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Tendencias en Sistemas de información multicéntricos
Bilbao 24/10/2018
Congreso Nacional Laboratorio Clínico
2018
Evolución de los SIL
Años Hitos
1970 Un servicio o disciplina de laboratorio o parte de él.
1980 Conexión on line de los principales analizadores
1990 Registro en Centro de extracción.
2000 Varios servicios o disciplinas de un mismo centro.
Visor de resultados.
2005 Centros completos, todas las disciplinas.
Peticiones electrónicas diversas (primaria, especializada, web, ..)
Conexiones entre centros
2015 Sistemas multicéntricos locales (unos pocos centros con SIL único)
Nuevos sistemas ????
Congreso Nacional Laboratorio Clínico
2018
El proyecto Laborabide de Osakidetza - SVS
Antonio López Urrutia
Congreso Nacional Laboratorio Clínico
2018
Objetivos y Formato
ANTECEDENTES Y CONTEXTO
OBJETO DEL PROYECTO
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
FASES DEL PROYECTO
IMPLANTACIÓN EN CRUCES
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2018
Antecedentes SIL Osakidetza-SVS
• Política histórica de aplicaciones corporativas.
• Política histórica de desligar los SIL de los reactivos.
• Desde 1990 todos los laboratorios tenían la misma aplicación (Omega/PSM).
• Esto permitió un importante desarrollo y facilitó recorrer el camino hasta el punto anterior.Congreso Nacio
nal Laboratorio Clínico 2018
Plan director de laboratorios (2012)
• Recogida masiva de información de todos los laboratorios.(Actividad, calidad, costes, recursos, cartera de servicios, ..).
• Muchísimas dificultades en obtener la información por el carácter de “islas”.
• Análisis de la información y proyecto de creación de la Red de Diagnóstico biológico de Osakidetza (RDBO).
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RDBO
• Partiendo de 15 laboratorios se crea una estructura en red con 5 Nodos multicéntricos(UGCs).
• Cada nodo incluye un laboratorio de referencia y hasta 3 laboratorios de respuesta hospitalaria que dan servicio a los hospitales comarcales.
• Se crea un Comité de Dirección de la RDBO del que dependen grupos de trabajo específicos. Uno de ellos es el de Sistemas de información.
RDBO
5 UGCs
5 LAB. REFERENCIA
9 LAB. RESP. HOSP
POCTCongreso Nacional Laboratorio Clínico
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HUR
HSE
HUC
HUA
HSA
HLZHTX
HAD
HBD
HZU
HUD
HMEN
HGU
HGEHUB
RDB Osakidetza 2.200.000 hab
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B-HMICGENINM
CORE
B-HMICGENINM
CORE
B-HMICGEN
CORE
B-HMICGEN
CORE
LRH
LRHMIC
LRHMIC
LRHMICB-H
MICCORE
LRH
LRH
LRH
LRH
POCT
LRH
POCT
Urduliz (200)
S. Eloy (120)
Gernika (CAR)
Bidasoa (80)
Mendaro (100)
Zumarraga (100)
Santiago (250)
Txagorritxu (500)
Alto Deba (100)
Leza (50)
Sta Marina (100)
HUB (700)
HUC (1000)
HGU (400)
HUD (1100)
HUA500,000 hab
400,000 hab
350,000 hab
300,000 hab
650,000 hab
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Implantación de la RDBO
• Se lleva a cabo el reordenamiento de los laboratorios.
• Se adapta el SIL a los nodos (parcialmente multicéntrico). Se comprueban las limitaciones del sistema.
• Se plantea que es imprescindible un cambio tecnológico a nivel de SIL que mejore todos los aspectos de la gestión de los laboratorios y que sea coherente con la estructura en red del la RDBO.
• Se inicia el proyecto Laborabide basándolo en un concurso público gestionado por un grupo de trabajo multidisciplinar y multi-nodo.
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Proyecto Laborabide
• El nuevo SIL es la evolución que da soporte a la estructura Corporativa y en red de los laboratorios
de Osakidetza. Adjudicado a Gestlab (Indra Cointec) en enero de 2016.
• Es un sistema corporativo, multicéntrico e integrado con una visión corporativa y en red.
• Que incluye la solicitud asistida, la extracción y la visualización únicas para todos los centros y niveles asistenciales.
• Que abarca todos los aspectos del laboratorio. (Gestión preanalítica, gestión analítica, control de calidad, postanalítica, informes, gestión de la calidad, costes, explotación de la información,.)
• Que contemple al laboratorio como parte del proceso asistencial, con acceso directo a la HCE.
