tÀi liỆu hƯỚng dẪn sỬ dỤng phẦn mỀm quẢn lÝ vĂn … lieu hdsd sbic.pdf ·...
Post on 22-Sep-2020
3 Views
Preview:
TRANSCRIPT
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG 3I
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ VĂN BẢN E-DOCUMENT
Hà Nội, ngày….. tháng….. năm 2018
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
MỤC LỤC
I. 5
I.1. Error! Bookmark not defined.
I.2. 6
II. 6
II.1. 6
II.1.1. 7
II.1.2. 7
II.2. 8
II.2.1. 8
II.2.2. 8
II.2.3. 9
II.2.4. 9
II.2.5. 10
II.2.6. 11
II.3. 12
II.4. 12
II.4.1. 12
II.4.1.1. 12
II.4.1.2. Error! Bookmark not defined.
II.4.1.3. Error! Bookmark not defined.
II.4.1.4. 21
II.4.2. Error! Bookmark not defined.
II.4.2.1. 23
II.4.2.2. Error! Bookmark not defined.
II.4.3. 30
II.4.3.1. 30
II.4.3.2. 34
II.4.4. Error! Bookmark not defined.
II.4.4.1. 39
II.4.4.2. 40
II.4.4.3. 41
II.4.5. 42
II.4.5.1. 42
II.4.5.2. 44
II.4.5.3. 44
II.4.5.4. 45
II.4.6. 46
II.4.6.1. 46
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
II.4.6.2. 49
II.4.6.3. 51
II.4.6.4. 52
II.4.6.5. 53
II.4.6.6. 57
II.4.6.7. 61
II.4.6.8. 65
II.4.6.9. 66
II.5. 82
Page 5
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 6
I. TỔNG QUAN
I.1. Mục đích
– Tài liệu này được xây dựng phục vụ cho công việc hướng dẫn sử dụng chi tiết thao tác các chức năng phần mềm quản lý văn bản.
– Nội dung trình bày trong tài liệu ngắn gọn, theo trình tự các chức năng và hướng dẫn thực hiện từng bước một. Vì vậy, người dùng có thể dễ dàng sử dụng chương trình thông qua tài liệu này.
I.2. Phạm vi
– Tài liệu này áp dụng cho Phần mềm Quản lý văn bản với các chức năng sau đây:
o Quản trị danh mục
o Quản lý văn bản đi
o Quản lý văn bản đến
o Quản lý lịch công tác tuần
o Quản lý uỷ quyền
o Quản trị hệ thống
– Tài liệu này phục vụ các đối tượng sau: Là người thao tác trực tiếp trên hệ thống, là các cán bộ/nhân viên tham gia quản lý văn bản.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 7
II. NỘI DUNG
II.1. Giới thiệu chung
II.1.1. Tổng quan về Phần mềm Quản lý văn bản E-Docmen
- Phần mềm quản lý văn bản là một phần mềm được tạo ra với mục đích trợ giúp đắc lực
cho các doanh nghiệp trong việc quản lý văn bản. Với các tính năng thông minh, sự tiện
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 8
ích và rất dễ sử dụng, giờ đây ciệc quản lý văn bản sẽ trở nên thật sự nhẹ nhàng và hiệu
quả.
II.1.2. Các nội dung khác
Các quy ước Font chữ
– Font chữ Times New Roman size 12, chữ thường (xxx): là mô tả hướng dẫn sử dụng
– Font chữ Times New Roman size 12, chữ đậm (xxx): Nhấn mạnh vấn đề đang đề cập
– Font chữ Times New Roman size 12, chữ đậm, khác màu (xxx): đặc biệt nhấn mạnh đến
ý nghĩa của từ/cụm từ này
II.2. Giới thiệu các chức năng
II.2.1. Các chức năng trong Quản lý danh mục.
STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử
dụng
1
Quản lý danh mục Sổ văn bản
- Truy vấn danh mục Sổ văn bản - Thêm mới sổ văn bản - Chỉnh sửa sổ văn bản
Người sử dụng có quyền quản lý danh mục sổ văn bản
2 Quản lý loại văn
bản
- Truy vấn danh mục loại văn bản - Thêm mới loại văn bản - Chỉnh sửa loại văn bản - Xóa loại văn bản
Người sử dụng có quyền quản lý loại văn bản
3 Quản lý độ mật
- Truy vấn danh mục độ mật - Thêm mới độ mật - Chỉnh sửa độ mật - Xóa độ mật
Người sử dụng có quyền quản lý độ mật
4 Cài đặt
- Truy vấn danh mục -Thêm mới danh mục -Chỉnh sửa danh mục - Xóa danh mục
Người sử dụng có quyền quản lý cài đặt
II.2.2. Các chức năng trong Quản lý văn bản đi
STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử
dụng
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 9
1
Quản lý Sổ văn bản
- Truy vấn sổ văn bản - Thêm mới sổ văn - Chỉnh sửa sổ văn
Người sử dụng có quyền quản lý sổ văn bản
2 Quản lý Văn
bản chờ xử lý
- Truy vấn văn bản chờ xử lý - Hiển thị thông tin chi tiết văn bản chờ xử lý - Chỉnh sửa văn bản chờ xử lý
Người sử dụng có quyền quản lý Văn bản chờ xử lý
II.2.3. Các chức năng trong Quản lý văn bản đến
STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử
dụng
1
Quản lý Sổ văn bản
- Truy vấn sổ văn bản - Thêm mới sổ văn - Chỉnh sửa sổ văn
Người sử dụng có quyền quản lý sổ văn bản
2 Quản lý Văn
bản chờ xử lý
- Truy vấn văn bản chờ xử lý - Hiển thị thông tin chi tiết văn bản chờ xử lý - Chỉnh sửa văn bản chờ xử lý
Người sử dụng có quyền quản lý Văn bản chờ xử lý
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 10
II.2.4. Các chức năng trong quản lý Lịch công tác tuần
STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử
dụng
1 Quản lý Lịch công tác tuần
- Truy vấn lịch công tác tuần - Thêm mới sự kiện - Sửa sự kiện - Xóa sự kiện
Người sử dụng có quyền quản lý lịch công tác tuần
II.2.5. Các chức năng trong Quản lý Ủy quyền
STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng
1
Quản lý Lịch ủy quyền
- Truy vấn người được ủy quyền
Người sử dụng có quyền quản lý ủy
quyền
- Thêm mới người được ủy quyền
- Sửa người được ủy quyền
-Lịch sử hoạt động trong thời gian ủy quyền
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 11
II.2.6. Các chức năng trong Quản lý người dùng
STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng
1 Quản lý người dùng - Truy vấn người dùng
- Thêm mới người dùng
- Chỉnh sửa người dùng
Người sử dụng có quyền quản lý người dùng.
2 Quản lý chi nhánh -Truy vấn chi nhánh
- Thêm mới tài khoản vào chi nhánh
- Xóa tài khoản khỏi chi nhánh
Người sử dụng có quyền quản lý chi nhánh
3 Quản lý phòng ban - Truy vấn phòng ban
- Thêm mới phòng ban
- Chỉnh sửa phòng ban
- Xóa phòng ban
Người sử dụng có quyền quản lý phòng ban
4 Quản lý vai trò - Truy vấn vai trò
- Thêm mới vai trò
- Chỉnh sửa vai trò
Người sử dụng có quyền quản lý vai trò
5 Quản lý chức năng - Truy vấn chức năng
- Thêm mới chức năng
- Chỉnh sửa chức năng
- Xóa chức năng
Người sử dụng có quyền quản lý chức năng.
