systém refundácie výdavkov v programe cezhraničnej spolupráce sr-at

Systém refundácie výdavkov v Programe cezhraničnej spolupráce

SR-AT

Zmluva o poskytnutí finančného príspevku zo ŠR

Podpis do 2 mesiacov od podpisu Zmluvy o poskytnutí FP z ERDF

Podklady pred podpisom Zmluvy:- potvrdenie Sociálnej poisťovne o nedoplatkoch;- potvrdenie Daňového úradu o nedoplatkoch;- potvrdenie/-a zo zdravotnej/-ých poisťovne/-í o nedoplatkoch;- doklad o pridelení DIČ; - doklad o zriadení účtu;- výpis z registra trestov štatutárneho zástupcu (zástupcov)

Zmluva o poskytnutí finančného príspevku zo ŠR

účel zmluvy: spolufinancovanie Určených aktivít Projektu realizovanými slovenskými partnermi prostredníctvom štátneho rozpočtu SR

priama spojitosť zmluvy s Dohodou o spolupráci úprava všeobecných povinností, prevodu a

prechodu práv a povinností, vysporiadania finančných vzťahov, účtovníctva, platieb...

Pravidlá minimálnej pomoci

Príklady pomoci: prenájom nehnuteľného majetku z projektu

za cenu nižšiu, ako je trhová cena, poskytovanie poradenských služieb

bezplatne alebo za čiastočnú úhradu poskytovanie školení bezplatne alebo za

čiastočnú úhradu

Pravidlá minimálnej pomoci

Oznamovacia povinnosť poskytovateľa pomoci – partnera projektu a príjemcu pomoci – tretieho subjektu (účastníka aktivity): zákon č. 231/1999, § 22:

- do 30 dní od ukončenia štvrťroka, v ktorom bola pomoc poskytnutá

Obsah prvostupňovej kontroly

Kontrola verejného obstarávania Administratívne overenie účtovných

dokladov, ktoré sú zasielané spolu so zoznamom deklarovaných výdavkov a vystavenie osvedčenia o oprávnenosti výdavkov

Kontrola na mieste

Predpoklady pre vykonanie administratívneho overenia

Monitorovacie správy Zoznam výdavkov spolu s prílohami

(účtovné doklady, výpisy z účtovníctva) Povinnosť prijímateľa viesť analytické

účtovníctvo pri podvojnom účtovníctve alebo slovné a číselné označenie projektu v účtovnom zápise pri jednoduchom účtovníctve

Monitorovacie obdobie a správa

Monitorovacie obdobie sa medzi projektovými partnermi musí zhodovať a musí nadväzovať na predchádzajúce

Monitorovacia správa – popísať plnenie aktivít (etáp) projektu v zmysle tabuľky 2.5 „Prehľad jednotlivých etáp projektu, aktivít, harmonogramu realizácie a zapojenia partnerov do projektu“ projektovej žiadosti

Prílohy finančnej správy

Predkladať originály dokladov k výdavkom uskutočneným v rámci monitorovacieho obdobia (nestačí kópia overená prijímateľom)

Telefón, energie..., doklad z ERP, výpis z bankového účtu – postačuje kópia overená štatutárom (Výnimka)

Doklady zoradiť podľa poradia vo Finančnej správe a vyznačiť úhrady vo výpise z bankového účtu

Výdavok = úhrada finančných prostriedkov!!!

Analytické účtovníctvo

V zmysle zákona 528/2008 Z. z. v z.n.p. Podvojné účtovníctvo

– Hospodárske stredisko pre projekt– Špeciálne analytické účty pre projekt

Kategórie výdavkov

1. Interné náklady organizácie zahŕňajúce: 1.1 Mzdy, odvody a súvisiace dane 1.2 Prevádzkové náklady (režijné náklady) 1.3 Cestovné náklady

2. Externé náklady zahŕňajúce: 2.1 Náklady na tovary 2.2 Náklady na služby

3. Investície zahŕňajúce: 3.1 Investície 3.2 Stroje a zariadenia 3.2 Stavby

Personálne výdavky

výplatná listina (mzdový list) alebo obdobný interný dokument; pracovná zmluva a iné druhy zmlúv (napr. dohoda o vykonaní

práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov);

výkaz (mesačný) platieb do Sociálnej poisťovne; výkaz (mesačný) platieb do zdravotných poisťovní hlásenie (štvrťročné) – daň zo závislej činnosti pracovný výkaz (timesheet); dokument potvrdzujúci úhradu (miezd, odvodov, daní a pod.)

