ta styringen!

- Hvordan SharePoint muliggjør virksomhetsstyring.

Marcus Henriksen, Rådgiver

Rådgiver i Bouvet innenfor Information Management

Utdannet Master i Informasjonssystemer ved UiA

Tidligere vært 10 år i Telekom bransjen innenforBillingITBusiness Intelligence

Data

Informasjon

Kunnskap

Handling

TolkeForstå sammenhengerGi meningKPI, Dashboad, Rapporter

Vise mønstreÅrsak - VirkningEkspertsystemer

Forebedre forretningsprosesserTa faktabaserte beslutningerGi konkurransefordeler

Modenhet

Forståelse

• Problemet oppstår først når du øker antall applikasjoner eller systemer som brukerenkan benytte for et utføre en bestemt oppgave.

• Hva når den ansatte skal håndtere rapporter fra hvert enkelt system, og sammenlignedem?

Applikasjoner

OmrådeOmrådeID

GrenGrenID

Forretnings-enhet

FeID

LokasjonLokasjonID

Planlegging Produksjon Distribusjon Ekspedisjon

• Hver enkelt avdeling har sine egne begreper for ting som «område», «anlegg»,«kunde», «forbruker» og «leverandør». Eksempel;

• En leder kaller hans produksjonslokasjon for «område», IT avdelingen kaller defor «gren» og finans kaller de for «forretningsenhet»

• Produksjon bruker «produksjonslinje» mens finans bruker «anlegg»

• Noen sier «kunde og område», mens andre bruker «konto og kunde»

Dette viser at semantikk er grobunn for økt kompleksitet i alle typer virksomheter.

• Datamodellene er utdaterte eller eksisterer ikke

• Point-to-point «Spagetti» applikasjonsintegrasjon (SPROC)

• Massiv data redundans, kreative DBA

• Datavolumet øker kraftig. Det er relativt billigå handle lagringskapasitet og prosesserings-kapasiteten øker.

Salgs-system

Markeds-system

Kunde-tjeneste-system

HR

Faktura Ordre Innkjøp

Konto-plan

• Strukturerte data• Master Data (Kunde, Produkt, Lokasjon, Ansatte etc.)• Transaksjonsdata (Ordre, Fakturering etc.)

• Ustrukturerte data• Epost• Dokumenter• Web innhold• Bilder• Video• Lyd

• Kun 1 av 10 (9%) pålegger forretningsregler i de operasjonelle datakildene (SOE)

• Kun 2 av 10 (21%) gjennomfører datakvalitets kontroller og bruker disse aktivt i validering av informasjon

• Kun 1 av 10 (12%) har et fornuftig grep om nøkkel masterdata områder

• Kun 1 av 10 (9%) har fullstendige dokumenterte begrepsstandarder

• Kilde; Data Governance Benchmarking Survey 2011, The Information Difference (http://www.informationdifference.com/)

Data

Hvordan skal ledelsen ta korrekte beslutningerbasert på en slik datatilstand?

Datavarehus?

Business Intelligence?

DataGovernance?

Information Management?Kpi?

QlikView?PerformancePoint? Datakvalitet?

• The Most Basic Requirement of All• Ronald G. Ross – “father of business rules”

Avtale

• SBV er en avtale mellom forretningssidene samt IT der fokuset er på å finnefelles definisjoner på forretningsentiteter og relasjonene mellom dem.

• SBV opptrer som en database for deling av metadata på tvers av applikasjoner og prosesser.

• Tilnærming; Konseptuell, logisk og fysisk datamodelleringer.

Forretningsside Forretningsside

IT

Fokus; Å finne forretningsentitetene og det høyeste nivået av relasjoner mellom dem.

Forretnings-enhet

Entitet• Noe som er av interesse for forretningsmiljøet• Et objekt som vil ha mange instanser i en database / it-miløet• Er sammensatt av mange attributter som beskriver entiteten• Er unik

ProduktLokasjon

Leveranser• Forretningsentitetene og relasjonene (gjenbrukt fra konseptuell modell)• Alle attributtene for hver entitet (karakteristika)• Primærnøklene for hver entitet• Fremmednøklene for hver entitet• Spesifikasjon av alle tabeller og kolonner

Fokus; Å beskrive data på et så detaljert nivå som mulig, uavhengig av hvordan defysisk vil bli implementert i databasen.