6 Quản lý ứng dụng -Tìm kiếm ứng dụng
- Thêm ứng dụng
- Chỉnh sửa ứng dụng
- Xóa ứng dụng
- Quản lý chức năng của ứng dụng
Người sử dụng có quyền quản lý ứng dụng.
7 Quản lý tài nguyên -Tìm kiếm tài nguyên
- Thêm tài nguyên
- Chỉnh sửa thông tin tài nguyên
- Xóa tài nguyên
Người sử dụng có quyền quản lý tài nguyên
8 Quản lý phân quyền -Định nghĩa phân quyền Người sử dụng có quyền quản lý phân quyền
9 Quản lý phân quyền cho nhân viên
-Phân quyền cho nhân viên Người sử dụng có quyền quản lý phân quyền cho nhân viên
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 12
II.3. Thông tin đăng nhập
Link đăng nhập: http://117.6.131.222:4034
Tài khoản Admin, mật khẩu: Vietnam@3i. Tất cả các tài khoản còn lại mật khẩu chung: 123456; Mật khẩu khi reset: 123456
- Tài khoản admin: Chức năng quản trị hệ thống bao gồm: Người dùng, Phòng ban, chi nhánh, phân quyền ..
- Tài khoản Văn thư đi: hongnt: Có chức năng quản lý và tạo sổ văn bản đi gửi đến lãnh đạo và các ban liên quan.
- Tài khoản Văn thư đến: nvkieu: Có chức năng quản lý và tạo sổ văn bản đến, văn thư đến thường sẽ trình đến lãnh đạo 'Tổng giám đốc’.
- Tài khoản Tổng giám đốc: ctdong: Có chức năng giao việc cho các ban hoặc cá nhân liên quan.
- Tài khoản thư kí: ltly: Có chức năng tải lên và quản lý Lịch công tác tuần
Lưu ý: Tên các tài khoản và vai trò của từng người dùng xem tại tài khoản admin. Đường dẫn: Quản trị hệ thống >> Người dùng.
II.4. Hướng dẫn sử dụng các chức năng hệ thống
II.4.1. Quản lý danh mục
* Mục đích: Cho phép quản lý danh mục bao gồm: Sổ văn bản, Loại văn bản, Độ mật, Cài đặt. Chức năng này dành cho văn thư.
* Đường dẫn: Trang chủ >> Quản trị danh mục.
Chức năng này dành cho văn thư, đầu năm mới, văn thư sẽ tạo mới sổ văn bản.
Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của văn thư đi: hongnt. Mật khẩu: 123456
Tài khoản đăng nhập của văn thư đến: nvkieu. Mật khẩu: 123456
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 13
II.4.1.1. Quản lý danh mục sổ văn bản
II.4.1.1.1. Tìm kiếm thông tin sổ văn bản
Hình 1: Màn hình tìm kiếm thông tin sổ văn bản
Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm tài khoản như: Mã sổ, Tên sổ, Năm
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm
Lưu ý: Mặc định hiển thị năm hiện tại
II.4.1.1.2. Thêm mới Sổ văn bản
Hình 2: Màn hình thêm mới Sổ văn bản
Bước 1: Kích button Thêm mới
Bước 2: Nhập thông tin thêm mới sổ văn bản
▪ Trường có dấu (*) là trường bắt buộc nhập.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 14
▪ Với văn thư đi cần chọn Loại văn bản đi để hiển thị danh sách Người kí theo từng
loại văn bản.
Bước 3: Nhấn nút Thêm mới
Thông tin Sổ văn bản vừa thêm sẽ hiển thị tại màn hình Danh mục sổ văn bản
Lưu ý: Mã sổ không được nhập trùng với mã sổ đã tồn tại và chữ có dấu. VD: Đ, Ê, …
II.4.1.1.3. Chỉnh sửa Sổ văn bản
Hình 3: Màn hình chỉnh sửa thông tin sổ văn bản
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 15
Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại sổ văn bản muốn chỉnh sửa thông tin
Bước 2: Nhập thông tin muốn thay đổi
Bước 3: Nhấn nút Cập nhật
Lưu ý: Mã sổ, Loại văn bản không được chỉnh sửa
II.4.1.1.4. Xóa sổ văn bản
Hình 4: Màn hình xóa sổ văn bản
Bước 1: Nhấn nút Xóa tại sổ văn bản muốn xóa
Bước 2: Nhấn nút Xác nhận
Lưu ý: Có thể xóa nhiều bản ghi bằng cách tích vào các checkbox trước mỗi sổ văn bản, sau đó nhấn
nút xóa
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 16
II.4.1.2. Quản lý loại văn bản
* Mục đích: Cho phép quản lý thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa loại văn bản
* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị danh mục > Loại văn bản
II.4.1.2.1. Tìm kiếm thông tin
Hình 5: Màn hình Tìm kiếm thông tin loại văn bản
Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm như: Ký hiệu hoặc Tên loại văn bản
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 17
II.4.1.2.2. Thêm Loại văn bản
Hình 6: Màn hình thêm mới Loại văn bản
Bước 1: Chọn
Bước 2: Nhập các thông tin yêu cầu
Bước 3: Click button .
Thông tin Sổ văn bản vừa thêm sẽ hiển thị tại màn hình Thêm mới sổ văn bản
II.4.1.2.3. Sửa Loại văn bản
Hình 7: Màn hình Sửa Loại văn bản
Bước 1: Chọn
Bước 2: Nhập các thông tin cần chỉnh sửa
Bước 3: Click button .
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 18
Thông tin Sổ văn bản vừa thêm sẽ hiển thị tại màn hình Thêm mới sổ văn bản
II.4.1.2.4. Xóa Loại văn bản
Hình 8: Màn hình thêm mới Loại văn bản
Bước 1: Chọn
Bước 2: Nhập các thông tin yêu cầu
Bước 3: Click button .
Thông tin Sổ văn bản vừa thêm sẽ hiển thị tại màn hình Thêm mới sổ văn bản
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 19
II.4.1.3. Quản lý độ mật
* Mục đích: Cho phép quản lý Độ mật bao gồm các hoạt động như: thêm mới, chỉnh sửa, xóa độ mật
* Đường dẫn: Trang chủ > Quản trị danh mục > Độ mật
II.4.1.3.1. Tìm kiếm độ mật
Hình 9: Màn hình tìm kiếm độ mật
Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm độ mật
Bước 2: Nhấn nút Tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ khóa đã nhập tìm kiếm
II.4.1.3.2. Thêm mới độ mật
Hình 10: Màn hình thêm mới chức năng
Bước 1: Nhấn nút Thêm mới
Bước 2: Nhập các thông tin thêm mới độ mật
Bước 3: Nhấn nút Thêm mới
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 20
Thông tin Chức năng vừa thêm hệ thống sẽ lưu lại vào cơ sở dữ liệu và hiển thị trong bảng danh mục độ mật.
