trabajar con datos - asp3.anep.edu.uyasp3.anep.edu.uy/capinfo/material/access/acc_cap6.pdf · en la...
Post on 25-Sep-2018
215 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 93
Centro de Capacitación en Informática
TTrraabbaajjaarr ccoonn DDaattooss
MMooddooss ddee ttrraabbaajjaarr ccoonn ddaattooss
Cada tabla de una base de datos tiene dos vistas o presentaciones:
presentación de Diseño y presentación de Hoja de datos.
Presentación Diseño muestra la estructura de la tabla o sea los campos que
la componen, así como sus características; mientras que presentación Hoja de
datos muestra los datos (información) contenidos en la tabla.
A través de la opción Ver del menú, se puede cambiar entre una vista y otra.
A su vez el botón de Vista de la barra de herramientas, muestra la presentación a
la cual se puede cambiar si se hace clic sobre él. Por ejemplo si se está en
presentación diseño, el botón Vista se muestra como Vista Hoja de datos.
Existen diversos modos trabajar con datos, a saber: en formularios, en hoja
de datos de tablas y en hoja de datos de consultas.
Para trabajar con datos de una tabla en presentación Hoja de datos, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la tabla adecuada, desde la ficha Tablas en la ventana Base de
Datos.
2. Escoger el botón Abrir o directamente hacer doble clic sobre dicha tabla.
Posteriormente se despliega la tabla en presentación de Hoja de datos.
++++ En esta presentación se pueden introducir, modificar o eliminar los datos de
una tabla.
DDeessppllaazzaarrssee eennttrree rreeggiissttrrooss
Sobre la base de la ventana en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o
formulario y también en la vista Formulario de un formulario, se observa una barra
con diferentes botones de desplazamiento.
Operación Microsoft Access 97
Página 94 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
Al hacer clic en uno de estos botones, se consigue el desplazamiento
determinado por dicho botón:
• Registro específico: Desplaza a un registro específico de la vista Hoja de
datos o Formulario mediante la introducción del número de registro en dicho
cuadro. Además en éste, se muestra el número de registro actual o sea en el
que se está posicionado en ese momento y sobre el cual recaerán las acciones
que se puedan ejecutar.
• Nuevo registro: Desplaza al final del formulario u hoja de datos de modo que
se pueda introducir un nuevo registro.
SSeelleecccciioonnaarr ccaammppooss oo rreeggiissttrrooss
El selector de campo es un pequeño cuadro o barra en el que se hace clic
para seleccionar toda una columna en una hoja de datos.
El selector de registro es un pequeño
cuadro o barra colocado a la izquierda de un
registro en el que se puede hacer clic para
seleccionar el registro completo en la vista
Hoja de datos y en la vista Formulario.
Para mostrar el estado del registro activo en un formulario u hoja de datos,
Access presenta uno de los siguientes símbolos en el selector del registro activo:
• Registro activo: Este es el registro activo; el registro ha sido guardado
tal y como aparece.
• Lápiz: Está editando el registro. Los cambios todavía no se han guardado.
• Registro bloqueado: Este registro está bloqueado por otro usuario. No
puede editarlo.
• Nuevo registro: Este es un nuevo registro en el que se puede introducir
información.
• Clave principal: Este es el campo clave principal (únicamente contiene
datos para identificar el registro).
Primer registro
Registro anterior
Registro específico Registro siguiente
Ultimo registro
Nuevo registro
Selector de campo
Selector de registro
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 95
Centro de Capacitación en Informática
Para ver los selectores de registro en la vista Formulario, se debe establecer
en Sí la propiedad Selectores de Registro del formulario.
Seleccionar campos o registros en la vista Hoja de datos
La siguiente tabla muestra técnicas en el uso del ratón para seleccionar datos
o registros en la vista Hoja de datos.
Para seleccionar Hacer clic
Datos en un campo Donde se desee empezar a seleccionar y arrastrar el puntero del ratón
por los datos.
Un campo completo En el borde izquierdo del campo de una hoja de datos, donde el puntero
cambia a una cruz .
Campos adyacentes En el borde izquierdo de un campo y arrastrar el puntero del ratón para
extender la selección.
Una columna En el selector de campo.
Columnas adyacentes En el nombre del campo en la parte superior de la columna y sin dejar de
presionar el botón del ratón, arrastrar el puntero del ratón para
extender la selección.
Un registro En el selector de registro.
Varios registros En el selector de registro del primer registro y arrastrar el puntero del
ratón para extender la selección.
Todos los registros En la opción Seleccionar todos los registros del menú Edición.
La siguiente tabla muestra técnicas en el uso del teclado para seleccionar
datos o registros en la vista Hoja de datos.
Para seleccionar Hacer lo siguiente
Datos de un campo Mover el punto de inserción al principio del texto que se desee
seleccionar, a continuación, mantener presionada la tecla <Mayúsculas> y
usar las teclas de dirección para moverse al final de la selección.
Un campo completo Mover el punto de inserción hasta el campo y presionar la tecla <F2>.
Campos adyacentes Con un campo seleccionado, presionar la tecla <Mayúsculas> y la tecla de
dirección apropiada.
La columna actual Presionar la combinación de teclas <Ctrl> + <Barra Espaciadora>.
El registro actual Presionar la combinación de teclas <Mayúsculas> + <Barra Espaciadora>.
Varios registros Presionar la combinación de teclas <Mayúsculas> + <Barra Espaciadora> y
a continuación <Mayúsculas> + <Flecha arriba> o <Mayúsculas> + <Flecha
abajo>.
Operación Microsoft Access 97
Página 96 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
IInnttrroodduucciirr ddaattooss nnuueevvooss eenn uunnaa TTaabbllaa
Para introducir datos en una tabla en presentación Hoja de datos, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la tabla adecuada, desde la ficha Tablas en la ventana Base de
datos.
2. Escoger el botón Abrir o directamente hacer doble clic sobre dicha tabla.
Posteriormente se despliega la tabla en la vista Hoja de datos.
3. Hacer clic en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o
escoger la misma opción del menú Insertar.
4. Escribir los datos deseados y presionar la tecla T para situarse en el
siguiente campo. A medida que se ingresan datos en los campos del registro
en curso, un lápiz se muestra en la columna selector de registros, a la
izquierda de la tabla.
5. Al final del registro, de ser necesario, presionar T para situarse en el
siguiente registro y continuar con el ingreso de datos. Cuando se tengan
introducidos todos los datos de ese registro, se dice que se ha agregado un
nuevo registro a la tabla.
� Para agregar un registro en un formulario en la vista Formulario, se debe
seguir el mismo procedimiento.
En el ingreso de datos, es posible dejar campos sin valores, es decir, nulos,
siempre y cuando su propiedad así lo permita.
Hay algunos tipos de campos en formularios u hojas de datos que no se
pueden modificar. Por ejemplo, si un campo tiene un tipo de datos Autonumérico,
Access asigna automáticamente el siguiente número consecutivo o un número
aleatorio único a este campo, por cada registro que se agregue. Este tipo de campo
es usado generalmente como un número de identificación de registro o clave
principal. Cuando se agrega un nuevo registro, Access rellena automáticamente el
valor del campo y no será posible editarlo.
EEEEEEEEnnnnnnnnttttttttrrrrrrrraaaaaaaaddddddddaaaaaaaa ddddddddeeeeeeee ddddddddaaaaaaaattttttttoooooooossssssss
El tipo de datos y la comprobación de validación de un campo afectan a la
entrada de datos en los campos de una tabla.
Cuando se trata de salir de un campo, después de haber cambiado datos,
Access valida los datos asegurándose de que el valor introducido está permitido en
ese campo. Si el valor no está permitido, Access lo indica desplegando un mensaje
de error. Para salir del campo, es necesario cambiar el valor por uno aceptado por
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 97
Centro de Capacitación en Informática
el campo o de lo contrario se deben deshacer los cambios efectuados.
Un valor puede no ser admitido en un campo por las siguientes razones:
• El valor no es compatible con el tipo de datos del campo (como Numérico,
Texto o Fecha). Si se introduce un valor que no coincida con el tipo de datos,
Access intenta convertir la entrada al tipo correcto. No obstante, algunos
tipos de datos no pueden ser convertidos a otros tipos. Por ejemplo, no se
puede guardar un nombre en un campo de tipo Numérico.
• Los datos violan una regla de la propiedad Regla de validación para el campo.
• El campo requiere datos y se ha tratado de dejarlo en blanco.
Access también valida datos cuando se sale de un registro (se mueve el punto
de inserción a otro registro) luego de haber cambiado datos. En ese momento,
antes de guardar un registro, Access comprueba si se está violando alguna regla de
validación establecida en la propiedad Regla de validación para el registro.
Además, si la tabla que se está modificando tiene una clave principal o un índice
único, Access se asegura de que el registro que se está modificando no tiene un
valor igual al de otro registro en la tabla. Si el registro no se puede guardar, se
tendrán que realizar las correcciones necesarias o hacer clic en el botón
Deshacer de la barra de herramientas para cancelar todos los cambios que se
hayan realizado en el registro.
