala ULP,
(Nama Lengkap dan Gelar)
(Nama Lengkap dan Gelar)
NIP NIP
166
4.2.1. Keputusan tentang pembagian
kewenangan pengelolaan informasi
4.2.2. SOP manajemen informasi
4.2.3. Laporan monitoring & evaluasi
manajemen informasi
4.2. Manajemen Informasi
167
4.2.1. Keputusan tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi
PETUNJUK UMUM:
Setiap ULP perlu menerbitkan keputusan baik berbentuk surat tugas maupun
surat keputusan terkait dengan pembagian kewenangan pengelolaan informasi
di lingkungan ULP.
Penerbitan keputusan menjadi dasar bagi pelaksanaan tugas dan fungsi masing-
masing biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian yang berwenang dalam
mengelola informasi pengadaan barang/jasa.
Penggunaan nomenklatur biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian dalam
template yang disediakan bersifat fleksibel. Setiap ULP dimungkinkan
menggunakan nomenklatur lain sesuai kebutuhan.
Keputusan diterbitkan minimal oleh Kepala ULP.
168
KEPUTUSAN
KEPALA UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)
KEMENTERIAN/LEMBAGA/DAERAH/INSTITUSI (K/L/D/I)
NOMOR …… TAHUN ………………..
TENTANG
PEMBAGIAN KEWENANGAN PENGELOLAAN INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH DI LINGKUNGAN UNIT LAYANAN PENGADAAN
KEMENTERIAN/LEMBAGA/DAERAH/INSTITUSI
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA UNIT LAYANAN PENGADAAN
Menimbang : a. bahwa implementasi kebijakan dan penyelenggaraan pelayanan
pengadaan barang/jasa pemerintah memerlukan pengelolaan
informasi sehingga tersedia secara berimbang bagi berbagai pihak
pengampu kepentingan serta memenuhi asas-asas umum
pemerintahan yang baik;
b. bahwa keterbukaan informasi publik merupakan hak, baik bagi internal
kementerian/lembaga/pemerintahan daerah/institusi, bagi pihak
penyedia barang/jasa pemerintah, maupun masyarakat secara umum;
c. bahwa untuk memenuhi pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam
huruf a dan b di atas, perlu pembagian kewenangan pengelolaan
informasi di lingkungan unit layanan pengadaan (ULP) yang diatur
dalam sebuah keputusan kepala ULP.
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan Publik;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah kedua kalinya
dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015;
169
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2014 tentang
Administrasi Pemerintahan;
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2010
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik;
6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 106 Tahun 2007 tentang
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
7. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 80 Tahun
2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;
9. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah (LKPP) Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2012 tentang
Unit Layanan Pengadaan, sebagaimana telah diperbaiki dengan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2015.
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
PERTAMA : Informasi terkait pengadaan barang/jasa pemerintah (selanjutnya disebut
sebagai “informasi pengadaan”) dikelola secara berimbang antarpemangku
kepentingan dalam rangka menjamin pelaksanaan pengadaan barang/jasa
lebih terpadu sesuai dengan nilai dan norma pengadaan, menurut
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
KEDUA : Kewenangan mengelola informasi, sebagaimana disebutkan dalam Diktum
Pertama di atas, dibagi antar-biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian
sesuai tugas dan fungsi masing-masing.
170
KETIGA : Menetapkan nama-nama berikut atas nama masing-masing
biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian sebagai penanggung jawab
pengelolaan informasi pengadaan:
Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pembinaan dan monitoring-
evaluasi:
1. …
2. … dst.
Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pelaksanaan kegiatan
pengadaan/ kelompok kerja (pokja):
1. …
2. … dst.
Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pengelolaan sistem informasi:
1. …
2. … dst.
KEEMPAT : Kepala ULP selaku pengarah/atasan pengelolaan informasi berwenang
dalam:
1. (contoh: membuat kebijakan dalam memecahkan masalah
pengelolaan informasi pengadaan barang/jasa);
2. (contoh: mengkoordinasikan dan mengendalikan pengumpulan
informasi, pengklasifikasian informasi, pendokumentasian
informasi, pelayanan informasi, serta mendayagunakan informasi
menjadi pengetahuan bagi penyusunan kebijakan pengadaan
barang/jasa);
3. …;
4. …; dst.
KELIMA : Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pembinaan dan monitoring-
evaluasi berwenang mengelola informasi dalam hal:
171
1. (contoh: mengolah data hasil kegiatan pembinaan dan monitoring-
evaluasi sebagai informasi yang dapat didayagunakan kemudian
sebagai pengetahuan bagi pembuatan kebijakan pengadaan
barang/jasa);
2. (contoh: memberikan pertimbangan kepada Kepala ULP dalam
menjalin kerjasama dengan pihak di luar ULP dalam rangka
memperluas asupan informasi dan membangun pengetahuan bagi
kebijakan pengadaan barang/jasa);
3. …;
4. …; dst.
KEENAM : Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pelaksanaan kegiatan
pengadaan barang/jasa ULP dan/atau pokja ULP berwenang mengelola
informasi dalam hal:
1. (contoh: mengelola data dan informasi untuk mengkaji ulang
spesifikasi dan harga perkiraan sendiri (HPS), spesifikasi teknis
pekerjaan atau kerangka acuan kerja, serta rancangan kontrak atas
paket-paket pengadaan);
2. (contoh: menginformasikan hasil pemilihan penyedia barang/jasa
dan penetapan pemenangnya kepada Pengguna Anggaran [PA]/
Kuasa Pengguna Anggaran [KPA] melalui Kepala ULP);
3. …;
4. …; dst.
KETUJUH : Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pengelolaan sistem informasi
pengadaan berwenang mengelola informasi dalam hal:
1. (contoh: mengumpulkan data dan informasi, mengklasifikan dan
mendokumentasikan informasi, serta memberikan pelayanan
informasi terbuka bagi publik);
2. (contoh: menggunakan Sistem Pengadaan secara Elektronik [SPSE]
dalam mengelola informasi pengadaan dan menghubungkan
pengelolaannya dengan SPSE pusat serta Portal Pengadaan
Nasional);
3. …;
4. …; dst.
172
KETUJUH : Biaya penggunaan kewenangan yang dijelaskan dalam keputusan ini
termuat dalam Dokumen Pelaksanaan Anggaran ULP.
KEDELAPAN : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
KESEMBILAN : Keputusan ini dimungkinkan mengalami perubahan sesuai dengan
perkembangan peraturan perundangan-undangan yang berlaku serta
mengikuti tuntutan perubahan situasi dan kondisi di lingkungan internal
ULP dan/atau K/L/D/I.
Ditetapkan di (nama kota)
Pada Tanggal (tanggal bulan tahun
lengkap)
Kepala ULP K/L/D/I
(nama lengkap dan gelar)
NIP …
173
4.2.2. SOP manajemen informasi
PETUNJUK UMUM:
Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) mengacu pada Peraturan
Menteri PAN RB No. 035 Tahun 2012 tentang SOP Administrasi
Pemerintahan
Dalam rangka standarisasi pengelolaan informasi pengadaan barang/jasa,
setiap ULP perlu membuat SOP manajemen informasi.
SOP ini mencakup alur informasi beserta pejabat yang berwenang atas
masing-masing tahapan alur yang ada di dalamnya, serta mutu baku
manajemen informasi tersebut.
174
LOGO DAN NAMA KEMENTERIAN/LEMBAGA/DAERAH/INSTANSI
NOMOR SOP :
TGL. PEMBUATAN :
TGL. REVISI :
TGL. EFEKTIF :
DISAHKAN OLEH Pengesahan oleh Pejabat yang Berkompeten
Nama Kementerian/Lembaga/daerah/Instansi
Nama:
NIP
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) NAMA SOP Manajemen Informasi
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
175
1 2 3 4 5
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah kedua kalinya dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan; Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan, sebagaimana telah diperbaiki dengan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2015.
1 2 3 4 5
Kepala ULP Pejabat Pembinaan/ Monitoring-Evaluasi (Monev) ULP Pejabat Pelaksana Kegiatan Pengadaan/ Kelompok Kerja (Pokja) ULP Pejabat Pengelola Sistem Informasi Pengadaan ULP Sekretariat
Mampu memimpin dan mengoordinasikan seluruh kegiatan ULP. Mampu melakukan tugas dan fungsi pembinaan, pengembangan, pengendalian, pengawasan, monitoring dan evaluasi atas kegiatan pengadaan. Mampu melaksanakan rangkaian proses pelaksanaan kegiatan pengadaan. Mampu mengelola sistem informasi manajemen terkait pengadaan dan berkoordinasi dengan pihak lain yang berwenang terkait informasi tersebut. Mampu mengelola dokumentasi arsip beserta koridor kerahasiaan dan keterbukaannya.
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1 SOP tentang Pemilihan Penyedia 1 Dokumen Kegiatan Pengadaan
2 SOP Penyimpangan Dokumen 2 Kertas Kerja/ Laporan
3 SOP pengelolaan Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE).
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1 Pelaksana bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan aktivitas yang telah disiapkan dan dibakukan.
Berkas-berkas kegiatan didokumentasikan secara elektronik.
