treinamento gestão projetos
Post on 09-Dec-2014
6.293 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Escritório de Projetos
Treinamento para Gestão de Projetos
Por Erick Formaggio
Uma piadinha antes...
Erick Formaggio @ 2009
Agenda
Erick Formaggio @ 2009
1. PMI
2. O que é um Projeto
3. O que é a Gerência de Projetos
4. Grupos de Processos PMI
5. As nove áreas de conhecimento da GP
6. Conclusões
PMI PMI (Project Management Institute) instituição
amplamente conhecida em termos de promoção das melhores práticas de gerenciamento de projetos Oferece certificação na área de Gerenciamento de
Projetos (PMP Project Management Professional); Associação mundial com mais de 150 mil
membros, entre GPs, pesquisadores, professores, entre outros;
Edita o PMBOK; PMBOK - Guide to the Project Management
Body of Knowledge Trata-se de um manual com um guia de processos
recomendados para o gerenciamento de projetosErick Formaggio @ 2009
O que é um projeto
Virtudes e Objetivos
O que é um projeto Um projeto é único De natureza temporária Concluído quando as metas forem alcançadas
Desenha-se o fim quando alguns marcos são concluídos
Pode ser encerrado quando não for mais viável Um edifício que superou os custos estipulados
previamente Tecnologia ultrapassada
Um projeto bem sucedido é aquele que excede as expectativa dos Stakeholders (interessados no projeto)Erick Formaggio @ 2009
O que é um projeto “[...] ...um projeto é um empreendimento
temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único. Temporário significa que cada projeto tem um começo e um fim bem definidos. Único significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes. Para muitas organizações, projetos são o meio de responder a requisitos que não podem ser atendidos através dos limites normais de operação da organização.” – (PMBOK, 2000)
Erick Formaggio @ 2009
Importante! Projetos são diferentes de operações. Operação é um processo repetitivo característico dentro de um cenário
O que é um projeto Surgem em virtude de:
Demanda do Mercado Tendência de mercado, algum novo produto
Necessidade Empresarial Novos produtos, novos negócios
Solicitações de Clientes Necessidade do cliente em obter determinado produto
Avanços tecnológicos Inovação tecnológica
Exigências Legais Necessidades Sociais
Erick Formaggio @ 2009
O que é um projeto Interessados em um projeto (Stakeholders)
Projeto
Cliente
DiretoriaGovernoONGs de
responsabilidade social
Parceiros
Erick Formaggio @ 2009
O que é um projeto Stakeholders – pessoas ou organizações que
possuem interesse no projeto Gerente de Projetos
Líder do projeto Patrocinador do Projeto
Possui algum interesse pessoal/financeiro no projeto Campeão do Projeto
Influenciador, moderador, empreendedor Gerentes funcionais
Gerente de área que permite a distribuição de recursos Cliente
O maior interessado
Erick Formaggio @ 2009
O que é um projeto Stakeholders da construção de uma casa:
Construção de Casa
Dono do Terreno
Governo Federal
Governo Municipal
Mestre de Obras
Companhia de água
Companhia de
eletricidade
Banco
Erick Formaggio @ 2009
O que é um projeto Stakeholders da construção de um Shopping:
Associações de bairro Patrocínio de eventos culturais e sociais no bairro
Governo Impostos e circulação de dinheiro na economia
Patrocinadores $$$$ (Investimento)
Banco Novos clientes e lucro na taxa de juros
Construtora Status pela elaboração de um grande empreendimento
e lucro
Erick Formaggio @ 2009
O que é um projeto
Administração
Gerente de Projeto
Funcionários participantes
Gerente de Projeto
Funcionários participantes
Gerente de Projeto
Funcionários participantes
Empresa orientada a projeto
Erick Formaggio @ 2009
O que é um projeto Projeto: construção de uma casa
Engenheiro Mestre de obras Pedreiro Auxiliar de pedreiro Encanador Eletricista Pintor Auxiliar Geral
Erick Formaggio @ 2009
Engenheiro
Mestre de Obras
Pedreiro
Auxiliar de Pedreiro
Encanador
Eletricista
Pintor
Auxiliar Geral
CEO GP
Participantes
O que é um projeto
Administração
Gerente do escritório de projetos
GP
GP
GP
Gerente Atendimento
Atendimento
Atendimento
Atendimento
Gerente TI
Programador
Programador
Programador
Gerente Criação
Web designer
Web designer
Web designer
Empresa orientada a projeto Organização Matricial forte
Erick Formaggio @ 2009
Equipe
Equipe
Equipe
O que é um projeto Sendo assim, um projeto abrange:
Escopo Qual é o escopo do projeto?
Objetivos Entregas
Tempo Quanto tempo vai durar?
