tÁmop - 3.2.4 pénzügyi elszámolás

TÁMOP - 3.2.4Pénzügyi elszámolás

1. Kifizetési igénylések típusai

2. Benyújtandó dokumentumok

3. Kifizetési kérelem

4. Szerződésmódosítás

5. Főkedvezményezett feladata

1. Kifizetési igénylések típusai

A. Előleg

B. Időközi kifizetési igénylés

C. Záró egyenleg kifizetési kérelem

1/A. Előleg

EREDETI

OK

OKElszámolása

Amikor a köztes kifizetés összege eléri a megítélt támogatás összegének 60%-át. Legkésőbb a záróegyenleg kifizetési igénylésben.

Visszafizetése

Amennyiben nem nyújt be kifizetési igényt az előleg kifizetésétől számított 8 hónapon belül.A támogatás nem rendeltetésének megfelelő használata.

OK

!

Előleg Köztes kifizetés

Előleggel való elszámolás

Számlát nem kell

benyújtani

Be kell nyújtani számlát

Be kell nyújtani számlát

Kifizetés van Kifizetés van Kifizetés nincs

Előleg fizetési kérelem, kifizetési kérelem

• Előleg formanyomtatvány

• Kifizetési kérelem nyomtatvány

Microsoft Word dokumentum

Microsoft Word dokumentum

1/B. Időközi kifizetési igénylés

• 1 eredeti + 1 elektronikus példány (CD/DVD)

• Projekt keretében felmerült költségek elszámolása

• Utófinanszírozás – 60 napon belül kerül a támogatás folyósításra, a hiánypótlás idejét nem beleértve

• Előkészítés költségeinek elszámolása - 1. kifizetési kérelem!

• Elszámolási csomag benyújtásának feltételei: 281/2006. (XII.23.) Korm.rend. Igényelt támogatás összege > megítélt támogatás 10%-a, és legalább 100 ezer Ft.

• TSZ aláírását követő 12 hónapon belül, előleg igénylés esetén 8 hónapon belül kifizetési kérelem benyújtásával kell igazolni a megítélt támogatás legalább 10%-ának felhasználását.

Jó tételek továbbengedésének szabályai• A hiánypótlással nem érintett tételekre jutó támogatás (ún. jó tételek)

a beérkezéstől számított 60 napon belül kifizetésre kerül, a hiánypótlandó tételeket a KSZ felfüggeszti.

• Hiánypótlás: ha a benyújtott kifizetési kérelem formailag, tartalmilag hiányos, hibás, akkor egy alkalommal lehetőség van hiánypótlásra.

• Önkorrekciót nem áll módunkban elfogadni!• Hiánypótlásra 30 naptári nap áll a kedvezményezett

rendelkezésére. Ha a benyújtott HP nem megfelelő, akkor elutasításra kerül a tétel.

• Az elutasított tételek bármelyik következő kifizetési kérelemben újra benyújthatók elszámolásra, ennek feltétele a hiányosságok okának megszüntetése, a dokumentum-mátrix által előírt összes dokumentumok újbóli benyújtása, számlák újra rögzítése a számlakitöltő rendszerben, egy rövid kérelem megfogalmazása, melyben hivatkoznak az újra benyújtani kívánt számla kiállítójára, sorszámára.

1/C. Záró egyenleg kifizetési kérelem

• Kötelező melléklete a projekt megvalósításának előrehaladásáról szóló zárójelentés (ZPEJ)

• A záró kifizetési igénylés keretében nyújtható be az összes korábban elszámolásra még be nem nyújtott, vagy korábban elutasított számla, mely a projekt megvalósításához kapcsolódik

• Ezt követően további számlák elfogadására nincs lehetőség!

• Amennyiben a támogatási összeg 50 MFt feletti kötelező könyvvizsgálói igazolást benyújtani a záró kifizetési igényléshez

• Előleg elszámolása

• Benyújtási határidő: elszámolhatósági időszak végét követő 1 hónap (TSZ-ben rögzített)

2. Pályázó tájékoztató oldal(számlakitöltő) használata

• http://emir.nfu.hu/nd/umft

• Azonosítószám, jelszó – regisztrációs levél

• Használata KÖTELEZŐ!