II.4.1.3.3. Chỉnh sửa độ mật
Hình 11: Màn hình chỉnh sửa chức năng
Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại bản ghi muốn chỉnh sửa
Bước 2: Nhập thông tin muốn chỉnh sửa
Bước 3: Nhấn nút Chỉnh sửa
II.4.1.3.4. Xóa độ mật
Hình 12: Màn hình xóa chức năng
Bước 1: Nhấn nút Xóa tại bản ghi muốn Xóa
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 21
Bước 2: Tại hộp thoại xác nhận chọn Xác nhận
II.4.1.4. Quản lý cài đặt
II.4.1.4.1. Tìm kiếm danh mục
Hình 13: Màn hình tìm kiếm danh mục
Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm độ mật
Bước 2: Nhấn nút Tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ khóa đã nhập tìm kiếm
II.4.1.4.2. Thêm mới danh mục
Hình 14: Màn hình thêm mới danh mục
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 22
Bước 1: Nhấn nút Thêm mới
Bước 2: Nhập các thông tin thêm mới danh mục
Bước 3: Nhấn nút Thêm mới
Thông tin Chức năng vừa thêm hệ thống sẽ lưu lại vào cơ sở dữ liệu và hiển thị trong màn hình danh mục
II.4.1.4.3. Chỉnh sửa danh mục
Hình 15: Màn hình chỉnh sửa danh mục
Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại bản ghi muốn chỉnh sửa
Bước 2: Nhập thông tin muốn chỉnh sửa
Bước 3: Nhấn nút Chỉnh sửa
II.4.1.4.4. Xóa danh mục
Hình 16: Màn hình xóa danh mục
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 23
Bước 1: Nhấn nút Xóa tại bản ghi muốn Xóa
Bước 2: Tại hộp thoại xác nhận chọn Xác nhận
II.4.2. Quản lý văn bản đi
* Mục đích: Cho phép quản lý văn bản đi bao gồm: Sổ văn bản, Văn bản chờ xử lý
* Đường dẫn: Trang chủ >> Văn bản đi
II.4.2.1. Quản lý sổ văn bản
Chức năng này dành cho văn thư đi, văn thư sẽ tạo mới sổ văn bản và gửi đến lãnh đạo hoặc cá nhân có liên quan
Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của văn thư đi: hongnt. Mật khẩu: 123456
II.4.2.1.1. Tìm kiếm sổ văn bản
Hình 17: Kết quả tìm kiếm
Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản đến như: Số văn bản, Ký hiệu văn
bản, Người ký, Ngày văn bản, Người soạn thảo, Trích yếu, Đơn vị soạn thảo
Bước 2: Nhấn tìm kiếm
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 24
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm
II.4.2.1.2. Thêm văn bản đi
Hình 18: Màn hình thêm sổ văn bản đi
Bước 1: Kích button Thêm mới
Bước 2: Nhập thông tin sổ văn bản
- Các trường bắt buộc nhập: Sổ văn bản, Số/ký hiệu, Số văn bản, Ký hiệu văn
bản, Người ký, Người soạn thảo, Đơn vị soạn thảo
- Trong đó: Người vào sổ mặc định là người đăng nhập, Chức vụ lấy theo người
kí, Số/ký hiệu hiển thị theo Số văn bản và Ký hiệu văn bản.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 25
Bước 3: Tải lên Tệp đính kèm bằng cách nhấn Browse >> Chọn tệp >> nhấn Thêm mới.
- Người dùng có thể tải lên 1 hoặc nhiều tệp đính kèm với các định dạng: .doc,
.xlsx, .pdf, …
- Tại đây người dùng có thể Xóa bằng cách nhấn nút hoặc tải về tệp đính kèm
khi nhấn nút , Xem trước bằng cách nhấn Xem trước.
Bước 4: Thêm người nhận.
- Nhấn vào ban Lãnh đạo tổng công ty sẽ tự động gửi cho tất cả mọi người có
trong ban.
- Nhấn vào các ban còn lại sẽ chỉ gửi cho trưởng ban đó.
- Có thể chọn Người nhận xử lý bất kì bằng cách chọn phòng ban rồi chọn
người dùng và vai trò sau đó nhấn nút Lưu .
- Có thể xóa 1 hoặc nhiều Người nhận vừa thêm bằng cách nhấn nút x.
Bước 5: Click button Lưu lại
Văn bản sau khi lưu lại đã chuyển thành công đến người nhận.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 26
II.4.2.1.3. Sửa văn bản đi.
Hình 19: Màn hình chỉnh sửa văn bản đi
Bước 1: Nhấn nút sửa tại bản ghi muốn chỉnh sửa
Bước 2: Nhập các thông tin cần chỉnh sửa.
- Tài màn hình này văn thư có quyền thêm người nhận bằng cách nhấn phòng
ban muốn gửi.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 27
- Tại màn hình này có thêm trường Hoạt động giúp lưu lại hoạt động của thành
viên trong danh sách Người nhận lien quan đến sổ văn bản bao gồm: Đã tạo
văn bản, Đã xem văn bản, Đã chuyển tiếp.
Bước 3: Kích button Lưu lại
II.4.2.2. Văn bản đi chờ xử lý.
Chức năng này dành cho lãnh đạo hoặc cá nhân có quyền xem văn bản. Khi văn thư gửi cho lãnh đạo hoặc cá nhân có quyền xem văn bản, đăng nhập vào tài khoản của người xử lý sẽ hiển thị văn bản chờ xử lý.
Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của người được nhận văn bản: nvsy. Mật khẩu: 123456
II.4.2.2.1. Tìm kiếm văn bản chờ xử lý
Hình 20: Kết quả tìm kiếm
Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản chờ xử lý như: Số đến, Ngày đến, Cơ
quan ban hành, Số/Ký hiệu, Ngày văn bản, Trích yếu, Trạng thái, Năm
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 28
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm. Mặc định tìm kiếm theo năm hiện tại.
II.4.2.2.2. Chi tiết văn bản đi cần xử lý
Hình 21: Màn hình tiết văn bản đi
Bước 1: Nhấn đúp chuột vào văn bản muốn xem chi tiết.
- Tại màn hình này sẽ hiển thị chi tiết thông tin văn bản chờ xử lý. Người
dùng có thể chuyển tiếp văn bản cho 1 hoặc nhiều cá nhân khác.
- Người dùng có thể tải tệp đính kèm về bằng cách nhấn nút Tải xuống
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 29
Hình 22: Màn hình chi tiết hoạt động của văn thư và người nhận
- Tại màn hình này người dùng có thể theo dõi tất cả hoạt động của các
thành viên được nhận bao gồm: Đã tạo văn bản, Đã xem văn bản, Đã
chuyển tiếp.
Hình 23: Thao tác chuyển tiếp văn bản cho người khác
Bước 2: Chuyển tiếp văn bản cho người khác xem bằng cách sau:
1. Chọn tên phòng ban
2. Chọn tên cá nhân muốn chuyển tiếp.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 30
3. Nhấn nút Lưu
Phía dưới phần Chuyển tiếp sẽ hiển thị tên cá nhân được chuyển tiếp.
Bước 3: Nhấn nút Chuyển tiếp
Văn bản được gửi đi thành công đến người nhận.
Lưu ý: Người dùng chỉ có thể xóa Người nhận do chính người dùng đó tạo và chưa gửi đi.
II.4.3. Quản lý văn bản đến
II.4.3.1. Quản lý sổ văn bản
Chức năng này dành cho văn thư đến, văn thư sẽ tạo mới sổ văn bản và gửi đến lãnh đạo hoặc cá nhân có liên quan.
Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của văn thư đến: nvkieu. Mật khẩu: 123456
II.4.3.1.1. Tìm kiếm sổ văn bản đến
Hình 24: Kết quả tìm kiếm
Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản đến như: Số đến, Ngày đến, Cơ
quan ban hành, Số/ký hiệu, Ngày văn bản, Trích yếu, Trạng thái, Năm
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 31
II.4.3.1.2. Thêm văn bản đến
Hình 25: Màn hình thêm sổ văn bản đến
Hình 26: Màn hình thêm sổ văn bản đến
Bước 1: Kích button Thêm mới
Bước 2: Nhập thông tin sổ văn bản
- Các trường bắt buộc nhập: Sổ văn bản, Số đến, Sổ/ký hiệu, Cơ quan ban
hành, Ngày đến, Người nhập văn bản.