Data das entregas Em quanto tempo atinge a meta
Custo Qual o custo do projeto?
Custo de cada uma das fases Custo dos recursos
Erick Formaggio @ 2009
O que é Gerência de Projetos
Atividades e Atribuições
O que é Gerência de Projetos Possui uma série de atividades, ferramentas e
recursos. Inclui as ações de: Planejar; Acompanhar o progresso e o desempenho; Identificar requisitos e necessidades; Objetivos; Avaliar restrições; Atender as expectativas dos Stakeholders.
Erick Formaggio @ 2009
O que é Gerência de Projetos O planejamento é uma das atribuições mais
importantes: Datas; Recursos (humanos, tecnológicos, financeiros,
etc); Marcos como: entregas, relatórios, reuniões,
auditorias, entre outros; Esses acontecimentos ocorrem dentro de um
grupo de processos que incluem o início e término do projeto
Erick Formaggio @ 2009
Grupo de Processos PMI
Os processos que compõem o planejamento de um projeto
Grupo de Processos PMI
Erick Formaggio @ 2009
Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento
Encerramento
Nove áreas do conhecimento do GP
Nove áreas do conhecimento do GP
Grupo de Processos PMI Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e controle Encerramento
Erick Formaggio @ 2009
Grupo de Processos PMI Iniciação
A iniciação do projeto é o reconhecimento formal de que um projeto, ou a próxima fase do projeto existente, deve começar
Estudo de viabilidade (não realizada na maioria dos projetos) Motivo da perda de interesse de stakeholders
Na iniciação de um projeto é elaborado o “Termo de Abertura” O termo de abertura só estará concluído quando se
recebe a aprovação de todos os stakeholders
Erick Formaggio @ 2009
Grupo de Processos PMI Planejamento
Escopo do Projeto – tudo aquilo que engloba o planejamento e execução do projeto Objetivos Entregas
Resultados Mensuráveis ou itens a serem produzidos Cronogramas Estimativa de custo Requisitos para aprovação
Erick Formaggio @ 2009
Importante! As entregas e os objetivos são chamados, às vezes, de fatores críticos de sucesso, isto é, aquilo que deve se concretizar para que o projeto possa ser considerado concluído.
Grupo de Processos PMI Execução
Execução do Plano do Projeto Progresso do cronograma Conclusão das entregas Padrões de qualidade
O artefato ou serviço realizado possui a qualidade exigida para ser entregue ao cliente?
Gestão dos recursos Os recursos são comprometidos e alocados nas devidas
atividades Controle de horas gastas em projeto
Gestão de custo O financiamento é gasto e deve ser controlado pelo gerente
do projeto
Coordenar e integrar os elementos do projetoErick Formaggio @ 2009
Importante! É a Hora de colocar a mão na massa!
Grupo de Processos PMI Monitoramento e controle
Concentram-se aqui o monitoramento e a mensuração do desempenho do projeto
Erick Formaggio @ 2009
IniciaçãoPlanejamen
to
Execução
Encerramento
Controle
Importante! Ciclo de vida do projeto
Grupo de Processos PMI Encerramento
Processo formal de encerramento Contratos
Foi entregue o prometido? Verificação dos resultados
Os objetivos foram atingidos? Recursos
Os membros da equipe de projeto podem ser liberados e alocados em outros projetos?
Controle de Qualidade Requisitos de qualidade atingidos?
Documentação Histórico do projeto arquivado
Erick Formaggio @ 2009
Grupo de Processos PMI Encerramento
Erick Formaggio @ 2009
Stakeholders satisfeitos? Governo Federal = mais impostos
Geração de mais empregos Governo Estadual = mais
impostos Governo Municipal = mais
impostos Empresas = novos escritórios Construtora = $$$$ (Lucro) Banco = $$$$$ (Lucro através de
juros altos)
Grupo de Processos PMI Encerramento
Há elementos que contribuem para que a conclusão do projeto se distancie do planejado, como a perda de interesse pelos stakeholders
Isso pode minar o espírito do time, fazendo diminuir a sinergia
Erick Formaggio @ 2009
Adaptado de: Pedro Zanetti, maio de 2009 – Information Week “Os desafios na conclusão do projeto”
Causa Efeito Solução
Demora na passagem de fases
Sensação de demora Fast Tracking – sobreposição de algumas fases ou marcos do projeto. Porém, isso não é eliminar uma fase
Falta de informações Sensação de falta de atividade no projeto
Gerência de comunicação adequada – promover feedback
Gastos não previstos Sensação de inadequação do orçamento inicial às premissas do projeto
Minimizar correções financeiras, planejando de maneira adequada a gestão de custosViabilização inicial do projeto: verificar possibilidade de utilização de recursos
Grupo de Processos PMI Encerramento
Concluindo satisfatoriamente o projeto
Erick Formaggio @ 2009
Adaptado de: Pedro Zanetti, maio de 2009 – Information Week “Os desafios na conclusão do projeto”
Área de Aplicação O desafio A estratégia
Gerência de recursos humanos
Retenção dos times de trabalho
