tapahtumajärjestämisen abc haltuun
Post on 31-Dec-2015
33 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Tapahtumajärjestämisen ABC haltuun
Anniina Hartikainen, kulttuurisihteeriVirve Särkkä, JYYn hallituksen kulttuurivastaava
Oskari Rantala, tiedotussihteeriNiko Vartiainen, kulttuurivaliokunnan
puheenjohtaja
Sisältö
• Tapahtuman suunnittelu• Tapahtuman valmistelu• Talousarvion laatiminen• Yhteistyökumppanit ja avustukset• Tiedotus ja markkinointi• Lupa-asiat• Vastuualueiden jakaminen• Aikataulutus
Sisältö
• Riskit• Turvallisuus• Jälkityöt• Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Markkinointi ja tiedotus JYYn kanavia pitkin• JYYn kulttuurivaliokunta• Tapahtuma-case
Tapahtuman suunnittelu
• Tapahtuman ajankohdan valitseminen.
Huomioitava: mahd. Päällekkäiset tapahtumat• Paikan valinta ajoissa. Huomioitava: toimivuus,
varustetaso, tilavuokrat, esteettömyys → mikä
on tapahtuman kannalta paras paikka?• Tapahtuman kohderyhmä. Huomioitava: miten
tavoitat kohderyhmän ja mikä on kohderyhmän koko?
Tapahtuman suunnittelu
• Tapahtuman kokoluokka. Huomioitava: realistisuus. Vaikuttaa mm. budjetointiin.• Työryhmä ja vastuualueiden jakaminen• Tapahtumapaikan varaaminen• Ohjelman suunnittelu. Huomioitava:
esiintyjien hinnat, kohderyhmä
Tapahtuman valmistelu
• Alustavan budjetin laatiminen• Esiintyjien buukkaaminen. Suosittujen
esiintyjien buukkaaminen ajoissa. Kulut: majoitus, keikkapalkkio, ruokailu, juomat yms.
• Esiintyjien hinnoista tinkiminen• Palaveeraus kasvotusten yhteistyötahojen
kanssa ja käytännön asioista sopiminen• Sovittujen asioiden varmistaminen
Tapahtuman valmistelu
• Kiireen ennakoiminen. Asioiden huolellinen aikataulutus ja suunnittelu
• Kirjalliset sopimukset• Tapahtuman yksityiskohdista ja
aikatauluista tiedottaminen yhteistyötahoille• Asioiden lukkoonlyöminen• Tiedottaminen• Yritysyhteistyö ja avustuksien hakeminen• Lupien hakeminen
Talousarvion laatiminen
• Kenellä taloudellinen vastuu?• Budjetti laadittava realistisesti• Hintojen kilpailutus• Mahdollinen ALV hinnoissa• Yllättäviin kuluihin varautuminen• Tapahtuman rahoitusrakenne• Taloudellisten riskien minimointi
Talousarvion laatiminen
• TULOT Avustukset, sponsoritulot ja lipputulot
• MENOT Luvat, vakuutukset, tekijänoikeudet, markkinointimateriaalien painatus, palkat/palkkiot, matkakulut, kuljetukset, tilavuokrat, esiintyjät, dekot, ruokailut,
yllättävät kulut
Yhteistyökumppanit
• Sponsoritarjousten laatiminen• Mieti tarkkaan, millaisia sponsoreita lähestyt• Sponsoreiden hankkiminen työlästä • Yhteydenotot ajoissa• Henkilökohtainen yhteydenotto• Tapahtuman järjestäjälle: rahaa, alennuksia tavaroista/palveluista, tavaroita ja palveluita• Sponsorille: näkyvyys tapahtumassa, markkinointimateriaaleissa
Yhteistyökumppanit
• Ei kahta saman alan yritystä sponsoriksi samaan tapahtumaan.