RRRRRRRReeeeeeeessssssssttttttttrrrrrrrriiiiiiiinnnnnnnnggggggggiiiiiiiirrrrrrrr oooooooo vvvvvvvvaaaaaaaalllllllliiiiiiiiddddddddaaaaaaaarrrrrrrr ddddddddaaaaaaaattttttttoooooooossssssss
Access proporciona diversas formas de controlar cómo se introducen datos
en una base de datos. Por ejemplo, es posible establecer una limitación sobre los
datos que pueden introducirse en un campo mediante la definición de una regla de
validación para ese campo. Si los datos introducidos en el campo violan la regla,
Access muestra un mensaje de error que informa al usuario sobre qué clases de
entrada están permitidas.
Otro método de controlar la entrada de datos es crear una máscara de
entrada para restringir los tipos de valores que pueden introducirse en las
posiciones de un campo.
���� Regla de validación
Una regla que establece límites o condiciones acerca de lo que se puede
introducir en uno o más campos. Se pueden establecer reglas de validación para los
campos, registros o controles de un formulario. Una regla de validación para un
campo o control se comprueba al pasar a otro campo o control. Una regla de
validación para un registro se comprueba al pasar a otro registro. Access presenta
el mensaje especificado en la propiedad Texto De Validación siempre que no se
cumpla la regla.
Operación Microsoft Access 97
Página 98 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
���� Máscara de entrada
Un formato que se especifica para ayudar a introducir datos en un control o
campo. Una máscara de entrada consta de caracteres de presentación literal (tales
como paréntesis, puntos o guiones) y caracteres de máscara que especifican dónde
deben introducirse los datos, el tipo de datos permitido y el número de caracteres
permitido. Los caracteres de presentación literal de una máscara de entrada
pueden, opcionalmente, almacenarse como datos.
Estas sencillas formas de validación y restricción se pueden llevar a cabo
mediante el establecimiento de propiedades para los campos de las tablas o de
propiedades para los controles de los formularios.
En la mayoría de los casos es preferible definir la validación de datos y la
restricción mediante la configuración de las propiedades de un campo en la vista
Diseño de la tabla. Esto supone un ahorro de tiempo, porque siempre que se emplea
ese campo en un formulario, la regla de validación del campo y otras propiedades se
aplican a las entradas de datos realizadas al utilizar el formulario.
No obstante, si los datos introducidos en un control de un formulario no son
dependientes de un campo de una tabla y si es necesario restringir o validar la
entrada de datos, las propiedades deberán definirse en el formulario. Además,
existen situaciones en las cuales deben utilizarse macros o código de Visual Basic
para aplicaciones junto con un formulario para realizar validaciones más complejas.
Por ejemplo, tal vez se desee poder anular la regla de validación o comparar los
valores de diferentes tablas.
VVaalliiddaarr oo rreessttrriinnggiirr llaa eennttrraaddaa ddee ddaattooss eenn ttaabbllaass
Access ofrece varias formas de controlar cómo se introducen datos en los
campos de una tabla.
Lo primero que se debe tener en cuenta es si un campo tiene un tipo de datos
adecuado. Por ejemplo, los campos Fecha/Hora solamente permiten la entrada de
formatos de fecha y hora válidos. Si actualmente se está utilizando un campo de
Texto para dicha información, puede resultar conveniente cambiar el campo a uno
de Fecha/Hora.
Existen igualmente propiedades adicionales que pueden establecerse para un
campo con el fin de proporcionar mayor control sobre los valores que pueden
introducirse en dicho campo:
• Para campos Numéricos, es posible escoger entre diversos tamaños de campo
para controlar el tipo y el intervalo de valores que pueden introducirse.
• Para campos de Texto, es posible establecer el número máximo de caracteres
que pueden introducirse.
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 99
Centro de Capacitación en Informática
• Para todos, menos para los campos Autonumérico (que generan sus propios
datos), puede requerir la introducción de datos en el campo, es decir, hacer
que sea obligatoria.
• Para campos de Texto, Fecha/Hora y Numérico, puede definir una máscara
de entrada para proporcionar espacios en blanco para rellenar y es posible
controlar qué valores pueden introducirse en dichos espacios en blanco.
• Para todos, menos para los campos Memo, Hipervínculo y Objeto OLE, puede
impedir que se introduzcan valores duplicados en un campo o combinación de
campos.
También pueden definirse dos tipos de reglas de validación: reglas de
validación de campo y reglas de validación de registro. Las reglas de validación
permiten definir una regla que limite lo que ha de aceptarse.
• Una regla de validación de campo se utiliza para comprobar el valor
introducido en un campo en el momento en que el usuario sale del campo. Por
ejemplo, puede definir ">=10 Y <=100" como regla de validación de un campo
Numérico para permitir únicamente la introducción de valores comprendidos
entre 10 y 100.
• Una regla de validación de registro controla cuándo puede guardarse un
registro completo. Al contrario que las reglas de validación de campo, las
reglas de validación de registro pueden hacer referencia a otros campos de
una misma tabla. Esto resulta útil cuando se desean comparar valores de
diferentes campos. Por ejemplo, se puede definir
"[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30" como regla de validación para una
tabla “Pedidos”. Esta regla asegurará que la fecha introducida en el campo
“FechaObligatoria” esté en los 30 días siguientes a la fecha indicada en el
campo “FechaPedido”.
Ambos tipos de reglas de validación mostrarán, cuando se viole la regla, un
mensaje definido para informar al usuario de cómo introducir los datos de manera
correcta.
RReeqquueerriirr qquuee ssee iinnttrroodduuzzccaann ddaattooss eenn uunn ccaammppoo
Para requerir que se introduzcan datos en un campo, se debe realizar el
siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla en la vista Diseño.
2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo en el cual se desea
requerir la entrada de datos, es decir, hacer que sea obligatorio.
3. En la parte inferior de la ventana, hacer clic en el cuadro de la propiedad
Requerido y, a continuación, seleccionar la opción Sí.
Operación Microsoft Access 97
Página 100 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
Cuando se guardan cambios en una tabla, Access ofrece la opción de
comprobar si el campo tiene un valor en todos los registros existentes. No
obstante, puede requerir que se introduzca un valor en este campo en todos los
nuevos registros, aún cuando existan registros con valores Nulos (en blanco) en el
campo, que no se cambiarán.
++++ La propiedad Requerido se aplica al nivel de la tabla, por lo que si se
establece esta propiedad a Sí, el campo debe tener un valor en todas las
instancias en las que podrían introducirse datos en el campo (en la tabla, en
formularios y hojas de datos basados en la tabla, cuando una macro o código
de Visual Basic para aplicaciones establece el valor del campo o cuando se
importan datos a la tabla).
DDeeffiinniirr rreeggllaass ddee vvaalliiddaacciióónn
Para definir reglas de validación de forma de controlar qué valores pueden
introducirse en un campo, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla en la vista Diseño.
2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo para el cual se desea
definir una regla de validación.
3. En la parte inferior de la ventana, hacer clic en el cuadro de la propiedad
Regla de validación y, a continuación, escribir la regla de validación o bien
elegir el botón Generar para crear la regla de validación mediante el
Generador de expresiones. Por ejemplo, se puede definir la expresión de
validación ">9" para un campo “Cantidad” con el fin de impedir que un usuario
realice un pedido de menos de 10 unidades.
4. En el cuadro de la propiedad Texto de validación, escribir el mensaje de
error que desea que se muestre cuando se viole una regla. Por ejemplo, para
la expresión de validación ">9", se puede utilizar el mensaje "Debe realizar unpedido de 10 o más unidades".
Si se establece una regla de validación en un campo que contiene datos,
Access preguntará si se desea aplicar la nueva regla a los datos existentes al
guardar la tabla.
++++ Las reglas de validación de campo se imponen cada vez que se agregan o
modifican datos, ya sea a través de la vista Hoja de datos de la tabla, un
control de un formulario dependiente del campo, una consulta de datos
anexados, una consulta de actualización, código de Visual Basic para
aplicaciones o mediante la importación de datos de otra tabla.
� Para comprobar si los datos de una tabla cumplen con las reglas de validación,
se debe hacer clic con el botón secundario del ratón en la barra de título en
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 101
Centro de Capacitación en Informática
la vista Diseño de la tabla y, a continuación, del menú contextual que se
despliega, escoger la opción Probar reglas de validación.
IImmppeeddiirr qquuee ssee iinnttrroodduuzzccaann vvaalloorreess dduupplliiccaaddooss
Una clave principal de un campo único prohibe la introducción de datos
duplicados en ese campo para asegurarse de que cada registro dispone de un
identificador único. No obstante, es posible que también se desee evitar la
presencia de valores duplicados en otros campos. Por ejemplo, tal vez se desee
asignar equipos personales a empleados utilizando un campo de número de serie
para los equipos.
Para impedir que se introduzcan valores duplicados en un campo, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla en la vista Diseño.
