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SYC CONCILIACIONES El software que le ayudará a reducir
el tiempo de sus conciliaciones entre
un 70% a un 90%
“En muy pocos meses de implementado SYC Conciliaciones hemos notado grandes cambios en
las conciliaciones bancarias. Pudimos minimizar las partidas pendientes de conciliación y
maximizar el análisis de las mismas al disminuir el trabajo manual.” – Brenda Cuevas (Gerente
de Administración de Mapfre Argentina)
SYC - Conciliaciones
Objetivo
SYC - Conciliaciones tiene como propósito aumentar la productividad del
conciliador o conciliadores, con el consecuente beneficio económico,
evitando realizar tareas que no aportan valor agregado alguno. Para lograr
este cometido, este sistema automatiza el ingreso de las partidas bancarias
y contables, como así también concilia aquellos pares de partidas que
cumplen con los parámetros definidos previamente por el usuario.
Además de la ayuda que se proporciona al trabajo del conciliador, el sistema
provee una herramienta que le es útil a quien tiene a cargo la supervisión de
las diferentes conciliaciones y, al mismo tiempo, al auditor interno o externo.
La misma consiste en la posibilidad de acceder, por un lado, a la forma en
que fueron aplicadas las diferentes partidas, y por otro, a aquellas que están
pendientes en la actualidad.
Reemplace lo manual por lo automático
“El impacto de SYC Conciliaciones ha sido positivo, automatizando las conciliaciones bancarias
en más de un 70%. El soporte recibido ha sido dentro de los tiempos esperados y en pro de
solucionar a corto plazo los incidentes presentados” – Florangel Rojas (Gerente de Mejora
Continua de Grupo REY)
Automatización
El poder de SYC - Conciliaciones se basa en la automatización de los
diferentes procesos que llevan a la concreción de la conciliación.
El primero de los procesos es la captura de los datos bancarios y contables.
Para lograr la automatización en este proceso, el sistema posee opciones
para importar los estados de cuenta en Excel o separados por caracteres
especiales (comas, puntos y comas, etc.) o archivos de SWIFT (MT940 o
MT950); y una captura parametrizable de la información contable (lo cual
permite trabajar con cualquier tipo de sistema contable o ERP).
Una vez importados los movimientos son sometidos a los procesos de
conciliación y anulación automática.
En el primero, el sistema intenta buscar aquellos pares de partidas -del Banco
y de la contabilidad- que estén en condiciones de conciliarse, según lo que el
usuario haya definido (coincidencia de numeración o referencias, rango de
fechas, qué tipo de operación contable se puede conciliar con qué tipo de
operación de banco, coincidencia de sector -centro de costos, tienda,
restaurante, etc.-).
Supere Auditorías en tiempo y forma
“El sistema SYC Conciliaciones es una herramienta muy útil, que nos
permite realizar el cruce de información a diario, por lo tanto se puede
contar con saldos actualizados de los movimientos bancarios.” – Amparo
Cruz (Gerente de Contabilidad de QBE La Colonial Ecuador)
En forma similar existe el proceso de anulación automática. Es la búsqueda de pares de partidas del Banco contra el Banco o de libros contra libros (generalmente son ajustes o cheques anulados). Tanto la conciliación como la anulación se subdividen en tres (3) procesos o “barridas” en los cuales se van realizando comparaciones con diferentes criterios.
Conciliación por Igual Número de Referencia
En este caso, el sistema sumará todos los débitos y créditos que tengan las mismas referencias (muchos contra muchos) y si esa sumatoria es igual a cero o menor a una suma pequeña previamente estipulada, conciliará en forma automática dichos importes.
Conciliación Automática por Grupos (Sugerencias)
Dado que en ciertas oportunidades existen comprobantes que agrupan a otros (ej.: Hojas de depósito agrupan varios cheques), el sistema prevé una búsqueda inteligente de todas las combinaciones posibles para formar cada comprobante grupal. Luego el usuario sólo debe seleccionar cuál de ellas son las válida.