Najčastejšie nedostatky personálnych výdavkov

Dohoda o pracovnej činnosti – max. 10h/týž. Dohoda o vykonaní práce –

– max. 350 h/ročne– práca vymedzená výsledkom

Podpis dohody min. 1 deň pred začiatkom vykonávania práce

Hospodárnosť a efektívnosť, napr. zvýšenie hodinovej sadzby z dôvodu vykonávania práce pre projekt

Uviesť identifikáciu projektu Duplicita (práce na rôznych projektoch/HPP)

Prevádzkové náklady

Energie: zmluva, faktúra (harmonogram platieb), výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu;

Telekomunikačné služby: faktúra s príslušnými prílohami, výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu;

Prenájom (priestorov, zariadení): zmluva, faktúra (ako bola vystavená), výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu;

Spotrebné materiály, pomôcky: doklad potvrdzujúci úhradu, (faktúra); Poplatky/platby, ktoré priamo súvisia s realizáciou projektu, napr.

medzinárodné finančné transakcie, poplatky za bankový účet VP/HCP, overenie dokumentov a pod.;

Cestovné

Cestovný príkaz Doklad o preprave (cestovný lístok) Záznam o prevádzke motorového vozidla,

kópia TP, doklad o nákupe PHM, Výpočet výdavkov

Správa zo služobnej cesty Doklad o ubytovaní a zaplatení ubytovania Doklad o úhrade diét a ubytovania

Externé výdavky - služby

Zmluva (objednávka) Dokumentácia k verejnému obstarávaniu Faktúra Doklad o úhrade Doklad o prevzatí výstupu Výstupy – štúdie, letáky, brožúry, prezentácie atď Pracovný výkaz (príkazná alebo mandátna zmluva) Ďalšie doklady

Ďalšie doklady

Likvidačný list/“košieľka“ Súpis vykonaných prác – položkovitý

rozpočet musí byť k dispozícii v elektronickej forme

Prezenčná listina – strava a ubytovanie Rozpis stravovacích položiek Bibliografia (experti) Dodatočne vyžiadané podporné doklady

Externé výdavky – tovary

Zmluva (objednávka) Dokumentácia k verejnému obstarávaniu Faktúra Doklad o úhrade Doklad o dodaní/prevzatí Zaradenie do evidencie Spôsob výpočtu odpisov a odpisový plán ( > 1700€

HIM alebo 2400 € NIM), pozor na súbor hnuteľných vecí

Účtovný zápis o zaúčtovaní odpisov

Faktúra

Náležitosti v zmysle zákona o DPH Identifikácia projektu – na faktúre Vykonanie predbežnej finančnej kontroly v zmysle

zákona č. 502/2001 Z. z. v platnom znení Zaúčtovanie dokladov

– analytické účtovníctvo– slovným a číselným označením projektu v účtovnom zápise

Doklad o úhrade alebo pri platbe hotovosti VPD (zmluva, objednávka) Ďalšia a podporná dokumentácia

Investície

Zmluva Dokumentácia k verejnému obstarávaniu Doklad o dodaní/prevzatí Zaradenie majetku do evidencie Faktúra Doklad o úhrade Fotodokumentácia, vzorky databáz, software,

atď

Publicita

Informačná tabuľa (investičné projekty) Informačná tabuľa, plagát s logom programu

pri stretnutiach, seminároch... Logo programu a informácia o podpore z

ERDF (publikácie, webová stránka, CD, brožúry)

Logo programu a vlajka EÚ na propagačných predmetoch

Špecifické druhy oprávnených nákladov

Daň z pridanej hodnoty (DPH) nie je oprávneným výdavkom, ak ju skutočne a s konečnou platnosťou neplatí (neznáša) partner (platiteľ prikladá podklady pre výpočet dane) – Platca má nárok na odpočet ak má príjem

(nemusí byť zisk) z ekonomickej činnosti Poplatky - finančné poplatky a náklady na

záruky (bankové) sú oprávnenými nákladmi.