Fornecer feedback, promover o reconhecimento
Gerência de comunicação Manutenção da comunicação entre stakeholders e equipe
Monitorar o plano de comunicação e a interação entre as equipes
Gerência de custos e aquisições
Redução dos gastos Permitir novas abordagens advindas do time de projeto e dos fornecedores
Gerência de cronograma Entrega de resultados com pontualidade
Sobrepor / acelerar as fases do projeto sem perder a qualidade
Gerência de riscos Diminuir os riscos Considerar lições aprendidas de projetos similares anterioresÁreas de conhecimento da gerência de projetos
As nove áreas de conhecimento do GP
Áreas de conhecimento importantes para a administração de um projeto
As nove áreas de conhecimento do GP Integração do Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custos do Projeto Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Aquisições do Projeto
Erick Formaggio @ 2009
As nove áreas de conhecimento do GP
Erick Formaggio @ 2009
Integração
Escopo
Tempo
Custos
QualidadeRH
Comunicaçõe
s
Riscos
Aquisições
Importante! Integração é uma das áreas mais importantes no Projeto
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Integração do Projeto
Coordenação de todos os aspectos do plano do projeto
Unificação e integração entre os processos O orçamento do projeto é compatível com o número de
recursos alocados? O risco aumenta conforme o tempo passa? As aquisições devem ser feitas em quanto tempo? O fator qualidade envolve riscos?
Erick Formaggio @ 2009
Importante! As tarefas precisam estar integradas às áreas de conhecimento e funcionando em perfeito sincronismo
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Escopo do Projeto
Definição de todas as atividades necessárias para o cumprimento de todas as metas do projeto
EAP
Erick Formaggio @ 2009
Meta
Grupo de tarefas
Sub-tarefa
Sub-tarefa
Grupo de tarefas
Sub-tarefa
Sub-tarefa
Grupo de tarefas
Sub-tarefa
Sub-tarefa
Tempo
Tempo
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Escopo do Projeto
EAP – Estrutura Analítica de ProjetoCasa construída
Projeto
Engenheir
o
Mestre de
Obras
Orçamento
Compra de Materiais
Pesquisa de Preços
Armazenamento
Construção
Estruturas
Paredes
Acabamento
Pintura
Acabamento Gesso
Limpeza
Faxina
Fim
Meio
Atividades
Erick Formaggio @ 2009
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Escopo do Projeto
Escopo do projeto da construção de um prédio
Erick Formaggio @ 2009
Jardim
Design de interiores
Elétrica
Material de construção
Espelhos
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Escopo do Projeto
Escopo do projeto da construção de um prédio
Erick Formaggio @ 2009
Jardim
Design de interiores
Elétrica
Material de construção
Espelhos
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Tempo do Projeto
Está ligada aos grupos de processos: Planejamento e Controle Definição das atividades
Simples definição das atividades, a fim de estimar o tempo de realização
Sequenciamento das atividades Tempo de sequenciamento
Estimativa da duração das atividades Tempo de duração de determinada atividade
Desenvolvimento do cronograma Datas dos “Marcos” do projeto
Controle do cronograma Controle de início, meio e conclusão das atividades
Erick Formaggio @ 2009
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Tempo do Projeto
Erick Formaggio @ 2009
Quanto tempo levará a obra?
Qual a seqüência das atividades?
Qual será o tempo de cada atividade?
O que irá demorar mais?
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Tempo do Projeto
MS Project (Gráfico de Gantt)
Erick Formaggio @ 2009
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Tempo do Projeto
Fluxogramas através do BizAgi
Erick Formaggio @ 2009
Disponível em: www.bizagi.com
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Custo do Projeto
Ligações diretas com os grupos de processos de planejamento e controle
Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto esteja completo dentro do orçamento previsto. Planejamento dos recursos Estimativa dos custos Orçamento dos custos Controle dos custos
Erick Formaggio @ 2009
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Custo do Projeto
Erick Formaggio @ 2009
Quanto custará o terreno? Quanto será gasto com
material? Como será feito o
orçamento? Qual será o prejuízo no caso
de uma chuva forte? Qual o valor do seguro da
obra e quanto ele cobrirá em caso de catástrofe?
Qual o custo fixo diário da obra?
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Qualidade do Projeto
Erick Formaggio @ 2009
Qualidade do
projeto
Planejamento da
Qualidade
Garantia da
Qualidade
Controle da
Qualidade
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Qualidade do Projeto
Erick Formaggio @ 2009
Planejamento da Qualidade
Qual a qualidade percebida pelo cliente
Qual a exigência de qualidade para produto ou
serviço?