- Trong đó: Người nhập văn bản mặc định là người đăng nhập.
Bước 3: Tải lên Tệp đính kèm bằng cách nhấn Browse >> Chọn tệp >> nhấn Thêm
mới.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 32
- Người dùng có thể tải lên 1 hoặc nhiều tệp đính kèm với các định dạng: .doc,
.xlsx, .pdf, …
- Tại đây người dùng có thể Xóa bằng cách nhấn nút hoặc tải về tệp đính kèm
khi nhấn nút .
Bước 4: Nhập ý kiến xử lý vào ô sau đó nhấn nút Thêm mới
- Người dùng có thể thêm 1 hoặc nhiều ý kiến; có thể xóa 1 hoặc nhiều ý kiến
vừa thêm bằng cách nhấn nút .
Bước 5: Thêm người nhận xử lý
- Nhấn vào checkbox tại từng phòng ban sẽ list ra danh sách người được ủy
quyền và hiển thị tại màn hình Danh sách người xử lý
- Người đầu tiên chọn là Xử lý chính thì từ người thứ 2 trở đi chỉ là người phối
hợp.
- Có thể chọn Người nhận xử lý bất kì bằng cách chọn người dùng và vai trò
sau đó nhấn nút Thêm người xử lý
- Có thể xóa 1 hoặc nhiều Người xử lý vừa thêm bằng cách nhấn nút .
Bước 6: Click button Lưu lại
Văn bản sau khi lưu lại đã chuyển thành công đến người nhận xử lý.
Lưu ý: Sau khi Lưu lại thành công, đăng nhập vào tài khoản của người nhận xử lý. Tại mục Văn bản chờ xử lý sẽ hiển thị danh sách bản ghi đã được chuyển ở trạng thái Đang chờ.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 33
II.4.3.1.3. Sửa văn bản đến
Hình 27: Màn hình chỉnh sửa văn bản đến
Hình 28: Màn hình chỉnh sửa văn bản đến
Bước 1: Nhấn đúp chuột vào bản ghi muốn chỉnh sửa.
Bước 2: Nhập các thông tin cần chỉnh sửa.
- Tại màn hình này văn thư có quyền sửa Ý kiến, và thêm người nhận xử lý.
- Tại màn hình này có thêm trường Hoạt động giúp lưu lại các hoạt động của
những thành viên thuộc danh sách Người xử lý lien quan đến sổ văn bản bao
gồm: Đã tạo công văn, Chưa xem Đã xem công văn, Đã chuyển xử lý chính,
Văn bản đã hoàn thành…
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 34
Bước 4: Kích button Lưu lại
Lưu ý:
- Nhấn nút Thu Hồi để thu hồi lại văn bản đã được chuyển đi.
- Sau khi Lưu lại thành công, đăng nhập vào tài khoản của người nhận xử lý. Tại mục Văn bản chờ xử lý sẽ hiển thị danh sách bản ghi đã được chuyển ở trạng thái Đang chờ.
II.4.3.2. Văn bản đến chờ xử lý.
Chức năng này dành cho lãnh đạo hoặc cá nhân có quyền xử lý văn bản. Khi văn thư gửi cho lãnh đạo hoặc cá nhân có quyền xử lý văn bản văn bản, đăng nhập vào tài khoản của người xử lý sẽ hiển thị văn bản chờ xử lý.
Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của người được nhận văn bản: ntlam. Mật khẩu: 123456
II.4.3.2.1. Tìm kiếm văn bản chờ xử lý
Hình 29: Kết quả tìm kiếm
Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản chờ xử lý như: Số đến, Ngày đến, Cơ
quan ban hành, Số/Ký hiệu, Ngày văn bản, Trích yếu, Trạng thái, Năm
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 35
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm.
Lưu ý:
- Chỉ hiển thị văn bản mà người được giao chưa lý xong, khi người được nhận xử lý xong văn bản sẽ ẩn đi, khi tìm kiếm lại vẫn tìm kiếm được. Cụ thể với từng vai trò sau:
1. Xử lý chính: Bao gồm các hành động: Đã chuyển xử lý chính, đã hoàn thành văn bản
2. Phối hợp: Bao gồm các hành động: Đã chuyển phối hợp, Đã phối hợp.
3. Xem để biết: Bao gồm các hành động: Đã xem.
- Dữ liệu mặc định hiển thị theo năm hiện tại.
II.4.3.2.2. Chi tiết Văn bản đến chờ xử lý.
Bước 1: Nhấn đúp chuột vào bản ghi muốn xem chi tiết.
Hình 30: Chi tiết văn bản chờ xử lý.
- Tại màn hình này sẽ hiển thị chi tiết thông tin văn bản chờ xử lý. Thực
hiện các hành động thay đổi trạng thái: Hoàn thành, Chuyển xử lý, Cập
nhật.
- Người dùng có thể tải tệp đính kèm về bằng cách nhấn nút Tải xuống
.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 36
Hình 31: Màn hình chi tiết hoạt động
- Tại màn hình này người dùng có quyền xem tất cả hoạt động của thành
viên trong danh sách người xử lý bao gồm: Đã tạo công văn, Đã xem công
văn, Đã chuyển xử lý chính, Đã phối hợp…
Bước 2: Cập nhật thông tin Ý kiến xử lý:
- Nhập ý kiến vào ô Nhập ý kiến sau đó nhấn nút Thêm ý kiến
Bước 3: Chuyển người xử lý
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 37
Hình 32: Màn hình thao tác chuyển xử lý
- Nhấn vào checkbox tại từng phòng ban sẽ list ra danh sách người xử lý,
mặc định phòng ban đầu tiên được chọn có vai trò xử lý chính.
- Các phòng ban sau được chọn có vai trò là phối hợp.
Hình 33: Màn hình thao tác chọn người nhận xử lý bất kì
- Có thể chọn Người nhận xử lý bất kì bằng cách chọn phòng ban, sau đó
người dùng và vai trò rồi nhấn nút Thêm người xử lý
- Nhập ý kiến chuyển xử lý cho từng cá nhân bằng cách nhập ý kiến vào cột
Ý kiến.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 38
- Có thể xóa 1 hoặc nhiều Người xử lý vừa thêm bằng cách nhấn nút
Bước 4: Nhấn nút Chuyển xử lý.
- Sau khi chuyển xử lý chính thành công, người dùng chỉ có quyền cập nhật
ý kiến, không có quyền chuyển xử lý.
Lưu ý:
- Người dùng chỉ có thể xóa Ý kiến xử lý và Người nhận xử lý do chính người dùng đó tạo và chưa chuyển xử lý.
- Khi chuyển xử lý chính thành công sẽ giảm đi số lượng văn bản chờ xử lý.
Bước 5: Gia hạn xử lý
- Nhập hạn xử lý tại trường Hạn xử lý
- Hạn xử lý chỉ hiển thị giữa 2 người xử lý chính.
Bước 6: Hoàn thành văn bản
- Nhấn nút Hoàn thành để hoàn thành văn bản
- Văn bản sau khi nhấn hoàn thành sẽ có trạng thái Đã hoàn thành.
Lưu ý:
- Chỉ người xử lý chính cuối cùng mới có quyền kết thúc văn bản. Khi người
phối hợp chưa nhấn hoàn thành thì người xử lý chính vẫn có quyền kết
thúc văn bản.