2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo al que se le desea
prohibir la existencia de valores duplicados.
3. En la parte inferior de la ventana, hacer clic en el cuadro de la propiedad
Indexado y seleccionar la opción Sí (Sin duplicados).
DDeeffiinniirr uunnaa mmáássccaarraa ddee eennttrraaddaa
Es posible definir una máscara de entrada para controlar cómo se introducen
datos en un campo o control.
Se puede utilizar la propiedad Máscara de entrada para crear una máscara
de entrada (en ocasiones denominada "plantilla de campo") que utilice caracteres
de visualización literales para controlar cómo se introducen los datos en un campo
o control. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir que todas las
entradas de número de teléfono contengan exactamente los dígitos suficientes
para formar un prefijo de zona y un número de teléfono y que sólo puedan
introducirse dígitos en cada espacio en blanco. En este caso solamente se podrán
rellenar estos espacios.
La propiedad Máscara de entrada se puede establecer en la vista Diseño de
una tabla, de una consulta o de un formulario. En la mayoría de los casos,
probablemente se desee establecer la propiedad del campo en la vista diseño de la
tabla. De esta forma, la máscara de entrada se aplica automáticamente al campo en
la vista diseño de la consulta y a los controles de un formulario o informe
dependiente de ese campo (siempre que se cree el control después de establecer la
propiedad en la vista diseño de la tabla).
Operación Microsoft Access 97
Página 102 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
Para definir una máscara de entrada para un campo de una tabla, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla en la vista Diseño.
2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo para el cual se desea
definir una máscara de entrada.
3. En la parte inferior de la ventana, hacer clic en el cuadro de la propiedad
Máscara de entrada, elegir el botón Generar para iniciar el Asistente para
máscaras de entrada y seguir las instrucciones de los cuadros de diálogo del
asistente.
También se puede introducir la definición de la máscara de entrada en la hoja
de propiedades sin utilizar el asistente. En la mayoría de los casos, resulta más
sencillo utilizar el asistente, pero para los campos Numérico y Moneda es necesario
introducir la definición de la máscara de entrada manualmente.
DDiiffeerreenncciiaass eennttrree uunn ffoorrmmaattoo yy uunnaa mmáássccaarraa ddee eennttrraaddaa
Access proporciona dos propiedades de campo que producen resultados
similares para mostrar los datos: la propiedad Formato y la propiedad Máscara de
entrada.
Se debe utilizar la propiedad Formato para mostrar los datos en un formato
consistente. Por ejemplo, si se establece la propiedad Formato de un campo de
Fecha/Hora en formato de Fecha mediana, todas las fechas introducidas se
mostrarán con el formato 12-ene-95. Si uno de los usuarios de la base de datos
introduce una fecha con el formato 12/01/95 (o cualquier otro formato de fecha
válido), Access convertirá la visualización al formato Fecha mediana en el momento
de guardar el registro.
La propiedad Formato únicamente afecta a la forma en que se muestra un
valor, no a cómo éste se almacena en una tabla. Asimismo, un formato de
visualización no se aplica hasta el momento en que se guardan los datos
introducidos: no se muestra nada en el campo que indique o controle el formato en
el que deben introducirse. Si se desea controlar cómo se introducen los datos, se
debe utilizar una máscara de entrada, además de, o en vez de, un formato de
visualización de los datos. Si se desea mostrar los datos tal y como se introducen,
no se debe configurar la propiedad Formato.
Existen formatos de visualización predefinidos para los campos Numérico,
Moneda, Fecha/Hora, Autonumérico y Sí/No y, además, pueden definirse formatos
personalizados para estos campos. No existen formatos predefinidos para los
campos de Texto, Memo o Vínculo, pero pueden definirse formatos personalizados.
No es posible definir un formato de visualización para los campos Objeto OLE.
Se debe utilizar la propiedad Máscara de entrada para mostrar caracteres
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 103
Centro de Capacitación en Informática
de visualización literales en el campo junto con los espacios en blanco para rellenar.
Por ejemplo, si todos los números de teléfono que se introducen en un campo tienen
el mismo formato, puede crearse una máscara de entrada.
Una máscara de entrada asegura que los datos se ajusten al formato
definido; es posible especificar el tipo de valor que puede introducirse en cada
espacio en blanco. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir que todas
las entradas contengan exactamente los dígitos suficientes para formar un prefijo
y un número de teléfono para Japón y que únicamente se puedan introducir dígitos
en cada espacio en blanco.
En caso de definir tanto un formato de visualización como una máscara de
entrada para un campo, Access utiliza la máscara de entrada cuando se agregan o
editan datos y la configuración del Formato determina cómo se muestran los datos
cuando se guarda un registro. Cuando se utilizan simultáneamente la propiedad
Formato y la propiedad Máscara de entrada debe tomarse la precaución de que los
resultados no entren en conflicto entre sí.
MMooddiiffiiccaarr llooss ddaattooss ddee uunn ccaammppoo
Para modificar los datos de un campo en presentación Hoja de datos, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la tabla adecuada, desde la ficha Tablas en la ventana Base de
datos.
2. Escoger el botón Abrir o directamente hacer doble clic sobre dicha tabla.
Posteriormente se despliega la tabla en presentación de Hoja de datos.
3. Para editar los datos de un campo, hacer clic en el campo que se desea editar.
4. Escribir el texto que se desea insertar.
Para reemplazar el valor completo de un campo, se debe mover el puntero al
extremo izquierdo del campo hasta que el mismo se convierta en una cruz y
entonces hacer clic para introducir los datos.
Si el punto de inserción no se encuentra visible en la edición, se debe
presionar la tecla <F12> para mostrarlo.
� Si se comete un error al escribir, se puede seleccionar el botón Deshacer
de la barra de herramientas.
� Si se desea cancelar los cambios en el campo actual, se debe presionar la
tecla X. Si se desea cancelar los cambios en todo el registro, se debe
presionar la tecla X de nuevo antes de salir del último campo modificado
para ese registro.
Operación Microsoft Access 97
Página 104 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
++++ Cuando se mueve a otro registro, Access guarda los cambios realizados de
forma automática.
GGuuaarrddaarr uunn rreeggiissttrroo
Access guarda automáticamente el registro que se está agregando o
editando, en cuanto se mueva el punto de inserción a un registro diferente o se
cierre la hoja de datos en la que está trabajando.
� Para guardar explícitamente un registro mientras se lo está editando, se
debe seleccionar la opción Guardar registro del menú Registros.
� Para deshacer los cambios cuando se agregan o modifican registros, se debe
seleccionar la opción Deshacer Registro guardado en el menú Edición, si se
han guardado los cambios al registro actual o se ha movido a otro registro.
EElliimmiinnaarr uunn rreeggiissttrroo
Para eliminar un registro en la vista Hoja de datos, se debe realizar el
siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la tabla adecuada, desde la ficha Tablas en la ventana Base de
datos.
2. Escoger el botón Abrir o directamente hacer doble clic sobre dicha tabla.
Posteriormente se despliega la tabla en presentación de Hoja de datos.
3. Seleccionar el registro que se desee eliminar, haciendo clic en el registro
sobre el selector de registros, en la columna ubicada a la izquierda de la
ventana. También alcanza con hacer clic en cualquier parte del registro que
se desee eliminar.
4. Hacer clic en el botón Eliminar Registro de la barra de herramientas o
escoger la misma opción del menú Edición.
5. Al realizar esta acción, Access
solicitará confirmación a través
de un cuadro de advertencia. Si se
está seguro de que se desea
eliminar el registro de forma
permanente, debido a que no se
puede deshacer este cambio,
escoger el botón Si.
� Para eliminar un registro en un formulario en la vista Formulario, se debe
seguir el mismo procedimiento.
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 105
Centro de Capacitación en Informática
Al eliminar registros, quizás se deseen eliminar los datos relacionados en
otras tablas. Por ejemplo, si se elimina un proveedor de una tabla, probablemente
se deseen eliminar los productos suministrados por ese proveedor. En algunos
casos, puede asegurarse de que se eliminan los datos correctos, forzando la
integridad referencial y activando las eliminaciones en cascada.
++++ Por más información sobre integridad referencial, ver la sección “Relacionesentre tablas” en el capítulo “Trabajar con tablas”.
CCooppiiaarr oo mmoovveerr ddaattooss
Para copiar o mover datos de un campo a otro, se debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. Abrir una Hoja de datos, o un formulario en la vista Formulario.
2. Seleccionar los datos que se deseen copiar o cortar.
3. Hacer lo siguiente:
• Para copiar los datos, hacer clic en el botón Copiar de la barra de
herramientas.
• Para mover los datos, hacer clic en el botón Cortar de la barra de
herramientas.
4. Para reemplazar el valor actual en el campo de destino, seleccionar el campo
completo. Para insertar datos dentro de datos existentes, colocar el punto de
inserción en el lugar a partir del cual se desee pegarlos.