• Kifizetési kérelem generálása, nyomtatása (számlák rögzítése)

• Számlakitöltő program megismerését két tananyag is segíti: E-tananyag az online számlakitöltő használatához, Felhasználói kézikönyv

• E-ügyfélszolgálati rendszer

3. Kifizetési kérelem

A. A támogatás folyósítását kizáró okok

B. Benyújtandó dokumentumok

C. Gyakorlati elvárások

D. A számla formai/tartalmi követelményei

E. Kifizetés bizonylatokkal kapcsolatos követelmények

F. Összesítők kitöltése

3/A. A támogatás folyósítását kizáró okok

• A támogatás igénybevételéhez szükséges nyomtatványokat nem teljes körűen töltötték ki, nem csatolták a szükséges dokumentumokat

• A helyszíni ellenőrzés szabálytalanságot tárt fel• A kedvezményezettnek köztartozása van• A projekt esetében támogatás-halmozódás

állapítható meg• Végelszámolási/ felszámolási/csődeljárás alatt

áll a kedvezményezett• Szabálytalanság vagy csalás miatti vizsgálat

folyik, akkor a vizsgálat lezárásáig

3/B. Benyújtandó dokumentumok

• A kifizetési kérelemhez benyújtandó dokumentumok körét a dokumentum-mátrix tartalmazza

• Pályázói tájékoztató – információs menüből

letölthető

Dokumentum-mátrix

1 Eszközbeszerzés

  Szállítói szerződés / Írásos megrendelő / Nyilatkozat, hogy nem kötött szerződést

X

  Számlaösszesítő X  Számla X  Kifizetés bizonylata X  Szállítólevél csak devizában kiállított

számla esetén   Átadás-átvételi jegyzőkönyv X  Üzembe helyezési okmányok X  Eredetigazolás az eladótól (használt eszközök

esetén)X

  Vámáru nyilatkozat és vámhatározat X  Használt eszköz esetén: nyilatkozat, hogy az

eszköz korábbi beszerzése az előző hét év során nem nemzeti vagy közösségi támogatás igénybevételével történt

X

Dokumentum-mátrix

2 Szolgáltatás

  Szerződés / Nyilatkozat, hogy nem kötött szerződést X

  Számla X

  Számlaösszesítő X

  Kifizetés bizonylata X

  Teljesítésigazolás az elvégzett szolgáltatásról / Minta a tárgyiasult szolgáltatásról (elektronikusan) X

  Képzés esetén a fentieken kívül

  Részvételt igazoló jelenléti ívek  

  A képző intézmény által kiállított, a képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumok  

Dokumentum-mátrix

3 Általános (rezsi) költségek

  Rezsi költségek - átalány esetén

  Nyilatkozat - rezsiköltség X

  Számla  

  Kifizetés bizonylata  

  Rezsi költségek - arányosítás esetén

  Összesítő - rezsiköltség X

  Számla X

  Kifizetés bizonylata X

  Arányosítási módszer leírása

Egyszer, az 1. elszámoláskor, ill.

változás esetén

Dokumentum-mátrix

4 Személyi jellegű költségek

  Összesítő - személyi jellegű költségek (bér és járulékai, étkezési hozzájárulás)

X

  Munkaszerződés / Megbízási szerződés bruttó 50eFt adott személyre elszámolt összeg felett egyszer, az

1. elszámoláskor, ill. változás esetén

  Kifizetés bizonylata X

  Munkaidő nyilvántartás (ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra az adott projekt terhére)

X

  Munkaköri leírás projekt megvalósítók esetén egyszer, az 1. elszámoláskor, ill.

változás esetén

  Bérjegyzék/ fizetési jegyzék illetményekről

  Étkezési hozzájárulás esetén (személyi jellegű költségösszesítő része)

  Számla  

  Kifizetés bizonylata  

  Átadás-átvételi igazolás  

Dokumentum-mátrix

5 Útiköltség, kiküldetés (napidíj és szállás) költsége

  Összesítő - útiköltség és kiküldetés X

  Számlák  

  Kifizetés bizonylata X

  Kiküldetési rendelvény  

  Jelenléti ív, mely munkanapokon dolgozott és mikor nem  

  Gépjármű használata esetén a fentieken kívül

  Útnyilvántartás  

  Szervezet gk. használatra vonatkozó eljárási rendje  

  Menetlevél (számadásra kötelezett nyomtatvány)  

  Tömegközlekedés használata esetén a fentieken kívül

  Jegy vagy számla (saját nyilvántartás szerint)  

  Kiküldetés (napidíj, szállás) a fentieken kívül

  A szervezet belföldi/külföldi kiküldetésre vonatkozó eljárási rendje, mely tartalmazza azon költségtípusokat, melyek a külföldi kiküldetés során elszámolhatóak

