tapahtumajärjestämisen abc haltuun

Post on 31-Dec-2015

33 Views

Category:

Documents

0 Downloads

Preview:

Click to see full reader

DESCRIPTION

Anniina Hartikainen, kulttuurisihteeri Virve Särkkä, JYYn hallituksen kulttuurivastaava Oskari Rantala, tiedotussihteeri Niko Vartiainen, kulttuurivaliokunnan puheenjohtaja. Tapahtumajärjestämisen ABC haltuun. Sisältö. Tapahtuman suunnittelu Tapahtuman valmistelu Talousarvion laatiminen - PowerPoint PPT Presentation

TRANSCRIPT

Tapahtumajärjestämisen ABC haltuun

Anniina Hartikainen, kulttuurisihteeriVirve Särkkä, JYYn hallituksen kulttuurivastaava

Oskari Rantala, tiedotussihteeriNiko Vartiainen, kulttuurivaliokunnan

puheenjohtaja

Sisältö

• Tapahtuman suunnittelu• Tapahtuman valmistelu• Talousarvion laatiminen• Yhteistyökumppanit ja avustukset• Tiedotus ja markkinointi• Lupa-asiat• Vastuualueiden jakaminen• Aikataulutus

Sisältö

• Riskit• Turvallisuus• Jälkityöt• Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Markkinointi ja tiedotus JYYn kanavia pitkin• JYYn kulttuurivaliokunta• Tapahtuma-case

Tapahtuman suunnittelu

• Tapahtuman ajankohdan valitseminen.

Huomioitava: mahd. Päällekkäiset tapahtumat• Paikan valinta ajoissa. Huomioitava: toimivuus,

varustetaso, tilavuokrat, esteettömyys → mikä

on tapahtuman kannalta paras paikka?• Tapahtuman kohderyhmä. Huomioitava: miten

tavoitat kohderyhmän ja mikä on kohderyhmän koko?

Tapahtuman suunnittelu

• Tapahtuman kokoluokka. Huomioitava: realistisuus. Vaikuttaa mm. budjetointiin.• Työryhmä ja vastuualueiden jakaminen• Tapahtumapaikan varaaminen• Ohjelman suunnittelu. Huomioitava:

esiintyjien hinnat, kohderyhmä

Tapahtuman valmistelu

• Alustavan budjetin laatiminen• Esiintyjien buukkaaminen. Suosittujen

esiintyjien buukkaaminen ajoissa. Kulut: majoitus, keikkapalkkio, ruokailu, juomat yms.

• Esiintyjien hinnoista tinkiminen• Palaveeraus kasvotusten yhteistyötahojen

kanssa ja käytännön asioista sopiminen• Sovittujen asioiden varmistaminen

Tapahtuman valmistelu

• Kiireen ennakoiminen. Asioiden huolellinen aikataulutus ja suunnittelu

• Kirjalliset sopimukset• Tapahtuman yksityiskohdista ja

aikatauluista tiedottaminen yhteistyötahoille• Asioiden lukkoonlyöminen• Tiedottaminen• Yritysyhteistyö ja avustuksien hakeminen• Lupien hakeminen

Talousarvion laatiminen

• Kenellä taloudellinen vastuu?• Budjetti laadittava realistisesti• Hintojen kilpailutus• Mahdollinen ALV hinnoissa• Yllättäviin kuluihin varautuminen• Tapahtuman rahoitusrakenne• Taloudellisten riskien minimointi

Talousarvion laatiminen

• TULOT Avustukset, sponsoritulot ja lipputulot

• MENOT Luvat, vakuutukset, tekijänoikeudet, markkinointimateriaalien painatus, palkat/palkkiot, matkakulut, kuljetukset, tilavuokrat, esiintyjät, dekot, ruokailut,

yllättävät kulut

Yhteistyökumppanit

• Sponsoritarjousten laatiminen• Mieti tarkkaan, millaisia sponsoreita lähestyt• Sponsoreiden hankkiminen työlästä • Yhteydenotot ajoissa• Henkilökohtainen yhteydenotto• Tapahtuman järjestäjälle: rahaa, alennuksia tavaroista/palveluista, tavaroita ja palveluita• Sponsorille: näkyvyys tapahtumassa, markkinointimateriaaleissa

Yhteistyökumppanit

• Ei kahta saman alan yritystä sponsoriksi samaan tapahtumaan.