Oprávnené poplatky v prípade príspevku z ERDF na realizáciu programu

poplatky za medzinárodné finančné transakcie;

bankové poplatky za otvorenie a správu bankového účtu, ak si realizácia projektu vyžaduje otvorenie osobitného bankového účtu;

náklady na záruky poskytnuté bankou alebo inou finančnou inštitúciou v takej miere, ako to požadujú vnútroštátne právne predpisy príslušnej krajiny alebo Spoločenstva;

poplatky za právne poradenstvo, notárske poplatky, ak súvisia priamo s projektom a ak sú nevyhnutné pre jeho realizáciu.

Predmet výkonu kontroly na mieste

Overenie skutočného dodania tovarov, vykonania prác alebo poskytnutia služieb

Overenie súladu realizácie projektu so zmluvou o poskytnutí FP

Reálnosť monitorovacích správ Kontrola účtovníctva Overenie prípadných príjmov z projektu Dodržanie pravidiel publicity Odstránenie nedostatkov zistených pri

predchádzajúcich kontrolách (ak je aktuálne)

Overenie skutočného dodania tovarov, vykonania prác alebo poskytnutia služieb

Overovanie originálov dokladov, ktoré nie sú súčasťou dokumentácie zasielanej so zoznamom deklarovaných výdavkov (stavebný denník)

Vizuálne overenie fakturovaných stavebných prác

Zaradenie do majetku (pridelenie inventarizačného čísla)

Výnosy

Výnosy sú príjmami, ktoré projekt dosiahne z predaja, prenájmu, služieb, poplatkov alebo iných podobných činností. Takýmito príjmami môže v kontexte programu byť:

predaj brožúrok alebo služieb; poplatky za účasť alebo zápisné; dary a sponzoring pre projekt alebo pre partnera v

prípade, že sa týkajú aktivít projektu spolufinancovaných programom sa budú považovať za výnosy.

Neoprávnené výdavky

akékoľvek náklady zaplatené pred alebo po uplynutí doby oprávnenosti, ako to stanovuje zmluva o poskytnutí NFP;

kúpa (obstaranie) pozemku; kúpa (obstaranie) nehnuteľného majetku; kúpa hnuteľného majetku, ktorý priamo nesúvisí s projektom; reprezentačné položky; nezaplatené časti faktúr; neuplatnené zľavy; úroky z dlžných súm; dane a clá vo všeobecnosti, okrem napr. nerefundovateľnej dane z pridanej hodnoty; pokuty, finančné sankcie a výdavky na súdne spory; náklady splatných (splácaných) úrokov, prečerpanie úveru; poplatky pri výmene mien a kurzové straty; rezervy na budúce straty alebo iné prípadné záväzky v budúcnosti; provízie a dividendy, vyplatenie zisku;

nákup obchodného podielu a akcií obchodovaných na burze cenných papierov; platy štátnych zamestnancov, ak to súvisí s ich každodennými činnosťami a povinnosťami

vyplývajúcimi zo zákona; honoráre za účasť na zasadaniach; výdavky na bývanie; jednorazové kultúrne podujatia (výstavy, festivaly), pokiaľ nepredstavujú trvalú spoluprácu

alebo pracovný pomer; honoráre za umelecké činnosti; nepeňažné príspevky; paušálne platby; subdodávateľské činnosti zvyšujúce náklady prevádzky bez pridanej hodnoty; subdodávateľské zmluvy, v rámci ktorých je platba stanovená ako percentuálny podiel z

celkových nákladov prevádzky (činnosti), pokiaľ takúto platbu neodôvodní vedúci partner alebo jeho partneri s ohľadom na skutočnú hodnotu vykonanej práce alebo poskytnutých služieb;

akékoľvek výdavky účtované tretím stranám a ktoré tak neznáša vedúci partner alebo jeho partneri;

akékoľvek služby, obstarávanie alebo stavebné práce priamo nesúvisiace s projektom; výdavky, ktoré priamo nesúvisia s vedúcim partnerom alebo jeho partnermi (okrem Fondu

malých projektov); akékoľvek formy dvojitého financovania sú neoprávnenými výdavkami (napr. výdavky, ktoré už

boli uhradené z fondov EÚ)Hotovostné výdavky nad limit (500€/deň alebo 1 000€/mesiac)

Verejné obstarávanie

Directive 2004/18/EC of the European Parliament and of the Council

Zákon č. 25/2006 Z. z. v platnom znení Nariadenia v Implementačnom manuáli pre

zákazky s nízkou hodnotou (kap. 2.7)

Rozdelenie zákaziek a postupovTovary Služby* Práce

Nadlimitné >130 000 € pre orgány SR

>200 000 € Verejná správa

> 400 000 € neverejný sekt.