Ahorre tiempo y dinero
“SYC Conciliaciones es bastante sencillo de utilizar y dispone de varios
reportes que garantizan la revisión óptima de la tesorería así como permite
el análisis de las partidas pendientes.” – Paola Mosquera (Jefa de
Contabilidad y Tesorería de Mapfre Atlas Ecuador)
Conciliación Manual
Cuando todo aquello que pudo aplicarse en forma automática se ha
eliminado se debe continuar la conciliación en forma manual.
SYC - Conciliaciones posee una interfase muy amigable, los movimientos
pueden ordenarse y filtrarse de diferentes formas, y con sólo hacer "doble
click" las partidas quedan seleccionadas para conciliarse.
A medida que se van seleccionando las diferentes partidas, se muestra cuál
es la diferencia necesaria para lograr que se balancee la aplicación. Esto
permite facilitar la búsqueda del importe o los importes que faltan o sobran
para conformar la conciliación.
Reemplace lo manual por lo Automático
“SYC Conciliaciones es un producto muy bueno y ofrece resultados tangibles a muy corto
plazo.” – Eduardo Domínguez (V.P. de Operaciones Financieras de Banco General Panamá)
Ingreso de Observaciones
SYC – Conciliaciones fue concebido tanto como una herramienta operativa,
como así también, para generar una colaboración entre diferentes áreas. Es
por ello que existe la posibilidad de ingresar observaciones o comentarios a
cada una de las partidas pendientes.
Estas observaciones pueden ser ingresadas tanto por los conciliadores como
para otras personas, que si bien no son quienes concilian, tienen alguna
ingerencia sobre los movimientos pendientes (Tesorería, Cajeros, Sucursales,
etc.). Estas otras personas pueden entonces ayudar a los conciliadores
aportando su conocimiento sobre las partidas y aclarando aquellas
operaciones que tienen algún tipo de conflicto.
Esta información le es útil tanto al conciliador como al auditor o supervisores
ya que evita el pedido de aclaraciones ya que todo está disponible dentro del
sistema.
Aumente la Productividad
“Hemos reducido tiempos de las conciliaciones bancarias que nos permitió mejorar el control
bajando las partidas pendientes. El software tiene muy buena perfomance y el servicio post
venta cumple muy satisfactoriamente las necesidades del cliente.” – Gustavo Salas (Tesorero
de La Caja de Argentina)
Reportes
Los reportes son útiles, tanto en la función de control (se cuenta con reportes
de supervisión y estadísticos), como así también en el trabajo del conciliador.
El objetivo de los reportes es mostrar la información sobre posibles
conciliaciones o errores que no se observan a simple vista. Por ejemplo,
existe un reporte en el que se detallan las partidas de igual importe pero que
se encuentran “cruzadas” entre distintos Bancos, de forma tal de detectar
fallas en la registración contable.
Desde el punto de vista del control, existen reportes que posibilitan saber
qué partidas fueron conciliadas o anuladas con qué otras, quién fue el que
realizó dicha conciliación, en qué fecha y de qué forma se hizo.
Reemplace lo tedioso por lo Sencillo
“La automatización de la conciliaciones bancarias con el sistema SYC Conciliaciones
proporcionó a los conciliadores agilidad en los cruces de partidas, un mayor contacto con los
sectores de consulta y mejoró la accesibilidad en la búsqueda de información histórica.” –
Héctor Grasso (Gerente de Contabilidad de Banco Patagonia de Argentina)
Clientes
“Dentro de los impactos más relevantes de la implementación de SYC Conciliaciones en RSA
Seguros Chile, destacan la estandarización del proceso de carga de estados de cuenta de
banco, mayor rapidez y mejora en la eficiencia de la conciliación.” – Jorge Olivares Anabalón
(Analista de Proyectos Senior de RSA SEGUROS de Chile)
Contactos
Lo invitamos a comunicarse con nosotros para obtener información adicional
o una demostración del funcionamiento del sistema.
Pablo Litvachkes
SYC Consulting – Presidente
e-mail: pablol@sycconsulting.com / Tel.: 1-787-405-8419
El software que le ayudará a reducir
el tiempo de sus conciliaciones entre
un 70% a un 90%
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