Dokumentum-mátrix

7 Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó dokumentumok

  Közbeszerzési ütemtervX

  Ajánlati felhívásX

  Ajánlati dokumentációX

  Beérkezett ajánlatok 

  Eredmény összesítőX

Dokumentum-mátrix

8 Egyéb -költségkategóriától függetlenül- ellenőrizendő dokumentumok

  Könyvvizsgálói igazolás X

  Könyveléssel kapcsolatos dokumentumok

  Pénzügyi beszámoló  

  Főkönyvi feladás / kivonat  

  Leltár, raktári nyilvántartás (analitika)  

  Bérszámfejtés analitikája  

  Személyi jellegű költségek analitikus részletező kimutatása (név, nettó bér, bruttó bér, munkáltatót terhelő járulékok)

  Számviteli nyilvántartás költségek felmerüléséről (pénztárkönyv, naplófőkönyv)

3/C. Gyakorlati elvárások

• A Kifizetési kérelmen szerepel az aláírásra jogosult (TSZ-ben nevesített) eredeti aláírása

• A kifizetési kérelmet mérlegképes könyvelő ellenjegyezte

• A kinyomtatott kifizetési kérelem számlalista c. táblázatában (6. sz. táblázat) feltüntetett sorrendben kell a számlákat rendszerezni, illetve minden egyes számla mögé a hozzá tartozó egyéb alátámasztó dokumentumokat berakni

• Lefűzve beküldeni!!! (nem spirálozva)

3/D. A számla formai/tartalmi követelményei

• A számlán szerepelnie kell a projekt azonosító számnak• „Támogatás elszámolására benyújtásra került” mondat a

számlára rávezetésre került• A benyújtott számla másolat a számla eredeti első példányáról

készült• A számla másolatot az aláírásra jogosult cégszerű

aláírásával hitelesíti és igazolja, hogy minden megegyezik az eredeti számlával (A hitelesítési jog meghatalmazással átadható mellékelni kell a meghatalmazást a kifizetési kérelemhez)

• Pontos költségvetési helyet (oszlop + sor) – legmélyebb alábontásban - szükséges a benyújtott számlára felvezetni a számla számlalista (kinyomtatott kifizetési kérelem 6. sz. táblázat) sorszámával együtt

• A teljesítés és a számlakiállítás dátuma nem lehet korábbi, mint a TSZ-ben rögzített tényleges megvalósítás kezdete (kivéve a projekt előkészítés költségeihez tartozó számlákat)

3/D. A számla formai/tartalmi követelményei

• Előkészítés költségeihez tartozó számlákat legalább a fizikai/szakmai teljesítés dátumának az előkészítés szakaszába kell esnie.

• A számlák teljesítése nem lehet későbbi, mint a TSZ-ben meghatározott projektzárás – ez alól csak a könyvvizsgálói számla képezhet kivételt

• EMIR adatok és számla egyezősége: a számlán feltüntetett tevékenység megnevezése, dátumok, összegek, számla sorszáma összhangban van az EMIR-ben rögzített adatokkal. A számlából a projekt terhére elszámolni kívánt összeg rendelkezésre áll az adott költségvetési soron.

3/D. A számla formai/tartalmi követelményei

• Teljesítésigazolások: eszközbeszerzés kedvezményezett átvételt igazoló aláírása a számlán, ha nincs külön átadás-átvételi jegyzőkönyv csatolva és a számlán tételesen tartalmazza a beszerzett eszközöket

• Szolgáltatás, egyéb beszerzés kedvezményezett szolgáltatás teljesítését igazoló aláírása a számlán, ha nincs külön teljesítésigazolás, mely tartalmazza az elvégzett szolgáltatást

• Bérjellegű költségek munkaidő nyilvántartás, ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra; nyilatkozat, ha a munkabér teljes összege kerül elszámolásra, hogy a projekt keretében elszámolni kívánt költségek felmerülésének időszakában a közreműködő személy a projekttel kapcsolatos tevékenységeket elvégezte

3/E. Kifizetés bizonylatokkal kapcsolatos követelmények

• Átutalási megbízással kiegyenlített számlákhoz a kapcsolódó bankszámlakivonat azon részét kell csatolni, mely tartalmazza a számlatulajdonos nevét, címét, a kivonat sorszámát, dátumát és az adott tételre/számlára vonatkozó terhelési értesítő részét

• Ha a benyújtott bankszámlakivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó számla kiegyenlítését igazoló tételt egyértelmű, a beazonosítást segítő jelzéssel kell ellátni