176
2 Segala bentuk penyimpangan atas baku mutu dapat dikategorikan sebagai kegagalan yang mesti dipertanggungjawabkan oleh pelaksana aktivitas, kecuali yang ditetapkan lain dari itu sesuai diskresi atas peraturan perundang-undangan yang berlaku.
177
DIAGRAM ALUR SOP MANAJEMEN INFORMASI
Pejabat Pelaksanaan
Kegiatan Pengadaan/ Pokja
ULP
Pejabat Pembinaan/ Monev ULP
Pejabat Pengelola Sistem Informasi
ULP Sekretariat ULP Kepala ULP Perlengkapan Waktu Output
1 3 4 5 6 7 9 10 11 12 1
a. memperoleh masukan/usulan kegiatan pengadaan, berikut lingkup kegiatan paket, kerangka acuan kegiatan (KAK), dan rencana anggaran biaya (RAB) dari unit kerja (calon) pengguna, PA/KPA;
b. mencari informasi terkait pekerjaan yang akan dilaksanakan dan harga/biayanya melalui media elektronik, termasuk dari e- catalogue, dan/atau nonelektronik;
c. membandingkan harga dan kualitas paling sedikit dari 2 ( dua) sumber informasi yang berbeda;
d. mengkaji lalu, jika diperlukan, menginformasikan usulan perubahan metode pelaksanaan kegiatan pengadaan, spesifikasi teknis dan harga perkiraan sendiri (HPS);
e. menginformasikan hasil kegiatan pengadaan;
f. menyampaikan informasi lain-lain sesuai tugas dan fungsinya.
2
dokumen penawaran, kertas kerja/ laporan
umum, disesuaikan.
Kertas Kerja/ Laporan
Pelaksana
Keterangan
Kertas Kerja/ Laporan
umum, disesuaikan.
Menghimpun dan merumuskan informasi, mencakup tapi tak terbatas pada:
Meninjau, memilah, serta menambahkan hasil penghimpunan dan perumusan informasi kegiatan pengadaan: a) hasil tinjauan atas informasi yang dianggap memenuhi seluruh kriteria jelas, sahih, lengkap, dan bermanfaat tersebut diteruskan kepada Kepala ULP; b) informasi yang setelah ditinjau ternyata belum memenuhi seluruh kriteria jelas, sahih, lengkap, dan bermanfaat tersebut dikembalikan kepada pejabat pelaksanaan kegiatan pengadaan/ pokja ULP.
Dokumen Penawaran, Kertas Kerja/ Laporan
Kegiatan
Mutu Baku
2
a
b
178
3
dokumen penawaran, kertas kerja/ laporan
umum, disesuaikan.
Kertas Kerja, memo dinas.
4 kertas kerja/ laporan
umum, disesuaikan.
Arsip
5 kertas kerja/ laporan, user ID/ password, sistem informasi manajemen terkait pengadaan
umum, disesuaikan.
Kertas Kerja/ Laporan, screeshot untuk pelaporan.
Total Waktu Penyelesaian Disesuaikan dengan kebutuhan.
Memeriksa hasil peninjauan dan pemilahan atas hasil penghimpunan dan perumusan informasi kegiatan pengadaan. a) informasi yang telah terbukti telah memenuhi seluruh kriteria jelas, sahih, lengkap, dan bermanfaat tersebut diteruskan kepada Sekretariat ULP agar diarsipdan dipersiapkan untuk publikasi dalam sistem informasi pengadaan. b) informasi yang belum terbukti memenuhi seluruh kriteria jelas, sahih, lengkap, dan bermanfaat tersebut dikembalikan kepada pejabat pembinaan dan monev ULP agar ditelaah kembali dan/atau diteruskan kembali untuk disempurnakan oleh pejabat pelaksanaan kegiatan engadaan/ pokja ULP.
Melakukan pendokumentasian arsip informasi yang relevan setelah mendapat persetujuan Kepala ULP.
Melakukan pemuatan informasi yang relevan pada sistem informasi manajemen terkait pengadaan, seperti Portal Pengadaan Nasional melalui sistem pengadaan secara elektronik ( INAProc), sistem informasi rencana umum pengadaan (SiRUP), sistem informasi unit layanan pengadaan (SiULP), website ULP, dsb, dengan tautan/ tembusan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian/Lembaga/Daerah/Instansi.
a
b
179
4.2.3. Laporan monitoring & evaluasi manajemen informasi
PETUNJUK UMUM:
Laporan monitoring dan evaluasi ini perlu disusun dengan tujuan untuk
mengidentifikasi capaian dan permasalahan atas pengelolaan informasi
pengadaan barang/jasa dan informasi lain terkait dengan kewenangan ULP.
Penyusunan laporan ini juga dimaksudkan untuk menentukan rencana tindak
lanjut atas permasalahan yang ditemukan dan pemantauan atas perkembangan
pelaksanaan tindak lanjut tersebut.
Dengan adanya unsur rencana tindak lanjut dan status perkembangannya,
diharapkan permasalahan yang ada tidak terulang pada periode berikutnya.
Laporan monev disusun pada akhir tahun anggaran sebagai evaluasi atas
pengelolaan informasi yang sudah berjalan dan perbaikan bagi pengelolaan
informasi di tahun berikutnya.
Template yang disediakan ini bersifat fleksibel. ULP diperkenankan mengubah
atau menambah informasi lain sesuai kebutuhan.
180
Petunjuk Pengisian Tabel:
Kolom 1 diisi dengan nomor urut
Kolom 2 diisi dengan kewenangan pengelolaan informasi sesuai dengan yang tertera
dalam Surat Keputusan
Kolom 3 diisi dengan capaian atas pengelolaan informasi yang sudah berjalan atau
permasalahan yang ditemukan dalam proses pengelolaan informasi
Kolom 4 diisi dengan rencana tindak lanjut atas permasalahan yang ditemukan
Kolom 5 disii dengan tenggat waktu untuk menyelesaikan tindak lanjut yang tercantum
pada kolom 4
Kolom 6 diisi dengan status perkembangan atas rencana tindak lanjut yang ditetapkan
181
LAPORAN MONITORING-EVALUASI (MONEV) MANAJEMEN INFORMASI
LOGO INSTITUSI
Institusi : K/L/D/I Tanggal Penyusunan : Unit Kerja : Unit Layanan Pengadaan Tanggal Efektif : Nomor SK : Tanggal Evaluasi berikutnya :
Nomor Kewenangan Pengelolaan Informasi Capaian dan Permasalahan Rencana Tindak Lanjut
Perbaikan Waktu Status Perkembangan
1 2 3 4 5 6
I. Kepala ULP
I.1.
I.2.
I.3.
II. Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pembinaan dan monitoring-evaluasi
II.1.
II.2.
II.3.
III. Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pelaksanaan kegiatan pengadaan (Pokja)
III.1.
III.2.
III.3.
IV. Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pengelolaan sistem informasi pengadaan
IV.1.
IV.2.
IV.3.
182
Kepala ULP,
(nama lengkap dan gelar)
NIP …
183
4.3.1. Dokumen perencanaan kegiatan yang
terstandar
4.3.2. Laporan evaluasi dokumen
perencanaan terhadap SIRUP dan
perencanaan anggaran
4.3. Perencanaan Kegiatan
184
4.3.1. Dokumen perencanaan kegiatan yang terstandar
PETUNJUK UMUM:
Perencanaan kegiatan pengadaan disusun di awal tahun oleh masing-masing
ULP sebagai pedoman kegiatan selama tahun berjalan.
ULP menghimpun usulan pengadaan dari masing-masing unit, kemudian
melakukan review apakah masing-masing kegiatan pengadaan yang diusulkan
sejalan dengan tujuan yang ditetapkan organisasi.
Kegiatan pengadaan harus dilihat sebagai kegiatan bersifat strategis, bukan
hanya teknis, yang mendukung pencapaian tujuan organisasi sehingga setiap
rencana kegiatan perlu dihubungkan dengan sasaran strategis yang sudah
ditentukan oleh masing-masing organisasi.
Selain keterhubungan dengan sasaran strategis, setiap kegiatan pengadaan juga
perlu diukur ouput dan outcome masing-masing sehingga pelaksanaan kegiatan
pengadaan memiliki indikator kinerja yang jelas.