• Basado en diccionarios corporativos y la estandarización.
• Que permita una gestión de la información asistencial a cualquier nivel y combinada con todo el resto de información asistencial y de gestión.
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CONTEXTO
DIMENSIÓN DEL PROYECTO
Todos los facultativos peticionarios de Osakidetza
Más de 250 centros de obtención de muestras además de los de ámbitohospitalario
850 profesionales de laboratorio
5 UGCs
15 laboratorios
>20 integraciones con otros sistemas
>50 conexiones con middlewares
>300 conexiones en tiempo real con analizadores
Catálogos corporativos. Catálogo de >5.000 pruebas diferentes
>15.000 pacientes/día
>200.000 pruebas/díaCongreso Nacional Laboratorio Clínico
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OBJETO DEL PROYECTO
PETICIÓN Y VISUALIZACIÓN
SIL PREVIO NUEVO SIL
Dos sistemas de peticiónindependientes: primaria yespecializada
Paneles que control configurados porcada clínico
Petición mecanizada, sin inteligencia
Visualización de texto simple yHeterogénea
Visión del evolutivo por centro
Monolingüe
Petición única, adaptada a la tipologíade solicitante
Petición asistida, que incorpora reglas
Permite establecer estrategias degestión de la demanda
Paneles de solicitud corporativos*.
Alertas y resultados inesperados.
Visualización completa y uniforme.
Visualización gráfica y con imágenes.
Visión global del evolutivo.
MultilingüeCongreso Nacio
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OBJETO DEL PROYECTO
EXTRACCIÓN
SIL PREVIO NUEVO SIL
Diferentes y múltiples estrategias deextracción
Enfoque monocéntrico
Sin soporte para la gestión de salas /áreas de extracción
Sin trazabilidad
Estrategia de extracción única,adaptada al entorno: hospital, atenciónprimaria…
Fusión de peticiones
Extracción Universal, en toda la Red.
Gestion informatizada de salas / áreasde extracción e incorporación de lagestión de citas
Gestión del transporte
Trazabilidad integrada en el proceso
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OBJETO DEL PROYECTO
ENFOQUE CORPORATIVO
SIL PREVIO NUEVO SIL
Actuaciones por centro:
o Catálogo
o Estructura organizativa
o Mantenimiento de los catálogos
Formas de trabajar independientes
Trazabilidad parcial y no integrada
Escasa estandarización
Catálogos únicos y corporativos
Lenguaje uniforme
Estructura organizativa corporativa
Mantenimiento centralizado eintegrado
Grupos de trabajo con acuerdos deestandarización, que asegurantranversalidad.
Trazabilidad completa del proceso
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OBJETO DEL PROYECTO
SISTEMÁTICA DE GESTIÓN
SIL PREVIO NUEVO SIL
Cada Nodo tiene su propio Sistema deGestión:
o Cuadro de Mando
o Sistema de gestión de incidencias
o Gestión documental
o …
Gestión económica individual,heterogénea y voluntarista
Dificultades para obtener datoshomogéneos
Cuadro de Mando Corporativoconsensuado, que contemplaindicadores de : actividad, calidad ycostes
Adaptado a los diferentes niveles degestión: UGC / OSI / RDB / OSAKIDETZA
Gestión económica estandarizada yreal
Facilidad para obtener informaciónpara incorporar a los Contratos deGestión.
Integración con otros SistemasCorporativos: SAP / OBI / …
Posibilidad de monitorizar lasrelaciones entre centros.
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OBJETO DEL PROYECTO
FUNCIONALIDADES INTRALABORATORIOS
SIL ACTUAL NUEVO SIL
Sistema modular con disciplinasseparadas (microbiología), quedificultan la gestión integrada dellaboratorio
Menús de opciones independientes.
Derivación intercentros compleja yprecaria
Dificultades para entornos coninformes complejos con imágenes.(Genética) o gestión de familias
Sistema único, que integra todas lasdisciplinas, incluida la microbiología yla genética.
Menús de opciones en contexto.
Derivación intercentros ágil y sencillacon la máxima información.
Gestión integral de la calidad.
Acceso directo a la historia delpaciente
Facilita el trabajo sin papeles.Laboratorio sin papeles.
Gestión de familiasCongreso Nacional Laboratorio Clínico
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OBJETO DEL PROYECTO
INTEGRACIÓN
SIL previo NUEVO SIL
Integración precaria y en ocasionesimposible de realizarse
Integración con sistemas corporativos:SAP / OBI / TAO/ Cribados / Farmacia,Criticos, …
Posibilidad de acceso desde laaplicación a la historia del paciente.