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Recursos Humanos do Projeto
Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. Montagem da equipe: conseguir que os recursos humanos
necessários sejam designados e alocados no projeto Desenvolvimento da equipe: desenvolver competências
individuais e de grupo para elevar o desempenho do projeto
Keywords Delegar Instruir Avaliar Controlar Motivar
Erick Formaggio @ 2009
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Recursos Humanos do Projeto
Erick Formaggio @ 2009
Atividade1
Atividade 2
Atividade 3
Importante! Número de atividades de um recurso precisa ser compatível ao total de horas trabalhadas
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Recursos Humanos do Projeto
Colaboradores terceirizados migram de projeto em projeto. Nesse caso, um cronograma de permanência pode ser elaborado de modo a planejar sua empregabilidade
Erick Formaggio @ 2009
Colaborador
Projeto (a) Projeto (b) Projeto (c) Projeto (d)
João 50 horas 20 horas 0 horas 10 horas
Marcio 0 horas 0 horas 0 horas 25 horas
Lucas 26 horas 0 horas 50 horas 0 horas
Tempo de permanência do recurso
Importante! Lembrando que um colaborador pode trabalhar em mais de um projeto ao mesmo tempo
Adaptado de: Pedro Zanetti, maio de 2009 – Information Week “Os desafios na conclusão do projeto”
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Comunicações do Projeto
Erick Formaggio @ 2009
Planejamento das comunicações
Determinar quem precisa de quais informações
Como devem ser fornecidas Gestão da
Informação
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Riscos do Projeto
Risco de projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito positivo ou negativo no objetivo do projeto
Identificar Risco: Revisar documentação Prazo GUT
A redução de riscos identificados antes e ao longo do projeto revela-se fundamental na garantia da sua conclusão
Erick Formaggio @ 2009
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Riscos do Projeto
GUT – Gravidade Urgência Tendência Valores de referência
Erick Formaggio @ 2009
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Riscos do Projeto
GUT – Gravidade Urgência Tendência
Erick Formaggio @ 2009
As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Aquisições do Projeto
Obtenção de bens e serviços externos Seleção de Fornecedores Contratação de novos colaboradores Compra de equipamentos
Objetivos dessa disciplina Controlar e inspecionar:
Tempo de permanência Tipo de contrato Objetivos
As aquisições podem ser recursos humanos (equipes), máquinas, entre outros.
Erick Formaggio @ 2009
As nove áreas de conhecimento do GP As áreas de conhecimento da gerência de
projetos É possível perceber que os agrupamentos
apresentados congregam os processos que possuem características comuns, no entanto, nem todos (processos) fazem parte do mesmo grupo de processos
Erick Formaggio @ 2009
Processo Grupo de Processos
Estimativa de custos Planejamento
Elaboração de Orçamentos de custos
Planejamento
Controle de Custos Monitoramento e controle
Área de conhecimento: Gerenciamento de Custos do projeto
Conclusão
Observações sobre a gestão de projetos
Conclusão Ferramentas servem de apoio à resolução de
problemas, não devem ser usadas como soluções mágicas
É extremamente importante que todos os envolvidos no projeto: Estejam sincronizados em relação a suas atividades; Recebam atualizações sobre o estado do projeto; Sejam envolvidos e orientados para o resultado;
Seja qual for o processo ou grupo de processos utilizado para administração de ações do projeto, estes devem ser do conhecimento de todos Uma reunião de “kick off” pode ajudar para a
informação de todos
Erick Formaggio @ 2009
Conclusão Resumindo
Erick Formaggio @ 2009
Ferramentas •Ferramentas de apoio ao gerenciamento e adm do projeto
Comunicação •Integração da comunicação
Apoio •Stakeholders e colaboradores motivados
Objetivo •Saber onde se quer chegar e como
Processos •Processos consolidados com todos os participantes
Bons resultados no projeto
Referências
Fontes de informações
Referências “Gerência de Projetos”, Kim Heldman, 2006
Erick Formaggio @ 2009
Guia oficial para o exame PMI Aborda boas práticas de projeto Apresenta Cases interessantes Destaca as terminologias mais
utilizadas Comenta e detalha os processos
mais importantes
Referências “PMBOK 2000”
Erick Formaggio @ 2009
Versão traduzida do PMI Contém todos os processos e
grupos de processos http://ensino.univates.br/
~edujohann/gp_pmbok2000br.pdf
Referências No site www.erickformaggio.com será possível
encontrar: Apresentação na íntegra; e O PDF de um artigo do Pedro Zanetti sobre os
desafios para o término de um projeto.
Erick Formaggio @ 2009
Obrigado!
erickformaggio@hotmail.com
top related