185
Petunjuk Pengisian Tabel:
Kolom 1 diisi dengan nomor urut
Kolom 2 diisi dengan sasaran strategis dan nama program kegiatan pengadaan untuk
masing-masing sasaran tersebut
Kolom 3 diisi dengan pagu anggaran untuk masing-masing kegiatan
Kolom 4 diisi dengan sumber dana untuk masing-masing kegiatan
Kolom 5 diisi dengan waktu pelaksanaan kegiatan pengadaan
Kolom 6 diisi dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan pelaksanaan masing-
masing kegiatan pengadaan
Kolom 7 diisi dengan indikator kinerja berupa output atas kegiatan pengadaan yang telah
direncanakan
Kolom 8 diisi dengan indikator kinerja berupa outcome atas kegiatan pengadaan yang
telah direncanakan
186
DOKUMEN PERENCANAAN KEGIATAN UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) YANG TERSTANDAR
LOGO INSTITUSI
Institusi : K/L/D/I
Nomor Dokumen :
Unit Kerja : Unit Layanan Pengadaan
Tanggal Penyusunan :
Tanggal Efektif :
Nomor Sasaran Strategis & Program Kegiatan Pagu Anggaran (Rp) Sumber
Dana Waktu
Pelaksanaan Pihak-Pihak terkait
Indikator Kinerja
Output Outcome
1 2 3 4 5 6 7 8
I. Pembinaan dan Monitoring-Evaluasi
I.1 Sasaran Strategis
I.1.1 (Nama Program Kegiatan)
I.1.2 (Nama Program Kegiatan)
dst. (Nama Program Kegiatan)
II. Unsur Unit Kerja Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan
II.1 Sasaran Strategis
II.1.1 (Nama Program Kegiatan)
II.1.2 (Nama Program Kegiatan)
dst. (Nama Program Kegiatan)
II. Unsur Unit Kerja Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan
III.1 Sasaran Strategis
III.1.1 (Nama Program Kegiatan)
III.1.2 (Nama Program Kegiatan)
dst. (Nama Program Kegiatan)
187
Disusun oleh Mengetahui,
(jabatan), Kepala ULP,
(nama lengkap dan gelar) (nama lengkap dan gelar)
NIP NIP …
188
4.3.2. Laporan evaluasi dokumen perencanaan terhadap SIRUP dan perencanaan anggaran
PETUNJUK UMUM:
Sebelum kegiatan pengadaan dilaksanakan, ULP perlu melakukan evaluasi atas
perencanaan kegiatan pengadaan yang telah disusun.
Evaluasi ini perlu dilakukan dengan tujuan untuk menilai apakah rencana yang
telah disusun sesuai dengan standar kegiatan pengadaan dan mendukung
pencapaian tujuan organisasi.
Masing-masing instansi dapat menambahkan informasi lain dalam template
evaluasi yang telah disusun.
Evaluasi dilakukan oleh kepala unit layanan pengadaan di masing-masing instansi.
189
Petunjuk Pengisian Tabel:
Kolom 1 diisi dengan nomor urut
Kolom 2 diisi dengan sasaran strategis dan nama program kegiatan pengadaan untuk
masing-masing sasaran tersebut
Kolom 3 diisi dengan deskripsi singkat mengenai cara untuk mengatasi masalah
teknis yang ditemui dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan
Kolom 4 diisi dengan deskripsi singkat mengenai cara untuk meningkatkan efisiensi
anggaran kegiatan pengadaan
Kolom 5 diisi dengan deskripsi singkat mengenai rentang waktu pelaksanaan
pengadaan yang realistis sesuai dengan kondisi yang berjalan
Kolom 6 diisi dengan deskripsi singkat mengenai pemenuhan prinsip good
governance dalam proses pengadaan
Kolom 7 diisi dengan deskripsi mengenai relevansi antara kegiatan pengadaan
yang dilakukan dengan sasaran strategis yang ditetapkan
Kolom 8 diisi dengan rencana tindak lanjut atas permasalahan yang ditemukan
dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan
Kolom 9 diisi dengan status perkembangan atas pelaksanaan tindak lanjut
190
LAPORAN EVALUASI DOKUMEN PERENCANAAN KEGIATAN UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) TERHADAP SIRUP DAN PERENCANAAN ANGGARAN
LOGO INSTITUSI
Institusi : K/L/D/I
Nomor Dokumen :
Unit Kerja
: Unit Layanan Pengadaan
Tgl. Penyusunan :
Tgl. Efektif :
Nomor Sasaran Strategis & Program Kegiatan
Deskripsi Singkat Pemenuhan Indikator Evaluasi atas Program Kegiatan terhadap SIRUP dan Perencanaan Anggaran
Rencana Tindak Lanjut
Status Perkembangan
Mengatasi Permasalahan Teknis Kegiatan Pengadaan
Meningkatkan Efisiensi Anggaran
Kegiatan Pengadaan
Rentang Waktu Pelaksanaan
Realistis
Memenuhi Prinsip Good Governance
Relevan dengan Sasaran
Strategis
1 2 3 4 5 6 7 8 9
I. Pembinaan dan Monitoring-Evaluasi
I.1 Sasaran Strategis
I.1.1 (Nama Program Kegiatan)
I.1.2 (Nama Program Kegiatan)
dst. (Nama Program Kegiatan)
II. Unsur Unit Kerja Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan
II.1 Sasaran Strategis
II.1.1 (Nama Program Kegiatan)
II.1.2 (Nama Program Kegiatan)
dst. (Nama Program Kegiatan)
II. Unsur Unit Kerja Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan
III.1 Sasaran Strategis
191
III.1.1 (Nama Program Kegiatan)
III.1.2 (Nama Program Kegiatan)
dst. (Nama Program Kegiatan)
Kepala ULP,
(nama lengkap dan gelar)
NIP …
192
4.4.1. Dokumen hasil pengawasan oleh
Kepala ULP
4.4.2. Prosedur pengawasan.
4.4.3. Laporan tindak lanjut hasil
pengawasan oleh Kepala ULP
4.4. Pengawasan Kegiatan
193
4.4.1. Dokumen Hasil Pengawasan oleh Kepala ULP
PETUNJUK UMUM:
Kerangka kerja ini disusun sebagai panduan bagi ULP dalam mengawasi
pelaksanaan kegiatan pengadaan agar berjalan sesuai dengan perencanaan
yang telah disusun oleh organisasi dan sesuai dengan peraturan perundanng-
undangan yang berlaku.
Kerangka kerja ini juga bermanfaat bagi pengawas untuk menjamin tidak
terjadinya penyimpangan dalam proses pelaksanaan kegiatan pengadaan.
Kerangka kerja pengawasan kegiatan pengadaan secara umum mencakup
pengawasan atas kapabilitas fungsi, pengawasan atas sistem pelaksanaan,
dan pengendalian kinerja.
Dalam kondisi sebuah ULP sudah menyusun kerangka kerja pengawasan,
maka ULP yang bersangkutan dapat menggunakan kerangka kerja tersebut.
Jika dokumen tersebut dinilai belum cukup, maka ULP dapat merujuk pada
dokumen bukti dukung ini untuk menambahkan unsur yang belum ada.
Setiap ULP diperkenankan untuk menambahkan informasi lain yang mungkin
belum tercantum dalam template ini sesuai dengan kebutuhan.
194
Logo
Institusi
No. Dokumen :
Tanggal Penyusunan :
(Nama Institusi K/L/D/I)
Dokumen Hasil Pengawasan oleh Kepala Unit
Layanan Pengadaan (ULP)
Periode Pengawasan:
Bulan ………………….. - ……………………….. Tahun …………………………
Kepala ULP,
(nama lengkap dan gelar)
NIP….
195
Daftar Isi
Petunjuk Umum …………………………………………
Ikhtisar Pengawasan …………………………………………
I. Pengawasan atas Kapabilitas Fungsi
I.1 Distribusi Tugas …………………………………………
I.2 Penyampaian Informasi …………………………………………
I.3 Kesesuaian Kualifikasi …………………………………………
I.4 Sertifikasi Kompetensi …………………………………………
I.5 Pengembangan Kompetensi …………………………………………
II. Pengawasan atas Sistem Pelaksanaan
II.1 Kesesuaian Kebutuhan …………………………………………
II.2 Kesesuaian Biaya Transaksi …………………………………………
II.3 Kesesuaian Metode Pengadaan …………………………………………
II.4 Penggunaan Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE) …………………………………………
II.5 Simetri Informasi …………………………………………
II.6 Kepatuhan Prosedural …………………………………………
II.7 Isu Baru dan Penting dalam Pengelolaan Kontrak …………………………………………
196
III. Pengendalian Kinerja
III.1 Kontribusi bagi Pencapaian IKU …………………………………………
III.2 Perbaikan/Pengembangan Kegiatan Pengadaan …………………………………………
III.3 Perkembangan Jumlah Penawaran …………………………………………
III.4 Daftar Hitam (Black List) Penyedia …………………………………………
III.5 Penghematan Biaya Kegiatan Pengadaan …………………………………………
III.6 Perkembangan Wanprestasi …………………………………………
III.7 Perkembangan Gagal Lelang …………………………………………
III.8 Kepuasan Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan …………………………………………
III.9 Kepuasan Penyedia Barang/Jasa …………………………………………
III.10 Umpan-Balik dari Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan …………………………………………
III.11 Jawaban atas Sanggahan …………………………………………
III.12 Penanganan Pengaduan …………………………………………
III.13 Pelibatan APIP …………………………………………
III.14 Tindak Lanjut Rekomendasi APIP …………………………………………
Catatan Tambahan …………………………………………
Petunjuk Umum
197
198
Ikhtisar Pengawasan
199
(kota), (tanggal-bulan-tahun lengkap)
Kepala ULP,
(nama lengkap dan gelar)
NIP …
I. Pengawasan atas Kapabilitas Fungsi
Pengawasan atas rentang kemampuan administratif sebuah unit layanan
pengadaan dalam menyelenggarakan kegiatan pengadaan:
1. Distribusi tugas
2. Penyampaian informasi
3. Kesesuaian kualifikasi
4. Sertifikasi kompetensi
5. Pengembangan kompetensi
200
201
I. Pengawasan atas Kapabilitas Fungsi
I.1 Distribusi Tugas
Apakah distribusi tugas antarpegawai bagian pengadaan barang dan jasa telah dilakukan secara
jelas berikut tanggung jawab dan mode koordinasinya?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Distribusi tugas antarpegawai dilakukan secara sangat tidak jelas.