5. Hacer clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.
� Para copiar o mover datos desde múltiples campos en la vista Hoja de datos,
luego de seleccionar los campos o las columnas que se deseen cortar o pegar y
de indicar la acción a realizar, seleccionar el campo o campos de destino o
cambiar a la aplicación en la que se desee pegar los datos y entonces
seleccionar el destino para pegarlos.
Para copiar o mover registros a una hoja de datos, se debe realizar el
siguiente procedimiento:
1. Abrir una Hoja de datos, o un formulario en la vista Formulario.
2. Seleccionar los registros que se deseen copiar o mover. Si se están copiando
o moviendo registros desde otra aplicación, hay que asegurarse de que los
datos estén organizados en una tabla o en una hoja de cálculo o separados por
tabulaciones, antes de seleccionarlos.
Operación Microsoft Access 97
Página 106 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
3. Hacer lo siguiente:
• Para copiar registros, hacer clic en el botón Copiar de la barra de
herramientas.
• Para mover registros, hacer clic en el botón Cortar de la barra de
herramientas.
4. Abrir la hoja de datos en la que se deseen pegar los registros. Si es
necesario, reorganizar las columnas de la hoja de datos para coincidir con el
orden de los datos que se están copiando o moviendo.
5. Para reemplazar registros con los registros seleccionados, seleccionar los
registros que se deseen reemplazar y entonces hacer clic en el botón
Pegar de la barra de herramientas. Para anexar registros al final de la hoja
de datos, hacer clic en la opción Pegar datos anexados del menú Edición.
++++ Si la hoja de datos de origen tiene más campos que la hoja de datos de
destino, Access no pega los campos restantes.
Existen diferentes causas por las que Access no pega los datos en una
operación requerida, entre los que se encuentran:
• Se trató de pegar un campo entero o campos sin seleccionar un destino. Es
necesario seleccionar los campos en los que se desea pegar.
• Se trató de pegar más campos que los que tiene la hoja de datos en la que se
está pegando o más que el número de campos seleccionados como destino.
Access no pegará los campos adicionales.
• Se trató de pegar un valor que no es compatible con el tipo de datos del
campo. Por ejemplo, se trató de pegar una combinación de letras y números
en un campo con el tipo de datos Numérico.
• Se trató de pegar texto que demasiado largo para el campo. El valor de la
propiedad Tamaño del campo determina el tamaño máximo de un valor de
campo. En este caso se debe comprobar el campo en la vista Diseño de tabla
para ver su configuración.
• Se trató de pegar un valor duplicado en la clave principal de la tabla o en un
campo que tiene la propiedad Indexado establecida a Sin duplicados. En este
caso se debe comprobar el campo en la vista Diseño de tabla para ver su
configuración.
• Se trató de pegar datos en un campo oculto, lo que no está permitido. Para
presentar columnas ocultas, escoger la opción Mostrar columnas del menú
Formato.
• Se trató de eliminar o pegar datos en un campo desactivado, bloqueado,
calculado o Autonumérico.
• Un valor que se trató de pegar no está permitido en el campo basado en los
valores establecidos de las propiedades Regla de validación, Máscara de
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 107
Centro de Capacitación en Informática
entrada, Requerido o Permitir longitud cero. En este caso se debe
comprobar el campo en la vista Diseño de tabla para ver su configuración.
• Los datos pegados se encuentran en el campo incorrecto.
• Cuando se pegan registros en una hoja de datos, Access los coloca en el
orden en que aparecen en las columnas de la hoja de datos, con
independencia de los nombres de los campos. Si se desea que los datos
sean pegados en correspondencia con los nombres de los campos, se
deben pegar en un formulario en la vista Formulario.
• Cuando se pegan registros en un formulario, Access los coloca en campos
con el mismo nombre que los campos de origen, con independencia de su
orden en el formulario. No obstante, si no se encuentran nombres de
campos coincidentes, los datos son ubicados según el orden de tabulación
del formulario, que puede no ser el orden deseado.
CCaammbbiiaarr llaa aappaarriieenncciiaa ddee uunnaa HHoojjaa ddee ddaattooss
Se puede cambiar la apariencia de una hoja de datos en la vista Hoja de
datos de una tabla, consulta o un formulario, de la misma manera.
MMMMMMMMoooooooovvvvvvvveeeeeeeerrrrrrrr ccccccccoooooooolllllllluuuuuuuummmmmmmmnnnnnnnnaaaaaaaassssssss
Para mover columnas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.
2. Seleccionar las columnas que se deseen mover.
• Para seleccionar una columna, hacer clic en el selector de campo de la
columna.
• Para seleccionar columnas contiguas, hacer clic en el selector de campo
de la columna y sin liberar el botón del ratón, arrastrar el puntero para
extender la selección.
3. Nuevamente, hacer clic y mantener presionado el botón del ratón en el
selector o selectores de campo.
4. Arrastrar las columnas a una nueva posición.
CCCCCCCCaaaaaaaammmmmmmmbbbbbbbbiiiiiiiiaaaaaaaarrrrrrrr eeeeeeeellllllll ttttttttaaaaaaaammmmmmmmaaaaaaaaññññññññoooooooo ddddddddeeeeeeee ccccccccoooooooolllllllluuuuuuuummmmmmmmnnnnnnnnaaaaaaaassssssss yyyyyyyy ffffffffiiiiiiiillllllllaaaaaaaassssssss
Para cambiar el tamaño de una columna en la vista Hoja de datos, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.
Operación Microsoft Access 97
Página 108 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
2. Posicionar el puntero del ratón en el borde derecho de la columna a la que se
le desea cambiar el tamaño, cuando el puntero cambie a una flecha sobre
una barra vertical.
3. Arrastrar el puntero del ratón hasta que la columna tenga el ancho que se
desee.
� Para cambiar el tamaño de una columna de forma que se ajuste a los datos,
hacer doble clic en el borde derecho de la columna de encabezado.
Para cambiar el tamaño de filas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el
siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.
2. Posicionar el puntero del ratón entre dos selectores de registro en la parte
izquierda de la hoja de datos, cuando el puntero cambie a una flecha sobre
una barra horizontal.
3. Arrastrar el borde de la fila hasta conseguir el alto deseado. Esta acción
cambiará el tamaño de todas las filas de la hoja de datos al mismo tiempo.
++++ No se pueden deshacer los cambios en el alto de las filas y en el ancho de
columna, utilizando el comando Deshacer del menú Edición. Para deshacer los
cambios, se debe cerrar la hoja de datos y escoger la opción No cuando
Access pregunte por si se desean guardar los cambios en el diseño de la hoja
de datos.
IIIIIIIInnnnnnnnmmmmmmmmoooooooovvvvvvvviiiiiiiilllllllliiiiiiiizzzzzzzzaaaaaaaarrrrrrrr yyyyyyyy lllllllliiiiiiiibbbbbbbbeeeeeeeerrrrrrrraaaaaaaarrrrrrrr ccccccccoooooooolllllllluuuuuuuummmmmmmmnnnnnnnnaaaaaaaassssssss
Se pueden inmovilizar una o más columnas en una hoja de datos para que
estas sean las que se encuentran más a la izquierda y sean visibles en todo
momento sin importar a dónde se desplace.
Para inmovilizar o liberar columnas en la vista Hoja de datos, se debe realizar
el siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.
2. Seleccionar las columnas que se deseen inmovilizar; para liberarlas no
requiere de selección alguna.
• Para seleccionar una columna, hacer clic en el selector de campo de esa
columna.
• Para seleccionar más de una de las columnas, hacer clic en el selector de
campo de dichas columnas y sin liberar el botón del ratón, arrastrar el
puntero para extender la selección.
3. Para inmovilizar las columnas seleccionadas, escoger la opción Inmovilizar
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 109
Centro de Capacitación en Informática
columnas del menú Formato; mientras que para liberar todas las columnas,
escoger la opción Liberar todas las columnas del menú Formato.
OOOOOOOOccccccccuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaarrrrrrrr yyyyyyyy mmmmmmmmoooooooossssssssttttttttrrrrrrrraaaaaaaarrrrrrrr ccccccccoooooooolllllllluuuuuuuummmmmmmmnnnnnnnnaaaaaaaassssssss
Para ocultar columnas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.
2. Seleccionar la columna o columnas que se deseen ocultar.
• Para seleccionar una columna, hacer clic en el selector de campo de esa
columna.
• Para seleccionar columnas adyacentes, hacer clic en un selector de
campo de columnas y sin liberar el botón del ratón, arrastrar el puntero
del ratón para extender la selección.
3. En el menú Formato, elegir la opción Ocultar columnas.
Para mostrar columnas ocultas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el
siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.
2. Elegir la opción Mostrar columnas en el menú Formato.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, seleccionar los nombres de las
columnas que se deseen visualizar.
CCCCCCCCaaaaaaaammmmmmmmbbbbbbbbiiiiiiiioooooooossssssss eeeeeeeennnnnnnn eeeeeeeellllllll ffffffffoooooooonnnnnnnnddddddddoooooooo yyyyyyyy llllllllaaaaaaaa ffffffffuuuuuuuueeeeeeeennnnnnnntttttttteeeeeeee
Para cambiar el estilo de cuadrícula y el color de fondo en la vista Hoja de
datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.