>5 000 000 €

Podlimitné >40 000 >200 000 €

Podprahové >10 000 € >20 000 €

S nízkou hodnotou

>5000 €< 5000 €

Zmena zákona o VO

Zákon č. 58/2011 Z. z. ZRUŠENIE ZADÁVANIA PODLIMITNÝCH

ZÁKAZIEK PODPRAHOVÝM POSTUPOM §7 – ods. 1(určenie limitov podľa výšky poskytnutého príspevku – ERDF + ŠR)

Zverejňovanie zmlúv - §47a Občianskeho zákonníka

Princípy verejného obstarávania

Rovnaké zaobchádzanie Nediskriminácia uchádzačov alebo

záujemcov Transparentnosť Hospodárnosť a efektívnosť

Kontrola dokumentov z procesu VO

Pred zverejnením – oznámenie a súťažné podklady (nadlimitné a podlimitné zákazky)

Pred uzatvorením zmluvy medzi prijímateľom a dodávateľom – kópia kompletnej dokumentácie vrátane ponúk (nadlimitné, podlimitné a podprahové zákazky)

Kontrola spolu so zoznamom deklarovaných výdavkov – zákazka s nízkou hodnotou

Podklady pre nadlimitné a podlimitné zákazky – pred podpisom zmluvy

Min. 20 dní pred podpisom zmluvy s dodávateľom: Oznámenie o vyhlásení Súťažné podklady Zápisnice z vyhodnotenia splnenia podmienok účasti

a z vyhodnotenia ponúk Hodnotiace hárky členov komisie Ponuky uchádzačov, žiadosti záujemcov o účasť Návrh zmluvy s úspešným uchádzačom

Podklady pre podprahové zákazky – pred podpisom zmluvy

Min. 20 dní pred podpisom zmluvy s dodávateľom:

Zverejnenie výzvy Súťažné podklady Zápisnica z vyhodnotenia splnenia

podmienok účasti a z vyhodnotenia ponúk Oznámenie neúspešným uchádzačom

Po podpise zmluvy s dodávateľom(nad-/podlimitná a podprahová)

Zmluva (originál, resp. overená alebo osvedčená kópia)Link na zverejnenú zmluvuOznámenie o výsledku/Informácia o uzatvorení zmluvy

Do 20 dní po podpise zmluvy s vybratým dodávateľom

Nedovolené rozdelenie predmetu obstarávania

V zmysle metodických usmernení ÚVO:

„Významnú úlohu pre proces VO, stratégie pre uzavretie zmluvy zohráva poznanie možností trhu, možností jednotlivých dodávateľov a p.“

Rozlišovať služby a práce

Podklady pre zákazky s nízkou hodnotou

Pre zákazky nad 5000 € je povinné:– Doručenie 3 ponúk– Ponuky a prípadne zápisnica z prieskumu trhu– Zmluva s vybratým uchádzačom

Pre zákazky pod 5000 € sa odporúča dodržiavať

Nákup od organizácie v pôsobnosti žiadateľa

Napr. obec a jej Technické služby, VÚC a internát školy v jej pôsobnosti.

Organizácia v pôsobnosti nesmie vytvoriť zisk na zákazke

Treba dokladovať skutočné náklady (kalkulačný vzorec a daňové doklady)

Nestačí interná faktúra

Kontakty

Ing. Milan Krajčo – 02/58317532; milan.krajco@build.gov.sk

Ing. Lucia Lehocká– 02/58317276; lucia.lehocka@build.gov.sk

Ing. Lenka Uličná– 02/58317479; lenka.ulicna@build.gov.sk