- Văn bản đã kết thúc tất cả thành viên trong danh sách Người xử lý chỉ có
quyền xem và cập nhật ý kiến.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 39
II.4.4. Quản lý Lịch công tác tuần
Đường dẫn: Trang chủ >> Lịch công tác tuần
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 40
II.4.4.1. Hiển thị thông tin Lịch công tác tuần
Hình 34: Màn hình Lịch công tác tuần
Tất cả nhân viên trong công ty sẽ nhìn thấy lịch công tác tuần đầu tiên khi đăng nhập vào tài khoản cá nhân.
II.4.4.2. Tìm kiếm thông tin
Chức năng này dành cho thư kí, thường thì thư kí hoặc cá nhân nào đó sẽ có quyền tải lên, sửa, xoá lịch công tác tuần.
Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của thư kí: ltly. Mật khẩu: 123456
Hình 35: Kết quả tìm kiếm
Bước 1: Nhấn nút Quản lý
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 41
Bước 1: Nhập thông tin thời gian cần tìm kiếm lịch công tác.
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm
- Tại màn hình này người dùng có quyền thêm mới, sửa, xoá lịch công tác tuần.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 42
II.4.4.3. Thêm sự kiện
Hình 36 : Màn hình thêm mới lịch công tác tuần
Bước 1: Nhấn nút Thêm sự kiện
Bước 2: Nhập thông tin bao gồm: Chủ trì, Ngày diễn ra, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Phòng họp, Thành phần tham dự, nội dung.
Bước 5: Nhấn nút Thêm mới
Sự kiện được thêm mới sẽ hiển thị màn hình danh sách Lịch công tác tuần
II.4.5. Quản lý Uỷ quyền
Đường dẫn: Trang chủ >> Ủy quyền
Chức năng này dành cho Tổng giám đốc hoặc người đứng đầu mỗi ban, Tổng giám đốc hoặc người đứng đầu mỗi ban sẽ uỷ quyền đến cấp dưới là Phó TGĐ hoặc phó ban.
Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của người uỷ quyền: ctdong. Mật khẩu: 123456
Tài khoản đăng nhập của người được uỷ quyền: nvcong. Mật khẩu: 123456
II.4.5.1. Truy vấn người được ủy quyền
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 43
Hình 37: Kết quả tìm kiếm
Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm người được ủy quyền.
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 44
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm
II.4.5.2. Thêm người ủy quyền
Chỉ người đứng đầu ban mới hiển thị chức năng này.
Hình 38: Màn hình thêm mới người ủy quyền
Hình 39: Màn hình xác nhận ủy quyền
Bước 1: Nhấn nút Thêm mới
Bước 2: Nhập thông tin bao gồm: Người được ủy quyền, Thời gian ủy quyền.
Bước 3: Nhấn nút Thêm mới
Lưu ý:
- Người được ủy quyền sẽ nhận được bản ghi yêu cầu xác nhận đồng ý
nhận ủy quyền của người ủy quyền. Nhấn xác nhận để đồng ý.
- Yêu cầu xác nhận thành công, các văn bản gửi đến người ủy quyền sẽ
hiển thị tại tài khoản của người được ủy quyền.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 45
II.4.5.3. Sửa người ủy quyền
Hình 40: Màn hình sửa người ủy quyền
Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa
Bước 2: Nhập thông tin bao gồm: Người được ủy quyền, Thời gian ủy quyền.
Bước 3: Nhấn nút Cập nhật
II.4.5.4. Lịch sử hoạt động trong thời gian ủy quyền
Hình 41: Màn hình Văn bản trong thời gian ủy quyền
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 46
Bước 1: Nhấn nút Hoạt động
- Tại màn hình này sẽ hiển thị tất cả các Văn bản trong thời gian ủy quyền.
Bước 2: Nhấn đúp chuột vào văn bản muốn xem chi tiết.
Hình 42 : Màn hình chi tiết văn bản
- Tại màn hình này người dùng có thể tải về tệp đính kèm cũng như xem
được các hoạt động xử lý của công văn.
II.4.6. Quản trị hệ thống
II.4.6.1. Quản lý người dùng
* Mục đích: Cho phép quản lý các tài khoản sử dụng hệ thống bao gồm các hành động: Tìm kiếm, thêm mới, chỉnh sửa người dùng
* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống >Người dùng
Chức năn này dành cho cá nhân có quyền quản trị người dùng.
Ví dụ: Tài khoản đăng nhập của Admin: admin. Mật khẩu: 123456
II.4.6.1.1. Tìm kiếm thông tin tài khoản
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 47
Hình 43: Màn hình tìm kiếm thông tin tài khoản
Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm tài khoản như: Tên tài khoản, Họ và tên,
email, trạng thái của người dùng
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm
II.4.6.1.2. Thêm mới tài khoản
Hình 44: Màn hình thêm mới Người dùng
Bước 1: Kích button Thêm mới
Bước 2: Nhập thông tin thêm Người dùng
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 48
▪ Trường có dấu (*) là trường bắt buộc nhập.
Bước 3: Nhấn nút Thêm mới
Thông tin Người dùng vừa thêm sẽ hiển thị tại màn hình danh sách người dùng
Lưu ý: Tên tài khoản không được nhập trùng với tên tài khoản đã tồn tại
II.4.6.1.3. Chỉnh sửa thông tin người dùng
Hình 45: Màn hình chỉnh sửa thông tin người dùng
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 49
Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại người dùng muốn chỉnh sửa thông tin
Bước 2: Nhập thông tin muốn thay đổi
Bước 3: Nhấn nút Cập nhật
Lưu ý: Khi nhân viên nghỉ việc, admin có thể bỏ tick tại trường Trạng thái Hoạt động, trạng thái của nhân
viên sẽ hiển thị Không hoạt động.
II.4.6.2. Quản lý chi nhánh
* Mục đích: Cho phép quản lý thêm vào hoặc xóa đi các tài khoản trong chi nhánh. Mỗi một tài
khoản chỉ thuộc vào duy nhất1 chi nhánh
* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Chi nhánh
II.4.6.2.1. Tìm kiếm thông tin
Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm như: Tên chi nhánh hoặc Mã chi nhánh
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Kết quả tương ứng với từ khóa đã nhập tìm kiếm sẽ được đánh dấu chữ nghiêng, đậm
và có màu nâu đỏ.
Hình 46: Danh sách các chi nhánh được hiển thị dưới dạng cây
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 50
II.4.6.2.2. Thêm tài khoản trong chi nhánh
Hình 47: Màn hình thêm tài khoản vào trong branch
Bước 1: Chọn 1 chi nhánh
Bước 2: Chọn tên tài khoản muốn thêm vào chi nhánh
Bước 3: Click button . Hệ thống sẽ thêm vào danh sách tài khoản của chi
nhánh
Bước 4: Click button Lưu lại
II.4.6.2.3. Xóa tài khoản trong chi nhánh
Hình 48: Màn hình xóa tài khoản trong branch
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 51
Bước 1: Chọn 1 chi nhánh
Bước 2: Kích button để thực hiện xóa tài khoản ra khỏi chi nhánh. Đặc biệt
nút ở trên thanh tiêu đề của bảng danh sách cho phép người dùng xóa toàn
bộ tài khoản ra khỏi chi nhánh.