2 Distribusi tugas antarpegawai dilakukan secara kurang jelas.
3 Distribusi tugas antarpegawai dilakukan secara cukup jelas.
4 Distribusi tugas antarpegawai dilakukan secara jelas.
5 Distribusi tugas antarpegawai dilakukan secara sangat jelas dan tegas.
Uraian Penjelasan:
Jelaskan berdasarkan uraian analisis jabatan menurut tugas dan fungsi, dan/atau analisis
beban kerja.
202
Bukti-Bukti:
Contoh:
- Dokumen analisis jabatan no. ………………….
- Dokumen analisis beban kerja no. ………………
I. Pengawasan atas Kapabilitas Fungsi
I.2 Penyampaian Informasi
Bagaimanakah tingkat kualitas (kejelasan, kelengkapan, kesahihan, ketepatan waktu, ketiadaan
jeda/selingan waktu) informasi kegiatan pengadaan disampaikan/diumumkan pegawai bagian
pengadaan?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Informasi yang disampaikan/diumumkan berkualitas sangat rendah.
2 Informasi yang disampaikan/diumumkan berkualitas rendah.
3 Informasi yang disampaikan/diumumkan berkualitas sedang/cukup.
4 Informasi yang disampaikan/diumumkan berkualitas tinggi.
5 Informasi yang disampaikan/diumumkan berkualitas sangat tinggi.
203
Uraian Penjelasan:
Contoh:
Informasi dinilai berkualitas sedang/cukup (skala 3): seara umum pengumuman lelang dan
informasi publik terbuka lainnya telah secara regular dimuat ke dalam sistem informasi
umum pengadaan, sistem pengadaan secara elektronik, serta laman ULP secara jelas,
lengkap, teruji kesahihannya, tetapi biasanya dimuat pada tempo yang terlalu dekat dengan
tenggat waktu pelelangan, biasanya baru sepekan setelah Kepala ULP mengeluarkan memo
dinas agar informasi tersebut dimuat.
Bukti-Bukti:
Contoh:
- laporan monitoring pengelolaan sistem informasi semester … tahun ….
I. Pengawasan atas Kapabilitas Fungsi
I.3 Kesesuaian Kualifikasi
Bagaimanakah tingkat kesesuaian antara kualifikasi kompetensi pegawai bidang pengadaan
yang tersedia dan kebutuhan kegiatan pengadaan yang dilaksanakan?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
204
1 Kualifikasi kompetensi pegawai sangat tidak sesuai dengan kebutuhan.
2 Kualifikasi kompetensi pegawai tidak sesuai dengan kebutuhan.
3 Kualifikasi kompetensi pegawai cukup sesuai dengan kebutuhan.
4 Kualifikasi kompetensi pegawai sesuai dengan kebutuhan.
5 Kualifikasi kompetensi pegawai sangat sesuai dengan kebutuhan.
Uraian Penjelasan:
(Penjelasan dapat mengacu pada SKKNI terkait pengadaan barang/jasa; lihat Peraturan
Menteri Tenaga Kerja Nomor 70 Tahun 2016.)
Bukti-Bukti:
205
Contoh:
- daftar pegawai anggota kelompok kerja (pokja) dan kualifikasi masing-masing
I. Pengawasan atas Kapabilitas Fungsi
I.4 Sertifikasi Kompetensi
Apakah kegiatan pengadaan dilaksanakan oleh pegawai bersertifikasi kompetensi dalam bidang
pengadaan?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Kegiatan pengadaan dilaksanakan tanpa pegawai bersertifikasi.
2 Kegiatan pengadaan dilaksanakan oleh sebagian pegawai bersertifikasi
dan sebagian lainnya belum mengikuti proses sertifikasi.
3 Kegiatan pengadaan dilaksanakan oleh sebagian pegawai bersertifikasi
dan ada sebagian lainnya yang sedang mengikuti proses sertifikasi.
4 Kegiatan pengadaan dilaksanakan seluruh pegawai bersertifikasi.
5 Kegiatan pengadaan dilaksanakan seluruh pegawai bersertifikasi dan
sebagian/seluruhnya telah berpengalaman dalam kegiatan sebelumnya.
Uraian Penjelasan:
(Sertifikasi sekurang-kurangnya mencakup keahlian dasar (sertifikat Pengadaan
Barang/Jasa); penguasaan keahlian khusus pengadaan lebih baik.)
206
Bukti-Bukti:
Contoh:
- daftar pegawai yang bersertifikasi keahlian dasar pengadaan barang/jasa
- daftar pegawai yang bersertifikasi keahlian khusus pengadaan barang/jasa
I. Pengawasan atas Kapabilitas Fungsi
I.5 Pengembangan Kompetensi
Apakah kualifikasi kompetensi pegawai bidang pengadaan dikembangkan secara sistematis?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Realisasi pengembangan kualifikasi kompetensi tidak ada.
2 Pengembangan kualifikasi kompetensi dilakukan hanya dengan
permintaan pegawai (on demand) atau ada kesempatan (insidental).
207
3 Realisasi pengembangan kualifikasi kompetensi dilakukan dalam kurun
satu tahun terakhir tanpa rencana pengembangan berikutnya.
4 Realisasi pengembangan kualifikasi kompetensi sudah dilakukan dalam
kurun satu tahun terakhir dengan ketersediaan rencana pengembangan
jangka menengah (minimum 3 hingga 5 tahun) berikutnya.
5 Realisasi pengembangan kualifikasi kompetensi sudah dilakukan dalam
kurun satu tahun terakhir dengan ketersediaan rencana pengembangan
jangka panjang (di atas 5 tahun) berikutnya.
Uraian Penjelasan:
Bukti-Bukti:
Contoh:
- dokumen manpower planning
- laporan penyelenggaraan pelatihan
- laporan pengembangan kompetensi pegawai
208
II. Pengawasan atas Sistem Pelaksanaan
Pengawasan atas pelaksanaan proses sistemik dan sistematis dalam
menyelenggarakan kegiatan pengadaan:
1. Kesesuaian Kebutuhan
2. Kesesuaian Biaya Transaksi
3. Kesesuaian Metode Pengadaan
4. Penggunaan Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE)
5. Simetri Informasi
6. Kepatuhan Prosedural
7. Isu Baru dan Penting dalam Pengelolaan Kontrak
209
II. Pengawasan atas Sistem Pelaksanaan
II.1 Kesesuaian Kebutuhan
Apakah telah dilakukan analisis atas kesesuaian (jumlah, waktu, jenis) usulan/permintaan unit
kerja calon pengguna mengenai jenis barang/jasa tertentu untuk diadakan terhadap
kebutuhan dalam menjalankan tugas dan fungsi unit kerja calon pengguna tersebut?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Usulan/permintaan unit kerja calon pengguna mengenai jenis barang/jasa
tertentu untuk diadakan sangat tidak sesuai dengan kebutuhan dalam
menjalankan tugas dan fungsi unit kerja calon pengguna tersebut.
2 Usulan/permintaan unit kerja calon pengguna mengenai jenis barang/jasa
tertentu untuk diadakan tidak sesuai dengan kebutuhan dalam
menjalankan tugas dan fungsi unit kerja calon pengguna tersebut.
3 Usulan/permintaan unit kerja calon pengguna mengenai jenis barang/jasa
tertentu untuk diadakan cukup sesuai dengan kebutuhan dalam
menjalankan tugas dan fungsi unit kerja calon pengguna tersebut.
4 Usulan/permintaan unit kerja calon pengguna mengenai jenis barang/jasa
tertentu untuk diadakan sesuai dengan kebutuhan dalam menjalankan
tugas dan fungsi unit kerja calon pengguna tersebut.
5 Usulan/permintaan unit kerja calon pengguna mengenai jenis barang/jasa
tertentu untuk diadakan sangat sesuai dengan kebutuhan dalam
menjalankan tugas dan fungsi unit kerja calon pengguna tersebut.
Uraian Penjelasan:
(Berikan penjelasan secara spesifik dengan kesesuaian jumlah, jenis, dan waktu, dsb.)
210
Bukti-Bukti:
Contoh:
- Peraturan pimpinan K/L/D/I mengenai tugas-fungsi unit kerja/organisasi perangkat daerah
- rencana umum pengadaan yang diusulkan masing-masing unit kerja
II. Pengawasan atas Sistem Pelaksanaan
II.2 Kesesuaian Biaya Transaksi
Bagaimanakah kesesuaian antara biaya transaksi total cost of ownership (TCoO, misalnya biaya
produk, ongkos survei/perjalanan dinas, honor narasumber, biaya rapat, honor pokja, dsb.)
yang direalisasikan dan yang diestimasi untuk suatu kegiatan pengadaan yang dilaksanakan?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Biaya transaksi TCoO yang direalisasikan untuk suatu kegiatan pengadaan
berbeda ≥75% dari estimasi sebelumnya.
2 Biaya transaksi TCoO yang direalisasikan untuk suatu kegiatan pengadaan
berbeda 50%≤X<75% dari estimasi sebelumnya.
3 Biaya transaksi TCoO yang direalisasikan untuk suatu kegiatan pengadaan
berbeda pada kisaran ≤≥25%≤X<50% dari estimasi sebelumnya.