ForretningsenhetFe_Id (PK)Fe_NavnFe_BeskrivelseLokasjons_Id (FK)

ForretningsenhetFe_Id_Pk (int identity 1,1) not nullFe_Navn varchar (10)Fe_Beskrivelse nvarchar(50)Lokasjons_Id_Fk (int) not null

LokasjonLokasjon_Id (PK)Lokasjon_NavnLokasjon_Beskrivelse

LokasjonLokasjon_Id_Pk (int identity 1,1) not nullLokasjon_Navn varchar (20)Lokasjon_Beskrivelse nvarchar(50)

Applikasjoner

OmrådeOmrådeID

GrenGrenID

Forretnings-enhet

FeID

LokasjonLokasjonID

Planlegging Produksjon Distribusjon Ekspedisjon

Abstrakt Nivå

Konkret NivåEksisterendedatamodeller

Nydatamodell

SBV

Rapporteringslag / SharePoint 2010 / Arbeidsprosesser

Forretnings-enhet

• Forbedrer kommunikasjon internt på forretningssiden samt mellom forretningssiden og IT

• Øker oppmerksomheten og reduserer usikkerheten / kompleksiteten rundt data

• Øker forståelsen av hvorfor information managment prosjekter må gjennomføres, kan fungere som et proof-of-concept.

• Lav investeringskostnad for å komme igang, kan realiseres ved gjenbruk av verktøy som allerede eksisterer i organisasjonen.

• Forankring i toppledelsen og et klart mandat.

• Eierskapet må ligge på forretningssiden, men kan fasiliteres og implementeres av IT

• Tilgang på folk / kompetanse

• Verktøy;• Data Modellering (SharePoint Visio Services, MS SQL, PPT)

• Data Mapping, Integrasjon (SSIS, MS Biztalk, MS SQL)

• Deling av metadata som genereres i arbeidet (SharePoint)

Er dette virkelig så enkelt?

• Selv om utvalget beslutter definisjoner i SBV, vil det over tid oppstå endringer som må håndteres.

• Spesiellt når BI-applikasjoner skal gjenbruke definisjonene i SBV kan det oppståkonflikter mellom definisjonen og utforming av GUI.

• Eksempel er «EstimertOrdreVolum».

• Det må være en kanal i organisasjonen for å kommunisere endringer. En tilnærming til dette er ved innføring av metodikk for Data Governance.

Definisjon• De ansatte, prosessene, reglene og teknologien som brukes til å formelt

håndtere og beskytte strukturerte og ustrukturerte data for å sørge for en felles forståelse og annerkjennelse av data som en verdifull eiendel i selskapet

Hensikt• Å redusere kompleksiteten i organisasjonen

• Data Governance Change Control Board

• Ambassadører for Shared Business Vokabulary• Ansvarlige for godkjenning av endringsforespørsler, endre eksisterende data

elementer og innføring av nye data elementer i organisasjonen. • Endringer skal godkjennes av dette uvalget før det sendes til utfører / IT.• Mandat / Myndighet

• Data Steward• Ansvarlig for utføre godkjente oppdrag, endringer og tillegg til Shared Business

Vokabulary.

• Hvilke ansatte passer i slike roller?

• Strukturerte data?

• Ustrukturerte data?

• Fellesnevneren er at om data er delt og er kritiske for verdikjeden i organisasjonen -må de styres.

SBV

SharePoint

2010

Model

Discover

Map

ProfileClean

Integrate

Provision

MonitorProtectSecure

Definer

Identifiser

MålIntegrer

Lever / Del

Kontroller Metadata må delesmellom hvert steg

Hver prosess har en tilknyttetteknologi for å støtte utførelsenav oppgaven

• Tilgjengeliggjøring og deling av metadata

• Gjenbruk av kjente kommunikasjonskanaler og danne samarbeidsområder

• Innhenting av informasjon vedr begrepsavklaring (avstemning / polls)

• Har verktøy som støtter arbeidet (Visio, PerformancePoint)

Bente LangerudMortensen

Jan Waage

Bernt Ove Bessesen

Ole Ivar Gundersen

Marcus Henriksen