Posibilidad de obtener datos deepidemiología, estudios … de maneraágil y sencilla
Orientación del proceso asistencialcompleto.
Sienta las bases para nuevas TIC (Bigdata, Machine learning,..)
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Objetivos y Formato
CONTEXTO
OBJETO DEL PROYECTO
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
FASES DEL PROYECTO
IMPLANTACIÓN
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ASPECTOS ORGANIZATIVOS
COMITÉ ESTRATÉGICO
COMITÉ DE DIRECCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL
COMITÉ FUNCIONAL CLÍNICO MULTIDISCIPLINAR
COMITÉ DE INTEGRACIONES Y
MIGRACIONES
COMITÉ DE ARQUITECTURA E
INFRAESTRUCTURA
REFERENTES DE LOS CENTROS: INFORMÁTICA Y LABORATORIOS
CF MICRO
CF GENÉTICA
CF PETICIÓN
ELECTRÓNICA
CF ….
CF ….
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Modeloparticipativo
Comité de
Dirección de
la RDBO
• Información
• Contraste
• Apoyo al
despliegue
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ASPECTOS ORGANIZATIVOSFu
nci
on
es
COMITÉ ESTRATÉGICO
Órgano de gestión del proyecto de mayor rango, responsable de:
• Establecer los objetivos y tomar las decisiones estratégicas.
• Hacer los contrastes necesarios con el Comité de Dirección de los Laboratorios de la RDB.
• Aprobar la planificación del proyecto y el planteamiento organizativo.
• Hacer el seguimiento del proyecto y validar los contenidos y avances.
• Aprobar las posibles modificaciones del alcance del proyecto.
• Promover la colaboración y la participación de los Centros
• Gestionar posibles conflictos
Co
mp
osi
ció
n
• Director de Asistencia Sanitaria
• Subdirector de Sistemas de Información
• Responsable funcional RDBO
• Coordinadora RDBO
• Responsable económico RDBO:
• Jefe Servicio Desarrollo
• Representante de la DGECongreso Nacional Laboratorio Clínico
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ASPECTOS ORGANIZATIVOSFu
nci
on
es
COMITÉ DE DIRECCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL (frecuencia mensual)
Mantiene una visión global del conjunto del proyecto, de sus hitos y sus interdependencias, asícomo de los riesgos potenciales e incidencias.
• Velar por el cumplimiento del alcance definido, el ajuste a los plazos globales establecidos yla satisfacción de obligaciones contractuales.
• Seguimiento de la planificación con el avance en la ejecución de Fases, Tareas y Actividades
• Proponer y/o aprobar la priorización y re-priorización de las líneas de actuación. Revisión dela planificación en caso de cambio.
• Proponer y/o aprobar los planes de implantación específicos de cada uno de los laboratorios.
• Proponer y/o aprobar las posibles modificaciones del alcance.
• Adoptar acuerdos en todos aquellos puntos conflictivos que se detecten o que hayan sidoderivados.
• Aprobación de cada fase, validación de los entregables.
• Revisión de los informes periódicos para corregir o minimizar las desviaciones detectadas
• Coordinar la participación de las distintas personas y grupos relacionadas con el proyecto.
• Evaluar los riesgos, identificar y poner en marcha planes de acciones correctivas
Co
mp
osi
ció
n UTE Indra-Cointec:
• Responsable Indra Sanidad
• Gerente UTE
• Jefe de proyecto
Osakidetza:
• Responsable funcional RDBO
• Coordinadora RDBO
• Jefe Servicio Desarrollo
• Jefe de proyecto
• Rble. económico RDBOCongreso Nacional Laboratorio Clínico
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Fun
cio
nes
COMITE FUNCIONAL - CLÍNICO
Comité compuesto por representantes clínicos de las diferentes UGC y representantes de los servicios centralespara la definición del modelo operativo de la RDBO y del Laboratorio Tipo.
• Análisis de los flujos de trabajo actuales y futuros en la red de los laboratorios de Osakidetza
• Identificación y determinación de catálogos corporativos
• Identificación de reglas corporativas
• Identificación de cuadros de mando
• Identificación de integraciones con sistemas internos y sistemas corporativos
• Identificación de aspectos de mejora en los procesos globales del la RDBO
Co
mp
osi
ció
n UTE Indra-Cointec:
• Consultores
• Responsable Implantación
• Jefe de proyecto
Osakidetza:
• Responsable funcional RDBO
• Jefe de Servicio Desarrollo
• Jefe de proyecto
• Responsable funcionales a determinar
Entr
adas
R
esu
ltad
os Análisis de la situación actual (fortalezas y debilidades)
Flujos de trabajo globales (identificación de mejoras en el proceso global)
Catálogo de servicios corporativo a aplicar en la RDBO
Plan de despliegue de la solución
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
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Fun
cio
nes
COMITÉS OPERATIVOS (A DEMANDA)
Grupos propuestos por el Comité funcional Clínico para elaboraraspectos concretos del proyecto en relación con aspectosdiferenciales de las disciplinas o áreas de conocimiento.