• Suhteita kannattaa hyödyntää.• Tavaranvaihto rahadiilejä helpompaa• Vakuuttavuus• Sinnikkyys

Avustukset

• Avustusten hakeminen: hakemukset täytettävä huolella

• Talousarvio ja toimintasuunnitelma/projektisuunnitelma tärkeitä liitteitä

• Avustusten myöntämiseen voi mennä ajallisesti pitkään

Avustukset

• Yliopiston kulttuuritoimikunnan avustukset: haku maalis- ja lokakuussa• Kaupungin kulttuuripalveluiden avustukset: haku tammi- ja elokuussa• JYYn projektiavustukset / tappiontakaukset:

voi hakea ympäri vuoden• Keski-Suomen taidetoimikunta: haku

tammikuussa• Säätiöt

Tiedotus ja markkinointi

• Tiedotteen laatiminen• Mediatiedottaminen• Sähköpostilistatiedottaminen• Sähköiset tapahtumakalenterit• Internet, Facebook• Lehtien ilmestymisaikataulujen

huomioiminen• Julistemarkkinointi, flaijerit• Graafikon hankkiminen

Tiedotus ja markkinointi

• Jyväskylän kaupunkilehti• Keskisuomalainen• Suur-Jyväskylän Lehti• Radio Keski-Suomi• Radio Jyväskylä• Jylkkäri• City• Sue• Voima• Keski-Suomen Viikko

Lupa-asiat

• Luvat maksullisia• Ilmoitus yleisötilaisuudesta, väh. 5 vrk ennen tapahtumaa• Lupa julkisten tilojen käyttöön: kaupunki, yliopisto• Ruuanmyynti• Tekijänoikeudet: Teosto, Gramex. Sovi paikan haltijan kanssa.• Melulupa

Vastuualueiden jakaminen

• Tarpeellinen määrä työvoimaa ennen tapahtumaa ja tapahtumassa• Catering, graafikko, juontaja, järjestyksenvalvojat, tiedottaja, projektinjohtaja, dekoryhmä, lipunmyynti, bäkkärityöntekijät, DJ:t, Miksaajat, valosuunnittelijat, siivous, roudaus, kuljetukset, sponsoriyhteistyö, valokuvaaja

Aikataulutus

• Hoidettava ajoissa: esiintyjien buukkaus, tilavaraukset, sponsorit ja avustukset• Projektin läpiviemisen aikataulutus

etukäteen, projektisuunnitelma• Sopimukset kuntoon• Laadi tapahtumaillan aikataulu tarpeeksi väljäksi: soundcheckit, bändien vaihdot

Riskit

• Huono sää• Esiintyjien peruutus• Väkivalta ja pakokauhu• Onnettomuudet ja tapaturmat• Yllättävän suuri yleisömäärä• Vapaaehtoistyövoiman vähyys• Aikataulujen viivästyminen• Asiakkaiden tyytymättömyys

Turvallisuus

• Ilmoita yleisötilaisuudesta poliisille• Järjestyksenvalvonta• Ensiapu• Kortilliset ja kortittomat järjestyksenvalvojat• Järjestyksenvalvojien riittävä määrä

Jälkityöt

• Tapahtumapaikan siivous• Budjetin päivittäminen• Kiitosten lähettäminen esiintyjille, työntekijöille ja yhteistyökumppaneille• Laskujen hoitaminen• Palkkiot esiintyjille

Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Kulttuurisihteeri - Hoitaa ylä- ja alakerran tilavaraukset - Päivittää tapahtumatiedot JYYn nettisivuille - Kokoaa On Stage-julisteen sekä Jylkkärin ja Cityn mainoksen. Huomioitava: deadline.• Ilokiven käyttömaksut - Alakerta: 30€ op., 15€ ainejärj., 100€ muut - Yläkerta ja terassi ilmaisia

Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Ravintoloitsija Heimo Niemisen vastuulla

illan käytännön järjestelyt: - Narikka - Yksinoikeus alkoholinmyyntiin - Ovien avaus - Loppusiivous - Järjestyksenvalvonta - Paikkojen näyttäminen

Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Tapahtumanjärjestäjän vastuulla: - Tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen - Ohjelman kokoaminen - Lipunmyynnin järjestäminen - Henkilökunnan hankkiminen (miksaaja, valosuunnittelija, roudarit, lipunmyyjät yms.) - Jälkisiivous• Yleisötavoite 70-100 hlö/ilta• Vastuu laitteista

top related