Bước 3: Click button Lưu lại
II.4.6.3. Quản lý phòng ban
* Mục đích: Cho phép quản lý phòng ban bao gồm các hành động như chỉnh sửa thông
tin, quản lý thành viên trong phòng ban. Các thông tin phòng ban sẽ phục vụ cho việc quản lý
các tài khoản khi admin thực hiện phân quyền. Một tài khoản có thể thuộc nhiều phòng ban
* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Phòng ban
II.4.6.3.1. Tìm kiếm thông tin
Hình 49: Màn hình tìm kiếm thông tin phòng ban
Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm như tên phòng ban, Trạng thái
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ khóa đã nhập tìm kiếm
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 52
II.4.6.3.2. Chỉnh sửa thông tin
Hình 50: Màn hình chỉnh sửa thông tin phòng ban
Bước 1: Nhấn nút chỉnh sửa tại phòng ban cần chỉnh sửa
Bước 2: Nhập các thông tin phòng ban cần chỉnh sửa.
Bước 4: Kích button Chỉnh sửa
II.4.6.4. Quản lý vai trò
* Mục đích: Cho phép quản lý vai trò cho các tài khoản đăng nhập vào hệ thống
* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > vai trò
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 53
II.4.6.4.1. Tìm kiếm thông tin
Hình 51: Màn hình tìm kiếm thông tin vai trò
Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm vai trò
Bước 2: Nhấn nút Tìm kiếm
Hệ thống sẽ hiển thị kết quả theo từ khóa tìm kiếm
II.4.6.4.2. Chỉnh sửa thông tin
Hình 52: Màn hình chỉnh sửa thông tin vai trò
Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại bản ghi muốn chỉnh sửa
Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa
Bước 3: Nhấn nút Chỉnh sửa
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 54
II.4.6.5. Quản lý chức năng
* Mục đích: Cho phép quản lý chức năng gồm các thao tác thêm, sửa, xóa và quản lý tài nguyên của chức năng. Chức năng được tạo ra để gán vào các ứng dụng. Sau đó Admin thực hiện phân quyền các chức năng của ứng dụng cho các tài khoản.
* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Chức năng
II.4.6.5.1. Tìm kiếm chức năng
Hình 53: Màn hình tìm kiếm chức năng
Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm chức năng
Bước 2: Nhấn nút Tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ khóa đã nhập tìm kiếm
II.4.6.5.2. Thêm mới chức năng
Hình 54: Màn hình thêm mới chức năng
Bước 1: Nhấn nút Thêm mới
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 55
Bước 2: Nhập các thông tin thêm mới chức năng
▪ Các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập
▪ Trường Tên chức năng cha là trường chọn chức năng cha, có thể chọn hoặc không chọn trường này.
Bước 3: Nhấn nút Thêm mới
Thông tin Chức năng vừa thêm hệ thống sẽ lưu lại vào cơ sở dữ liệu và hiển thị trong bảnh danh sách các chức năng.
II.4.6.5.3. Chỉnh sửa chức năng
Hình 55: Màn hình chỉnh sửa chức năng
Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại bản ghi muốn chỉnh sửa
Bước 2: Nhập thông tin muốn chỉnh sửa
Bước 3: Nhấn nút Chỉnh sửa
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 56
II.4.6.5.4. Xóa chức năng
Hình 56: Màn hình xóa chức năng
Bước 1: Nhấn nút Xóa tại bản ghi muốn Xóa
Bước 2: Tại hộp thoại xác nhận chọn Chắc chắn
Lưu ý: Cần xóa hết chức năng con trước khi xóa chức năng cha.
II.4.6.5.5. Quản lý tài nguyên của chức năng
Hình 57: Màn hình quản lý tài nguyên của chức năng
Bước 1: Click chuột phải vào một chức năng
Bước 2: Nhấn chọn Quản lý tài nguyên
Bước 3: Tìm kiếm các Tài nguyên API định gán cho chức năng
Bước 4: Chọn tên Tài nguyên muốn thêm
Bước 5: Nhấn nút Thêm tài nguyên
▪ Tài nguyên được thêm sẽ hiển thị tại màn hình danh sách
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 57
▪ Người dùng có thể xóa Tài nguyên vừa thêm bằng cách nhấn nút Xóa
Bước 6: Nhấn nút Lưu lại
II.4.6.6. Quản lý ứng dụng
* Mục đích: Cho phép quản lý ứng dụng gồm các thao tác thêm, sửa, xóa và quản lý chức năng của ứng dụng. Các ứng dụng thêm vào sẽ được admin quản lý phân quyền cho các tài khoản sử dụng các ứng dụng đó.
* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Ứng dụng
II.4.6.6.1. Tìm kiếm ứng dụng
Hình 58: Màn hình tìm kiếm ứng dụng
Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm ứng dụng
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ khóa đã nhập tìm kiếm
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 58
II.4.6.6.2. Thêm mới ứng dụng
Hình 59: Màn hình thêm mới ứng dụng
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 59
Bước 1: Kích nút Thêm mới
Bước 2: Nhập các thông tin ứng dụng. Trong đó có 3 trường bắt buộc nhập: Mã ứng dụng, Tên ứng dụng, Link truy cập.
Bước 3: Kích button Thêm mới
Thông tin Ứng dụng vừa thêm hệ thống sẽ lưu lại vào cơ sở dữ liệu và hiển thị trong màn hình danh sách các ứng dụng.
II.4.6.6.3. Chỉnh sửa ứng dụng
Hình 60: Màn hình chỉnh sửa ứng dụng
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 60
Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại bản ghi muốn chỉnh sửa
Bước 3: Nhập các thông tin cần chỉnh sửa. Trong đó trường Mã ứng dụng sẽ không được phép sửa.
Bước 4: Kích button Chỉnh sửa
II.4.6.6.4. Xóa ứng dụng
Hình 61: Màn hình xóa ứng dụng
Bước 1: Nhấn nút Xóa tại bản ghi muốn xóa
Bước 2: Kích button trong hộp thoại xác nhận
II.4.6.6.5. Quản lý chức năng của ứng dụng
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 61
Hình 62: Màn hình quản lý chức năng cho ứng dụng
Bước 1: Click chuột phải vào một ứng dụng
Bước 2: Kích chọn “Quản lý chức năng”
Bước 3: Tìm kiếm các Chức năng định gán cho ứng dụng
Bước 4: Kích button để thực hiện việc thêm chức năng cho ứng
dụng
▪ Người dùng có thể xóa chức năng bằng cách nhấn nút Xóa .
▪ Quy định, xóa chức năng con trước khi xóa chức năng cha.
Bước 5: Kích button Save
II.4.6.7. Quản lý tài nguyên
* Mục đích: Cho phép quản lý tài nguyên gồm các thao tác thêm, sửa, xóa và quản lý chức năng của tài nguyên
* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Tài nguyên
II.4.6.7.1. Tìm kiếm ứng dụng
Hình 63: Màn hình tìm kiếm tài nguyên
Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm tài nguyên. Có thể tìm kiếm theo các thông tin: Tên tài
nguyên, mã tài nguyên, API, Mô tả tài nguyên, Tên chức năng.
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ khóa đã nhập tìm kiếm
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 62
II.4.6.7.2. Thêm mới tài nguyên
Hình 64: Màn hình thêm mới tài nguyên
Bước 1: Kích nút Thêm mới
Bước 2: Nhập các thông tin tài nguyên. Trong đó có 4 trường bắt buộc nhập: Tên tài nguyên, Mã tài nguyên, API, Đường dẫn.
Bước 3: Kích button Save
Thông tin tài nguyên vừa thêm hệ thống sẽ lưu lại vào cơ sở dữ liệu và hiển thị trong bảnh
danh sách các tài nguyên.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 63
II.4.6.7.3. Chỉnh sửa thông tin tài nguyên
Hình
65: Màn hình chỉnh sửa thông tin tài nguyên.