2. Escoger la opción Celdas en el menú Formato.
3. Seleccionar las opciones que se deseen.
4. Al cambiar el formato de una hoja de datos específica, se anula el formato
predeterminado de la hoja de datos definido en la ficha Hoja de datos del
cuadro de diálogo Opciones en el menú Herramientas.
Para cambiar la fuente o el estilo, el tamaño y el color de fuente en la vista
Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de Datos.
2. Escoger la opción Fuente en el menú Formato.
Operación Microsoft Access 97
Página 110 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
3. Seleccionar las opciones que se deseen.
4. Al cambiar el formato de una hoja de datos específica se anula el formato
predeterminado de la hoja de datos definido en la ficha Hoja de Datos del
cuadro de diálogo Opciones en el menú Herramientas.
MMooddiiffiiccaarr ddaattooss eenn uunn eennttoorrnnoo mmuullttiiuussuuaarriioo
EEEEEEEEddddddddiiiiiiiittttttttaaaaaaaarrrrrrrr ddddddddaaaaaaaattttttttoooooooossssssss eeeeeeeennnnnnnn uuuuuuuunnnnnnnn eeeeeeeennnnnnnnttttttttoooooooorrrrrrrrnnnnnnnnoooooooo mmmmmmmmuuuuuuuullllllllttttttttiiiiiiiiuuuuuuuussssssssuuuuuuuuaaaaaaaarrrrrrrriiiiiiiioooooooo
En un entorno multiusuario, más de una persona puede estar trabajando al
mismo tiempo con los mismos registros. Dado que otra persona puede cambiar e
incluso borrar los mismos datos que se están intentando modificar, es posible
ocasionalmente tener un conflicto con las demás personas que estén trabajando en
la base de datos.
Access ayuda a seguirle la pista al estado de los registros según se los va
modificando, y asegura que se estén utilizando los datos más recientes. Cuando dos
o más personas intentan modificar el mismo registro, Access presenta distintos
mensajes que ayudan a resolver el conflicto. Por ejemplo, si se trata de guardar un
registro que otro usuario ha bloqueado, Access le presenta el nombre de la persona
que ha bloqueado el registro.
Para ayudar a seguir la pista al estado de los registros, Access presenta los
siguientes símbolos en el selector del registro actual.
• Este registro es el registro actual y no ha sido modificado.
• Se ha modificado este registro, pero no se han guardado todavía los
cambios. Mientras este símbolo esté presente, los otros usuarios no pueden
ver los cambios que se hayan realizado en el registro, y no se podrá modificar
el registro si se tiene el registro bloqueado. Para liberar el registro para uso
de los demás usuarios, se deben guardar los cambios o deshacerlos.
• Este registro está bloqueado por otro usuario y no puede modificarse. Si
se trata de escribir en un registro bloqueado, Access lo anuncia mediante un
sonido.
MMMMMMMMooooooooddddddddiiiiiiiiffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaarrrrrrrr lllllllloooooooossssssss oooooooobbbbbbbbjjjjjjjjeeeeeeeettttttttoooooooossssssss ddddddddeeeeeeee llllllllaaaaaaaa bbbbbbbbaaaaaaaasssssssseeeeeeee ddddddddeeeeeeee ddddddddaaaaaaaattttttttoooooooossssssss
Para modificar los objetos de la base de datos en un entorno multiusuario, se
deben tener en cuenta los siguientes puntos:
• Aunque es posible diseñar una base de datos mientras otros la estén
utilizando, es una buena idea diseñar la mayoría de los objetos antes de
permitir a los demás que abran la base de datos en modo de acceso
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 111
Centro de Capacitación en Informática
compartido. Cuando se deseen hacer cambios importantes de diseño, es
posible asegurarse de que se es el único usuario, seleccionando la opción
Exclusivo en el cuadro de diálogo Abrir base de datos, al abrir la base de
datos.
• Si otro usuario tuviera una tabla abierta o estuviera mirando los datos de
consultas, formularios o informes basados en la tabla, no es posible hacer
ningún cambio en el diseño de la tabla. Access informará de que se encuentra
en modo de sólo lectura.
• Dado que nadie puede ver los datos de una tabla que otro usuario tiene
abierta en la vista Diseño, se puede mantener una tabla abierta en la vista
Diseño todo el tiempo necesario si los demás pueden necesitar utilizar la
tabla o consultas, formularios o informes basados en la tabla.
• Si los objetos son dependientes los unos de los otros, actualizar todos ellos al
mismo tiempo de forma que ningún usuario pueda abrir versiones
incoherentes de los objetos. Por ejemplo, si se desea agregar campos a un
formulario, hay que asegurarse de agregar los campos a la consulta base
antes de actualizar el formulario.
• Si se cambia una consulta, formulario o informe que otro usuario hubiera
abierto, ese usuario debe cerrar y reabrir el objeto modificado para utilizar
la última versión.
Operación Microsoft Access 97
Página 112 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 113
Centro de Capacitación en Informática
BBuussccaarr yy oorrddeennaarr ddaattooss
BBuussccaarr ddaattooss
BBBBBBBBuuuuuuuussssssssccccccccaaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnn rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooo ppppppppoooooooorrrrrrrr nnnnnnnnúúúúúúúúmmmmmmmmeeeeeeeerrrrrrrroooooooo ddddddddeeeeeeee rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooo
Para buscar un registro por número de registro en la vista Hoja de datos o
Formulario, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de Datos, o un
formulario en la vista Formulario.
2. Hacer doble clic en el número del cuadro
del número de registro para seleccionarlo.
3. Escribir el número del registro que se
desee y posteriormente presionar la tecla E.
BBBBBBBBuuuuuuuussssssssccccccccaaaaaaaarrrrrrrr iiiiiiiinnnnnnnnssssssssttttttttaaaaaaaannnnnnnncccccccciiiiiiiiaaaaaaaassssssss eeeeeeeessssssssppppppppeeeeeeeeccccccccííííííííffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaassssssss ddddddddeeeeeeee uuuuuuuunnnnnnnn vvvvvvvvaaaaaaaalllllllloooooooorrrrrrrr eeeeeeeennnnnnnn uuuuuuuunnnnnnnn ccccccccaaaaaaaammmmmmmmppppppppoooooooo
Se pueden buscar todas las ocurrencias de un valor de una sola vez, o cada
ocurrencia una a una.
Para buscar instancias específicas de un valor en un campo, se debe realizar
el siguiente procedimiento:
1. En la vista Formulario o en la vista Hoja de datos, seleccionar el campo (la
columna) por el que se desea buscar, a menos que se desee buscar en todos
los campos (buscar en un campo individual es más rápido que buscar en la
tabla entera).
2. Hacer clic en el botón Buscar de la barra de herramientas.
3. En el cuadro Buscar, escribir el valor que se desea buscar.
Si no se conoce exactamente el valor que se desea buscar, se pueden utilizar
caracteres comodín en el cuadro Buscar para especificar lo que se busca.
Número deregistro
Operación Microsoft Access 97
Página 114 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
Por ejemplo:
• (*) Hace coincidir cualquier número de caracteres, y puede ser utilizado
como el primero o el último carácter de la cadena de caracteres.
• (?) Hace coincidir cualquier carácter alfabético individual. Los
caracteres comodín están concebidos para ser utilizados generalmente
con datos de tipo texto.
4. Establecer cualquier otra opción que se desee utilizar en el cuadro de diálogo
Buscar en.
5. Para buscar la primera instancia del valor, elegir el botón Buscar primero.
Para buscar la siguiente instancia y todas las instancias posteriores, utilizar
el botón Buscar siguiente.
BBuussccaarr ddaattooss uuttiilliizzaannddoo ffiillttrrooss
Definiciones
���� Expresión: Cualquier combinación de operadores, constantes, valores
literales, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que se
evalúan como un solo valor. Puede usar expresiones como valores para muchas
propiedades y argumentos de acción, para establecer criterios o definir
campos calculados en consultas.
���� Criterios: Conjunto de condiciones limitativas, como por ejemplo =
"Montevideo" (que significa igual a Montevideo) o > 30000, usado en la
creación de una consulta o filtro para mostrar un conjunto determinado de
registros.
DDDDDDDDiiiiiiiiffffffffeeeeeeeerrrrrrrreeeeeeeennnnnnnncccccccciiiiiiiiaaaaaaaassssssss yyyyyyyy ssssssssiiiiiiiimmmmmmmmiiiiiiiilllllllliiiiiiiittttttttuuuuuuuuddddddddeeeeeeeessssssss eeeeeeeennnnnnnnttttttttrrrrrrrreeeeeeee llllllllaaaaaaaassssssss ccccccccoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaassssssss yyyyyyyy lllllllloooooooossssssss ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrroooooooossssssss
���� Consulta de selección: Una consulta que plantea preguntas acerca de los
datos almacenados en las tablas y devuelve un conjunto de resultados en
forma de una hoja de datos sin modificar los datos de las tablas. Una vez que
se presenta el conjunto de resultados, es posible ver, y en algunos casos
modificar, los datos de las tablas bases. Por el contrario, las consultas de
acciones sí realizan modificaciones en los datos.