• Elaboración de catálogos. (nomenclatura, expresión de resultados)
• Sistemáticas básicas de trabajo
• Sistemas de calidad
• Interacción con sistemas clínicos
Co
mp
osi
ció
n UTE Indra-Cointec:
• Los que se consideren adecuados en función de la temática del Comité
Osakidetza:
• Contarán con un responsable y los miembrosmás apropiados a la temática del Comité
• El responsable reportará los resultados alComité Funcional
Entr
adas
R
esu
ltad
os Las que proponga el Comité Funcional
Las previstas en la propuesta del grupo
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
• Genética
• Microbiología
• Inmunología
• Hematología
• Análisis/Bioquímica
• Preanalítica
• Petición electrónica
• Grupos informáticos
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Fun
cio
nes
COMITE DE ARQUITECTURA E INFRAESTRUCTURA
Comité compuesto por representantes técnicos para la definición de la arquitectura einfraestructura que de soporte al sistema de información corporativo de la RDBO.
• Definición de la infraestructura lógica
• Definición de la infraestructura física
• Dimensionamiento propuesto
• Diseño de plan de contingencia
• Diseño de monitorización del sistema
Co
mp
osi
ció
n UTE Indra-Cointec:
• Responsable Implantación
• Responsable Infraestructura
• Jefe de proyecto
Osakidetza:
• Jefe Servicio Infraestructura
• Responsable infraestructura
Entr
adas
R
esu
ltad
os Disponibilidad de infraestructura actual, capacidad de crecimiento
Especificación de la arquitectura de la solución (lógica y física)
Especificaciones técnicas de infraestructura física del CPD
Especificaciones del software de base, configuración del arquitectura
Plan de contingencia
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
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Fun
cio
nes
COMITE DE INTEGRACIONES Y MIGRACIONES
Comité compuesto por representantes técnicos para la definición de las integraciones con lossistemas de información corporativos y la identificación la información para la migración.
• Inventario de integraciones
• Contenido de las integraciones, información a integrar, mecanismos de integración, …
• Especificación técnica de cada integración
• Inventario de migraciones, criterios de normalización para las migraciones, evaluación de lacalidad de los datos a migrar, definición de fechas de corte.
Co
mp
osi
ció
n
UTE Indra-Cointec:
• Responsable Implantación
• Responsable GestLab
• Jefe de proyecto
Osakidetza:
• Responsable técnicos
• Expertos
Entr
adas
R
esu
ltad
os
Prestaciones actuales de integración de los sistemas de información corporativos
Información (datos) a incorporar en el proceso de migración
Especificación funcional y técnica de cada una de las integraciones
Plan de pruebas de las integraciones
Estructura y contenido de la información de GestLab a ser incorporada en el proceso de migración
Identificación de las necesidades de mapeos de codificación de catálogos
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
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Fun
cio
nes
Responsable/s funcional por Centro (Hospital). Figuras de Referencia: Informática y Laboratorio
Figura de referencia en la implantación de cada uno de los Centros.
• Supervisar cotidianamente el desarrollo del proyecto.
• Promover y participar en reuniones periódicas.
• Organizar las actividades mixtas en las que participe personal de la empresa y del laboratorio.
• Detectar y resolver en primera instancia los conflictos de coordinación y resolución de tareas.
• Aprobar los planes de acción.
• Debatir, aprobar o gestionar su aprobación por las instancias adecuadas de los documentos que la empresadeba entregar en cada hito del proyecto.
• Analizar los problemas y riesgos, así como decidir medidas correctivas. Aprobar los cambios.
• Validación de los requisitos y aprobación de la documentación de análisis.
• Resolución de conflictos funcionales.
• Difusión continuada de los aspectos funcionales a los colectivos que se considere.
• Elaborar y transmitir los procedimientos y prácticas de su área de competencia.