4 Biaya transaksi TCoO yang direalisasikan untuk suatu kegiatan pengadaan
berbeda pada kisaran 5%≤X<25% dari estimasi sebelumnya.
5 Biaya transaksi TCoO yang direalisasikan untuk suatu kegiatan pengadaan
berbeda hanya <5% dari estimasi sebelumnya.
Uraian Penjelasan:
211
(Berikan penjelasan dengan mengacu pada hasil perhitungan TCoO yang digunakan)
Bukti-Bukti:
Contoh:
- laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengadaan (yang memuat perhitungan TCoO)
II. Pengawasan atas Sistem Pelaksanaan
II.3 Kesesuaian Metode Pengadaan
Bagaimanakah kesesuaian antara metode pengadaan dengan jenis barang/jasa?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Metode pengadaan yang dilaksanakan sangat tidak sesuai dengan jenis
barang/jasa yang diperlukan.
2 Metode pengadaan yang dilaksanakan tidak sesuai dengan jenis
barang/jasa yang diperlukan.
212
3 Metode pengadaan yang dilaksanakan cukup sesuai dengan jenis
barang/jasa yang diperlukan tapi perlu alternatif metode lain.
4 Metode pengadaan yang dilaksanakan sesuai dengan jenis barang/jasa
yang diperlukan.
5 Metode pengadaan yang dilaksanakan sangat sesuai dengan jenis
barang/jasa yang diperlukan.
Uraian Penjelasan:
Bukti-Bukti:
213
II. Pengawasan atas Sistem Pelaksanaan
II.4 Penggunaan Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE)
Sejauhmana Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE) digunakan secara optimal dengan daya
dukung tata kelola (regulasi, sumber daya manusia, SOP, dll) ULP?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Penggunaan SPSE tidak optimal dengan daya dukung tata kelola ULP
selama ini.
2 Penggunaan SPSE belum optimal meski sudah ada perkembangan dengan
daya dukung tata kelola ULP selama ini.
3 Penggunaan SPSE cukup optimal dengan daya dukung tata kelola ULP
selama ini.
4 Penggunaan SPSE sudah optimal dengan daya dukung tata kelola ULP
selama ini.
5 Penggunaan SPSE sudah sangat optimal dengan daya dukung tata kelola
ULP selama ini.
Uraian Penjelasan:
214
Bukti-Bukti:
II. Pengawasan atas Sistem Pelaksanaan
II.5 Simetri Informasi
Sejauhmana manajemen informasi pengadaan telah dilakukan hingga informasinya tersedia
secara berimbang antarberbagai pihak yang berkepentingan (a. antarunit kerja internal ULP;
antara ULP dan unit kerja lain internal institusi K/L/Pemda/I calon pengguna hasil pengadaan;
c. antara ULP dan calon penyedia)?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Proporsi informasi disediakan secara sangat tidak berimbang antarapihak
yang berkepentingan.
2 Proporsi informasi disediakan secara tidak berimbang antarapihak yang
berkepentingan.
3 Proporsi informasi disediakan secara cukup berimbang antarapihak yang
berkepentingan.
4 Proporsi informasi disediakan secara berimbang antarapihak yang
berkepentingan.
5 Proporsi informasi disediakan secara sangat berimbang antarapihak yang
berkepentingan.
Uraian Penjelasan:
215
Bukti-Bukti:
II. Pengawasan atas Sistem Pelaksanaan
II.6 Kepatuhan Prosedural
Apakah kegiatan pengadaan telah dilaksanakan sesuai dengan regulasi/SOP/petunjuk teknis?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Kegiatan pengadaan belum mematuhi regulasi/SOP/petunjuk teknis.
216
2 Kegiatan pengadaan mematuhi sebagian ketentuan pokok atau aspek
prinsipil dalam regulasi/SOP/petunjuk teknis.
3 Kegiatan pengadaan cukup mematuhi ketentuan pokok atau aspek
prinsipil dalam regulasi/SOP/petunjuk teknis.
4 Kegiatan pengadaan sudah mematuhi semua ketentuan dalam
regulasi/SOP/petunjuk teknis.
5 Kegiatan pengadaan sudah mematuhi semua ketentuan dalam
regulasi/SOP/petunjuk teknis dan menghasilkan umpan balik bagi
perbaikan/pengembangan prosedur pengadaan ke depan.
Uraian Penjelasan:
Bukti-Bukti:
217
II. Pengawasan atas Sistem Pelaksanaan
II.7 Isu Baru dan Penting dalam Pengelolaan Kontrak
Apakah ada isu-isu baru yang penting bagi perbaikan/pengembangan kegiatan pengadaan yang
dibicarakan dalam rapat-rapat pengelolaan kontrak pengadaan?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Isu-isu baru yang penting bagi perbaikan/pengembangan kegiatan
pengadaan belum muncul dalam rapat-rapat pengelolaan kontrak
pengadaan.
2 Isu-isu baru yang penting bagi perbaikan/pengembangan kegiatan
pengadaan sudah muncul dalam rapat-rapat pengelolaan kontrak
pengadaan tetapi belum ada rencana tindak lanjut.
3 Isu-isu baru yang penting bagi perbaikan/pengembangan kegiatan
pengadaan sudah muncul dalam rapat-rapat pengelolaan kontrak
pengadaan dan sudah ada rencana tindak lanjut tetapi belum
direalisasikan.
4 Isu-isu baru yang penting bagi perbaikan/pengembangan kegiatan
pengadaan sudah muncul dalam rapat-rapat pengelolaan kontrak
pengadaan dan sudah ada realisasi atas rencana tindak lanjut.
5 Isu-isu baru yang penting bagi perbaikan/pengembangan kegiatan
pengadaan sudah muncul dalam rapat-rapat pengelolaan kontrak
pengadaan dan realisasi atas rencana tindak lanjut telah menghasilkan
umpan balik bagi perbaikan/pengembangan.
Uraian Penjelasan:
218
Bukti-Bukti:
III. Pengendalian Kinerja
Pengawasan melalui pengendalian kinerja pada tataran strategis dan taktis
ke arah perbaikan/pengembangan secara berkelanjutan:
1. Kontribusi bagi Pencapaian IKU
2. Perbaikan/Pengembangan Kegiatan Pengadaan
3. Perkembangan Jumlah Penawaran
4. Daftar Hitam (Black List) Penyedia
5. Penghematan Biaya Kegiatan Pengadaan
6. Perkembangan Wanprestasi
7. Perkembangan Gagal Lelang
8. Kepuasan Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan
9. Kepuasan Penyedia Barang/Jasa
10. Umpan-Balik dari Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan
11. Jawaban atas Sanggahan
12. Penanganan Pengaduan
13. Pelibatan APIP
14. Tindak Lanjut Rekomendasi APIP
219
III. Pengendalian Kinerja
III.1 Kontribusi bagi Pencapaian IKU (Indikator Kinerja Utama)
Sejauhmana kegiatan pengadaan berkontribusi bagi pencapaian IKU institusi secara umum?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Kegiatan pengadaan belum sama sekali berkontribusi bagi pencapaian IKU institusi secara umum.
2 Kegiatan pengadaan berkontribusi bagi pencapaian sebagian kecil IKU institusi secara umum.
3 Kegiatan pengadaan berkontribusi bagi pencapaian separuh IKU institusi secara umum.
4 Kegiatan pengadaan berkontribusi bagi pencapaian sebagian besar IKU institusi secara umum.
5 Kegiatan pengadaan berkontribusi bagi pencapaian seluruh IKU institusi secara umum.
Uraian Penjelasan:
Contoh: Kegiatan pengadaan barang/jasa menunjang pencapaian sebagian besar dan/atau memunculkan efek berganda yang menunjang pencapaian IKU dengan cara ….
Bukti-Bukti:
Contoh: - dokumen perencanaan strategis (renstra) - laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa per program kerja
III. Pengendalian Kinerja
220
III.2 Perbaikan/Pengembangan Kegiatan Pengadaan
Bagaimana usaha perbaikan/pengembangan telah dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan
pengadaan tanpa keluar dari substansi pengaturan dalam regulasi/SOP/petunjuk teknis
(juknis)?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Usaha perbaikan/pengembangan belum sama sekali dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan.
2 Usaha perbaikan/pengembangan telah sedikit dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan tetapi sebagiannya kurang sesuai dengan regulasi/SOP/juknis.
3 Usaha perbaikan/pengembangan telah sedikit dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan tanpa keluar dari substansi pengaturan dalam regulasi/SOP/juknis.
4 Usaha perbaikan/pengembangan telah banyak dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan tanpa keluar dari substansi pengaturan dalam regulasi/SOP/juknis.
5 Usaha perbaikan/pengembangan telah banyak dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan serta menyediakan umpan-balik bagi perbaikan/pengembangan substansi pengaturan regulasi/SOP/juknis.
Uraian Penjelasan:
Contoh: Untuk memudahkan para calon penyedia/peserta lelang mendapatkan informasi utuh mengenai rencana umum pengadaan, ULP membangun sebuah aplikasi berbasis android yang menyalin informasi yang termuat pada laman SIRUP secara lengkap, dilengkapi kolom yang memuat pertanyaan-pertanyaan yang sering ditanyakan (frequently asked questions/FAQ) tanpa para calon penyedia/peserta lelang mesti mengunjungi laman SIRUP pada tampilan desktop.