���� Filtro: Conjunto de criterios que se aplica a los registros a fin de mostrar un
subconjunto de los registros u ordenar los registros. Access tiene cuatro
tipos de filtros: Filtro por selección, Filtro por formulario, Filtro/Ordenavanzado y Filtro por entrada.
La similitud básica entre las consultas de selección y los filtros es que ambos
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 115
Centro de Capacitación en Informática
recuperan un subconjunto de registros de una tabla o consulta base. La utilización
de los registros obtenidos determina si se emplea un filtro o una consulta.
En general, se debe utilizar un filtro para visualizar o modificar
temporalmente un subconjunto de registros mientras se encuentra en un
formulario o una hoja de datos.
Mientras que se debe utilizar una consulta si se desea hacer todas o alguna
de las siguientes opciones:
• Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o formulario
específico.
• Elegir las tablas que contienen los registros con los que se desea trabajar y
agregar más tablas posteriormente si es necesario.
• Controlar qué campos del subconjunto de registros se presentan en los
resultados.
• Llevar a cabo cálculos sobre los valores de los campos.
Aunque se decida que se necesita una consulta, se puede aprovechar la
facilidad de las técnicas Filtro por formulario, Filtro por selección, o Filtro por
entrada para crear un filtro y después guardarlo como una consulta. Esto permite
ignorar por completo la cuadrícula de diseño de la consulta (a menos que se desee
hacer cambios adicionales en la consulta). Aún así, al abrir la consulta en la vista
Diseño, se podrá ver cómo Access rellena la cuadrícula de diseño utilizando la
información del filtro. Se podrá entonces utilizar esa información como guía para
hacer cambios adicionales.
TTTTTTTTiiiiiiiippppppppoooooooossssssss ddddddddeeeeeeee mmmmmmmmééééééééttttttttooooooooddddddddoooooooossssssss ddddddddeeeeeeee ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrraaaaaaaaddddddddoooooooo
���� Filtro por formulario: Una técnica para filtrar registros que utiliza una
versión del formulario u hoja de datos activo con campos vacíos en los cuales
se puede introducir los valores que se desee que contengan los registros
filtrados.
���� Filtro por selección: Una técnica de filtrado de registros que utiliza un valor
o parte de un valor seleccionado en un campo de un formulario u hoja de
datos para buscar solamente los registros que contienen o que no contienen
ese valor.
���� Filtrar por entrada: Una técnica para filtrar registros que utiliza un valor o
expresión que se introduzca en el cuadro Filtrar por para buscar solamente
los registros que contienen el valor o valores que cumplen la expresión que se
especifique. (El cuadro Filtrar por está disponible en el menú contextual que
aparece cuando se hace clic con el botón secundario en un campo en la vista
Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario, o en la vista Formulario).
Operación Microsoft Access 97
Página 116 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
���� Filtro u orden avanzado: Una técnica de filtrado de registros un poco más
compleja que permite crear un filtro partiendo de cero. A través de una
ventana con cuadrícula de diseño de filtros especial, se pueden introducir
expresiones de criterio para limitar los registros del formulario u hoja de
datos abierto a un subconjunto de registros que cumplan con el criterio
establecido. También se puede especificar un orden sobre uno o más campos
de la cuadrícula de diseño.
Comparación de los métodos de filtrado
¿Qué se desea quehaga el filtro?
Filtro por selección Filtro por formulario ypor entrada de datos
Filtro u ordenavanzado
Buscar registros quecumplan varioscriterios.
Sí (pero se deben
especificar los criterios
de uno en uno).
Sí (y se pueden
especificar todos los
criterios a la vez).
Sí (y se pueden
especificar todos los
criterios a la vez).
Buscar registros quecumplan un criterio uotro criterio.
No. Sí. Sí.
Permitir introducirexpresiones comocriterios.
No. Sí. Sí.
Ordenar registros enorden ascendente odescendente.
No (no obstante,
después de aplicar el
filtro, se pueden
ordenar todos los
registros filtrados
seleccionando los
botones
correspondientes de la
barra de herramientas).
No (no obstante,
después de aplicar el
filtro, puede ordenar
todos los registros
seleccionando los
botones
correspondientes de la
barra de herramientas).
Sí (se pueden ordenar
algunos campos en
orden ascendente y
otros campos en orden
descendente).
CCCCCCCCrrrrrrrreeeeeeeeaaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnn ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrroooooooo eeeeeeeennnnnnnn uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa ttttttttaaaaaaaabbbbbbbbllllllllaaaaaaaa,,,,,,,, uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa ccccccccoooooooonnnnnnnnssssssssuuuuuuuullllllllttttttttaaaaaaaa oooooooo uuuuuuuunnnnnnnn ffffffffoooooooorrrrrrrrmmmmmmmmuuuuuuuullllllllaaaaaaaarrrrrrrriiiiiiiioooooooo
Existen cuatro métodos que se pueden utilizar para filtrar registros: Filtro
por selección, Filtro por formulario, Filtro por entrada de datos y Filtro u orden
avanzado.
Filtro por selección, Filtro por formulario y Filtro por entrada de datos son
las formas más sencillas de filtrar registros.
• Si se puede encontrar y seleccionar fácilmente en el formulario, el
subformulario o la hoja de datos una instancia del valor que se desea que
contengan los registros filtrados, se debe utilizar Filtro por selección.
• Si se desea seleccionar de una lista los valores que se están buscando sin
desplazarse por todos los registros de una hoja de datos o un formulario, o si
se desea especificar varios criterios a la vez, se debe utilizar Filtro por
formulario.
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 117
Centro de Capacitación en Informática
• Si el enfoque se encuentra en un campo de un formulario o una hoja de datos
y simplemente se desea escribir el valor exacto que se está buscando o la
expresión cuyo resultado se desea utilizar como criterio, se debe utilizar
Filtro por entrada de datos.
• Para los filtros complejos, se debe utilizar Filtro u orden avanzado.
++++ En un informe, no es posible crear un filtro mediante las técnicas de filtrado
mencionadas anteriormente. No obstante, un informe (así como un
formulario) pueden heredar un filtro.
Cómo afecta a los nuevos formularios o informes el establecimiento de un
filtro y un orden para una tabla o una consulta:
• Al crear un formulario o un informe basado en una tabla o una consulta que
tiene especificado un filtro o un orden, Access incluye el filtro y el orden con
el formulario o el informe. El orden se aplica automáticamente. El hecho de si
se aplica o no automáticamente el filtro, depende de cómo se crea el
formulario o el informe.
• Si se crea el formulario o el informe directamente a partir de los datos
filtrados, cuando los datos están mostrados en una tabla o una consulta
abierta, el filtro se aplica automáticamente cada vez que se visualiza el
informe, pero se aplica sólo la primera vez que se visualiza el formulario
después de crearlo (la próxima vez que se abra el formulario, deberá
aplicarlo al filtro uno mismo).
• Si se crea el formulario o el informe basados en una tabla o una consulta
cerrada, el filtro no se aplicará al nuevo formulario o informe, sino que
deberá aplicarlo uno mismo cuando se lo necesite.
Al guardar una tabla o un formulario, Access guarda el filtro. Se puede volver
a aplicar el filtro cuando se lo necesite, la próxima vez que se abra la tabla o el
formulario.
Al guardar una consulta, Access guarda el filtro, pero no agrega los criterios
del filtro a la cuadrícula de diseño de la consulta. Se puede volver a aplicar el filtro
después de ejecutar la consulta, la próxima vez que se la abra.
UUssaarr FFiillttrroo ppoorr sseelleecccciióónn
Para filtrar registros mediante la selección de valores en un formulario, un
subformulario o una hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. En un campo de un formulario, un subformulario o una hoja de datos, se debe
encontrar una aparición del valor que se desea que contengan los registros
para que sean incluidos en el resultado del filtro.
Operación Microsoft Access 97
Página 118 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
2. Seleccionar el valor y, a continuación, hacer clic en el botón Filtro por
selección de la barra de herramientas. El modo en que se selecciona el valor
determina qué registros devuelve el filtro.
3. Repetir el paso 2 hasta que se tenga el conjunto de registros que se deseen.
También se puede, luego de seleccionar la entrada del valor que se desea que
contengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro, hacer clic
con el botón derecho del ratón y, a continuación, del menú emergente que se
despliega, seleccionar la opción Filtro por selección.
También se puede filtrar los registros que no contienen un determinado valor.
Después de seleccionar un valor, hacer clic con el botón secundario del ratón en él
y, a continuación, hacer clic en Filtro excluyendo la selección.
� Para quitar el filtro se debe hacer clic en el botón Quitar filtro de la
barra de herramientas, de forma de deshabilitarlo.