Bước 1: Nhấn nút Chỉnh sửa tại bản ghi muốn sửa
Bước 2: Nhập các thông tin cần chỉnh sửa. Trong đó trường Mã tài nguyên sẽ không
được phép sửa.
Bước 4: Kích button Chỉnh sửa
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 64
II.4.6.7.4. Xóa tài nguyên
Hình 66: Màn hình xóa tài nguyên
Bước 1: Nhấn nút Xóa tại bản ghi muốn xóa
Bước 2: Kích button trong hộp thoại xác nhận
II.4.6.7.5. Xóa chức năng của tài nguyên
Hình 67: Màn quản lý chức năng cho tài nguyên
Bước 1: Click chuột phải vào một tài nguyên
Bước 2: Kích chọn “Quản lý tài nguyên”
Bước 3: Tìm kiếm các chức năng định gán cho tài nguyên
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 65
Bước 4: Kích button để thực hiện việc thêm chức năng cho tài nguyên
▪ Người dùng có thể xóa chức năng bằng cách nhấn nút Xóa
Bước 5: Kích button Lưu lại
Lưu ý: Không xóa được chức năng cha khi đang tồn tại chức năng con
II.4.6.8. Quản lý phân quyền
* Mục đích: Cho phép quản lý phân quyền theo các vai trò của phòng ban, khi người dùng được gán vai trò sẽ có quyền tương ứng với vai trò đó trong phòng ban được gán.
* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Phân quyền
Hình 68: Màn hình định nghĩa phân quyền
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 66
Bước 1: Chọn Vai trò, Phòng ban cần gán quyền
Bước 2: Chọn ứng dụng phân quyền
Bước 3: Chọn chức năng của ứng dụng (Có thể bỏ qua bước này vì khi chọn ứng
dụng đã hiện thị hết toàn bộ các chức năng của ứng dụng)
Hình 69: Màn hình định nghĩa phân quyền
Bước 4: Tích chọn chức năng của ứng dụng để phân quyền
Màn hình xuất hiện các Tài nguyên API tương ứng với các chức năng đã tích chọn
Bước 5: Tích vào ô trạng thái của các Tài nguyên API
Mỗi Tài nguyên API sẽ có ô trạng thái: - Bỏ chọn - Chọn
Bước 6: Click button save để lưu lại thông tin phân quyền
Lưu ý: Có thể phân quyền một lúc cho nhiều phòng ban với cùng 1 Vai trò
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 67
II.4.6.9. Phân quyền nhân viên
* Mục đích: Quản lý thông tin phân quyền cho từng Người dùng theo các Phòng ban
* Đường dẫn: Trang chủ >Quản trị hệ thống > Phân quyền nhân viên
Hình 70: Màn hình phân quyền nhân viên
Bước 1: Chọn tài khoản để thực hiện phân quyền
Bước 2: Chọn ứng dụng
Hình 71: Màn hình phân quyền cho nhân viên
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 68
Bước 3: Chọn vai trò cho phòng ban tương ứng
Bước 4: Tích chọn vào ô checkbox cho phòng ban muốn phân quyền
Bước 5: Nhấn nút Show sẽ hiển thị tất cả các API
Bước 6: Chỉnh sửa chi tiết từng API được cấp cho người dùng nếu người dùng đó vượt quyền khỏi role
Lưu ý: Khi click vào nút thì các API sẽ bị ẩn đi và hệ thống sẽ mặc định cấp cho người dùng theo bộ quyền đã gán cho vai trò tương ứng trong phòng ban
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 69
Hình 72: Màn hình user permission
Bước 6: Tích chọn các branch tương ứng với phòng ban được tham chiếu quyền
Bước 7: Tích vào checkbox nếu người dùng vượt quyền
Hình 73: Màn hình phân quyền cho người dùng
Bước 8: Click button save để lưu lại thông tin phân quyền
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 70
Khi phần quyền cho 1 tài khoản mà không có quyền truy cập hay thao tác các tab chức năng thì màn hình sẽ hiển thị thông báo tài khoản không có quyền.
II.5. Hướng dẫn sử dụng phần tích hợp với bộ GTVT
II.5.1. Quản lý văn bản Liên thông (Văn bản đến)
* Mục đích: Cho phép quản lý văn bản đến từ các đơn vị khác.
*Đường dẫn: Trang chủ >> Văn bản liên thông >> Văn bản đến
II.5.1.1. Quản lý văn bản đến
Chức năng này dành cho văn thư nhận các văn bản đến, trạng thái văn bản, lấy dữ liệu đơn vị
II.5.1.1.1. Tìm kiếm văn bản đến
Hình 74: Kết quả tìm kiếm
Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản đến như: Cơ quan ban hành, Ngày
nhận văn bản từ, Ngày nhận văn bản đến, Nghiệp vụ, Trạng thái, Năm…
Bước 2: Kích button tìm kiếm
Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với từ các khóa đã nhập tìm kiếm
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 71
II.5.1.1.2. Tiếp nhận/Tư chối văn bản đến
Click đúp vào văn bản cụ thể để duyệt hoặc từ chối văn bản của đơn vị. Văn thư sẽ kiểm tra các thông tin nhận được từ đơn vị khác nếu thấy đúng văn thư sẽ
nhập các nội dung còn lại và bấm duyệt thì văn bản sẽ được nhập vào hệ thống và trong phần văn bản đến như bình thường.
Nếu thấy văn bản không phù hợp hoặc các sai sót gì văn thư bấm từ chối và nhập lý do từ chối.
Hình 75: Màn hình thêm sổ văn bản đến
Hình 76: Màn hình lý do từ chối
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 72
Lưu ý:
Khi bấm nút hệ thống sẽ lấy tất cả văn bản từ các đơn vị khác gửi đến loại văn bản là Văn bản điện tử và khi lấy thành công, cột nghiệp vụ các văn bản lấy được sẽ là 0|Văn bản mới , 1|Thu hồi, 2|Cập nhật, 3|Thay thế.
Khi đó trạng thái của văn bản là 01|Đã đến.
Khi bấm nút hệ thống sẽ lấy tất cả các trạng thái văn bản đã gửi đi văn thư sẽ dựa vào Số kí hiệu để theo dõi văn bản gửi đi bên đơn vị nhận xử lý đến bước nào.
Đối với trường hợp là trạng thái văn bản thì trạng thái sẽ luôn là hoàn thành. Sau khi duyệt thành công, Trạng thái của văn bản sẽ chuyển thành 02|Đã tiếp nhận. Khi thêm mới mà phân công luôn cho các phòng thì nghiệp vụ của văn bản bên ngoài sẽ
là 03|Đã phân công. Khi văn bản đã được phân công. Khi các nhân viên được phối hợp xử lý đăng nhập vào
phần mềm vào phần văn bản chờ xử lý và đổi trạng thái là Đang xử lý thì hệ thống sẽ báo trạng thái cho bên đơn vị nhận là văn bản nhận được 04|Đang xử lý.
Khi văn bản được hoàn thành thì hệ thống sẽ gửi trạng thái bên đơn vị nhận là báo là Đã hoàn thành kết thúc luồng nhận văn bản mới.
Khi nhấn nút sẽ cập nhật các đơn vị liên kết với bộ GTVT. Danh sách này sẽ hiển thị trong văn bản đi.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 73
II.5.1.1.3. Cập nhật văn bản đến
Khi văn thư từ trục liên thông về, đôi khi sẽ thấy các văn bản có kiểu nghiệp vụ là cập nhật.