Bukti-Bukti:
Contoh:
221
- SOP pemuatan RUP pada SIRUP - screenshot aplikasi SIRUP berbasis android
222
III. Pengendalian Kinerja
III.3 Perkembangan Jumlah Penawaran
Bagaimanakah perkembangan rata-rata jumlah penawaran (bidding, proposal, dsb) per paket
pengadaan dibandingkan periode sebelumnya?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Rata-rata jumlah penawaran per paket pengadaan justru mengalami penurunan (<0%)
2 Rata-rata jumlah penawaran per paket pengadaan mengalami peningkatan 0%≤X<5%.
3 Rata-rata jumlah penawaran per paket pengadaan mengalami peningkatan 5%≤X<25%.
4 Rata-rata jumlah penawaran per paket pengadaan secara keseluruhan mengalami peningkatan 25%≤X<50%.
5 Rata-rata jumlah penawaran per paket pengadaan secara keseluruhan mengalami peningkatan ≥50%.
Uraian Penjelasan:
Jelaskan dengan perbandingan dengan baseline berupa jumlah penawaran per paket pengadaan pada periode sebelumnya.
Bukti-Bukti:
III. Pengendalian Kinerja
223
III.4 Daftar Hitam (Black List) Penyedia
Bagaimanakah perkembangan jumlah penyedia yang masuk daftar hitam (black list)
dibandingkan periode sebelumnya?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Rata-rata jumlah penyedia yang masuk daftar hitam mengalami peningkatan ≥50%.
2 Rata-rata jumlah penyedia yang masuk daftar hitam mengalami peningkatan 25%≤X<50%.
3 Rata-rata jumlah penyedia yang masuk daftar hitam mengalami peningkatan 5%≤X<25%.
4 Rata-rata jumlah penyedia yang masuk daftar hitam mengalami peningkatan 0%≤X<5%.
5 Rata-rata jumlah penyedia yang masuk daftar hitam mengalami penurunan (<0%).
Uraian Penjelasan:
Bukti-Bukti:
III. Pengendalian Kinerja
III.5 Penghematan Biaya Kegiatan Pengadaan
224
Sejauhmana penghematan/pengurangan biaya kegiatan pengadaan melalui penyusunan
strategi pengadaan (konsolidasi pengadaan, kontrak payung, e-catalogue, dsb.) telah dicapai?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Penghematan/pengurangan biaya kegiatan pengadaan belum tercapai.
2 Penghematan/pengurangan biaya kegiatan pengadaan tercapai <5% tanpa mengurangi kualitas barang/jasa.
3 Penghematan/pengurangan biaya kegiatan pengadaan tercapai 5%≤X<15% tanpa mengurangi kualitas barang/jasa.
4 Penghematan/pengurangan biaya kegiatan pengadaan tercapai 15%≤X<25% tanpa mengurangi kualitas barang/jasa.
5 Penghematan/pengurangan biaya kegiatan pengadaan tercapai 25%≤X<50% tanpa mengurangi kualitas barang/jasa.
Uraian Penjelasan:
Bukti-Bukti:
III. Pengendalian Kinerja
III.6 Perkembangan Wanprestasi
225
Bagaimanakah secara keseluruhan perkembangan jumlah wanprestasi, khususnya kelalaian
(gagal, terlambat, tidak sesuai kontrak, dsb) penyampaian deliverables barang/jasa dari
penyedia?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Jumlah wanprestasi terjadi pada seluruh kegiatan pengadaan.
2 Jumlah wanprestasi terjadi pada sebagian besar kegiatan pengadaan.
3 Jumlah wanprestasi terjadi pada separuh kegiatan pengadaan.
4 Jumlah wanprestasi terjadi pada sebagian kecil kegiatan pengadaan.
5 Jumlah wanprestasi tidak terjadi pada seluruh kegiatan pengadaan.
Uraian Penjelasan:
(Sebagai tambahan penjelasan, cantumkan hasil koordinasi dengan PPK pengguna barang/jasa.)
Bukti-Bukti:
Contoh: - laporan pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa - notulensi/minuta rapat koordinasi dengan PPK pengguna barang/jasa
III. Pengendalian Kinerja
III.7 Perkembangan Gagal Lelang
Bagaimanakah secara keseluruhan perkembangan jumlah gagal lelang dalam proses
pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa?
226
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Jumlah gagal lelang terjadi pada seluruh kegiatan pengadaan.
2 Jumlah gagal lelang terjadi pada sebagian besar kegiatan pengadaan.
3 Jumlah gagal lelang terjadi pada separuh kegiatan pengadaan.
4 Jumlah gagal lelang terjadi pada sebagian kecil kegiatan pengadaan.
5 Jumlah gagal lelang tidak terjadi pada seluruh kegiatan pengadaan.
Uraian Penjelasan:
(Jelaskan jumlah kejadian gagal lelang, berikut penyebab dan akibat gagal lelang selama periode ini. Cantumkan pula hasil koordinasi dengan PPK pengguna barang/jasa.)
Bukti-Bukti:
III. Pengendalian Kinerja
III.8 Kepuasan Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan
Sejauhmana pencapaian kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan pengadaan?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
227
1 Kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan sangat rendah.
2 Kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan rendah.
3 Kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan sedang.
4 Kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan tinggi.
5 Kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan sangat tinggi.
Uraian Penjelasan:
(Kegiatan ini memerlukan survei kepuasan yang melibatkan pengguna hasil kegiatan pengadaan barang/jasa; dalam proses ini dimungkinkan ULP menerima umpan-balik dari unit kerja pengguna hasil kegiatan pengadaan barang/jasa.)
Bukti-Bukti:
III. Pengendalian Kinerja
III.9 Kepuasan Penyedia Barang/Jasa
Sejauhmana pencapaian kepuasan penyedia barang/jasa dalam mengikuti kegiatan
pengadaan?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
228
1 Kepuasan penyedia barang/jasa atas proses kegiatan pengadaan sangat rendah.
2 Kepuasan penyedia barang/jasa atas proses kegiatan pengadaan rendah.
3 Kepuasan penyedia barang/jasa atas proses kegiatan pengadaan sedang.
4 Kepuasan penyedia barang/jasa atas proses kegiatan pengadaan tinggi.
5 Kepuasan penyedia barang/jasa atas proses kegiatan pengadaan sangat tinggi.
Uraian Penjelasan:
(Kegiatan ini memerlukan survei kepuasan yang melibatkan penyedia barang/jasa; dalam proses ini dimungkinkan ULP menerima umpan-balik dari penyedia barang/jasa.)
Bukti-Bukti:
III. Pengendalian Kinerja
III.10 Umpan-Balik dari Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan
Bagaimanakah tindak lanjut atas umpan-balik dari unit kerja pengguna hasil kegiatan
pengadaan?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
229
1 Belum ada umpan-balik dari unit kerja pengguna atas hasil kegiatan yang ditindaklanjuti sama sekali oleh ULP.
2 Sebagian kecil umpan-balik dari unit kerja pengguna atas hasil kegiatan sudah ditindaklanjuti oleh ULP.
3 Separuh umpan-balik dari unit kerja pengguna atas hasil kegiatan sudah ditindaklanjuti oleh ULP.
4 Sebagian besar umpan-balik dari unit kerja pengguna atas sebagian kecil hasil kegiatan sudah ditindaklanjuti ULP.
5 Seluruh umpan-balik dari unit kerja pengguna atas sebagian kecil hasil kegiatan sudah ditindaklanjuti ULP.
Uraian Penjelasan:
(Dalam proses ini dimungkinkan ULP menerima umpan-balik dari unit kerja pengguna hasil kegiatan pengadaan barang/jasa. Kegiatan ini diisi jika ada umpan-balik dari III.8.)
Bukti-Bukti:
III. Pengendalian Kinerja
III.11 Jawaban atas Sanggah
Bagaimanakah kemampuan dalam menjawab sanggah kegiatan pengadaan?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Semua sanggah dalam kegiatan pengadaan tidak mampu dijawab.
230
2 Sebagian kecil sanggah dalam kegiatan pengadaan mampu dijawab.
3 Separuh sanggahan dalam kegiatan pengadaan mampu dijawab.
4 Sebagian besar sanggahan dalam kegiatan pengadaan mampu dijawab.
5 Seluruh sanggahan dalam kegiatan pengadaan mampu dijawab.
Uraian Penjelasan:
Bukti-Bukti:
III. Pengendalian Kinerja
III.12 Penanganan Pengaduan
Bagaimanakah penanganan pengaduan dari pemangku kepentingan (unit kerja internal ULP,
unit kerja lain di K/L/Pemda/I, penyedia, masyarakat umum, dsb) atas suatu kegiatan
pengadaan?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
231
1 Belum ada pengaduan atas kegiatan pengadaan yang ditangani secara efektif.
2 Sebagian kecil pengaduan atas kegiatan pengadaan ditangani secara efektif.
3 Separuh pengaduan atas kegiatan pengadaan ditangani secara efektif.
4 Sebagian besar pengaduan atas kegiatan pengadaan ditangani secara efektif.
5 Seluruh pengaduan atas kegiatan pengadaan ditangani secara efektif.
Uraian Penjelasan:
Bukti-Bukti:
III. Pengendalian Kinerja
III.13 Pelibatan APIP
Bagaimanakah secara umum aparat pengawasan internal pemerintah (APIP) dilibatkan dalam
pemilihan penyediaan barang/jasa?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 APIP belum dilibatkan sama sekali dalam pemilihan penyedia barang/jasa.