UUssaarr FFiillttrroo ppoorr ffoorrmmuullaarriioo
Para filtrar registros mediante la introducción de valores en una vista en
blanco del formulario o la hoja de datos, se debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. Abrir una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos o abrir
un formulario en la vista Formulario.
2. Hacer clic en el botón Filtro por formulario de la barra de herramientas
para cambiar a la ventana Filtro por formulario.
3. Seleccionar el campo en el que se desea especificar los criterios que esos
registros deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros
filtrados.
4. Introducir los criterios seleccionando en la lista del campo, el valor que se
desea buscar (si la lista incluye valores de campo) o escribiendo directamente
el valor en el campo.
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 119
Centro de Capacitación en Informática
• Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificación, un
botón de alternar o un botón de opción esté seleccionado o no, hacer clic
en la casilla de verificación o en el botón hasta que se encuentre en el
estado que se desee. Para devolverlo a una posición neutra de modo que
no se utilice como criterio para filtrar registros, se debe continuar
haciendo clic en la casilla de verificación o en el botón hasta que el mismo
aparezca atenuado.
• Para encontrar registros en los que un campo determinado esté o no en
blanco, escribir Es Nulo o No es Nulo en el campo (se puede seleccionar
estas opciones de la lista de los campos que tienen un tipo de datos
Memo, Objeto OLE o Hipervínculo, así como en campos calculados en
consultas).
• Para encontrar registros utilizando una expresión de criterios, escribir
la expresión en el campo apropiado o introducir una expresión mediante
el Generador de expresiones. Si se especifican valores en más de un
campo, el filtro devuelve registros sólo si contienen los mismos valores
especificados en cada uno de esos campos.
5. Para especificar valores alternativos que los registros puedan tener para ser
incluidos en los resultados de los filtros, hacer clic en la ficha rotulada como
“O” situada en la parte inferior de la ventana e introducir más criterios.
El filtro devuelve registros si tienen todos los valores especificados en la
ficha Buscar o todos los valores especificados en la primera ficha rotulada
como “O” o todos los valores especificados en la segunda ficha rotulada como
“O”, etc.
6. Hacer clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.
UUssaarr FFiillttrroo ppoorr eennttrraaddaa ddee ddaattooss
Para filtrar registros mediante la introducción de criterios en el sitio en un
formulario o una hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos o un
formulario en la vista Formulario.
2. Realizar una de las siguientes operaciones:
• Para especificar el valor del campo exacto que se desea que contengan
los registros filtrados, hacer clic con el botón secundario del ratón en el
Operación Microsoft Access 97
Página 120 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
campo y, a continuación, en el cuadro Filtro por del menú contextual que
se despliega, escribir el valor deseado.
• Para especificar criterios más complejos, escribir la expresión completa
utilizando la combinación apropiada de identificadores, operadores,
caracteres comodín y valores para producir el resultado deseado. Por
más información sobre cómo formular expresiones, ver la sección
“Trabajar con expresiones” en el capítulo “Utilizar expresiones ycriterios”.
3. Realizar una de las siguientes operaciones:
• Para aplicar el filtro y cerrar el menú contextual, se debe presionar la
tecla E.
• Para aplicar el filtro y conservar el menú contextual mostrado en pantalla
(de modo que se puedan especificar más criterios para el campo, se debe
presionar la tecla T. Posteriormente introducir los nuevos criterios y,
a continuación, presionar nuevamente la tecla T. Repetir esta
operación hasta que se obtengan sólo los registros deseados.
UUssaarr llaa vveennttaannaa FFiillttrroo uu oorrddeenn aavvaannzzaaddoo
Para filtrar registros mediante la ventana Filtro u orden avanzado, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1. Abrir una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos o abrir
un formulario en la vista Formulario.
2. Elegir la opción Filtro del menú Registros y, a continuación, hacer clic en la
opción Filtro u orden avanzado.
3. Agregar a la cuadrícula de diseño el campo o campos que se van a necesitar
para especificar los valores u otros criterios, que el filtro utilizará para
encontrar los registros que cumplan con dichas condiciones.
• Para especificar un orden, hacer clic en la celda Orden de un campo,
luego hacer clic en la flecha de lista y posteriormente seleccionar el
orden correspondiente. Access ordena primero el campo situado más a la
izquierda en la cuadrícula de diseño y, a continuación, ordena el siguiente
campo a la derecha, etc.
4. En la celda Criterios de los campos que se han incluido, se debe escribir el
En este cuadro,escribir el valordeseado
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 121
Centro de Capacitación en Informática
valor que se desea buscar o escribir una expresión. Si se desea se puede
utilizar el generador de expresiones, para lo cual, se debe hacer clic en la
celda con el botón secundario del ratón y del menú contextual que se
despliega, escoger la opción Generar.
Por ejemplo se puede incorporar el siguiente criterio
para el campo “Precioalquiler”, de esta forma se
filtrarán todos los inmuebles cuyo precio de alquiler
supere el estipulado.
++++ Por más información sobre como definir expresiones y criterios, ver el
capítulo “Utilizar expresiones y criterios”).
5. Aplicar el filtro haciendo clic en el botón Aplicar filtro de la barra de
herramientas.
++++ En lugar de crear un filtro desde cero, se puede utilizar una consulta
existente como filtro.
MMooddiiffiiccaarr llaa ccuuaaddrriiccuullaa ddee ddiisseeññoo ddee uunn ffiillttrroo uu oorrddeenn aavvaannzzaaddoo
++++ Por más información sobre como agregar o quitar campos de la cuadrícula de
diseño de un filtro u orden avanzado, establecer o cambiar los criterios,
especificar un orden para el resultado, etc., ver la sección “Modificar eldiseño de una consulta” en el capítulo “Trabajar con consultas”.
AAAAAAAAlllllllltttttttteeeeeeeerrrrrrrrnnnnnnnnaaaaaaaarrrrrrrr eeeeeeeennnnnnnnttttttttrrrrrrrreeeeeeee vvvvvvvveeeeeeeennnnnnnnttttttttaaaaaaaannnnnnnnaaaaaaaassssssss ddddddddeeeeeeee ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrroooooooossssssss
Se puede alternar entre las ventanas de filtros en una tabla, consulta o
formulario para crear o modificar un filtro utilizando el método que responda
mejor a las necesidades de filtrado o para visualizar una vista diferente de un
filtro existente.
Filtro por formulario y Filtro u orden avanzado tienen sus propias ventanas.
Cuadrículade diseño
Operación Microsoft Access 97
Página 122 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
Sin embargo, Filtro por selección o Filtro por entrada se utilizan directamente en
la vista Formulario o en la vista Hoja de datos.
• Para cambiarse a la ventana Filtro por formulario desde la ventana vista Hoja
de datos o vista Formulario se debe hacer clic en el botón Filtro por
formulario de la barra de herramientas.
• Para cambiarse a la ventana Filtro por formulario desde la ventana Filtro u
orden avanzado se debe elegir la opción Filtro por formulario en el menú
Filtro.
• Para cambiarse a la ventana Filtro u orden avanzado desde la ventana vista
Hoja de datos o vista Formulario, en el menú Registros, se debe situar el
puntero sobre Filtro y después elegir la opción Filtro u orden avanzado.
• Para cambiarse a la ventana Filtro u orden avanzado desde la ventana Filtro
por formulario se debe elegir la opción Filtro u orden avanzado en el menú
Filtro.
� Para aplicar un filtro desde la ventana Filtro por formulario o Filtro u orden
avanzado y visualizar los resultados en la vista Hoja de datos o Formulario,
se debe hacer clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.
Para cerrar cualquiera de las dos ventanas de filtros y volver a la vista Hoja
de datos o Formulario sin aplicar el filtro, se debe hacer clic en el botón
de la barra de herramientas.
++++ Después de especificar los valores que se buscan mediante Filtro por
selección, Filtro por formulario, o Filtro por entrada, se puede cambiar a la
ventana Filtro u orden avanzado para ver cómo los valores que se han
especificado se traducen a una expresión de criterios en la cuadrícula de
diseño.
AAAAAAAApppppppplllllllliiiiiiiiccccccccaaaaaaaarrrrrrrr,,,,,,,, mmmmmmmmooooooooddddddddiiiiiiiiffffffffiiiiiiiiccccccccaaaaaaaarrrrrrrr,,,,,,,, qqqqqqqquuuuuuuuiiiiiiiittttttttaaaaaaaarrrrrrrr yyyyyyyy eeeeeeeelllllllliiiiiiiimmmmmmmmiiiiiiiinnnnnnnnaaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnn ffffffffiiiiiiiillllllllttttttttrrrrrrrroooooooo
Aplicar un filtro en una tabla, una consulta o un formulario
� Para aplicar un filtro en una tabla, una consulta o un formulario se debe
hacer clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.
++++ Si se crea un filtro en un formulario o una hoja de datos que ya contenía un
filtro de una sesión de trabajo anterior, el nuevo filtro reemplaza al anterior.