Văn thư sẽ chọn 1 văn bản để tiến hành duyệt cho văn bản có kiểu nghiệp vụ này.
(Double Click và 1 văn bản để xử lý)
Lưu y: Chỉ có thể mở văn bản ở trạng thái .
Hình ảnh: nội dung văn bản cập nhật.
Văn thư sẽ cần Hoặc văn bản này.
Nếu văn thư đồng ý cập nhật thì chọn . Văn bản sẽ được cập nhật lại trích yếu và File đính kèm, các nội dung còn lại sẽ được giữ nguyên.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 74
Nếu văn thư tìm thấy vấn đề của văn bản cập nhật thì tiến hành , và đưa ra lý do từ chối.
Lưu y: Văn bản đã hoàn thành, thì không thể văn bản.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 75
II.5.1.1.4. Thu hồi văn bản đến
Khi văn thư từ trục liên thông về, đôi khi sẽ thấy các văn bản có kiểu nghiệp vụ là Thu hồi.
Văn thư sẽ chọn 1 văn bản để tiến hành duyệt cho văn bản có kiểu nghiệp vụ này.
(Double Click và 1 văn bản để xử lý)
Lưu y: Chỉ có thể mở văn bản ở trạng thái .
Hình ảnh: Nội dung văn bản thu hồi
Văn thư sẽ cần Hoặc văn bản.
Nếu văn thư đồng ý cập nhật thì chọn . Văn bản sẽ được Thu hồi, và dừng xử lý văn bản.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 76
Nếu văn thư tìm thấy vấn đề của văn bản cập nhật thì tiến hành , và đưa ra lý do từ chối.
Lưu y: Văn bản đã hoàn thành, thì không thể văn bản.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 77
II.5.1.1.5. Lấy lại văn bản đến
Khi văn thư từ trục liên thông về, đôi khi sẽ thấy các văn bản có kiểu nghiệp vụ là Lấy lại.
Văn thư sẽ chọn 1 văn bản để tiến hành duyệt cho văn bản có kiểu nghiệp vụ này.
(Double Click và 1 văn bản để xử lý)
Lưu y: Chỉ có thể mở văn bản ở trạng thái . Sau khi Chọn 1 văn bản, sẽ mở 1 form để xác nhận.
Văn thư sẽ cần Hoặc .
Nếu văn thư đồng ý cho lấy lại thì chọn . Văn bản sẽ được lấy lại, Không tiến hành Duyệt xử lý nữa.
Nếu văn thư tìm thấy có vấn đề không cho phép lấy lại thì chọn . Văn bản sẽ tiếp tục được xử lý.
II.5.2. Quản lý văn bản Liên thông (Văn bản đi)
* Mục đích: Cho phép quản lý văn bản gửi cho các đơn vị khác.
* Đường dẫn: Trang chủ >> Văn bản liên thông >> Văn bản đi.
II.5.2.1. Quản lý văn bản đi
Chức năng này dành cho văn thư gửi các văn bản đến các đơn vị khác.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 78
II.5.2.1.1. Tìm kiếm văn bản đi
Hình 77: Kết quả tìm kiếm
Bước 1: Nhập các thông tin tìm kiếm văn bản đến như: Sổ văn bản, Ký hiệu văn
bản, Người ký, Ngày văn bản, Người soạn thảo, Trích yếu, Đơn vị soạn thảo,
Năm…
Bước 2: Kích button tìm kiếm Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng
với từ các khóa đã nhập tìm kiếm.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 79
II.5.2.1.2.
Xem lịch sử gửi đi
▪ Click vào button để xem lịch sử gửi đi.
Hình 78: Lịch sử văn bản gửi đi
II.5.2.1.3. Thêm mới văn bản đi
Bước 1: Chọn văn bản gửi đi trong danh sách văn bản đã tạo.
Bước 2: Chọn danh sách đơn vị nhận (Danh sách đơn vị sẽ hiển thị những đơn vị hay thao tác � nếu không tìm thấy đơn vị thì gõ tên đơn vị � Bấm tìm đơn vị.
Bước 3: Bấm lưu lại.
Lưu ý: Phần chọn người nhận là dùng để gửi cho nhân viên trong cùng hệ thống, Nếu văn bản chỉ cần chuyển sang hệ thống khác thì không cần chọn phần này.
Hình 79: Thêm văn bản gửi đi
II.5.2.1.4. Cập nhật văn bản đi
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 80
Bước 1: Click đúp vào 1 văn bản để chỉnh sửa.
Bước 2: Văn thư nhập nội dung cần sửa, thêm hoặc xóa đơn vị, hoặc trích yếu.
Bước 3: Bấm lưu lại để cập nhật văn bản và gửi lên đơn vị nhận.
Hình 80: Sửa văn bản gửi đi
II.5.2.1.5. Thu hồi văn bản đi
Bước 1: Tạo lập 1 văn bản đi với nội dung là yêu cầu thu hồi văn bản đã gửi.
Bước 2: Bấm thêm mới văn bản ở [Văn bản liên thông] > [Văn bản đi].
Bước 3: Chọn thu hồi văn bản > Chọn văn bản gửi đi là văn bản đã tạo ở bước 1
Bước 3: Chọn văn bản cần thu hồi.
Bước 4: Bấm thu hồi.
Bước 5: Hệ thống sẽ gửi văn bản yêu cầu thu hồi đến các đơn vị đã gửi.
Hình 80: Thu hồi văn bản gửi đi
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 81
II.5.2.1.6. Lấy lại văn bản đi
Bước 1: Click vào 1 văn bản ở màn danh sách.
Bước 2: Chọn 1 văn bản cần lấy lại.
Bước 3: Bấm lấy lại.
Bước 4: Nhập lý do lấy lại.
Bước 5: Click lưu lại.
Bước 4: Hệ thống sẽ gửi trạng thái lấy lại sang các đơn vị gửi.
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 82
Lưu ý:
- Chỉ có thể lấy lại văn bản, chỉ khi văn bản đang ở trạng thái “Đã đến” chưa được bên nhận duyệt. Nếu bên nhận đã duyệt đang xử lý thì phải sử dụng chức năng Thu hồi văn bản.
- Nghiệp vụ lấy lại văn bản sẽ gửi Trạng thái văn bản để yêu cầu lấy lại văn bản, không phải Văn bản điện tử – gửi 1 văn bản mới để yêu cầu.
II.5.2.1.7. Thay thế văn bản đi
Bước 1: Click vào thêm mới 1 văn bản ở màn danh sách
Hình 81: Thay thế văn bản gửi đi
Bước 2: Click vào Thay thế văn bản
Bước 3: Chọn văn bản thay thế
Bước 4: Chọn những văn bản cần thay thế
Bước 5: Bấm Thay thế
Bước 6: Hệ thống sẽ gửi trạng thái thay thế đến các đơn vị đã gửi
Tai Lieu HDSD Phan Mem Quan Ly Van Ban E-Document
Page 83
II.6. Các vấn đề thường gặp phải khi sử dụng:
1. Lỗi gửi văn bản liên thông:
- Khi bạn gặp lỗi khi gửi văn bản liên thông: + Kiểm tra xem thông tin của văn bản đã đầy đủ chưa. + Kiểm tra xem phần tệp tin đã có Files chưa. + Nếu văn bản có đầy đủ thông tin, thì có thể đường truyền của hệ thống
đến trục liên thông đang có vấn đề.
2. Không thể lấy văn bản đến
top related