• Suhteita kannattaa hyödyntää.• Tavaranvaihto rahadiilejä helpompaa• Vakuuttavuus• Sinnikkyys
Avustukset
• Avustusten hakeminen: hakemukset täytettävä huolella
• Talousarvio ja toimintasuunnitelma/projektisuunnitelma tärkeitä liitteitä
• Avustusten myöntämiseen voi mennä ajallisesti pitkään
Avustukset
• Yliopiston kulttuuritoimikunnan avustukset: haku maalis- ja lokakuussa• Kaupungin kulttuuripalveluiden avustukset: haku tammi- ja elokuussa• JYYn projektiavustukset / tappiontakaukset:
voi hakea ympäri vuoden• Keski-Suomen taidetoimikunta: haku
tammikuussa• Säätiöt
Tiedotus ja markkinointi
• Tiedotteen laatiminen• Mediatiedottaminen• Sähköpostilistatiedottaminen• Sähköiset tapahtumakalenterit• Internet, Facebook• Lehtien ilmestymisaikataulujen
huomioiminen• Julistemarkkinointi, flaijerit• Graafikon hankkiminen
Tiedotus ja markkinointi
• Jyväskylän kaupunkilehti• Keskisuomalainen• Suur-Jyväskylän Lehti• Radio Keski-Suomi• Radio Jyväskylä• Jylkkäri• City• Sue• Voima• Keski-Suomen Viikko
Lupa-asiat
• Luvat maksullisia• Ilmoitus yleisötilaisuudesta, väh. 5 vrk ennen tapahtumaa• Lupa julkisten tilojen käyttöön: kaupunki, yliopisto• Ruuanmyynti• Tekijänoikeudet: Teosto, Gramex. Sovi paikan haltijan kanssa.• Melulupa
Vastuualueiden jakaminen
• Tarpeellinen määrä työvoimaa ennen tapahtumaa ja tapahtumassa• Catering, graafikko, juontaja, järjestyksenvalvojat, tiedottaja, projektinjohtaja, dekoryhmä, lipunmyynti, bäkkärityöntekijät, DJ:t, Miksaajat, valosuunnittelijat, siivous, roudaus, kuljetukset, sponsoriyhteistyö, valokuvaaja
Aikataulutus
• Hoidettava ajoissa: esiintyjien buukkaus, tilavaraukset, sponsorit ja avustukset• Projektin läpiviemisen aikataulutus
etukäteen, projektisuunnitelma• Sopimukset kuntoon• Laadi tapahtumaillan aikataulu tarpeeksi väljäksi: soundcheckit, bändien vaihdot
Riskit
• Huono sää• Esiintyjien peruutus• Väkivalta ja pakokauhu• Onnettomuudet ja tapaturmat• Yllättävän suuri yleisömäärä• Vapaaehtoistyövoiman vähyys• Aikataulujen viivästyminen• Asiakkaiden tyytymättömyys
Turvallisuus
• Ilmoita yleisötilaisuudesta poliisille• Järjestyksenvalvonta• Ensiapu• Kortilliset ja kortittomat järjestyksenvalvojat• Järjestyksenvalvojien riittävä määrä
Jälkityöt
• Tapahtumapaikan siivous• Budjetin päivittäminen• Kiitosten lähettäminen esiintyjille, työntekijöille ja yhteistyökumppaneille• Laskujen hoitaminen• Palkkiot esiintyjille
Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Kulttuurisihteeri - Hoitaa ylä- ja alakerran tilavaraukset - Päivittää tapahtumatiedot JYYn nettisivuille - Kokoaa On Stage-julisteen sekä Jylkkärin ja Cityn mainoksen. Huomioitava: deadline.• Ilokiven käyttömaksut - Alakerta: 30€ op., 15€ ainejärj., 100€ muut - Yläkerta ja terassi ilmaisia
Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Ravintoloitsija Heimo Niemisen vastuulla
illan käytännön järjestelyt: - Narikka - Yksinoikeus alkoholinmyyntiin - Ovien avaus - Loppusiivous - Järjestyksenvalvonta - Paikkojen näyttäminen
Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Tapahtumanjärjestäjän vastuulla: - Tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen - Ohjelman kokoaminen - Lipunmyynnin järjestäminen - Henkilökunnan hankkiminen (miksaaja, valosuunnittelija, roudarit, lipunmyyjät yms.) - Jälkisiivous• Yleisötavoite 70-100 hlö/ilta• Vastuu laitteista
top related