232
2 APIP dilibatkan hanya setelah pemilihan penyedia barang/jasa selesai.
3 APIP dilibatkan di tengah proses pemilihan penyedia barang/jasa berlangsung.
4 APIP dilibatkan sejak tahap awal proses pemilihan penyedia barang/jasa setelah rencana kegiatan pengadaan dibuat.
5 APIP dilibatkan sejak tahap perencanaan kegiatan pengadaan dibuat.
Uraian Penjelasan:
Bukti-Bukti:
III. Pengendalian Kinerja
III.14 Tindak Lanjut Rekomendasi APIP
Bagaimanakah hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP ditindaklanjuti ULP?
(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)
1 Belum ada hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP yang ditindaklanjuti sama sekali oleh ULP.
233
2 Sebagian kecil hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP sudah ditindaklanjuti oleh ULP.
3 Separuh hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP sudah ditindaklanjuti oleh ULP.
4 Sebagian besar hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP sudah ditindaklanjuti ULP.
5 Seluruh hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP sudah ditindaklanjuti ULP.
Uraian Penjelasan:
Bukti-Bukti:
Catatan Tambahan:
4.4.2. Prosedur Pengawasan
234
PETUNJUK UMUM:
Prosedur Pengawasan ini mendukung kerangka kerja pengawasan yang telah
disusun sebelumnya.
Prosedur ini disusun sebagai panduan bagi Kepala ULP dalam melakukan
pengawasan atas kegiatan pengadaan yang berjalan.
Dokumen prosedur pengawasan secara umum mencakup uraian umum, ruang
lingkup, dan langkah-langkah pengawasan yang dilakukan oleh Kepala ULP.
Tulisan yang berwarna merah dan/atau bertanda bintang dapat diganti sesuai
dengan nomenklatur yang digunakan oleh masing-masing ULP.
Masing – masing ULP dapat menambahkan informasi lain sesuai kebutuhan
organisasi yang bersangkutan.
Pengawasan atas kegiatan pengadaan dilakukan secara ad interim setiap 12
(dua belas) bulan.
235
PROSEDUR PENGAWASAN OLEH UNSUR KEPALA UNIT LAYANAN
PENGADAAN
Institusi : K/L/D/I* Nomor Dokumen :
Unit Kerja : Unit Layanan Pengadaan (ULP)* Tanggal Penyusunan :
Tanggal Efektif :
1. Pengawasan dilakukan oleh Unsur Kepala ULP* dengan berbasis pada
a. rencana strategis (renstra) ULP* dan/atau renstra institusi di atasnya;
b. manajemen risiko ULP*;
c. dokumen perencanaan kegiatan, khususnya rencana umum pengadaan, baik yang
sudah maupun yang belum/tidak termuat di dalam sistem informasi rencana
umum pengadaan (SIRUP); serta
d. dokumen pelaksanaan hasil pelaksanaan kegiatan pengadaan.
2. Pengawasan dilakukan terhadap 3 (tiga) sasaran utama:
a. kapabilitas fungsi,
b. sistem pelaksanaan, dan
c. pengendalian kinerja,
yang masing-masing diuraikan rinci ke dalam subsasaran-subsasaran berupa kuesioner dalam
dokumen “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*”.
3. Unsur Kepala ULP* mengumumkan dan menjelaskan kepada pejabat yang menangani
kesekretariatan dan/atau pembinaan dan monitoring & evaluasi (monev), serta Aparat
Pengawas Internal Pemerintah (APIP) mengenai isi “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur
Kepala ULP* atas Kegiatan Pengadaan” agar diketahui bersama sebagai taraf ekspektasi yang
mesti dipenuhi.
4. Pengawasan dilakukan melalui penilaian mandiri dan pembuktian terbalik. Unsur Kepala ULP*
menyampaikan dokumen “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*” kepada
pejabat yang menangani kesekretariatan dan/atau pembinaan dan monev agar yang
236
bersangkutan melakukan penilaian mandiri, penulisan uraian penjelasan, serta bukti-bukti
dukung yang diperlukan.
5. Setelah penilaian mandiri dilakukan pejabat kesekretariatan dan/atau pembinaan dan monev
yang bersangkutan, Unsur Kepala ULP* memerintahkan APIP untuk melakukan penilaian dan
verifikasi lalu hasilnya diserahkan kepada Unsur Kepala ULP*.
6. Sesuai dengan keperluannya, Unsur Kepala ULP* memerintahkan pejabat kesekretariatan
dan/atau pembinaan dan monev yang bersangkutan untuk melakukan (a) survei kepuasan
unit kerja pengguna hasil kegiatan pengadaan dan (b) survei kepuasan penyedia barang/jasa
dalam mengikuti proses kegiatan pengadaan.
7. Unsur Kepala ULP* memeriksa dan menilai penilaian mandiri dan hasil verifikasi APIP atas isian
dokumen “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*”.
8. Hasil isian dokumen “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*” dikomunikasikan
dalam suatu rapat kerja bersama pejabat kesekretariatan dan/atau pembinaan dan monev,
serta APIP untuk mengklarifikasi dan merumuskan langkah-langkah tindak lanjut dalam
bentuk pengisian “Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*”.
9. Pengawasan ini dilakukan Unsur Kepala ULP* secara ad interim setiap 12 (dua belas) bulan.
10. Hasil isian dokumen “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*” beserta rencana
langkah-langkah tindak lanjutnya disampaikan kepada pimpinan institusi K/L/D/I* dan
diunggah ke aplikasi SIULP Variabel Manajemen - Subvariabel Pengawasan Kegiatan secara ad
interim setiap 12 (dua belas) bulan.
Ditetapkan,
(kota, tanggal)
Unsur Kepala ULP*,
(nama lengkap dan gelar)
NIP
237
4.4.3. Laporan tindak lanjut hasil pengawasan oleh Kepala ULP
PETUNJUK UMUM:
Sebagai tindak lanjut atas pengawasan kegiatan pengadaan yang
dilakukan oleh kepala ULP, perlu disusun laporan tindak lanjut hasil
pengawasan.
Laporan ini perlu disusun dengan tujuan untuk mengetahui langkah
tindak lanjut atas temuan hasil pengawasan sehingga permasalahan atau
kesalahan tidak terulang di tahun berikutnya.
Laporan tindak lanjut hasil pengawasan disusun berdasarkan unsur
sasaran pengawasan yang tertuang dalam “Kerangka Kerja
Pengawasan”, yaitu pengawasan atas kapabilitas fungsi, pengawasan
atas sistem pelaksanaan, dan pengendalian kinerja.
Dalam menyusun laporan tindak lanjut hasil pengawasan, setiap ULP
secara self-assessment perlu membuat penilaian atas hasil pengawasan
yang dilakukan.
Penilaian dilakukan dalam rentang skor 1 – 5. Skor 1 berarti sangat
buruk dan skor 5 berarti sangat baik.
238
Petunjuk Pengisian Tabel:
Kolom 1 diisi dengan nomor urut
Kolom 2 sudah jelas
Kolom 3 diisi dengan dengan skor penilaian atas masing-masing unsur pengawasan
yang tercantum pada kolom 2. Nilai 1 menunjukkan skor terkecil dan nilai
5 menunjukkan skor terbesar
Kolom 4 diisi dengan rencana tindak lanjut jika ditemukan permasalahan dari hasil
pengawasan yang dilakukan
Kolom 5 diisi dengan target skor baru atas masing-masing unsur pengawasan
Kolom 6 diisi dengan tenggat waktu untuk pengawasan berikutnya
Kolom 7 diisi dengan nama koordinator atas masing-masing rencana tindak lanjut
pengawasan
239
LAPORAN TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEPALA ULP
Logo Institusi
Nomor Dokumen :
Tgl. Penyusunan :
Institusi :
Tgl. Efektif :
Unit Kerja : Unit Layanan Pengadaan
No. Sasaran Pengawasan Skor Lama (Skala 1-5)
Rencana Tindak Lanjut Hasil Pengawasan
Target Skor Baru (Skala 1-5)
Tenggat Waktu untuk Evaluasi Berikutnya
Koordinator
1 2 3 4 5 6 7
I. Pengawasan atas Kapabilitas Fungsi
I.1 Distribusi Tugas
I.2 Penyampaian Informasi
I.3 Kesesuaian Kualifikasi
I.4 Sertifikasi Keterampilan
I.5 Pengembangan Keterampilan
II. Pengawasan atas Sistem Pelaksanaan
II.1 Kesesuaian Kebutuhan
II.2 Kesesuaian Biaya Transaksi
II.3 Kesesuaian Metode Pengadaan
II.4 Penggunaan Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE)
II.5 Simetri Informasi
240
II.6 Kepatuhan Prosedural
II.7 Isu Baru yang Penting dalam Pengelolaan Kontrak
III. Pengendalian Kinerja
III.1 Kontribusi bagi Pencapaian IKU
III.2 Perbaikan/Pengembangan Kegiatan Pengadaan
III.3 Perkembangan Penawaran
III.4 Daftar Hitam (Black List) Penyedia
III.5 Penghematan Biaya Kegiatan Pengadaan
III.6 Perkembangan Wanprestasi
III.7 Perkembangan Gagal Lelang
III.8 Kepuasan Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan
III.9 Kepuasan Penyedia Barang/Jasa
III.10 Umpan-Balik dari Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan
III.11 Tanggapan atas Sanggahan
III.12 Penanganan Pengaduan
III.13 Pelibatan APIP
III.14 Tindak Lanjut Rekomendasi APIP
Disusun Oleh, Mengetahui,
(jabatan) Kepala ULP,
(nama lengkap dan gelar) (nama lengkap dan gelar)
NIP NIP
241
4.5.1. Laporan sarana dan prasarana
berupa daftar inventaris Barang Milik
Negara (BMN)
4.5.2. Laporan evaluasi berdasarkan
analisis kebutuhan terbaru menurut jangka
waktu (timeline) tertentu
4.5. Sarana dan Prasarana
242
4.5.1. Laporan Sarana dan Prasarana berupa Daftar Inventaris Barang Milik Negara (BMN)
PETUNJUK UMUM:
Bukti dukung ini menyediakan sebuah template yang berisi daftar sarana dan
prasarana yang dimiliki oleh masing-masing unit layanan pengadaan.