Entr
adas
R
esu
ltad
os
Documentación en uso para la gestión actual de los procesos de cada laboratorio
Informe resultante de consultoría de procesos específico del hospital / laboratorio /área
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
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Objetivos y Formato
CONTEXTO
OBJETO DEL PROYECTO
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
FASES DEL PROYECTO
IMPLANTACIÓN
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El producto de los grupos de trabajo ha sido:
Definición de la arquitectura del sistema
Definición del modelo de integración
Definición del modelo de funcionamiento global y específico del sistema
Identificación de GAPs funcionales y su priorización.
Definición de la estrategia de implantación y migración
Definición de los catálogos corporativos y consensos generales
Definición de los sistemas de gestión y explotación
FASES DEL PROYECTO
DEFINICIÓN
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UGCDONOSTIA
UGCARABA
UGCCRUCES
UGCBASURTO
UGCGALDACAO-USANSOLO
SSCCRED RDBO
FASES DEL PROYECTO
ARQUITECTURA
Se plantea un modelo mixto, centralizado / descentralizado, con 5 instancias operativas una para cadauna de las unidades de gestión clínicas, y una instancia superior de agregación y consulta para darcobertura a los objetivos de gestión de la red de diagnóstico biológico de Osakidetza
Este modelo tiene las ventajas de disponibilidad, rendimiento, personalización de la operativa, y almismo tiempo no renuncia a los objetivos estratégicos de disponer de un modelo de organizaciónglobal de la RDBO
Modelo mixto centralizado / descentralizado
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FASES DEL PROYECTO
ESTRATEGIA DE DESPLIEGUE
Implantación conservadora, controlada. Convivencia en el tiempo entre Gestlaby Omega
Implantación en un centro completo.
Centro complejo, que incluya todas las disciplinas y toda la casuística.
Decisión del Comité Estratégico:
Empezar en la UGC del HUC (1 Lab de referencia y 2 LRH)
Continuar con la UGC del HGU, para testar el modelo completo (interacciones, derivaciones…)
Resto de UGC en función del desarrollo del proyecto.
Proyecto completo en tres años.
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• Migración: PDFs
Se migran en formato PDF todos los informes cuyos demográficos tengan la calidad suficiente y tengan CIC.
• Migración de dato estructurado.
Se migran los datos como pruebas de aquellas pruebas que sean mapeadas en Gestlab y de un periodo concreto.
FASES DEL PROYECTO
ESTRATEGIA DE MIGRACIÓN
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Objetivos y Formato
CONTEXTO
OBJETO DEL PROYECTO
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
FASES DEL PROYECTO
IMPLANTACIÓN
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Implantación
• Adjudicación 2016.
• Diseño, arquitectura, definición, hardware (2016)
UGC LABS VIS PE EXT OBI DOC
HUC 2017 2018 2018 2018 2018 2019
HGU 2017/2018 2018 2018 2018 2018 2019
HUB 2018 2018 2019 2019 2019 2019
HUD 2018/2019 2019 2019 2019 2019 2019
HUA 2019 2019 2019 2019 2019 2019
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2018
PROBLEMÁTICA
El enorme cambio a todos los niveles que ha supuesto la adaptación de Gestlab a los requerimientos de Osakidetza ha supuesto no pocos problemas que podemos resumir en.
• Grupos de trabajo con diferentes grados de consenso y coordinación.• Participación en la dinámica de entornos y protocolos de las aplicaciones corporativas
centralizadas.• Integraciones muy complejas.• Arquitectura y rendimiento.• Numerosas versiones por nuevos requerimientos con• Gaps no previstos.• Dificultades en la formación.
Todos estos problemas se han ido solucionando y el proyecto tiene prevista su finalización a mediados de 2019
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PUNTOS FUERTES
Proyecto ambicioso, complejo e innovador.
Proyecto referente.
Va a posibilitar un cambio cultural hacia el trabajo colaborativo y la estandarización.
Clave para el trabajo en red y el enfoque corporativo, va a permitir consolidar la RDB.
Proyecto de futuro que va a dar respuesta a un entorno cambiante y complejo.
Va a facilitar la consecución de reconocimientos externos: acreditación, certificación…
Alineado con la estrategia de Osakidetza y el Plan de Salud.Congreso Nacional Laboratorio Clínico
2018
CAMBIO CULTURAL
• El proyecto obliga a:– Hablar, discutir y consensuar entre especialistas de
distintos centros.
– Hablar y consensuar entre especialistas de distintas disciplinas.
– Hablar y consensuar con los profesionales clínicos.
– Hablar y consensuar con enfermería.
– Hablar y consensuar con informáticos. Plantear requerimientos y mejoras de forma consensuada.
– Un sistema de gobernanza y toma de decisiones sólido.
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2018
Eskerrik Asko!!
Muchas gracias !!
Hablamos en 2019…
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