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 123
Centro de Capacitación en Informática
Quitar un filtro de una tabla, una consulta o un formulario
Para quitar un filtro de una tabla, una consulta o un formulario, se debe:
• Para quitar un filtro y ver los registros que se mostraban anteriormente en la
tabla, la consulta o el formulario, hacer clic en el botón Quitar filtro de la
barra de herramientas en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario.
• Para quitar un filtro de una base de datos multiusuario (compartida) y ver qué
registros se han agregado, eliminado o modificado desde que se abrió la
tabla, la consulta o el formulario, en el menú Registros elegir la opción Quitar
filtro u ordenar en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario.
� Al quitar un filtro, éste no se elimina. Se puede volver a aplicar el filtro con
sólo hacer clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.
Modificar un filtro en una tabla, una consulta o un formulario
Si un filtro no proporciona los resultados deseados, es posible modificarlo.
• Un filtro puede ser modificado utilizando la misma técnica empleada que para
crearlo o la técnica que sea apropiada para las modificaciones que se desean
realizar. Se puede modificar el filtro agregando más criterios o cambiando
los criterios existentes.
Eliminar un filtro de una tabla, una consulta o un formulario
Para eliminar cualquier tipo de filtro de una tabla, una consulta o un
formulario, se debe utilizar el siguiente procedimiento, independientemente de qué
método se empleara para crearlo:
1. Cambiarse a la ventana Filtro u orden avanzado.
2. Elegir la opción Borrar cuadrícula en el menú Edición.
3. Hacer clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.
Operación Microsoft Access 97
Página 124 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
OOrrddeennaarr ddaattooss eenn ttaabbllaass,, ccoonnssuullttaass yy ffoorrmmuullaarriiooss
CCCCCCCCoooooooonnnnnnnnssssssssiiiiiiiiddddddddeeeeeeeerrrrrrrraaaaaaaacccccccciiiiiiiioooooooonnnnnnnneeeeeeeessssssss ppppppppaaaaaaaarrrrrrrraaaaaaaa oooooooorrrrrrrrddddddddeeeeeeeennnnnnnnaaaaaaaarrrrrrrr rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooossssssss
Antes de proceder a ordenar registros se deben tener en cuenta las
siguientes consideraciones:
• El orden se guarda con la tabla, consulta o formulario. Si se basa un nuevo
formulario o informe en una tabla o consulta que tiene un orden guardado con
ella, el nuevo formulario o informe hereda dicho orden.
• Access ordena hasta 255 caracteres, en uno o más campos, en el resultado de
una consulta o filtro avanzado.
• El orden depende de la configuración de idioma especificada en el cuadro de
diálogo Opciones en el momento de crear la base de datos. Para comprobar o
cambiar esta configuración, se debe escoger la opción Opciones en el menú
Herramientas y, a continuación, hacer clic en la ficha General para ver la
configuración establecida bajo Nuevo orden de la base de datos.
• Si la cuadrícula de diseño de la consulta o el filtro contiene el asterisco de la
lista de campos, no se podrá especificar un orden en la cuadrícula de diseño a
no ser que se agregue también a la cuadrícula de diseño los campos por los
que se desea ordenar. Por más información sobre el uso del asterisco en la
cuadrícula de diseño, ver la sección “Modificar el diseño de una consulta” enel capítulo “Trabajar con Consultas”.
• Utilizar el orden ascendente para ordenar las fechas y horas de más
temprano a más tarde; mientras que se debe utilizar el orden descendente
para ordenar de más tarde a más temprano.
• Los números almacenados en los campos de Texto se ordenan como cadenas
de caracteres, no como valores numéricos. Por tanto, para ordenarlos en
orden numérico, todas las cadenas de texto deben tener la misma longitud,
con los números más cortos rellenos con ceros a la izquierda. Por ejemplo, el
resultado de una ordenación ascendente de las cadenas de texto "1", "2", "11"
y "22" será "1", "11", "2", "22". Se deben rellenar los números de un único
dígito con un cero a la izquierda para que las cadenas se ordenen
correctamente: "01", "02", "11", "22". En el caso de los campos que no
contienen valores Nulos, otra solución sería ordenar por el valor numérico de
la cadena mediante el uso de la función Val. Por ejemplo, si la columna Edad
es un campo de Texto que contiene valores numéricos, al especificar
Val([Edad]) en una celda Campo y al establecer un orden en su celda Orden,
se ordenarán los registros en el orden correcto. Si sólo se están almacenando
números o fechas en un campo de Texto, se debe considerar la posibilidad de
cambiar el tipo de datos del campo a Numérico, Moneda o Fecha/Hora en la
Operación Microsoft Access 97
Guía del Usuario Página 125
Centro de Capacitación en Informática
tabla que contiene el campo. A continuación, cuando se ordene el campo, los
números o las fechas se ordenarán en el orden numérico o de fecha sin
necesidad de utilizar ceros a la izquierda.
• Al ordenar un campo en orden ascendente, todos los registros en los que ese
campo esté en blanco (contenga un valor Nulo) se incluyen al principio. Si un
campo contiene registros con valores Nulos y con cadenas de longitud cero,
los campos con los valores nulos aparecen primero en el orden, seguidos
inmediatamente por las cadenas de longitud cero.
• No es posible ordenar un campo cuyo tipo de datos es Memo, Hipervínculo u
Objeto OLE.
OOOOOOOOrrrrrrrrddddddddeeeeeeeennnnnnnnaaaaaaaarrrrrrrr rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooossssssss
Se pueden ordenar los registros en la vista Formulario o en la vista Hoja de
datos de una tabla, consulta, formulario o subformulario, aunque ya se haya
aplicado un filtro. También se pueden ordenar los datos filtrados especificando un
orden en la ventana Filtro u orden avanzado, u ordenar los resultados de una
consulta especificando un orden en la vista Diseño de la consulta.
Cuando se especifica un orden en la vista Formulario o en la vista Hoja de
datos, se pueden llevar a cabo ordenaciones simples, lo que significa que se pueden
ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (no ambos).
Cuando se especifica un orden en la vista Diseño de la consulta o en la ventana
Filtro u orden avanzado, se pueden llevar a cabo ordenaciones complejas. Esto
significa que se pueden ordenar registros en orden ascendente según algunos
campos y en orden descendente según otros.
Con independencia de cómo se especifique el orden, Access guarda el orden
cuando se guarda el formulario o la hoja de datos, y vuelve a aplicarlo de forma
automática cuando se vuelva a abrir el objeto, o base un nuevo formulario en ese
objeto.
Para ordenar registros en la vista Hoja de datos o Formulario, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1. En la vista Hoja de datos o en la vista Formulario, seleccionar el campo que
se desea utilizar para ordenar los registros.
2. Realizar lo siguiente:
• Para ordenar en orden ascendente, hacer clic en el botón Orden
ascendente de la barra de herramientas.
• Para ordenar en orden descendente, hacer clic en el botón Orden
descendente de la barra de herramientas.
Operación Microsoft Access 97
Página 126 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática
En un formulario sólo se puede ordenar según un campo a la vez, en una hoja
de datos, se pueden seleccionar dos o más columnas adyacentes al mismo tiempo y
ordenarlas. Access ordena los registros empezando por la columna seleccionada
situada más a la izquierda.
++++ Al guardar el formulario o la hoja de datos, Access guarda el orden
establecido por última vez.
Para ordenar registros usando la cuadrícula de diseño de una consulta o un
filtro avanzado, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Abrir una consulta en la vista Diseño o mostrar la ventana Filtro u orden
avanzado de una tabla, consulta o formulario.
2. Para ordenar por más de un campo, se deben colocar los campos en la
cuadrícula de diseño en el orden en el que se desee que se lleve a cabo la
ordenación. Access ordena primero por el campo situado más a la izquierda,
luego por el siguiente campo a la derecha, y así sucesivamente. Por ejemplo,
para ordenar primero por el campo “Apellido” y a continuación por el campo
“Nombre”, el campo “Apellido” debe estar a la izquierda del campo “Nombre”
en la cuadrícula.
3. En la celda Orden de cada uno de los campos por los que se desea ordenar,
hacer clic en la opción que corresponda.
4. Para ver el resultado de la consulta, hacer clic en el botón Ver de la
barra de herramientas.
EEEEEEEElllllllliiiiiiiimmmmmmmmiiiiiiiinnnnnnnnaaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnn ccccccccrrrrrrrriiiiiiiitttttttteeeeeeeerrrrrrrriiiiiiiioooooooo ddddddddeeeeeeee oooooooorrrrrrrrddddddddeeeeeeeennnnnnnnaaaaaaaacccccccciiiiiiiióóóóóóóónnnnnnnn
� Para eliminar un criterio de ordenación de una tabla, consulta o formulario se
debe, en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario, elegir la opción
Quitar filtro u ordenar en el menú Registros.
Si se especificó el orden en la ventana Filtro u orden avanzado, en la que se
especificó también los criterios para un filtro, se puede eliminar el orden en la
celda Orden de la cuadrícula de diseño dejando sin embargo los criterios del filtro
intactos.
top related