• EMIR adatok és a kifizetés bizonylatának egyezőségét biztosítani kell kifizetés dátuma, bankszámlakivonat megegyezik az EMIR-ben rögzített adatokkal

• A kifizetés bizonylata a tényleges teljesítést tartalmazza

• A kifizetés bizonylatának hitelesített másolata

• Járulékok bevallása

• Nyilatkozatok a számlákhoz kapcsolódóan

3/F. Összesítők kitöltése

Személyi jellegű költségek összesítő (bér, járulékok, étkezési hozzájárulás, munkába járás költségei)

Általános költségösszesítő (arányosítás esetén) – posta, telekommunikáció, internet, bankszámlanyitás- és vezetés díja, karbantartás költsége

Összesítő az utazási és kiküldetési (napidíj) költségtérítés elszámolásához

100 eFt alatti támogatási összegű számlák összesítője (25 MFt-nál kevesebb támogatással megvalósuló projektek esetén)

500 eFt alatti támogatási összegű számlák összesítője (25 MFt feletti támogatás esetén)

3/F. Összesítők kitöltése

• Pályázó Tájékoztató oldal információs menüjéből tölthető le

• Az alátámasztó dokumentumokat nem kell benyújtani

• 25 millió Ft alatti megítélt támogatás esetén

számla/egyéb dokumentum alapján igényelhető támogatás max. 100 eFt

• 25 millió Ft, ill. e feletti megítélt támogatás esetén számla/egyéb dokumentum alapján igényelhető támogatás max. 500 eFt

4. Változás bejelentés

• 8 napon belül köteles tájékoztatni a KSZ-t• A betervezett nagyértékű eszközök,

immateriális javak darabszáma növekszik, illetve egységára 30%-ot meghaladó mértékben nő

• Bármely egyéb betervezett költség egységára 30%-ot meghaladó mértékben nő

• Eredetileg betervezett költségsorok közötti költségek átcsoportosítása esetén

4. Szerződésmódosítás

a) a projekt megvalósításának befejezése az eredeti támogatási szerződésben meghatározott időponthoz képest előre láthatóan 3 hónapot meghaladóan késik,

b) a projekt összköltségének összesen 20 %-át meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása az eredeti támogatási szerződésben rögzített bontáshoz képest, (egy oszlop és két számviteli kategória metszete)

c) a projekt megvalósításának tervezett időtartama meghaladja a 2 évet vagy támogatása meghaladja a 250 millió forintot, és a teljes támogatás értékének összesen 20%-át meghaladó mértékben változik a költségek évek szerinti bontása az eredeti támogatási szerződésben rögzített bontáshoz képest,

d) az eredeti támogatási szerződésben rögzített bármely indikátor értékének várható teljesülése nem éri el a célérték 90%-át,

e) változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője.

Amennyiben a költségek átcsoportosítása olyan sort érint, ahová korábban nem terveztek költséget, az átcsoportosítás

csak szerződésmódosítással lehetséges!

Benyújtandó dokumentumok

• Minden dokumentumot 2 eredeti példányban, a költségtáblákat és szöveges indoklást elektronikusan is be kell nyújtani

• Változás bejelentő sablon / szerződésmódosítási kérelem sablon

• Költségütemezés változásakor az átdolgozott költségütemezés tábla benyújtása

• Változást igazoló dokumentumok benyújtása (pl. bankszámlaszám változás esetén – banki igazolás; aláírásra jogosult személy esetében – bank vagy közjegyző által hitelesített vagy ügyvéd által ellenjegyzett aláírási címpéldány)

Tartalék felhasználás

• A tartalék a kedvezményezett írásban benyújtott kérelme alapján, csak a KSZ előzetes engedélyével használható fel.

• Felhasználása szerződésmódosítás nélkül lehetséges abban az esetben, amennyiben a szerződésmódosítási feltételeket nem elégíti ki.

• Átcsoportosítás, illetve tartalék felhasználás során is figyelembe kell venni a pályázati útmutatóban, költségvetési specifikációban található költségvetési korlátokat.

5. Főkedvezményezett feladata

• Közvetítés a KSZ és a konzorciumi tagok között

• Kifizetési kérelmek egyszerre történő benyújtása

• Hiánypótlás egyszerre történő benyújtása• Helyszíni szemle lebonyolítása

Köszönöm a figyelmet!

Előadó: Balla TímeaElőadó: Balla TímeaPénzügyi csoportvezetőPénzügyi csoportvezető

E-mail: timea.balla@okmt.huE-mail: timea.balla@okmt.hu