Agar setiap sarana dan prasarana terdokumentasi dengan baik, setiap ULP
diharapkan mengisi tabel daftar inventaris yang secara umum mencakup
spesifikasi barang, nilai barang dan kondisinya, serta riwayat perolehan.
Dokumen bukti dukung ini bersifat fleksibel. Setiap ULP diperkenankan
menambah informasi lain yang relevan (jika dibutuhkan).
Daftar inventaris ini diisi oleh staf ULP dan diketahui oleh Kepala ULP.
243
Petunjuk Pengisian Tabel:
Kolom 1 diisi dengan dengan nomor/kode barang milik ULP
Kolom 2 diisi dengan jenis/nama barang
Kolom 3 diisi dengan type/merek barang yang ada pada kolom 2
Kolom 4 diisi dengan keterangan lain terkait dengan identitas barang
Kolom 5 diisi dengan jumlah barang yang bersangkutan di masing-masing ruangan
Kolom 6 diisi dengan harga beli barang yang bersangkutan
Kolom 7 diisi dengan keadaan barang apakag “baik”, “kurang baik”, atau “rusak”
Kolom 8 diisi dengan presentase penyusutan barang per tahun
Kolom 9 diisi dengan nilai baku barang yang bersangkutan
Kolom 10 diisi dengan asal/cara perolehan barang yang bersangkutan
Kolom 11 diisi dengan tahun perolehan barang
Kolom 12 diisi dengan unit kerja/personil yang menggunakan barang yang bersangkutan
244
LAPORAN SARANA DAN PRASARANA (DAFTAR INVENTARIS BARANG MILIK NEGARA, BMN)
LOGO INSTITUSI
Institusi : K/L/D/I
Nomor Dokumen :
Unit Kerja : Unit Layanan Pengadaan
Tanggal Penyusunan :
Periode : Tanggal Efektif :
Nomor/ Kode
Barang
Spesifikasi Barang Nilai Barang Riwayat Perolehan
Jenis/Nama Barang Type/ Merek Keterangan Jumlah Barang/ Ruangan
Harga Beli/ Perolehan
(Rp)
Keadaan: Baik (B),
Kurang Baik (KB), (Rusak Berat)
% Penyusutan
Nilai Baku (Rp)
Asal/Cara Perolehan
Tahun Perolehan
Unit Kerja/Personel
Pengguna
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
01 TANAH
01.01.
02 GEDUNG/BANGUNAN/RUANGAN
02.01. Gedung/Bangunan
02.01.01.
03 PERALATAN, PERLENGKAPAN, MESIN
03.01. Alat Angkutan Darat Bermotor
03.01.01.
03.02. Peralatan Kantor dan Rumah Tangga
03.02.01.
245
04 ASET TETAP LAINNYA
04.01.
JUMLAH
Disusun oleh,
Disahkan oleh,
(jabatan),
Kepala ULP,
(nama lengkap dan gelar) (nama lengkapdan gelar)
NIP … NIP …
246
4.5.2. Laporan evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru menurut jangka waktu
(timeline) tertentu
PETUNJUK UMUM:
Dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi ULP, perlu
ketersediaan sarana dan prasarana yang menunjang dan sesuai dengan
kebutuhan kegiatan pengadaan. Dengan demikian, setiap ULP perlu
membuat analisis kebutuhan pengadaan sarana dan prasarana.
Analisis kebutuhan ini juga disusun dengan asumsi bahwa sarana dan
prasarana yang ada mengalami penyusutan, atau terdapat kegiatan
pengadaan yang membutuhkan sarana prasarana baru yang sebelumnya
tidak ada.
Analisis kebutuhan sarana prasarana minimal mencakup spesifikasi barang
yang dibutuhkan, nilai barang, dan rencana perolehannya.
Template ini sudah menyediakan daftar jenis sarana prasarana yang umum
digunakan oleh ULP. Namun, dalam proses pengisiannya, setiap ULP
diperkenankan mengubah sesuai kebutuhan.
Setelah dilakukan analisis kebutuhan, setiap ULP juga perlu melakukan
evaluasi atas penggunaan sarana dan prasarana yang ada.
Evaluasi ini perlu disusun dengan tujuan untuk memetakan rencana
penggunaan setiap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh ULP.
Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, ULP dapat memutuskan rencana
pengunaan lanjutan masing-masing sarana dan prasarana apakah akan tetap
digunakan, dimutasi ke unit lain, disewakan, dijual, atau disimpan dalam
durasi waktu tertentu.
247
Petunjuk Pengisian Tabel:
248
249
LAPORAN EVALUASI SARANA DAN PRASARANA BERDASARKAN ANALISIS KEBUTUHAN TERBARU
LOGO INSTITUSI
Institusi : K/L/D/I Nomor Dokumen : Unit Kerja : Unit Layanan Pengadaan Tanggal Penyusunan :
Tanggal Efektif :
Nomor/ Kode
Barang
Barang yang Dibutuhkan Analisis Kebutuhan Terbaru Evaluasi Kebutuhan
Spesifikasi Barang Nilai Barang Rencana Perolehan Efektivitas Efisiensi Prioritas
Jenis/Nama Barang Keterangan Jumlah Barang/ Ruangan
Perkiraan Harga Beli/ Perolehan
Masa Manfaat (Tahun)
Asal/Cara Perolehan
Tahun Perolehan
Unit Kerja/ Personel
Calon Pengguna
Kesesuaian dengan
kebutuhan aktual
Kesesuaian dengan
Kemampuan Anggaran dan Masa Manfaat
Prioritas (skala 1-5)
1=sangat penting, 5=sangat tidak
penting
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
01 TANAH 01.01. 02 GEDUNG/BANGUNAN/RUANGAN 02.01. Gedung/Bangunan 02.01.01. Bangunan Kantor 02.02. Ruangan 02.02.01. Ruang Penerima Tamu
250
02.02.02. Ruang Pertemuan dengan Penyedia
02.02.03. Ruang Rapat Internal 02.02.04. Ruang Pejabat ULP
02.02.05. Ruang Kerja Pegawai
02.02.06. Ruang Arsip
02.02.07. Gudang
03 PERALATAN, PERLENGKAPAN, MESIN
03.01. Alat Angkutan Darat Bermotor 03.01.01. Kendaraan Dinas Jabatan/Dinas
Lapangan
03.01.02.
03.02. Peralatan Kantor dan Rumah Tangga
03.02.01. Alat Tulis Kantor
03.02.01. Komputer Desktop/Laptop/Notebook
03.02.01. LAN/internet router
03.02.01. mesin pencetak (printer)
03.02.01. mesin pemindai (scanner)
03.02.01. mesin penghancur kertas
03.02.01. mesin fotokopi
03.02.01. pesawat telepon
251
03.02.01. mesin faksimili
03.02.01. micropohone
03.02.01. sound system
03.02.01. LCD/LED projector
03.02.01. layar visual 03.02.01. TV LCD/LED 03.02.01. papan informasi 03.02.01. papan tulis (black/white board) 03.02.01. spidol/kapur 03.02.01. paku tindis 03.02.01. penghapus karet 03.02.01. perlengkapan medis P3K 03.02.01. meja kerja 03.02.01. meja rapat 03.02.01. meja tamu/tunggu 03.02.01. kursi kerja 03.02.01. kursi rapat 03.02.01. kursi tamu/tunggu 03.02.01. lemari buku 03.02.01. lemari arsip (file cabinet) 03.02.01. brankas
03.02.01. alarm sistem
03.02.01. alat deteksi asap
03.02.01. hydrant
252
03.02.01. alat pemadam kebakaran
03.02.01. CCTV (closed circuit television)
03.02.01. AC (air conditioner)
03.02.01. jam dinding
03.02.01. kalender ruangan
03.02.01. video recorder
03.02.01. tape recorder
03.02.01. digital camera
03.02.01.
04 ASET TETAP LAINNYA 04.01.
JUMLAH
Disusun oleh, Disahkan oleh,
(jabatan), Kepala ULP,
(nama lengkap dan gelar) (nama lengkapdan gelar)
NIP … NIP …
top related